Ihr Daten-Template für die Retouren- und Erstattungsverarbeitung

SAP S/4HANA
Ihr Daten-Template für die Retouren- und Erstattungsverarbeitung

Ihr Daten-Template für die Retouren- und Erstattungsverarbeitung

Dieses Template bietet einen umfassenden Überblick über die wesentlichen Datenelemente, die Sie für die Analyse Ihrer Retouren- und Erstattungsverarbeitung benötigen. Es beschreibt die wichtigsten zu erfassenden Attribute, die relevanten zu überwachenden Aktivitäten und praktische Hinweise zur Datenextraktion. Verwenden Sie diese Ressource, um Ihre Daten für ein wirksames Process Mining und die Optimierung vorzubereiten.
  • Empfohlene zu erfassende Attribute
  • Wichtige zu überwachende Aktivitäten
  • Hinweise zur Extraktion
Neu bei Event Logs? Lernen Sie, wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute der Retouren- und Rückerstattungsabwicklung

Dies sind die empfohlenen Datenfelder, die Sie in Ihr Event Log aufnehmen sollten, um die Retouren- und Rückerstattungsabwicklung in SAP S/4HANA umfassend zu analysieren.
5 Erforderlich 6 Empfohlen 13 Optional
Name Beschreibung
Aktivitätsname
ActivityName
Der Name einer bestimmten Geschäftsaktivität oder eines Events, das innerhalb des Retouren- und Rückerstattungsprozesses stattgefunden hat.
Beschreibung

Dieses Attribut beschreibt einen einzelnen Schritt oder Meilenstein im Lebenszyklus einer Retoure. Aktivitäten stehen für ausgeführte Arbeiten, etwa „Retourenauftrag genehmigt“ oder „Artikelprüfung abgeschlossen“. Sie werden aus Statusänderungen, der Erstellung von Dokumenten oder bestimmten Benutzeraktionen in SAP S/4HANA abgeleitet.

Die Analyse der Reihenfolge und Häufigkeit dieser Aktivitäten bildet den Kern des Process Mining. Sie hilft, die Prozesslandkarte zu visualisieren, häufige und seltene Prozesspfade zu erkennen sowie Aktivitäten zu identifizieren, die wiederholt auftreten und damit auf Nacharbeit oder Ineffizienzen hinweisen.

Warum das wichtig ist

Aktivitäten bilden das Rückgrat der Prozesslandkarte. Sie ermöglichen die Visualisierung und Analyse des Prozessflusses, von Engpässen und von Abweichungen.

Bezugsquelle

Aktivitätsnamen werden in der Regel aus einer Kombination verschiedener Daten abgeleitet, etwa aus Dokumentstatusänderungen in Tabellen wie VBUK/VBUP, aus Erstellungsevents in Kopftabellen wie VBAK (Verkaufsdokumente) und BKPF (Buchhaltungsbelege) sowie aus Warenbewegungsstatus in MSEG.

Beispiele
Rückgabeanfrage eröffnetWaren im Lager eingegangenGutschrift angelegtRückerstattung verarbeitet
Eventzeit
EventTime
Der präzise Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität stattgefunden hat.
Beschreibung

Eventzeit erfasst das Datum und die Uhrzeit, zu denen ein Geschäftsereignis im System aufgezeichnet wurde. Dieser Timestamp ist entscheidend für die chronologische Anordnung von Aktivitäten und für alle zeitbezogenen Analysen.

Im Process Mining wird dieses Attribut verwendet, um Durchlaufzeiten zwischen Aktivitäten zu berechnen, die Dauer einzelner Schritte zu ermitteln und die Prozessleistung im Zeitverlauf zu analysieren. Es bildet die Grundlage für die Ermittlung von Engpässen, die Überwachung der SLA-Einhaltung und das Verständnis der zeitlichen Abläufe im Retourenprozess.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist unverzichtbar für die Anordnung von Events, die Berechnung sämtlicher Dauern und Durchlaufzeiten sowie die Ermittlung von Prozessverzögerungen.

Bezugsquelle

In der Regel stammen die Werte aus Datums- und Zeitfeldern, die mit der Erstellung von Dokumenten oder Statusänderungen verbunden sind, etwa ERDAT (Erstellungsdatum) und ERZET (Erstellungszeit) in Tabellen wie VBAK, LIKP und BKPF oder aus dem Buchungsdatum (BUDAT) in Buchhaltungsbelegen.

Beispiele
2023-10-26T10:05:00Z2023-10-27T14:30:15Z2023-10-28T09:00:00Z
Retourenfall-ID
ReturnCaseId
Die eindeutige Kennung für einen einzelnen Retourenprozess des Kunden, die alle zugehörigen Aktivitäten von der Einleitung bis zum Abschluss verknüpft.
Beschreibung

Die Retourenfall-ID ist die primäre Kennung, die alle Events und Aktivitäten eines einzelnen Retourenfalls zusammenführt. Jeder Retourenanfrage des Kunden wird eine eindeutige ID zugewiesen. Dadurch lässt sich der gesamte Prozess durchgängig verfolgen.

Im Process Mining ist dieses Attribut grundlegend für die Rekonstruktion des Prozessflusses. Es ermöglicht die Analyse von Falldauern, Prozessvarianten und Engpässen, indem es voneinander getrennte Events wie „Retourenanfrage eingeleitet“, „Ware eingegangen“ und „Rückerstattung verarbeitet“ für jede einzelne Retoure zu einer zusammenhängenden Zeitleiste verbindet.

Warum das wichtig ist

Dies ist der zentrale Schlüssel für die Nachverfolgung einer Retoure vom Anfang bis zum Ende. Er ermöglicht alle Analysen auf Case-Ebene, einschließlich der Durchlaufzeit und der Ermittlung von Prozessvarianten.

