Szablon danych do analizy obsługi faktur zobowiązań
Szablon danych do analizy obsługi faktur zobowiązań
- Zalecane atrybuty do zebrania
- Najważniejsze działania do śledzenia
- Wskazówki dotyczące ekstrakcji danych z Oracle Fusion Financials
Atrybuty obsługi faktur zobowiązań
| Nazwa | Opis | ||
|---|---|---|---|
|
Czas zdarzenia
EventTime
|
Znacznik czasu wskazujący, kiedy miało miejsce działanie. | ||
|
Opis
Ten atrybut określa dokładną datę i godzinę każdego działania w procesie. Jest niezbędny do chronologicznego uporządkowania zdarzeń i obliczenia czasu między etapami. Umożliwia analizę wyników, na przykład wykrywanie wąskich gardeł przez pomiar czasu oczekiwania, obliczanie czasu cyklu poszczególnych etapów, takich jak akceptacja, oraz monitorowanie zgodności z SLA.
Dlaczego to ważne
Jest niezbędny do obliczania wszystkich wskaźników opartych na czasie, w tym czasu cyklu i czasu oczekiwania. Wskaźniki te pomagają wykrywać wąskie gardła i mierzyć efektywność procesu.
Skąd pobrać
Odpowiada datom utworzenia, datom ostatniej aktualizacji lub znacznikom czasu konkretnych zdarzeń w różnych tabelach Oracle Fusion, na przykład LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE lub APPROVAL_DATE.
Przykłady
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
|
|||
|
Faktura
InvoiceId
|
Unikalny identyfikator każdej obsługiwanej faktury. | ||
|
Opis
„Faktura” jest głównym identyfikatorem sprawy. Łączy wszystkie działania od otrzymania faktury do jej ostatecznego opłacenia. Każda unikalna wartość InvoiceId odpowiada jednej instancji procesu od początku do końca, co pozwala przeanalizować pełny przebieg obsługi danej faktury w procesie zobowiązań. Identyfikator ten stanowi podstawę analizy procesu, ponieważ łączy powiązane zdarzenia i atrybuty.
Dlaczego to ważne
Umożliwia śledzenie całego cyklu życia każdej faktury oraz analizę wariantów procesu, wąskich gardeł i ogólnej przepustowości.
Skąd pobrać
Zazwyczaj jest to INVOICE_ID lub INVOICE_NUM z tabeli AP_INVOICES_ALL w Oracle Fusion Financials.
Przykłady
INV-987657334001APO-INV-2023-005
|
|||
|
Nazwa działania
ActivityName
|
Nazwa konkretnego kroku procesu lub zdarzenia, które miało miejsce. | ||
|
Opis
Ten atrybut opisuje pojedynczy krok w cyklu obsługi faktury, na przykład „Utworzono fakturę”, „Rozpoczęto akceptację” lub „Zrealizowano płatność”. Uporządkowanie działań według czasu pozwala narzędziom process mining odtworzyć przebieg procesu od początku do końca dla każdej faktury. Analiza działań pomaga wykryć najczęstsze ścieżki, odchylenia i pętle poprawek.
Dlaczego to ważne
Stanowi podstawę mapy procesu. Pozwala wizualizować i analizować jego przebieg, wykrywać odchylenia oraz mierzyć wyniki poszczególnych etapów.
Skąd pobrać
Zazwyczaj jest określana na podstawie zmian statusu, tabel zdarzeń lub dzienników audytowych w Oracle Fusion Financials. Może wymagać mapowania danych z różnych tabel źródłowych i pól.
Przykłady
Zatwierdzono poprawność fakturyWstrzymano fakturęZaakceptowano fakturęZrealizowano płatność
|
|||
|
Czas zakończenia
EndTime
|
Znacznik czasu ostatniej czynności dotyczącej faktury. | ||
|
Opis
Wskazuje znacznik czasu zdarzenia kończącego cykl życia faktury, na przykład „Płatność rozliczona” lub „Faktura anulowana”. Atrybut zwykle wyznacza się, znajdując najpóźniejszą wartość „EventTime” dla każdego „InvoiceId”. Jest niezbędny do obliczenia całkowitego czasu obsługi faktury od początku do końca.
Dlaczego to ważne
Umożliwia obliczenie całkowitego czasu obsługi każdej faktury od początku do końca. To podstawowy KPI służący do pomiaru ogólnej efektywności procesu.
