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Améliorez votre processus de la commande au paiement - Commande d'achat

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les commandes d'achat NetSuite De l'Achat au Paiement
Améliorez votre processus de la commande au paiement - Commande d'achat
Défis (11) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)
Processus: Achats-Comptes Fournisseurs - Bon de Commande
Système: NetSuite
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Optimiser le traitement des commandes d'achat dans NetSuite pour l'efficacité

Les processus d'approvisionnement complexes cachent souvent des goulots d'étranglement qui entraînent des retards coûteux et des risques de conformité. Notre plateforme vous aide à identifier les inefficacités exactes, de la demande d'achat initiale à la réception des marchandises. Nous vous proposons des étapes claires et exploitables pour rationaliser vos opérations et réaliser des gains significatifs en vitesse et en conformité.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Comprendre et optimiser votre processus de commande d'achat dans NetSuite

Le processus Achat-Paiement (P2P) est la colonne vertébrale d'une fonction d'approvisionnement efficace, dont la commande d'achat constitue l'élément central. Au sein de votre environnement NetSuite, le cycle de vie d'une commande d'achat, de la demande initiale à la réception des marchandises, est une série complexe d'activités impliquant plusieurs départements et parties prenantes. Une gestion inefficace des commandes d'achat peut entraîner des défis commerciaux importants, notamment des retards de paiement aux fournisseurs, une augmentation des coûts opérationnels, des relations tendues avec les fournisseurs et des risques de conformité. Les erreurs manuelles et les écarts de processus passent souvent inaperçus, créant des goulots d'étranglement cachés qui impactent l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement et votre santé financière. Gérer et optimiser efficacement le processus de commande d'achat est essentiel pour maintenir une trésorerie saine, assurer la disponibilité des produits en temps voulu et atteindre l'excellence opérationnelle globale.

Comment le Process Mining met en lumière les goulots d'étranglement des commandes d'achat

Le Process Mining offre une approche puissante pour analyser l'exécution réelle de votre processus de commande d'achat au sein de NetSuite. Au lieu de s'appuyer sur des hypothèses ou des preuves anecdotiques, le Process Mining extrait les données de journal d'événements de votre système NetSuite, reconstituant ainsi la séquence réelle de chaque commande d'achat. En définissant l'Identifiant de cas sur 'Purchase Order', cette approche vous permet de suivre les commandes individuelles à mesure qu'elles progressent à travers des activités comme 'Purchase Requisition Created', 'Purchase Order Approved', 'Purchase Order Sent to Vendor' et 'Goods Receipt Posted'. Cela crée une carte visuelle et basée sur les données de votre processus, révélant exactement où les commandes d'achat sont bloquées, identifiant les chemins non-standards et quantifiant le temps passé dans chaque activité.

Cette capacité d'analyse est cruciale pour comprendre le véritable temps de cycle Achat-Paiement - Commande d'achat. Vous pouvez identifier des goulots d'étranglement spécifiques, tels que des délais d'approbation prolongés pour certains départements ou approbateurs, des retards entre 'Purchase Order Confirmed by Vendor' et 'Goods Receipt Initiated', ou des événements 'Purchase Order Changed' trop fréquents indiquant une mauvaise planification initiale. Le Process Mining met également en évidence les écarts par rapport à votre flux de processus prévu, exposant pourquoi certaines commandes d'achat contournent les approbations standard ou subissent des boucles de reprises de travail imprévues. Cet aperçu empirique est essentiel pour une optimisation des processus efficace dans NetSuite, vous permettant de dépasser les conjectures et d'aborder les causes profondes avec précision.

Domaines clés pour l'amélioration du processus de commande d'achat

L'exploitation du Process Mining sur vos données de commande d'achat NetSuite révèle généralement plusieurs domaines critiques d'amélioration :