Bezugsquelle

In der Regel handelt es sich um die Verkaufsbelegnummer (VBELN) aus der Kopfdatentabelle VBAK des Retourenauftrags. Die Dokumentkategorie (VBTYP) kennzeichnet dabei eine Retoure.

Beispiele
600001896000019060000191
ID des Quellsystems
SourceSystemId
Kennung des Quellsystems, aus dem die Daten extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, aus welchem führenden System die Eventdaten stammen. Für diesen Prozess handelt es sich in der Regel um die ID der SAP-S/4HANA-Instanz.

In Umgebungen mit mehreren Systemen ist dieses Feld für die Datenherkunft, die Fehleranalyse und die Sicherstellung der Datenintegrität entscheidend. Es hilft, Daten zu unterscheiden, wenn Retouren über verschiedene ERP-Instanzen verarbeitet oder mit externen Systemen wie einem Lagerverwaltungssystem integriert werden.

Warum das wichtig ist

Liefert wichtigen Kontext zur Datenherkunft und Datenlinie, insbesondere in Landschaften mit mehreren Systemen, und stellt die Nachvollziehbarkeit und Vertrauenswürdigkeit der Daten sicher.

Bezugsquelle

Dieser Wert ist normalerweise statisch und wird bei der Datenextraktion konfiguriert. Er kann aus den administrativen Informationen des SAP-Systems, etwa der System-ID (SID), abgerufen werden.

Beispiele
S4H_PROD_100S4Q_DEV_200
Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdateTimestamp
Der Timestamp, der angibt, wann die Daten für dieses Event zuletzt aktualisiert oder extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit der letzten Datenextraktion oder -aktualisierung. Es liefert Metadaten zur Aktualität des analysierten Datensatzes.

Diese Information ist wichtig, um die Aktualität der Process-Mining-Analyse einzuschätzen. Sie zeigt, wie aktuell die Daten sind, was insbesondere für die operative Überwachung und Dashboards zur Nachverfolgung laufender Cases relevant ist.

Warum das wichtig ist

Zeigt die Aktualität der Daten an. Das ist entscheidend, damit Analysen und Dashboards auf aktuellen Informationen basieren.

Bezugsquelle

Dieser Wert wird in der Regel zum Zeitpunkt der Datenextraktion durch das ETL- oder Datenpipeline-Tool im Datensatz erzeugt und mit einem Timestamp versehen.

Beispiele
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z
Benutzername
UserName
Die Benutzer-ID des Mitarbeiters, der die Aktivität ausgeführt hat.
Beschreibung

Dieses Attribut identifiziert den Benutzer oder Systemagenten, der für die Ausführung einer Aufgabe verantwortlich ist, etwa für die Genehmigung einer Retoure oder die Erstellung einer Gutschrift. In SAP wird diese Information häufig in Feldern erfasst, die den Benutzer protokollieren, der ein Dokument angelegt oder geändert hat.

Die Analyse nach Benutzer hilft, leistungsstarke Personen oder Teams, Schulungsbedarf und die Arbeitsverteilung zu erkennen. Sie ist außerdem für die Untersuchung von Abweichungen wichtig, da sie Prozessaktionen einzelnen Personen zuordnet und damit Compliance- und Audit-Anforderungen unterstützt.

Warum das wichtig ist

Ordnet Prozessaktivitäten bestimmten Benutzern zu und ermöglicht so die Analyse von Teamleistung, Arbeitsauslastung und Compliance.

Bezugsquelle

Häufig in Dokumentkopftabellen zu finden, etwa ERNAM (Angelegt von) in VBAK (Verkaufsaufträge), LIKP (Lieferungen) und BKPF (Buchhaltungsbelege). Benutzerdetails können über die Benutzerstammtabelle USR21 ergänzt werden.

Beispiele
CBROWNASMITHWF_BATCH
Endzeit des Events
EventEndTime
Der Timestamp, der den Abschluss einer Aktivität kennzeichnet und zur Berechnung ihrer Dauer verwendet wird.
Beschreibung

Während StartTime (EventTime) den Beginn einer Aktivität markiert, kennzeichnet EventEndTime deren Abschluss. Bei vielen systemgenerierten Events sind Start- und Endzeit identisch, da sie einen punktuellen Vorgang darstellen. Für Aktivitäten mit messbarer Dauer, etwa „Artikelprüfung“, ist dieses Attribut jedoch entscheidend.

Es ermöglicht die direkte Berechnung der Bearbeitungszeit einer Aktivität. Das ist eine wichtige Grundlage für die Leistungsanalyse, da sich damit nicht nur die Zeitabstände zwischen Aktivitäten, sondern auch die zeitaufwendigsten Prozessschritte identifizieren lassen.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die präzise Berechnung der Dauer einzelner Aktivitäten und hilft dadurch, Ineffizienzen in bestimmten Prozessschritten gezielt zu erkennen.

Bezugsquelle

Dieser Wert wird häufig abgeleitet. Für einige Aktivitäten kann ein eigenes Feld vorhanden sein. Häufiger entspricht er der StartTime der nachfolgenden Aktivität im Case.

Beispiele
2023-10-26T11:25:30Z2023-10-27T15:00:00Z2023-10-28T09:10:45Z
Kunden-ID
CustomerId
Die eindeutige Kennung des Kunden, der die Retoure einleitet.
Beschreibung

Dieses Attribut identifiziert den Kunden, der die Retoure angefordert hat. Es verknüpft die Prozessinstanz mit einer bestimmten Partei in den Kundenstammdaten.

Die Analyse von Retouren nach Kunde hilft, Muster zu erkennen, etwa Kunden mit ungewöhnlich hohen Retourenquoten. Dies kann auf betrügerisches Verhalten oder Unzufriedenheit hinweisen. Außerdem ermöglicht sie die Segmentierung des Retourenprozesses nach Kundentyp, Wert oder Historie und damit eine gezielte Gestaltung der Servicelevel.

