เทมเพลตข้อมูลการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณ

ชื่อกิจกรรมอธิบายขั้นตอนหรือการเปลี่ยนสถานะหนึ่งรายการในกระบวนการจัดการค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่น 'สร้างรายงานค่าใช้จ่ายแล้ว' 'ผู้จัดการอนุมัติแล้ว' 'ทำเครื่องหมายการละเมิดนโยบาย' และ 'จ่ายเงินคืนแล้ว' กิจกรรมเหล่านี้เรียงต่อกันเป็นลำดับการทำงานของรายงานค่าใช้จ่ายแต่ละฉบับ

ในการวิเคราะห์ process mining คุณลักษณะนี้สำคัญต่อการค้นหาโมเดลกระบวนการที่เกิดขึ้นจริง ช่วยให้นักวิเคราะห์เห็นแผนผังกระบวนการ ระบุคอขวดที่ทำให้กิจกรรมใช้เวลานาน ค้นหาการวนกลับไปแก้ไข เช่น 'ส่งรายงานกลับไปแก้ไข' และชี้ให้เห็นรูปแบบกระบวนการที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐาน ชื่อกิจกรรมที่ชัดเจนและมีรายละเอียดเหมาะสมส่งผลโดยตรงต่อคุณภาพของข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการ.

คุณลักษณะนี้กำหนดขั้นตอนของกระบวนการ ทำให้แสดงแผนผังกระบวนการและวิเคราะห์รูปแบบกับความเบี่ยงเบนของเวิร์กโฟลว์ได้.

ได้จากบันทึกเหตุการณ์ ตารางการเปลี่ยนสถานะ หรือรายการธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับรายงานค่าใช้จ่าย.

รหัสรายงานค่าใช้จ่ายเป็นคีย์เฉพาะที่กำหนดให้กับรายงานค่าใช้จ่ายแต่ละฉบับที่พนักงานส่ง รหัสนี้เชื่อมโยงทุกขั้นตอนของกระบวนการ ตั้งแต่การสร้างและส่งรายงาน การอนุมัติ การปฏิเสธที่อาจเกิดขึ้น ไปจนถึงการจ่ายเงินคืน

ใน process mining คุณลักษณะนี้เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างกรณีของกระบวนการขึ้นใหม่ รหัสรายงานค่าใช้จ่ายแต่ละรหัสแทนกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายหนึ่งกรณี การวิเคราะห์เส้นทางของแต่ละรหัสช่วยให้เห็นภาพการไหลของกระบวนการ คำนวณระยะเวลาของรายงานแต่ละฉบับ และระบุความแตกต่างในการจัดการรายงาน.

นี่คือรหัสกรณีที่จำเป็นสำหรับเชื่อมโยงเหตุการณ์ทั้งหมดตลอดวงจรของรายงานค่าใช้จ่าย ทำให้ติดตามกระบวนการได้ตั้งแต่ต้นจนจบ.

โดยทั่วไปอยู่ในข้อมูลส่วนหัวของรายงานค่าใช้จ่าย หรือตารางธุรกรรมหลักของกระบวนการค่าใช้จ่าย.

เวลาที่เกิดเหตุการณ์หรือการประทับเวลาใช้บันทึกช่วงเวลาที่กิจกรรมเกิดขึ้น และระบุลำดับเหตุการณ์ของรายงานค่าใช้จ่ายแต่ละฉบับ ซึ่งจำเป็นต่อการสร้างลำดับเวลาของกระบวนการให้ถูกต้อง

ใน process mining การประทับเวลาเป็นพื้นฐานของการวิเคราะห์ด้านเวลาทั้งหมด ใช้คำนวณตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่สำคัญ เช่น ระยะเวลาระหว่างกิจกรรม ระยะเวลาดำเนินการตั้งแต่ต้นจนจบ และเวลารอ การวิเคราะห์การประทับเวลาช่วยให้องค์กรระบุความล่าช้าในกระบวนการอนุมัติ วัดประสิทธิภาพการจ่ายเงินคืน และติดตามผลการดำเนินงานเทียบกับข้อตกลงระดับการให้บริการ.

การประทับเวลานี้จำเป็นต่อการเรียงเหตุการณ์ตามลำดับเวลาและคำนวณตัวชี้วัดด้านระยะเวลาทั้งหมด เช่น ระยะเวลาของวงจรและคอขวด.

