Szablon danych do analizy obsługi faktur zobowiązań

Oracle Fusion Financials
Szablon danych do analizy obsługi faktur zobowiązań

Szablon danych do analizy obsługi faktur zobowiązań

Ten szablon pokazuje, jak zebrać dane potrzebne do analizy obsługi faktur zobowiązań. Zawiera listę niezbędnych atrybutów i działań do utworzenia dokładnego dziennika zdarzeń oraz praktyczne wskazówki dotyczące ekstrakcji danych. Dzięki niemu można uwzględnić informacje potrzebne do skutecznego process mining.
  • Zalecane atrybuty do zebrania
  • Najważniejsze działania do śledzenia
  • Wskazówki dotyczące ekstrakcji danych z Oracle Fusion Financials
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty obsługi faktur zobowiązań

Poniżej przedstawiono zalecane pola danych do uwzględnienia w dzienniku zdarzeń, aby kompleksowo analizować obsługę faktur zobowiązań.
3 Wymagane 8 Zalecane 11 Opcjonalne
Nazwa Opis
Czas zdarzenia
EventTime
Znacznik czasu wskazujący, kiedy miało miejsce działanie.
Opis

Ten atrybut określa dokładną datę i godzinę każdego działania w procesie. Jest niezbędny do chronologicznego uporządkowania zdarzeń i obliczenia czasu między etapami. Umożliwia analizę wyników, na przykład wykrywanie wąskich gardeł przez pomiar czasu oczekiwania, obliczanie czasu cyklu poszczególnych etapów, takich jak akceptacja, oraz monitorowanie zgodności z SLA.

Dlaczego to ważne

Jest niezbędny do obliczania wszystkich wskaźników opartych na czasie, w tym czasu cyklu i czasu oczekiwania. Wskaźniki te pomagają wykrywać wąskie gardła i mierzyć efektywność procesu.

Skąd pobrać

Odpowiada datom utworzenia, datom ostatniej aktualizacji lub znacznikom czasu konkretnych zdarzeń w różnych tabelach Oracle Fusion, na przykład LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE lub APPROVAL_DATE.

Przykłady
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
Faktura
InvoiceId
Unikalny identyfikator każdej obsługiwanej faktury.
Opis

„Faktura” jest głównym identyfikatorem sprawy. Łączy wszystkie działania od otrzymania faktury do jej ostatecznego opłacenia. Każda unikalna wartość InvoiceId odpowiada jednej instancji procesu od początku do końca, co pozwala przeanalizować pełny przebieg obsługi danej faktury w procesie zobowiązań. Identyfikator ten stanowi podstawę analizy procesu, ponieważ łączy powiązane zdarzenia i atrybuty.

Dlaczego to ważne

Umożliwia śledzenie całego cyklu życia każdej faktury oraz analizę wariantów procesu, wąskich gardeł i ogólnej przepustowości.

Skąd pobrać

Zazwyczaj jest to INVOICE_ID lub INVOICE_NUM z tabeli AP_INVOICES_ALL w Oracle Fusion Financials.

Przykłady
INV-987657334001APO-INV-2023-005
Nazwa działania
ActivityName
Nazwa konkretnego kroku procesu lub zdarzenia, które miało miejsce.
Opis

Ten atrybut opisuje pojedynczy krok w cyklu obsługi faktury, na przykład „Utworzono fakturę”, „Rozpoczęto akceptację” lub „Zrealizowano płatność”. Uporządkowanie działań według czasu pozwala narzędziom process mining odtworzyć przebieg procesu od początku do końca dla każdej faktury. Analiza działań pomaga wykryć najczęstsze ścieżki, odchylenia i pętle poprawek.

Dlaczego to ważne

Stanowi podstawę mapy procesu. Pozwala wizualizować i analizować jego przebieg, wykrywać odchylenia oraz mierzyć wyniki poszczególnych etapów.

Skąd pobrać

Zazwyczaj jest określana na podstawie zmian statusu, tabel zdarzeń lub dzienników audytowych w Oracle Fusion Financials. Może wymagać mapowania danych z różnych tabel źródłowych i pól.