Skąd pobrać
Jest to atrybut obliczany na podstawie maksymalnej wartości EventTime dla każdego case (InvoiceId) w zbiorze danych.
Przykłady
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
|
|||
|
Data płatności
PaymentDate
|
Data realizacji płatności za fakturę. | ||
|
Opis
Ten atrybut zapisuje datę faktycznej realizacji płatności. Służy do potwierdzenia zakończenia procesu AP dla danej faktury. Porównanie daty płatności z terminem płatności jest niezbędne do obliczenia odsetka płatności terminowych i analizy wykorzystania zniżek za wcześniejszą płatność. To ważny punkt danych dla zarządzania finansami i przepływami pieniężnymi.
Dlaczego to ważne
Umożliwia obliczanie KPI dotyczących terminowości płatności i analizę wykorzystania zniżek za wcześniejszą płatność, co bezpośrednio wpływa na zarządzanie przepływami pieniężnymi.
Skąd pobrać
Pochodzi z tabel płatności, takich jak AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, w szczególności z pól ACCOUNTING_DATE lub CHECK_DATE.
Przykłady
2023-11-132023-12-052024-01-19
|
|||
|
Kwota faktury
InvoiceAmount
|
Łączna wartość faktury. | ||
|
Opis
Ten atrybut określa łączną kwotę do zapłaty z tytułu faktury. Jest podstawowym wskaźnikiem w analizie finansowej i przy ustalaniu priorytetów obsługi faktur. Analiza kwot może pokazać, czy faktury o wysokiej wartości są obsługiwane inaczej lub częściej się opóźniają niż faktury o niższej wartości. Atrybut ten jest też przydatny na dashboardach dotyczących prognozowania przepływów pieniężnych i analizy podwójnych płatności.
Dlaczego to ważne
Pozwala analizować wpływ finansowy, na przykład ustalać priorytety dla faktur o wysokiej wartości, porównywać czas obsługi według kwoty i obliczać finansowe skutki opóźnień.
Skąd pobrać
Pochodzi z pola INVOICE_AMOUNT w tabeli AP_INVOICES_ALL.
Przykłady
5400.50125000.00750.25
|
|||
|
Nazwa dostawcy
VendorName
|
Nazwa dostawcy, który przesłał fakturę. | ||
|
Opis
Wskazuje dostawcę powiązanego z fakturą. To ważny wymiar analizy, ponieważ pozwala porównywać wyniki procesu dla poszczególnych dostawców. Można na przykład sprawdzić, którzy dostawcy mają najwięcej wstrzymanych faktur, najdłuższy czas obsługi lub najczęściej powodują rozbieżności przy uzgadnianiu. Ułatwia to zarządzanie relacjami z dostawcami i wykrywanie powtarzających się problemów.
Dlaczego to ważne
Umożliwia analizę wyników dla poszczególnych dostawców i wykrywanie problemów dotyczących konkretnych firm, takich jak częste opóźnienia, rozbieżności lub blokady.
Skąd pobrać
Zazwyczaj pochodzi z pola VENDOR_NAME w tabeli POZ_SUPPLIERS lub powiązanych tabelach dostawców, połączonych przez VENDOR_ID w AP_INVOICES_ALL.
Przykłady
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
|
|||
|
Numer zamówienia zakupu
PurchaseOrderNumber
|
Identyfikator zamówienia zakupu powiązanego z fakturą. | ||
|
Opis
Unikalny numer zamówienia zakupu (PO), na podstawie którego zlecono zakup towarów lub usług. Atrybut ten jest niezbędny do analizy uzgadniania trójstronnego (PO, potwierdzenie odbioru towaru i faktura). Duża liczba rozbieżności w fakturach powiązanych z PO może wskazywać na problemy w działach zakupów lub odbioru. Porównanie faktur z PO i bez PO może też ujawnić różnice w przebiegu procesu.
Dlaczego to ważne
Niezbędny do analizy uzgadniania trójstronnego, wykrywania rozbieżności i porównywania faktur powiązanych z PO z fakturami bez PO.
Skąd pobrać
Informacje te są zazwyczaj dostępne po połączeniu tabel pozycji faktur, na przykład AP_INVOICE_LINES_ALL, z tabelami PO, takimi jak PO_HEADERS_ALL.
