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Améliorer le traitement de vos factures fournisseurs

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les comptes fournisseurs dans Oracle Fusion
Améliorer le traitement de vos factures fournisseurs
Défis (11) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)
Processus: Traitement des factures fournisseurs
Système: Oracle Fusion Financials
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Optimiser les comptes fournisseurs dans Oracle Fusion pour des paiements plus rapides

Le traitement des factures fournisseurs peut être complexe, entraînant souvent des retards de paiement et des risques potentiels de non-conformité. Notre plateforme vous aide à identifier précisément les goulots d'étranglement et les inefficacités au sein de vos workflows. Découvrez comment rationaliser les opérations, réduire les erreurs et garantir des paiements dans les délais en mettant en lumière les informations cachées dans vos données de processus.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le traitement des factures fournisseurs dans Oracle Fusion ?

Le traitement des factures fournisseurs (AP) est une fonction essentielle qui impacte directement la santé financière, la trésorerie et les relations avec les fournisseurs d'une organisation. Au sein d'un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) robuste comme Oracle Fusion Financials, ce processus implique souvent de nombreuses étapes, de multiples parties prenantes et des règles de rapprochement complexes. Bien qu'Oracle Fusion offre de puissantes fonctionnalités, le volume considérable de factures, combiné aux variations des accords fournisseurs, aux exigences de rapprochement des bons de commande (PO) et aux hiérarchies d'approbation internes, peut générer des inefficacités importantes.

Un traitement inefficace des factures fournisseurs peut se traduire par des problèmes coûteux : des pénalités de retard de paiement qui érodent la rentabilité, des occasions manquées de bénéficier de remises pour paiement anticipé qui représentent un manque à gagner, et un effort manuel excessif qui augmente les coûts opérationnels. De plus, des délais de traitement prolongés peuvent nuire aux relations avec les fournisseurs, entraînant potentiellement des conditions moins avantageuses, voire des ruptures de la chaîne d'approvisionnement. La complexité accrue augmente également le risque de non-conformité aux politiques internes ou aux réglementations externes. Comprendre et optimiser ce processus complexe, surtout lorsqu'il est géré au sein d'Oracle Fusion Financials, n'est pas qu'une question de réduction des coûts ; c'est un impératif stratégique pour l'agilité financière et l'excellence opérationnelle.

Comment le Process Mining éclaire votre flux de factures fournisseurs dans Oracle Fusion

Le Process Mining offre une perspective inégalée sur l'exécution réelle de votre traitement des factures fournisseurs. Plutôt que de se fier à des suppositions ou à des processus idéaux documentés, le Process Mining extrait des données d'événements granulaires directement de votre système Oracle Fusion Financials – en suivant chaque étape d'une facture, de sa « Réception de facture » à son « Paiement compensé ». Cette approche axée sur les données reconstitue le parcours complet, de bout en bout, de chaque facture individuelle, offrant une vue exhaustive de son cycle de vie.

En traitant chaque facture comme un « identifiant de cas », le Process Mining visualise la séquence exacte des activités, incluant la « Saisie des données de facture », la « Validation de facture », le « Rapprochement avec le bon de commande », le « Rapprochement avec la réception de marchandises », et les points de décision cruciaux tels que la « Résolution d'écart » ou l'« Approbation de facture ». Cette visibilité granulaire vous permet de :

  • Découvrir les goulots d'étranglement cachés : Déterminez précisément où les factures passent trop de temps, que ce soit en attente d'approbation, bloquées dans une boucle de résolution d'écarts, ou retardées pendant les processus de rapprochement.
  • Identifier les déviations de processus : Observez où le processus s'écarte du chemin prévu, révélant des reprises, des étapes non autorisées ou des transferts inutiles qui contribuent aux retards et aux coûts.
  • Analyser les variations des temps de cycle : Comprenez pourquoi certaines factures sont traitées plus rapidement que d'autres, en fonction de facteurs tels que le fournisseur, le type de facture, le montant, ou même l'approbateur assigné, en exploitant des attributs comme Invoice Number, Invoice Date, Approver et Payment Status.
  • Améliorer la conformité : Surveillez le respect des conditions de paiement et des politiques internes en comparant les flux et les délais de processus réels aux règles définies. Par exemple, assurez-vous que les paiements sont exécutés dans les délais spécifiés pour chaque fournisseur.

Cette puissance analytique, appliquée directement à vos données Oracle Fusion Financials, vous permet de dépasser les preuves anecdotiques et de prendre des décisions éclairées sur la manière d'améliorer le traitement des factures fournisseurs.

