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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Commande d'achat

Votre guide en 6 étapes pour l'optimisation 'Achats-Comptes Fournisseurs' (P2P) pour Dynamics 365.
Améliorez votre processus Purchase to Pay - Commande d'achat
Défis (11) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)
Processus: Achat au paiement - Bon de commande
Système: Microsoft Dynamics 365
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Optimiser le flux des bons de commande dans Dynamics 365 pour un approvisionnement efficace

Un traitement inefficace des commandes d'achat entraîne souvent des livraisons manquées, une augmentation des coûts opérationnels et des parties prenantes frustrées. Notre plateforme vous aide à identifier les goulots d'étranglement cachés et les écarts tout au long de votre cycle de vie des approvisionnements. Déterminez précisément où se produisent les retards, de la demande initiale à la réception finale, pour rationaliser les opérations. Découvrez des opportunités de gains d'efficacité significatifs et d'économies de coûts.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser votre processus de bon de commande ?

Optimiser votre processus Procure-to-Pay (P2P) dédié aux bons de commande, ce n’est pas chercher de petits gains : c’est renforcer en profondeur toute la fonction achats. Dans un environnement complexe comme Microsoft Dynamics 365, les inefficacités liées aux bons de commande se propagent dans toute l’organisation et touchent les niveaux de stock, les relations avec les fournisseurs, la trésorerie et la conformité. Approbations de bons de commande trop lentes, reprises fréquentes, réceptions retardées : tout cela se traduit par des coûts opérationnels plus élevés, des délais de livraison non tenus et, parfois, des relations fournisseurs mises à rude épreuve. Sans visibilité claire sur le flux réel de chaque bon de commande, la recherche des causes profondes devient un exercice hasardeux, ce qui complique les actions ciblées et en réduit l’impact. Comprendre le rôle de chaque bon de commande, de la demande d’achat à la réception finale, est essentiel pour maintenir une chaîne d’approvisionnement agile, sobre et rentable.

Comment le Process Mining débloque l’efficacité P2P des bons de commande

Le Process Mining apporte une lecture objective et factuelle du cycle de vie des bons de commande dans Microsoft Dynamics 365. Plutôt que de s’appuyer sur des suppositions ou des retours anecdotiques, il extrait les données du journal d’événements directement depuis votre système et recompose le processus tel qu’il se déroule réellement. Pour les bons de commande, cela signifie visualiser chaque étape, de « Purchase Requisition Created » à « Goods Receipt Posted » puis « Purchase Order Completed », avec horodatages et responsables. Cette vision fine montre les chemins réellement empruntés, met en évidence les écarts par rapport aux procédures et mesure précisément le temps passé à chaque étape. Vous identifiez quelles étapes d’approbation créent des délais, quels services alimentent des boucles de reprise, et si certains fournisseurs induisent systématiquement des temps de cycle plus longs. Cette capacité analytique est essentielle pour améliorer la performance Procure-to-Pay – bons de commande en révélant des inefficacités jusqu’ici invisibles.

Axes clés d’amélioration des bons de commande

L’application du Process Mining à votre processus P2P des bons de commande dans Microsoft Dynamics 365 révèle généralement plusieurs leviers à fort impact :

  • Identification des goulots d’étranglement : Repérez les étapes ou activités où les bons de commande se bloquent souvent. S’agit‑il d’un niveau d’approbation particulier ? D’un délai à l’inspection des marchandises ? Ou d’une erreur de saisie trop fréquente ? Identifier ces points de friction est la première étape pour réduire le temps de cycle global du bon de commande.
  • Analyse des reprises et des écarts : Mesurez la fréquence et les raisons des modifications de bons de commande, et celles qui entraînent des délais supplémentaires. Comprendre ces boucles de reprise éclaire la qualité des demandes initiales, la communication avec les fournisseurs ou les circuits de validation internes.
  • Conformité et respect des politiques : Vérifiez que les bons de commande suivent les règles internes et les obligations réglementaires. Détectez les créations sans demande d’achat préalable, les approbations hors séquence ou les traitements par des personnes non autorisées, pour renforcer la conformité.
  • Opportunités d’automatisation : En visualisant les passages de relais manuels et les tâches répétitives, identifiez les meilleurs candidats à l’automatisation afin de fluidifier le flux et de libérer du temps pour des activités à plus forte valeur.
  • Analyse de la performance des fournisseurs : Évaluez l’impact de chaque fournisseur sur les temps de cycle, de la confirmation à la réception. Vous disposez ainsi d’éléments tangibles pour vos échanges et négociations.