Przykłady
PO-10056982347null
|
|||
|
Status faktury
InvoiceStatus
|
Bieżący lub końcowy status faktury. | ||
|
Opis
Określa bieżący stan faktury w procesie, na przykład „Zatwierdzona”, „Oczekuje na zatwierdzenie”, „Opłacona” lub „Anulowana”. Atrybut pokazuje, na jakim etapie cyklu życia znajduje się faktura, co przydaje się w dashboardach operacyjnych. Analiza końcowego statusu pomaga ocenić wyniki procesu, na przykład odsetek anulowanych lub odrzuconych faktur.
Dlaczego to ważne
Pozwala szybko sprawdzić wynik i bieżący stan faktury, a także analizować odsetek wyjątków, na przykład anulowań, oraz efektywność procesu.
Skąd pobrać
Wartość można pobrać z pola status w tabeli AP_INVOICES_ALL lub ze statusu płatności w tabeli AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Przykłady
ZatwierdzonaOpłaconaAnulowanaWymaga ponownej walidacji
|
|||
|
Termin płatności
DueDate
|
Data, do której należy opłacić fakturę. | ||
|
Opis
Obliczona data, do której należy opłacić fakturę, aby uniknąć opłat za opóźnienie i utrzymać dobre relacje z dostawcą. Zależy od daty faktury i warunków płatności. Atrybut ten jest niezbędny do monitorowania terminowości płatności i zarządzania przepływami pieniężnymi. KPI „Odsetek płatności terminowych” oblicza się bezpośrednio przez porównanie „Daty płatności” z „Terminem płatności”.
Dlaczego to ważne
Niezbędny do pomiaru terminowości płatności, zarządzania przepływami pieniężnymi i unikania kar za opóźnienia. Jest też ważnym polem przy monitorowaniu zgodności z zasadami płatności.
Skąd pobrać
Może pochodzić bezpośrednio z tabeli harmonogramu płatności, na przykład AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, lub być obliczany na podstawie INVOICE_DATE i warunków płatności.
Przykłady
2023-11-142023-12-012024-01-19
|
|||
|
Użytkownik
User
|
Identyfikator lub nazwa użytkownika, który wykonał działanie. | ||
|
Opis
Wskazuje pracownika lub użytkownika systemu odpowiedzialnego za wykonanie danego kroku procesu. Może to być pracownik AP, który wprowadził fakturę, menedżer, który ją zaakceptował, lub specjalista ds. płatności, który ją zrealizował. Analiza według użytkownika pomaga określić potrzeby szkoleniowe, rozkład obciążenia pracą i różnice w wynikach członków zespołu. Jest też niezbędna do zapewnienia zgodności i prowadzenia ścieżki audytowej.
Dlaczego to ważne
Umożliwia analizę obciążenia pracą i wyników zespołu, a także wykrywanie wąskich gardeł związanych z poszczególnymi osobami i potrzeb szkoleniowych. Jest również niezbędna do prowadzenia audytu.
Skąd pobrać
Pochodzi z pól dotyczących użytkownika, takich jak CREATED_BY lub LAST_UPDATED_BY w różnych tabelach, albo z tabel historii workflow lub akceptacji.
Przykłady
john.doejane.smithap.clerk1
|
|||
|
Czy płatność była terminowa
IsOnTimePayment
|
Flaga wskazująca, czy fakturę opłacono przed terminem płatności lub w tym terminie. | ||
|
Opis
Flaga logiczna (True/False) wyznaczana przez porównanie „Payment Date” z „Due Date”. Jeśli płatność nastąpiła w terminie lub wcześniej, wartość wynosi True. Atrybut ten służy do obliczania KPI „Odsetek płatności terminowych” i pomaga monitorować przestrzeganie zasad płatności oraz zarządzać relacjami z dostawcami.
Dlaczego to ważne
Bezpośrednio mierzy przestrzeganie warunków płatności, co ma znaczenie dla relacji z dostawcami, planowania finansowego i unikania opłat za opóźnienia.
