Ihr Daten-Template für die Retouren- und Erstattungsbearbeitung

SAP ECC
Ihr Daten-Template für die Retouren- und Erstattungsbearbeitung

Ihr Daten-Template für die Retouren- und Erstattungsbearbeitung

Dieses Template bietet eine strukturierte Anleitung zur Erfassung der erforderlichen Daten für die Analyse Ihrer Retouren- und Erstattungsbearbeitung. Es beschreibt die wesentlichen Attribute und Aktivitäten, die Sie verfolgen sollten, damit alle relevanten Ereignisse für eine vollständige Prozesssicht erfasst werden. Zusätzlich enthält es praktische Hinweise zur Extraktion dieser Daten aus Ihrem Quellsystem. So können Sie Ihre Daten gezielt für Process Mining vorbereiten und wertvolle Erkenntnisse gewinnen.
  • Empfohlene zu erfassende Attribute
  • Wichtige zu verfolgende Aktivitäten
  • Hinweise zur Extraktion
Neu bei Event Logs? Lernen Sie, wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute der Retouren- und Rückerstattungsabwicklung

Dies sind die empfohlenen Datenfelder, die Sie in Ihr Event Log aufnehmen sollten, um die Retouren- und Rückerstattungsabwicklung umfassend zu analysieren.
5 Erforderlich 6 Empfohlen 10 Optional
Name Beschreibung
Aktivitätsname
ActivityName
Der Name eines bestimmten Geschäfts-Events oder Prozessschritts, der innerhalb der Retourenabwicklung stattgefunden hat.
Beschreibung

Dieses Attribut beschreibt eine einzelne, klar abgegrenzte Aktion oder Statusänderung im Lebenszyklus einer Retoure, etwa „Return Order Created“, „Goods Receipt Posted“ oder „Credit Memo Created“. Diese Aktivitäten bilden die Bausteine der Prozesskarte.

Die Analyse ihrer Reihenfolge und Häufigkeit zeigt die häufigsten Prozesspfade, Abweichungen und Nachbearbeitungsschleifen. Sie ist entscheidend, um zu verstehen, was innerhalb eines Falls geschieht und in welcher Reihenfolge. Damit bildet sie die Grundlage für jede Process-Mining-Analyse.

Warum das wichtig ist

Aktivitäten definieren die Schritte eines Prozesses. Die Analyse ihrer Reihenfolge, Dauer und Häufigkeit bildet den Kern von Process Mining und zeigt, wie die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird.

Bezugsquelle

Abgeleitet aus Statusänderungen in Tabellen wie VBUK/VBUP, Ereignissen zur Belegerstellung, beispielsweise in VBAK, LIKP oder VBRK, oder Änderungsprotokollen in den Tabellen CDHDR/CDPOS.

Beispiele
Retourenauftrag angelegtWareneingang gebuchtGutschrift angelegtPosition des Retourenauftrags abgeschlossen
Ereigniszeitpunkt
EventTime
Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit, zu denen die Aktivität stattgefunden hat.
Beschreibung

Dieser Timestamp kennzeichnet den genauen Zeitpunkt, zu dem ein Geschäftsereignis eingetreten ist. Er wird für jede Aktivität im Prozess erfasst und bildet die chronologische Abfolge der Ereignisse innerhalb eines Case ab.

Die Event Time ist für alle zeitbasierten Analysen entscheidend. Dazu gehören die Berechnung von Durchlaufzeiten zwischen Aktivitäten, die Identifizierung von Bottlenecks mit langen Wartezeiten sowie die Messung der gesamten Case-Dauer. Sie ermöglicht die Leistungsanalyse und Compliance-Prüfungen anhand von Service Level Agreements (SLAs).

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend für die Berechnung aller Zeitdauern, die Analyse der Prozessleistung, die Identifizierung von Bottlenecks und das Verständnis des zeitlichen Ablaufs jedes Retouren-Case.

Bezugsquelle

Stammt aus verschiedenen Datums- und Zeitfeldern in den SAP-Tabellen. Für Erstellungsereignisse sind dies häufig die Felder ERDAT und ERZET, beispielsweise in VBAK. Für Änderungsereignisse werden UDATE und UTIME in der Tabelle CDHDR verwendet.

Beispiele
2023-04-15T10:22:05Z2023-04-16T14:01:30Z2023-04-18T09:15:00Z
Retourenfall-ID
ReturnCaseId
Die eindeutige Kennung für die Retourenanfrage einer Kundin oder eines Kunden, die alle zugehörigen Aktivitäten und Belege miteinander verknüpft.
Beschreibung

Die Retourenfall-ID dient als Primärschlüssel zur Nachverfolgung des gesamten Lebenszyklus eines Retourenprozesses, vom Start bis zum Abschluss. Jede ID gehört zu einer bestimmten Retoure und umfasst alle zugehörigen Events, etwa Auftragserstellung, Lieferung, Prüfung und Gutschriftsverarbeitung.

In der Prozessanalyse ist dieses Attribut grundlegend für die Erstellung der Prozesskarte. Das System kann einzelne Events zu durchgängigen Fallverläufen gruppieren. Dadurch lassen sich Prozessvarianten, Durchlaufzeiten und Engpässe für jeden einzelnen Retourenfall analysieren.

Warum das wichtig ist

Dies ist die zentrale Fallkennung, die alle Schritte eines Retourenverlaufs miteinander verbindet. Dadurch können Sie den durchgängigen Prozessablauf und die Leistung analysieren.