Warum das wichtig ist

Verknüpft Retouren mit bestimmten Kunden und ermöglicht die Analyse des Kundenverhaltens, die Segmentierung sowie die Ermittlung von Kunden mit besonders häufigen Retouren.

Bezugsquelle

Zu finden im Kundennummernfeld (KUNNR) der Kopfdatentabelle des Retourenauftrags (VBAK).

Beispiele
CUST-001234CUST-005678CUST-009012
Produkt-ID
ProductId
Die eindeutige Kennung des retournierten Artikels.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt das Material oder Produkt an, auf das sich die Retoure bezieht. Es verknüpft den Retourenprozess mit einem bestimmten Artikel im Produktkatalog.

Die Analyse von Retouren nach Produkt ist grundlegend, um Artikel mit hohen Retourenquoten zu erkennen. Dies kann auf Qualitätsmängel, unzureichende Produktbeschreibungen oder Herstellungsprobleme hinweisen. Die Daten unterstützen fundierte Entscheidungen zu Produktdesign, Lieferantenmanagement und Bestandsstrategie.

Warum das wichtig ist

Verknüpft den Retourenprozess mit bestimmten Produkten und ermöglicht die Analyse von Retourenquoten auf Artikelebene sowie die Ermittlung von Qualitäts- oder Beschreibungsproblemen.

Bezugsquelle

Zu finden im Materialnummernfeld (MATNR) der Positionstabelle des Retourenauftrags (VBAP) oder der Positionstabelle der Retourenanlieferung (LIPS).

Beispiele
FG-10023HW-45981SW-LICENSE-PREM
Retourengrund
ReturnReason
Der vom Kunden angegebene Grund für die Retoure des Artikels.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst den vom Kunden genannten Retourengrund, etwa „Artikel defekt“, „Falsche Größe“ oder „Nicht mehr benötigt“. In der Regel wird er bei der Einleitung der Retoure aus einer vordefinierten Liste von Ursachencodes ausgewählt.

Die Analyse von Retourengründen ist entscheidend, um Qualitätsprobleme bei Produkten zu erkennen, Produktbeschreibungen zu verbessern oder Vertriebsprozesse anzupassen. Sie liefert direkte Erkenntnisse zur Unzufriedenheit der Kunden und hilft, Verbesserungsmaßnahmen zu priorisieren, um die Retourenquote insgesamt zu senken.

Warum das wichtig ist

Liefert wichtige Erkenntnisse darüber, warum Retouren entstehen, und ermöglicht eine Ursachenanalyse zu Produktqualität, Fehlern bei der Auftragsabwicklung oder nicht erfüllten Kundenerwartungen.

Bezugsquelle

In der Regel in der Positionstabelle des Retourenverkaufsauftrags (VBAP) im Feld ABGRU (Ablehnungsgrund für Verkaufsdokumente) gespeichert.

Beispiele
001 - Mangelhafte Qualität002 - Beim Transport beschädigt005 - Falscher Artikel versendet
Rückerstattungsbetrag
RefundAmount
Der endgültige Geldbetrag, der dem Kunden erstattet wird.
Beschreibung

Dieses Attribut stellt den tatsächlichen Betrag dar, der dem Kunden nach Abschluss des Retourenprozesses gutgeschrieben oder erstattet wird. Der Wert wird in Finanzdokumenten wie Gutschriften erfasst.

Er ist eine wichtige Finanzkennzahl für verschiedene Analysen. Das Dashboard „Analyse von Abweichungen beim Rückerstattungsbetrag“ verwendet ihn zum Vergleich mit dem angeforderten Betrag. Außerdem lassen sich Retouren nach ihrem Wert segmentieren, um zu erkennen, ob hochwertige Retouren einem anderen Prozess folgen oder länger bearbeitet werden.

Warum das wichtig ist

Erfasst die finanziellen Auswirkungen von Retouren und ist entscheidend für die Analyse der Genauigkeit von Rückerstattungen, die Ermittlung hochwertiger Cases und das Verständnis der Gesamtkosten.

Bezugsquelle

Stammt aus dem Nettowertfeld (NETWR) des Gutschriftsdokuments, das in Tabellen wie VBRK (Fakturadokumentkopf) oder BSEG (Segment des Buchhaltungsbelegs) zu finden ist.

Beispiele
125.50999.0049.99
Angeforderter Rückerstattungsbetrag
RequestedRefundAmount
Der zu Beginn des Prozesses ursprünglich angeforderte oder erwartete Rückerstattungsbetrag.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst den Wert der retournierten Waren gemäß der ursprünglichen Retourenanfrage. Er dient als Vergleichsbasis für den endgültig erstatteten Betrag.

Dieses Feld wird speziell für das Dashboard „Analyse von Abweichungen beim Rückerstattungsbetrag“ benötigt. Der Vergleich des angeforderten mit dem tatsächlichen Rückerstattungsbetrag hilft, Teilrückerstattungen aufgrund beschädigter Artikel, Wiedereinlagerungsgebühren oder anderer Anpassungen zu erkennen und dadurch finanzielle Genauigkeit und Transparenz sicherzustellen.

Warum das wichtig ist

Dient als Vergleichsbasis für die Messung der Genauigkeit von Rückerstattungen und hilft, Abweichungen zwischen erwarteten und tatsächlichen Rückerstattungsbeträgen zu erkennen und zu analysieren.

Bezugsquelle

Stammt in der Regel aus dem Nettowert der Artikel im ursprünglichen Retourenverkaufsauftrag. Dabei handelt es sich um den Nettowert (NETWR) der entsprechenden Positionen in der Tabelle VBAP.

Beispiele
125.501050.0049.99
Automatisiert
IsAutomated
Ein Kennzeichen dafür, ob eine Aktivität von einem System oder von einem Menschen ausgeführt wurde.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut unterscheidet zwischen Aktivitäten, die automatisch von einem System ausgeführt werden, etwa durch einen Workflow oder einen Hintergrundjob, und Aktivitäten, die ein Benutzer manuell ausführt.