พบในบันทึกเหตุการณ์หรือข้อมูลธุรกรรม โดยมักใช้ชื่อว่า 'วันที่สร้าง' 'การประทับเวลา' หรือ 'วันที่เกิดเหตุการณ์'.

คุณลักษณะระบบต้นทางระบุแหล่งที่มาของข้อมูลกระบวนการ ในองค์กรสมัยใหม่ การจัดการค่าใช้จ่ายอาจเกี่ยวข้องกับระบบที่เชื่อมต่อกันหลายระบบ เช่น ระบบ HR สำหรับข้อมูลพนักงาน เครื่องมือจัดการค่าใช้จ่ายสำหรับส่งรายงาน และ ERP สำหรับบันทึกรายการทางการเงิน ฟิลด์นี้ช่วยแยกข้อมูลจากแต่ละแหล่งได้

ข้อมูลนี้มีประโยชน์ต่อการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและทำความเข้าใจระบบเทคโนโลยีที่รองรับกระบวนการ หากปัญหาของกระบวนการกระจุกอยู่ในข้อมูลจากระบบใดระบบหนึ่ง อาจชี้ถึงปัญหาการเชื่อมต่อหรือปัญหาภายในแอปพลิเคชันนั้น นอกจากนี้ยังช่วยให้เข้าใจบริบทและแหล่งข้อมูลหลักของแต่ละขั้นตอนในกระบวนการ.

ระบุแหล่งที่มาของข้อมูล ซึ่งจำเป็นต่อการกำกับดูแลข้อมูล การแก้ไขปัญหา และการทำความเข้าใจความแตกต่างของกระบวนการในแต่ละแพลตฟอร์ม.

ข้อมูลนี้มักเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการดึงข้อมูลหรือข้อมูลเมตา และอาจเพิ่มเข้ามาระหว่างการเตรียมข้อมูล.

เวลาที่อัปเดตข้อมูลล่าสุดระบุเวลาที่ดึงหรือซิงค์ข้อมูลจากระบบต้นทางครั้งล่าสุด ช่วยกำหนดขอบเขตเวลาของข้อมูลที่ใช้ในการวิเคราะห์ และทำให้ผู้เกี่ยวข้องทุกคนทราบว่าข้อมูลเป็นปัจจุบันเพียงใด

ในบริบทของ process mining คุณลักษณะนี้สำคัญต่อความถูกต้องของข้อมูลและการรายงาน ช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่ากำลังดูข้อมูลแบบเรียลไทม์หรือภาพข้อมูลย้อนหลัง ซึ่งสำคัญเป็นพิเศษสำหรับแดชบอร์ดติดตามผลอย่างต่อเนื่องที่ต้องใช้ข้อมูลทันเวลา นอกจากนี้ยังช่วยตรวจสอบปัญหาในกระบวนการส่งข้อมูล โดยยืนยันว่ามีการรีเฟรชข้อมูลตามกำหนด.

ช่วยให้เห็นชัดเจนว่าข้อมูลเป็นปัจจุบันเพียงใด ซึ่งสำคัญต่อความถูกต้องและความเกี่ยวข้องของการวิเคราะห์กระบวนการหรือแดชบอร์ดติดตามผล.

โดยทั่วไปเครื่องมือเชื่อมต่อข้อมูลหรือ ETL (Extract, Transform, Load) จะสร้างและจัดเก็บข้อมูลนี้ระหว่างการโหลดข้อมูล.

ธงระบุการละเมิดนโยบายเป็นค่าแบบจริงหรือเท็จที่บอกว่าระบบหรือผู้ใช้ตรวจพบว่ารายงานค่าใช้จ่ายไม่เป็นไปตามนโยบายการใช้จ่ายของบริษัทหรือไม่ การละเมิดอาจรวมถึงการใช้จ่ายเกินวงเงิน การใช้ผู้ขายที่ไม่ได้รับอนุมัติ หรือการขาดเอกสารประกอบที่ถูกต้อง

ธงนี้เป็นข้อมูลสำคัญสำหรับการวิเคราะห์การปฏิบัติตามข้อกำหนด ช่วยให้องค์กรคำนวณอัตราการละเมิดนโยบายโดยรวม และเจาะลึกเพื่อดูว่าแผนก หมวดค่าใช้จ่าย หรือพนักงานกลุ่มใดมีการละเมิดมากที่สุด การทำความเข้าใจความถี่และลักษณะของการละเมิดช่วยปรับปรุงนโยบาย เพิ่มประสิทธิภาพการตรวจสอบอัตโนมัติ และจัดการฝึกอบรมให้ตรงจุด เพื่อลดการใช้จ่ายที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดและข้อยกเว้นในกระบวนการ.

