Su Plantilla de Datos de Gestión de Contratos

La Hora de Inicio del Evento marca el comienzo de una actividad en el ciclo de vida del contrato. Esta marca de tiempo es esencial para ordenar los eventos cronológicamente y para calcular la duración de las actividades y el tiempo de ciclo general del proceso. Proporciona el contexto temporal necesario para comprender el flujo del proceso a lo largo del tiempo.

En el análisis, esta marca de tiempo se utiliza para construir el mapa de procesos y calcular indicadores clave de rendimiento como el 'Tiempo Promedio del Ciclo del Contrato' y la 'Duración Promedio de Aprobación'. Permite el análisis de cuellos de botella al revelar qué pasos consumen más tiempo. Comparar las horas de inicio entre actividades permite un examen detallado de los tiempos de transición, destacando los retrasos entre los pasos del proceso.

Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar eventos, calcular los tiempos de ciclo del proceso e identificar cuellos de botella basados en el tiempo.

Disponible en registros de auditoría del sistema, registros de transacciones o tablas de historial de eventos que capturan marcas de tiempo para los pasos del proceso.

El ID del Contrato es una clave única asignada a un solo ciclo de vida del contrato. Actúa como el hilo central que conecta cada evento, desde la solicitud inicial hasta la expiración o terminación final. Todas las actividades, como la redacción, revisiones, aprobaciones y ejecución, están asociadas con este ID específico.

En el análisis de Process Mining, el ID del Contrato es fundamental para reconstruir el recorrido de principio a fin de cada contrato. Permite a la herramienta agrupar eventos relacionados en un único caso, posibilitando la visualización y el análisis de todo el flujo del proceso. Sin un ID de Contrato consistente, sería imposible medir con precisión los tiempos de ciclo, identificar cuellos de botella o analizar variantes del proceso.

Este identificador es esencial para rastrear un contrato a lo largo de todo su ciclo de vida, lo que permite un descubrimiento preciso del proceso y la medición del rendimiento.

Típicamente encontrado en el encabezado o registro principal de un objeto de contrato en un sistema de Gestión del Ciclo de Vida del Contrato (CLM).

El Nombre de la Actividad describe un paso en el proceso de gestión de contratos. Estas actividades representan las tareas discretas realizadas, como 'Contrato Redactado', 'Revisión Legal Completada' o 'Contrato Ejecutado'. Una secuencia cronológica de estas actividades para un ID de Contrato dado forma el flujo del proceso.

Este atributo es crítico para construir el mapa de procesos, que es la visualización central en el Process Mining. Al analizar la secuencia y la frecuencia de las diferentes actividades, los analistas pueden comprender el flujo real del proceso, identificar desviaciones del procedimiento estándar y localizar áreas de retrabajo o ineficiencia, como los ciclos de revisión repetidos.

Define los pasos del proceso, permitiendo la visualización del ciclo de vida del contrato y la identificación de desviaciones del proceso y cuellos de botella.

Usualmente encontrado en registros de eventos, rastros de auditoría o tablas de historial de estado asociados con el registro principal del contrato.

El atributo Sistema de Origen identifica la procedencia de los datos del evento. En muchas organizaciones, el ciclo de vida del contrato puede abarcar múltiples sistemas, como una plataforma CLM, un CRM para la iniciación y un sistema ERP para datos financieros. Especificar el sistema de origen para cada evento es crucial para la validación de datos y para comprender el panorama tecnológico del proceso.

En un análisis de Process Mining, este atributo ayuda a identificar la fragmentación del proceso entre diferentes sistemas. Puede revelar si los retrasos o problemas están asociados con los traspasos de datos entre aplicaciones específicas. También es importante para la gobernanza de datos y para rastrear los problemas de calidad de los datos hasta su origen.

Identifica el origen de los datos, lo cual es crucial para la validación de datos, la comprensión de la fragmentación del proceso y la resolución de problemas de calidad de datos.

Esta información a menudo se agrega durante el proceso de extracción de datos o puede estar disponible como un campo estándar en los registros del sistema.

La marca de tiempo de la última actualización de datos especifica la actualidad de la información que se analiza. Muestra cuándo se ejecutó por última vez el proceso de extracción, transformación y carga (ETL), proporcionando contexto sobre cuán reciente es el análisis. Esto es distinto de la marca de tiempo del evento, que registra cuándo ocurrió la actividad de negocio.

Para fines de análisis, este atributo es crítico para la gobernanza de datos y para comunicar la frescura de los insights a los stakeholders. Ayuda a los usuarios a comprender si están viendo información en tiempo real o una instantánea de un día o semana anterior. Este contexto es vital para tomar decisiones oportunas e informadas basadas en los dashboards de Process Mining.

