เทมเพลตข้อมูลสำหรับกระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงิน: ใบขอซื้อ

ID คำขอซื้อเป็นรหัสเฉพาะที่กำหนดให้กับเอกสารคำขอซื้อแต่ละฉบับเมื่อสร้างขึ้น รหัสนี้ใช้เป็นจุดอ้างอิงหลักสำหรับกิจกรรม การเปลี่ยนแปลง และการอนุมัติทั้งหมดของคำขอเดียว ตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น.

ใน process mining รหัสนี้จำเป็นต่อการเชื่อมโยงเคส ช่วยให้ระบบสร้างลำดับการดำเนินงานของคำขอซื้อแต่ละรายการตั้งแต่ต้นจนจบ โดยเชื่อมเหตุการณ์ที่แยกจากกัน เช่น 'สร้างคำขอซื้อ' 'อนุมัติขั้นตอน' และ 'สร้างใบสั่งซื้อ' ให้เป็นกระบวนการเดียวกัน หากไม่มีรหัสเคสที่สม่ำเสมอและไม่ซ้ำกัน ก็จะวิเคราะห์รูปแบบกระบวนการ รอบเวลา และผลลัพธ์ไม่ได้.

นี่คือรหัสสำคัญที่ใช้ติดตามคำขอซื้อตลอดวงจร และเชื่อมเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดให้เป็นกระบวนการเดียวกัน.

โดยทั่วไปพบในข้อมูลส่วนหัวของธุรกรรมคำขอซื้อหรือตารางเอกสาร.

ชื่อกิจกรรมใช้ระบุขั้นตอนหรือการเปลี่ยนสถานะหนึ่งรายการในวงจรคำขอซื้อ โดยเป็นป้ายชื่อที่อ่านเข้าใจง่ายสำหรับเหตุการณ์ เช่น 'ส่งคำขอซื้อแล้ว' 'เริ่มขั้นตอนอนุมัติแล้ว' หรือ 'ปฏิเสธคำขอซื้อแล้ว' ซึ่งเป็นองค์ประกอบพื้นฐานของแผนผังกระบวนการ.

แอตทริบิวต์นี้เป็นพื้นฐานสำคัญของการค้นพบและวิเคราะห์กระบวนการ เมื่อนำกิจกรรมมาเรียงตามลำดับ เครื่องมือ process mining จะแสดงภาพกระบวนการที่เกิดขึ้นจริง ช่วยระบุจุดที่ต่างจากขั้นตอนมาตรฐาน รวมถึงคอขวดและการทำงานซ้ำ การตั้งชื่อกิจกรรมให้สม่ำเสมอและสื่อความหมายช่วยให้สร้างแบบจำลองกระบวนการที่เข้าใจง่ายและนำไปใช้ปรับปรุงได้.

ข้อมูลนี้ระบุขั้นตอนแต่ละรายการของกระบวนการ ซึ่งจำเป็นต่อการแสดงแผนผังกระบวนการและวิเคราะห์ลำดับการทำงาน.

มักได้มาจากบันทึกเหตุการณ์ ตารางเปลี่ยนสถานะ หรือรหัสธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับเอกสารคำขอซื้อ.

เวลาเกิดเหตุการณ์ หรือที่มักเรียกว่า timestamp บันทึกเวลาที่กิจกรรมเกิดขึ้นอย่างแม่นยำ ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการเรียงลำดับเหตุการณ์และการวิเคราะห์กระบวนการตามเวลา เช่น การคำนวณรอบเวลา การระบุคอขวด และการติดตามประสิทธิภาพ.

ใน process mining จะใช้ timestamp เรียงกิจกรรมภายในแต่ละเคสและวัดระยะเวลาระหว่างขั้นตอน การวิเคราะห์ระยะเวลาเหล่านี้ช่วยให้เห็นความล่าช้า เข้าใจสาเหตุของรอบเวลาที่ยาวนาน และประเมินว่าการให้บริการเป็นไปตามข้อตกลงระดับบริการหรือไม่ ข้อมูล timestamp ที่ถูกต้องและครบถ้วนเป็นเงื่อนไขสำคัญของการวิเคราะห์ประสิทธิภาพที่มีความหมาย.