Skąd pobrać
Jest to atrybut obliczany na podstawie innych pól. Logika: IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Przykłady
truefalse
|
|||
|
Czy wymagało ponownej pracy
IsRework
|
Flaga wskazująca, czy faktura wymagała ponownej pracy. | ||
|
Opis
Flaga logiczna (True/False) wskazująca faktury, przy których ponownie wykonywano czynności, na przykład powtarzano walidację lub cofano się z późniejszego etapu procesu do wcześniejszego, na przykład ze statusu „Oczekuje na zatwierdzenie” do „Wymaga ponownej walidacji”. Zwykle wyznacza się ją na podstawie analizy sekwencji czynności. Jest niezbędna do obliczenia „Odsetka faktur wymagających ponownej pracy” i zrozumienia nieefektywności procesu.
Dlaczego to ważne
Pozwala określić, jak często występują nieefektywne powroty do wcześniejszych czynności, i pomaga znaleźć przyczyny wyjątków oraz niepotrzebnej pracy.
Skąd pobrać
Jest to atrybut obliczany na podstawie analizy sekwencji czynności dla każdego case. Pozwala wykryć powtarzające się kroki i cofanie się w przebiegu procesu.
Przykłady
truefalse
|
|||
|
Data faktury
InvoiceDate
|
Data podana na fakturze dostawcy. | ||
|
Opis
To data wystawienia faktury przez dostawcę. Na jej podstawie, zgodnie z uzgodnionymi warunkami płatności, określa się termin płatności. Porównanie daty faktury z datą wprowadzenia jej do systemu, czyli działaniem „Utworzono fakturę”, pozwala wykryć opóźnienia w przesyłaniu faktur lub ich rejestrowaniu. Analiza pomaga wskazać wąskie gardła na początkowych etapach, które mogą opóźniać płatności terminowe i utrudniać korzystanie ze zniżek.
Dlaczego to ważne
Stanowi punkt odniesienia przy obliczaniu terminów płatności i wykrywaniu opóźnień między wystawieniem faktury a jej wprowadzeniem do procesu AP.
Skąd pobrać
Pochodzi z pola INVOICE_DATE w tabeli AP_INVOICES_ALL.
Przykłady
2023-10-152023-11-012023-12-20
|
|||
|
Jednostka biznesowa
BusinessUnit
|
Jednostka biznesowa lub operacyjna odpowiedzialna za fakturę. | ||
|
Opis
Wskazuje konkretną jednostkę biznesową, dział lub centrum kosztów, które poniosło wydatek. Ten wymiar pozwala porównywać wyniki procesu w różnych częściach firmy. Pomaga ustalić, czy problemy, takie jak długi czas zatwierdzania lub wysoki odsetek wyjątków, dotyczą konkretnych jednostek biznesowych, i ukierunkować działania usprawniające.
Dlaczego to ważne
Umożliwia porównywanie wyników różnych jednostek organizacyjnych oraz wykrywanie wąskich gardeł i problemów ze zgodnością w poszczególnych działach.
Skąd pobrać
Informacje te często znajdują się w tabeli AP_INVOICES_ALL w polu ORG_ID. Pole można połączyć z tabelami organizacji HR, aby pobrać nazwę jednostki biznesowej.
Przykłady
Sprzedaż w Ameryce PółnocnejOperacje w EuropieFinanse centrali firmy
|
|||
|
Osoba zatwierdzająca
Approver
|
Osoba, która zatwierdziła fakturę do płatności. | ||
|
Opis
Wskazuje użytkownika lub menedżera, który udzielił końcowej albo istotnej zgody na fakturę. Atrybut jest niezbędny w dashboardzie „Czas zatwierdzania faktur”, który porównuje czas zatwierdzania według osób zatwierdzających. Analiza tych danych może ujawnić wąskie gardła w hierarchii zatwierdzania, wskazać osoby z dużym obciążeniem pracą oraz pomóc sprawdzić zgodność z zasadami delegowania uprawnień.
Dlaczego to ważne
Ułatwia analizę workflow zatwierdzania, wykrywanie wąskich gardeł związanych z konkretnymi osobami oraz kontrolę zgodności z zasadami zatwierdzania.
Skąd pobrać
Informacje te są zwykle przechowywane w tabelach workflow Oracle, na przykład powiązanych z mechanizmem zarządzania zatwierdzeniami AME, lub w tabelach historii audytu.