Bezugsquelle

In der Regel handelt es sich um die Nummer des Retourenauftrags aus dem Modul Sales and Distribution (SD). Sie steht in der Tabelle VBAK (Kopfdaten des Verkaufsbelegs) im Feld VBELN. Die Belegkategorie (VBAK-VBTYP) lautet bei Retouren „H“.

Beispiele
600001236000045660000789
Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdate
Der Timestamp, der angibt, wann die Daten für diesen Prozess zuletzt aktualisiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit der letzten Datenextraktion oder -aktualisierung. Es macht transparent, wie aktuell die analysierten Daten sind.

Für die Analyse ist dies wichtig, um die Aktualität der Erkenntnisse einzuschätzen. Sie sehen, wie aktuell die Daten sind. Das beeinflusst die Aussagekraft der Ergebnisse, insbesondere bei der Überwachung laufender Abläufe.

Warum das wichtig ist

Zeigt die Aktualität der Daten an. So können Sie nachvollziehen, wie aktuell die Prozessanalyse ist und wann mit der nächsten Aktualisierung zu rechnen ist.

Bezugsquelle

Dies ist ein Metadatenattribut, das mit dem Ausführungszeitpunkt des Datenextraktionsjobs befüllt wird.

Beispiele
2023-05-20T02:00:00Z2023-05-21T02:00:00Z
Quellsystem
SourceSystem
Das System, aus dem die Daten extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut kennzeichnet die Herkunft der Daten und ist in Umgebungen mit mehreren Systemen besonders wichtig. Es liefert den erforderlichen Kontext und unterstützt die Sicherstellung von Datenherkunft und Datenintegrität.

Bei der Analyse dient es dazu, Daten zu segmentieren oder zu filtern, wenn Prozesse aus verschiedenen Quellsystemen zusammengeführt werden. Es bestätigt, dass die Ereignisse aus der erwarteten Anwendung stammen, in diesem Fall SAP ECC.

Warum das wichtig ist

Kennzeichnet die Herkunft der Daten. Das ist für Data Governance und Analysen über mehrere Unternehmenssysteme hinweg entscheidend.

Bezugsquelle

Dies ist ein statischer Wert, der während der Datenextraktion festgelegt wird, um die konkrete SAP-ECC-Instanz zu kennzeichnen, beispielsweise 'ECC_PROD_100'.

Beispiele
SAP_ECC_PRODSAPECC_FINANCE_200
Angeforderter Erstattungsbetrag
RequestedRefundAmount
Der erwartete Erstattungsbetrag, der in der Regel auf dem Nettowert der zurückgesendeten Artikel basiert.
Beschreibung

Dieses Attribut stellt den ursprünglichen Geldwert der Retoure dar, wie er im Retourenauftrag erfasst wurde. Es dient als Grundlage für die Finanzanalyse und den Abgleich.

Dieser Betrag wird mit dem „Tatsächlichen Erstattungsbetrag“ verglichen, um Abweichungen zu verfolgen. Er ist eine zentrale Kennzahl für das Dashboard „Erstattungsbetragsabweichungen verfolgen“. Die Analyse dieses Werts hilft dabei, die finanziellen Auswirkungen von Retouren zu überwachen und mögliche Probleme bei der Preis- oder Gutschriftsberechnung zu erkennen.

Warum das wichtig ist

Legt den ursprünglichen finanziellen Wert der Retoure fest. Dieser ist entscheidend, um finanzielle Abweichungen zu verfolgen und den Gesamtwert der zurückgesendeten Waren zu verstehen.

Bezugsquelle

Dieser Wert entspricht in der Regel dem Nettowert auf Positionsebene des Retourenauftrags. Er ist in der Tabelle VBAP im Feld NETWR zu finden.

Beispiele
150.0049.991250.75
Materialnummer
MaterialNumber
Die eindeutige Kennung des zurückgesendeten Produkts.
Beschreibung

Die Materialnummer oder SKU bezeichnet den konkreten Artikel, der von der Retoure betroffen ist. Dadurch wird eine detaillierte Analyse auf Produktebene möglich.

Durch die Analyse der Retouren nach Materialnummer erkennen Unternehmen Produkte mit hohen Retourenquoten. Dies kann auf Qualitätsprobleme, ungenaue Beschreibungen oder Produktionsfehler hinweisen. Das Attribut ist für Dashboards wie 'Inventory Impact of Returns' wichtig und zeigt, wie verschiedene Produkte den Retourenprozess durchlaufen.

Warum das wichtig ist

Kennzeichnet die zurückgesendeten Produkte und macht mögliche Probleme bei der Qualitätskontrolle oder ungenaue Produktbeschreibungen sichtbar.

Bezugsquelle

Zu finden in der Tabelle für Vertriebsbelegpositionen VBAP, im Feld MATNR.

Beispiele
RM-1025FG-2050-BACC-5591
Retourengrund
ReturnReason
Der vom Kunden angegebene Grund für die Rücksendung des Artikels.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt anhand vordefinierter SAP-Grundcodes an, warum ein Produkt zurückgesendet wurde. Beispiele sind 'Beim Transport beschädigt', 'Falscher Artikel versendet' oder 'Passt nicht'.

