Votre modèle de données de gestion des contrats

L'Heure de Début de l'Événement marque le début d'une activité dans le cycle de vie du contrat. Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements chronologiquement et pour calculer la durée des activités et le temps de cycle global du processus. Il fournit le contexte temporel nécessaire pour comprendre le flux du processus au fil du temps.

En analyse, cet horodatage est utilisé pour construire la carte des processus et calculer des indicateurs clés de performance tels que le 'Temps de Cycle Moyen des Contrats' et la 'Durée Moyenne d'Approbation'. Il permet l'analyse des goulots d'étranglement en révélant quelles étapes consomment le plus de temps. La comparaison des heures de début entre les activités permet un examen détaillé des temps de transition, mettant en évidence les retards entre les étapes du processus.

Cet horodatage est fondamental pour ordonner les événements, calculer les temps de cycle des processus et identifier les goulots d'étranglement basés sur le temps.

Disponible dans les journaux d'audit système, les enregistrements de transactions ou les tables d'historique des événements qui capturent les horodatages des étapes du processus.

L'ID du Contrat est une clé unique attribuée à un seul cycle de vie de contrat. Il agit comme le fil conducteur central qui relie chaque événement, de la demande initiale à l'expiration ou à la résiliation finale. Toutes les activités, telles que la rédaction, les révisions, les approbations et l'exécution, sont associées à cet ID spécifique.

Dans l'analyse de process mining, l'ID du Contrat est fondamental pour reconstruire le parcours de bout en bout de chaque contrat. Il permet à l'outil de regrouper les événements connexes en un seul dossier, permettant la visualisation et l'analyse de l'ensemble du flux de processus. Sans un ID de Contrat cohérent, il serait impossible de mesurer précisément les temps de cycle, d'identifier les goulots d'étranglement ou d'analyser les variantes de processus.

Cet identifiant est essentiel pour le suivi d'un contrat tout au long de son cycle de vie, permettant une découverte précise des processus et une mesure des performances.

Généralement trouvé dans l'en-tête ou l'enregistrement principal d'un objet contrat dans un système de gestion du cycle de vie des contrats (CLM).

Le Nom de l'Activité décrit une étape du processus de gestion des contrats. Ces activités représentent les tâches distinctes effectuées, telles que 'Contrat Rédigé', 'Révision Juridique Terminée' ou 'Contrat Exécuté'. Une séquence chronologique de ces activités pour un ID de Contrat donné forme le flux du processus.

Cet attribut est essentiel pour construire la carte des processus, qui est la visualisation centrale en process mining. En analysant la séquence et la fréquence des différentes activités, les analystes peuvent comprendre le flux de processus réel, identifier les déviations par rapport à la procédure standard et cibler les zones de retouches ou d'inefficacité, telles que les cycles de révision répétés.

Il définit les étapes du processus, permettant la visualisation du cycle de vie des contrats et l'identification des déviations et des goulots d'étranglement du processus.

Généralement trouvé dans les journaux d'événements, les pistes d'audit ou les tables d'historique de statut associés à l'enregistrement principal du contrat.

L'horodatage de la dernière mise à jour des données spécifie la récence des données analysées. Il indique la dernière exécution du processus d'extraction, transformation et chargement (ETL) des données, offrant un contexte sur l'actualité de l'analyse. Ceci est distinct de l'horodatage de l'événement, qui enregistre le moment où l'activité métier a eu lieu.

À des fins d'analyse, cet attribut est essentiel pour la gouvernance des données et pour communiquer la fraîcheur des informations aux parties prenantes. Il aide les utilisateurs à comprendre s'ils examinent des informations en temps réel ou un instantané d'un jour ou d'une semaine précédente. Ce contexte est vital pour prendre des décisions opportunes et éclairées basées sur les dashboards de Process Mining.

Fournit un contexte crucial sur la fraîcheur des données, garantissant que les parties prenantes comprennent la pertinence des informations de processus.

Cet horodatage est généralement généré et stocké par l'outil d'intégration de données ou ETL pendant le processus de chargement des données.

L'attribut Système Source identifie l'origine des données d'événement. Dans de nombreuses organisations, le cycle de vie du contrat peut couvrir plusieurs systèmes, tels qu'une plateforme CLM, un CRM pour l'initiation et un système ERP pour les données financières. Spécifier le système source pour chaque événement est crucial pour la validation des données et pour comprendre le paysage technologique du processus.

Dans une analyse de Process Mining, cet attribut aide à identifier la fragmentation des processus entre différents systèmes. Il peut révéler si des retards ou des problèmes sont associés aux transferts de données entre des applications spécifiques. Il est également important pour la gouvernance des données et pour retraçer les problèmes de qualité des données jusqu'à leur origine.

Identifie l'origine des données, ce qui est crucial pour la validation des données, la compréhension de la fragmentation des processus et le dépannage des problèmes de qualité des données.

