Seu Template de Dados para Gestão de Contratos

A Hora de Início do Event marca o começo de uma atividade no ciclo de vida do contrato. Este Timestamp é essencial para ordenar os eventos cronologicamente e calcular a duração das atividades e o tempo de ciclo total. Ele oferece o contexto temporal necessário para entender o fluxo do processo.

Na análise, este timestamp constrói o mapa do processo e calcula KPIs como 'Tempo Médio de Ciclo' e 'Duração Média de Aprovação'. Ele permite a análise de gargalos ao revelar quais etapas consomem mais tempo. Comparar os horários de início entre atividades possibilita examinar tempos de transição, destacando atrasos entre as etapas.

Este registro de data e hora é fundamental para ordenar eventos, calcular tempos de ciclo do processo e identificar gargalos temporais.

Disponível em logs de auditoria do sistema, registros de transações ou tabelas de histórico de eventos que capturam timestamps das etapas do processo.

O ID do Contrato é uma chave exclusiva atribuída a um ciclo de vida de contrato. Ele funciona como o fio condutor que conecta cada Event, desde a solicitação inicial até o vencimento ou rescisão final. Todas as atividades estão associadas a este ID específico.

Na análise de Process Mining, o ID do Contrato é fundamental para reconstruir a jornada de cada contrato. Ele permite agrupar eventos relacionados em um único case, possibilitando a visualização e análise de todo o fluxo. Sem um ID consistente, seria impossível medir tempos de ciclo, identificar gargalos ou analisar variantes de processo com precisão.

Este identificador é essencial para rastrear um contrato em todo o seu ciclo de vida, permitindo a descoberta precisa do processo e a medição de desempenho.

Geralmente encontrado no cabeçalho ou no registro principal de um objeto de contrato em um sistema de Gestão de Ciclo de Vida de Contratos (CLM).

O Nome da Atividade descreve uma etapa no processo de gestão de contratos. Essas atividades representam tarefas discretas, como 'Contrato Elaborado', 'Revisão Jurídica Concluída' ou 'Contrato Executado'. Uma sequência cronológica dessas atividades para um determinado ID de Contrato forma o fluxo do processo.

Este atributo é fundamental para construir o mapa de processo, que é a visualização central no Process Mining. Ao analisar a sequência e a frequência das atividades, os analistas entendem o fluxo real, identificam desvios e localizam áreas de retrabalho ou ineficiência, como ciclos repetitivos de revisão.

Define as etapas do processo, permitindo visualizar o ciclo de vida do contrato e identificar desvios e gargalos.

Normalmente encontrado em logs de eventos, trilhas de auditoria ou tabelas de histórico de status associadas ao registro principal do contrato.

O atributo Sistema de Origem identifica de onde vêm os dados do evento. Em muitas organizações, o ciclo de vida do contrato pode passar por vários sistemas, como uma plataforma de CLM, um CRM para o início e um sistema de ERP para dados financeiros. Especificar o sistema de origem para cada evento é fundamental para a validação dos dados e para entender o cenário tecnológico do processo.

Em uma análise de Process Mining, esse atributo ajuda a identificar a fragmentação do processo entre diferentes sistemas. Ele pode revelar se atrasos ou problemas estão associados a transferências de dados entre aplicativos específicos. Também é importante para a governança de dados e para rastrear a origem de problemas de qualidade nos dados.

Identifica a origem dos dados, o que é fundamental para validação, compreensão da fragmentação do processo e resolução de problemas de qualidade de dados.

Essa informação costuma ser adicionada durante o processo de extração de dados ou pode estar disponível como um campo padrão nos logs do sistema.

O registro de data e hora da Última Atualização de Dados indica quão recentes são os dados analisados. Ele mostra quando o processo de extração, transformação e carregamento (ETL) foi executado pela última vez, fornecendo o contexto necessário sobre a atualidade da análise. Isso é diferente do timestamp do evento, que registra o momento em que a atividade de negócio realmente aconteceu.

Para fins de análise, esse atributo é fundamental para a governança de dados e para comunicar a atualidade dos insights aos stakeholders. Ele ajuda os usuários a entenderem se estão visualizando informações em tempo real ou uma imagem estática de um dia ou semana anterior. Esse contexto é vital para tomar decisões rápidas e informadas com base nos dashboards de Process Mining.