Przykłady
Zatwierdzono poprawność fakturyWstrzymano fakturęZaakceptowano fakturęZrealizowano płatność
Czas zakończenia
EndTime
Znacznik czasu ostatniej czynności dotyczącej faktury.
Opis

Wskazuje znacznik czasu zdarzenia kończącego cykl życia faktury, na przykład „Płatność rozliczona” lub „Faktura anulowana”. Atrybut zwykle wyznacza się, znajdując najpóźniejszą wartość „EventTime” dla każdego „InvoiceId”. Jest niezbędny do obliczenia całkowitego czasu obsługi faktury od początku do końca.

Dlaczego to ważne

Umożliwia obliczenie całkowitego czasu obsługi każdej faktury od początku do końca. To podstawowy KPI służący do pomiaru ogólnej efektywności procesu.

Skąd pobrać

Jest to atrybut obliczany na podstawie maksymalnej wartości EventTime dla każdego case (InvoiceId) w zbiorze danych.

Przykłady
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
Data płatności
PaymentDate
Data realizacji płatności za fakturę.
Opis

Ten atrybut zapisuje datę faktycznej realizacji płatności. Służy do potwierdzenia zakończenia procesu AP dla danej faktury. Porównanie daty płatności z terminem płatności jest niezbędne do obliczenia odsetka płatności terminowych i analizy wykorzystania zniżek za wcześniejszą płatność. To ważny punkt danych dla zarządzania finansami i przepływami pieniężnymi.

Dlaczego to ważne

Umożliwia obliczanie KPI dotyczących terminowości płatności i analizę wykorzystania zniżek za wcześniejszą płatność, co bezpośrednio wpływa na zarządzanie przepływami pieniężnymi.

Skąd pobrać

Pochodzi z tabel płatności, takich jak AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, w szczególności z pól ACCOUNTING_DATE lub CHECK_DATE.

Przykłady
2023-11-132023-12-052024-01-19
Kwota faktury
InvoiceAmount
Łączna wartość faktury.
Opis

Ten atrybut określa łączną kwotę do zapłaty z tytułu faktury. Jest podstawowym wskaźnikiem w analizie finansowej i przy ustalaniu priorytetów obsługi faktur. Analiza kwot może pokazać, czy faktury o wysokiej wartości są obsługiwane inaczej lub częściej się opóźniają niż faktury o niższej wartości. Atrybut ten jest też przydatny na dashboardach dotyczących prognozowania przepływów pieniężnych i analizy podwójnych płatności.

Dlaczego to ważne

Pozwala analizować wpływ finansowy, na przykład ustalać priorytety dla faktur o wysokiej wartości, porównywać czas obsługi według kwoty i obliczać finansowe skutki opóźnień.

Skąd pobrać

Pochodzi z pola INVOICE_AMOUNT w tabeli AP_INVOICES_ALL.

Przykłady
5400.50125000.00750.25
Nazwa dostawcy
VendorName
Nazwa dostawcy, który przesłał fakturę.
Opis

Wskazuje dostawcę powiązanego z fakturą. To ważny wymiar analizy, ponieważ pozwala porównywać wyniki procesu dla poszczególnych dostawców. Można na przykład sprawdzić, którzy dostawcy mają najwięcej wstrzymanych faktur, najdłuższy czas obsługi lub najczęściej powodują rozbieżności przy uzgadnianiu. Ułatwia to zarządzanie relacjami z dostawcami i wykrywanie powtarzających się problemów.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę wyników dla poszczególnych dostawców i wykrywanie problemów dotyczących konkretnych firm, takich jak częste opóźnienia, rozbieżności lub blokady.

Skąd pobrać

Zazwyczaj pochodzi z pola VENDOR_NAME w tabeli POZ_SUPPLIERS lub powiązanych tabelach dostawców, połączonych przez VENDOR_ID w AP_INVOICES_ALL.

Przykłady
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
Numer zamówienia zakupu
PurchaseOrderNumber
Identyfikator zamówienia zakupu powiązanego z fakturą.
Opis

Unikalny numer zamówienia zakupu (PO), na podstawie którego zlecono zakup towarów lub usług. Atrybut ten jest niezbędny do analizy uzgadniania trójstronnego (PO, potwierdzenie odbioru towaru i faktura). Duża liczba rozbieżności w fakturach powiązanych z PO może wskazywać na problemy w działach zakupów lub odbioru. Porównanie faktur z PO i bez PO może też ujawnić różnice w przebiegu procesu.