  • Optimisation du workflow d'approbation : Identifiez les étapes où les commandes d'achat subissent constamment des délais d'approbation prolongés. Cela pourrait indiquer des configurations de matrice d'approbation inefficaces, un manque de routage automatisé ou des individus spécifiques agissant comme des goulots d'étranglement. L'optimisation de ces workflows peut réduire considérablement le temps de cycle Achat-Paiement - Commande d'achat.
  • Efficacité de la réception des marchandises : Analysez le décalage temporel entre la confirmation ou l'envoi d'une commande d'achat et la réception et la comptabilisation réelles des marchandises. Les retards à ce niveau peuvent impacter les niveaux de stock, les plannings de production et, en fin de compte, la satisfaction client. Le Process Mining vous aide à comprendre les facteurs contribuant à ces retards, qu'il s'agisse des délais de livraison des fournisseurs, des processus de réception internes ou des erreurs de saisie de données.
  • Conformité et Écarts : Détectez les cas où les commandes d'achat ne respectent pas les politiques d'approvisionnement établies, comme les commandes passées sans demandes ou approbations appropriées. L'identification de ces écarts vous permet de renforcer la conformité plus efficacement et d'atténuer les risques financiers ou opérationnels.
  • Analyse de la performance des fournisseurs : Obtenez des informations sur les délais de livraison réels et la fiabilité de vos fournisseurs en fonction des événements 'Purchase Order Sent to Vendor' et 'Goods Receipt Posted'. Ces données sont inestimables pour les décisions d'approvisionnement stratégiques et l'amélioration des relations fournisseurs.

Obtenir des résultats mesurables grâce à l'optimisation

L'approche proactive consistant à utiliser le Process Mining pour analyser et améliorer votre processus Achat-Paiement - Commande d'achat dans NetSuite conduit à des avantages tangibles et mesurables :

  • Réduction du temps de cycle : Attendez-vous à une réduction significative du temps de cycle de commande d'achat de bout en bout, de la création de la demande à la réception des marchandises, libérant le fonds de roulement et accélérant la disponibilité des produits.
  • Réduction des coûts : En éliminant les reprises de travail, en réduisant les efforts manuels et en prévenant les retards, votre organisation peut réaliser des réductions substantielles des coûts opérationnels. Une conformité améliorée minimise également les risques financiers associés aux achats non autorisés.
  • Amélioration de l'efficacité : Des workflows rationalisés et une prise de décision automatisée, éclairés par les aperçus du Process Mining, augmentent l'efficacité globale de votre département d'approvisionnement et des fonctions connexes.
  • Amélioration de la Conformité et de la Gouvernance : Une compréhension claire de l'exécution réelle des processus permet une application plus rigoureuse des politiques internes et des réglementations externes, réduisant les risques d'audit.
  • Amélioration des relations fournisseurs : Un traitement plus rapide et une communication plus claire, facilités par des workflows optimisés, conduisent à de meilleures relations avec vos fournisseurs.

Démarrer l'optimisation du processus de commande d'achat

La démarche d'optimisation de votre processus Achat-Paiement - Commande d'achat dans NetSuite commence par la compréhension de votre état actuel grâce aux données. Le Process Mining fournit cette compréhension fondamentale, offrant des aperçus clairs et exploitables sur la manière d'améliorer vos opérations d'approvisionnement. En tirant parti de cette approche, vous pouvez transformer les inefficacités en avantages stratégiques, garantissant que vos commandes d'achat circulent de manière fluide et efficace à travers votre environnement NetSuite.

Achats-Comptes Fournisseurs - Bon de Commande Processus d'approvisionnement Cycle de vie de la commande d'achat Workflow des achats Workflows d'Approbation Gestion des fournisseurs Réduction du lead time Gestion des stocks Équipe d'approvisionnement

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les retards d'approbation des commandes fournisseur impactent directement l'efficacité opérationnelle et entraînent des dates de livraison manquées, pouvant nuire aux relations avec les fournisseurs. Cette lenteur peut immobiliser le fonds de roulement et retarder les achats critiques.
ProcessMind analyse le cycle de vie des Commandes Fournisseur dans NetSuite (Achat-Paiement) pour cartographier chaque étape d'approbation. Il identifie où les bons de commande se bloquent, quels sont les approbateurs les plus fréquemment à l'origine des retards, et quels parcours d'approbation spécifiques sont les plus inefficaces, permettant des améliorations ciblées du workflow.