Principaux axes d'amélioration révélés par le Process Mining

Grâce aux informations tirées de l'exploration de vos données de factures fournisseurs Oracle Fusion, plusieurs domaines d'amélioration à fort impact se dégagent généralement :

  • Rationaliser la gestion des exceptions : Le Process Mining révèle fréquemment qu'une part significative des retards et des coûts provient de la gestion des exceptions. L'identification des raisons courantes des rejets de factures, des résolutions d'écarts répétées ou des ajustements manuels aide à mettre en œuvre des mesures proactives pour réduire ces occurrences. Par exemple, si la « Résolution d'écart » est une activité fréquente et longue, cela indique des problèmes dans la création des bons de commande (PO) ou la réception des marchandises. Vous pouvez apprendre à réduire le temps de cycle du traitement des factures fournisseurs en vous attaquant à ces cas d'exception.
  • Optimiser les workflows d'approbation : En analysant les activités « Facture acheminée pour approbation » et « Facture approuvée », vous pouvez détecter les goulots d'étranglement causés par des approbateurs spécifiques, des complexités d'approbation à plusieurs niveaux ou des règles d'acheminement inefficaces. Ces données aident à repenser les matrices d'approbation pour un traitement plus rapide.
  • Améliorer l'efficacité du rapprochement : Pour les factures nécessitant le « Rapprochement avec le bon de commande » et le « Rapprochement avec la réception de marchandises », le Process Mining peut révéler pourquoi le rapprochement échoue souvent ou nécessite une intervention manuelle, entraînant des retards. La compréhension de ces causes profondes permet d'améliorer la qualité des données, la communication avec les fournisseurs ou la configuration du système.
  • Automatiser les tâches répétitives : L'identification des chemins fréquents et cohérents au sein du parcours de traitement des factures peut révéler des opportunités pour l'automatisation robotisée des processus (RPA) ou des configurations système améliorées au sein d'Oracle Fusion afin d'accélérer les tâches répétitives.

Résultats et avantages mesurables

La mise en œuvre de stratégies d'optimisation des processus basées sur les informations du Process Mining dans votre service de comptabilité fournisseurs Oracle Fusion Financials produira des avantages tangibles et mesurables :

  • Réduction significative du temps de cycle : Diminuez drastiquement le temps nécessaire au passage d'une facture de la réception au paiement final, ce qui se traduit par moins de paiements en retard et plus d'opportunités de bénéficier de remises pour paiement anticipé.
  • Réduction des coûts opérationnels : Réduisez l'effort manuel, les reprises et les coûts généraux liés à la gestion des exceptions, ce qui entraîne des économies substantielles sur les coûts de main-d'œuvre associés au traitement des factures fournisseurs.
  • Amélioration de la gestion des flux de trésorerie : Obtenez une plus grande prévisibilité et un meilleur contrôle sur les paiements sortants, optimisant ainsi le fonds de roulement.
  • Conformité améliorée et risques réduits : Identifiez et traitez de manière proactive les activités non conformes ou les ruptures des conditions de paiement, atténuant ainsi les risques financiers et de réputation.
  • Relations fournisseurs renforcées : Des paiements effectués en temps voulu et précis favorisent la confiance et améliorent les relations avec vos fournisseurs, pouvant potentiellement conduire à de meilleures conditions de négociation et à un service fiable.

Démarrer l'optimisation du traitement des factures fournisseurs

L'optimisation de votre traitement des factures fournisseurs au sein d'Oracle Fusion Financials ne nécessite pas une plongée profonde dans des configurations techniques complexes. En tirant parti de vos données Oracle Fusion existantes, les outils de Process Mining peuvent rapidement fournir des informations exploitables. Cette approche axée sur les données simplifie l'identification des goulots d'étranglement et des inefficacités, vous permettant de réaliser des améliorations ciblées. Adopter l'optimisation des processus est la clé pour transformer votre fonction de comptabilité fournisseurs d'un centre de coûts en un atout stratégique, garantissant l'efficacité financière et une conformité robuste.