Für die Ursachenanalyse ist diese Dimension besonders wichtig. Wenn Analysten die Prozessübersicht oder KPIs nach Retourengrund filtern, erkennen sie, ob bestimmte Gründe mit längeren Bearbeitungszeiten, höheren Fehlerquoten bei der Prüfung oder bestimmten Prozessabweichungen verbunden sind. Diese Erkenntnisse können Verbesserungen in Produktqualität, Logistik oder Vertriebsprozessen anstoßen.

Warum das wichtig ist

Erklärt, warum Retouren entstehen. So können Sie durch Verbesserungen bei Produktqualität, Versand oder Produktbeschreibungen die Ursachen beheben und die Retourenquote senken.

Bezugsquelle

Zu finden in der Tabelle für Vertriebsbelegpositionen VBAP, im Feld ABGRU (Grund für die Ablehnung von Vertriebsbelegen).

Beispiele
001 - Beschädigtes Produkt002 - Falsches Produkt005 - Zu spät eingetroffen
Retourenkanal
ReturnChannel
Der Kanal, über den die Retoure initiiert wurde, zum Beispiel online, im Geschäft oder über ein Callcenter.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt die Herkunft oder den Eingangskanal der Retourenanfrage an. Es unterscheidet zwischen Retouren, die über ein Webportal, in einer Filiale oder durch einen Kundenservicemitarbeiter initiiert wurden.

Die Segmentierung des Prozesses nach Retourenkanal ist entscheidend, um operative Unterschiede und den Ressourcenbedarf zu verstehen. Retouren in der Filiale können beispielsweise schneller geprüft werden, erfordern aber im Vergleich zu Online-Retouren andere Dokumentationsschritte. Dies ist eine wichtige Dimension für das Dashboard „Returns Process Throughput Trends“.

Warum das wichtig ist

Unterscheidet, wie Retouren initiiert werden. Dies wirkt sich häufig auf den Prozessablauf, den Ressourcenbedarf und die Durchlaufzeiten der verschiedenen Kanäle aus.

Bezugsquelle

Dies ist in SAP ECC häufig kein Standardfeld und muss möglicherweise aus einem kundenspezifischen Feld, beispielsweise in VBAK, bezogen oder aus anderen Daten wie der Verkaufsorganisation (VKORG) oder dem Vertriebsweg (VTWEG) abgeleitet werden. Ziehen Sie für die konkrete Implementierung die SAP-ECC-Dokumentation heran.

Beispiele
Online-PortalIm GeschäftCallcenter
Tatsächlicher Erstattungsbetrag
ActualRefundAmount
Der endgültige Betrag, der dem Kunden gutgeschrieben und in den Finanzbelegen gebucht wurde.
Beschreibung

Dieses Attribut stellt den endgültigen, bestätigten Erstattungsbetrag dar, der im Buchhaltungssystem verarbeitet und gebucht wurde. Aufgrund von Wiedereinlagerungsgebühren, Anpassungen auf Basis des Artikelzustands oder der Anwendung anderer Richtlinien kann dieser Betrag vom angeforderten Betrag abweichen.

Dieses Attribut ist für das Dashboard „Erstattungsbetragsabweichungen verfolgen“ von zentraler Bedeutung. Der Vergleich mit dem angeforderten Betrag hilft, systematische Probleme bei der Erstattungsberechnung und im Genehmigungsprozess zu erkennen und die finanzielle Genauigkeit sicherzustellen.

Warum das wichtig ist

Stellt das endgültige finanzielle Ergebnis der Retoure dar. Der Vergleich mit dem angeforderten Betrag hilft, die Genauigkeit sicherzustellen und finanzielle Verluste zu erkennen.

Bezugsquelle

Wird aus dem Finanzbeleg bezogen, der mit der Gutschrift verknüpft ist. Der Wert ist für die relevante Sachkontenbuchung in der Regel in der Tabelle BSEG (Segment des Buchhaltungsbelegs), Feld WRBTR (Betrag in Belegwährung), zu finden.

Beispiele
150.0045.001200.75
Verarbeitende Person
ProcessingAgent
Die Benutzer-ID der Person, die die Aktivität ausgeführt hat.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst den Benutzernamen der Person, die für die Ausführung eines bestimmten Prozessschritts verantwortlich ist, etwa für die Erstellung des Retourenauftrags oder die Buchung des Wareneingangs. Häufig wird diese Person als 'Changed By' oder 'Created By' bezeichnet.

Die Analyse nach verarbeitender Person ist für das Leistungsmanagement und die Ressourcenanalyse wichtig. Sie hilft dabei, besonders leistungsstarke Mitarbeitende zu erkennen, Personen mit zusätzlichem Schulungsbedarf zu identifizieren und die Arbeitslast im Team zu verteilen. In Dashboards wie 'Agent Return Processing Performance' wird sie verwendet, um Durchlaufzeiten und Durchsatz zu vergleichen.

Warum das wichtig ist

Erfasst die Beteiligung einzelner Benutzer und ermöglicht die Analyse der Teamleistung, der Arbeitslastverteilung sowie des Schulungsbedarfs und bewährter Vorgehensweisen.

Bezugsquelle

Typischerweise in Feldern wie ERNAM (Created by) oder AENAM (Changed by) in Kopftabellen wie VBAK, LIKP und VBRK zu finden. Für Änderungsereignisse wird USERNAME in CDHDR verwendet.