ช่วยติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยตรง ด้วยการทำเครื่องหมายรายงานที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด เพื่อวัดและลดการละเมิดนโยบาย.

ธงหรือฟิลด์ในส่วนหัวหรือข้อมูลรายการย่อยของรายงานค่าใช้จ่าย ซึ่งมักกำหนดโดยระบบกฎของระบบ.

คุณลักษณะผู้ใช้ระบุบุคคลหรือระบบอัตโนมัติที่รับผิดชอบขั้นตอนหนึ่งของกระบวนการ เช่น พนักงานผู้ส่งรายงาน ผู้จัดการผู้อนุมัติ หรือสมาชิกทีมการเงินที่ดำเนินการจ่ายเงินคืน

การวิเคราะห์กระบวนการแยกตามผู้ใช้จำเป็นต่อการทำความเข้าใจการกระจายภาระงานและประสิทธิภาพของแต่ละคน รวมถึงการระบุผู้ที่อาจทำให้เกิดความล่าช้า ตัวอย่างเช่น อาจพบว่าผู้จัดการบางคนเป็นคอขวดในขั้นอนุมัติ ข้อมูลนี้ยังช่วยวิเคราะห์การจัดสรรทรัพยากร และทำให้ตรวจสอบความรับผิดชอบกับเส้นทางการตรวจสอบได้ตลอดกระบวนการ.

ระบุผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน ช่วยวิเคราะห์ภาระงาน เปรียบเทียบประสิทธิภาพ และระบุคอขวดที่เกี่ยวข้องกับบุคคลหรือทีมใดทีมหนึ่ง.

มีอยู่ในบันทึกเหตุการณ์หรือประวัติธุรกรรม โดยมักเชื่อมโยงกับรหัสผู้ใช้หรือรหัสพนักงาน.

ผู้ยื่นรายงานคือพนักงานที่มีค่าใช้จ่ายและเริ่มกระบวนการเบิกคืนด้วยการสร้างรายงานค่าใช้จ่าย โดยทั่วไปคุณลักษณะนี้จะเหมือนกันในทุกเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับรายงานค่าใช้จ่ายกรณีเดียวกัน

ขณะที่คุณลักษณะ 'ผู้ใช้' ทั่วไประบุผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน คุณลักษณะ 'ผู้ยื่นรายงาน' จะระบุเจ้าของรายงานตลอดทั้งกรณีอย่างสม่ำเสมอ ช่วยวิเคราะห์ประสบการณ์ของพนักงาน เช่น ระบุผู้ที่รายงานถูกปฏิเสธบ่อยหรือผู้ที่ละเมิดนโยบายเป็นประจำ ข้อมูลนี้ใช้วางแผนการสื่อสารหรือการฝึกอบรมให้ตรงจุด เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนดตั้งแต่ต้น.

ระบุเจ้าของรายงานค่าใช้จ่าย ช่วยวิเคราะห์พฤติกรรมของพนักงาน เช่น ค้นหาผู้ที่ละเมิดนโยบายบ่อยหรือเป็นสาเหตุให้ต้องแก้ไขงานซ้ำ.

พบในข้อมูลส่วนหัวของรายงานค่าใช้จ่าย โดยเชื่อมโยงกับพนักงานผู้สร้างระเบียน.

คุณลักษณะนี้ระบุหน่วยงานที่พนักงานผู้ส่งรายงานสังกัด เช่น 'ฝ่ายขาย' 'วิศวกรรม' หรือ 'การตลาด' โดยมักเชื่อมโยงกับศูนย์ต้นทุนที่รับผิดชอบค่าใช้จ่าย

แผนกของพนักงานเป็นมิติหลักสำหรับการวิเคราะห์เปรียบเทียบ ช่วยดูข้อมูลกระบวนการโดยกรองตามแผนก และอาจเผยให้เห็นความแตกต่างของพฤติกรรมอย่างชัดเจน เช่น แผนกหนึ่งอาจมีอัตราการละเมิดนโยบายสูงกว่า หรือใช้เวลาอนุมัตินานกว่าแผนกอื่น ข้อมูลเชิงลึกนี้ช่วยให้ผู้บริหารพิจารณาจัดการฝึกอบรม ปรับกระบวนการ หรือชี้แจงนโยบายให้เหมาะกับแต่ละทีม.