Proporciona un contexto crucial sobre la actualidad de los datos, asegurando que los interesados comprendan cuán actuales son las perspectivas del proceso.

Esta marca de tiempo típicamente se genera y almacena por la herramienta de integración de datos o ETL durante el proceso de carga de datos.

El atributo Departamento identifica al equipo interno o unidad de negocio responsable o asociada con el contrato. A menudo es el departamento del propietario del contrato o el equipo que inició la solicitud del contrato.

Esta es una dimensión clave para la evaluación comparativa interna y el análisis de la carga de trabajo. Ayuda a comprender cómo difiere el proceso de gestión de contratos en varias partes de la organización. El panel de control de 'Carga de Trabajo y Productividad del Equipo' se puede filtrar por departamento para comparar el rendimiento, identificar las necesidades de recursos y destacar los departamentos que pueden requerir capacitación adicional o soporte de procesos. Ayuda a responder preguntas como: '¿Qué departamento tiene los ciclos de aprobación más largos?' o '¿Cómo se compara el proceso en Ventas con el de Adquisiciones?'.

Permite la comparación del rendimiento de los procesos entre diferentes unidades de negocio, ayudando a identificar cuellos de botella internos y a compartir mejores prácticas.

Usualmente asociado al perfil de usuario del propietario del contrato o especificado como un campo en el propio registro del contrato.

El Estado del Contrato proporciona una instantánea de la fase en la que se encuentra un contrato en su ciclo de vida en un momento dado. Este atributo a menudo se actualiza a medida que el contrato avanza a través de hitos importantes. Proporciona un resumen de alto nivel del progreso del contrato.

Este atributo es extremadamente útil para filtrar casos y analizar partes específicas de la cartera de contratos. Por ejemplo, los analistas pueden centrarse en contratos 'Activos' para la gestión de obligaciones o en contratos 'Estancados' para comprender las causas del retraso. Es un componente clave del panel de control de 'Rendimiento del Ciclo de Vida del Contrato', ayudando a visualizar el volumen de contratos en cada etapa y a medir el KPI de 'Tasa de Contratos Estancados'.

Proporciona una vista de alto nivel de la etapa actual de un contrato, permitiendo el filtrado y análisis de la cartera de contratos por fase del ciclo de vida.

Este es un campo de estado principal en el registro principal de un contrato en un sistema CLM.

La Hora de Fin del Evento marca la finalización de una actividad. Cuando se combina con la Hora de Inicio del Evento, permite el cálculo preciso del tiempo de procesamiento para cada paso individual en el ciclo de vida del contrato. Esta granularidad es esencial para un análisis de rendimiento detallado.

Este atributo se utiliza para calcular las duraciones de las actividades, que son fundamentales para el análisis de cuellos de botella. Paneles de control como 'Análisis de Cuellos de Botella de Aprobación y Revisión' se basan en estos datos para resaltar los pasos donde los contratos se retrasan. Al comprender la duración de cada actividad, las organizaciones pueden enfocar los esfuerzos de mejora en las partes más lentas del proceso, como las revisiones legales o las negociaciones.

Permite el cálculo de las duraciones a nivel de actividad, lo cual es crítico para identificar la ubicación exacta de los cuellos de botella del proceso.

Encontrado en los registros de auditoría del sistema o en las tablas de historial de eventos. Puede ser necesario derivarlo de la hora de inicio del evento subsiguiente si no se registra explícitamente.

El Nombre de la Contraparte identifica a la entidad externa con la que la organización celebra un acuerdo. Puede ser un cliente, un proveedor o un socio. Proporciona un contexto crucial sobre la relación comercial regida por el contrato.

Como dimensión para el análisis, la contraparte es invaluable. Permite a la empresa analizar el rendimiento del proceso por proveedor o cliente. Por ejemplo, un análisis podría mostrar que las negociaciones con ciertas contrapartes tardan consistentemente más de lo normal. Esta perspectiva puede informar futuras estrategias de negociación, ayudar en la gestión de relaciones y utilizarse para crear plantillas de contratos personalizadas para socios estratégicos a fin de acelerar el proceso.

Identifica a la parte externa, permitiendo el análisis de los tiempos de ciclo y los patrones de negociación por cliente o proveedor.

Un campo estándar en el registro del contrato, a menudo vinculado a un registro de datos maestros para clientes o proveedores.

El Nombre de Usuario identifica al individuo responsable de completar una tarea específica en el ciclo de vida del contrato. Esto podría ser el propietario del contrato, un revisor legal, un aprobador o un firmante. Este atributo vincula las actividades del proceso con las personas que las realizan.