Les bons de commande créés en dehors des politiques établies, ou sans demande et approbation appropriées, entraînent des risques de conformité importants et une exposition financière considérable. Ce manque de contrôle mène à des dépenses incontrôlées et empêche de profiter des remises négociées.
ProcessMind utilise les données d'événements NetSuite pour retracer le chemin exact de chaque Achats-Comptes Fournisseurs - Bon de Commande. Il identifie les cas où les bons de commande contournent des étapes d'approbation critiques, sont émis sans demandes d'achat préalables, ou s'écartent des procédures standard, révélant ainsi des modèles de comportement non conformes.

La variabilité des délais fournisseurs rend la planification des stocks et la programmation de la production extrêmement difficiles, entraînant des ruptures de stock, des commandes urgentes ou des coûts de stockage excessifs. Cette imprévisibilité nuit à la réactivité opérationnelle.
En analysant le temps écoulé entre « Commande d'achat envoyée au fournisseur » et « Réception de marchandises enregistrée » pour chaque De l'Achat au Paiement - Commande d'achat dans NetSuite, ProcessMind mesure et compare précisément les délais par fournisseur. Cela révèle quels fournisseurs causent systématiquement des retards et aide à optimiser la sélection des fournisseurs.

Un volume élevé de modifications des commandes d'achat après la création ou l'approbation initiale indique des problèmes en amont, entraînant des reprises de travail importantes, des erreurs potentielles et des retards dans le cycle d'approvisionnement global. Cela consomme des ressources précieuses et augmente les coûts de traitement.
ProcessMind suit chaque activité « Commande d'Achat Modifiée » au sein du processus Achat au Paiement - Commande d'Achat dans NetSuite. Il quantifie la fréquence des changements, identifie les points de modification courants et met en évidence les causes profondes, permettant ainsi une refonte des processus pour minimiser les altérations inutiles.

Les retards ou inexactitudes dans l'enregistrement de la réception des marchandises impactent directement la précision des stocks, peuvent bloquer les paiements aux fournisseurs et créer des goulots d'étranglement plus loin dans le processus d'Achat-Paiement. Cela contribue à l'inefficacité opérationnelle et aux écarts.
ProcessMind cartographie l'intégralité du parcours, de « Réception des Marchandises Initiée » à « Réception des Marchandises Enregistrée », pour chaque Commande Fournisseur du processus d'Achat-Paiement dans NetSuite. Il met en évidence les étapes ou emplacements spécifiques où des retards se produisent, révélant les inefficacités du processus et les opportunités pour une réception plus rapide et plus précise.

Lorsque les employés contournent les étapes établies du processus De l'Achat au Paiement, cela introduit des inefficacités, augmente le risque d'erreurs et crée une piste d'audit incohérente. Ces chemins non officiels sapent la standardisation et le contrôle des processus.
ProcessMind découvre automatiquement tous les chemins de processus réels pour De l'Achat au Paiement - Commande d'achat dans NetSuite. Il met visuellement en évidence les écarts par rapport au « chemin idéal » (happy path), exposant où et pourquoi des contournements manuels sont utilisés et leur impact sur l'efficacité et la conformité.

Certains départements ou centres de coûts provoquent constamment des retards dans le processus d'Achat-Paiement - Commandes Fournisseur, créant des points d'étranglement qui impactent la vitesse globale d'approvisionnement. Cela entraîne des charges de travail inégales et de la frustration parmi les parties prenantes.
En analysant les attributs « Département » et « Centre de Coûts » par rapport aux durées d'activité dans NetSuite, ProcessMind identifie les unités organisationnelles qui contribuent de manière disproportionnée aux retards. Cela révèle des goulots d'étranglement départementaux spécifiques qui entravent le bon déroulement des Commandes Fournisseur.

Des rejets fréquents de bons de commande entraînent un retravail important pour les demandeurs et les approbateurs, et allongent les délais de traitement. Cela révèle des problèmes de qualité des demandes initiales, de consignes floues ou de critères d'approbation trop stricts.
ProcessMind analyse les attributs "Approval Status" et "Approver" dans le processus Procure-to-Pay - Bon de commande de NetSuite. La solution mesure les taux de rejet, recense les motifs les plus courants et localise les étapes où ils surviennent, afin d'augmenter le taux d'approbation du premier coup.