ช่วยเปรียบเทียบหน่วยธุรกิจและระบุรูปแบบการทำงานเฉพาะแผนก คอขวด หรือปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด.

โดยทั่วไปดึงข้อมูลจากระเบียนข้อมูลหลักของพนักงานที่เชื่อมโยงกับรายงานค่าใช้จ่าย.

ยอดรวมคือผลรวมของรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดในรายงานค่าใช้จ่ายหนึ่งฉบับ เป็นมูลค่ารวมที่ต้องผ่านการอนุมัติและเบิกคืน

คุณลักษณะนี้จำเป็นต่อการวิเคราะห์ทางการเงินด้วย process mining ช่วยแบ่งรายงานค่าใช้จ่ายตามช่วงมูลค่า เช่น มูลค่าสูงและมูลค่าต่ำ ซึ่งมักมีเส้นทางอนุมัติต่างกัน นักวิเคราะห์ใช้ข้อมูลนี้คำนวณค่าใช้จ่ายเฉลี่ยต่อรายงาน ตรวจสอบผลกระทบทางการเงินจากการแก้ไขงานซ้ำและการปฏิเสธ รวมถึงระบุแนวโน้มการใช้จ่ายได้ เมื่อนำยอดรวมมาเปรียบเทียบกับระยะเวลาของวงจร จะช่วยให้เห็นว่ารายงานมูลค่าสูงใช้เวลาอนุมัตินานกว่าหรือไม่.

ช่วยวิเคราะห์ผลกระทบทางการเงิน ระบุรูปแบบการใช้จ่าย และแบ่งกระบวนการตามมูลค่าของรายงานได้.

มีอยู่ในข้อมูลส่วนหัวของรายงานค่าใช้จ่าย โดยมักคำนวณจากผลรวมของยอดเงินทุกรายการ.

คุณลักษณะสกุลเงินระบุหน่วยเงินของยอดรวม ในองค์กรที่ดำเนินงานทั่วโลก พนักงานอาจส่งรายการค่าใช้จ่ายเป็นสกุลเงินต่างกัน ฟิลด์นี้จึงให้บริบทที่จำเป็นสำหรับมูลค่าทางการเงินทั้งหมด

คุณลักษณะนี้สำคัญต่อการวิเคราะห์ทางการเงินที่ถูกต้อง โดยเฉพาะในองค์กรที่ดำเนินงานหลายประเทศ ช่วยให้ตีความมูลค่าเงินและแปลงเป็นสกุลเงินเดียวกันเพื่อจัดทำรายงานรวมได้อย่างถูกต้อง หากไม่มีข้อมูลนี้ การเปรียบเทียบยอดรวมของรายงานที่เป็น JPY กับ USD ก็ไม่มีความหมาย คุณลักษณะนี้เป็นพื้นฐานของแดชบอร์ดที่แสดงยอดใช้จ่ายรวม ค่าใช้จ่ายเฉลี่ย และ KPI ทางการเงินในแต่ละภูมิภาค.

ให้บริบทที่จำเป็นสำหรับมูลค่าทางการเงินทั้งหมด ช่วยให้รายงานและเปรียบเทียบข้อมูลทางการเงินระหว่างภูมิภาคหรือประเทศได้อย่างถูกต้อง.

โดยทั่วไปจัดเก็บไว้ข้างฟิลด์จำนวนเงินในข้อมูลส่วนหัวของรายงานค่าใช้จ่าย.

สถานะรายงานแสดงว่ารายงานค่าใช้จ่ายอยู่ในขั้นตอนไหนของกระบวนการ ณ เวลาหนึ่ง หรือแสดงผลลัพธ์สุดท้าย โดยทั่วไปสถานะจะเปลี่ยนเมื่อรายงานผ่านขั้นตอนต่างๆ เช่น การส่ง การอนุมัติ การประมวลผล และการจ่ายเงิน

คุณลักษณะนี้ใช้กรองกรณีเพื่อวิเคราะห์กลุ่มที่สนใจได้ เช่น เลือกเฉพาะรายงานที่ 'ปฏิเสธแล้ว' เพื่อทำความเข้าใจเหตุผล หรือเลือกเฉพาะรายงานที่ 'รออนุมัติ' เพื่อตรวจสอบคอขวดในปัจจุบัน ในแดชบอร์ดจะแสดงภาพรวมภาระงานปัจจุบันและสถานะของรายงานค่าใช้จ่ายที่กำลังดำเนินการ นอกจากนี้ยังใช้ตรวจสอบลำดับกิจกรรมที่สร้างขึ้นสำหรับ process mining ได้ด้วย.