Fornece contexto essencial sobre a atualização dos dados, garantindo que todos entendam o quão recentes são os insights do processo.

Este registro de data e hora é normalmente gerado e armazenado pela ferramenta de integração de dados ou ETL durante o processo de carregamento dos dados.

O atributo Departamento identifica a equipe interna ou unidade de negócio responsável pelo contrato. Geralmente é o departamento do dono do contrato ou a equipe que iniciou a solicitação.

Esta é uma dimensão fundamental para benchmarking interno e análise de carga de trabalho. Ajuda a entender como a gestão de contratos varia entre as áreas da empresa. O Dashboard de produtividade da equipe pode ser filtrado por departamento para comparar desempenho, identificar necessidades de recursos e destacar áreas que precisem de treinamento ou suporte. Ajuda a responder: 'Qual departamento tem os ciclos de aprovação mais longos?' ou 'Como o processo em Vendas se compara ao de Suprimentos?'.

Permite comparar o desempenho do processo entre diferentes unidades de negócio, ajudando a identificar gargalos internos e compartilhar boas práticas.

Geralmente associado ao perfil de usuário do gestor do contrato ou especificado como um campo no próprio registro do contrato.

A Hora de Término do Event marca a conclusão de uma atividade. Junto com a Hora de Início, permite calcular com precisão o tempo de processamento de cada etapa. Essa granularidade é essencial para uma análise de desempenho detalhada.

Este atributo é usado para calcular a duração das atividades, base da análise de gargalos. Dashboards como o de 'Análise de Gargalos em Aprovações e Revisões' usam esses dados para destacar onde os contratos atrasam. Ao entender a duração de cada tarefa, a empresa pode focar esforços nas partes mais demoradas, como revisões jurídicas ou negociações.

Permite o cálculo de durações por atividade, o que é fundamental para apontar o local exato dos gargalos do processo.

Encontrado em logs de auditoria ou tabelas de histórico de eventos. Se não estiver registrado explicitamente, pode ser necessário derivá-lo do horário de início do Event seguinte.

O Nome da Contraparte identifica a entidade externa com quem a organização está fechando o acordo — seja um cliente, fornecedor ou parceiro. Fornece o contexto essencial sobre a relação comercial regida pelo contrato.

Como dimensão de análise, a contraparte é inestimável. Ela permite analisar o desempenho do processo por fornecedor ou cliente. Por exemplo, uma análise pode mostrar que negociações com certas contrapartes demoram consistentemente mais que a média. Esse insight ajuda a informar estratégias de negociação futuras, gerir relacionamentos e criar templates de contrato personalizados para parceiros estratégicos, agilizando o processo.

Identifica a parte externa, permitindo analisar tempos de ciclo e padrões de negociação por cliente ou fornecedor.

Um campo padrão no registro do contrato, geralmente vinculado a um registro de dados mestre de clientes ou fornecedores.

O Nome de Usuário identifica a pessoa responsável por concluir uma tarefa específica no ciclo de vida do contrato. Pode ser o gestor do contrato, um revisor jurídico, um aprovador ou um signatário. Esse atributo vincula as atividades do processo às pessoas que as realizam.

No Process Mining, esse atributo oferece uma visão do desempenho individual e da equipe. Ele é usado em dashboards como "Carga de Trabalho e Produtividade da Equipe" para analisar como o trabalho é distribuído, identificar funcionários ou times sobrecarregados e avaliar a performance. Também ajuda a entender como diferentes comportamentos de usuários podem gerar variações ou atrasos no processo, permitindo treinamentos direcionados ou melhor alocação de recursos.

Conecta as atividades do processo a indivíduos, permitindo analisar a distribuição de carga de trabalho, o desempenho da equipe e a alocação de recursos.

Normalmente disponível em registros de transação, logs de auditoria ou campos de atribuição de tarefas dentro do sistema de origem.

O Status do Contrato fornece um panorama de onde o contrato está em seu ciclo de vida em um dado momento. Este atributo costuma ser atualizado conforme o contrato atinge marcos importantes, oferecendo um resumo do progresso.