Les indicateurs de performance tels que le lead time, les cycles d'approbation ou la conformité peuvent varier considérablement selon les différentes catégories d'achat. Ignorer ces différences signifie manquer des opportunités d'optimisation ciblée et de réduction des coûts.
En utilisant l'attribut "Catégorie d'achat", ProcessMind segmente et analyse le processus Achat-paiement - Commande d'achat dans NetSuite par catégorie. Il met en évidence les catégories qui souffrent de lead times plus longs, d'un taux de retouches plus élevé ou de problèmes de conformité, guidant des améliorations stratégiques spécifiques.

Sans informations claires et en temps réel sur le statut et l'avancement des commandes d'achat, il est difficile d'identifier proactivement les problèmes, de gérer les attentes ou de prendre des décisions éclairées. Cela conduit à une résolution de problèmes réactive et à des angles morts opérationnels.
ProcessMind offre une représentation visuelle de bout en bout du flux De l'Achat au Paiement - Commande d'achat dans NetSuite. Il propose des dashboards et des analyses en temps réel, offrant aux parties prenantes une visibilité complète sur le statut actuel, les goulots d'étranglement et les tendances de performance de toutes les commandes d'achat actives.

Un arriéré ou un délai lent dans l'inspection qualité après la réception des marchandises peut retarder l'achèvement final d'une commande d'achat, retardant ainsi la disponibilité des marchandises pour l'utilisation ou la vente. Cela impacte les processus en aval et la rotation des stocks.
ProcessMind suit le temps écoulé pour « Inspection qualité effectuée » par rapport à « Réception des marchandises enregistrée » pour chaque Commande d'Achat du processus Achat au Paiement dans NetSuite. Cela révèle les goulots d'étranglement dans la phase d'inspection, permettant une optimisation des ressources et un débit plus rapide.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Des délais d'approbation longs retardent les achats, ce qui a un impact sur les délais des projets et les stocks. Cet objectif vise à réduire le temps entre la rédaction de la commande d'achat et l'approbation finale, garantissant un approvisionnement plus rapide. Y parvenir signifie un accès plus rapide aux biens et services nécessaires, améliorant le flux opérationnel et réduisant les perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement. ProcessMind identifie les bottlenecks et les retards exacts au sein du workflow d'approbation des commandes d'achat dans NetSuite. En cartographiant les chemins réels, il met en évidence où les commandes d'achat sont bloquées, qui sont les bottlenecks, et les opportunités d'automatisation ou d'approbations parallèles, ce qui se traduit par des économies de temps mesurables.

Les achats non autorisés et les achats sauvages peuvent entraîner une augmentation des coûts, une non-conformité des fournisseurs et des risques financiers. Cet objectif vise à garantir que toutes les commandes d'achat respectent strictement les politiques d'approvisionnement de l'organisation, en maintenant le contrôle des dépenses et des relations avec les fournisseurs. Cela améliore la gouvernance financière et la gestion des risques. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux politiques standard du processus De l'Achat au Paiement au sein de NetSuite. Il identifie les cas d'achats sauvages, de fournisseurs non approuvés ou d'étapes d'approbation ignorées, permettant des formations ciblées ou des mesures d'application pour atteindre 100 % de conformité.

Les délais de livraison fournisseurs imprévisibles perturbent la gestion des stocks et les calendriers de production, entraînant des ruptures ou des excédents de stock. Pour atteindre cet objectif, il faut améliorer les prévisions et réduire la variabilité des dates de livraison, ce qui mène à des niveaux de stock optimisés et à une planification opérationnelle améliorée. ProcessMind analyse les temps de cycle réels pour les commandes d'achat de « Envoyé au fournisseur » à « Réception de marchandises enregistrée » pour divers fournisseurs et catégories dans NetSuite. Il identifie les fournisseurs peu fiables ou les schémas de livraison incohérents, ce qui permet une sélection et une négociation éclairées avec les fournisseurs, et améliore ainsi la prévisibilité des livraisons.

Des modifications fréquentes des bons de commande génèrent du retravail, des erreurs et des retards tout au long du processus Procure-to-Pay (P2P). L'objectif est de réduire le nombre de modifications après approbation des bons de commande (PO), signe de demandes initiales plus précises et d'une meilleure planification en amont. À la clé : des opérations plus fluides et une charge administrative réduite. ProcessMind cartographie le cycle de vie de chaque bon de commande dans NetSuite et met en évidence où et pourquoi les modifications surviennent. La solution repère les déclencheurs récurrents — erreurs en amont, manque de clarté — et permet de mettre en place des actions préventives pour réduire le volume de modifications de 15 à 20 %.

