Votre Template de Données de Gestion des Dépenses

L'Event Time, ou timestamp, enregistre le moment où une activité s'est produite. Il fournit l'ordre chronologique des événements pour chaque note de frais, ce qui est essentiel pour reconstituer avec précision la chronologie du processus.

En Process Mining, les timestamps sont la base de toutes les analyses basées sur le temps. Ils sont utilisés pour calculer des indicateurs clés de performance tels que les temps de cycle entre les activités, le temps de traitement total de bout en bout et les temps d'attente. En analysant les timestamps, les organisations peuvent identifier les retards dans le processus d'approbation, mesurer l'efficacité de l'exécution des remboursements et surveiller les performances par rapport aux accords de niveau de service.

Ce timestamp est crucial pour ordonner les événements chronologiquement et calculer toutes les métriques basées sur la durée, telles que les temps de cycle et les goulots d'étranglement.

Trouvé dans les journaux d'événements (event logs) ou les données de transaction, souvent étiqueté comme 'Date de création', 'Timestamp' ou 'Date d'événement'.

L'ID de Note de Frais est une clé unique attribuée à chaque note de frais soumise par un employé. Il sert de fil conducteur central qui connecte toutes les étapes du processus, de la création et soumission aux approbations, aux rejets potentiels et au remboursement final.

En Process Mining, cet attribut est fondamental pour la reconstruction de cas. Chaque ID de Note de Frais unique représente une seule instance du processus de gestion des dépenses. L'analyse du parcours de chaque ID permet la visualisation des flux de processus, le calcul des temps de cycle pour les rapports individuels et l'identification des variations dans la manière dont les différents rapports sont traités.

C'est l'identifiant de cas essentiel qui relie tous les événements du cycle de vie d'une note de frais, permettant de tracer le processus de bout en bout.

Généralement situé dans les données d'en-tête d'une note de frais ou dans la table de transaction principale pour le processus de dépenses.

Le nom de l'activité (Activity Name) décrit une seule étape ou un changement de statut au sein du processus de gestion des dépenses. Les exemples incluent 'Rapport de dépenses créé', 'Approuvé par le manager', 'Violation de politique signalée' et 'Remboursement exécuté'. Cette séquence d'activités forme le flux de processus pour chaque rapport de dépenses.

Pour l'analyse de Process Mining, cet attribut est essentiel pour découvrir le modèle de processus réel. Il permet aux analystes de visualiser la carte de processus, d'identifier les goulots d'étranglement où les activités prennent trop de temps, de découvrir les boucles de reprise telles que 'Rapport envoyé pour révision' et de repérer les variations de processus non standard. La clarté et la granularité des noms d'activités ont un impact direct sur la qualité des insights du processus.

Cet attribut définit les étapes du processus, permettant la visualisation de la cartographie des processus et l'analyse des modèles de workflow et des déviations.

Dérivé des journaux d'événements (event logs), des tables de changement de statut ou des enregistrements de transactions associés au rapport de dépenses.

Le timestamp de la Dernière Mise à Jour des données spécifie la dernière fois que les données ont été extraites ou synchronisées du système source. Cela fournit un point de coupe clair pour les données incluses dans toute analyse, garantissant que toutes les parties prenantes sont conscientes de la fraîcheur des données.

Dans un contexte de Process Mining, cet attribut est vital pour l'intégrité des données et le reporting. Il aide les utilisateurs à comprendre s'ils consultent des informations en temps réel ou un instantané historique. Ceci est particulièrement important pour les Dashboards de suivi continu où la rapidité est essentielle. Il aide également à résoudre les problèmes de pipelines de données en confirmant que les rafraîchissements de données se produisent comme prévu.

Assure la transparence sur la fraîcheur des données, ce qui est crucial pour la précision et la pertinence de toute analyse de processus ou tableau de bord (dashboard) de surveillance.

Généralement généré et stocké par l'outil d'intégration de données ou ETL (Extract, Transform, Load) pendant le processus de chargement des données.

L'attribut « Système Source » identifie l'origine des données du processus. Dans les entreprises modernes, la gestion des dépenses peut impliquer plusieurs systèmes intégrés, par exemple, un système RH pour les données des employés, un outil de gestion des dépenses dédié pour les soumissions et un ERP pour la comptabilisation financière. Ce champ aide à distinguer les données provenant de ces différentes sources.

Cette information est précieuse pour la validation des données et pour comprendre le paysage technologique du processus. Si les problèmes de processus sont concentrés dans les données d'un système spécifique, cela peut indiquer des problèmes d'intégration ou des problèmes au sein de cette application. Elle fournit également un contexte pour les données, garantissant que les analystes comprennent la source de vérité pour les différentes étapes du processus.

