RPAとは？ロボティック・プロセス・オートメーションの仕組み
RPAは、ソフトウェアロボットがユーザーインターフェースを操作する技術です。得意な作業や苦手な作業、自動化に向く業務の選び方を解説します。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、ソフトウェアボットがユーザーインターフェースを通じてアプリケーションを操作する技術です。ボットはAPIを使わず、利用するシステムを変更することなく、画面上の項目を読み取り、値を入力し、決められた手順を実行できます。そのため、既存のアプリケーションをまたぐ反復作業に適しています。一方で、安定したインターフェースと明確なルールが必要です。情報源によって表記が異なるため、「RPAロボティック・プロセス・オートメーション」のように、同じ用語が重複して使われることもあります。
ProcessMindはボットを販売したり、業務を自動化したりするものではありません。業務の進み方や、時間と手戻りがどこに集中しているか、自動化を検討する価値のある手順を把握するための製品です。ボットはプロセスに組み込まれた問題を直さずに、同じ作業を速く繰り返すことがあるため、こうした把握が重要です。
RPAでできること
RPAのロボットは、一般にボットと呼ばれ、ユーザーインターフェース上で定められた手順を実行します。ポータルへのサインイン、システム間の情報のコピー、フォームへの入力、レポートのダウンロード、レコードの照合、メールの送信などが可能です。スケジュールに従って実行したり、トリガーに応じて起動したり、ファイルの到着を受けて動かしたりできます。
RPAはインターフェース層で動作するため、APIや連携機能がないソフトウェアも操作できます。人がアプリケーションを使うときの操作の一部を、ボットが模倣します。既存のシステムを作り直さずに、古いシステムや仕入先のポータルと連携する際に役立つ場合があります。
一方、ボットは画面が変わらないことを前提としています。レイアウトが変更されると、それに依存する手順が動かなくなることがあります。例外対応、認証情報、監視、継続的な保守も考慮する必要があります。
多くのRPAソフトウェアプラットフォームには、キュー、認証情報の管理、監査ログ、例外処理などの機能があります。文書の解釈や例外の分類にAIを使うものもあります。こうした機能でボットが対応できる範囲は広がりますが、何をいつ行うか、どの時点で人が対応するかをプロセスで定める必要があります。
RPAが適しているのはどのような場合ですか？
業務が頻繁に発生し、反復的で、ルールが明確であり、デジタルシステム上で行われる場合、RPAが適していることが多いです。たとえば、メールで届いた注文情報をERPに転記する、請求書と発注書を照合する、CRMと請求システムの間でレコードを移す、複数のポータルからレポートをまとめるといった作業です。
次の4つの観点で、自動化の候補を評価しましょう。
| 項目 | 確認すること |
|---|---|
| 発生頻度 | その手順はどのくらいの頻度で発生しますか？発生頻度が低い作業では、ボットの構築や保守にかかる手間に見合わない場合があります。 |
| 変動 | 手順にいくつの経路やバリエーションがありますか？バリエーションが多いほど、ルールや保守作業が増える可能性があります。 |
| 反復性 | 入力と出力が一貫しており、毎回同じ手順で進みますか？ |
| 時間のかかる場所 | 作業そのものに時間がかかっていますか。それとも、引き継ぎ、承認、システムの応答を待つ時間が長いですか？ |
4つの観点を使うと、反復的で予測しやすい作業と、再設計や判断、別の種類の自動化が必要な作業を見分けやすくなります。
RPAで解決できないこと
ボットは設定されたルールに従います。責任の所在が曖昧な状態を解消したり、不適切な方針を直したりすることはできません。情報が不足している場合の対応も、あらかじめ定められていなければ判断できません。
次の制約を考慮してください。
- **判断：**スクリプトだけでは、書類の不足、情報の矛盾、ルールから外れたケースにどう対応するかを確実に判断できません。例外時の手順を定め、多くの場合は人が対応できるようにする必要があります。
- **変動：**チームによって同じ手順の進め方が異なる場合、複数の自動化を構築し、保守する必要が生じることがあります。まず、その違いが必要かどうかを確認しましょう。
- **発生頻度の低さ：**たまにしか発生しない作業では、ボットの構築や保守にかかる費用に見合わない場合があります。
- **プロセスの問題：**RPAは、不要な承認、手戻り、遅延も含め、設定されたプロセスをそのまま繰り返します。問題のあるプロセスを自動化すると、同じ問題がより速く発生することがあります。
手順を自動化する前に、まずプロセスを変更すべきか確認しましょう。ルールが不要な作業を生んでいるなら、そのルールを変えるほうが、回避策を自動化するより効果的な場合があります。
RPAとプロセスマイニング、ワークフローエンジン、BPMSの違い
これらの技術は、プロセス業務の異なる部分に対応します。
| 技術 | できること | 適した用途 |
|---|---|---|
| RPA | スクリプトに従って既存のユーザーインターフェースを操作する | 現在のシステム上での作業 |
| プロセスマイニング | イベントデータからプロセスの進み方を示す | システムと並行してプロセスの実行状況を分析する |
| ワークフローエンジンまたはBPM | 定義されたプロセスを複数の手順やシステムにまたがって実行する | オーケストレーション層としての利用 |
| BPMS | プロセスモデリング、フォーム、ルール、実行などの機能を組み合わせる | より広範なプロセス管理プラットフォームとしての利用 |