Résultats attendus de l’optimisation P2P des bons de commande

En mobilisant le Process Mining pour optimiser le processus Procure-to-Pay – bons de commande, vous pouvez viser des gains nets et mesurables :

  • Réduction du temps de cycle des bons de commande : Accélérez le traitement, de la demande à la réception, pour une chaîne d’approvisionnement plus réactive et une meilleure gestion des stocks.
  • Diminution des coûts : Réduisez les frais d’expédition en urgence, captez les escomptes pour paiement anticipé et limitez l’effort manuel lié aux bons de commande en retard ou problématiques. Impact direct sur le résultat.
  • Conformité renforcée et risque réduit : Assurez que tous les bons de commande respectent les politiques internes et la réglementation, en limitant les risques financiers et réputationnels.
  • Satisfaction des parties prenantes : Améliorez les relations avec les équipes internes, qui reçoivent plus rapidement biens et services, et avec les fournisseurs, grâce à des interactions plus fluides et prévisibles.
  • Des décisions fondées sur les données : Dépassez l’intuition et arbitrez les évolutions de processus, les paramétrages dans Microsoft Dynamics 365 et l’allocation des ressources sur la base de faits.

Démarrer l’optimisation P2P des bons de commande

Transformer votre processus Procure-to-Pay – bons de commande avec le Process Mining ouvre une voie claire vers plus d’efficacité et de maîtrise. En comprenant le flux réel de vos bons de commande dans Microsoft Dynamics 365, vous obtenez les informations nécessaires pour mener des améliorations ciblées et tangibles. Découvrez comment cette approche réduit le temps de cycle, élimine les goulots d’étranglement et déploie une optimisation robuste sur l’ensemble de vos opérations achats.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les retards dans l'approbation des commandes d'achat entraînent le non-respect des délais de livraison et des opérations bloquées. Ces retards affectent directement les plannings de production et la satisfaction client, ce qui augmente les délais et le risque de ruptures de stock. ProcessMind identifie où et par qui les approbations sont bloquées, et pourquoi, mettant en lumière les goulots d'étranglement dans votre workflow d'approbation de commandes d'achat dans Microsoft Dynamics 365. Il identifie les approbateurs ou les étapes spécifiques à l'origine des retards, ce qui vous permet de reconfigurer les workflows pour un traitement plus rapide.

Les changements constants apportés aux commandes d'achat après l'approbation initiale génèrent du retravail, de la confusion et peuvent entraîner des erreurs lors de la réception des marchandises ou de la facturation. Ces changements ont un impact sur l'efficacité et les relations avec les fournisseurs, générant des coûts administratifs cachés. ProcessMind visualise toutes les modifications des commandes d'achat, identifiant leur fréquence, qui les initie et à quel stade elles se produisent au sein de Microsoft Dynamics 365. Cette analyse permet d'aborder les causes profondes, telles que des exigences peu claires ou des problèmes de communication avec les fournisseurs, afin de réduire les révisions coûteuses.

Les délais entre la réception des marchandises et l'enregistrement formel du reçu compromettent la précision des stocks et la capacité de rapprochement des factures, entraînant des retards de paiement. Ces délais peuvent nuire aux relations avec les fournisseurs et engendrer des difficultés de rapprochement. ProcessMind analyse le temps écoulé entre l'arrivée des marchandises et l'enregistrement de leur réception, en mettant en évidence les retards et les problèmes de conformité potentiels au sein de votre système Microsoft Dynamics 365. Il révèle les processus internes inefficaces ou les lacunes de configuration du système qui affectent l'exécution de vos commandes d'achat.

Les bons de commande s'écartant du processus standard et approuvé contournent souvent les contrôles, entraînant des dépenses non conformes, un risque accru et une fraude potentielle. Ces déviations sapent le contrôle des coûts et les politiques d'approvisionnement. ProcessMind découvre automatiquement tous les flux de processus réels des bons de commande, les comparant à votre standard défini dans Microsoft Dynamics 365. Il signale tous les chemins non conformes et identifie leur fréquence et leur impact, assurant le respect des politiques d'approvisionnement.