Beispiele
CBURNSDSCRANTONJHALPERT
Abweichung des Erstattungsbetrags
RefundAmountDiscrepancy
Die berechnete Differenz zwischen dem tatsächlichen und dem angeforderten Erstattungsbetrag.
Beschreibung

Diese berechnete Kennzahl quantifiziert die finanzielle Differenz zwischen dem ursprünglich im Retourenauftrag angeforderten Betrag und dem Betrag, der schließlich in der Gutschrift ausgestellt wurde. Ein positiver Wert kann auf eine Teilerstattung hindeuten. Ein negativer Wert ist ungewöhnlich, könnte jedoch auf eine Überzahlung hinweisen.

Dieses Attribut ist die zentrale Kennzahl für das Dashboard „Erstattungsbetragsabweichungen verfolgen“. Es hilft, Fälle mit finanziellen Abweichungen schnell zu erkennen und zu analysieren. Mögliche Ursachen sind die Bewertung des Artikelzustands, Wiedereinlagerungsgebühren oder Fehler. Die Überwachung unterstützt die finanzielle Kontrolle und die Einhaltung von Richtlinien.

Warum das wichtig ist

Misst finanzielle Abweichungen im Erstattungsprozess direkt und hilft, Richtlinienverstöße, Bearbeitungsfehler oder finanzielle Verluste zu erkennen.

Bezugsquelle

Berechnetes Feld: ActualRefundAmount - RequestedRefundAmount.

Beispiele
0.00-4.99-50.00
Buchungskreis
CompanyCode
Die juristische Einheit oder das Unternehmen, das für die Transaktion verantwortlich ist.
Beschreibung

Der Buchungskreis stellt in SAP eine eigenständige Buchhaltungseinheit dar. Alle Finanztransaktionen, einschließlich Retouren und Erstattungen, werden einem bestimmten Buchungskreis zugeordnet.

Dieses Attribut ist für die Finanzberichterstattung und die Segmentierung des Prozesses in multinationalen Organisationen oder Unternehmen mit mehreren rechtlichen Einheiten unerlässlich. Die Analyse nach Buchungskreis ermöglicht den Vergleich der Leistung des Retourenprozesses zwischen verschiedenen juristischen Einheiten des Unternehmens.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht das Filtern und Vergleichen von Retourenprozessen zwischen verschiedenen juristischen Einheiten einer Organisation. Dies ist für die Finanzanalyse von zentraler Bedeutung.

Bezugsquelle

Zu finden in der Tabelle VBAK, Kopf des Verkaufsbelegs, im Feld BUKRS_VF (Buchungskreis für die Fakturierung).

Beispiele
10002000US01
Einhaltung der Retourenrichtlinie
ReturnPolicyAdherence
Ein Kennzeichen dafür, ob die Retoure allen definierten Geschäftsregeln und Richtlinien entspricht.
Beschreibung

Dieses berechnete boolesche Attribut zeigt an, ob ein Retourenfall gemäß den standardmäßigen, vorgegebenen Unternehmensrichtlinien bearbeitet wurde. Die Logik kann mehrere Bedingungen prüfen, etwa ob die Retoure innerhalb des zulässigen Zeitraums initiiert wurde, ob der Ursachencode für das Produkt gültig ist oder ob für eine Ausnahme eine Genehmigung durch einen Manager vorliegt.

Dieses Attribut bildet die Grundlage für das Dashboard „Compliance der Genehmigungsrichtlinie für Retouren“. Es ermöglicht die direkte Messung der Compliance-Rate und hilft zu erkennen, welche Richtlinien am häufigsten umgangen werden. Dadurch lassen sich gezielte Prozessverbesserungen oder Schulungen ableiten.

Warum das wichtig ist

Misst die Einhaltung von Geschäftsregeln, unterstützt die konsistente Durchsetzung von Richtlinien und identifiziert Fälle, die eine besondere Prüfung oder Genehmigung erfordern.

Bezugsquelle

Dies ist ein abgeleitetes Attribut, das auf einer Reihe von Geschäftsregeln basiert. Beispiel: (Return Initiation Date - Original Purchase Date) <= 30 days AND ReturnReason IS NOT NULL.

Beispiele
truefalse
Kunden-ID
CustomerId
Die eindeutige Kennung des Kunden, der die Retoure veranlasst.
Beschreibung

Dieses Attribut identifiziert den konkreten Kunden, der das Produkt zurücksendet, in der SAP-Terminologie die „Sold-to Party“. Es verknüpft die Retourentransaktion mit den Stammdaten des Kunden.

Die Analyse nach Kunden-ID hilft, Kunden mit häufigen Retouren zu identifizieren. Dies kann auf Unzufriedenheit oder eine mögliche missbräuchliche Nutzung von Retourenrichtlinien hinweisen. In Verbindung mit Kundensegmentierungsdaten lässt sich außerdem untersuchen, ob bestimmte Kundengruppen ein anderes Retourenverhalten oder andere Prozesserfahrungen aufweisen.

Warum das wichtig ist

Verknüpft Retouren mit bestimmten Kunden und ermöglicht die Analyse des Kundenverhaltens, die Identifizierung wiederkehrender Retouren sowie die Bewertung der Auswirkungen auf Kundenbeziehungen.

Bezugsquelle

Zu finden in der Tabelle VBAK für den Kopf des Verkaufsbelegs, im Feld KUNNR (Sold-to Party).