Es ist entscheidend für die Berechnung der KPI „Automatisierungsquote bei Rückerstattungsgenehmigungen“ und für die Ermittlung von Automatisierungsmöglichkeiten. Durch die Filterung nach manuellen Aufgaben können Unternehmen Verbesserungsmaßnahmen auf Bereiche konzentrieren, in denen Automatisierung den größten Nutzen bei Geschwindigkeit, Kosten und Genauigkeit verspricht.

Warum das wichtig ist

Unterscheidet zwischen manuellen und automatisierten Aufgaben. Das ist entscheidend, um Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen und die Auswirkungen der digitalen Transformation zu messen.

Bezugsquelle

Wird in der Regel anhand des Benutzernamens abgeleitet. Wenn der Benutzer beispielsweise „WF_BATCH“ oder eine andere System-ID ist, wird die Aktivität als automatisiert gekennzeichnet.

Beispiele
truefalse
Bearbeitungsmitarbeiter
ProcessingAgent
Der bestimmte Mitarbeiter oder die Ressourcengruppe, die für eine manuelle Aktivität verantwortlich ist.
Beschreibung

Dieses Attribut identifiziert die Person oder das Team, die beziehungsweise das eine bestimmte Aufgabe ausgeführt hat. Es kann genauer sein als der „Benutzername“, da es insbesondere in Shared-Services-Umgebungen eine Rolle oder ein Team bezeichnet.

Das ist für das Dashboard „Effizienz der Rückerstattungsgenehmigung“ wertvoll, um die Leistung verschiedener Mitarbeiter oder Teams zu analysieren. Es hilft, die Arbeitsverteilung zu verstehen, Schulungsbedarf zu erkennen und besonders leistungsstarke Personen oder Teams mit übertragbaren Best Practices zu identifizieren.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Leistungsanalyse auf Ebene von Mitarbeitern oder Teams und unterstützt die Steuerung der Arbeitsauslastung, die Ermittlung von Schulungsmöglichkeiten und die Verbesserung der Effizienz.

Bezugsquelle

Diese Information kann über SAP-Business-Partner-Funktionen verfügbar sein, wenn Mitarbeiter zugeordnet sind. Alternativ lässt sie sich aus der Abteilung oder Rolle des Benutzers in der HR-Organisationsstruktur ableiten.

Beispiele
Support der Stufe 1Prüfungsteam des LagersFinanzabteilung, Kreditorenbuchhaltung
Einhaltung der Retourenrichtlinie
ReturnPolicyAdherence
Ein Kennzeichen dafür, ob der Retourenfall die definierte Rückgaberichtlinie einhält.
Beschreibung

Dieses berechnete boolesche Attribut gibt an, ob eine Retoure die Kriterien der geltenden Rückgaberichtlinie erfüllt. Die Logik kann beispielsweise prüfen, ob die Retoure innerhalb der zulässigen Frist eingeleitet wurde oder ob der Retourengrund für das Produkt gültig ist.

Dieses Attribut unterstützt direkt das Dashboard „Übersicht zur Compliance mit Rückgaberichtlinien“. Es quantifiziert die Compliance-Quote und ermöglicht den Drill-down in nicht konforme Cases, um die Gründe für Abweichungen zu verstehen und Richtlinien wirksamer durchzusetzen.

Warum das wichtig ist

Quantifiziert die Einhaltung von Geschäftsregeln und hilft, Richtlinienverstöße zu erkennen und zu reduzieren, die die Profitabilität beeinträchtigen oder Prozessausnahmen verursachen können.

Bezugsquelle

Wird auf Grundlage von Geschäftsregeln berechnet. Zum Beispiel: (Datum der Retoureneinleitung – Datum des ursprünglichen Kaufs) <= [Zulässige Rückgabetage]. Dafür werden das Datum des ursprünglichen Kaufs und die Richtlinienregeln benötigt.

Beispiele
truefalse
Einhaltung des Erstattungs-SLA
RefundSlaAdherence
Ein Kennzeichen, das angibt, ob die Erstattung innerhalb des Zielwerts des Service Level Agreement (SLA) verarbeitet wurde.
Beschreibung

Dieses berechnete Attribut prüft, ob die Aktivität „Erstattung verarbeitet“ am oder vor dem „Zieldatum für das Erstattungs-SLA“ stattgefunden hat. Für jeden Case liefert es eine einfache Ja-oder-Nein-Anzeige zur SLA-Konformität.

Dies ist die zentrale Kennzahl für das Dashboard „Überwachung der Erstattungs-SLA-Einhaltung“ und den KPI „Erstattungs-SLA-Einhaltungsquote“. Sie unterstützt die Messung der Leistung im Verhältnis zu Kundenverpflichtungen und identifiziert Fälle, in denen Erwartungen nicht erfüllt wurden. Dadurch wird eine Ursachenanalyse von Verzögerungen möglich.

Warum das wichtig ist

Misst direkt die Leistung im Verhältnis zu kundenbezogenen Verpflichtungen und ist damit ein wichtiger Indikator für Servicequalität und Kundenzufriedenheit.

Bezugsquelle

Wird berechnet, indem der EventTime der Aktivität „Erstattung verarbeitet“ mit dem „RefundSlaTargetDate“ jedes Cases verglichen wird.

Beispiele
truefalse
Ergebnis der Artikelprüfung
ItemInspectionOutcome
Das Ergebnis der physischen Prüfung des retournierten Artikels.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst das Ergebnis der Prüfung, die nach dem Wareneingang im Lager durchgeführt wird. Häufige Ergebnisse sind „Akzeptiert“, „Abgelehnt, beschädigt“ oder „Akzeptiert, wiederverkaufsfähig“.