ワークフローエンジンは、定義したプロセスを実行するためのものです。RPAは、アプリケーションが連携されていない場合でも、画面を通じて操作できます。プロセスマイニングは、実際の業務で何が起きているかを把握し、作業のばらつきや滞留箇所を確認するのに役立ちます。
プロセスモデリングやシミュレーションを使うと、変更後のプロセスがどのように進むかを検討できます。特定のプラットフォームを比較する場合は、Camunda、Appian、UiPathのガイド、またはBPMSの解説をご覧ください。
自動化する作業の選び方
ワークショップや提案されたタスクの一覧だけに頼らず、まずプロセスデータを確認します。イベントログを使えば、各アクティビティの発生頻度や、どのバリアントをたどるか、ケースの所要時間を把握できます。
次の4つの点を確認します。
- そのステップはどのくらいの頻度で発生しますか。 発生頻度が低く、自動化に見合わないタスクを候補から外す際に、処理件数が参考になります。
- そのステップにはどのくらいばらつきがありますか。 一貫性のある少数のバリアントなら、多数の異なる経路より自動化しやすい場合があります。
- 作業はどのくらい反復的ですか。 同じルールに従い、入力と出力が予測しやすいステップを探します。
- 時間はどこにかかっていますか。 タスクの処理にかかる時間と、アクティビティ間の待ち時間を分けて考えます。待ち時間が長い場合、ボットで短縮できるタスクではなく、引き継ぎや待ち行列に原因があるかもしれません。
次に、自動化による効果と、構築・保守にかかるコストを比較します。ケース数、1件あたりの処理時間、例外への対応に必要な作業、ボットの稼働を維持するための工数を考慮します。
自動化の候補を見つけるガイドでは、プロセスデータを使って候補を評価する方法を説明しています。バリアントビューでは、経路の違いが作業にどう影響するかを確認できます。
自動化の候補を見つけるガイドを読むプロセスマイニングは自動化の候補を見つけるのに役立ちますが、まずモデルを作成するほうがよい場合も少なくありません。どこに問題があるのかを尋ねれば、現場の人はすぐに答えてくれます。時間がかかるのはデータを見つけることではなく、解決策について合意することです。自動化では、データよりもコミュニケーションが課題になることがあります。
RPAの取り組みが停滞する理由
RPAや自動化の取り組みでは、次のような問題が繰り返し発生することがあります。
- **画面やインターフェースの変更：**ソフトウェアの更新によって、ボットが依存する画面操作ができなくなり、保守作業が増えることがあります。
- **例外には人の対応が必要：**ボットが通常のケースを処理できても、例外的なケースは担当者に回ることがあります。例外の解決には、より多くの時間や専門知識が必要になる場合があります。
- **管理されないまま自動化が広がる：**チームごとに別々のボットを構築し、文書化や認証情報、サポートの方法が統一されないことがあります。
- **成果が測定されない：**ボットの実行回数だけでは、作業負荷や手戻り、サイクルタイムが減ったかどうかは分かりません。
- **プロセスの知識が構築担当者に偏る：**特定のプロセスバリアントの仕組みを記録したものが、ボットのルールだけになってしまう場合があります。
こうしたリスクを減らすには、まずプロセスを把握し、例外への対応方法を決め、導入後に成果を測定します。自動化のロジックがボットの中だけに残らないよう、プロセスの文書化を最新の状態に保ちます。
RPAのコストをどう評価するか
RPAによる自動化のコストには、プラットフォームの利用料、ボットや実行ごとの料金、自動化の構築・サポート・保守にかかる工数が含まれます。費用の内訳は、ボットの実行頻度や稼働を維持するために必要な作業量によって変わります。
RPAの自動化ソフトウェアを比較する際は、ボットの数だけでなく、ケースあたりのコストを比べます。自動化の構築と運用にかかる年間コストを見積もり、処理するケース数で割ります。その金額を、現在の処理工数や例外対応のコストと比較します。
同じ考え方はプロセス全体にも当てはまります。現在の作業コストはいくらで、変更後はいくらになるでしょうか。プロセスマイニングのビジネスケースに関するガイドでは、比較の進め方を紹介しています。
API、RPA、AIエージェントを使い分ける場面
技術の名称ではなく、作業内容と関係するシステムに基づいて選びます。
- **APIまたは統合プラットフォーム：**システムがAPIを提供しており、システム間で直接データをやり取りするタスクに適しています。
- **RPA：**システムにユーザーインターフェースからアクセスできるものの、適切な連携手段がない場合に検討します。
- **AIエージェント：**苦情の分類や適用するルールの判断など、情報の解釈や判断が必要なステップで検討します。エージェントが対応する範囲と、担当者へ引き継ぐ条件を明確にします。
1つのプロセスで複数の方法を組み合わせることもできます。AIとRPAは、ボットが決められた手順を処理し、エージェントが解釈を要するステップを担当する形で併用されることがあります。プロセスを明確に定義すると、どのステップにAPI、ボット、AIエージェント、人の対応が必要か判断しやすくなります。プロセスデータから現状の流れを把握し、モデルで目指すプロセスを文書化すれば、変更について話し合う際にも役立ちます。
ボットを構築する前に確認すること
イベントデータを使って、処理件数が十分にあり、ばらつきが少なく、反復的な作業を特定します。まず解決すべき問題がプロセスにないか確認し、例外対応と保守にかかる時間も考慮します。
ProcessMindは、プロセスの分析とモデル化を支援します。プロセスの実行や自動化は行いません。作業がどこで発生しているかを把握し、変更する価値のあるステップを評価するためにご利用ください。