Traitement des factures fournisseurs Automatisation AP Gestion des factures Conformité des paiements Optimisation de la trésorerie Opérations financières Paiements aux fournisseurs Rapprochement triple Workflow d'approbation des factures Délai de cycle de la facture

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les factures se retrouvent souvent bloquées dans les files d'attente d'approbation, entraînant des retards considérables dans leur traitement et leur paiement. Cela peut se traduire par la perte d'escomptes pour paiement anticipé, des pénalités de retard et des relations tendues avec les fournisseurs clés. Ces inefficacités affectent directement la trésorerie et les coûts opérationnels du traitement des factures fournisseurs. ProcessMind identifie précisément les étapes d'approbation, les départements ou les approbateurs individuels qui sont à l'origine des goulots d'étranglement. En visualisant l'ensemble du parcours d'approbation au sein d'Oracle Fusion Financials, l'outil révèle les boucles de retravail et les déviations des parcours standards, permettant ainsi des améliorations ciblées pour accélérer les approbations de factures.

Les organisations sont souvent confrontées au problème coûteux du paiement multiple d'une même facture, résultant d'anomalies système, d'erreurs manuelles ou d'un manque de visibilité tout au long du cycle de traitement des factures fournisseurs. Ces paiements en double entraînent des pertes financières immédiates, exigent des efforts de recouvrement chronophages et compliquent la réconciliation financière. ProcessMind analyse vos journaux d'événements pour détecter les cas où des factures identiques sont traitées et réglées plus d'une fois dans Oracle Fusion Financials. L'outil met en lumière les causes profondes et les schémas de processus spécifiques qui favorisent ces doublons, vous aidant à mettre en place des contrôles préventifs.

Malgré des conditions de paiement claires, de nombreuses factures sont payées en retard, ce qui fait manquer aux entreprises des escomptes précieux pour paiement anticipé et entraîne parfois des pénalités de retard. Cela impacte directement la rentabilité et la gestion du fonds de roulement au sein du processus de traitement des factures fournisseurs. L'incapacité à respecter constamment les délais de paiement peut éroder la confiance des fournisseurs. ProcessMind compare les dates d'exécution réelles des paiements aux dates d'échéance des factures et aux conditions d'escompte disponibles. La solution identifie les étapes de processus spécifiques ou les retards dans Oracle Fusion Financials qui empêchent les paiements en temps voulu, vous permettant de récupérer les économies perdues.

Le processus critique de triple rapprochement (bon de commande, réception de marchandises, facture) dans le traitement des factures fournisseurs est souvent semé d'embûches et de divergences, générant des interventions manuelles et des exceptions. Cette situation ralentit considérablement le traitement, augmente les coûts de main-d'œuvre et est une source d'erreurs potentielles, sapant l'efficacité de votre implémentation Oracle Fusion Financials. ProcessMind visualise toutes les étapes de rapprochement, y compris Purchase Order Matched et Goods Receipt Matched, et identifie les activités de Discrepancy Resolved les plus fréquentes ou les plus longues. L'outil aide à déceler les schémas d'échecs de rapprochement, vous permettant ainsi d'optimiser la réconciliation.

Une part importante du traitement des factures fournisseurs nécessite souvent des ajustements manuels, la ressaisie de données ou un retravail en raison d'erreurs, d'informations manquantes ou d'exceptions complexes. Cette dépendance à l'intervention manuelle augmente les coûts opérationnels, accroît le risque d'erreur humaine et freine l'évolutivité au sein d'Oracle Fusion Financials. ProcessMind cartographie le flux réel des factures et identifie les étapes manuelles, telles que Saisie des données de facture ou Écart résolu, fréquemment requises. La solution met en évidence les activités et attributs spécifiques qui contribuent à l'effort manuel, ouvrant ainsi la voie à l'automatisation et à la simplification des processus.

Assurer la conformité aux politiques de paiement internes, aux exigences réglementaires et aux conditions contractuelles est primordial dans le Traitement des factures fournisseurs. Les écarts peuvent entraîner des constats d'audit, des pénalités, des risques financiers et des faiblesses des contrôles internes au sein d'Oracle Fusion Financials. Sans une visibilité claire, les paiements non conformes peuvent passer inaperçus. ProcessMind révèle tous les chemins de paiement et les compare aux règles métier définies ainsi qu'aux Payment Terms. Il identifie les cas où les paiements contournent les workflows d'approbation standards ou sont effectués en dehors de la politique, fournissant les preuves nécessaires pour faire respecter la conformité.

Le temps total nécessaire pour qu'une facture passe de l'état Invoice Received à Payment Cleared peut s'avérer excessivement long, immobilisant le fonds de roulement et affectant les prévisions de flux de trésorerie. Ce cycle time étendu est un indicateur clé d'inefficacité dans le traitement des factures fournisseurs et peut masquer des problèmes opérationnels sous-jacents. ProcessMind offre une vue complète de l'ensemble du cycle de vie des factures au sein d'Oracle Fusion Financials. Il calcule la durée précise de chaque étape du processus et identifie les chemins les plus longs ainsi que les causes profondes des retards, permettant une optimisation ciblée pour réduire les cycle times.