Przykłady
s.jonesm.riverad.chen
|
|||
|
Ostatnia aktualizacja danych
LastUpdateDate
|
Znacznik czasu ostatniego odświeżenia danych. | ||
|
Opis
Ten atrybut wskazuje, kiedy ostatnio pobrano dane dotyczące procesu z systemu źródłowego. Jest to pole metadanych dodawane do całego zbioru danych przy każdym odświeżeniu. Informacja ta pozwala ocenić aktualność danych i zakres czasu objęty analizą. Zapewnia przejrzystość i ułatwia prawidłową interpretację wyników.
Dlaczego to ważne
Informuje o aktualności danych, dzięki czemu wiadomo, jaki okres obejmuje analiza i kiedy dane zostały ostatnio zaktualizowane.
Skąd pobrać
Wartość jest generowana i zapisywana w zbiorze danych podczas ich pobierania.
Przykłady
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
|
|||
|
Powód wstrzymania
HoldReason
|
Powód wstrzymania faktury. | ||
|
Opis
Jeśli faktura nie może przejść do płatności, zostaje wstrzymana. Ten atrybut wskazuje konkretny powód, na przykład „Niezgodność ceny”, „Niezgodność ilości” lub „Oczekiwanie na potwierdzenie odbioru towaru”. Analiza powodów wstrzymania pomaga znaleźć źródła przerw i opóźnień w procesie. Wspiera też dashboardy monitorujące wyjątki i ponowne wykonywanie pracy.
Dlaczego to ważne
Pomaga ustalić przyczyny opóźnień w płatnościach i wyjątków dotyczących faktur, co ułatwia usprawnianie procesu i komunikację z dostawcami.
Skąd pobrać
Dane pochodzą z tabel takich jak AP_HOLDS_ALL, powiązanych z fakturą i zawierających powód lub kod wstrzymania.
Przykłady
Niezgodność cenyZafakturowana ilość przekracza ilość odebranąZduplikowana faktura
|
|||
|
Status uzgodnienia
MatchingStatus
|
Wskazuje wynik uzgadniania faktury. | ||
|
Opis
Pokazuje wynik walidacji, w ramach której faktura jest porównywana z zamówieniem zakupu i potwierdzeniem odbioru towaru (w przypadku uzgadniania trójstronnego). Możliwe statusy to „Uzgodniona”, „Uzgodniona częściowo” lub „Niepowodzenie”. Atrybut stanowi podstawę KPI „Odsetek niepowodzeń uzgadniania trójstronnego” i powiązanego dashboardu analizy rozbieżności. Pomaga diagnozować problemy w cyklu od zakupu do płatności.
Dlaczego to ważne
Bezpośrednio mierzy skuteczność automatycznego uzgadniania i wskazuje rozbieżności, które prowadzą do ręcznego poprawiania danych i opóźnień w płatnościach.
Skąd pobrać
Status ten często znajduje się na poziomie nagłówka lub pozycji faktury w tabelach takich jak AP_INVOICES_ALL lub AP_INVOICE_LINES_ALL.
Przykłady
PowodzenieNiepowodzenie: niezgodność cenyNiepowodzenie: niezgodność ilościNie dotyczy
|
|||
|
System źródłowy
SourceSystem
|
System, z którego pobrano dane. | ||
|
Opis
Ten atrybut wskazuje źródło danych. W tym procesie jest nim zazwyczaj „Oracle Fusion Financials”. W środowiskach korzystających z wielu systemów, na przykład osobnego systemu OCR do skanowania, pole to pomaga rozróżnić źródła poszczególnych zdarzeń. Zapewnia identyfikowalność danych i kontekst, szczególnie przy łączeniu danych z różnych platform.
Dlaczego to ważne
Dostarcza ważnych informacji o pochodzeniu danych, zapewnia ich identyfikowalność i ułatwia integrację danych z wielu systemów.
Skąd pobrać
Zazwyczaj jest to stała wartość określana podczas konfiguracji pobierania danych.
Przykłady
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
|
|||
|
Waluta faktury
InvoiceCurrency
|
Waluta, w której podano kwotę faktury. | ||
|
Opis
Określa walutę faktury, na przykład USD, EUR lub GBP. Jest niezbędna w analizach obejmujących wiele krajów lub walut. Zapewnia kontekst potrzebny do interpretacji kwoty faktury i innych wskaźników finansowych. W organizacjach działających globalnie ułatwia filtrowanie i segmentowanie danych finansowych.
