Szablon danych Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie

Czas zdarzenia wskazuje dokładną datę i godzinę rozpoczęcia działania. Ten znacznik czasu pozwala uporządkować zdarzenia chronologicznie i odtworzyć przebieg procesu dla każdego okresu finansowego. Stanowi punkt wyjścia do wszystkich analiz process mining opartych na czasie.

Dokładność czasu zdarzenia ma zasadnicze znaczenie przy obliczaniu KPI, takich jak czas cyklu i czas oczekiwania między działaniami. Analiza różnic czasu między kolejnymi zdarzeniami pomaga wskazać opóźnienia i zrozumieć przebieg zamknięcia w czasie. Informacje te ułatwiają znalezienie sposobów na skrócenie zamknięcia i poprawę efektywności.

Ten wymagany znacznik czasu pozwala prawidłowo uporządkować zdarzenia, obliczyć czas cyklu między działaniami i zmierzyć całkowity czas zamknięcia.

Zazwyczaj występuje jako „Data utworzenia”, „Data księgowania” lub „Data rozpoczęcia” w dziennikach transakcji, nagłówkach dokumentów albo tabelach zdarzeń systemu workflow.

Nazwa działania opisuje pojedynczy krok procesu zamknięcia i uzgadniania okresu, na przykład „Zaksięgowano zapis”, „Zatwierdzono uzgodnienie” lub „Zamknięto okres”. Działania te tworzą sekwencję zdarzeń składających się na cały proces dla danego okresu finansowego.

Analiza kolejności i czasu trwania tych działań stanowi podstawę process mining. Pomaga odtworzyć rzeczywisty przebieg procesu, wykryć wąskie gardła, w których działania trwają zbyt długo, oraz znaleźć odstępstwa od standardowej procedury. Różne nazwy działań pozwalają podzielić proces na części i skupić się na konkretnych podprocesach, takich jak uzgadnianie lub konsolidacja.

Ten atrybut jest niezbędny do wizualizacji mapy procesu, wykrywania wąskich gardeł i analizy kolejności zdarzeń w cyklu zamknięcia.

Dane można pobrać z kodów transakcji, dzienników zdarzeń, opisów zadań w narzędziu workflow lub zmian statusu dokumentów w systemie finansowym.

Okres finansowy oznacza konkretny okres obrachunkowy, na przykład „2023-12” lub „Q4-2023”, w którym wykonywane są wszystkie czynności zamknięcia. Jest centralną sprawą łączącą różne zdarzenia, od zamknięcia ksiąg pomocniczych po przygotowanie końcowych sprawozdań, w jedną instancję procesu od początku do końca.

W process mining analiza działań pogrupowanych według okresu finansowego pozwala zmierzyć całkowity czas zamknięcia okresu. Umożliwia też porównywanie okresów w celu wykrywania trendów oraz poprawy lub pogorszenia wyników. Użycie tego pola jako identyfikatora sprawy pozwala powiązać wszystkie dotyczące jej zapisy księgowe, uzgodnienia i zatwierdzenia z tym samym procesem zamknięcia.

To podstawowy identyfikator sprawy, który grupuje powiązane działania i umożliwia analizę całkowitego czasu oraz efektywności procesu zamknięcia okresu.

Zazwyczaj znajduje się w nagłówku lub sekcji danych ogólnych dokumentów finansowych oraz w systemach zarządzania zadaniami związanymi z zamknięciem okresu.

Ten atrybut zapisuje datę i godzinę ostatniej aktualizacji zbioru danych. Dostarcza ważnego kontekstu do analizy, ponieważ informuje o aktualności danych i określa moment graniczny dla uwzględnionych zdarzeń. Ma to szczególne znaczenie przy monitorowaniu dynamicznego procesu, takiego jak zamknięcie okresu, na dashboardach.

Osoby korzystające z analizy process mining przy podejmowaniu decyzji muszą wiedzieć, jak aktualne są dane. Dzięki temu mogą ocenić, czy widzą pełny obraz historyczny, czy niemal bieżący obraz trwającego zamknięcia. Ten znacznik czasu jest ważnym metadanym, które pomaga zachować integralność danych i zaufanie użytkowników.

Informuje o aktualności danych, dzięki czemu użytkownicy wiedzą, jak bieżąca jest analiza procesu.

Zazwyczaj są to metadane generowane podczas procesu ekstrakcji, transformacji i ładowania danych (ETL).

Atrybut systemu źródłowego wskazuje aplikację lub moduł, w którym zarejestrowano działanie. Proces zamknięcia okresu często obejmuje wiele systemów, na przykład ERP do zapisów księgowych, narzędzie do uzgadniania kont oraz system konsolidacyjny do raportowania.