É extremamente útil para filtrar cases e analisar partes específicas do portfólio. Por exemplo, analistas podem focar em contratos 'Ativos' para gerir obrigações ou em contratos 'Parados' para entender atrasos. É um componente essencial do Dashboard de desempenho, ajudando a visualizar o volume de contratos por etapa e medir o KPI de 'Taxa de Contratos Parados'.

Oferece uma visão de alto nível da etapa atual do contrato, permitindo filtrar e analisar o portfólio por fase do ciclo de vida.

Este é um campo de status principal no registro mestre do contrato em um sistema de CLM.

O Tipo de Contrato é um atributo categórico que classifica os contratos conforme sua natureza jurídica e finalidade. Exemplos comuns incluem NDAs, MSAs, SOWs e contratos de compra ou venda. Essa classificação fornece um contexto de negócio essencial ao ciclo de vida do contrato.

Este atributo é uma dimensão poderosa para análises comparativas. Ele permite filtrar o mapa de processo e os KPIs para ver se certos tipos de contrato têm fluxos diferentes, tempos de ciclo maiores ou taxas de retrabalho mais altas. Por exemplo, uma análise pode revelar que MSAs demoram muito mais na revisão jurídica do que NDAs, sugerindo um redesenho de processo para tipos de acordos mais complexos.

Permite segmentar e comparar processos, revelando como diferentes tipos de contrato impactam o tempo de ciclo, a complexidade e o risco.

Este é um campo padrão no registro principal do contrato em qualquer sistema de CLM.

O Valor do Contrato quantifica a importância financeira de um acordo. Esse montante é um contexto de negócio crítico que ajuda a priorizar contratos e entender seu impacto na empresa. Geralmente é expresso em uma moeda específica.

No Process Mining, esse atributo é usado para analisar o impacto do desempenho do processo no negócio. O Dashboard de produtividade utiliza esses dados para mostrar o valor dos contratos em processamento, parados ou executados. Isso permite priorizar acordos de alto valor e ajuda a responder perguntas como: 'Nossos contratos mais valiosos estão presos em aprovações?' ou 'Qual o valor total dos contratos que perderam o prazo de renovação?'.

Quantifica o impacto financeiro, permitindo priorizar e analisar como as ineficiências do processo afetam acordos de alto valor.

Localizado na seção de detalhes financeiros do registro principal do contrato em um sistema CLM ou ERP.

O Número de Revisões rastreia a quantidade de retrabalho que um contrato sofre antes de ser assinado. Cada vez que o documento é editado e uma nova versão é criada, essa contagem aumenta. Isso serve como um indicador da complexidade e do nível de divergência no processo de negociação.

Este atributo é uma medida direta de eficiência e serve para calcular o KPI de "Taxa de Retrabalho de Contratos". O dashboard de "Eficiência de Negociação e Retrabalho" utiliza esses dados para identificar contratos, parceiros ou tipos de documentos que exigem um número excessivo de revisões. Contagens de revisão elevadas costumam estar correlacionadas a tempos de ciclo mais longos e podem indicar requisitos vagos, táticas de negociação agressivas ou a necessidade de templates padronizados melhores.

Mede o nível de retrabalho e a complexidade da negociação, ajudando a identificar causas de ineficiência e tempos de ciclo longos.

Pode ser extraído de um campo de número de versão no documento ou derivado ao contar as atividades de 'Contrato revisado' em cada case.

A Data de Vencimento é um campo crítico que marca o fim da vigência de um contrato. Ela rege o ciclo de vida de contratos ativos e é o principal gatilho para renovações ou rescisões. Gerir bem essas datas é a chave para evitar interrupções de serviço ou perda de receita.

No Process Mining, este atributo é essencial para o Dashboard de gestão de obrigações e renovações. Ele é usado para calcular o KPI de 'Taxa de Renovação no Prazo'. Analisar contratos próximos ao vencimento permite que a empresa gerencie proativamente sua fila de renovações e evite perdas financeiras ou problemas operacionais.

Fundamental para gerir renovações e mitigar riscos, esta data ajuda a monitorar marcos contratuais e garantir ações no prazo.

Este é um campo de data fundamental no registro principal do contrato em um sistema de CLM.