Dlaczego to ważne
Zapewnia kontekst niezbędny do prawidłowej analizy i raportowania kwoty faktury, szczególnie w operacjach międzynarodowych.
Skąd pobrać
Pochodzi z pola INVOICE_CURRENCY_CODE w tabeli AP_INVOICES_ALL.
Przykłady
USDEURGBPJPY
|
|||
|
Warunki płatności
PaymentTerms
|
Uzgodnione z dostawcą warunki płatności za fakturę. | ||
|
Opis
Określają warunki płatności dla dostawcy, na przykład „30 dni” lub „2% w ciągu 10 dni, 30 dni netto”. Na ich podstawie oblicza się termin płatności faktury i identyfikuje możliwość skorzystania ze skonta za wcześniejszą płatność. Analiza warunków płatności pomaga planować przepływy pieniężne. Jest też niezbędna w dashboardzie „Wykorzystanie skonta za wcześniejszą płatność”, który pokazuje, jak skutecznie firma korzysta z dostępnych rabatów.
Dlaczego to ważne
Wpływają bezpośrednio na przepływy pieniężne i rentowność, ponieważ określają harmonogram płatności oraz możliwość skorzystania ze skonta za wcześniejszą płatność.
Skąd pobrać
Dostępne w tabelach AP_TERMS_TL lub AP_TERMS_B, powiązanych z tabelą AP_INVOICES_ALL.
Przykłady
30 dni netto60 dni netto2% w ciągu 10 dni, 30 dni netto
|
|||
Działania w procesie obsługi faktur zobowiązań
| Działanie | Opis | ||
|---|---|---|---|
|
Rozliczono płatność
|
Ostatnie działanie w procesie, potwierdzające, że płatność została rozliczona przez bank. Zdarzenie jest zwykle rejestrowane na podstawie aktualizacji statusu w Oracle Cash Management po uzgodnieniu wyciągu bankowego. | ||
|
Dlaczego to ważne
To faktyczny koniec procesu od początku do końca i najdokładniejszy punkt odniesienia przy obliczaniu „Średniego czasu cyklu obsługi faktury”. Zamyka cały proces transakcji finansowej.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany statusu płatności na „CLEARED” w tabeli AP_CHECKS_ALL. Znacznik czasu zdarzenia znajduje się w kolumnie CLEARED_DATE.
Rejestrowanie
Wypełnienie pola CLEARED_DATE w tabeli AP_CHECKS_ALL.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Utworzono fakturę
|
Zdarzenie oznacza utworzenie w systemie rekordu faktury, ręcznie, przez skanowanie (OCR) lub elektroniczną wymianę danych (EDI). Jest rejestrowane w chwili dodania nowego rekordu do głównej tabeli faktur. | ||
|
Dlaczego to ważne
To jednoznaczny początek cyklu obsługi faktury. Analiza czasu od tego zdarzenia do kolejnych etapów pozwala wykryć wcześniejsze opóźnienia i zmierzyć łączny czas procesu.
Skąd pobrać
Jest to jawne zdarzenie rejestrowane na podstawie znacznika czasu utworzenia rekordu faktury w tabeli AP_INVOICES_ALL, zwykle z kolumny CREATION_DATE.
Rejestrowanie
Znacznik czasu utworzenia rekordu w tabeli AP_INVOICES_ALL.
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Zaakceptowano fakturę
|
Oznacza ostateczną akceptację faktury i dopuszczenie jej do płatności. Ten ważny etap można wywnioskować ze zmiany pola statusu workflow na końcowy status akceptacji. | ||
|
Dlaczego to ważne
To ważny etap kończący cykl akceptacji. Jest niezbędny do obliczenia KPI „Czas cyklu akceptacji faktury” i wykrywania wąskich gardeł związanych z osobami akceptującymi.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany wartości kolumny WFAPPROVAL_STATUS w tabeli AP_INVOICES_ALL na „Manually Approved”, „Workflow Approved” lub podobny końcowy status akceptacji.