Les erreurs dans les Invoice Data Captured, telles que des détails de fournisseur, des montants ou des codes GL incorrects, sont une source fréquente de retouches et de retards dans le Traitement des factures fournisseurs. Ces inexactitudes entraînent des échecs de validation ultérieurs, nécessitent des corrections manuelles et peuvent propager des erreurs en aval, affectant le reporting financier dans Oracle Fusion Financials. ProcessMind visualise la fréquence et l'emplacement des erreurs nécessitant une Discrepancy Resolved ou des activités de ressaisie. Il aide à identifier précisément l'origine des problèmes de qualité des données saisies, permettant des améliorations des processus en amont ou de l'automatisation.

Nombreuses sont les entreprises qui peinent à optimiser leur trésorerie, notamment en gérant efficacement les Conditions de paiement et en exploitant les escomptes pour paiement anticipé. Ces opportunités manquées de payer de manière stratégique – que ce soit plus tôt pour un rabais ou plus tard pour préserver la trésorerie – peuvent engendrer une utilisation sous-optimale du fonds de roulement et des coûts accrus dans le traitement des factures fournisseurs. ProcessMind analyse la corrélation entre la Date de facture, la Date d'échéance de la facture, les Conditions de paiement et le Paiement exécuté. Il met en lumière les tendances de paiement, permettant d'identifier comment optimiser la trésorerie en ajustant le calendrier des paiements au sein d'Oracle Fusion Financials.

Au sein des workflows complexes de traitement des factures fournisseurs, certains départements, équipes, voire des utilisateurs individuels, peuvent devenir des goulots d'étranglement persistants, ralentissant de manière disproportionnée l'ensemble du processus. Cela conduit à une répartition inégale de la charge de travail, à de la frustration et à une inefficacité générale, impactant l'exécution en temps voulu des paiements dans Oracle Fusion Financials. ProcessMind identifie les rôles et groupes spécifiques d'Approver ou de Processor User qui présentent des temps de traitement plus longs ou créent de fréquentes boucles de retravail. Il fournit des informations basées sur les données sur les endroits où les ressources pourraient être surutilisées ou là où une formation/automatisation est nécessaire.

Avec le temps, le traitement des factures fournisseurs peut se transformer en un enchevêtrement incontrôlé de variantes diverses, s'éloignant considérablement du processus standard défini. Ce manque de standardisation engendre des incohérences, complexifie les audits, augmente les frais de formation et recèle des inefficacités au sein d'Oracle Fusion Financials. ProcessMind identifie automatiquement toutes les variantes de processus existantes à partir des journaux d'événements, illustrant les parcours les plus fréquents ainsi que toutes les déviations empruntées par les factures. L'outil met en lumière les chemins non conformes souvent utilisés, vous permettant ainsi d'imposer une standardisation et d'optimiser les processus essentiels.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Des approbations plus rapides signifient que les factures sont payées à temps, évitant les pénalités de retard, améliorant les relations avec les fournisseurs et optimisant les flux de trésorerie au sein du Traitement des factures fournisseurs. Des approbations efficaces sont cruciales pour la santé opérationnelle et le bien-être financier. Cela impacte directement la réputation et les résultats de l'entreprise. ProcessMind visualise l'intégralité des workflows d'approbation dans Oracle Fusion, identifiant les goulots d'étranglement spécifiques et les utilisateurs ou étapes qui causent des retards. Il mesure les temps d'approbation moyens et la variance, permettant des améliorations ciblées pour obtenir des réductions de 20 à 30 % ou plus, transformant les processus inefficaces en opérations rationalisées.

Les paiements en double entraînent des pertes financières directes, des difficultés de rapprochement et une dégradation de la confiance des fournisseurs. Prévenir ces erreurs est un objectif essentiel pour tout service de traitement des factures fournisseurs afin de maintenir l'intégrité financière et l'efficacité opérationnelle. Il ne s'agit pas seulement de récupérer les fonds, mais d'éviter leur perte dès le départ. ProcessMind analyse les journaux d'événements dans Oracle Fusion pour détecter les modèles et les causes profondes des paiements en double, tels que les erreurs de ressaisie ou de traitement qui contournent les contrôles existants. En identifiant ces inefficacités, les organisations peuvent mettre en œuvre des contrôles ciblés et des changements de processus pour éliminer plus de 99 % des cas de paiements en double.

