経費管理データ``テンプレート

アクティビティ名とは、経費精算管理プロセスにおける単一のステップまたはステータス変更を表します。例えば、「経費報告書作成済み」、「マネージャー承認済み」、「規定違反フラグ付き」、「精算実行済み」などがあります。この一連のアクティビティが、各経費報告書のプロセスフローを形成します。

プロセスマイニング分析において、この属性は実際のプロセスモデルを発見するために不可欠です。アナリストはこれにより、プロセスマップを視覚化し、アクティビティに時間がかかりすぎるボトルネックを特定し、「修正のために差し戻し」のような手戻りループを発見し、非標準的なプロセスバリエーションを正確に特定することができます。アクティビティ名の明確さと粒度が、プロセスインサイトの品質に直接影響を与えます。

この属性はプロセスのステップを定義し、プロセスマップの可視化やワークフローパターン、および逸脱の分析を可能にします。

イベントログ、ステータス変更テーブル、または経費報告書に関連するトランザクションレコードから導出されます。

イベント時刻、すなわちタイムスタンプは、アクティビティが発生した瞬間を記録します。これにより、各経費精算書のイベントが時系列で整理され、プロセスのタイムラインを正確に再構築するために不可欠なデータとなります。

プロセスマイニングにおいて、タイムスタンプはすべての時間ベースの分析の基礎です。アクティビティ間のサイクルタイム、エンドツーエンドの総処理時間、待機時間といった主要なパフォーマンス指標を算出するために利用されます。タイムスタンプを分析することで、組織は承認プロセスの遅延を特定し、払い戻し実行の効率を測定し、サービスレベルアグリーメント（SLA）に対するパフォーマンスを監視することが可能になります。

このタイムスタンプは、イベントを時系列順に並べ、サイクルタイムやボトルネックなどの、すべての期間ベースのメトリクスを計算するために不可欠です。

イベントログまたはトランザクションデータ内で見つかり、しばしば「作成日」、「タイムスタンプ」、または「イベント日付」とラベル付けされています。

経費精算書IDは、従業員が提出する各経費精算書に割り当てられる一意のキーです。作成、提出から承認、却下の可能性、そして最終的な払い戻しまで、すべてのプロセスステップを結びつける中心的な役割を果たします。

プロセスマイニングにおいて、この属性はケースの再構築に不可欠です。各一意の経費精算書IDは、経費管理プロセスの一ケースインスタンスを表します。各IDの経過を分析することで、プロセスフローの可視化、個々のレポートのサイクルタイムの計算、異なるレポートの処理方法におけるバリエーションの特定が可能になります。

これは、経費精算書のライフサイクルにおけるすべてのイベントをリンクする必須のケース識別子であり、エンドツーエンドのプロセスを追跡することを可能にします。

通常、経費精算書のヘッダーレベルデータ、または経費プロセスの主要なトランザクション``テーブルに格納されています。

ソースシステム属性は、プロセスデータの発生源を特定します。現代の企業では、経費管理は複数の統合システム、例えば従業員データ用のHRシステム、提出用の専用経費ツール、財務計上用のERPなどが関与する場合があります。このフィールドは、これらの異なるソースからのデータを区別するのに役立ちます。

この情報は、データ検証とプロセスの技術的ランドスケープを理解する上で貴重です。もしプロセス上の問題が特定のシステムからのデータに集中している場合、それは統合の問題やそのアプリケーション内の問題を示している可能性があります。また、データの文脈を提供し、アナリストが異なるプロセスステップにおける信頼できる情報源を理解できるようにします。

データの出所を特定します。これはデータガバナンス、トラブルシューティング、および異なるプラットフォーム間のプロセスバリエーションの理解にとって重要です。

この情報は、データ抽出プロセスまたはメタデータの一部であることが多く、データ準備中に追加される場合があります。

最終データ更新タイムスタンプは、データがソースシステムから最後に抽出または同期された時刻を示します。これにより、あらゆる分析に含まれるデータの明確な区切り点が提供され、すべてのステークホルダーがデータの鮮度を認識できるようになります。