Rejestrowanie
Zmiana wartości AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS na status oznaczający akceptację.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Zaplanowano płatność
|
Oznacza moment, w którym zaakceptowana faktura zostaje uwzględniona w zleceniu płatności (PPR) lub paczce płatności, ale nie została jeszcze opłacona. Zdarzenie jest rejestrowane po sfinalizowaniu rekordów harmonogramu płatności. | ||
|
Dlaczego to ważne
To działanie łączy akceptację z faktyczną płatnością. Analiza czasu spędzonego na tym etapie jest ważna przy prognozowaniu i zarządzaniu przepływami pieniężnymi.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować z wypełnienia pola checkrun_id w tabeli AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL dla danej faktury. Jako znacznik czasu można wykorzystać datę utworzenia PPR.
Rejestrowanie
Powiązanie faktury ze zleceniem płatności (PPR).
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Zatwierdzono poprawność faktury
|
To działanie oznacza pomyślne zakończenie automatycznej weryfikacji danych faktury przez system, na przykład sprawdzenia poprawności formatu i dopasowania do dostawcy. Zdarzenie można zarejestrować, śledząc zmiany pola statusu weryfikacji faktury. | ||
|
Dlaczego to ważne
Oznacza, że faktura jest gotowa do dalszej obsługi, na przykład uzgodnienia lub akceptacji. Opóźnienia przed tym etapem mogą wskazywać na problemy z wprowadzaniem danych. Można je analizować na dashboardzie „Analiza błędów przy wprowadzaniu danych faktury”.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany wartości kolumny VALIDATION_STATUS w tabeli AP_INVOICES_ALL na „Validated”. Znacznik czasu można uzyskać z rejestru audytowego lub tabeli historii tego pola.
Rejestrowanie
Zmiana wartości AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS na „Validated”.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Zrealizowano płatność
|
Oznacza moment utworzenia i przekazania płatności dostawcy. To jawne zdarzenie rejestrowane po utworzeniu rekordu płatności powiązanego z fakturą. | ||
|
Dlaczego to ważne
To ważny etap przy pomiarze „Odsetka płatności terminowych” i „Przepustowości faktur od początku do końca”. Oznacza, że firma wywiązała się ze zobowiązania finansowego.
Skąd pobrać
To jawne zdarzenie rejestrowane po utworzeniu rekordu łączącego w tabeli AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. Jako znacznik czasu można wykorzystać ACCOUNTING_DATE lub CREATION_DATE.
Rejestrowanie
Utworzenie rekordu w AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, który łączy fakturę z płatnością.
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Anulowano fakturę
|
Oznacza zakończenie obsługi faktury przed dokonaniem płatności. To jawne działanie rejestrowane po anulowaniu faktury przez użytkownika, które powoduje wypełnienie daty anulowania. | ||
|
Dlaczego to ważne
Końcowy status faktury oznaczający niepowodzenie procesu. Analiza częstotliwości i przyczyn anulowania może ujawnić problemy na wcześniejszych etapach zakupów lub zarządzania dostawcami.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować z wypełnienia kolumny CANCELLED_DATE w tabeli AP_INVOICES_ALL. Wartość tej kolumny jest znacznikiem czasu zdarzenia.
Rejestrowanie
Wypełnienie pola CANCELLED_DATE w tabeli AP_INVOICES_ALL.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Odrzucono fakturę
|
Oznacza odrzucenie faktury przez osobę akceptującą. Proces zostaje wstrzymany, a fakturę trzeba zwykle poprawić i przesłać ponownie. Zdarzenie jest rejestrowane jako zmiana statusu w workflow akceptacji. | ||
|
Dlaczego to ważne
Wskazuje na istotną pętlę poprawek w procesie. Analiza częstotliwości i przyczyn odrzuceń może ujawnić niejasne zasady lub systemowe problemy z danymi.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany wartości kolumny WFAPPROVAL_STATUS w tabeli AP_INVOICES_ALL na „Rejected”. Więcej informacji mogą zawierać tabele historii workflow.
Rejestrowanie
Zmiana wartości AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS na „Rejected”.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Rozpoczęto akceptację
|
Oznacza, że faktura trafiła do workflow akceptacji i została przekazana pierwszej osobie akceptującej. Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany statusu workflow faktury. | ||
|
Dlaczego to ważne
To działanie rozpoczyna pomiar KPI „Czas cyklu akceptacji faktury”. Pozwala odróżnić czas oczekiwania na dane od czasu oczekiwania na akceptację.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany wartości WFAPPROVAL_STATUS w tabeli AP_INVOICES_ALL ze statusu sprzed uruchomienia workflow na „Initiated” lub podobny status oczekujący.