Beispiele
CUST-100432CUST-203991CUST-831102
Nummer der Gutschrift
CreditMemoNumber
Die eindeutige Kennung des für die Erstattung ausgestellten Gutschriftsbelegs.
Beschreibung

Die Gutschrift ist der offizielle Fakturabeleg in SAP, der die an den Kunden zu zahlende Erstattung formal dokumentiert. Diese Nummer identifiziert den Finanzbeleg eindeutig.

Dieses Attribut ist für den finanziellen Abgleich und die Nachverfolgung des Prozesses von der operativen Retoure bis zur finanziellen Abwicklung unerlässlich. Es stellt einen wichtigen Meilenstein im Prozess dar und dient dazu, zugehörige Buchhaltungsbelege für Attribute wie den „Tatsächlichen Erstattungsbetrag“ zu finden.

Warum das wichtig ist

Stellt eine direkte Verbindung zu dem Finanzbeleg her, der die Erstattung an den Kunden autorisiert. Dies ist für die Finanzprüfung und den Abgleich unerlässlich.

Bezugsquelle

Die Gutschrift ist ein Fakturabeleg. Ihre Nummer ist in der Tabelle VBRK (Fakturabeleg: Kopfdaten), Feld VBELN, zu finden. Die Verknüpfung erfolgt über den Belegfluss des Retourenauftrags.

Beispiele
900011229000334490005566
SLA-konform
IsSLACompliant
Ein Kennzeichen dafür, ob die Erstattung innerhalb des vereinbarten Service Level Agreements (SLA) verarbeitet wurde.
Beschreibung

Dies ist ein berechnetes boolesches Attribut, das das tatsächliche Datum der Aktivität „Erstattung verarbeitet“ mit dem „Zieldatum für das Erstattungs-SLA“ vergleicht. Der Wert ist true, wenn die Erstattung fristgerecht abgeschlossen wurde, und andernfalls false.

Dieses Attribut vereinfacht Analyse und Berichterstattung, da es für die SLA-Leistung jedes Falls ein eindeutiges binäres Ergebnis liefert. Es wird zur Berechnung der Gesamtrate „SLA-Konformität der Erstattungsbearbeitung“ verwendet und ermöglicht das einfache Filtern und Analysieren nicht konformer Fälle.

Warum das wichtig ist

Liefert für jeden Fall einen eindeutigen binären Indikator für die SLA-Leistung und vereinfacht dadurch die Überwachung und Berichterstattung zur Compliance.

Bezugsquelle

Dies ist ein berechnetes Attribut. Die Logik lautet: 'Refund Processed' EventTime <= RefundSLATargetDate.

Beispiele
truefalse
Status des Retourenauftrags
ReturnOrderStatus
Der Gesamtbearbeitungsstatus des Retourenauftragsfalls.
Beschreibung

Dieses Attribut zeigt den aktuellen Status des Retourenfalls, beispielsweise „Offen“, „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“. Es wird aus der Kombination der Status auf Kopf- oder Positionsebene des Verkaufsbelegs abgeleitet.

Für die Analyse eignet sich dieses Attribut, um Fälle zu filtern und sich auf aktive oder abgeschlossene Retouren zu konzentrieren. Es unterstützt die Überwachung der Gesamtarbeitslast und des Fortschritts offener Fälle und liefert ein übergeordnetes Ergebnis für jeden Retourenprozess.

Warum das wichtig ist

Liefert einen Überblick darüber, an welcher Stelle des Lebenszyklus sich ein Fall befindet. Dadurch lassen sich offene, laufende oder abgeschlossene Retouren filtern und analysieren.

Bezugsquelle

Wird aus den Statusfeldern der Tabellen VBUK (Kopfstatus) und VBUP (Positionsstatus) abgeleitet. VBUK-GBSTK ist beispielsweise der Gesamtbearbeitungsstatus des Belegs.

Beispiele
OffenIn BearbeitungAbgeschlossen
Ursprünglicher Verkaufsbeleg
OriginalSalesDocument
Die Nummer des ursprünglichen Verkaufsauftrags, auf den sich die Retoure bezieht.
Beschreibung

Dieses Attribut stellt eine direkte Verbindung zum ursprünglichen Kauf des Kunden her. Es ist ein Referenzbeleg, der die Retoure mit den Details der ursprünglichen Transaktion verknüpft.

Diese Verbindung ist für eine detaillierte Analyse besonders wertvoll. Sie ermöglicht es, die Gründe für Retouren aus bestimmten Aufträgen zu untersuchen, ursprüngliche Preise und Konditionen zu prüfen und den vollständigen Lebenszyklus vom Kundenauftrag bis zur Retoure zu verstehen. So lässt sich beispielsweise feststellen, ob Produkte aus bestimmten Kampagnen oder Vertriebskanälen häufiger retourniert werden.

Warum das wichtig ist

Verknüpft die Retoure mit dem ursprünglichen Verkauf und ermöglicht so eine durchgängige Sicht auf die Kundentransaktion sowie eine detaillierte Ursachenanalyse.

Bezugsquelle

Diese Referenz wird auf Positionsebene des Retourenauftrags gespeichert. Sie ist in der Tabelle VBAP im Feld VGBEL (Belegnummer des Referenzbelegs) zu finden.