プロセスマイニングにおいては、この属性はデータの整合性とレポート作成に不可欠です。ユーザーがリアルタイムデータを見ているのか、それとも過去のスナップショットを見ているのかを理解するのに役立ちます。特に、リアルタイム性が重要な継続的な監視ダッシュボードにおいては非常に重要です。また、データの更新がスケジュール通りに行われていることを確認することで、データパイプラインのトラブルシューティングにも貢献します。

データの鮮度に関する透明性を確保し、あらゆるプロセス分析やモニタリングダッシュボードの正確性と関連性にとって不可欠です。

通常、データロードプロセス中にデータ統合ツールまたはETL（Extract, Transform, Load）ツールによって生成・保存されます。

ユーザー属性は、特定のプロセスステップを実行する担当者、または自動エージェントを特定します。これには、レポートを提出する従業員、承認を行うマネージャー、あるいは払い戻しを処理する経理チームメンバーなどが含まれます。

ユーザー別にプロセスを分析することは、作業負荷の分散状況、個々のパフォーマンス、および遅延を引き起こしている可能性のある特定の担当者を把握するために不可欠です。例えば、特定のマネージャーが承認チェーンのボトルネックになっているかどうかを明らかにできます。また、リソース配分分析を支援し、プロセス全体における説明責任と監査可能性を確保する上でも役立ちます。

各ステップの担当者を特定し、ワークロード分析、パフォーマンス比較、特定の個人やチームに起因するボトルネックの特定を可能にします。

イベントログまたはトランザクション履歴で利用可能で、多くの場合、ユーザーIDまたは従業員IDにリンクされています。

却下理由は、経費精算書が承認ステップを通過しなかった理由を説明するテキストフィールド、または事前定義されたコードです。「領収書なし」、「カテゴリー間違い」、「ポリシー外支出」などが一般的な理由として挙げられます。

この属性は、プロセス手戻りの根本原因分析にとって非常に貴重です。最も頻繁な却下理由を分析することで、企業はシステム的な問題を特定できます。例えば、「領収書なし」が主な理由である場合、会社は文書化要件に関するコミュニケーションを改善したり、領収書の添付プロセスをより簡単にしたりする必要があるかもしれません。これらのインサイトは、初回承認率の向上、手戻りの削減、そして全体のサイクルタイム短縮につながるターゲットを絞ったプロセス改善をもたらします。

プロセスの手戻りの「なぜ」を説明し、却下率を低減し、初回承認率を向上させるための的を絞った改善を可能にします。

承認者が「却下」または「差し戻し」アクションを実行した際に、コメントフィールドまたは選択リストに記録されます。

合計金額は、単一の経費精算書に含まれるすべての個別の経費明細の合計を表します。これは、承認および払い戻しの対象となる総額です。

この属性は、プロセスマイニングにおける財務分析に不可欠です。これにより、経費精算書を高額なものと低額なものなどの金額帯でセグメント化することが可能となり、これらはしばしば異なる承認経路をたどります。アナリストはこの属性を用いて、レポートあたりの平均コストを計算し、手戻りや却下の財務的影響を調査し、支出トレンドを特定できます。合計金額をサイクルタイムと関連付けることで、高額なレポートほど承認に時間がかかるかどうかを明らかにできます。

財務影響分析を可能にし、支出パターンを特定し、報告書の値に基づいてプロセスをセグメント化するのに役立ちます。

経費報告書データのヘッダーレベルで利用可能で、多くの場合、すべての明細金額の合計として計算されます。

報告書ステータスは、ある時点での経費報告書のプロセス内での位置、またはその最終結果のスナップショットを提供します。ステータスは通常、提出、承認、処理、支払いなど、報告書が異なる段階を進むにつれて変化します。