Diese Daten liefern wichtigen Kontext für die nachfolgenden Prozessschritte. Sie bestimmen, ob eine vollständige Rückerstattung, eine Teilrückerstattung oder keine Rückerstattung erfolgt. Die Analyse des Ergebnisses hilft, Ablehnungsgründe zu erkennen. Wenn Artikel häufig beim Transport beschädigt werden, kann sie außerdem Hinweise auf Probleme bei der Verpackung oder mit Versandpartnern liefern.

Warum das wichtig ist

Erklärt die Entscheidungsgrundlage für die Genehmigung oder Ablehnung von Rückerstattungen und liefert wertvolle Daten zum Artikelzustand sowie zu den Gründen für Anpassungen des Rückerstattungsbetrags.

Bezugsquelle

Diese Information kann in einem Prüflos des Qualitätsmanagements (QM) oder als Status- beziehungsweise Ursachencode auf der Position der Retourenanlieferung (LIPS) erfasst werden. Sie kann auch in einem kundenspezifischen Feld vorliegen.

Beispiele
Angenommen, wiederverkaufsfähigAngenommen, Aufarbeitung erforderlichAbgelehnt, vom Kunden verursachter SchadenAbgelehnt, falscher Artikel zurückgesendet
Gutschriftsnummer
CreditMemoNumber
Die eindeutige Kennung des Gutschriftsdokuments, das die Rückerstattung autorisiert.
Beschreibung

Eine Gutschrift ist das Fakturadokument, mit dem das Kundenkonto offiziell für die retournierten Artikel gutgeschrieben wird. Dieses Attribut enthält die eindeutige Nummer dieses Finanzdokuments.

Die Nachverfolgung der Gutschriftsnummer ist für die Analyse der finanziellen Abwicklung des Retourenprozesses entscheidend. Sie markiert einen wichtigen Meilenstein, löst häufig die eigentliche Rückerstattungszahlung aus und wird für den finanziellen Abgleich sowie für Audits benötigt.

Warum das wichtig ist

Steht für die offizielle Finanztransaktion der Rückerstattung und ist entscheidend für die Nachverfolgung der letzten Prozessphasen sowie für Finanzprüfungen.

Bezugsquelle

Dabei handelt es sich um die Fakturadokumentnummer (VBELN) aus der Kopfdatentabelle der Fakturadokumente (VBRK). Die Dokumentkategorie kennzeichnet eine Gutschrift.

Beispiele
900003459000034690000347
ID der Rückgaberichtlinie
ReturnPolicyId
Die Kennung der Rückgaberichtlinie, die für diesen Retourenfall gilt.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, welche Rückgaberichtlinie oder welches Regelwerk für die Transaktion gilt. Richtlinien können je nach Produkttyp, Kundensegment oder Zeit seit dem Kauf variieren.

Diese Daten sind für die „Übersicht zur Compliance mit Rückgaberichtlinien“ entscheidend. Durch die Zuordnung jedes Cases zu einer Richtlinie kann das System automatisch prüfen, ob Regeln wie Rückgabefristen oder Anforderungen an den Artikelzustand eingehalten werden, und Abweichungen für die Analyse kennzeichnen.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die automatisierte Prüfung der Compliance mit Geschäftsregeln und trägt dazu bei, Retouren einheitlich und richtlinienkonform zu bearbeiten.

Bezugsquelle

Dies ist häufig kein Standardfeld in SAP und muss möglicherweise anhand von Geschäftslogik abgeleitet werden, etwa aus Produkttyp, Kunde und Verkaufsdatum. Falls implementiert, kann der Wert in einem kundenspezifischen Feld gespeichert werden.

Beispiele
STD-30DAYELEC-90DAY-WARRANTYFINAL-SALE-DEFECT
Ist Nacharbeit
IsRework
Ein Kennzeichen, das angibt, ob eine Aktivität in einem Case eine Wiederholung einer vorherigen Aktivität ist.
Beschreibung

Dieses berechnete boolesche Attribut identifiziert Nacharbeit, wenn eine Aktivität innerhalb desselben Cases mehr als einmal ausgeführt wird. Beispiele sind eine wiederholte Artikelprüfung oder eine Gutschrift, die erstellt, storniert und anschließend erneut erstellt wird.

Dieses Attribut ist für das Dashboard „Analyse der Nacharbeit in der Erstattungsverarbeitung“ und den KPI „Nacharbeitsquote bei Erstattungen“ unverzichtbar. Es quantifiziert Prozessineffizienzen, indem es Aktivitäten hervorhebt, die fehleranfällig sind oder mehrere Versuche erfordern. So lassen sich Bereiche erkennen, in denen bessere Kontrollen oder Schulungen erforderlich sind.

Warum das wichtig ist

Macht Prozessineffizienzen und Fehler sichtbar, indem wiederholte Arbeit gekennzeichnet wird. Dadurch können Sie gezielt Verbesserungen umsetzen und Verschwendung sowie Verzögerungen reduzieren.

Bezugsquelle

Dieses Kennzeichen wird in der Regel vom Process-Mining-Tool selbst berechnet oder bereits in der Datentransformation ermittelt. Es prüft, ob derselbe Aktivitätsname zuvor im selben Case aufgetreten ist.

Beispiele
truefalse
Nummer der Retourenanlieferung
ReturnDeliveryNumber
Die eindeutige Kennung des Dokuments für die Retourenanlieferung.
Beschreibung

Wenn ein Kunde Waren physisch zurücksendet, wird in SAP ein Dokument für die Retourenanlieferung angelegt, um die eingehende Logistik zu steuern. Dieses Attribut enthält die eindeutige Nummer dieses Dokuments.

Die ID ist wichtig für die Nachverfolgung der physischen Bewegung der retournierten Waren. Sie verbindet die finanziellen und logistischen Aspekte der Retoure und ermöglicht eine detaillierte Analyse der Wareneingangs- und Prüfphasen.

Warum das wichtig ist

Stellt eine wichtige Verbindung zwischen Retourenauftrag und physischem Wareneingang her und ist entscheidend für die Analyse von Logistik- und Lagerbearbeitungszeiten.