Des processus de réception des marchandises lents ou sujets aux erreurs peuvent retarder la disponibilité des stocks, entraver le rapprochement des factures et affecter les flux de trésorerie. Cet objectif vise à accélérer le temps entre l'arrivée physique des marchandises et la mise à jour du système, assurant des enregistrements d'inventaire et une réconciliation financière rapides. Cela améliore l'efficacité opérationnelle et la précision des données.
ProcessMind visualise le Subprocess "Goods Receipt Initiated" à "Goods Receipt Posted" dans NetSuite, identifiant les retards et les goulots d'étranglement. Il identifie les étapes manuelles, les problèmes système ou les contraintes de ressources contribuant à cette lenteur, ce qui permet une refonte de processus pour réduire le temps de réception de 25 %.

Les contournements et les écarts par rapport aux procédures standard du processus De l'Achat au Paiement peuvent introduire des risques, réduire le contrôle et entraîner une non-conformité ou des inefficacités. Cet objectif garantit que toutes les commandes d'achat suivent le chemin de processus défini et optimal, favorisant la cohérence et la responsabilisation. Cela renforce les contrôles internes et réduit le risque opérationnel. ProcessMind découvre automatiquement toutes les variantes de processus réelles au sein de NetSuite pour les commandes d'achat. Il met en évidence les écarts par rapport au chemin idéal, révélant où et pourquoi des contournements sont utilisés, permettant une analyse des causes profondes et des actions correctives pour faire respecter le processus standard.

Les retards aux points de transfert départementaux, par exemple entre la demande et l'approvisionnement, ou l'approvisionnement et la finance, peuvent ralentir considérablement l'ensemble du processus de Commande Fournisseur. Cet objectif vise à rationaliser ces transitions, assurant un flux d'informations fluide et une exécution plus rapide. Cela améliore la vitesse globale du processus et la collaboration interdépartementale. ProcessMind visualise le processus de Commande Fournisseur de bout en bout dans NetSuite, montrant clairement le temps d'attente à chaque frontière départementale. Il identifie les points de transfert spécifiques qui constituent des goulots d'étranglement, permettant des améliorations ciblées dans la communication, l'automatisation ou la définition des rôles pour réduire les retards de 20 %.

Un taux élevé de rejets ou de réenvois de bons de commande signale des problèmes en amont, avec à la clé du retravail, de la frustration et des retards. L'objectif est d'améliorer la qualité des bons de commande dès l'origine pour qu'ils répondent à toutes les exigences du premier coup. À la clé : plus d'efficacité et moins de charge administrative. ProcessMind analyse les journaux d'événements dans NetSuite pour identifier les raisons fréquentes et les étapes où les rejets surviennent. La solution met au jour des tendances — informations manquantes, catégories incorrectes — et permet de déployer des formations ciblées ou des améliorations du système afin de réduire les rejets de 15 %.

Différentes catégories d'achats, comme le matériel informatique ou les fournitures de bureau, présentent souvent des flux de processus ou des goulots d'étranglement uniques qui ne sont pas généralisables. Cet objectif vise à identifier et à optimiser les inefficacités spécifiques à certaines catégories d'achats, en adaptant les améliorations pour un impact maximal. Cela conduit à une utilisation plus efficace des ressources et à une meilleure gestion des catégories.ProcessMind permet le filtrage et l'analyse des processus de commande d'achat par "Purchase Category" dans NetSuite. Il révèle des goulots d'étranglement ou des écarts uniques à certaines catégories, permettant des optimisations de processus personnalisées et des gains d'efficacité allant jusqu'à 25% dans les catégories à volume élevé.