เวลานี้จำเป็นต่อการเรียงลำดับเหตุการณ์ คำนวณรอบเวลา และวิเคราะห์ประสิทธิภาพกับคอขวดของกระบวนการ.

โดยทั่วไปบันทึกไว้ในบันทึกการตรวจสอบของระบบ บันทึกเหตุการณ์ หรือเป็นวันที่สร้างหรือวันที่เปลี่ยนแปลงในระเบียนธุรกรรม.

แอตทริบิวต์ระบบต้นทางระบุแหล่งที่มาของข้อมูลกระบวนการ ในองค์กรที่ใช้หลายระบบ เช่น ERP ส่วนกลางและเครื่องมือจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์เฉพาะทาง ฟิลด์นี้ช่วยแยกข้อมูลจากแต่ละแหล่ง.

ข้อมูลนี้มีประโยชน์ต่อการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล การแก้ไขปัญหา และการทำความเข้าใจความแตกต่างของกระบวนการที่อาจเกิดจากระบบ ตัวอย่างเช่น คำขอซื้อจากระบบหนึ่งอาจใช้เส้นทางอนุมัติต่างจากอีกระบบ หรือมีรอบเวลาสั้นกว่า การวิเคราะห์แยกตามระบบต้นทางช่วยให้เห็นปัญหาการเชื่อมต่อระบบหรือโอกาสในการรวมระบบ.

ข้อมูลนี้ช่วยให้ทราบที่มาของข้อมูล ซึ่งจำเป็นต่อการตรวจสอบความถูกต้องและวิเคราะห์ความแตกต่างของกระบวนการระหว่างหลายระบบ.

มักเป็นค่าคงที่ที่เพิ่มระหว่างการดึงข้อมูล หรืออยู่ในฟิลด์ข้อมูลเมตาทางเทคนิค.

เวลาอัปเดตข้อมูลล่าสุดแสดงว่าข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์เป็นข้อมูลใหม่เพียงใด โดยระบุเวลาที่ดึงระเบียนจากระบบต้นทางและโหลดเข้าสู่สภาพแวดล้อม process mining ครั้งล่าสุด.

แอตทริบิวต์นี้จำเป็นต่อการติดตามการปฏิบัติการและช่วยให้มั่นใจว่าการวิเคราะห์อ้างอิงข้อมูลปัจจุบัน ผู้ใช้จึงเห็นความล่าช้าระหว่างเหตุการณ์จริงกับข้อมูลที่แสดงในแบบจำลองกระบวนการได้ แดชบอร์ดและ KPI ที่ติดตามการปฏิบัติการต่อเนื่องต้องอาศัยข้อมูลนี้เพื่อแสดงผลวิเคราะห์ที่ทันเวลาและเกี่ยวข้อง.

ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่าข้อมูลเป็นปัจจุบันเพียงใด ซึ่งสำคัญต่อการวิเคราะห์ให้ได้ผลที่เกี่ยวข้องและทันสมัย.

โดยทั่วไปเครื่องมือเชื่อมต่อข้อมูลหรือ ETL (Extract, Transform, Load) จะเพิ่มข้อมูลนี้ระหว่างโหลดข้อมูล.

ID ใบสั่งซื้อคือหมายเลขเฉพาะของเอกสาร PO ที่สร้างจากคำขอซื้อที่ได้รับอนุมัติแล้ว ฟิลด์นี้เชื่อมกระบวนการขอซื้อกับกระบวนการจัดซื้อและชำระเงินในขั้นตอนถัดไป.

แอตทริบิวต์นี้สำคัญต่อการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการแปลงคำขอซื้อเป็น PO โดยยืนยันว่าคำขอซื้อทำให้เกิดใบสั่งซื้อ และช่วยวัดเวลาที่ใช้ในการแปลงคำขอ การวิเคราะห์ว่าคำขอใดมี PO ที่เกี่ยวข้องช่วยให้องค์กรประเมินประสิทธิภาพของขั้นตอนก่อนจัดซื้อ และระบุคำขอที่ได้รับอนุมัติแต่ไม่ได้ดำเนินการต่อจนเสร็จ.