Beispiele
100034561000987110012345
Werk
Plant
Der physische Standort oder die Einrichtung, an dem beziehungsweise in der die zurückgesendete Ware angenommen und bearbeitet wird.
Beschreibung

Das Werk bezeichnet in SAP einen physischen Standort, beispielsweise ein Lager oder Verteilzentrum, an dem Waren bearbeitet werden. Bei Retouren handelt es sich in der Regel um den Standort, an dem der Artikel angenommen und geprüft wird.

Die Analyse nach Werk hilft, Leistungsunterschiede zwischen verschiedenen Einrichtungen zu erkennen. Sie kann zeigen, welche Lager Artikel effizienter prüfen oder einen höheren Durchsatz erzielen, und unterstützt damit das Dashboard „Durchsatz und Effizienz der Artikelprüfung“.

Warum das wichtig ist

Identifiziert den physischen Standort, an dem die Retoure bearbeitet wird, und ermöglicht den Leistungsvergleich zwischen verschiedenen Lagern oder Verteilzentren.

Bezugsquelle

Auf Positionsebene des Retourenauftrags in der Tabelle VBAP, Feld WERKS.

Beispiele
PL01WH02DC05
Zieldatum für das Erstattungs-SLA
RefundSLATargetDate
Das Datum, bis zu dem die Erstattung gemäß den Service Level Agreements voraussichtlich verarbeitet wird.
Beschreibung

Dieses Attribut definiert die Frist für den Abschluss des Erstattungsprozesses eines bestimmten Retourenfalls. Es wird in der Regel anhand von Geschäftsregeln berechnet, beispielsweise „5 Werktage ab Wareneingang“.

Dieses Zieldatum dient als Vergleichsmaßstab für die tatsächliche Leistung. Es ist die zentrale Grundlage für das Dashboard „SLA-Konformität der Erstattungsbearbeitung“. Damit kann das Unternehmen die Einhaltung von Zusagen gegenüber Kunden überwachen und Fälle erkennen, bei denen eine SLA-Verletzung droht.

Warum das wichtig ist

Legt das Leistungsziel für die Bearbeitung von Erstattungen fest. So kann das Unternehmen die SLA-Konformität messen und berichten sowie überfällige Fälle priorisieren.

Bezugsquelle

Dies ist in der Regel kein Standardfeld in SAP und muss anhand von Geschäftsregeln abgeleitet werden. Es könnte aus einem relevanten Datumsfeld, beispielsweise dem Wareneingangsdatum aus MKPF, zuzüglich einer konfigurierten Dauer berechnet werden. Ziehen Sie die SAP-ECC-Dokumentation oder die fachlichen Anforderungen heran.

Beispiele
2023-04-25T23:59:59Z2023-04-28T23:59:59Z2023-05-02T23:59:59Z
Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten der Retouren- und Rückerstattungsabwicklung

Dies sind die wichtigsten Prozessschritte und Meilensteine, die Sie in Ihrem Event Log erfassen sollten, um den Prozess präzise zu ermitteln.
6 Empfohlen 6 Optional
Aktivität Beschreibung
Gutschrift an FI gebucht
Die Gutschrift wird an die Finanzbuchhaltung übergeben und dadurch zu einer offiziellen Forderungsbuchung. Dieser Schritt löst die eigentliche Erstattung an die Kundin oder den Kunden aus.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert den Zeitpunkt, an dem das Unternehmen die Erstattung finanziell erfasst. Verzögerungen zwischen Erstellung und Buchung der Gutschrift können die tatsächliche Auszahlung an die Kundin oder den Kunden verzögern.

Bezugsquelle

Dies ist ein abgeleitetes Event. Es wird erkannt, wenn der Buchungsstatus im Fakturabelegkopf (VBRK-RFBSK) auf „C“ aktualisiert wird (Buchungsbeleg wurde erstellt). Das tatsächliche Erstellungsdatum des Buchhaltungsbelegs steht in der Tabelle BKPF.

Erfassen

Ermitteln Sie den Timestamp, zu dem VBRK-RFBSK auf „C“ gesetzt wird, oder verwenden Sie das Erstellungsdatum (CPUDT) des verknüpften Buchhaltungsbelegs in BKPF.

Ereignistyp inferred
Gutschrift angelegt
Ein Fakturabeleg, die Gutschrift, wird erstellt, um die finanzielle Gutschrift für die Kundin oder den Kunden zu autorisieren. Dieser offizielle Finanzbeleg legt den Erstattungsbetrag fest.
Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger finanzieller Meilenstein. Die Analyse der Zeit bis zur Erstellung der Gutschrift zeigt Verzögerungen bei der Verarbeitung von Finanzbelegen nach Wareneingang und Prüfung.

Bezugsquelle

Dies ist ein explizites Event in der Tabelle VBRK (Kopf des Fakturabelegs). Das Erstellungsdatum steht in VBRK-ERDAT. Die Gutschrift ist im Belegfluss mit dem Retourenauftrag oder der Gutschriftsanforderung verknüpft.

Erfassen

Verwenden Sie den Erstellungs-Timestamp (ERDAT) aus der Tabelle VBRK für den relevanten Fakturabeleg.

Ereignistyp explicit
Retourenauftrag abgeschlossen
Diese Aktivität markiert das Ende des Retourenprozesses aus Sicht von Vertrieb und Distribution. Sie tritt ein, wenn alle Positionen des Retourenauftrags vollständig bearbeitet und abgeschlossen sind.
Warum das wichtig ist

Dies ist das primäre End-Event des Prozesses. Die Messung der Zeit von „Return Order Created“ bis zu dieser Aktivität ergibt die durchgängige Durchlaufzeit des Retourenfalls.