この属性は、特定のコホートを分析するためのケースフィルタリングに役立ちます。例えば、「却下済み」報告書のみに焦点を当てて却下理由を理解したり、「承認保留中」報告書に焦点を当てて現在のボトルネックを調査したりするのに使用できます。ダッシュボードでは、現在のワークロードと進行中のすべての経費報告書の状態に関する概要を提供します。また、プロセスマイニングのために生成されたアクティビティのシーケンスを検証するためにも使用できます。

報告書のステータスの概要を提供します。これは、ケースのフィルタリングや現在のワークロードに関する運用ダッシュボードの作成に役立ちます。

経費報告書がワークフローを進むにつれて更新される、主要な経費報告書ヘッダーテーブルのフィールドです。

この属性は、「営業」、「開発」、「マーケティング」など、経費精算書を提出した従業員が所属する組織単位を特定します。多くの場合、経費を担当するコストセンターに紐付けられています。

従業員部署は、比較分析のための主要なディメンションです。部署別にプロセスをフィルターして表示することで、行動における顕著な違いを浮き彫りにできます。例えば、ある部署が他の部署よりもポリシー違反率が著しく高かったり、承認サイクルタイムが長かったりする場合があります。これらのインサイトは、経営陣が特定のチームに対するターゲットを絞ったトレーニング、プロセス調整、またはポリシーの明確化の必要性を特定するのに役立ちます。

事業部門間の強力な比較分析を可能にし、部門固有の行動、ボトルネック、またはコンプライアンス上の問題を特定するのに役立ちます。

通常、従業員のマスターデータレコードから取得され、これは経費精算書にリンクされています。

提出者とは、経費を発生させ、経費精算書を作成することで払い戻しプロセスを開始した従業員を指します。この属性は、通常、単一の経費精算書ケースに関連するすべてのイベントにおいて一貫しています。

一般的な「ユーザー」属性が各ステップの実行者を特定するのに対し、「提出者」はレポート所有者の行動を分析するための、一貫したケースレベルの属性を提供します。これにより、頻繁にレポートが却下される従業員や、一貫してポリシーに違反する従業員を特定するなど、従業員体験に焦点を当てた分析が可能になります。この分析結果は、プロセス全体の効率とコンプライアンスを最初から改善するための、ターゲットを絞ったコミュニケーションやトレーニングイニシアチブに役立てることができます。

経費報告書の所有者を特定し、従業員の行動に基づいた分析を可能にします。例えば、頻繁な規定違反者や手戻りの原因を特定できます。

経費報告書のヘッダーデータ内で見つかり、記録を作成した従業員にリンクされています。

ポリシー違反フラグは、経費精算書が会社の支出ポリシーにコンプライアンス違反していると自動的または手動で識別されたかどうかを示す、単純な真偽値です。違反には、支出限度額の超過、未承認ベンダーの使用、適切な文書の不足などが含まれる場合があります。

このフラグは、コンプライアンス分析の主要な指標となります。組織はこれにより全体のポリシー違反率を計算し、どの部署、経費カテゴリー、または従業員が最も多くの違反をしているかを詳細に把握できます。ポリシー違反の頻度と性質を理解することは、ポリシーの改善、自動チェック機能の強化、そして不適合な支出やプロセス例外を減らすためのターゲットを絞ったトレーニングの提供に役立ちます。

規定に準拠しない報告書にフラグを立てることでコンプライアンス監視を直接サポートし、規定違反の測定と削減に貢献します。

経費報告書ヘッダーまたは明細データ内のフラグまたはフィールドで、多くの場合、システムが持つルールエンジンによって設定されます。

通貨属性は、合計金額の通貨単位を特定します。グローバル企業では、従業員がさまざまな通貨で経費を提出するため、このフィールドはすべての金銭的価値に必要な文脈を提供します。

特に多国籍企業における正確な財務分析には、この属性が不可欠です。これにより、金銭的価値が正しく解釈され、集計レポートのために共通通貨に変換されることが保証されます。これがなければ、日本円建てのレポートの「合計金額」と米ドル建てのレポートを比較しても意味がありません。異なる地域間での総支出、平均コスト、財務KPIを示すダッシュボードにとって、この属性は基礎となるものです。