Une période prolongée entre la création d'une demande d'achat et la rédaction ou l'envoi d'un bon de commande au fournisseur entraîne des retards dans la réponse aux besoins opérationnels. Cela peut conduire à des achats urgents de dernière minute à des coûts plus élevés. ProcessMind analyse le temps de cycle de bout en bout, de la 'Demande d'achat créée' au 'Bon de commande envoyé au fournisseur', au sein de Microsoft Dynamics 365. Il révèle où les transferts sont lents ou les tâches en attente, permettant une génération plus rapide des bons de commande.

Un écart significatif entre la date de livraison demandée et la date réelle de réception des marchandises entraîne des problèmes de planification des stocks, des retards de production et des engagements client non tenus. Cela impacte directement l'efficacité opérationnelle et la fiabilité. ProcessMind compare l'attribut 'Date de livraison demandée' avec l'événement réel 'Réception de marchandises enregistrée' dans Microsoft Dynamics 365. Il identifie quels fournisseurs, catégories ou départements connaissent constamment des écarts de livraison, permettant des améliorations ciblées de la performance des fournisseurs.

Une fréquence élevée d'événements de 'Marchandises retournées' révèle des problèmes de qualité des fournisseurs, des commandes incorrectes ou des processus de réception internes défectueux. Cela augmente les coûts opérationnels, entraîne des retouches et nuit aux relations avec les fournisseurs. ProcessMind identifie les modèles de retours de marchandises, en les liant à des fournisseurs spécifiques, des catégories d'achat, ou même des bons de commande individuels dans Microsoft Dynamics 365. Il aide à découvrir les causes profondes, qu'il s'agisse de problèmes de contrôle qualité ou d'une exécution de commande inexacte.

Les retards dans l'activité 'Inspection qualité effectuée' immobilisent les stocks, pouvant affecter les plannings de production ou la livraison ponctuelle de services. Ces retards créent un goulot d'étranglement interne et peuvent entraîner l'insatisfaction des clients. ProcessMind analyse la durée entre 'Réception des marchandises enregistrée' et 'Inspection qualité effectuée', en identifiant où et pourquoi les inspections prennent du retard dans Microsoft Dynamics 365. Il met en évidence les contraintes de ressources ou les problèmes de procédure dans le processus de contrôle qualité.

Les fournisseurs qui ne respectent pas constamment les délais de livraison promis, visibles par des événements retardés tels que 'Commande d'achat confirmée par le fournisseur' ou 'Réception de marchandises enregistrée', perturbent la planification et augmentent les coûts de possession des stocks. Cela affecte la fiabilité de la chaîne d'approvisionnement. ProcessMind évalue la performance des fournisseurs en analysant les temps de cycle allant de 'Commande d'achat envoyée au fournisseur' à 'Réception de marchandises enregistrée' pour chaque fournisseur dans Microsoft Dynamics 365. Il fournit des informations basées sur les données pour gérer efficacement les relations avec les fournisseurs et les conditions contractuelles.

Des interventions manuelles fréquentes ou des modifications manuelles de commandes d'achat, non capturées par les workflows automatisés, indiquent des lacunes système ou des besoins de formation. Cela augmente le risque d'erreurs et réduit l'efficacité globale des processus, créant souvent des coûts cachés. ProcessMind détecte les écarts par rapport aux chemins automatisés et identifie les activités qui sont fréquemment effectuées manuellement ou en dehors du flux système standard dans Microsoft Dynamics 365. Il met en évidence les opportunités d'automatisation et de standardisation, réduisant l'erreur humaine.

Les bons de commande restant ouverts ou en cours longtemps après la réception et l'utilisation des marchandises, indiqué par un délai dans le 'Bon de commande complété', immobilisent le fonds de roulement et faussent les rapports financiers. Cela crée des charges de rapprochement et impacte les cycles de clôture financière. ProcessMind suit le temps écoulé entre le 'Journal de réception de produit enregistré' et le 'Bon de commande complété' pour les bons de commande individuels dans Microsoft Dynamics 365. Il identifie les causes de ces retards, telles que des factures en suspens ou des arriérés administratifs, permettant une clôture financière plus rapide.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Réduire le délai d'approbation des Bons de commande a un impact significatif sur l'efficacité des achats. Des cycles d'approbation plus courts permettent une passation de commande plus rapide, une meilleure gestion des stocks et des relations améliorées avec les fournisseurs. Cet objectif vise à réduire les retards qui peuvent entraîner des ruptures de stock ou des plannings de production non respectés dans votre processus Purchase to Pay. ProcessMind identifie les goulots d'étranglement et les déviations spécifiques dans le workflow d'approbation des Bons de commande de Microsoft Dynamics 365. En visualisant les chemins réels et en identifiant les étapes chronophages ou les approbations non conformes, vous pouvez cibler des domaines d'amélioration spécifiques, potentiellement réduire les délais d'approbation de 20 à 30 % et garantir une exécution plus rapide.