Bezugsquelle

Dabei handelt es sich um die Lieferdokumentnummer (VBELN) aus der Lieferkopftabelle (LIKP). Die Dokumentkategorie kennzeichnet eine Retourenanlieferung.

Beispiele
840000128400001384000014
Status des Retourenauftrags
ReturnOrderStatus
Der aktuelle Gesamtstatus des Retourenfalls.
Beschreibung

Dieses Attribut liefert zu jedem Zeitpunkt einen übergeordneten Status des Retourenfalls, etwa „Offen“, „In Bearbeitung“ oder „Geschlossen“. Häufig handelt es sich um einen aggregierten Status, der aus dem zuletzt abgeschlossenen wichtigen Meilenstein abgeleitet wird.

Das Attribut ist für das Dashboard „Aktueller Status der Retourenfälle“ entscheidend. Es bietet eine operative Übersicht über Arbeitsbestand und Fallverteilung. So können Verantwortliche erkennen, wie viele Cases sich in den einzelnen Prozessphasen befinden, und Ressourcen sowie Arbeitslast besser steuern.

Warum das wichtig ist

Liefert eine Momentaufnahme der Position jedes Cases im Prozess und ist damit für operative Dashboards zur Überwachung von Arbeitsbestand und Status unverzichtbar.

Bezugsquelle

Abgeleitet aus den Statusfeldern der relevanten Dokumente, beispielsweise aus dem Kopfstatus (GBSTK) oder Positionsstatus (LFSTK) des zugehörigen Verkaufsauftrags (VBUK/VBUP) oder der Lieferdokumente.

Beispiele
Warten auf WareneingangPrüfung ausstehendRückerstattung ausstehendGeschlossen
Verkaufsorganisation
SalesOrganization
Die Organisationseinheit, die für den ursprünglichen Verkauf und die Retoure verantwortlich ist.
Beschreibung

Die Verkaufsorganisation ist ein zentrales Organisationselement in SAP. Sie steht für eine Einheit, die für den Verkauf und Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen verantwortlich ist, und wird der Retourentransaktion zugeordnet.

Dieses Attribut ermöglicht es, den Retourenprozess über verschiedene Geschäftsbereiche, Regionen oder Divisionen hinweg zu filtern und zu vergleichen. So lässt sich erkennen, ob bestimmte Verkaufsorganisationen höhere Retourenquoten oder weniger effiziente Retourenprozesse aufweisen. Damit bildet es eine Grundlage für die Analyse der Organisationsleistung.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht den Vergleich von Leistung und Quoten des Retourenprozesses über verschiedene Geschäftsbereiche, Regionen oder Vertriebskanäle hinweg.

Bezugsquelle

Zu finden im Feld für die Verkaufsorganisation (VKORG) der Kopfdatentabelle des Retourenauftrags (VBAK).

Beispiele
10002100US01
Zieldatum für Rückerstattungs-SLA
RefundSlaTargetDate
Das Zieldatum, bis zu dem die Rückerstattung für den Retourenfall verarbeitet sein sollte.
Beschreibung

Dieses Attribut definiert die Frist des Service Level Agreement (SLA) für die Verarbeitung der Rückerstattung. Das Datum wird in der Regel anhand von Geschäftsregeln berechnet, beispielsweise als eine bestimmte Anzahl von Tagen nach der Genehmigung der Retoure oder dem Wareneingang.

Dieses Feld bildet die Grundlage für das Dashboard „Überwachung der Rückerstattungs-SLA-Einhaltung“ und die zugehörige KPI. Es ermöglicht die frühzeitige Nachverfolgung von Cases, bei denen ein SLA-Verstoß droht, sowie die Analyse der Ursachen von Verzögerungen. So lässt sich die Customer Experience verbessern.

Warum das wichtig ist

Liefert die Grundlage für die Messung der SLA-Compliance und unterstützt die Überwachung der Leistung, die Priorisierung überfälliger Cases und die Verbesserung der Customer Experience.

Bezugsquelle

Dies ist fast immer ein abgeleitetes Feld. Die Logik basiert auf einem Stichtag, etwa dem Erstellungsdatum der Retourenanfrage, zuzüglich einer durch Geschäftsregeln definierten Dauer. Dabei können Faktoren wie Kundentyp oder Retourengrund berücksichtigt werden.

Beispiele
2023-11-10T23:59:59Z2023-11-15T23:59:59Z2023-11-20T23:59:59Z
Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten der Retouren- und Rückerstattungsabwicklung

Dies sind die wichtigsten Prozessschritte und Meilensteine, die Sie in Ihrem Event Log erfassen sollten, um Ihren Retouren- und Rückerstattungsprozess präzise zu ermitteln und zu analysieren.
7 Empfohlen 5 Optional
Aktivität Beschreibung
Artikelprüfung abgeschlossen
Diese Aktivität bezeichnet den Abschluss der Qualitäts- und Zustandsbewertung der zurückgesendeten Waren. Im Advanced Returns Management ist dies häufig ein ausdrücklicher Schritt, der das Prüfergebnis erfasst und die anschließende Maßnahme wie Erstattung oder Verschrottung bestimmt.
Warum das wichtig ist

Dauer und Ergebnis der Prüfung wirken sich unmittelbar auf die Bearbeitungszeit von Erstattungen und die Bestandsverwaltung aus. Diese Aktivität ist entscheidend für die Analyse der Prüfungseffizienz und von Nachbearbeitungen.

Bezugsquelle

Im SAP Advanced Returns Management (ARM) kann dies ein ausdrückliches Ereignis aus der Prüftransaktion sein. Alternativ lässt es sich aus einer Statusänderung der Rückgabeauftragsposition ableiten, die das Prüfergebnis anzeigt.

Erfassen

Erfasst aus Transaktionsprotokollen oder Statusänderungen im Zusammenhang mit den logistischen Folgeaktivitäten in ARM.