La saisie des escomptes pour paiement anticipé peut améliorer considérablement la rentabilité et la position de trésorerie d'une entreprise. Les opportunités manquées se traduisent par des économies perdues et une utilisation moins efficiente du capital dans le traitement des factures fournisseurs, impactant la rentabilité et le fonds de roulement. C'est une mesure directe de l'efficacité des processus financiers. ProcessMind identifie les factures qui ont dépassé les délais d'escompte en raison de retards de traitement au sein d'Oracle Fusion. La solution met en évidence les activités, les goulets d'étranglement et les utilisateurs spécifiques responsables de ces retards, permettant des ajustements précis des processus pour capturer 1 à 3 % d'escomptes supplémentaires chaque année en assurant un traitement rapide des factures.

Un rapprochement triple précis (facture, bon de commande, réception de marchandises) est essentiel pour le contrôle des coûts, la prévention de la fraude et la conformité dans le traitement des factures fournisseurs. Des écarts fréquents entraînent un retravail manuel, des retards de paiement et un accroissement des coûts opérationnels. L'amélioration de cette précision réduit le risque financier. ProcessMind cartographie le processus complet de rapprochement triple dans Oracle Fusion, révélant où et pourquoi les écarts surviennent le plus fréquemment. La solution identifie les fournisseurs, produits ou étapes de traitement problématiques, permettant ainsi des améliorations ciblées et des stratégies d'automatisation pour réduire les erreurs de rapprochement de 15 à 25 % et accélérer la validation des factures.

Coûteux, sujets aux erreurs et réduisant considérablement l'efficacité du traitement des factures fournisseurs, les ajustements manuels et les reprises représentent une charge importante. En les réduisant, vous libérez votre personnel pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, fluidifiez vos opérations et améliorez la fiabilité de vos processus, ce qui impacte directement vos économies opérationnelles. ProcessMind offre une vue détaillée de toutes les boucles de reprise et des points d'intervention manuelle au sein des workflows Oracle Fusion. L'outil quantifie la fréquence et l'impact de ces activités, permettant des initiatives ciblées de refonte des processus et d'automatisation pour réduire l'effort manuel de 10 à 20 % et diminuer les coûts de traitement.

Le respect des politiques de paiement est essentiel pour la gouvernance, la gestion des risques et le maintien de l'intégrité financière dans le traitement des factures fournisseurs. Les écarts peuvent entraîner des pénalités, des problèmes d'audit, une atteinte à la réputation et des pertes financières. La conformité garantit la responsabilisation et réduit l'exposition juridique. ProcessMind compare les processus réels de paiement des factures dans Oracle Fusion aux règles de politique établies et aux directives internes, identifiant l'ensemble des paiements ou étapes non conformes. Cette analyse permet aux organisations d'instaurer des contrôles plus stricts, de former à nouveau le personnel ou d'ajuster les configurations système pour atteindre un taux de conformité de plus de 95 % sur l'ensemble des paiements.

Un temps de cycle de bout en bout prolongé pour le traitement des factures fournisseurs retarde les paiements, détériore les relations avec les fournisseurs et immobilise inutilement le fonds de roulement. La rationalisation de ce processus est un facteur clé d'efficacité opérationnelle globale et d'agilité métier. Un traitement accéléré permet des clôtures financières plus rapides. ProcessMind offre une radiographie complète de l'ensemble du cycle de vie des factures dans Oracle Fusion, de la réception initiale à l'exécution finale du paiement. Il identifie les activités les plus longues, les chemins critiques et met en lumière les véritables causes profondes des retards, permettant ainsi une réduction du temps de cycle global de 15 à 25 % pour tous les types de factures.

Les erreurs persistantes de saisie dans le traitement des factures fournisseurs génèrent des problèmes en aval : difficultés de rapprochement, paiements incorrects et augmentation des reprises manuelles. Minimiser ces erreurs améliore la qualité des données, réduit les exceptions et renforce l'efficacité globale du service comptabilité fournisseurs. ProcessMind suit les problèmes de qualité des données et leurs corrections au sein d'Oracle Fusion, identifiant les sources d'erreurs fréquentes ainsi que les utilisateurs ou systèmes impliqués dans les étapes à risque. Cela permet des formations ciblées, des améliorations système ou des initiatives d'automatisation pour réduire de 30 à 50 % les taux d'erreur de saisie, pour des données plus fiables et des processus plus fluides.