Dlaczego to ważne

Niezbędny do analizy uzgadniania trójstronnego, wykrywania rozbieżności i porównywania faktur powiązanych z PO z fakturami bez PO.

Skąd pobrać

Informacje te są zazwyczaj dostępne po połączeniu tabel pozycji faktur, na przykład AP_INVOICE_LINES_ALL, z tabelami PO, takimi jak PO_HEADERS_ALL.

Przykłady
PO-10056982347null
Status faktury
InvoiceStatus
Bieżący lub końcowy status faktury.
Opis

Określa bieżący stan faktury w procesie, na przykład „Zatwierdzona”, „Oczekuje na zatwierdzenie”, „Opłacona” lub „Anulowana”. Atrybut pokazuje, na jakim etapie cyklu życia znajduje się faktura, co przydaje się w dashboardach operacyjnych. Analiza końcowego statusu pomaga ocenić wyniki procesu, na przykład odsetek anulowanych lub odrzuconych faktur.

Dlaczego to ważne

Pozwala szybko sprawdzić wynik i bieżący stan faktury, a także analizować odsetek wyjątków, na przykład anulowań, oraz efektywność procesu.

Skąd pobrać

Wartość można pobrać z pola status w tabeli AP_INVOICES_ALL lub ze statusu płatności w tabeli AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.

Przykłady
ZatwierdzonaOpłaconaAnulowanaWymaga ponownej walidacji
Termin płatności
DueDate
Data, do której należy opłacić fakturę.
Opis

Obliczona data, do której należy opłacić fakturę, aby uniknąć opłat za opóźnienie i utrzymać dobre relacje z dostawcą. Zależy od daty faktury i warunków płatności. Atrybut ten jest niezbędny do monitorowania terminowości płatności i zarządzania przepływami pieniężnymi. KPI „Odsetek płatności terminowych” oblicza się bezpośrednio przez porównanie „Daty płatności” z „Terminem płatności”.

Dlaczego to ważne

Niezbędny do pomiaru terminowości płatności, zarządzania przepływami pieniężnymi i unikania kar za opóźnienia. Jest też ważnym polem przy monitorowaniu zgodności z zasadami płatności.

Skąd pobrać

Może pochodzić bezpośrednio z tabeli harmonogramu płatności, na przykład AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, lub być obliczany na podstawie INVOICE_DATE i warunków płatności.

Przykłady
2023-11-142023-12-012024-01-19
Użytkownik
User
Identyfikator lub nazwa użytkownika, który wykonał działanie.
Opis

Wskazuje pracownika lub użytkownika systemu odpowiedzialnego za wykonanie danego kroku procesu. Może to być pracownik AP, który wprowadził fakturę, menedżer, który ją zaakceptował, lub specjalista ds. płatności, który ją zrealizował. Analiza według użytkownika pomaga określić potrzeby szkoleniowe, rozkład obciążenia pracą i różnice w wynikach członków zespołu. Jest też niezbędna do zapewnienia zgodności i prowadzenia ścieżki audytowej.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę obciążenia pracą i wyników zespołu, a także wykrywanie wąskich gardeł związanych z poszczególnymi osobami i potrzeb szkoleniowych. Jest również niezbędna do prowadzenia audytu.

Skąd pobrać

Pochodzi z pól dotyczących użytkownika, takich jak CREATED_BY lub LAST_UPDATED_BY w różnych tabelach, albo z tabel historii workflow lub akceptacji.

Przykłady
john.doejane.smithap.clerk1
Czy płatność była terminowa
IsOnTimePayment
Flaga wskazująca, czy fakturę opłacono przed terminem płatności lub w tym terminie.
Opis

Flaga logiczna (True/False) wyznaczana przez porównanie „Payment Date” z „Due Date”. Jeśli płatność nastąpiła w terminie lub wcześniej, wartość wynosi True. Atrybut ten służy do obliczania KPI „Odsetek płatności terminowych” i pomaga monitorować przestrzeganie zasad płatności oraz zarządzać relacjami z dostawcami.

Dlaczego to ważne

Bezpośrednio mierzy przestrzeganie warunków płatności, co ma znaczenie dla relacji z dostawcami, planowania finansowego i unikania opłat za opóźnienia.

Skąd pobrać

Jest to atrybut obliczany na podstawie innych pól. Logika: IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.