Ereignistyp explicit
Gutschrift angelegt
Dabei wird das offizielle Fakturadokument erstellt, mit dem das Kundenkonto für den retournierten Artikel gutgeschrieben wird. Das explizite Event wird erfasst, sobald die Gutschrift aus der Gutschriftanforderung erzeugt wird.
Warum das wichtig ist

Die Erstellung der Gutschrift ist ein wichtiger finanzieller Meilenstein. Sie bestätigt den zu erstattenden Betrag und gibt den Zahlungsprozess frei.

Bezugsquelle

Erfasst bei der Erstellung eines Fakturadokuments in der Tabelle VBRK mit einer Dokumentkategorie, die eine Gutschrift kennzeichnet. Die Verknüpfung zur Gutschriftanforderung erfolgt über die Tabelle VBFA.

Erfassen

Das Event wird beim Speichern eines neuen Fakturadokuments für eine Gutschrift erfasst, beispielsweise über die Transaktion VF01.

Ereignistyp explicit
Gutschriftanforderung angelegt
Nach einer erfolgreichen Prüfung kennzeichnet diese Aktivität die Erstellung einer Anforderung zur Ausstellung einer Gutschrift für den Kunden. Sie wird als neues Verkaufsdokument, eine Gutschriftanforderung, erfasst, die auf den ursprünglichen Retourenauftrag verweist.
Warum das wichtig ist

Dies ist der Auslöser für die finanzielle Abwicklung im Retourenprozess. Die Analyse der Zeitspanne von der Prüfung bis zu diesem Schritt zeigt, wie effizient die Übergabe von der Logistik an die Finanzabteilung erfolgt.

Bezugsquelle

Erfasst bei der Erstellung eines Verkaufsdokuments in der Tabelle VBAK mit einer Dokumentkategorie für Gutschriftanforderungen. Die Verbindung zur Retoure wird in der Belegfluss-Tabelle VBFA gepflegt.

Erfassen

Das Event wird beim Speichern eines neuen Dokuments für eine Gutschriftanforderung erfasst.

Ereignistyp explicit
Retourenfall geschlossen
Dies ist die letzte Aktivität. Sie zeigt an, dass der Retourenprozess abgeschlossen ist und für den Case keine weiteren Aktionen erwartet werden. In der Regel wird sie daraus abgeleitet, dass der Retourenauftrag im System einen finalen, geschlossenen Status erreicht.
Warum das wichtig ist

Dieses Event definiert das Ende des Prozesslebenszyklus und ermöglicht die Berechnung der gesamten End-to-End-Durchlaufzeit. Es bestätigt, dass der Case vollständig bearbeitet wurde.

Bezugsquelle

Abgeleitet daraus, dass der Gesamtstatus des Retourenauftrags in der Tabelle VBAK oder der Status seiner Positionen in VBAP den Zustand „Abgeschlossen“ oder „Geschlossen“ erreicht. Maßgeblich ist die Statusverwaltung des Systems.

Erfassen

Abgeleitet daraus, dass sich der Status des Retourenauftragsdokuments in „Abgeschlossen“ ändert.

Ereignistyp inferred
Rückerstattung verarbeitet
Diese Aktivität kennzeichnet den letzten Schritt des Rückerstattungsprozesses. Dabei wird die finanzielle Gutschrift ausgeglichen, was bedeutet, dass die Zahlung an den Kunden gesendet wurde. Abgeleitet wird dies aus der Erstellung eines Ausgleichsbelegs im Finanzwesen, der die offene Gutschrift auf dem Kundenkonto ausgleicht.
Warum das wichtig ist

In diesem Moment erhält der Kunde tatsächlich seine Zahlung. Die Zeit von der Einleitung der Retoure bis zu diesem Schritt beeinflusst die Customer Experience maßgeblich und ist entscheidend für die Messung der SLA-Einhaltung.

Bezugsquelle

Abgeleitet aus den Informationen zum Ausgleichsbeleg in der Einzelpostentabelle BSEG des Finanzwesens. Das Ausgleichsdatum (BSEG-AUGDT) auf dem zur Gutschrift gehörenden Kundenposten zeigt an, wann die Rückerstattung verarbeitet wurde.

Erfassen

Abgeleitet daraus, dass das Feld für das Ausgleichsdatum im zur Gutschrift gehörenden Buchhaltungsbeleg gefüllt ist.

Ereignistyp inferred
Rückgabeanfrage eröffnet
Dies ist der Ausgangspunkt des Rückgabeprozesses. Dabei wird im System formal ein Rückgabeauftrag angelegt. Das Ereignis wird ausdrücklich erfasst, sobald ein neuer Verkaufsbeleg des Rückgabeauftragstyps in SAP S/4HANA gespeichert wird.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert den offiziellen Beginn des Lebenszyklus eines Rückgabefalls. Die Analyse der Zeit von diesem Ereignis bis zum Abschluss ist entscheidend, um die gesamte Rückgabedauer und die Customer Experience zu messen.

Bezugsquelle

Dies ist ein ausdrücklich erfasstes Ereignis bei der Anlage eines Verkaufsbelegs in der Tabelle VBAK, dessen Belegkategorie (VBAK-VBTYP) einen Rückgabeauftrag kennzeichnet. Der Anlage-Timestamp ist VBAK-ERDAT.

Erfassen

Das Ereignis wird beim Speichern eines neuen Rückgabeauftrags erfasst, beispielsweise über die Transaktion VA01.

Ereignistyp explicit
Waren im Lager eingegangen
Dieses Ereignis markiert den physischen Eingang des zurückgesendeten Artikels im Lager oder Bearbeitungszentrum. Es wird ausdrücklich erfasst, wenn ein Post Goods Receipt (PGR) für die Retourenlieferung gebucht und dadurch ein Materialbeleg angelegt wird.
Warum das wichtig ist

Dies ist ein kritischer Meilenstein, ab dem die Zeit für Prüfung und Disposition läuft. Verzögerungen vor diesem Punkt werden durch Kunden verursacht, während Verzögerungen danach intern entstehen.