Une visibilité limitée sur l'état en temps réel des commandes d'achat entrave la gestion proactive et la prise de décision, entraînant des retards et des occasions manquées. Cet objectif vise à fournir aux parties prenantes des informations claires et à jour sur l'ensemble du processus Achat-paiement. Cela permet une résolution plus rapide des problèmes et une meilleure planification stratégique. ProcessMind offre une représentation dynamique et visuelle de toutes les commandes d'achat en cours et de leur statut actuel au sein de NetSuite. Il permet aux utilisateurs de suivre les commandes d'achat individuelles, d'identifier les retards potentiels avant qu'ils ne se produisent et d'obtenir des informations en temps réel sur la performance du processus, ce qui permet une gestion proactive.

Les retards dans les inspections de qualité après la réception des marchandises peuvent bloquer l'inventaire, impacter la production ou retarder le paiement aux fournisseurs. Cet objectif vise à raccourcir le délai entre la réception des marchandises et la réalisation des contrôles de qualité nécessaires, assurant une disponibilité plus rapide des articles conformes. Cela améliore la rotation des stocks et le flux global de la chaîne d'approvisionnement. ProcessMind mesure précisément la durée de l'activité « Inspection Qualité Réalisée » au sein du processus de Commande Fournisseur dans NetSuite. Il identifie les facteurs contribuant aux retards d'inspection, tels que l'allocation des ressources ou les étapes du processus, permettant des améliorations ciblées pour réduire le temps d'inspection de 10 %.

Le chemin d'amélioration en 6 étapes pour Achats-Comptes Fournisseurs - Bon de Commande

1

Télécharger le modèle de données

2

Exporter vos données NetSuite

3

Téléchargez votre jeu de données en toute sécurité

4

Analysez Votre Processus de Bon de Commande

5

Mettre en œuvre des modifications concrètes

6

Surveillez et optimisez en continu

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Que faire

Obtenez le template Excel pré-structuré conçu pour les données du processus Achat-paiement. Ce template vous guide sur les champs de données spécifiques requis pour l'analyse.

Consulter le Guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c'est important

L'utilisation dès le départ de la bonne structure de données garantit un traitement précis et efficace par la suite. Cela simplifie la préparation des données et évite les reprises.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à remplir pour les données de votre processus de Commande d'Achat.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Optimiser l'efficacité du traitement des commandes d'achat NetSuite

ProcessMind transforme vos données brutes de commandes d'achat NetSuite en informations visuelles éclatantes. Vous identifierez précisément les bottlenecks et les lacunes de conformité, révélant des chemins clairs pour optimiser vos approvisionnements.
  • Visualiser le flux de processus réel des commandes d'achat NetSuite
  • Identifier les bottlenecks des commandes d'achat et les risques de conformité
  • Détecter les activités de commande d'achat non conformes
  • Optimiser les cycle times des commandes d'achat et l'utilisation des ressources
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Résultats concrets de l'optimisation des bons de commande

En appliquant le Process Mining à vos données de Commandes Fournisseur NetSuite, les organisations obtiennent des aperçus clairs sur les inefficacités et les goulots d'étranglement. Ces résultats représentent les améliorations tangibles et courantes obtenues grâce à l'optimisation des processus basée sur les données.

0 %
Approbations de commande d'achat plus rapides

Réduction du temps de cycle d'approbation

Identifiez et éliminez les goulots d'étranglement dans vos flux de travail d'approbation des commandes d'achat, ce qui conduit à un traitement significativement plus rapide.

0 %
Conformité améliorée

Meilleure conformité aux processus

Assurez-vous que votre processus de la commande au paiement adhère strictement aux politiques d'approvisionnement, minimisant les écarts non autorisés et réduisant les risques de conformité.

0 %
Réduction des retouches de bons de commande

Diminution du taux de modification de commande

Identifier les causes profondes des modifications fréquentes des commandes d'achat, réduisant le travail manuel, améliorant l'efficacité et diminuant les coûts opérationnels.

0 %
Fiabilité améliorée des fournisseurs

Taux de livraison à temps plus élevé

Obtenez des informations claires et basées sur les données sur la performance des fournisseurs pour négocier de meilleures conditions et vous assurer que les marchandises sont reçues rapidement, améliorant ainsi la prévisibilité de la chaîne d'approvisionnement.

0 %
Réception des Marchandises Accélérée

Délai de réception des marchandises plus court

Rationaliser et accélérer le processus critique de réception des marchandises, réduisant les temps d'immobilisation des stocks et améliorant le flux opérationnel global.