Une gestion efficace de la trésorerie grâce à un Traitement des factures fournisseurs optimisé permet aux entreprises de gérer stratégiquement leurs liquidités, de réduire les coûts d'emprunt et d'améliorer leur stabilité financière globale. Des processus sous-optimaux peuvent entraîner des opportunités manquées et des tensions financières inutiles. ProcessMind offre des aperçus approfondis sur les modèles de paiement, les dates d'échéance et les délais réels d'exécution des paiements au sein d'Oracle Fusion. En comprenant les écarts et les goulots d'étranglement, les organisations peuvent affiner la planification des paiements et l'application des conditions, améliorant ainsi la précision des prévisions de trésorerie et leur utilisation de 5 à 10 % pour mieux s'aligner sur les besoins de l'entreprise.

Les goulots d'étranglement non identifiés dans les workflows de traitement des factures fournisseurs entraînent des retards importants, frustrent les parties prenantes et empêchent une utilisation optimale des ressources. L'identification et la résolution de ces blocages sont essentielles pour atteindre une amélioration opérationnelle continue et des gains d'efficacité. ProcessMind découvre automatiquement le flux de processus réel dans Oracle Fusion, mettant en évidence les zones où le travail s'accumule, stagne ou dévie du parcours idéal. Il identifie les activités, équipes ou utilisateurs spécifiques responsables des retards, permettant des interventions ciblées et une réaffectation des ressources pour réduire l'impact des goulots d'étranglement de 20 à 40 %.

Des variations de processus excessives dans le Traitement des factures fournisseurs entraînent des incohérences, des coûts de formation plus élevés, une augmentation des erreurs et des difficultés à faire évoluer les opérations. La standardisation favorise l'efficacité, la prévisibilité et assure une qualité constante pour tous les types de factures. ProcessMind cartographie automatiquement tous les chemins de traitement des factures existants dans Oracle Fusion, révélant les variations non autorisées ou inefficaces par rapport au processus idéal et souhaité. Cela permet l'identification et l'élimination des variantes indésirables, atteignant une conformité de processus de 70 à 80 % aux meilleures pratiques et améliorant le contrôle opérationnel global.

Le chemin d'amélioration en 6 étapes pour le traitement des factures de comptabilité fournisseurs

1

Télécharger le modèle

2

Exportez vos données AP

3

Importez vos données

4

Analysez votre processus AP

5

Mettre en œuvre des améliorations en comptabilité fournisseurs

6

Suivre la performance des comptes fournisseurs

1

Télécharger le modèle

Que faire

Accédez au modèle Excel sur mesure, conçu spécifiquement pour les données de traitement des factures fournisseurs. Ce modèle garantit que vos données d'Oracle Fusion Financials sont correctement structurées en vue de l'analyse.

Consulter le Guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c'est important

Utiliser la bonne structure dès le départ permet d'éviter les retouches et d'assurer une interprétation précise des données, posant ainsi une base solide pour votre analyse de processus.

Résultat attendu

Un modèle de données prêt à l'emploi spécifique au traitement des factures fournisseurs dans Oracle Fusion Financials.

CE QUE VOUS OBTENEZ

Identifiez les goulots d'étranglement des comptes fournisseurs pour des paiements Oracle plus rapides

ProcessMind transforme vos données de comptabilité fournisseurs Oracle Fusion en insights clairs et exploitables. Visualisez chaque étape, identifiez les retards et optimisez le traitement de vos factures pour une efficacité accrue.
  • Visualisez le workflow de traitement des factures fournisseurs de bout en bout
  • Identifier précisément les goulots d'étranglement et les retards de processus
  • Identifier les risques de conformité dans Oracle Fusion
  • Optimiser pour des paiements plus rapides et des économies de coûts
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Transformez l'efficacité de vos comptes fournisseurs

Ces résultats mettent en évidence les bénéfices tangibles que les organisations obtiennent couramment en appliquant le Process Mining pour optimiser leur traitement des factures fournisseurs au sein d'Oracle Fusion Financials, révélant ainsi les inefficacités cachées et rationalisant les opérations.

0 %
Cycle d'approbation plus rapide

Réduction moyenne du temps d'approbation

Accélérez le traitement des factures en identifiant et en éliminant les goulots d'étranglement dans le workflow d'approbation, ce qui permet des paiements plus rapides et l'amélioration des relations avec les fournisseurs.

0 %
Réduction des paiements en double

Éliminer les paiements de factures erronés

Prévenir les paiements en double coûteux en détectant les anomalies et en renforçant les contrôles au sein du workflow de traitement des factures, afin de préserver les ressources financières.