Bezugsquelle

Dies ist ein aus Statustabellen abgeleitetes Event. Es wird erfasst, wenn der Gesamtstatus des Verkaufsbelegkopfs (VBUK-GBSTK) auf „C“ aktualisiert wird (vollständig bearbeitet).

Erfassen

Ermitteln Sie den Timestamp aus Änderungsbelegen (CDHDR/CDPOS), zu dem sich das Kopfstatusfeld VBUK-GBSTK auf „C“ ändert.

Ereignistyp inferred
Retourenauftrag angelegt
Diese Aktivität markiert den Beginn des Retourenprozesses, wenn eine Kundin oder ein Kunde die Rückgabe eines Produkts anfordert. Sie wird erfasst, sobald in SAP ECC ein neues Verkaufsdokument des Typs „Return“, beispielsweise RE, angelegt wird.
Warum das wichtig ist

Dies ist das primäre Start-Event des Retourenprozesses. Die Zeit von dieser Aktivität bis zu weiteren Aktivitäten hilft dabei, die gesamte Durchlaufzeit zu messen und Verzögerungen in der Anfangsbearbeitung zu erkennen.

Bezugsquelle

Dies ist ein explizites Event in der Tabelle VBAK (Kopf des Verkaufsbelegs). Der Erstellungs-Timestamp wird für die entsprechende Verkaufsbelegnummer (VBAK-VBELN) mit dem Auftragstyp VBAK-AUART = „RE“ in VBAK-ERDAT und VBAK-ERZET gespeichert.

Erfassen

Verwenden Sie den Erstellungs-Timestamp (ERDAT, ERZET) aus der Tabelle VBAK für Verkaufsbelege des Typs „RE“.

Ereignistyp explicit
Verwendungsentscheid getroffen
Nach der Prüfung trifft eine Qualitätsfachkraft oder prüfende Person eine formale Entscheidung über den Zustand des retournierten Artikels. Diese Entscheidung bestimmt den weiteren Prozess, etwa Wiedereinlagerung, Verschrottung oder Reparatur.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist entscheidend, um die Effizienz und Ergebnisse der Prüfung zu verstehen. Die Entscheidung wirkt sich direkt auf den Erstattungsbetrag und die Bestandsverwaltung aus.

Bezugsquelle

Wenn SAP QM eingesetzt wird, ist dies ein explizites Event in der Tabelle QAVE (Verwendungsentscheid der Prüfverarbeitung). Der Entscheidungszeitpunkt wird in QAVE-VDATUM gespeichert. Die Verbindung zur Lieferung befindet sich in der Tabelle QALS.

Erfassen

Verwenden Sie das Datum des Verwendungsentscheids (VDATUM) aus der Tabelle QAVE, verknüpft über das Prüflos (QALS-PRUEFLOS).

Ereignistyp explicit
Wareneingang gebucht
Diese Aktivität tritt ein, wenn der retournierte physische Artikel im Lager oder Bearbeitungszentrum eingeht. Erfasst wird sie durch die Buchung eines Warenbewegungsbelegs zur Retourenlieferung.
Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der anzeigt, dass das Unternehmen den retournierten Artikel übernommen hat. Er bildet den Ausgangspunkt für die physische Prüfung und wirkt sich auf die Bestandsgenauigkeit aus.

Bezugsquelle

Dieses Event kann aus dem Warenbewegungsstatus der Position der Retourenlieferung in der Tabelle VBUP abgeleitet werden, beispielsweise WBSTA = „C“. Der genaue Timestamp steht im Kopf des Materialbelegs (MKPF-BUDAT) für den entsprechenden Wareneingang.

Erfassen

Ermitteln Sie das Buchungsdatum (BUDAT) aus der Tabelle MKPF für den mit der Retourenlieferung verknüpften Materialbeleg.

Ereignistyp inferred
Gutschrift ausgeglichen
Der offene Gutschriftsposten in der Debitorenbuchhaltung wird ausgeglichen, normalerweise durch eine Zahlung an die Kundin oder den Kunden. Dieses Event markiert den endgültigen finanziellen Abschluss der Erstattung.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität bestätigt den Geldabfluss und schließt die finanzielle Seite des Prozesses ab. Aus Sicht der Kundin oder des Kunden ist dies das tatsächliche Ende der Erstattung.

Bezugsquelle

Dies ist ein explizites Event aus dem FI-Modul. Das Ausgleichsdatum des Buchhaltungsbelegs wird für die entsprechende Kundenposition in der Tabelle BSEG (BSEG-AUGDT) gespeichert.

Erfassen

Verwenden Sie das Ausgleichsdatum (AUGDT) aus der Tabelle BSEG oder BSAD für den mit der Gutschrift verknüpften Buchhaltungsbeleg.

Ereignistyp explicit
Gutschriftsanforderung angelegt
Eine Gutschriftsanforderung wird angelegt, um den Bedarf für eine Erstattung formal zu dokumentieren. In vielen Konfigurationen dient der Retourenauftrag selbst als Gutschriftsanforderung.
Warum das wichtig ist

Dies ist der formale Beginn des finanziellen Abwicklungsteils im Retourenprozess. Das Event löst nachfolgende finanzielle Genehmigungen und die Erstellung von Belegen aus.

