採用から退職まで：従業員の在籍期間向けデータテンプレート

アクティビティ名は、採用から退職までのプロセスにおける個々のステップを表します。これらのアクティビティはプロセスマップを構成する要素であり、最初の求人申請から最終的な退職確認まで、プロセス内のさまざまな動きを示します。

分析では、この属性を使ってプロセスの流れを可視化し、イベントの順序を確認し、各ステップの頻度と所要時間を測定します。実際に行われている作業を把握し、標準プロセスからの逸脱を見つけ、長時間に及ぶ身元調査や遅延した入社手続きなど、遅延や改善が必要な段階を特定するうえで重要です。

プロセスマップ上のステップを定義する属性であり、プロセスマイニングによる分析と可視化の基盤となります。

イベントログ、ステータス変更記録、またはHRシステム内の特定の取引データから生成されます。

イベントのタイムスタンプは、アクティビティが発生した時点を示します。このタイムスタンプは、従業員の流れを正確に再構成するために、イベントを時系列に並べるうえで欠かせません。パフォーマンス分析における主要な時間データです。

この属性を使ってアクティビティ間の処理時間を計算し、採用や退職手続きなどのプロセス全体の所要時間を測定し、時間に関するボトルネックを特定できます。また、時間の経過に伴う傾向分析や、「採用までの平均日数」「入社手続きの処理時間」など、時間に関するKPIの作成にも役立ちます。

イベントを正しい順序で並べ、処理時間や所要時間など、時間に基づくすべてのパフォーマンス指標を計算するために欠かせないタイムスタンプです。

通常、システムログやデータテーブル内のアクティビティまたは取引レコードとともに保存され、作成日やシステムタイムスタンプなどの名称で記録されています。

従業員IDは、採用手続きの開始から最終的な退職まで、個人を追跡する一意のキーです。入社手続き、評価、昇進、退職手続きなど、在籍期間に関するすべてのイベントを1つの一貫した流れに結び付けます。

プロセスマイニングでは、この属性がケースの関連付けに欠かせません。分析エンジンは、従業員ごとのプロセス全体の流れを再構成できます。従業員IDをケースIDとして使うことで、分析担当者は処理時間を追跡し、個々の従業員の流れにおけるボトルネックを特定し、従業員やグループによって在籍期間のプロセスにどのような違いがあるかを分析できます。

従業員の在籍期間に関するすべてのイベントを結び付け、採用から退職までの全体の流れを分析できる、基本的なケースIDです。

通常、HR情報システム（HRIS）内の従業員マスターデータの主要テーブルまたはレコードで確認できます。

ソースシステム属性は、各イベントのデータの取得元を示します。複雑なHR環境では、採用を担当する応募者追跡システム（ATS）、従業員管理を担当する中核HRIS、報酬変更を担当する給与システムなど、採用から退職までのプロセスの各部分が別々のシステムで管理されている場合があります。

ソースシステム別にデータを分析すると、データ連携の課題やプロセスの分断を把握できます。遅延や問題が特定のシステムに集中しているかを特定し、技術的な改善やプロセスの再設計に役立てられます。また、データの検証や、プロセス全体を漏れなく把握するうえでも重要です。

プロセスデータの取得元を示します。データ品質の問題を調査し、異なるHRシステム間でのプロセスの引き継ぎを把握するうえで重要です。

通常、データの抽出・変換（ETL）処理中に追加されるか、システム連携ログの標準項目として記録されています。

この属性は、データがプロセスマイニング用のデータセットに最後に更新または抽出された時点を示します。業務イベントが発生した時点ではなく、データ自体の新しさを表します。

主な用途は、データガバナンスと検証です。分析担当者は、この情報を使って最新の情報を扱っていることを確認し、ソースシステムでイベントが発生してから分析に反映されるまでの遅延を把握できます。データ更新サイクルを管理し、生成された分析結果の信頼性を保つうえで欠かせません。

分析対象の情報がどの程度最新かを示し、データの鮮度とガバナンスを確保します。分析結果への信頼を高めるうえで重要です。

通常、データの抽出・変換・ロード（ETL）処理中に生成され、追加されます。

ユーザー属性は、プロセス内の特定のステップを実行した個人またはシステムを示します。オファーを承認する採用マネージャー、入社手続きを開始する人事管理者、リマインダーを自動送信するシステムなどが該当します。

この属性により、人またはシステムエージェントの観点を分析に加えられます。業務量の分布を把握し、研修の必要性を特定し、プロセスのコンプライアンスを確認するために使います。たとえば、報酬変更などの機密性の高い操作が権限を持つ担当者だけによって実行されているかを確認できます。監査とセキュリティの観点で重要です。