Przykłady
truefalse
Czy wymagało ponownej pracy
IsRework
Flaga wskazująca, czy faktura wymagała ponownej pracy.
Opis

Flaga logiczna (True/False) wskazująca faktury, przy których ponownie wykonywano czynności, na przykład powtarzano walidację lub cofano się z późniejszego etapu procesu do wcześniejszego, na przykład ze statusu „Oczekuje na zatwierdzenie” do „Wymaga ponownej walidacji”. Zwykle wyznacza się ją na podstawie analizy sekwencji czynności. Jest niezbędna do obliczenia „Odsetka faktur wymagających ponownej pracy” i zrozumienia nieefektywności procesu.

Dlaczego to ważne

Pozwala określić, jak często występują nieefektywne powroty do wcześniejszych czynności, i pomaga znaleźć przyczyny wyjątków oraz niepotrzebnej pracy.

Skąd pobrać

Jest to atrybut obliczany na podstawie analizy sekwencji czynności dla każdego case. Pozwala wykryć powtarzające się kroki i cofanie się w przebiegu procesu.

Przykłady
truefalse
Data faktury
InvoiceDate
Data podana na fakturze dostawcy.
Opis

To data wystawienia faktury przez dostawcę. Na jej podstawie, zgodnie z uzgodnionymi warunkami płatności, określa się termin płatności. Porównanie daty faktury z datą wprowadzenia jej do systemu, czyli działaniem „Utworzono fakturę”, pozwala wykryć opóźnienia w przesyłaniu faktur lub ich rejestrowaniu. Analiza pomaga wskazać wąskie gardła na początkowych etapach, które mogą opóźniać płatności terminowe i utrudniać korzystanie ze zniżek.

Dlaczego to ważne

Stanowi punkt odniesienia przy obliczaniu terminów płatności i wykrywaniu opóźnień między wystawieniem faktury a jej wprowadzeniem do procesu AP.

Skąd pobrać

Pochodzi z pola INVOICE_DATE w tabeli AP_INVOICES_ALL.

Przykłady
2023-10-152023-11-012023-12-20
Jednostka biznesowa
BusinessUnit
Jednostka biznesowa lub operacyjna odpowiedzialna za fakturę.
Opis

Wskazuje konkretną jednostkę biznesową, dział lub centrum kosztów, które poniosło wydatek. Ten wymiar pozwala porównywać wyniki procesu w różnych częściach firmy. Pomaga ustalić, czy problemy, takie jak długi czas zatwierdzania lub wysoki odsetek wyjątków, dotyczą konkretnych jednostek biznesowych, i ukierunkować działania usprawniające.

Dlaczego to ważne

Umożliwia porównywanie wyników różnych jednostek organizacyjnych oraz wykrywanie wąskich gardeł i problemów ze zgodnością w poszczególnych działach.

Skąd pobrać

Informacje te często znajdują się w tabeli AP_INVOICES_ALL w polu ORG_ID. Pole można połączyć z tabelami organizacji HR, aby pobrać nazwę jednostki biznesowej.

Przykłady
Sprzedaż w Ameryce PółnocnejOperacje w EuropieFinanse centrali firmy
Osoba zatwierdzająca
Approver
Osoba, która zatwierdziła fakturę do płatności.
Opis

Wskazuje użytkownika lub menedżera, który udzielił końcowej albo istotnej zgody na fakturę. Atrybut jest niezbędny w dashboardzie „Czas zatwierdzania faktur”, który porównuje czas zatwierdzania według osób zatwierdzających. Analiza tych danych może ujawnić wąskie gardła w hierarchii zatwierdzania, wskazać osoby z dużym obciążeniem pracą oraz pomóc sprawdzić zgodność z zasadami delegowania uprawnień.

Dlaczego to ważne

Ułatwia analizę workflow zatwierdzania, wykrywanie wąskich gardeł związanych z konkretnymi osobami oraz kontrolę zgodności z zasadami zatwierdzania.

Skąd pobrać

Informacje te są zwykle przechowywane w tabelach workflow Oracle, na przykład powiązanych z mechanizmem zarządzania zatwierdzeniami AME, lub w tabelach historii audytu.

