Szablon danych do analizy płatności zobowiązań

Ten atrybut zapisuje dokładną datę i godzinę wystąpienia zdarzenia. Pozwala prawidłowo uporządkować czynności w czasie i obliczyć odstępy między kolejnymi krokami.

Dokładność tego pola ma zasadnicze znaczenie przy ustalaniu czasu realizacji, wykrywaniu wąskich gardeł i analizie przepustowości. Na jego podstawie oblicza się wszystkie czasowe KPI, na przykład czas zatwierdzania faktury lub łączny czas od jej otrzymania do zapłaty.

Pozwala uporządkować zdarzenia chronologicznie i obliczyć wszystkie miary oparte na czasie trwania.

Dane można znaleźć w dziennikach systemowych, znacznikach czasu wprowadzania transakcji lub datach modyfikacji.

Ten atrybut określa zdarzenie, które wystąpiło w danym momencie i odzwierciedla cykl życia faktury. Przykłady: utworzenie faktury, wysłanie prośby o zatwierdzenie, nałożenie blokady płatności lub zlecenie płatności.

W process mining to pole wyznacza węzły na mapie procesu. Jest niezbędne do wizualizacji przebiegu pracy i ustalenia kolejności operacji wykonywanych przed rozliczeniem faktury.

Określa przebieg procesu i pozwala pokazać kolejność jego kroków na mapie.

Dane pochodzą z dzienników transakcji, tabel historii zmian statusu lub ścieżek audytu w systemie źródłowym.

Ten atrybut informuje, jak aktualne są dane używane w analizie. Zazwyczaj jest to pole metadanych generowane przez narzędzie do ekstrakcji, a nie pole z samego systemu źródłowego.

Analitycy sprawdzają je, aby ocenić opóźnienie danych w dashboardzie i upewnić się, że odzwierciedlają one bieżący stan procesu. Jest szczególnie przydatne przy diagnozowaniu braku najnowszych transakcji.

Pozwala ocenić aktualność danych i wykryć problemy z synchronizacją.

Wartość generuje potok ETL lub konektor danych podczas ekstrakcji.

Ten atrybut jest głównym kluczem łączącym wszystkie zdarzenia w procesie obsługi zobowiązań. W tym kontekście jest to niemal zawsze numer faktury albo połączenie numeru dostawcy i numeru faktury, które zapewnia unikalność w całym zbiorze danych.

Pozwala odtworzyć pełny przebieg procesu dla każdej faktury. Analitycy wykorzystują to pole do rozróżniania poszczególnych transakcji i obliczania miar na poziomie sprawy, takich jak czas realizacji czy liczba ponownych prac.

To podstawowa jednostka analizy w process mining. Umożliwia śledzenie każdej faktury od momentu jej otrzymania do ostatecznej płatności.

Zazwyczaj znajduje się w tabeli nagłówków faktur lub głównym dzienniku dokumentów systemu ERP.

Ten atrybut wskazuje, który system ERP lub finansowy wygenerował dane. W złożonych środowiskach organizacje mogą równolegle korzystać z wielu instancji SAP, Oracle lub systemów starszego typu.

Pozwala filtrować analizę według instancji systemu i obsługiwać ewentualne kolizje danych, gdy numery faktur nie są unikalne w różnych systemach. Umożliwia też porównywanie wyników procesu w odmiennych środowiskach technicznych.

Pozwala rozróżniać strumienie danych w środowiskach korzystających z wielu systemów.

Zwykle jest to stały ciąg znaków dodawany podczas ekstrakcji lub transformacji danych.

Ten atrybut odzwierciedla datę dokumentu widniejącą na fakturze papierowej lub elektronicznej. Różni się od daty wprowadzenia lub zaksięgowania dokumentu w systemie.

Od tej daty oblicza się wiek faktury. Często stanowi też punkt odniesienia przy ustalaniu terminu płatności na podstawie uzgodnionych warunków. Jest niezbędna do analizy opóźnienia między wystawieniem faktury a jej otrzymaniem lub wprowadzeniem do systemu.

Stanowi punkt odniesienia przy obliczaniu wieku faktury i sprawdzaniu zgodności z warunkami płatności.

Znajduje się w nagłówku faktury jako data dokumentu.

Ten atrybut zapisuje datę przekazania środków lub wystawienia czeku. W niektórych systemach może różnić się od daty rozliczenia, czyli momentu przetworzenia transakcji przez bank.

Oznacza koniec zobowiązania z tytułu danej faktury. Analitycy wykorzystują tę datę do obliczenia pełnego czasu realizacji i sprawdzenia, czy udało się skorzystać ze skonta za wcześniejszą płatność.

Oznacza koniec cyklu i pozwala sprawdzić, czy skorzystano ze skonta.

Znajduje się w tabelach dokumentów płatności lub rozliczeń powiązanych z fakturą.

Ten atrybut określa wartość brutto faktury, która wymaga zapłaty. Zwykle jest zapisana w walucie dokumentu i może wymagać przeliczenia na potrzeby raportów zbiorczych.

Jest potrzebny do analizy skutków finansowych i ustalania priorytetów ulepszania procesów na podstawie wpływu na kapitał obrotowy, a nie tylko liczby spraw. Faktury o wysokiej wartości mogą podlegać innym workflow zatwierdzania niż faktury o niższej wartości.

Umożliwia analizę wartości strat wynikających z nieefektywności procesu oraz ich wpływu na kapitał obrotowy.