誰が操作を実行したかを示します。業務量、コンプライアンス、自動化の度合い、研修の必要性を分析するうえで欠かせません。

システム監査ログまたは取引レコードで確認できます。「変更者」「作成者」「ユーザーID」などの項目名で記録されることがよくあります。

勤務地属性は、従業員の実際の勤務場所または登録上の勤務場所を示します。国のように広い範囲から、オフィスビルやキャンパスのように具体的な場所まで指定できます。

グローバルな組織では、HRプロセスマイニングにおいて地理的な分析が欠かせません。現地の労働法や市場環境による採用期間の違いなど、地域ごとのプロセスパフォーマンスの差を明らかにできます。また、拠点別の離職率を比較し、現地の管理体制や職場環境の問題を示す兆候を見つけることもできます。このデータは、標準化できるプロセスをそろえつつ、地域ごとに必要な対応を取り入れるうえで重要です。

地域ごとのプロセスの違いを特定し、現地規制へのコンプライアンスを評価し、異なる勤務拠点のパフォーマンスを比較できます。

通常、HRシステム内の従業員の個人住所または勤務先住所の情報に保存されています。

求人申請IDは、特定の求人を埋めるためのすべてのアクティビティを結び付ける一意のキーです。求人の作成と承認から候補者の募集、オファー提示までを関連付けます。採用時に従業員IDが生成される前のケースIDとして機能することもあります。

この属性は、従業員の在籍期間のうち採用前の段階を分析する際に特に役立ちます。「採用充足までの期間」などのKPIを測定し、特定のポジションに対する採用プロセスの効率を把握できます。求人申請単位でプロセスを分析すると、さまざまな求人に共通する承認、候補者募集、面接の段階でボトルネックを特定できます。

採用前のすべてのアクティビティを結び付け、採用プロセスや「採用充足までの期間」などの指標を詳細に分析できます。

新しい求人が作成された際に、応募者追跡システム（ATS）またはHRISの採用モジュールによって生成されます。

終了時刻属性は、一定の時間にわたって行われるアクティビティの完了時点を示します。「オファー提示」のように瞬時に発生するHRイベントがある一方、「身元調査」や「入社手続き」のように明確な開始時点と終了時点があるものもあります。このタイムスタンプをイベントのタイムスタンプ（StartTime）と組み合わせることで、所要時間を正確に計算できます。

プロセス分析では、終了時刻が特定のタスクの処理時間や実作業時間を計算するうえで重要です。これにより、待機時間（異なるアクティビティ間の空白時間）と処理時間（1つのアクティビティにかかった時間）を区別できます。所要時間を分析すると、非効率なタスクや自動化、リソースの再配分が必要な箇所を特定できます。

アクティビティの所要時間を正確に計算し、プロセス内の実作業時間と待機時間を区別できます。

タスクの開始と完了の両方を記録するイベントログまたは取引テーブルに保存されています。明示的に記録されていない場合は、別の「完了」イベントから算出する必要があります。

職種名属性は、従業員が組織内で担う役割に関する詳細情報を提供します。「部長」などの上位職から、「シニアソフトウェアエンジニア」や「アカウントエグゼクティブ」などの具体的な職種まで含まれます。

分析では、職種名を使って特定の役割や職位のプロセスを絞り込み、分析できます。「上級職は初級職より採用に時間がかかるか」「技術職と非技術職で入社手続きは異なるか」といった問いに答えるのに役立ちます。この詳細度は、対象を絞ったプロセス改善を行い、従業員によって在籍期間の流れがどのように異なるかを把握するうえで欠かせません。

従業員の役割、職位、職務によって在籍期間のプロセスがどのように異なるかを詳細に分析し、対象を絞った改善を支援します。

HRマスターレコード内の従業員の職務情報またはポジションデータに保存されています。

退職理由は、従業員が会社での在籍を終えた背景を示します。通常、本人都合（退職、定年退職）や会社都合（業績、組織再編）などに分類されます。

この属性は、従業員の離職分析の基盤となります。退職理由を他のデータと関連付けることで、組織は有用な情報を見つけ出せます。たとえば、特定の部門で本人都合の退職が多いか、特定の採用経路から入社した従業員が業績を理由に退職する傾向があるかを分析できます。こうした分析は、効果的な人材定着施策の策定や採用の質の向上に役立ちます。