Przykłady
s.jonesm.riverad.chen
Ostatnia aktualizacja danych
LastUpdateDate
Znacznik czasu ostatniego odświeżenia danych.
Opis

Ten atrybut wskazuje, kiedy ostatnio pobrano dane dotyczące procesu z systemu źródłowego. Jest to pole metadanych dodawane do całego zbioru danych przy każdym odświeżeniu. Informacja ta pozwala ocenić aktualność danych i zakres czasu objęty analizą. Zapewnia przejrzystość i ułatwia prawidłową interpretację wyników.

Dlaczego to ważne

Informuje o aktualności danych, dzięki czemu wiadomo, jaki okres obejmuje analiza i kiedy dane zostały ostatnio zaktualizowane.

Skąd pobrać

Wartość jest generowana i zapisywana w zbiorze danych podczas ich pobierania.

Przykłady
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
Powód wstrzymania
HoldReason
Powód wstrzymania faktury.
Opis

Jeśli faktura nie może przejść do płatności, zostaje wstrzymana. Ten atrybut wskazuje konkretny powód, na przykład „Niezgodność ceny”, „Niezgodność ilości” lub „Oczekiwanie na potwierdzenie odbioru towaru”. Analiza powodów wstrzymania pomaga znaleźć źródła przerw i opóźnień w procesie. Wspiera też dashboardy monitorujące wyjątki i ponowne wykonywanie pracy.

Dlaczego to ważne

Pomaga ustalić przyczyny opóźnień w płatnościach i wyjątków dotyczących faktur, co ułatwia usprawnianie procesu i komunikację z dostawcami.

Skąd pobrać

Dane pochodzą z tabel takich jak AP_HOLDS_ALL, powiązanych z fakturą i zawierających powód lub kod wstrzymania.

Przykłady
Niezgodność cenyZafakturowana ilość przekracza ilość odebranąZduplikowana faktura
Status uzgodnienia
MatchingStatus
Wskazuje wynik uzgadniania faktury.
Opis

Pokazuje wynik walidacji, w ramach której faktura jest porównywana z zamówieniem zakupu i potwierdzeniem odbioru towaru (w przypadku uzgadniania trójstronnego). Możliwe statusy to „Uzgodniona”, „Uzgodniona częściowo” lub „Niepowodzenie”. Atrybut stanowi podstawę KPI „Odsetek niepowodzeń uzgadniania trójstronnego” i powiązanego dashboardu analizy rozbieżności. Pomaga diagnozować problemy w cyklu od zakupu do płatności.

Dlaczego to ważne

Bezpośrednio mierzy skuteczność automatycznego uzgadniania i wskazuje rozbieżności, które prowadzą do ręcznego poprawiania danych i opóźnień w płatnościach.

Skąd pobrać

Status ten często znajduje się na poziomie nagłówka lub pozycji faktury w tabelach takich jak AP_INVOICES_ALL lub AP_INVOICE_LINES_ALL.

Przykłady
PowodzenieNiepowodzenie: niezgodność cenyNiepowodzenie: niezgodność ilościNie dotyczy
System źródłowy
SourceSystem
System, z którego pobrano dane.
Opis

Ten atrybut wskazuje źródło danych. W tym procesie jest nim zazwyczaj „Oracle Fusion Financials”. W środowiskach korzystających z wielu systemów, na przykład osobnego systemu OCR do skanowania, pole to pomaga rozróżnić źródła poszczególnych zdarzeń. Zapewnia identyfikowalność danych i kontekst, szczególnie przy łączeniu danych z różnych platform.

Dlaczego to ważne

Dostarcza ważnych informacji o pochodzeniu danych, zapewnia ich identyfikowalność i ułatwia integrację danych z wielu systemów.

Skąd pobrać

Zazwyczaj jest to stała wartość określana podczas konfiguracji pobierania danych.

Przykłady
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
Waluta faktury
InvoiceCurrency
Waluta, w której podano kwotę faktury.
Opis

Określa walutę faktury, na przykład USD, EUR lub GBP. Jest niezbędna w analizach obejmujących wiele krajów lub walut. Zapewnia kontekst potrzebny do interpretacji kwoty faktury i innych wskaźników finansowych. W organizacjach działających globalnie ułatwia filtrowanie i segmentowanie danych finansowych.

Dlaczego to ważne

Zapewnia kontekst niezbędny do prawidłowej analizy i raportowania kwoty faktury, szczególnie w operacjach międzynarodowych.

Skąd pobrać

Pochodzi z pola INVOICE_CURRENCY_CODE w tabeli AP_INVOICES_ALL.