Des modifications fréquentes des commandes d'achat après création ou approbation entraînent des retards, augmentent les charges administratives et peuvent conduire à des erreurs. La minimisation de ces changements garantit que les commandes sont exactes dès le départ, améliorant la stabilité de la planification et réduisant le travail de reprise au sein de vos opérations Purchase to Pay (de l'achat au paiement). ProcessMind aide à découvrir les causes profondes de ces modifications en traçant le parcours de chaque commande d'achat dans Microsoft Dynamics 365. Il révèle à quelles étapes les changements se produisent le plus fréquemment et par qui, vous permettant de mettre en œuvre des formations ciblées, d'améliorer la qualité initiale des données ou d'affiner les points d'approbation pour potentiellement réduire les taux de modification de 15 à 25 %.

Le traitement rapide et précis de la réception des marchandises est crucial pour l'exactitude des stocks, le paiement des fournisseurs et la continuité opérationnelle. Les retards à ce niveau peuvent entraîner des problèmes de disponibilité des stocks, des arrêts de production et des paiements en souffrance. Cet objectif vise à accélérer l'enregistrement des articles reçus dans votre processus Purchase to Pay (de l'achat au paiement). En utilisant ProcessMind, vous pouvez cartographier l'ensemble du flux de réception des marchandises au sein de Microsoft Dynamics 365, en identifiant les étapes où des retards se produisent. Cela met en évidence les variations par rapport au chemin optimal, vous permettant d'identifier les inefficacités de processus, les besoins en formation ou les problèmes d'intégration système, ce qui peut accélérer l'enregistrement de la réception des marchandises jusqu'à 30 %.

Maintenir la conformité aux politiques et réglementations d'achat est essentiel pour atténuer les risques financiers, prévenir la fraude et assurer l'intégrité opérationnelle. Les variations non approuvées dans les bons de commande peuvent entraîner des achats sauvages et des pratiques d'approvisionnement incohérentes. ProcessMind découvre automatiquement tous les chemins de bons de commande dans Microsoft Dynamics 365, les comparant aux règles de conformité définies. Il visualise toutes les déviations, telles que les commandes approuvées par du personnel non autorisé ou les étapes ignorées, vous permettant de faire respecter les politiques et d'atteindre une conformité proche de 100 % dans les domaines critiques.

La vitesse à laquelle une demande d'achat est convertie en bon de commande approuvé a un impact direct sur la réactivité aux besoins de l'entreprise et sur l'efficacité globale de la chaîne d'approvisionnement. Une conversion lente peut retarder les achats critiques, affectant les délais de projet et les capacités opérationnelles. ProcessMind offre une vue claire de l'ensemble du processus de la demande d'achat au bon de commande au sein de Microsoft Dynamics 365. En analysant les journaux d'événements, il révèle les goulots d'étranglement, les délais de transfert et les boucles inefficaces, vous aidant à rationaliser le processus de conversion et potentiellement à réduire le temps de conversion de 20 à 40 %.

Le respect constant des dates de livraison demandées est essentiel pour une planification des stocks, une planification de la production et une satisfaction client efficaces. Des écarts fréquents peuvent perturber les opérations, entraîner des coûts d'urgence et nuire aux relations avec les fournisseurs. ProcessMind analyse les dates de livraison réelles des commandes d'achat par rapport aux dates demandées dans Microsoft Dynamics 365, en mettant en corrélation les divergences avec des fournisseurs spécifiques ou des variations de processus. Ces informations vous permettent de résoudre les problèmes sous-jacents, d'améliorer le suivi des performances des fournisseurs et d'augmenter les taux de livraison à temps de 10 à 20 %.