เชื่อมคำขอซื้อกับกระบวนการจัดซื้อในขั้นตอนถัดไป ช่วยวิเคราะห์อัตราและระยะเวลาการแปลงคำขอซื้อเป็น PO.

มักพบในข้อมูลเอกสารคำขอซื้อหลังจากสร้าง PO แล้ว บางครั้งอยู่ในตารางเอกสารที่เกี่ยวข้องหรือลำดับเอกสาร.

ชื่อผู้ขอระบุบุคคลที่เริ่มคำขอซื้อ โดยทั่วไปคือผู้ใช้ทางธุรกิจที่ต้องการสินค้าหรือบริการ.

การวิเคราะห์กระบวนการแยกตามผู้ขอช่วยให้เห็นรูปแบบที่เกี่ยวข้องกับบุคคลหรือกลุ่มต่างๆ ตัวอย่างเช่น อาจพบว่าผู้ขอบางรายส่งคำขอที่ข้อมูลไม่ครบหรือไม่เป็นไปตามข้อกำหนดบ่อยครั้ง จนต้องทำงานซ้ำ ข้อมูลนี้นำไปใช้จัดการฝึกอบรมให้ตรงจุด หรือปรับขั้นตอนขอซื้อให้ใช้ง่ายขึ้นสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่พบบ่อย ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนด.

ช่วยให้เห็นพฤติกรรมของผู้ใช้แต่ละราย และจัดการฝึกอบรมหรือปรับปรุงกระบวนการให้เหมาะกับบุคคลหรือทีมได้.

พบในข้อมูลส่วนหัวของคำขอซื้อ โดยมักเชื่อมโยงกับข้อมูลหลักของพนักงาน.

ประเภทคำขอซื้อใช้จำแนกคำขอตามลักษณะหรือวัตถุประสงค์ ตัวอย่างเช่น ขอวัสดุทั่วไป บริการ ค่าใช้จ่ายลงทุน หรือสินค้าจากแค็ตตาล็อก การจำแนกนี้มักกำหนดเวิร์กโฟลว์อนุมัติและวิธีบันทึกบัญชี.

การวิเคราะห์กระบวนการแยกตามประเภทคำขอช่วยให้เข้าใจว่าคำขอแต่ละประเภทใช้เส้นทางหรือมีประสิทธิภาพต่างกันหรือไม่ ตัวอย่างเช่น คำขอค่าใช้จ่ายลงทุนอาจมีรอบเวลานานกว่าเพราะต้องผ่านการอนุมัติเพิ่ม ส่วนคำขอสินค้าจากแค็ตตาล็อกทั่วไปอาจทำงานโดยอัตโนมัติได้มาก การวิเคราะห์นี้ช่วยออกแบบและปรับปรุงกระบวนการให้เหมาะกับคำขอแต่ละประเภท.

ช่วยวิเคราะห์เส้นทางกระบวนการที่แตกต่างกันได้ เนื่องจากประเภทคำขอมักกำหนดเวิร์กโฟลว์อนุมัติและระดับความซับซ้อนที่ต้องใช้.

โดยทั่วไปจัดเก็บข้อมูลนี้เป็นรหัสประเภทเอกสารหรือรหัสหมวดหมู่ในข้อมูลส่วนหัวของคำขอซื้อ.

แอตทริบิวต์แผนกระบุหน่วยงานที่รับผิดชอบการซื้อ เช่น 'การตลาด' 'ไอที' หรือ 'การเงิน' เป็นข้อมูลสำคัญด้านการเงินและองค์กรที่ใช้วางงบประมาณและจัดสรรค่าใช้จ่าย.