Śledzenie systemu źródłowego dla każdego zdarzenia pomaga określić, z jakich technologii korzysta proces. Może ujawnić zależności między systemami oraz problemy z integracją danych lub wydajnością konkretnego systemu. Taki widok przydaje się osobom odpowiedzialnym za IT i finanse, które chcą usprawnić środowisko aplikacji lub zdiagnozować opóźnienia powodowane przez określony system.

Wskazuje, w którym systemie odbywa się każdy krok procesu, co ułatwia analizę przekazywania pracy między systemami i diagnozowanie wąskich gardeł związanych z technologią.

Informacja ta często jest częścią mechanizmu ekstrakcji danych lub znajduje się w polach metadanych technicznych tabel źródłowych.

Czas zakończenia wskazuje dokładną datę i godzinę zakończenia danego działania. Czas rozpoczęcia informuje, kiedy działanie się zaczęło, a czas zakończenia pozwala ustalić, ile trwało. Ma to szczególne znaczenie w przypadku zadań o mierzalnym czasie trwania, takich jak przygotowanie złożonego raportu lub ręczne uzgodnienie.

W process mining połączenie czasu rozpoczęcia i czasu zakończenia pozwala obliczyć czas realizacji działania. To podstawowa miara przy wykrywaniu nieefektywnych i wymagających dużych nakładów zasobów kroków. Analiza czasu realizacji pomaga odróżnić czas aktywnej pracy nad zadaniem od oczekiwania na rozpoczęcie kolejnego kroku, dając dokładniejszy obraz działania procesu.

Pozwala obliczyć czas realizacji działania, co pomaga wykrywać nieefektywne zadania i wąskie gardła związane z zasobami.

Może występować jako „Data zakończenia”, „Data ostatniej zmiany” lub znacznik czasu zmiany statusu w tabelach transakcji albo dzienników systemu źródłowego.

Identyfikator zapisu księgowego to unikalny numer lub kod przypisany do pojedynczego dokumentu księgowego. Dokumenty te służą do rejestrowania transakcji finansowych, w tym standardowych zapisów, rozliczeń międzyokresowych i korekt wprowadzanych podczas zamknięcia okresu.

Atrybut ten pozwala szczegółowo analizować obsługę zapisów księgowych. Powiązanie działań z konkretnym identyfikatorem zapisu umożliwia śledzenie jego przebiegu od utworzenia do zaksięgowania, wraz z etapami weryfikacji i zatwierdzania. Jest niezbędny na dashboardach dotyczących ręcznych korekt, ponieważ pomaga określić ich liczbę, wartość i wpływ na proces zamknięcia.

Jednoznacznie identyfikuje dokumenty księgowe, umożliwiając szczegółową analizę liczby zapisów, poprawek i czasu zatwierdzania.

Pole klucza głównego w tabelach nagłówków dokumentów księgowych, często opisane jako „Numer dokumentu” lub „Identyfikator zapisu”.

Kod spółki oznacza konkretną jednostkę prawną lub spółkę zależną w grupie kapitałowej, dla której przeprowadzane jest zamknięcie okresu. Konsolidacja finansowa często wymaga zamknięcia ksiąg wielu jednostek przed przygotowaniem raportów grupowych.

Atrybut ten ma znaczenie przy filtrowaniu danych według struktury organizacyjnej i porównywaniu wyników. Pozwala analitykom zestawiać efektywność i terminowość zamknięcia w różnych spółkach organizacji. Dzięki temu można wskazać dobre praktyki stosowane w jednostkach osiągających lepsze wyniki i wdrożyć je w innych miejscach, a także określić, które jednostki potrzebują dodatkowego wsparcia lub usprawnienia procesu.

Umożliwia porównywanie procesu zamknięcia w różnych jednostkach prawnych, co pomaga wskazać dobre praktyki i obszary wymagające poprawy.

Standardowe pole organizacyjne, które znajduje się w nagłówkach większości tabel transakcji finansowych w systemie ERP.

Kwota transakcji oznacza wartość finansową zdarzenia, zwykle powiązanego z zapisem księgowym lub korektą. Może to być łączna wartość dokumentu, wartość pozycji albo kwota korekty w uzgodnieniu.

Atrybut ten uzupełnia analizę procesu o ważny kontekst biznesowy. Pozwala ustalać priorytety na podstawie wpływu finansowego. Na przykład analiza wartości ręcznych zapisów księgowych pomaga skupić działania automatyzacyjne na korektach o największym znaczeniu. Ułatwia też ocenę ryzyka przez wskazanie transakcji o wysokiej wartości, które mogą wymagać ściślejszych kontroli lub dodatkowych zatwierdzeń.

Dodaje zdarzeniom procesu kontekst finansowy, umożliwiając analizę wartości korekt i ustalanie priorytetów usprawnień na podstawie ich wpływu.

Występuje w tabelach pozycji lub nagłówków dokumentów finansowych, często w polach waluty lokalnej i grupowej.