すべての金銭的価値に不可欠なコンテキストを提供し、正確な財務報告と異なる地域や国間の比較を可能にします。

通常、経費精算書ヘッダーデータの金額フィールドと共に保存されます。

承認者属性は、ワークフローにおける承認または却下ステップを実行する個人を特定します。多くのプロセスでは、直属の上司、部門長、経理チームメンバーなど、複数段階の承認が必要となる場合があります。

「ユーザー」属性と同様に、「承認者」はプロセスの承認段階、特に遅延の主な原因となりがちな部分を分析する上で非常に有用です。各承認者ごとの承認時間を測定し、ボトルネックを特定するのに役立ちます。また、さまざまな承認者の作業負荷やパフォーマンスを示すダッシュボードを作成することで、リソース管理の参考にしたり、経費規定に関する追加トレーニングの必要性を明確にすることができます。

承認を担当する特定の個人を正確に特定し、承認の遅延、ワークロード、意思決定の一貫性の分析を可能にします。

承認関連アクティビティのイベントログまたはトランザクション履歴に記録されます。

支払い方法は、従業員が元の経費をどのように支払ったかを示します。これは通常、会社が発行した法人カードを使用するか、または「立替払い」と呼ばれる個人資金を使用するかのいずれかで、後者は直接の払い戻しが必要となります。

この属性は、主に2つの異なるプロセスバリアントを区別するのに役立ちます。法人カードによる取引は、データがカードプロバイダーから直接提供されるため、より効率的な検証プロセスを持つことがよくあります。一方、立替払いの経費は、より厳密な審査と従業員への直接支払いを必要とします。支払い方法別にプロセスを分析することで、これら2つの経路におけるサイクルタイム、コンプライアンス率、および処理コストの違いが明らかになり、効率向上のために法人カードの利用を奨励する機会を浮き彫りにする可能性があります。

主要なプロセスバリアント（法人カードと個人資金など）を区別し、これらはしばしば異なるレベルのリスク、効率性、および管理を持つことがあります。

通常、経費明細レベルで指定され、トランザクションの資金源を示します。

監査結果は、プロセス内の監査ステップの所見を記録します。これは、コンプライアンス規則をチェックする自動システム監査、または経理チームや監査チームによる手動レビューの場合があります。結果には通常、「合格」、「不合格」、または「例外付き合格」が含まれます。

この属性は、内部統制の有効性を直接的に測定するものです。監査結果を分析することで、企業はリスクエクスポージャーと提出物の品質を評価できます。これにより、統制が機能していない領域や、ポリシーが一貫して誤解されている領域を特定するのに役立ちます。プロセスマイニングは監査結果を他の属性と関連付けることで、例えば、特定の経費カテゴリーや部門で監査の不合格率が高いかどうかなどを発見できます。

コンプライアンスと内部統制チェックの直接的な尺度を提供し、リスク評価と監査ルールの有効性評価に役立ちます。

自動ルールエンジン、または監査チームや財務チームの担当者がレビュー完了後に更新するフィールドです。

経費カテゴリーは、経費精算書に記載された支出の種類を分類するためのディメンションです。1つの経費精算書に複数の明細が含まれる場合、しばしば複数のカテゴリーが含まれることがあります。

経費カテゴリー別にプロセスを分析することで、組織は支出パターンを把握し、カテゴリー固有のプロセス動作を特定するのに役立ちます。例えば、「海外出張費」は「事務用品費」と比較して、より複雑で長い承認プロセスを経る可能性があります。この属性により、コンプライアンスのより詳細な分析が可能となり、特定のカテゴリーがポリシー違反を起こしやすいかどうかを示すことができます。これは、財務計画と予算編成において重要なフィールドです。

支出パターンを分析し、異なる種類の経費が異なるプロセス経路をたどるか、または異なるコンプライアンス率を持つかを特定するのに役立ちます。

通常、経費精算書の明細レベルで確認されます。ケースレベルの分析では、集計されるか、または最も支配的なカテゴリーが使用されることがあります。