สรุปสถานะของรายงานในภาพรวม ช่วยกรองกรณีและสร้างแดชบอร์ดการปฏิบัติการเพื่อติดตามภาระงานปัจจุบัน.

ฟิลด์ในตารางส่วนหัวหลักของรายงานค่าใช้จ่าย ซึ่งอัปเดตตามความคืบหน้าของรายงานในเวิร์กโฟลว์.

เหตุผลที่ปฏิเสธเป็นฟิลด์ข้อความหรือรหัสที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งอธิบายว่าทำไมรายงานค่าใช้จ่ายจึงไม่ผ่านขั้นอนุมัติ เหตุผลที่พบบ่อย ได้แก่ 'ไม่มีใบเสร็จ' 'เลือกหมวดค่าใช้จ่ายไม่ถูกต้อง' หรือ 'ค่าใช้จ่ายไม่เป็นไปตามนโยบาย'

คุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งต่อการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงของการแก้ไขงานซ้ำ การวิเคราะห์เหตุผลที่ปฏิเสธบ่อยที่สุดช่วยให้บริษัทระบุปัญหาที่เกิดซ้ำได้ ตัวอย่างเช่น หาก 'ไม่มีใบเสร็จ' เป็นเหตุผลอันดับหนึ่ง บริษัทอาจต้องสื่อสารข้อกำหนดด้านเอกสารให้ชัดเจนขึ้น หรือทำให้การแนบใบเสร็จง่ายขึ้น ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ช่วยปรับปรุงกระบวนการให้ตรงจุด เพิ่มอัตราการอนุมัติตั้งแต่ครั้งแรก ลดการแก้ไขงานซ้ำ และย่นระยะเวลารวมของวงจร.

อธิบายสาเหตุของการแก้ไขงานซ้ำ ช่วยปรับปรุงกระบวนการให้ตรงจุดเพื่อลดอัตราการปฏิเสธและเพิ่มโอกาสผ่านการอนุมัติตั้งแต่ครั้งแรก.

บันทึกไว้ในช่องความคิดเห็นหรือรายการตัวเลือกเมื่อผู้อนุมัติดำเนินการ 'ปฏิเสธ' หรือ 'ส่งกลับ'.

ผลการตรวจสอบบันทึกข้อค้นพบจากขั้นตอนตรวจสอบในกระบวนการ การตรวจสอบอาจทำโดยระบบอัตโนมัติเพื่อตรวจสอบกฎการปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือโดยทีมการเงินหรือทีมตรวจสอบ ผลลัพธ์ที่พบบ่อย ได้แก่ ผ่าน ไม่ผ่าน หรือผ่านโดยมีข้อยกเว้น

ข้อมูลนี้ใช้วัดประสิทธิผลของการควบคุมภายในได้โดยตรง เมื่อวิเคราะห์ผลการตรวจสอบ องค์กรจะประเมินความเสี่ยงและคุณภาพของรายการที่ส่งเข้ามาได้ ทั้งยังช่วยระบุจุดที่การควบคุมไม่ทำงานหรือมีการตีความนโยบายผิดซ้ำ ๆ process mining สามารถเชื่อมโยงผลการตรวจสอบกับข้อมูลอื่นเพื่อค้นหาความสัมพันธ์ เช่น ค่าใช้จ่ายบางหมวดหรือบางแผนกมีอัตราการตรวจสอบไม่ผ่านสูงกว่า.

ใช้วัดการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการตรวจสอบการควบคุมภายในได้โดยตรง ช่วยประเมินความเสี่ยงและประสิทธิผลของกฎการตรวจสอบ.

ฟิลด์นี้อัปเดตโดยระบบกฎอัตโนมัติ หรือผู้ใช้จากทีมตรวจสอบหรือฝ่ายการเงินหลังตรวจสอบเสร็จ.