Des taux élevés de retours de marchandises associés aux commandes d'achat indiquent des problèmes de qualité des produits, des commandes incorrectes ou des écarts de livraison. La réduction des retours minimise le travail de reprise, économise des coûts et améliore la confiance des fournisseurs ainsi que l'efficacité globale des approvisionnements. ProcessMind retrace le cycle de vie des commandes d'achat dans Microsoft Dynamics 365, liant les retours à des attributs de commande spécifiques, des fournisseurs ou des points d'inspection. En identifiant les causes courantes et les écarts de processus conduisant aux retours, vous pouvez mettre en œuvre des mesures préventives pour réduire les taux de retour de 5 à 15 %.

Une inspection qualité efficace est essentielle pour garantir la conformité des marchandises reçues aux normes et pour fluidifier la circulation des stocks. Des inspections lentes peuvent créer des arriérés, retarder la disponibilité des marchandises et affecter les plannings de production. ProcessMind visualise la durée et les activités de la phase d'inspection qualité de votre processus Achat-Comptabilité Fournisseurs au sein de Microsoft Dynamics 365. Il met en évidence les goulots d'étranglement et les variations dans les workflows d'inspection, vous permettant d'optimiser l'affectation des ressources et, potentiellement, d'accélérer les inspections de 10 à 20 %.

Les délais fournisseurs prévisibles sont fondamentaux pour une planification efficace de la chaîne d'approvisionnement et une gestion des stocks. Un mauvais respect des délais perturbe les opérations, entraîne des coûts d'expédition accélérés et impacte la continuité des activités. ProcessMind analyse les données historiques des bons de commande dans Microsoft Dynamics 365 pour évaluer la performance des fournisseurs par rapport aux délais convenus. En identifiant les fournisseurs incohérents et les étapes du processus qui contribuent aux retards, vous pouvez favoriser une meilleure sélection des fournisseurs et améliorer le respect des délais partout.

Les interventions manuelles dans le processus de bon de commande sont sujettes aux erreurs humaines, créent des goulots d'étranglement et consomment des ressources précieuses. L'automatisation de ces étapes peut augmenter considérablement l'efficacité, réduire les coûts opérationnels et améliorer la précision des données. ProcessMind offre une radiographie détaillée de toutes les activités des bons de commande au sein de Microsoft Dynamics 365, mettant clairement en évidence les tâches manuelles répétitives et les domaines potentiels d'automatisation. En identifiant ces opportunités, vous pouvez optimiser les workflows et libérer du personnel pour des activités plus stratégiques, réduisant l'effort manuel de 20 à 50 %.

La finalisation en temps voulu des bons de commande, après réception des marchandises et facturation, est essentielle pour des rapports financiers précis et la clôture des cycles d'approvisionnement. Une finalisation prolongée peut retarder les processus comptables et masquer les coûts opérationnels réels. ProcessMind cartographie le cycle de vie complet du bon de commande après réception dans Microsoft Dynamics 365, de la réception des marchandises à la clôture finale. Il identifie les activités spécifiques ou les retards empêchant une finalisation rapide, vous permettant d'optimiser ces étapes et d'assurer une clôture efficace des bons de commande, réduisant potentiellement le temps de finalisation de 15 à 25 %.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour Purchase to Pay - Bon de commande

1

Télécharger le Modèle de données

2

Exporter vos données de processus

3

Importez votre jeu de données

4

Analysez votre processus

5

Mettre en œuvre des améliorations

6

Surveillez votre processus

1

Télécharger le Modèle de données

Que faire

Accédez au modèle de données Excel préconfiguré conçu spécifiquement pour l'analyse des bons de commande dans Microsoft Dynamics 365. Ce modèle garantit que vous capturez toutes les données de journal d'événements nécessaires.

Consulter le Guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c'est important

Dès le départ, une structure adéquate est essentielle pour une analyse précise. Ce modèle simplifie la collecte des données et permet d'éviter les erreurs ainsi que tout retravail ultérieur.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l'emploi avec le schéma correct pour vos données Achats-Paiements - Bon de Commande.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Identifiez les goulots d'étranglement P2P dans votre flux Dynamics 365

ProcessMind transforme les données complexes des bons de commande en informations claires et exploitables. Visualisez en détail chaque étape, révélant où votre processus P2P peut être optimisé pour une efficacité maximale.
  • Cartographiez votre processus de bon de commande de bout en bout
  • Identifiez les retards coûteux et les retouches dans les BC
  • Comparer les performances et les écarts des variantes de commandes d'achat
  • Surveillez les KPI clés des bons de commande en temps réel
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Obtenir des résultats concrets dans le traitement des bons de commande

Ces résultats mettent en évidence les avantages opérationnels et financiers significatifs que les organisations obtiennent généralement en optimisant leur processus de bon de commande au sein de Microsoft Dynamics 365. Grâce à des insights basés sur les données, les entreprises peuvent identifier les goulots d'étranglement et mettre en œuvre des améliorations ciblées pour accroître l'efficacité.