En Process Mining, este atributo proporciona una visión del rendimiento del equipo e individual. Se utiliza en dashboards como 'Carga de Trabajo y Productividad del Equipo' para analizar cómo se distribuye el trabajo, identificar empleados o equipos sobrecargados y evaluar el rendimiento. También ayuda a comprender cómo los diferentes comportamientos de los usuarios pueden conducir a variaciones o retrasos en el proceso, permitiendo una capacitación dirigida o una asignación de recursos.

Conecta las actividades del proceso con los individuos, permitiendo el análisis de la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento del equipo y la asignación de recursos.

Típicamente disponible en registros de transacciones, registros de auditoría o campos de asignación de tareas dentro del sistema de origen.

El Tipo de Contrato es un atributo categórico que clasifica los contratos según su naturaleza legal y propósito. Los tipos comunes incluyen NDAs, MSAs, SOWs y acuerdos de venta o adquisición. Esta clasificación proporciona un contexto empresarial esencial para el ciclo de vida del contrato.

Este atributo es una dimensión potente para el análisis comparativo. Permite a los analistas filtrar el mapa de procesos y los KPIs para ver si ciertos tipos de contratos tienen diferentes flujos de proceso, tiempos de ciclo más largos o mayores tasas de retrabajo. Por ejemplo, un análisis podría revelar que los MSAs tardan significativamente más en la revisión legal que los NDAs, lo que impulsaría un rediseño del proceso para tipos de acuerdos más complejos.

Permite la segmentación y comparación de procesos, revelando cómo los diferentes tipos de contratos impactan en el tiempo de ciclo, la complejidad y el riesgo.

Este es un campo estándar en el registro principal de un contrato en cualquier sistema CLM.

El Valor del Contrato cuantifica la importancia financiera de un contrato. Esta cantidad es una pieza crítica del contexto empresarial que ayuda a priorizar los contratos y comprender su impacto en la organización. Normalmente se expresa en una moneda específica.

En el Process Mining, este atributo se utiliza para analizar el impacto comercial del rendimiento del proceso. El panel de control de 'Impacto Comercial y Capacidad' utiliza estos datos para mostrar el valor de los contratos que se están procesando, estancados o ejecutados. Permite priorizar los contratos de alto valor y ayuda a responder preguntas como: '¿Se están estancando nuestros contratos más valiosos en las aprobaciones?' o '¿Cuál es el valor de los contratos que incumplen sus fechas de renovación?'.

Cuantifica el impacto financiero de los contratos, permitiendo la priorización y el análisis de cómo las ineficiencias del proceso afectan los acuerdos de alto valor.

Ubicado en la sección de detalles financieros del registro principal del contrato en un sistema CLM o ERP.

La Fecha de Vencimiento es un campo de fecha crítico que marca el final del plazo de un contrato. Rige el ciclo de vida de los contratos activos y es el principal detonante para las actividades de renovación o terminación. La gestión adecuada de las fechas de vencimiento es clave para evitar lapsos no deseados en el servicio o los ingresos.

En el Process Mining, este atributo es esencial para el panel de control de 'Gestión de Obligaciones y Renovaciones'. Se utiliza para calcular el KPI de 'Tasa de Renovación a Tiempo' comparando la fecha de las actividades de renovación con la fecha de vencimiento. El análisis de los contratos que se acercan a su fecha de vencimiento permite a las organizaciones gestionar proactivamente su cartera de renovaciones y prevenir la fuga de ingresos o interrupciones operativas.

Crucial para la gestión de renovaciones y la mitigación de riesgos, esta fecha ayuda a rastrear los hitos del contrato y asegurar acciones oportunas.

Este es un campo de fecha clave en el registro principal de un contrato en un sistema CLM.

El conteo de revisiones rastrea la cantidad de retrabajo que un contrato experimenta antes de su ejecución. Cada vez que el documento es editado y se crea una nueva versión, este conteo debe incrementarse. Sirve como un indicador de la complejidad y la naturaleza contenciosa del proceso de negociación.

Este atributo es una medida directa de la eficiencia y se utiliza para calcular el KPI de 'Tasa de retrabajo de contratos'. El dashboard de 'Eficiencia de negociación y retrabajo' utiliza estos datos para identificar contratos, contrapartes o tipos de contratos que requieren un número excesivo de revisiones. Un alto conteo de revisiones a menudo se correlaciona con tiempos de ciclo más largos y puede indicar requisitos poco claros, tácticas de negociación agresivas o la necesidad de mejores plantillas estándar.

Mide el nivel de retrabajo y la complejidad de la negociación, ayudando a identificar los factores de ineficiencia y los largos tiempos de ciclo.

Puede obtenerse de un campo de número de versión en el documento contractual o derivarse contando el número de actividades de 'Contrato Revisado' para cada caso.