0 %
Réduction des achats hors contrat

Diminution des achats non autorisés

Détectez et freinez automatiquement les achats effectués en dehors des canaux approuvés, ce qui améliore la conformité contractuelle et génère des économies substantielles.

Les résultats réels peuvent varier en fonction de la complexité spécifique de votre processus, de la qualité des données et de l'étendue de la mise en œuvre. Les chiffres mentionnés reflètent les améliorations typiques observées au sein de diverses organisations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique du bon de commande, servant d'ID de cas principal pour le suivi du cycle de vie des achats.

Pourquoi c'est important

Il s'agit de l'identifiant de case essentiel, qui permet la reconstruction et l'analyse de l'ensemble du cycle de vie de chaque bon de commande individuel.

Le nom de l'événement commercial spécifique ou de l'étape qui a eu lieu dans le processus de bon de commande.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes de la cartographie des processus, permettant la visualisation et l'analyse du flux de processus, des variantes et de la conformité.

La date et l'heure précises auxquelles l'activité s'est produite.

Pourquoi c'est important

Cet attribut est crucial pour le calcul de toutes les métriques basées sur le temps, telles que les temps de cycle et les durées, qui sont fondamentales pour identifier les retards de processus.

Le nom de l'utilisateur qui a effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Associe les activités à des utilisateurs spécifiques, permettant l'analyse de la charge de travail, de la performance et de la conformité aux politiques d'autorisation.

Le nom du service associé au bon de commande.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse des processus par département, aidant à identifier les goulots d'étranglement, les inefficacités et les modèles de dépenses spécifiques à chaque département.

Le nom du fournisseur auprès duquel les biens ou services sont achetés.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse de la performance spécifique aux fournisseurs, incluant les délais de livraison et la fiabilité, essentielle à l'optimisation de la chaîne d'approvisionnement.

Le statut actuel ou final du bon de commande.

Pourquoi c'est important

Fournit un aperçu de l'état de la commande d'achat, permettant l'analyse des résultats comme les rejets ou les clôtures et supportant les KPI liés aux échecs d'approbation.

La valeur monétaire totale du bon de commande.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse financière du processus d'approvisionnement, aidant à identifier comment la valeur du bon de commande impacte les temps de cycle, les chemins d'approbation et la conformité.

La classification des biens ou services achetés, tels que le matériel informatique, les services marketing ou les fournitures de bureau.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse de l'efficacité des processus par catégorie de dépenses, aidant à identifier les types d'achats les plus inefficaces ou non conformes.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque la demande formelle de biens ou de services, initiant ainsi le processus d'approvisionnement. Dans NetSuite, elle est enregistrée lorsqu'un nouvel enregistrement de transaction de demande d'achat est créé et sauvegardé.

Pourquoi c'est important

En tant que point de départ typique du processus, cette activité est cruciale pour analyser le temps de cycle complet de bout en bout et identifier les achats sauvages lorsqu'elle est ignorée.

Cette activité signifie la création du document formel de Commande d'achat, qui constitue le case central de cette analyse. Dans NetSuite, elle est enregistrée lors de la création de l'enregistrement de transaction de la Commande d'achat, soit manuellement, soit à partir d'une demande d'achat approuvée.

Pourquoi c'est important

Cela marque une étape critique où une demande devient un engagement de commande formel. Cela constitue un jalon clé et peut également être le début du processus pour les bons de commande directs, ce qui est important pour le suivi de la conformité.

Représente l'autorisation finale et officielle du bon de commande, permettant son envoi au fournisseur. C'est un jalon clé qui est enregistré lorsque le champ 'Statut d'approbation' du bon de commande est mis à jour à 'Approuvé'.

Pourquoi c'est important

Il s'agit d'une étape cruciale pour le calcul des temps de cycle d'approbation et l'identification des goulots d'étranglement dans la chaîne d'approbation. Les retards à ce niveau ont un impact direct sur les délais d'approvisionnement.

Cette activité représente la réception physique des biens commandés via la Commande d'achat. Il s'agit d'un événement explicite dans NetSuite, enregistré lorsqu'une transaction 'Item Receipt' est créée et liée à la ligne spécifique de la Commande d'achat.