ใน process mining การวิเคราะห์ข้อมูลแยกตามแผนกเป็นวิธีที่ใช้กันทั่วไป ช่วยเปรียบเทียบประสิทธิภาพระหว่างหน่วยธุรกิจ และระบุได้ว่าแผนกใดทำงานได้มีประสิทธิภาพหรือแผนกใดอาจต้องการความช่วยเหลือ การวิเคราะห์นี้ช่วยให้เห็นความแตกต่างด้านรอบเวลา อัตราการอนุมัติ หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับรูปแบบการซื้อหรือขั้นตอนภายในของแต่ละแผนก.

ช่วยเปรียบเทียบประสิทธิภาพและวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายระหว่างหน่วยธุรกิจ พร้อมแสดงรูปแบบกระบวนการเฉพาะของแต่ละแผนก.

โดยทั่วไปมีอยู่ในข้อมูลส่วนหัวหรือรายการของคำขอซื้อ และเชื่อมโยงกับโครงสร้างองค์กร.

มูลค่าคำขอซื้อคือมูลค่ารวมของสินค้าและบริการทั้งหมดที่ระบุในคำขอซื้อ เป็นตัวชี้วัดทางการเงินสำคัญที่ใช้ตลอดกระบวนการจัดซื้อ.

ในการวิเคราะห์กระบวนการ แอตทริบิวต์นี้สำคัญต่อการกรองและวิเคราะห์ตามมูลค่า ช่วยแบ่งคำขอเป็นกลุ่ม เช่น มูลค่าสูงและมูลค่าต่ำ ซึ่งมักมีเวิร์กโฟลว์อนุมัติและระดับความเสี่ยงต่างกัน การวิเคราะห์รอบเวลาหรืออัตราการปฏิเสธตามมูลค่าคำขออาจเผยให้เห็นว่าคำขอมูลค่าสูงใช้เวลาอนุมัตินานกว่ามากหรือถูกปฏิเสธบ่อยกว่า ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นในการปรับปรุงกระบวนการ.

ช่วยให้วิเคราะห์ตามมูลค่าได้ จึงจัดลำดับความสำคัญของคำขอมูลค่าสูงและทำความเข้าใจผลของมูลค่าทางการเงินต่อกระบวนการได้.

โดยทั่วไปพบในข้อมูลส่วนหัวของธุรกรรมคำขอซื้อหรือตารางเอกสาร.

แอตทริบิวต์สกุลเงินระบุหน่วยเงินของมูลค่าคำขอซื้อ องค์กรข้ามชาติอาจสร้างคำขอซื้อเป็นสกุลเงินต่างกันตามที่ตั้งของผู้ขอหรือผู้ขาย.

ฟิลด์นี้จำเป็นต่อการรายงานและวิเคราะห์ทางการเงินให้ถูกต้อง ช่วยให้ตีความมูลค่าเงินได้ถูกต้องและแปลงสกุลเงินได้เมื่อนำข้อมูลจากหลายภูมิภาคมารวมกัน การวิเคราะห์มูลค่าคำขอซื้อต้องคำนึงถึงสกุลเงิน เพื่อไม่ให้เปรียบเทียบจำนวนเงินคนละสกุลกันโดยตรง.

ข้อมูลนี้ให้บริบทที่จำเป็นสำหรับข้อมูลทางการเงิน ช่วยให้ตีความและรวมมูลค่าคำขอซื้อจากหลายภูมิภาคได้อย่างถูกต้อง.

โดยทั่วไปอยู่ในข้อมูลส่วนหัวของธุรกรรมคำขอซื้อ ใกล้กับฟิลด์จำนวนเงิน.

สถานะคำขอซื้อแสดงสถานะของคำขอ ณ เวลาหนึ่งหรือผลลัพธ์สุดท้าย สถานะที่พบบ่อย ได้แก่ 'กำลังดำเนินการ' 'รออนุมัติ' 'อนุมัติแล้ว' 'ปฏิเสธแล้ว' และ 'ปิดแล้ว'.

แอตทริบิวต์นี้จำเป็นต่อการวิเคราะห์ผลลัพธ์และติดตามการปฏิบัติการ นักวิเคราะห์สามารถกรองคำขอตามสถานะสุดท้ายเพื่อคำนวณตัวชี้วัด เช่น อัตราการปฏิเสธหรืออัตราการแปลงเป็น PO ในการปฏิบัติการ ข้อมูลนี้ช่วยให้ทีมเห็นภาระงานปัจจุบัน เช่น จำนวนคำขอที่รออนุมัติ และจัดลำดับงานพร้อมบริหารทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม.