Przykłady
USDEURGBPJPY
Warunki płatności
PaymentTerms
Uzgodnione z dostawcą warunki płatności za fakturę.
Opis

Określają warunki płatności dla dostawcy, na przykład „30 dni” lub „2% w ciągu 10 dni, 30 dni netto”. Na ich podstawie oblicza się termin płatności faktury i identyfikuje możliwość skorzystania ze skonta za wcześniejszą płatność. Analiza warunków płatności pomaga planować przepływy pieniężne. Jest też niezbędna w dashboardzie „Wykorzystanie skonta za wcześniejszą płatność”, który pokazuje, jak skutecznie firma korzysta z dostępnych rabatów.

Dlaczego to ważne

Wpływają bezpośrednio na przepływy pieniężne i rentowność, ponieważ określają harmonogram płatności oraz możliwość skorzystania ze skonta za wcześniejszą płatność.

Skąd pobrać

Dostępne w tabelach AP_TERMS_TL lub AP_TERMS_B, powiązanych z tabelą AP_INVOICES_ALL.

Przykłady
30 dni netto60 dni netto2% w ciągu 10 dni, 30 dni netto
Wymagane Zalecane Opcjonalne

Działania w procesie obsługi faktur zobowiązań

To najważniejsze kroki i punkty kontrolne, które warto zapisać w dzienniku zdarzeń, aby dokładnie odkrywać przebieg procesu i wskazywać wąskie gardła.
6 Zalecane 7 Opcjonalne
Działanie Opis
Rozliczono płatność
Ostatnie działanie w procesie, potwierdzające, że płatność została rozliczona przez bank. Zdarzenie jest zwykle rejestrowane na podstawie aktualizacji statusu w Oracle Cash Management po uzgodnieniu wyciągu bankowego.
Dlaczego to ważne

To faktyczny koniec procesu od początku do końca i najdokładniejszy punkt odniesienia przy obliczaniu „Średniego czasu cyklu obsługi faktury”. Zamyka cały proces transakcji finansowej.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany statusu płatności na „CLEARED” w tabeli AP_CHECKS_ALL. Znacznik czasu zdarzenia znajduje się w kolumnie CLEARED_DATE.

Rejestrowanie

Wypełnienie pola CLEARED_DATE w tabeli AP_CHECKS_ALL.

Typ zdarzenia inferred
Utworzono fakturę
Zdarzenie oznacza utworzenie w systemie rekordu faktury, ręcznie, przez skanowanie (OCR) lub elektroniczną wymianę danych (EDI). Jest rejestrowane w chwili dodania nowego rekordu do głównej tabeli faktur.
Dlaczego to ważne

To jednoznaczny początek cyklu obsługi faktury. Analiza czasu od tego zdarzenia do kolejnych etapów pozwala wykryć wcześniejsze opóźnienia i zmierzyć łączny czas procesu.

Skąd pobrać

Jest to jawne zdarzenie rejestrowane na podstawie znacznika czasu utworzenia rekordu faktury w tabeli AP_INVOICES_ALL, zwykle z kolumny CREATION_DATE.

Rejestrowanie

Znacznik czasu utworzenia rekordu w tabeli AP_INVOICES_ALL.

Typ zdarzenia explicit
Zaakceptowano fakturę
Oznacza ostateczną akceptację faktury i dopuszczenie jej do płatności. Ten ważny etap można wywnioskować ze zmiany pola statusu workflow na końcowy status akceptacji.
Dlaczego to ważne

To ważny etap kończący cykl akceptacji. Jest niezbędny do obliczenia KPI „Czas cyklu akceptacji faktury” i wykrywania wąskich gardeł związanych z osobami akceptującymi.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany wartości kolumny WFAPPROVAL_STATUS w tabeli AP_INVOICES_ALL na „Manually Approved”, „Workflow Approved” lub podobny końcowy status akceptacji.

Rejestrowanie

Zmiana wartości AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS na status oznaczający akceptację.