離職分析に必要な背景情報を提供し、本人都合と会社都合の離職を区別しながら、根本原因を特定できます。

退職または雇用終了の手続き中に記録され、通常は従業員の最終雇用レコードに保存されます。

部門属性は、従業員が組織内でどの部門に所属しているかを示します。全社のプロセスパフォーマンスを分類し、比較するための重要な切り口です。

この属性を使って、採用から退職までのプロセスを比較分析できます。たとえば、エンジニアリング部門と営業部門の採用までの所要時間を比較し、採用上の課題の違いを特定できます。また、部門別の離職率を分析して、管理体制や組織文化に問題がある可能性を示す領域を見つけることもできます。部門でプロセスマップを絞り込むと、特定の業務機能に固有のプロセスの違いやボトルネックが明らかになります。

詳細な分類と比較分析を可能にし、組織内の各部門でHRプロセスがどのように実行されているかを明らかにします。

HRシステム内の従業員の基本プロフィールまたはマスターデータレコードで確認できます。多くの場合、職務やポジションと関連付けられています。

雇用形態は、個人の雇用契約または勤務形態の種類を分類します。HRプロセスの進め方に大きな影響を与えることが多い、重要な属性です。

雇用形態別にプロセスを分析すると、重要な違いが明らかになります。たとえば、契約社員の入社手続きは、正社員に比べて大幅に短く、内容も少ない場合があります。同様に、評価サイクルや退職手続きも異なる可能性があります。この分類は、コンプライアンスを確保し、異なる種類の従業員に合わせてプロセスが適切に設計されているかを確認するうえで重要です。

勤務形態によるプロセスの違いを分析できます。コンプライアンスの確保や、従業員区分に応じたプロセスの最適化に役立ちます。

従業員の基本HRプロフィールまたは雇用レコードにある標準項目です。

マネージャー属性は、従業員の直属の上司を示します。マネージャーは、承認、評価、役割変更の開始など、採用から退職までの多くのプロセスで重要な役割を担います。

マネージャー別にプロセスを分析すると、管理の有効性やプロセス遵守の違いを明らかにできます。たとえば、評価を迅速に完了するマネージャーと、常に遅れるマネージャーを特定できます。また、チーム別の離職率を分析し、リーダーシップ上の問題を示す兆候を見つけることもできます。対象を絞ったマネージャー向け研修や支援につなげられます。

チームまたはマネージャー単位でプロセスのパフォーマンスと結果を分析し、管理方法やプロセス遵守の違いを明らかにします。

HRシステム内の従業員の職務またはポジションデータに保存されています。別の従業員レコードへのリンクとして記録されることもあります。

事業部門は、会社内の主要な業務区分を示します。「消費者向け製品」「エンタープライズソフトウェア」「グローバルサービス」などがあります。部門より上位の組織上の文脈を提供します。

事業部門単位で採用から退職までのプロセスを分析すると、戦略的かつ大局的な比較ができます。経営層は、主要な事業セグメント間で人材管理の方法や結果がどのように異なるかを把握できます。たとえば、ある事業部門の社内異動率が大幅に高ければ、組織全体で共有できる優れた取り組みがある可能性を示します。この視点は、HRプロセスをより広い事業戦略と結び付けるうえで欠かせません。

戦略分析に適した上位の組織軸を提供し、主要な事業部門間でHRプロセスのパフォーマンスを比較できます。

中核HRシステム内の従業員の組織配属データで確認できます。

採用経路は、採用に至った候補者の取得元を示します。従業員紹介のような社内経路や、専門職向けネットワークサイト、大学の就職フェア、外部の人材紹介会社などの社外経路があります。

この属性は、さまざまな人材獲得施策の効果を評価するうえで欠かせません。採用経路別に従業員の在籍期間全体を分析すると、評価スコア、昇進率、定着率などの指標から、質の高い候補者を生み出すチャネルを特定できます。このデータに基づく方法により、採用チームは効果の高い経路に費用と労力を集中できます。

採用チャネルの効果を分析し、候補者の質や定着率に基づいて採用戦略と費用を最適化できます。

通常、応募または候補者募集の段階で応募者追跡システム（ATS）に記録されます。

雇用ステータスは、特定の時点における従業員と会社との関係を示します。従業員の在籍期間に応じて変化する動的な属性です。

プロセスマイニングでは、このステータスの変更自体が重要なアクティビティになる場合があります。例として、「休職中に変更」などがあります。また、分析対象を絞り込むための属性としても役立ちます。在職中の従業員の流れに集中したり、退職した従業員の退職に至るプロセスを分析したりできます。さまざまな在籍期間分析で、適切な対象者を含めるために役立ちます。

従業員の現在の状態を定義します。在職中や退職済みなど、特定の対象者に分析を絞り込むうえで重要です。

HRISの主要な従業員レコードまたは職務情報テーブルにある基本項目です。