Cette information est souvent ajoutée pendant le processus d'extraction des données ou peut être disponible en tant que champ standard dans les journaux système.

L'attribut Département identifie l'équipe interne ou l'unité commerciale responsable du contrat ou associée à celui-ci. Il s'agit souvent du département du propriétaire du contrat ou de l'équipe qui a initié la demande de contrat.

C'est une dimension clé pour l'analyse comparative interne et l'analyse de la charge de travail. Il aide à comprendre comment le processus de gestion des contrats diffère selon les différentes parties de l'organisation. Le tableau de bord 'Charge de Travail et Productivité de l'Équipe' peut être filtré par département pour comparer les performances, identifier les besoins en ressources et mettre en évidence les départements qui pourraient nécessiter une formation supplémentaire ou un soutien au processus. Il aide à répondre à des questions comme 'Quel département a les cycles d'approbation les plus longs ?' ou 'Comment le processus de Ventes se compare-t-il à celui des Achats ?'.

Permet la comparaison des performances des processus entre différentes unités commerciales, aidant à identifier les goulots d'étranglement internes et à partager les meilleures pratiques.

Généralement associé au profil utilisateur du propriétaire du contrat ou spécifié comme un champ sur l'enregistrement du contrat lui-même.

L'Heure de Fin de l'Événement marque l'achèvement d'une activité. Lorsqu'elle est associée à l'Heure de Début de l'Événement, elle permet le calcul précis du temps de traitement pour chaque étape individuelle du cycle de vie du contrat. Cette granularité est essentielle pour une analyse détaillée des performances.

Cet attribut est utilisé pour calculer les durées d'activité, qui sont fondamentales pour l'analyse des goulots d'étranglement. Les tableaux de bord comme 'Analyse des Goulots d'Étranglement d'Approbation et de Révision' s'appuient sur ces données pour mettre en évidence les étapes où les contrats sont retardés. En comprenant la durée de chaque activité, les organisations peuvent concentrer leurs efforts d'amélioration sur les parties les plus chronophages du processus, telles que les révisions juridiques ou les négociations.

Permet le calcul des durées au niveau de l'activité, ce qui est essentiel pour localiser précisément les goulots d'étranglement du processus.

Trouvé dans les journaux d'audit système ou les tables d'historique des événements. Il peut être nécessaire de le dériver de l'heure de début de l'événement suivant s'il n'est pas explicitement enregistré.

Le Nom d'utilisateur identifie l'individu responsable de l'exécution d'une tâche spécifique dans le cycle de vie du contrat. Il peut s'agir du propriétaire du contrat, d'un réviseur juridique, d'un approbateur ou d'un signataire. Cet attribut lie les activités de processus aux personnes qui les réalisent.

En Process Mining, cet attribut offre une vue sur la performance individuelle et d'équipe. Il est utilisé dans des dashboards comme « Charge de Travail et Productivité de l'Équipe » pour analyser la distribution du travail, identifier les employés ou les équipes surchargés et évaluer les performances. Il aide également à comprendre comment différents comportements d'utilisateurs peuvent entraîner des variations ou des retards de processus, permettant une formation ciblée ou une allocation des ressources.

Connecte les activités de processus aux individus, permettant l'analyse de la répartition de la charge de travail, de la performance de l'équipe et de l'allocation des ressources.

Généralement disponible dans les enregistrements de transactions, les journaux d'audit ou les champs d'attribution de tâches au sein du système source.

Le Nom de la Contrepartie identifie l'entité externe avec laquelle l'organisation conclut un accord. Il peut s'agir d'un client, d'un fournisseur ou d'un partenaire. Il fournit un contexte crucial sur la relation commerciale régie par le contrat.

En tant que dimension d'analyse, la contrepartie est inestimable. Elle permet à l'entreprise d'analyser la performance des processus par fournisseur ou client. Par exemple, une analyse pourrait montrer que les négociations avec certaines contreparties prennent systématiquement plus de temps que la moyenne. Cette information peut éclairer les futures stratégies de négociation, aider à gérer les relations et être utilisée pour créer des modèles de contrat personnalisés pour les partenaires stratégiques afin d'accélérer le processus.

Identifie la partie externe, permettant l'analyse des temps de cycle et des modèles de négociation par client ou fournisseur.

Un champ standard dans l'enregistrement du contrat, souvent lié à un enregistrement de données de référence pour les clients ou les fournisseurs.

Le Statut du Contrat fournit un aperçu de l'endroit où se trouve un contrat dans son cycle de vie à un moment donné. Cet attribut est souvent mis à jour à mesure que le contrat franchit des étapes majeures. Il offre un résumé de haut niveau de la progression du contrat.