Pourquoi c'est important

Il s'agit d'une étape critique qui marque la fin du cycle de livraison du fournisseur. Elle est essentielle pour calculer les taux de livraison à temps des fournisseurs et les délais de livraison globaux.

Une facture fournisseur a été reçue et saisie dans NetSuite, liée à la Commande d'Achat. Il s'agit d'une transaction explicite qui enregistre formellement l'engagement pour les biens ou services reçus.

Pourquoi c'est important

Cette activité marque la transition de l'approvisionnement vers le processus de comptabilité fournisseurs. L'analyse du temps écoulé entre la réception des marchandises et la facturation met en évidence les retards potentiels dans le traitement financier.

Le bon de commande est officiellement clôturé, ce qui signifie qu'aucune réception ou facture supplémentaire n'est attendue à son encontre. Cela est déduit lorsque le statut du bon de commande passe à 'Closed', ce qui peut se produire automatiquement après avoir été entièrement facturé et réçu, ou manuellement.

Pourquoi c'est important

Cette activité marque la fin opérationnelle du cycle de vie de la Commande d'achat. Elle confirme que la commande a été entièrement exécutée et traitée, offrant un point final définitif pour l'analyse du temps de cycle.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse vos données de commandes d'achat NetSuite pour visualiser le flux de processus réel. Il identifie les bottlenecks, les lacunes de conformité et les inefficacités, comme les délais d'approbation longs ou les achats non autorisés. Ces informations vous permettent de prendre des décisions basées sur les données pour rationaliser les opérations et réduire les coûts.

Pour exploiter efficacement votre processus de bon de commande, nous avons principalement besoin des journaux d'événements de NetSuite. Cela inclut la création de bons de commande, les étapes d'approbation, les changements de statut, la réception des marchandises et le rapprochement des factures, ainsi que les timestamps et l'utilisateur responsable de chaque événement. Vos journaux de transactions et d'audit NetSuite contiennent généralement ces informations.

Après l'extraction des données et la configuration initiale, vous pouvez généralement vous attendre à obtenir des aperçus préliminaires de vos processus en quelques semaines. Le calendrier exact dépend de la complexité et du volume des données, mais des gains rapides sont souvent visibles très tôt. Des recommandations complètes et exploitables suivent généralement dans un délai d'un à deux mois.

Oui, absolument. En analysant les chemins d'exécution réels par rapport aux modèles de processus définis, l'exploration de processus (Process Mining) peut mettre en évidence des écarts, tels que les achats effectués en dehors des canaux approuvés ou les modifications apportées aux commandes d'achat sans autorisation appropriée. Cela aide à faire respecter la conformité et à identifier les domaines nécessitant des contrôles plus stricts.

Vous pouvez vous attendre à des améliorations significatives telles que la réduction des temps de cycle d'approbation des commandes d'achat, la minimisation des taux de rejet et l'amélioration de la prévisibilité des livraisons fournisseurs. L'exploration de processus (Process Mining) fournit les informations pour fluidifier les transferts entre départements, éliminer les contournements non autorisés et, finalement, atteindre une plus grande efficacité et réaliser des économies de coûts dans vos approvisionnements.

L'extraction des données de NetSuite peut être réalisée par diverses méthodes, notamment les recherches enregistrées, les rapports personnalisés ou les intégrations API. L'approche spécifique dépend de votre configuration NetSuite et du volume de données. Nos experts peuvent vous guider dans la mise en place de méthodes d'extraction efficaces et sécurisées pour assurer l'exhaustivité des données.

La principale exigence technique est l'accès à votre système NetSuite pour l'extraction de données, généralement avec des permissions en lecture seule. Au-delà de cela, un environnement sécurisé pour le traitement et l'analyse des données est nécessaire. La plateforme de Process Mining elle-même est généralement basée sur le cloud, minimisant ainsi la charge de votre infrastructure informatique interne.

Bien qu'un support IT initial pour l'extraction de données soit bénéfique, les outils modernes d'exploration de processus (Process Mining) sont conçus pour les utilisateurs métier. Ils offrent des interfaces intuitives qui permettent à vos équipes d'approvisionnement et de processus d'analyser les informations sans avoir de vastes connaissances en science des données. La formation et le support sont généralement fournis pour assurer le succès de votre équipe.

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