Rejestrowanie
Zmiana wartości AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS na „Initiated”.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Skorzystano ze zniżki za wcześniejszą płatność
|
Zdarzenie obliczane, które oznacza realizację płatności przed terminem w celu uzyskania zniżki. Jest wyznaczane przez porównanie faktycznej daty płatności z warunkami zniżki zapisanymi w harmonogramie płatności. | ||
|
Dlaczego to ważne
Bezpośrednio wspiera dashboard „Wykorzystanie zniżek za wcześniejszą płatność”. Pomaga określić korzyści finansowe wynikające ze sprawnego procesu AP i wykryć niewykorzystane możliwości.
Skąd pobrać
Zdarzenie oblicza się przez porównanie daty płatności z tabeli AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL z polami daty zniżki (DISCOUNT_DATE) w tabeli AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Rejestrowanie
Porównanie daty realizacji płatności z datą uprawniającą do zniżki.
Typ zdarzenia
calculated
|
|||
|
Wstrzymano fakturę
|
Oznacza wstrzymanie faktury, które uniemożliwia jej opłacenie. To jawne zdarzenie rejestrowane po utworzeniu rekordu blokady powiązanego z fakturą, często z powodu rozbieżności lub naruszenia zasad. | ||
|
Dlaczego to ważne
Pozwala bezpośrednio wykrywać wyjątki i wąskie gardła w procesie. Analiza przyczyn i czasu trwania blokad pomaga zrozumieć i rozwiązać typowe problemy z obsługą faktur.
Skąd pobrać
To jawne zdarzenie rejestrowane po utworzeniu nowego wpisu w tabeli AP_HOLDS_ALL, powiązanego z konkretnym INVOICE_ID.
Rejestrowanie
Znacznik czasu utworzenia rekordu w tabeli AP_HOLDS_ALL.
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Wykonano uzgodnienie
|
Oznacza działanie systemu lub użytkownika polegające na uzgodnieniu faktury z zamówieniem zakupu (PO) lub potwierdzeniem odbioru towaru (GRN). Zdarzenie jest rejestrowane po aktualizacji statusu uzgodnienia faktury. | ||
|
Dlaczego to ważne
To ważny etap w przypadku faktur powiązanych z PO, bezpośrednio wpływający na analizę „Trendów rozbieżności w uzgadnianiu trójstronnym”. Błędy i opóźnienia na tym etapie często powodują powstawanie wąskich gardeł.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować z aktualizacji pola WFAPPROVAL_STATUS lub podobnego pola statusu uzgodnienia w tabeli AP_INVOICES_ALL, wskazującej na podjęcie próby uzgodnienia.
Rejestrowanie
Znacznik czasu zmiany statusu dotyczącej uzgodnienia z PO.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Zwolniono blokadę
|
Oznacza rozwiązanie problemu i usunięcie blokady, dzięki czemu faktura może przejść do etapu płatności. Zdarzenie jest rejestrowane po zaktualizowaniu rekordu blokady o informacje dotyczące jej zwolnienia. | ||
|
Dlaczego to ważne
Pozwala zmierzyć czas potrzebny na rozwiązanie rozbieżności. W połączeniu ze zdarzeniem „Wstrzymano fakturę” pomaga określić czas i wpływ poprawek oraz obsługi wyjątków.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować z wypełnienia kolumn RELEASE_LOOKUP_CODE i LAST_UPDATE_DATE w tabeli AP_HOLDS_ALL dla istniejącego rekordu blokady.
Rejestrowanie
Znacznik czasu aktualizacji rekordu w AP_HOLDS_ALL wraz ze szczegółami zwolnienia blokady.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
Instrukcje ekstrakcji danych
Gotowi do rozpoczęcia?
Skorzystaj z tego szablonu danych, aby szybciej rozpocząć process mining i usprawnić operacje związane z zobowiązaniami. Już dziś zacznij zmieniać sposób obsługi procesów finansowych.
Obniż koszty obsługi faktur AP o 60%: zacznij teraz
Zautomatyzuj obsługę faktur AP i ogranicz błędy, aby obniżyć koszty o 60%.
Karta kredytowa nie jest wymagana • Konfiguracja zajmuje kilka minut