売掛金管理のプロセスマイニングガイド

売掛金のプロセスマイニング：DSOを把握する

売上債権回転日数（DSO）は、販売から入金までにかかる平均日数を示します。DSOの変化には、季節要因だけでなく、売掛金管理のプロセスも関係している可能性があります。請求書へのフォローアップが遅れたり、請求内容の確認に時間がかかったり、入金消込で手戻りが発生したりすると、入金までの期間が延びることがあります。プロセスマイニングを使えば、顧客の行動だけを原因と決めつけずに、どの工程で時間がかかっているかを確認できます。

売掛金のプロセスマイニングで分かること

手順書には、回収業務のあるべき姿が記載されています。イベントログを見ると、アクティビティや引き継ぎ、待ち時間、ケースごとの経路など、プロセスの実際の流れが分かります。

ProcessMindで売掛金データを分析すると、次の項目を確認できます。

• 請求書の作成から入金までの時間
• 督促とその他の回収アクティビティの間の待ち時間
• 顧客、地域、請求書の種類ごとの紛争率と解決時間
• 請求書の処理や修正の繰り返しなどの手戻り
• 手作業によるアクティビティと引き継ぎ
• 文書化されたプロセスと実際の実行内容の違い
• 回収や解決の目標を達成できていないケース

これらの結果をもとに、プロセスの遅延とDSOに影響するその他の要因を区別できます。ただし、プロセスを変更すれば特定のDSOを達成できると証明するものではありません。

回収の遅延や手戻りが発生する箇所

請求書の作成から入金までの工程を確認します。プロセスマップを見ると、ケースがどこで待つのか、どの経路に時間がかかるのか、どこで作業が繰り返されるのかが分かります。顧客区分、請求書の種類、支払状況、紛争理由などで絞り込み、条件の近いケースを比較できます。

たとえば、紛争のある請求書は解決までに時間がかかるのか、特定の種類の請求書をチームが何度も処理しているのか、引き継ぎ後に長い遅延が発生しているのかを確認します。イベントログからプロセスの所要時間や順序は分かりますが、それだけですべての原因を説明できるわけではありません。

プロセスマイニングを詳しく見ると、プロセスマップ、バリアント、フィルターが分析にどう役立つかを確認できます。

紛争と入金消込が全体像に与える影響

紛争があると、請求から入金までの間に時間と作業が増えることがあります。紛争の種類、解決までの経路、経過時間を比較し、ケースがどこで待つのか、前のアクティビティに戻るのかを確認します。請求書の再確認や修正が繰り返される場合も、手戻りによって時間がかかります。

入金消込も確認すべき領域です。支払いに関するアクティビティがいつ発生し、請求書の処理や紛争解決とどう結び付いているかを調べます。プロセスマイニングは記録されたイベントを分析するものであり、入金を回収するものではありません。

売掛金回転率をどう読み解くか

売掛金回転率は、一定期間に売掛金を何回回収できたかを示します。DSOとは異なる視点を提供します。回転率が回収頻度を示すのに対し、DSOは販売から入金までの平均日数を推定します。これらの指標を比較する際は、財務チームがすでに採用している定義と計算方法に従ってください。

プロセスマイニングを使うと、こうした財務指標に、業務の進め方に関するコンテキストを加えられます。遅延、異議申し立て、手戻りが回収状況の変化と同時に起きているかを調べる際に役立ちます。ただし、財務チームの定義や会計分析に代わるものではありません。

売掛金と買掛金：2つの業務サイクルの違い

売掛金管理では、顧客が組織に支払う金額と、その回収に関わる業務を扱います。買掛金管理では、組織が仕入先に支払う金額と、その支払いに関わる業務を扱います。目的や発生するイベントは異なりますが、どちらも実際のプロセス経路、待ち時間、引き継ぎ、手戻りを把握することで、業務の状況を確認しやすくなります。

買掛金管理のユースケースと比較するか、財務・シェアードサービスのユースケースを見ると、財務業務全体におけるプロセス分析をより広い視点で確認できます。

回収プロセスを分析する方法

1. **分析：**イベントログを用意し、ProcessMindで実際のプロセスを分析します。経路を比較し、顧客区分、請求書の種類、支払状況、紛争理由などの属性で絞り込みます。
2. **モデル化：**分析結果をもとに、BPMNで目標プロセスを文書化します。アクティビティ、引き継ぎ、例外経路、チームが追跡する重要業績評価指標（KPI）を定義します。BPMNモデリングを見ると、現状と将来のプロセスを文書化する方法を確認できます。
3. **シミュレーション：**導入前に、提案するプロセスのシナリオを比較します。たとえば、リマインダーのタイミング、紛争の振り分け、承認ルール、引き継ぎの違いを評価できます。プロセスシミュレーションについて確認し、シナリオがプロセスのパフォーマンスに与える影響を検討してください。

ProcessMindはプロセスデータを分析し、モデル化します。どの変更を実施するかを決め、結果を確認するのはチームです。

開始に必要なデータ

請求書から入金までの時間がどこで長くなるのか、どの紛争経路で手戻りが多いのかなど、回収に関する疑問を1つ選びます。最初の分析には、ERPからすでにエクスポートしている請求書と支払いのログを使用できます。

最低限、次のデータを用意してください。

• イベントを請求書または別のケースに関連付けるケースID
• アクティビティ名
• 各イベントのタイムスタンプ

利用できる場合は、顧客、請求金額、支払状況、紛争理由、チーム、地域などの属性を追加します。これらの項目を使って区分ごとに比較し、プロセスのパフォーマンスの違いを調べられます。

イベントログを準備する前に、データ要件を確認してください。

期待できる結果

結果は、データの品質と網羅性、プロセスの複雑さ、チームが実施する変更によって異なります。イベントログを使ってベースラインを設定し、時間や手戻りがどこに集中するかを見つけ、変更後のプロセスのパフォーマンスを追跡します。

プロセスマイニングによってDSOの低下が保証されるわけではありません。記録された業務の流れを可視化し、チームが改善の機会を調査して優先順位を付けるのに役立ちます。財務上の成果には、複数の要因が影響します。