0 %
Approbations de commandes d'achat plus rapides

Réduction moyenne du temps d'approbation

Rationalisez votre processus d'approbation des bons de commande afin d'éliminer les goulots d'étranglement et d'accélérer les cycles d'approvisionnement, garantissant ainsi une passation de commande rapide.

0 %
Moins de modifications de commandes d'achat

Diminution des modifications post-approbation

Identifier les causes profondes des modifications de commandes d'achat après approbation afin de réduire le travail de reprise, les charges administratives et les perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement.

0 %
Meilleure conformité des commandes d'achat

Augmentation de l'adhésion aux politiques

Gagnez en visibilité sur les écarts de processus pour garantir que les commandes d'achat respectent les politiques internes et les exigences réglementaires, minimisant ainsi les risques et les audits.

0 days
Conversion plus rapide des demandes en bons de commande

Réduction du temps de cycle de conversion

Accélérez la conversion des demandes d'achat en bons de commande, permettant une réponse plus rapide à la demande et améliorant l'agilité opérationnelle globale.

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Augmentation du taux de traitement direct

Plus de traitement direct

Automatisez les étapes manuelles et éliminez les exceptions pour atteindre des taux de traitement direct plus élevés, réduisant ainsi les erreurs humaines et augmentant l'efficacité.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus et de la qualité des données. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées sur l'ensemble des implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique du bon de commande, servant de case principal pour l'analyse des processus.

Pourquoi c'est important

C'est la clé fondamentale pour reconstituer le flux de processus, permettant l'analyse du parcours de chaque commande d'achat du début à la fin.

Le nom de l'événement métier ou de l'étape spécifique qui s'est produit au cours du cycle de vie du bon de commande.

Pourquoi c'est important

Cet attribut est essentiel pour construire la carte des processus et comprendre la séquence des events qui composent le cycle de vie du bon de commande.

La date et l'heure précises auxquelles une activité ou un événement spécifique s'est produit.

Pourquoi c'est important

Les timestamps sont critiques pour le calcul de toutes les métriques de performance basées sur le temps, telles que les cycle times et les durées, qui sont essentielles pour identifier les goulots d'étranglement des processus.

Le nom de l'utilisateur qui a effectué une activité spécifique.

Pourquoi c'est important

Il permet l'analyse des performances par utilisateur, aide à identifier les goulots d'étranglement liés à des individus spécifiques et assure la responsabilisation pour les étapes du processus.

Le nom du fournisseur pour lequel le bon de commande est créé.

Pourquoi c'est important

Cet attribut est essentiel pour la gestion de la performance des fournisseurs, permettant l'analyse des délais de livraison, des taux de retour et de la fiabilité globale par fournisseur.

La valeur monétaire totale du bon de commande.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse financière du processus d'approvisionnement, aidant à identifier comment la valeur des commandes impacte le comportement du processus, tels que les délais et les parcours d'approbation.

Le statut actuel du bon de commande dans son cycle de vie.

Pourquoi c'est important

Fournit un aperçu de l'état actuel du bon de commande, utile pour filtrer les cas et analyser les résultats du processus, tels que les taux de complétion ou d'annulation.

La date à laquelle l'entreprise a demandé au fournisseur de livrer les biens ou services.

Pourquoi c'est important

C'est la base de référence pour mesurer la performance de livraison à temps, qui est un KPI critique pour évaluer la fiabilité des fournisseurs et l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque la création d'une demande d'achat, la requête formelle de biens ou de services. Elle est enregistrée lorsqu'un nouvel enregistrement est créé dans la table de demandes d'achat, signalant le début de la demande d'approvisionnement.

Pourquoi c'est important

C'est le déclencheur initial du processus de commande. L'analyse du temps écoulé entre cet événement et la création du bon de commande aide à mesurer l'efficacité des processus internes et la réactivité à la demande.

Cette activité signifie la création d'un document de bon de commande provisoire dans le système. Elle est capturée à partir de l'horodatage de création de l'enregistrement d'en-tête du bon de commande, souvent suite à une demande d'achat approuvée.