ข้อมูลผู้อนุมัติระบุบุคคลที่อนุมัติหรือปฏิเสธรายการในเวิร์กโฟลว์ หลายกระบวนการมีการอนุมัติหลายระดับ เช่น ผู้จัดการโดยตรงอนุมัติก่อน แล้วจึงส่งต่อให้หัวหน้าแผนกหรือฝ่ายการเงิน

เช่นเดียวกับข้อมูลผู้ใช้ ข้อมูลผู้อนุมัติมีประโยชน์เป็นพิเศษในการวิเคราะห์ขั้นตอนอนุมัติ ซึ่งมักเป็นสาเหตุสำคัญของความล่าช้า คุณสามารถวัดเวลาที่ผู้อนุมัติแต่ละคนใช้ และระบุคอขวดได้ นอกจากนี้ยังสร้างแดชบอร์ดเพื่อแสดงปริมาณงานและผลการดำเนินงานของผู้อนุมัติแต่ละคน ช่วยวางแผนทรัพยากรและระบุความจำเป็นในการอบรมเพิ่มเติมเกี่ยวกับนโยบายค่าใช้จ่าย.

ระบุผู้รับผิดชอบการอนุมัติแต่ละคน เพื่อวิเคราะห์ความล่าช้า ปริมาณงาน และความสม่ำเสมอในการตัดสินใจ.

บันทึกไว้ในบันทึกเหตุการณ์หรือประวัติธุรกรรมของกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการอนุมัติ.

วิธีชำระเงินระบุว่าพนักงานชำระค่าใช้จ่ายนั้นด้วยวิธีใด โดยทั่วไปคือใช้บัตรบริษัทที่องค์กรออกให้ หรือใช้เงินส่วนตัวซึ่งต้องเบิกคืนโดยตรง

ข้อมูลนี้ช่วยแยกกระบวนการหลักสองรูปแบบ ธุรกรรมผ่านบัตรบริษัทมักตรวจสอบได้สะดวกกว่า เพราะข้อมูลส่งตรงจากผู้ให้บริการบัตร ส่วนค่าใช้จ่ายที่สำรองจ่ายเองต้องตรวจสอบเพิ่มเติมและจ่ายเงินคืนให้พนักงานโดยตรง การวิเคราะห์ตามวิธีชำระเงินช่วยเปรียบเทียบระยะเวลาดำเนินการ อัตราการปฏิบัติตามข้อกำหนด และต้นทุนระหว่างสองเส้นทางนี้ รวมถึงชี้โอกาสในการส่งเสริมการใช้บัตรบริษัทเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ.

ช่วยแยกรูปแบบกระบวนการหลัก เช่น การใช้บัตรบริษัทกับการใช้เงินส่วนตัว ซึ่งมักมีระดับความเสี่ยง ประสิทธิภาพ และการควบคุมแตกต่างกัน.

โดยทั่วไปจะระบุไว้ในระดับรายการค่าใช้จ่าย และบอกแหล่งเงินที่ใช้ทำธุรกรรม.

หมวดค่าใช้จ่ายใช้จำแนกประเภทการใช้จ่ายในรายงานค่าใช้จ่าย รายงานหนึ่งฉบับอาจมีหลายหมวด หากมีหลายรายการค่าใช้จ่าย

การวิเคราะห์กระบวนการตามหมวดค่าใช้จ่ายช่วยให้องค์กรเข้าใจรูปแบบการใช้จ่ายและเห็นความแตกต่างของกระบวนการในแต่ละหมวด เช่น ค่าเดินทางต่างประเทศอาจต้องผ่านการอนุมัติหลายขั้นตอนและใช้เวลานานกว่าค่าอุปกรณ์สำนักงาน ข้อมูลนี้ช่วยวิเคราะห์การปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ละเอียดขึ้น และแสดงให้เห็นว่าค่าใช้จ่ายบางหมวดมีแนวโน้มละเมิดนโยบายมากกว่าหมวดอื่นหรือไม่ จึงเป็นข้อมูลสำคัญสำหรับการวางแผนการเงินและงบประมาณ.

ช่วยวิเคราะห์รูปแบบการใช้จ่าย และตรวจสอบได้ว่าค่าใช้จ่ายแต่ละประเภทมีเส้นทางกระบวนการหรืออัตราการปฏิบัติตามข้อกำหนดแตกต่างกันหรือไม่.

โดยทั่วไปข้อมูลนี้อยู่ในระดับรายการค่าใช้จ่ายของรายงาน หากวิเคราะห์ในระดับเคส อาจรวมข้อมูลจากหลายรายการหรือใช้หมวดที่มีสัดส่วนมากที่สุด.