0 %
Meilleure saisie des remises

Optimiser le recours aux escomptes de paiement anticipé

Améliorer la trésorerie et réaliser des économies en identifiant les opportunités de payer les factures plus tôt et de bénéficier de remises auparavant non perçues.

0 %
Précision de rapprochement améliorée

Réduction des échecs de rapprochement à trois voies

Réduire les interventions manuelles et les reprises en améliorant la précision du rapprochement à trois voies, afin de garantir la conformité des factures avec les bons de commande et les réceptions de marchandises.

0 %
Moins de retravail manuel

Taux réduit d'ajustements de factures

Réduisez drastiquement le temps et les efforts consacrés aux ajustements manuels et aux retouches en identifiant les causes profondes des erreurs et des déviations de processus.

0 %
Meilleure conformité aux politiques

Assurer le respect des politiques de paiement

Surveillez et appliquez automatiquement les règles des politiques de paiement, afin de garantir que toutes les factures soient traitées et payées conformément aux directives et réglementations internes.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus, des configurations système existantes et de la qualité des données. Ces chiffres représentent les améliorations typiques observées lors des implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités clés, puis ajoutez davantage de données au fur et à mesure de votre analyse.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique de chaque facture traitée.

Pourquoi c'est important

Il est essentiel pour suivre le cycle de vie de chaque facture du début à la fin, permettant l'analyse des variantes de processus, des goulots d'étranglement et du débit global.

Le nom de l'étape de processus spécifique ou de l'event survenu.

Pourquoi c'est important

Il constitue le cœur de la cartographie des processus, permettant la visualisation et l'analyse du flux de processus, l'identification des déviations et la mesure des performances spécifiques à chaque étape.

Le timestamp indiquant quand l'activité a eu lieu.

Pourquoi c'est important

Il est essentiel pour le calcul de toutes les métriques temporelles, y compris les temps de cycle et les temps d'attente, qui sont cruciaux pour identifier les goulots d'étranglement et mesurer l'efficacité des processus.

Le nom du fournisseur ou du vendeur qui a soumis la facture.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse de la performance par fournisseur, aidant à identifier les problèmes spécifiques à certains fournisseurs, tels que les retards fréquents, les divergences ou les blocages.

La valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse de l'impact financier, notamment la priorisation des factures de grande valeur, l'analyse du temps de traitement selon leur valeur et le calcul de l'impact financier des retards.

L'identifiant ou le nom de l'utilisateur qui a effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Permet d'analyser la charge de travail, la performance des équipes et d'identifier les goulots d'étranglement individuels ou les opportunités de formation. C'est également essentiel pour l'auditabilité.

L'identifiant du bon de commande associé à la facture.

Pourquoi c'est important

Essentiel pour analyser le processus de rapprochement à trois voies, identifier les écarts de rapprochement et comprendre les différences entre les factures basées sur un bon de commande et celles sans bon de commande.

La date d'échéance du paiement de la facture.

Pourquoi c'est important

Essentiel pour mesurer les taux de paiement à temps, gérer les flux de trésorerie et éviter les pénalités de retard. C'est un champ clé pour la conformité aux politiques de paiement.

La date d'exécution du paiement de la facture.

Pourquoi c'est important

Permet le calcul des KPI de paiement dans les délais et l'analyse de la concrétisation des escomptes pour paiement anticipé, impactant directement la gestion des flux de trésorerie.

Le statut actuel ou final de la facture.

Pourquoi c'est important

Offre un aperçu rapide du résultat et de l'état actuel de la facture, aidant ainsi à analyser les taux d'exception (par ex. les annulations) et l'efficacité du processus.

Le timestamp de la dernière activité pour la facture.

Pourquoi c'est important

Permet le calcul du temps de cycle total de bout en bout pour chaque facture, un KPI fondamental pour mesurer l'efficacité globale du processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Représente la création initiale d'un enregistrement de facture dans le système, soit par saisie manuelle, numérisation (OCR) ou échange de données informatisé (EDI). Cet événement est capturé lorsqu'un nouvel enregistrement est inséré dans la table principale des factures.

Pourquoi c'est important

C'est le début définitif du cycle de vie du traitement des factures. L'analyse du temps écoulé entre cet événement et les suivants révèle les retards en amont et la durée globale du processus.

Cette activité marque l'achèvement réussi des contrôles de validation automatisés du système sur les data de la facture, tels que la conformité du format et le rapprochement avec un fournisseur. Elle est capturée par le suivi des modifications dans le champ de statut de validation de la facture.