ช่วยให้เห็นผลลัพธ์ของคำขอซื้ออย่างชัดเจน คำนวณตัวชี้วัดสำคัญ เช่น อัตราการปฏิเสธ และบริหารภาระงานในการปฏิบัติการได้.

โดยทั่วไปพบในฟิลด์สถานะส่วนหัวของเอกสารคำขอซื้อ.

ชื่อผู้ใช้ระบุผู้รับผิดชอบแต่ละกิจกรรมในบันทึกกระบวนการ โดยเป็นแอตทริบิวต์ทั่วไปที่ใช้บันทึกผู้ขอ ผู้แก้ไข ผู้อนุมัติ หรือบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องกับใบขอซื้อ

แอตทริบิวต์นี้สำคัญต่อการวิเคราะห์ทรัพยากรและระบบอัตโนมัติ ช่วยให้เห็นการส่งต่องานระหว่างผู้ใช้ตามหลักการตรวจสอบโดยบุคคลสองคน และคำนวณอัตราการทำงานอัตโนมัติได้โดยแยกกิจกรรมที่ดำเนินการโดยผู้ใช้ระบบหรือผู้ใช้แบบกลุ่ม การวิเคราะห์กิจกรรมแยกตามผู้ใช้ยังช่วยให้เข้าใจว่าบทบาทต่างๆ ทำงานร่วมกันอย่างไร.

แอตทริบิวต์นี้จำเป็นต่อการทำความเข้าใจการส่งต่องานระหว่างผู้ใช้ การวิเคราะห์ระบบอัตโนมัติ และการระบุผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการให้ถูกต้อง.

ข้อมูลนี้อยู่ในเส้นทางการตรวจสอบหรือบันทึกเหตุการณ์ของแต่ละธุรกรรม โดยมักจัดเก็บเป็น User ID.

ชื่อผู้อนุมัติระบุบุคคล บทบาท หรือกลุ่มที่ดำเนินการอนุมัติหรือปฏิเสธในเวิร์กโฟลว์ ซึ่งแตกต่างจากผู้ขอหรือผู้ใช้ทั่วไปที่อาจทำกิจกรรมอื่น.

แอตทริบิวต์นี้สำคัญต่อการวิเคราะห์กระบวนการอนุมัติโดยตรง ช่วยวัดประสิทธิภาพของผู้อนุมัติ เช่น เวลาเฉลี่ยที่ใช้ตัดสินใจ และแสดงการกระจายภาระงานเพื่อให้เห็นว่าผู้อนุมัติบางรายเป็นคอขวดของกระบวนการหรือไม่ การวิเคราะห์นี้ช่วยจัดสรรทรัพยากรและบริหารประสิทธิภาพภายในสายการอนุมัติได้ดีขึ้น.

ช่วยวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์อนุมัติได้อย่างละเอียด ทั้งภาระงานและประสิทธิภาพของผู้อนุมัติ รวมถึงการระบุคอขวด.

บันทึกไว้ในบันทึกเหตุการณ์หรือบันทึกการตรวจสอบของกิจกรรมที่เกี่ยวกับการอนุมัติ อาจต้องเชื่อมข้อมูลกับข้อมูลหลักของพนักงาน.

ระดับความเร่งด่วน ซึ่งบางครั้งเรียกว่าลำดับความสำคัญ เป็นฟิลด์ที่ผู้ขอใช้ระบุว่าต้องการสินค้า或บริการเร็วเพียงใด การจัดประเภทนี้อาจมีผลต่อวิธีส่งต่อคำขอและการจัดลำดับความสำคัญของทีมจัดซื้อและผู้อนุมัติ.