Typ zdarzenia inferred
Zaplanowano płatność
Oznacza moment, w którym zaakceptowana faktura zostaje uwzględniona w zleceniu płatności (PPR) lub paczce płatności, ale nie została jeszcze opłacona. Zdarzenie jest rejestrowane po sfinalizowaniu rekordów harmonogramu płatności.
Dlaczego to ważne

To działanie łączy akceptację z faktyczną płatnością. Analiza czasu spędzonego na tym etapie jest ważna przy prognozowaniu i zarządzaniu przepływami pieniężnymi.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z wypełnienia pola checkrun_id w tabeli AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL dla danej faktury. Jako znacznik czasu można wykorzystać datę utworzenia PPR.

Rejestrowanie

Powiązanie faktury ze zleceniem płatności (PPR).

Typ zdarzenia inferred
Zatwierdzono poprawność faktury
To działanie oznacza pomyślne zakończenie automatycznej weryfikacji danych faktury przez system, na przykład sprawdzenia poprawności formatu i dopasowania do dostawcy. Zdarzenie można zarejestrować, śledząc zmiany pola statusu weryfikacji faktury.
Dlaczego to ważne

Oznacza, że faktura jest gotowa do dalszej obsługi, na przykład uzgodnienia lub akceptacji. Opóźnienia przed tym etapem mogą wskazywać na problemy z wprowadzaniem danych. Można je analizować na dashboardzie „Analiza błędów przy wprowadzaniu danych faktury”.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany wartości kolumny VALIDATION_STATUS w tabeli AP_INVOICES_ALL na „Validated”. Znacznik czasu można uzyskać z rejestru audytowego lub tabeli historii tego pola.

Rejestrowanie

Zmiana wartości AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS na „Validated”.

Typ zdarzenia inferred
Zrealizowano płatność
Oznacza moment utworzenia i przekazania płatności dostawcy. To jawne zdarzenie rejestrowane po utworzeniu rekordu płatności powiązanego z fakturą.
Dlaczego to ważne

To ważny etap przy pomiarze „Odsetka płatności terminowych” i „Przepustowości faktur od początku do końca”. Oznacza, że firma wywiązała się ze zobowiązania finansowego.

Skąd pobrać

To jawne zdarzenie rejestrowane po utworzeniu rekordu łączącego w tabeli AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. Jako znacznik czasu można wykorzystać ACCOUNTING_DATE lub CREATION_DATE.

Rejestrowanie

Utworzenie rekordu w AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, który łączy fakturę z płatnością.

Typ zdarzenia explicit
Anulowano fakturę
Oznacza zakończenie obsługi faktury przed dokonaniem płatności. To jawne działanie rejestrowane po anulowaniu faktury przez użytkownika, które powoduje wypełnienie daty anulowania.
Dlaczego to ważne

Końcowy status faktury oznaczający niepowodzenie procesu. Analiza częstotliwości i przyczyn anulowania może ujawnić problemy na wcześniejszych etapach zakupów lub zarządzania dostawcami.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z wypełnienia kolumny CANCELLED_DATE w tabeli AP_INVOICES_ALL. Wartość tej kolumny jest znacznikiem czasu zdarzenia.

Rejestrowanie

Wypełnienie pola CANCELLED_DATE w tabeli AP_INVOICES_ALL.

Typ zdarzenia inferred
Odrzucono fakturę
Oznacza odrzucenie faktury przez osobę akceptującą. Proces zostaje wstrzymany, a fakturę trzeba zwykle poprawić i przesłać ponownie. Zdarzenie jest rejestrowane jako zmiana statusu w workflow akceptacji.
Dlaczego to ważne

Wskazuje na istotną pętlę poprawek w procesie. Analiza częstotliwości i przyczyn odrzuceń może ujawnić niejasne zasady lub systemowe problemy z danymi.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany wartości kolumny WFAPPROVAL_STATUS w tabeli AP_INVOICES_ALL na „Rejected”. Więcej informacji mogą zawierać tabele historii workflow.

Rejestrowanie

Zmiana wartości AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS na „Rejected”.

Typ zdarzenia inferred
Rozpoczęto akceptację
Oznacza, że faktura trafiła do workflow akceptacji i została przekazana pierwszej osobie akceptującej. Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany statusu workflow faktury.
Dlaczego to ważne

To działanie rozpoczyna pomiar KPI „Czas cyklu akceptacji faktury”. Pozwala odróżnić czas oczekiwania na dane od czasu oczekiwania na akceptację.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany wartości WFAPPROVAL_STATUS w tabeli AP_INVOICES_ALL ze statusu sprzed uruchomienia workflow na „Initiated” lub podobny status oczekujący.