Identifie l'origine des données, ce qui est crucial pour la gouvernance des données, le dépannage et la compréhension des variations de processus sur différentes plateformes.

Ces informations font souvent partie du processus d'extraction de données ou des métadonnées, et peuvent être ajoutées lors de la préparation des données.

Le Demandeur est l'employé qui a engagé les dépenses et initié le processus de remboursement en créant la note de frais. Cet attribut est généralement cohérent pour tous les événements liés à un seul cas de note de frais.

Alors que l'attribut général « Utilisateur » identifie l'acteur de chaque étape, le « Demandeur » fournit un attribut cohérent au niveau du cas pour analyser le comportement du propriétaire du rapport. Il permet une analyse axée sur l'expérience de l'employé, telle que l'identification des employés dont les rapports sont fréquemment rejetés ou qui violent systématiquement les politiques. Cela peut éclairer les initiatives de communication ou de formation ciblées pour améliorer l'efficacité globale du processus et la Conformité dès le départ.

Identifie le propriétaire du rapport de dépenses, permettant une analyse basée sur le comportement des employés, comme l'identification des fréquents contrevenants aux politiques ou des sources de retouches.

Trouvé dans les données d'en-tête du rapport de dépenses, lié à l'employé qui a créé l'enregistrement.

Cet attribut identifie l'unité organisationnelle, telle que « Ventes », « Ingénierie » ou « Marketing », à laquelle appartient l'employé soumettant le rapport. Il est souvent lié au centre de coûts responsable des dépenses.

Le Département de l'Employé est une dimension principale pour l'analyse comparative. Il permet une vue du processus filtrée par département, ce qui peut mettre en évidence des différences significatives de comportement. Par exemple, un département peut avoir un taux de violation de politique beaucoup plus élevé ou un temps de cycle d'approbation plus long qu'un autre. Ces perspectives peuvent aider la direction à identifier le besoin de formations ciblées, d'ajustements de processus ou de clarifications de politique pour des équipes spécifiques.

Permet une puissante analyse comparative entre les unités commerciales, aidant à identifier les comportements, les goulots d'étranglement ou les problèmes de conformité spécifiques aux départements.

Généralement extrait de l'enregistrement des données principales de l'employé, qui est lié à la note de frais.

L'attribut « Devise » spécifie l'unité monétaire du Montant Total. Dans les organisations mondiales, les employés soumettent des dépenses dans diverses devises, et ce champ fournit le contexte nécessaire pour toutes les valeurs monétaires.

Pour une analyse financière précise, notamment dans un contexte multinational, cet attribut est essentiel. Il garantit que les valeurs monétaires peuvent être correctement interprétées et converties en une devise commune pour les rapports agrégés. Sans lui, comparer le « Montant Total » d'un rapport en JPY à celui en USD n'aurait aucun sens. Il est fondamental pour les Dashboards qui affichent les dépenses totales, les coûts moyens et les KPI financiers à travers les différentes régions.

Fournit un contexte essentiel pour toutes les valeurs monétaires, permettant un reporting financier précis et une comparaison entre différentes régions ou pays.

Généralement stocké avec les champs de montant dans les données d'en-tête de la note de frais.

Le Drapeau de Violation de Politique est une valeur booléenne simple (vrai ou faux) qui indique si une note de frais a été automatiquement ou manuellement identifiée comme non-conforme aux politiques de dépenses de l'entreprise. Les violations pourraient inclure le dépassement des limites de dépenses, l'utilisation de fournisseurs non approuvés ou le manque de documentation appropriée.

Ce drapeau est un moteur clé pour l'analyse de la Conformité. Il permet aux organisations de calculer le taux global de violation de politique et de descendre dans les détails pour voir quels départements, catégories de dépenses ou employés présentent le plus de violations. Comprendre la fréquence et la nature des violations de politique aide à affiner les politiques, à améliorer les contrôles automatisés et à fournir une formation ciblée pour réduire les dépenses non-conformes et les exceptions de processus.

Soutient directement la surveillance de la conformité en signalant les rapports non conformes, aidant à mesurer et à réduire les violations de politique.

Un indicateur ou un champ dans l'en-tête du rapport de dépenses ou les données de poste, souvent défini par le moteur de règles du système.

Le Montant Total représente la somme de toutes les lignes de dépenses individuelles incluses dans une seule note de frais. C'est la valeur totale qui est soumise à approbation et remboursement.

Cet attribut est essentiel pour l'analyse financière en Process Mining. Il permet la segmentation des notes de frais en tranches de valeur, telles que haute valeur versus faible valeur, qui suivent souvent des chemins d'approbation différents. Les analystes peuvent utiliser cet attribut pour calculer le coût moyen par rapport, enquêter sur l'impact financier des reprises et des rejets, et identifier les tendances de dépenses. La corrélation du montant total avec les temps de cycle peut révéler si les rapports de plus grande valeur prennent plus de temps à être approuvés.