Ten atrybut wskazuje pracownika lub użytkownika systemu odpowiedzialnego za wykonanie konkretnego zadania w procesie zamknięcia okresu. Może to być księgowy, który zaksięgował zapis, kierownik zatwierdzający uzgodnienie lub analityk przygotowujący sprawozdania finansowe.

Analiza procesu według osoby odpowiedzialnej pomaga zrozumieć rozkład obciążenia pracą i wyniki zespołu, a także wskazać potrzeby szkoleniowe. Może ujawnić, że niektóre osoby stają się wąskim gardłem albo że praca jest nierównomiernie rozłożona w zespole. Taka analiza z perspektywy pracowników wspiera zarządzanie zasobami i poprawę produktywności zespołu w intensywnym okresie zamknięcia.

Umożliwia analizę rozkładu obciążenia pracą i produktywności zespołu oraz wskazanie potrzeb szkoleniowych i ograniczeń zasobów.

Dane można znaleźć w polach takich jak „Nazwa użytkownika”, „Utworzył”, „Identyfikator pracownika” lub „Właściciel” w nagłówkach dokumentów finansowych i dziennikach zadań workflow.

Status uzgodnienia określa stan uzgadniania konta w danym momencie. Typowe statusy to „Nierozpoczęte”, „W toku”, „Przekazane do weryfikacji”, „Odrzucone” i „Zatwierdzone”. Często odpowiadają one działaniom w procesie.

Analiza zmian statusu to jeden z podstawowych sposobów odtworzenia przebiegu uzgadniania. Status pozwala mierzyć wskaźniki, takie jak odsetek uzgodnień zatwierdzonych za pierwszym razem, czyli udział uzgodnień zaakceptowanych bez odrzucenia. Pomaga też wskazać konta lub działy, w których często dochodzi do odrzuceń, co może sygnalizować problemy z jakością lub potrzebę szkoleń.

Śledzi postęp uzgodnień i umożliwia pomiar liczby poprawek, czasu zatwierdzania oraz efektywności całego podprocesu uzgadniania.

Pole statusu zadania lub obiektu uzgodnienia w systemie do zarządzania uzgodnieniami.

Atrybut „Czy zautomatyzowano” to flaga logiczna (prawda/fałsz), która odróżnia zadania wykonane przez człowieka od zadań realizowanych przez proces systemowy, na przykład zaplanowane zadanie wsadowe lub bota RPA. Pozwala określić poziom automatyzacji procesu zamknięcia.

Analiza procesu z uwzględnieniem tego wymiaru pomaga zmierzyć wpływ wdrożonych automatyzacji. Umożliwia śledzenie udziału działań zautomatyzowanych i ręcznych, wskazywanie zadań, które warto zautomatyzować w przyszłości, oraz sprawdzanie, czy istniejące automatyzacje działają zgodnie z oczekiwaniami. Taki widok przydaje się organizacjom, które chcą rozwijać cyfryzację i zwiększać efektywność funkcji finansowej.

Pozwala odróżnić zadania wykonywane przez ludzi od zadań systemowych, zmierzyć poziom automatyzacji i wskazać kolejne możliwości jej wdrożenia.

Można go określić na podstawie identyfikatora użytkownika, na przykład kont systemowych lub botów, kodów transakcji powiązanych z zadaniami wsadowymi albo specjalnych flag w narzędziach workflow.

Atrybut działu wskazuje jednostkę biznesową odpowiedzialną za dane działanie, na przykład finanse, controlling lub zobowiązania. Uzupełnia perspektywę jednostki prawnej, którą zapewnia kod spółki, o perspektywę funkcjonalną.

Analiza procesu według działów pomaga zrozumieć przekazywanie pracy i współpracę między zespołami. Może ujawnić opóźnienia wynikające z oczekiwania na wykonanie zadania przez inny dział. Informacje te pomagają usprawnić komunikację między zespołami i uporządkować workflow obejmujące wiele działów.

Pomaga analizować przekazywanie pracy i wyniki różnych zespołów funkcjonalnych oraz wskazywać możliwości lepszej współpracy między działami.

Dane można uzyskać z kartoteki użytkowników, informacji o centrach kosztów powiązanych z transakcjami lub bezpośrednio z systemów do zarządzania workflow.

Identyfikator uzgodnienia jednoznacznie wskazuje pojedyncze uzgodnienie, na przykład uzgodnienie konkretnego rachunku bankowego za dany okres. Jest podsprawą w ramach całego procesu zamknięcia okresu i grupuje działania związane z przygotowaniem, weryfikacją i zatwierdzeniem tego uzgodnienia.