Pourquoi c'est important

Indique que la facture est prête pour un traitement ultérieur, comme le rapprochement ou l'approbation. Des retards avant cette étape suggèrent des problèmes de saisie de données, soutenant ainsi l'analyse du dashboard 'Analyse des erreurs de saisie des factures'.

Représente l'approbation finale de la facture, l'autorisant pour paiement. Cette étape clé est déduite de la mise à jour du champ de statut du workflow vers un état approuvé final.

Pourquoi c'est important

Un jalon critique qui marque la fin du cycle d'approbation. Il est essentiel pour calculer le 'Temps de cycle d'approbation des factures' et identifier les goulots d'étranglement liés aux approbateurs.

Indique le moment où une facture approuvée est intégrée à une demande de processus de paiement (PPR) ou à un lot de paiement, sans être encore réglée. Cet événement est enregistré lors de la finalisation des échéanciers de paiement.

Pourquoi c'est important

Cette activité assure la liaison entre l'approbation et le paiement effectif. L'analyse du temps passé à cette étape est cruciale pour la prévision et la gestion des flux de trésorerie.

Représente le moment où le paiement est créé et émis au fournisseur. Il s'agit d'un événement explicite capturé par la création d'un enregistrement de paiement lié à la facture.

Pourquoi c'est important

Un jalon crucial pour mesurer le 'Taux de paiement dans les délais' et le 'Débit des factures de bout en bout'. Il signifie que l'entreprise s'est acquittée de son obligation financière.

La dernière activité du processus, confirmant que le paiement a été validé par la banque. Cet event est généralement capturé via les mises à jour de statut d'Oracle Cash Management après rapprochement bancaire.

Pourquoi c'est important

C'est la véritable fin du processus de bout en bout, fournissant les données les plus précises pour le 'Délai moyen de traitement des factures'. Cela clôture l'ensemble de la transaction financière.

FAQ

Foire aux questions

Le process mining visualise le flux réel de vos factures fournisseurs, identifiant les goulots d'étranglement tels que les approbations lentes ou les boucles de reprise. Il peut révéler les écarts par rapport aux processus standard, identifier les causes profondes des retards et mettre en évidence les risques de conformité au sein d'Oracle Fusion.

Vous aurez généralement besoin de journaux d'événements (event logs) liés à la création, l'approbation, le rapprochement et le paiement des factures, incluant les timestamps et les détails d'activité. Des tables clés d'Oracle Fusion Financials comme AP_INVOICES_ALL, AP_APPROVAL_HISTORY et AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL sont couramment utilisées.

Le process mining contribue à réduire les cycles d'approbation des factures, à minimiser les paiements en double et à maximiser les escomptes pour paiement anticipé. Il améliore la précision du rapprochement à trois voies et assure le respect des politiques de paiement, générant ainsi des économies substantielles et une meilleure gestion de la trésorerie.

Après l'extraction des données et la préparation initiale, les premiers aperçus peuvent souvent être obtenus en quelques semaines. La phase initiale se concentre sur la visualisation du processus et l'identification des écarts ou goulots d'étranglement majeurs, offrant ainsi une compréhension rapide des axes d'amélioration.

Oui, en cartographiant chaque étape et chaque variante de votre processus de comptes fournisseurs, le Process Mining expose clairement où les retards se produisent dans les approbations et pourquoi des doubles paiements ont lieu. Il fournit des preuves basées sur les données pour identifier avec précision les équipes, les utilisateurs ou les étapes de processus à l'origine de ces inefficacités, permettant ainsi des améliorations ciblées.

Les données peuvent être extraites à l'aide des outils de reporting standard d'Oracle Fusion, de requêtes SQL sur la base de données sous-jacente ou via des couches d'intégration. L'objectif est d'obtenir un journal des événements complet avec des identifiants de cas (par exemple, ID de facture), des noms d'activités et des horodatages précis.

Bien que les plateformes de Process Mining soient des solutions cloud ou sur site, elles s'intègrent généralement aux paysages informatiques existants. Vous n'avez généralement pas besoin de modifier directement votre système Oracle Fusion Financials, car le processus implique principalement l'extraction et l'analyse des données dans un outil séparé.

La BI traditionnelle se concentre sur le « ce qui s'est passé » au travers de rapports et de dashboards prédéfinis, montrant souvent des indicateurs agrégés. Le Process Mining, en revanche, analyse les journaux d'événements (event logs) pour révéler le « comment cela s'est passé », en reconstituant le flux de processus réel de bout en bout et ses variantes, et en identifiant les goulots d'étranglement et les déviations invisibles.

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