Bezugsquelle

Erfasst aus den Materialbelegt Tabellen MSEG und MKPF für die bei Rückgaben verwendete Warenbewegungsart. Das Buchungsdatum (MKPF-BUDAT) gibt den Zeitpunkt des Ereignisses an.

Erfassen

Das Ereignis entspricht der Buchung eines Wareneingangs für die Retourenlieferung.

Ereignistyp explicit
Austauschauftrag angelegt
Diese Aktivität steht für eine alternative Lösung: Statt einer Rückerstattung wird ein neuer Verkaufsauftrag angelegt, um dem Kunden einen Ersatzartikel zu senden. Erfasst wird dies, wenn ein neuer Verkaufsauftrag mit Bezug auf die ursprüngliche Retoure angelegt wird.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität unterscheidet zwischen Retouren mit Rückerstattung und Retouren mit Austausch. Beide Varianten folgen unterschiedlichen Prozesspfaden und führen zu unterschiedlichen Ergebnissen für den Kunden. Sie ist daher für die Variantenanalyse besonders relevant.

Bezugsquelle

Erfasst bei der Erstellung eines neuen Verkaufsdokuments in VBAK, das im Belegfluss (VBFA) mit dem Retourenauftrag verknüpft ist.

Erfassen

Das Event wird beim Speichern eines neuen Verkaufsauftrags erfasst, der als Ersatzauftrag gekennzeichnet ist.

Ereignistyp explicit
Buchhaltungsbeleg angelegt
Dieses Event tritt auf, wenn die Gutschrift erfolgreich im Finanzwesen gebucht wurde. Dabei entstehen entsprechende Buchungen im Hauptbuch, wodurch die Gutschrift auch aus buchhalterischer Sicht offiziell wird.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität bestätigt, dass die Gutschrift in das Finanzsystem übernommen wurde. Die Zeit zwischen der Erstellung der Gutschrift und der Buchung im Finanzwesen kann auf Probleme an der Schnittstelle zwischen Fakturierung und Finanzwesen hinweisen.

Bezugsquelle

Erfasst bei der Erstellung eines Belegkopfs in der Buchhaltungstabelle BKPF, der mit der Gutschrift in VBRK (VBRK-BELNR) verknüpft ist.

Erfassen

Das Event wird nach der erfolgreichen Buchung des Fakturadokuments im Finanzwesen erfasst.

Ereignistyp explicit
Retourenlieferung angelegt
Diese Aktivität bezeichnet die Anlage eines Wareneingangs-Lieferbelegs, der zur Verwaltung des physischen Eingangs der zurückgesendeten Waren dient. Das System erfasst dies als ausdrückliches Anlageereignis für einen Lieferbeleg mit Bezug zum Rückgabeauftrag.
Warum das wichtig ist

Dieser Schritt ist ein wichtiger logistischer Meilenstein. Die Zeit zwischen der Genehmigung der Rückgabe und der Anlage der Lieferung zeigt, wie effizient Rückgabeinformationen an das Lager oder die Wareneingangsabteilung übermittelt werden.

Bezugsquelle

Erfasst bei der Anlage eines Lieferkopfs in der Tabelle LIKP, der über die Belegfluss-Tabelle VBFA mit dem vorausgehenden Rückgabeauftrag verknüpft ist.

Erfassen

Das Ereignis wird beim Speichern eines neuen Retourenlieferbelegs erfasst, beispielsweise über die Transaktion VL01N.

Ereignistyp explicit
Rückgabe abgelehnt
Zeigt an, dass der zurückgesendete Artikel die Kriterien der Rückgaberichtlinie nicht erfüllt und die Erstattungs- oder Gutschriftanfrage abgelehnt wurde. In der Regel wird dies erfasst, indem nach der Prüfung ein bestimmter Status oder Ursachencode auf die Rückgabeauftragsposition angewendet wird.
Warum das wichtig ist

Die Nachverfolgung von Ablehnungen unterstützt die Analyse der Compliance mit Rückgaberichtlinien und die Ermittlung häufiger Ablehnungsgründe. Sie bildet einen wichtigen Ausnahmeweg im Prozess ab.

Bezugsquelle

Abgeleitet daraus, dass ein Ablehnungsgrund (VBAP-ABGRU) auf der Position des Retourenauftrags gesetzt oder während des Prüfprozesses im Advanced Returns Management ein bestimmter Status zugewiesen wurde.

Erfassen

Abgeleitet daraus, dass ein Ablehnungsgrund oder ein bestimmter Status „abgelehnt“ auf der Position des Retourendokuments gesetzt wurde.

Ereignistyp inferred
Rückgabeauftrag genehmigt
Diese Aktivität bezeichnet die formale Genehmigung oder Freigabe des Rückgabeauftrags, sodass er in die nächste Phase übergehen kann. In der Regel wird sie aus einer Statusänderung auf Kopf- oder Positionsebene des Verkaufsbelegs abgeleitet, die zeigt, dass vorhandene Sperren aufgehoben wurden.
Warum das wichtig ist

Genehmigungsschritte können eine wesentliche Verzögerungsquelle sein. Die Überwachung dieser Aktivität hilft, Engpässe in der anfänglichen Autorisierungsphase des Rückgabeprozesses zu erkennen.

Bezugsquelle

Abgeleitet aus Tabellen der Statusverwaltung oder Statusfeldern direkt in den Tabellen VBAK oder VBAP. Eine Änderung des Freigabestatus oder die Entfernung einer Liefersperre (VBAP-LIFSP) kann eine Genehmigung anzeigen.

Erfassen

Abgeleitet aus einer Änderung der Statusfelder auf Kopf- oder Positionsebene des Rückgabeauftrags, die eine Freigabe oder Genehmigung anzeigt.

Ereignistyp inferred
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