Znajduje się w tabeli nagłówków faktur, zwykle pod nazwą kwoty brutto lub kwoty całkowitej.

Ten atrybut wskazuje zewnętrznego partnera uczestniczącego w transakcji. Często jest powiązany z rekordem danych podstawowych zawierającym dodatkowe informacje, takie jak warunki płatności i dane bankowe.

Analiza tego atrybutu pomaga wykryć dostawców, którzy często powodują wyjątki w procesie, na przykład rozbieżności cenowe lub brakujące informacje. Pozwala obliczać czas realizacji i odsetek ponownych prac dla poszczególnych dostawców.

Pozwala porównywać wyniki procesu według dostawcy i wykrywać problematyczne relacje z dostawcami.

Dane znajdują się w nagłówku faktury lub można je pobrać przez połączenie z tabelą danych podstawowych dostawców.

Ten atrybut łączy fakturę z procesem zakupowym. Jeśli jest wypełniony, oznacza fakturę powiązaną z zamówieniem zakupu, która zwykle przechodzi weryfikację dwu- lub trójstronną.

Pozwala obliczyć udział faktur powiązanych z zamówieniem i faktur bez takiego powiązania. Rozbieżności między danymi zamówienia a danymi faktury często prowadzą do blokad płatności i ponownych prac.

Pozwala analizować skuteczność uzgadniania faktur z zamówieniami i rozróżniać przebieg obsługi faktur powiązanych z zamówieniem od pozostałych.

Znajduje się w nagłówku faktury lub tabelach pozycji.

Ten atrybut określa termin zapłaty dostawcy. System zwykle oblicza go, dodając liczbę dni wynikającą z warunków płatności do daty bazowej.

Porównanie rzeczywistej daty płatności z tym terminem pozwala obliczyć odsetek płatności zrealizowanych na czas i miary opóźnień. Informacja ta jest ważna przy zarządzaniu przepływami pieniężnymi oraz zapobieganiu opłatom za opóźnienie i pogorszeniu relacji z dostawcami.

Jest niezbędny do obliczania odsetka płatności zrealizowanych na czas i zarządzania opłatami za opóźnienia.

Znajduje się w nagłówku faktury lub tabelach harmonogramu płatności.

Ten atrybut rozdziela dane według jednostki organizacyjnej, na przykład spółki zależnej, kraju lub podmiotu prawnego. Jest ważny dla dużych przedsiębiorstw działających w wielu regionach.

Pozwala porównywać wyniki różnych jednostek biznesowych. Procesy mogą się różnić między spółkami ze względu na lokalne przepisy lub odmienny poziom dojrzałości operacyjnej.

Pozwala porównywać wyniki i filtrować dane według jednostek organizacyjnych.

Znajduje się w tabeli nagłówków faktur.

Ten atrybut wskazuje konkretną przyczynę uniemożliwiającą zapłatę faktury, na przykład rozbieżność cenową, rozbieżność ilościową lub brak potwierdzenia odbioru towaru. Jest ważnym wskaźnikiem problemów w procesie.

Analiza częstotliwości i czasu trwania poszczególnych blokad pomaga ustalić źródła opóźnień płatności. Ograniczenie liczby blokad często najszybciej zwiększa odsetek faktur przetwarzanych bez ręcznej obsługi.

Pozwala ustalić konkretne przyczyny problemów w procesie i opóźnień płatności.

Znajduje się w nagłówku faktury lub tabelach pozycji.

Ten atrybut klasyfikuje transakcję jako standardową fakturę, notę kredytową, zaliczkę lub późniejsze obciążenie. Każdy typ może uruchamiać inne reguły workflow.

Znajomość struktury typów dokumentów pomaga prawidłowo interpretować miary procesu. Na przykład noty kredytowe często przechodzą odwrotny przebieg lub osobną ścieżkę zatwierdzania, co może zniekształcać średni czas realizacji, jeśli nie zostaną wyodrębnione w analizie.

Pozwala rozróżniać faktury, noty kredytowe i inne dokumenty finansowe.

Znajduje się w tabeli nagłówków faktur.

Ten atrybut zapisuje, kto wykonał dany krok procesu. Pozwala odróżnić czynności wykonywane przez ludzi od automatyzacji systemowej, takiej jak boty lub zadania wsadowe.

Służy do obliczania poziomu automatyzacji (odsetka obsługi bez ręcznej ingerencji) i analizy zgodności z zasadą rozdziału obowiązków. Pomaga też wykrywać potrzeby szkoleniowe, jeśli konkretni użytkownicy regularnie powodują ponowne prace lub błędy.

Pozwala analizować rozdział obowiązków i obliczać poziom automatyzacji.

Dane znajdują się w dziennikach transakcji lub ścieżkach audytu systemu.

Ten atrybut określa uzgodnione warunki płatności, na przykład Net 30 lub 2/10 Net 30. Wyznacza termin płatności faktury i informuje, czy przysługuje skonto za wcześniejszą zapłatę.

Analiza tego pola pomaga zarządzać przepływami pieniężnymi: pozwala unikać zbyt wczesnych płatności, które ograniczają kapitał obrotowy, i zbyt późnych, które wiążą się z opłatami. Ułatwia też maksymalne wykorzystanie skonta.

Określa zasady ustalania terminów płatności i skonta, co pomaga zarządzać przepływami pieniężnymi.

Znajduje się w nagłówku faktury i często jest pobierany z danych podstawowych dostawcy.