การวิเคราะห์ประสิทธิภาพกระบวนการตามระดับความเร่งด่วนช่วยให้ทราบว่ากระบวนการตอบสนองความต้องการทางธุรกิจได้ดีหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ตรวจสอบได้ว่าคำขอเร่งด่วนระดับ 'สูง' ดำเนินการเร็วกว่าคำขอระดับ 'ต่ำ' จริงหรือไม่ หากไม่เป็นเช่นนั้น อาจมีคอขวดหรือกลไกจัดลำดับความสำคัญทำงานไม่ตามที่ควร ซึ่งควรได้รับการแก้ไข.

ช่วยประเมินว่ากระบวนการจัดลำดับความสำคัญให้คำขอเร่งด่วนได้เหมาะสมหรือไม่ และระดับความเร่งด่วนที่ระบุตรงกับความเร็วในการดำเนินการจริงหรือไม่.

โดยทั่วไปเป็นฟิลด์ที่เลือกกรอกหรือจำเป็นต้องกรอกในแบบฟอร์มสร้างคำขอซื้อ และจัดเก็บไว้ในส่วนหัวของคำขอ.

ผู้ขอระบุวันที่ต้องการรับสินค้าเพื่อกำหนดเส้นตายในการดำเนินการ วันที่นี้ใช้เป็นเป้าหมายตลอดกระบวนการจัดซื้อ ตั้งแต่การอนุมัติใบขอซื้อจนถึงการส่งมอบ

แอตทริบิวต์นี้ช่วยวิเคราะห์ความตรงต่อเวลาของกระบวนการและความสอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจ เมื่อนำวันที่ต้องการรับสินค้าไปเปรียบเทียบกับวันที่สร้างใบสั่งซื้อหรือวันที่ส่งมอบจริง องค์กรจะวัดได้ว่าสามารถทำตามข้อตกลงระดับการให้บริการภายในได้หรือไม่ และตอบคำถามสำคัญได้ เช่น กระบวนการจัดซื้อรวดเร็วพอที่จะทันกำหนดเวลาทางธุรกิจหรือไม่.

ใช้เป็นเกณฑ์วัดผลการดำเนินงานของกระบวนการเทียบกับกำหนดเวลาทางธุรกิจ และประเมินความสามารถในการส่งมอบตรงเวลา.

โดยทั่วไปผู้ใช้จะกรอกข้อมูลนี้เมื่อสร้างใบขอซื้อ และจัดเก็บไว้ในส่วนหัวของใบขอซื้อหรือรายละเอียดรายการสินค้า.

เหตุผลที่ปฏิเสธเป็นฟิลด์ข้อความหรือรหัสที่อธิบายสาเหตุที่ไม่อนุมัติคำขอซื้อ ผู้อนุมัติให้ข้อมูลนี้เพื่อแจ้งผู้ขอ ซึ่งอาจต้องแก้ไขและส่งคำขออีกครั้ง.

แอตทริบิวต์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งต่อการวิเคราะห์หาสาเหตุรากของปัญหาในกระบวนการ การจัดหมวดหมู่และวิเคราะห์เหตุผลที่ปฏิเสธช่วยให้องค์กรเห็นปัญหาที่พบบ่อย เช่น 'รหัสบัญชีแยกประเภทไม่ถูกต้อง' 'เกินงบประมาณ' หรือ 'ผู้ขายไม่เป็นไปตามข้อกำหนด' ข้อมูลเชิงลึกนี้นำไปสู่การปรับปรุงที่ตรงจุด เช่น ฝึกอบรมผู้ขอให้ดีขึ้น สื่อสารนโยบายให้ชัดเจน หรือปรับปรุงระบบเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่พบบ่อย.

ช่วยให้ทราบโดยตรงว่าคำขอซื้อไม่ผ่านเพราะเหตุใด จึงวิเคราะห์หาสาเหตุรากเพื่อลดการทำงานซ้ำและเพิ่มอัตราการอนุมัติตั้งแต่ครั้งแรกได้.

โดยทั่วไปบันทึกไว้ในฟิลด์ความคิดเห็นหรือหมายเหตุที่เชื่อมโยงกับกิจกรรม 'ปฏิเสธแล้ว' หรือการเปลี่ยนสถานะ.