Bezugsquelle

Dies kann ein explizites Event in VBAK für einen Verkaufsbeleg des Typs „Credit Memo Request“, beispielsweise CR, sein. Alternativ kann es sich um dasselbe Event wie „Return Order Created“ handeln, wenn der Auftragstyp auf auftragsbezogene Fakturierung eingestellt ist.

Erfassen

Verwenden Sie den Erstellungs-Timestamp (ERDAT) aus VBAK für den Belegtyp „CR“ oder verwenden Sie das Event zur Erstellung des Retourenauftrags erneut.

Ereignistyp explicit
Position des Retourenauftrags abgelehnt
Eine bestimmte Position des Retourenauftrags wird entweder bei der ersten Prüfung oder nach der Inspektion abgelehnt. Für diese Position findet keine weitere Bearbeitung, etwa eine Erstattung, statt.
Warum das wichtig ist

Die Analyse von Ablehnungen hilft, ungültige Retourenanfragen zu erkennen, und kann in die Kommunikation von Kundenrichtlinien einfließen. Es handelt sich um einen wichtigen Prozesspfad, der nicht zu einer Erstattung führt.

Bezugsquelle

Dies ist ein abgeleitetes Event. Es wird normalerweise erfasst, wenn in der Tabelle VBAP ein eindeutiger Code für den „Reason for Rejection“ der Position gesetzt wird (VBAP-ABGRU). Der Timestamp muss aus Änderungsprotokollen stammen.

Erfassen

Ermitteln Sie den Timestamp aus Änderungsbelegen (CDHDR/CDPOS), zu dem das Feld VBAP-ABGRU für eine Retourenposition befüllt wird.

Ereignistyp inferred
Position des Retourenauftrags abgeschlossen
Eine einzelne Position des Retourenauftrags wird als vollständig bearbeitet markiert. Dies geschieht normalerweise, nachdem alle logistischen und finanziellen Folgebelege für diese Position abgeschlossen wurden.
Warum das wichtig ist

Die Nachverfolgung auf Positionsebene zeigt, welche Produkte oder Retourengründe die längsten Verzögerungen verursachen. Dadurch erhalten Sie eine detailliertere Sicht auf den Prozessabschluss.

Bezugsquelle

Dies ist ein aus Statustabellen abgeleitetes Event. Es wird erfasst, wenn der Gesamtstatus der Verkaufsbelegposition (VBUP-GBSTK) auf „C“ aktualisiert wird (vollständig bearbeitet).

Erfassen

Ermitteln Sie den Timestamp aus Änderungsbelegen (CDHDR/CDPOS), zu dem sich das Positionsstatusfeld VBUP-GBSTK auf „C“ ändert.

Ereignistyp inferred
Retourenlieferung angelegt
Zur Steuerung des physischen Eingangs der retournierten Waren wird ein Lieferbeleg erstellt. Dieses Event zeigt, dass der logistische Prozess der Retoure begonnen hat.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität erfasst den Übergang von der administrativen Bearbeitung zur physischen Logistik. Verzögerungen an dieser Stelle können die Lagerplanung und die gesamte Retourendurchlaufzeit beeinträchtigen.

Bezugsquelle

Dies ist ein explizites Event in der Tabelle LIKP (Lieferkopf). Der Erstellungs-Timestamp steht in LIKP-ERDAT. Die Verbindung zum Ursprungs-Retourenauftrag befindet sich in der Tabelle LIPS (LIPS-VGBEL).

Erfassen

Verwenden Sie den Erstellungs-Timestamp (ERDAT) aus der Tabelle LIKP für die mit dem Retourenauftrag verbundene Lieferung.

Ereignistyp explicit
Sperre des Retourenauftrags entfernt
Diese Aktivität steht für die Genehmigung der Retourenanfrage und ermöglicht die Weiterbearbeitung. In der Regel wird sie durch eine Änderung des Belegstatus oder die Entfernung einer Liefer- oder Fakturasperre erfasst.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist ein wichtiger Meilenstein der Genehmigung. Die Messung der Zeit bis zu diesem Schritt zeigt Engpässe bei Autorisierung und Genehmigung der Retoure.

Bezugsquelle

Dies ist ein abgeleitetes Event aus Änderungsprotokollen des Verkaufsbelegs. Prüfen Sie die Tabellen CDHDR und CDPOS auf Änderungen an Sperrfeldern in VBAK oder VBAP beziehungsweise an Statusfeldern in VBUK/VBUP.

Erfassen

Ermitteln Sie den Timestamp aus den Tabellen der Änderungsbelege (CDHDR/CDPOS), zu dem ein relevanter Sperrstatus entfernt wurde.

Ereignistyp inferred
Empfohlen Optional

Anleitungen zur Extraktion

So beziehen Sie Ihre Daten aus SAP ECC

Bereit für den Start?

Beginnen Sie noch heute mit diesem Template, um Ihre Datenerfassung zu strukturieren und aussagekräftige Erkenntnisse zu Ihrem Retouren- und Erstattungsprozess zu gewinnen.

Optimieren Sie jetzt Ihre Retouren- und Erstattungsprozesse

Vereinfachen Sie Ihre Retourenprozesse in SAP ECC und verkürzen Sie die Durchlaufzeit um 30 Prozent. Starten Sie noch heute.

Starten Sie Ihre kostenlose Testphase

Keine Kreditkarte erforderlich, Einrichtung in wenigen Minuten