Cet attribut est extrêmement utile pour filtrer les dossiers afin d'analyser des parties spécifiques du portefeuille de contrats. Par exemple, les analystes peuvent se concentrer sur les contrats 'Actifs' pour la gestion des obligations ou sur les contrats 'Bloqués' pour comprendre les causes du retard. C'est un composant clé du tableau de bord 'Performance du Cycle de Vie des Contrats', aidant à visualiser le volume de contrats à chaque étape et à mesurer le KPI 'Taux de Contrats Bloqués'.

Fournit une vue d'ensemble du statut actuel d'un contrat, permettant le filtrage et l'analyse du portefeuille de contrats par phase de cycle de vie.

C'est un champ de statut principal sur l'enregistrement de contrat principal dans un système CLM.

Le Type de Contrat est un attribut catégoriel qui classe les contrats en fonction de leur nature juridique et de leur objectif. Les types courants incluent les accords de non-divulgation (NDA), les accords-cadres de services (MSA) et les énoncés de travail (SOW), ainsi que les accords de vente ou d'approvisionnement. Cette classification fournit un contexte commercial essentiel au cycle de vie du contrat.

Cet attribut est une dimension puissante pour l'analyse comparative. Il permet aux analystes de filtrer la carte des processus et les KPI pour voir si certains types de contrats ont des flux de processus différents, des temps de cycle plus longs ou des taux de retouches plus élevés. Par exemple, une analyse pourrait révéler que les MSA prennent significativement plus de temps en révision juridique que les NDA, ce qui inciterait à repenser le processus pour les types d'accords plus complexes.

Permet la segmentation et la comparaison des processus, révélant comment les différents types de contrats influencent le temps de cycle, la complexité et le risque.

C'est un champ standard sur l'enregistrement de contrat principal dans tout système CLM.

La Valeur du Contrat quantifie l'importance financière d'un contrat. Ce montant est un élément essentiel du contexte commercial qui aide à prioriser les contrats et à comprendre leur impact sur l'organisation. Il est généralement exprimé dans une devise spécifique.

En process mining, cet attribut est utilisé pour analyser l'impact commercial de la performance des processus. Le tableau de bord 'Impact Commercial et Débit' utilise ces données pour montrer la valeur des contrats en cours de traitement, bloqués ou exécutés. Il permet de prioriser les contrats de grande valeur et aide à répondre à des questions telles que 'Nos contrats les plus précieux sont-ils bloqués lors des approbations ?' ou 'Quelle est la valeur des contrats qui manquent leurs dates de renouvellement ?'.

Quantifie l'impact financier des contrats, permettant la priorisation et l'analyse de la façon dont les inefficacités de processus affectent les accords de grande valeur.

Situé dans la section des détails financiers de l'enregistrement principal du contrat dans un système CLM ou ERP.

La Date d'Expiration est un champ de date critique qui marque la fin du terme d'un contrat. Elle régit le cycle de vie des contrats actifs et est le principal déclencheur des activités de renouvellement ou de résiliation. Une bonne gestion des dates d'expiration est essentielle pour éviter des interruptions de service ou des pertes de revenus imprévues.

En process mining, cet attribut est essentiel pour le tableau de bord 'Gestion des Obligations et des Renouvellements'. Il est utilisé pour calculer le KPI 'Taux de Renouvellement à Temps' en comparant la date des activités de renouvellement à la date d'expiration. L'analyse des contrats approchant leur date d'expiration permet aux organisations de gérer de manière proactive leur pipeline de renouvellements et de prévenir les fuites de revenus ou les perturbations opérationnelles.

Cruciale pour la gestion des renouvellements et l'atténuation des risques, cette date aide à suivre les étapes importantes du contrat et à garantir une action en temps opportun.

C'est un champ de date clé sur l'enregistrement de contrat principal dans un système CLM.

Le Nombre de Révisions suit le nombre de retouches qu'un contrat subit avant son exécution. Chaque fois que le document est modifié et qu'une nouvelle version est créée, ce compteur devrait s'incrémenter. Il sert de proxy pour la complexité et la nature litigieuse du processus de négociation.

Cet attribut est une mesure directe de l'efficacité et est utilisé pour calculer le KPI « Taux de Retravail des Contrats ». Le dashboard « Efficacité de la Négociation et du Retravail » utilise ces données pour identifier les contrats, les contreparties ou les types de contrats qui nécessitent un nombre excessif de révisions. Un nombre élevé de révisions est souvent corrélé à des temps de cycle plus longs et peut indiquer des exigences peu claires, des tactiques de négociation agressives ou le besoin de meilleurs modèles standards.

Mesure le niveau de retouches et la complexité de la négociation, aidant à identifier les facteurs d'inefficacité et de longs temps de cycle.

Peut être tiré d'un champ de numéro de version sur le document contractuel ou dérivé en comptant le nombre d'activités 'Contrat Révisé' pour chaque dossier.