Pourquoi c'est important

Cela marque la transition d'une demande interne à un document d'achat formel. C'est un point de départ clé pour mesurer les temps de traitement et de cycle time d'approbation des bons de commande.

Marque l'approbation finale du bon de commande, l'autorisant à être envoyé au fournisseur. Cet événement est généralement déduit d'un changement de statut sur le bon de commande ou capturé directement depuis l'historique du workflow.

Pourquoi c'est important

C'est une étape cruciale, car aucune autre action ne peut être entreprise tant que le bon de commande n'est pas approuvé. C'est essentiel pour analyser les goulots d'étranglement d'approbation et mesurer l'ICP 'Temps de cycle time d'approbation des bons de commande'.

Cette activité indique que le bon de commande approuvé a été communiqué au fournisseur. Elle est enregistrée lorsque le bon de commande est confirmé, ce qui génère un journal de confirmation et déclenche généralement l'envoi du document.

Pourquoi c'est important

C'est la première étape externe et elle marque le début du délai de livraison fournisseur. C'est crucial pour suivre la performance des fournisseurs et l'ICP 'Taux de livraison à temps'.

Marque l'enregistrement officiel des marchandises reçues par rapport au bon de commande dans le système. Cet événement est capturé lorsqu'un journal de réception de produit est enregistré.

Pourquoi c'est important

C'est une étape clé qui met à jour l'inventaire et marque le début du processus de rapprochement des factures. C'est le point final pour mesurer le 'Taux de livraison à temps' et le délai de livraison fournisseur.

Indique la conclusion réussie du cycle de vie de la commande d'achat, où toutes les marchandises ont été reçues et facturées. Ceci est généralement déduit lorsque le statut de la commande d'achat est mis à jour vers un état final et fermé.

Pourquoi c'est important

Cette activité marque la fin d'une instance de processus réussie. Mesurer le temps de cycle global du bon de commande de la création à l'achèvement offre une vue holistique de l'efficacité du processus.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining visualise le flux réel de votre processus de bon de commande, révélant les goulots d'étranglement cachés et les déviations. Il met en évidence les zones où les cycles d'approbation sont lents, les modifications sont fréquentes ou les étapes manuelles créent des inefficacités. Ces informations vous permettent de prendre des décisions basées sur les données pour l'optimisation.

Vous aurez besoin de journaux d'événements relatifs à vos commandes d'achat, incluant spécifiquement un identifiant de cas, une activité et un horodatage pour chaque étape. Ces données peuvent généralement être extraites des tables enregistrant les événements de création, approbation, modification, réception de marchandises et finalisation des commandes d'achat au sein de Dynamics 365. Ces journaux constituent la base de la reconstitution de votre processus.

La première étape consiste à identifier les sources de données pertinentes au sein de Microsoft Dynamics 365 et à extraire les journaux d'événements nécessaires. Ensuite, les données sont préparées et chargées dans un outil de Process Mining. Enfin, une analyse de découverte initiale est effectuée pour visualiser votre processus Bon de commande actuel.

Vous pouvez vous attendre à réduire les délais d'approbation des commandes d'achat et à minimiser les taux de modification. Le process mining contribue à accélérer le traitement des réceptions de marchandises, à assurer la conformité et à accélérer la conversion des demandes d'approvisionnement en commandes d'achat. En fin de compte, cela conduit à un workflow de commande d'achat plus efficace et fiable.

Des informations initiales et une cartographie complète des processus peuvent souvent être générées en quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Des recommandations d'amélioration actionnables et la mise en œuvre des changements peuvent suivre peu après, conduisant à des résultats mesurables en quelques mois. Le calendrier est influencé par la portée et la préparation de votre organisation.

Oui, le process mining excelle à identifier les causes profondes de ces problèmes courants. Il peut identifier les étapes d'approbation spécifiques qui entraînent des retards, révéler les modèles de modifications répétées et montrer quels utilisateurs ou départements sont impliqués dans ces goulots d'étranglement. Cette visibilité détaillée permet des interventions ciblées.

Bien qu'une compréhension de base des structures de données de Dynamics 365 soit bénéfique, de nombreux outils de process mining offrent des connecteurs ou des guides pour l'extraction de données. Votre équipe informatique interne, ou un consultant familier avec Dynamics 365, peut généralement vous aider à récupérer les journaux d'événements requis. Le processus est conçu pour être aussi simple que possible.

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