Śledzenie tego identyfikatora jest niezbędne do szczegółowej analizy podprocesu uzgadniania. Pozwala zmierzyć czas całego cyklu uzgodnienia, od rozpoczęcia do ostatecznego zatwierdzenia. Umożliwia też obliczenie odsetka poprawek przez wskazanie uzgodnień odrzuconych i przekazanych do korekty.

Umożliwia szczegółową analizę podprocesu uzgadniania, w tym czasu cyklu, odsetka poprawek i wąskich gardeł dla poszczególnych uzgodnień.

Podstawowy identyfikator w wyspecjalizowanych systemach lub modułach do uzgadniania kont.

Konto księgi głównej jest podstawowym elementem rachunkowości finansowej. Reprezentuje określony rodzaj aktywów, zobowiązań, kapitału własnego, przychodów lub kosztów. Podczas zamknięcia okresu działania takie jak księgowanie zapisów i uzgadnianie są zawsze powiązane z co najmniej jednym kontem księgi głównej.

Analiza procesu według kont księgi głównej pozwala dokładniej przyjrzeć się pracom związanym z zamknięciem. Pomaga wskazać konta, których uzgadnianie jest najtrudniejsze lub zajmuje najwięcej czasu, a także te, które wymagają największej liczby zapisów korygujących. Wnioski z analizy mogą pomóc uprościć plan kont lub usprawnić praktyki księgowe dotyczące kont o wysokim ryzyku albo dużej liczbie transakcji.

Pozwala dokładniej analizować konta i wskazać te, których uzgadnianie jest najbardziej złożone lub czasochłonne, co ułatwia ukierunkowanie usprawnień procesu.

Występuje w szczegółach pozycji zapisów księgowych oraz jako ważny atrybut w systemach do uzgadniania kont.

Planowana data zakończenia, czyli termin docelowy, określa, kiedy należy zakończyć całe zamknięcie okresu lub jego główne etapy. Jest ważnym elementem kalendarza zamknięcia, który pomaga zespołom finansowym planować pracę.

Porównanie rzeczywistej daty zakończenia procesu z terminem planowanym pozwala mierzyć odsetek zamknięć wykonanych na czas, czyli ważny KPI dla działu finansowego. Analiza odchyleń od planu pomaga ustalić przyczyny opóźnień oraz lepiej planować i realizować zamknięcia w kolejnych okresach. Dzięki temu analiza procesu nie tylko opisuje przebieg prac, ale też pomaga dotrzymywać terminów.

Umożliwia pomiar terminowości względem kalendarza zamknięcia, pomaga wykrywać powtarzające się opóźnienia i usprawniać planowanie kolejnych okresów.

Jest przechowywana w aplikacjach do zarządzania zamknięciem lub zadaniami, a czasem w centralnym kalendarzu albo arkuszu kalkulacyjnym.

Ten atrybut grupuje uzgodnienia według ich charakteru. Typowe rodzaje to uzgodnienia bilansu, rachunków bankowych, transakcji wewnątrzgrupowych, środków trwałych oraz rachunku zysków i strat. Każdy rodzaj może wiązać się z innym poziomem złożoności i ryzyka oraz wymagać odrębnej standardowej procedury.

Podział analizy według rodzaju uzgodnienia pozwala trafniej porównywać wyniki. Na przykład uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych mogą być bardziej złożone i czasochłonne niż proste uzgodnienia rachunków bankowych. Atrybut ten pomaga wyznaczać realistyczne cele i wskazywać konkretne trudności w każdej kategorii uzgodnień.

Umożliwia porównywanie wyników w różnych kategoriach uzgodnień, dając dokładniejszy obraz problemów i efektywności procesu.

Można go określić na podstawie właściwości konta księgi głównej lub odczytać z pola kategorii w narzędziu do zarządzania uzgodnieniami.

Typ zapisu księgowego klasyfikuje dokumenty według ich przeznaczenia lub charakteru. Typowe kategorie to standardowe zapisy z ksiąg pomocniczych, ręczne korekty, rozliczenia międzyokresowe, reklasyfikacje i zapisy odwracające. Klasyfikacja ta wyjaśnia, dlaczego utworzono dany zapis.

Analiza procesu według typu zapisu księgowego pozwala odróżnić rutynowe, zautomatyzowane księgowania od niestandardowych działań ręcznych. Duża liczba zapisów korygujących lub ręcznych może wskazywać na problemy w procesach poprzedzających albo niewystarczający poziom automatyzacji. Analiza pomaga znaleźć możliwości standaryzacji procesu i ograniczenia pracy ręcznej podczas zamknięcia.

Klasyfikuje zapisy księgowe, pozwalając odróżnić rutynowe pozycje od wyjątkowych oraz określić i przeanalizować wpływ ręcznych korekt.

Zazwyczaj jest zapisany w nagłówku dokumentu księgowego jako „Typ dokumentu” lub w podobnym polu klasyfikacyjnym.