Rejestrowanie

Zmiana wartości AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS na „Initiated”.

Typ zdarzenia inferred
Skorzystano ze zniżki za wcześniejszą płatność
Zdarzenie obliczane, które oznacza realizację płatności przed terminem w celu uzyskania zniżki. Jest wyznaczane przez porównanie faktycznej daty płatności z warunkami zniżki zapisanymi w harmonogramie płatności.
Dlaczego to ważne

Bezpośrednio wspiera dashboard „Wykorzystanie zniżek za wcześniejszą płatność”. Pomaga określić korzyści finansowe wynikające ze sprawnego procesu AP i wykryć niewykorzystane możliwości.

Skąd pobrać

Zdarzenie oblicza się przez porównanie daty płatności z tabeli AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL z polami daty zniżki (DISCOUNT_DATE) w tabeli AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.

Rejestrowanie

Porównanie daty realizacji płatności z datą uprawniającą do zniżki.

Typ zdarzenia calculated
Wstrzymano fakturę
Oznacza wstrzymanie faktury, które uniemożliwia jej opłacenie. To jawne zdarzenie rejestrowane po utworzeniu rekordu blokady powiązanego z fakturą, często z powodu rozbieżności lub naruszenia zasad.
Dlaczego to ważne

Pozwala bezpośrednio wykrywać wyjątki i wąskie gardła w procesie. Analiza przyczyn i czasu trwania blokad pomaga zrozumieć i rozwiązać typowe problemy z obsługą faktur.

Skąd pobrać

To jawne zdarzenie rejestrowane po utworzeniu nowego wpisu w tabeli AP_HOLDS_ALL, powiązanego z konkretnym INVOICE_ID.

Rejestrowanie

Znacznik czasu utworzenia rekordu w tabeli AP_HOLDS_ALL.

Typ zdarzenia explicit
Wykonano uzgodnienie
Oznacza działanie systemu lub użytkownika polegające na uzgodnieniu faktury z zamówieniem zakupu (PO) lub potwierdzeniem odbioru towaru (GRN). Zdarzenie jest rejestrowane po aktualizacji statusu uzgodnienia faktury.
Dlaczego to ważne

To ważny etap w przypadku faktur powiązanych z PO, bezpośrednio wpływający na analizę „Trendów rozbieżności w uzgadnianiu trójstronnym”. Błędy i opóźnienia na tym etapie często powodują powstawanie wąskich gardeł.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z aktualizacji pola WFAPPROVAL_STATUS lub podobnego pola statusu uzgodnienia w tabeli AP_INVOICES_ALL, wskazującej na podjęcie próby uzgodnienia.

Rejestrowanie

Znacznik czasu zmiany statusu dotyczącej uzgodnienia z PO.

Typ zdarzenia inferred
Zwolniono blokadę
Oznacza rozwiązanie problemu i usunięcie blokady, dzięki czemu faktura może przejść do etapu płatności. Zdarzenie jest rejestrowane po zaktualizowaniu rekordu blokady o informacje dotyczące jej zwolnienia.
Dlaczego to ważne

Pozwala zmierzyć czas potrzebny na rozwiązanie rozbieżności. W połączeniu ze zdarzeniem „Wstrzymano fakturę” pomaga określić czas i wpływ poprawek oraz obsługi wyjątków.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z wypełnienia kolumn RELEASE_LOOKUP_CODE i LAST_UPDATE_DATE w tabeli AP_HOLDS_ALL dla istniejącego rekordu blokady.

Rejestrowanie

Znacznik czasu aktualizacji rekordu w AP_HOLDS_ALL wraz ze szczegółami zwolnienia blokady.

Typ zdarzenia inferred
Zalecane Opcjonalne

Instrukcje ekstrakcji danych

Jak pobrać dane z Oracle Fusion Financials

Gotowi do rozpoczęcia?

Skorzystaj z tego szablonu danych, aby szybciej rozpocząć process mining i usprawnić operacje związane z zobowiązaniami. Już dziś zacznij zmieniać sposób obsługi procesów finansowych.

Obniż koszty obsługi faktur AP o 60%: zacznij teraz

Zautomatyzuj obsługę faktur AP i ogranicz błędy, aby obniżyć koszty o 60%.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny

Karta kredytowa nie jest wymagana • Konfiguracja zajmuje kilka minut