Permet l'analyse d'impact financier, aide à identifier les modèles de dépenses et permet de segmenter le processus en fonction de la valeur du rapport.

Disponible au niveau de l'en-tête des données du rapport de dépenses, souvent calculé comme la somme de tous les montants des postes.

La Raison de Rejet est un champ de texte ou un code prédéfini qui explique pourquoi une note de frais n'a pas passé une étape d'approbation. Les raisons courantes incluent « Reçu manquant », « Catégorie incorrecte » ou « Dépense non conforme à la politique ».

Cet attribut est inestimable pour l'analyse des causes profondes du remaniement des processus. En analysant les raisons de rejet les plus courantes, une entreprise peut identifier les problèmes systémiques. Par exemple, si « Reçu manquant » est la raison principale, l'entreprise pourrait avoir besoin d'améliorer la communication concernant les exigences de documentation ou de simplifier le processus de rattachement des reçus. Ces perspectives mènent à des améliorations ciblées des processus qui augmentent le taux d'approbation au premier passage, réduisent le remaniement et raccourcissent le temps de cycle global.

Explique le « pourquoi » des retouches de processus, permettant des améliorations ciblées pour réduire les taux de rejet et améliorer le rendement du premier passage.

Capturé dans un champ de commentaire ou une liste de sélection lorsqu'un approbateur effectue une action de 'Rejet' ou de 'Renvoyer'.

Le statut du rapport offre un aperçu de l'état d'un rapport de dépenses à un moment donné, ou de son résultat final. Les statuts changent généralement à mesure que le rapport passe par différentes étapes comme la soumission, l'approbation, le traitement et le paiement.

Cet attribut est utile pour filtrer les cas afin d'analyser des cohortes spécifiques, par exemple, en se concentrant uniquement sur les rapports 'Rejetés' pour comprendre les raisons des rejets, ou sur les rapports 'En attente d'approbation' pour enquêter sur les goulots d'étranglement actuels. Dans les tableaux de bord (dashboards), il fournit une vue d'ensemble de la charge de travail actuelle et de l'état de tous les rapports de dépenses en cours. Il peut également être utilisé pour valider la séquence d'activités générée pour le Process Mining.

Fournit un résumé de haut niveau de l'état d'un rapport, utile pour filtrer les cas et pour créer des tableaux de bord (dashboards) opérationnels sur la charge de travail actuelle.

Un champ dans la table d'en-tête principale du rapport de dépenses qui est mis à jour à mesure que le rapport progresse dans son workflow.

L'attribut « Utilisateur » identifie la personne ou l'agent automatisé responsable de l'exécution d'une étape spécifique du processus. Il peut s'agir de l'employé soumettant le rapport, du gestionnaire l'approuvant ou d'un membre de l'équipe financière traitant le remboursement.

L'analyse du processus par utilisateur est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, la performance individuelle et identifier les acteurs spécifiques qui pourraient être à l'origine de retards. Par exemple, elle peut révéler si un gestionnaire particulier est un goulot d'étranglement dans la chaîne d'approbation. Elle soutient également l'analyse de l'allocation des ressources et contribue à assurer la responsabilisation et l'auditabilité tout au long du processus.

Identifie l'acteur de chaque étape, permettant l'analyse de la charge de travail, la comparaison des performances et l'identification des goulots d'étranglement liés à des individus ou des équipes spécifiques.

Disponible dans le journal d'événements (event log) ou l'historique des transactions, souvent lié à un identifiant utilisateur ou employé.

L'attribut « Approbateur » identifie la personne qui effectue une étape d'approbation ou de rejet dans le workflow. Dans de nombreux processus, il peut y avoir plusieurs niveaux d'approbation, tels qu'un responsable direct suivi d'un chef de service ou d'un membre de l'équipe financière.

Semblable à l'attribut « Utilisateur », l'« Approbateur » est particulièrement utile pour analyser la phase d'approbation du processus, qui est souvent une source majeure de retards. Il permet de mesurer les temps d'approbation par approbateur individuel, aidant ainsi à identifier les goulots d'étranglement. Des Dashboards peuvent être créés pour montrer la charge de travail et la performance des différents approbateurs, ce qui peut éclairer la gestion des ressources et mettre en évidence les besoins de formation supplémentaire sur les politiques de dépenses.

Identifie la personne spécifique responsable des approbations, permettant l'analyse des retards d'approbation, des charges de travail et de la cohérence des décisions.

Capturé dans le journal d'événements (event log) ou l'historique des transactions pour les activités liées à l'approbation.

La Catégorie de Dépense est une dimension utilisée pour classer le type de dépense sur une note de frais. Une note de frais peut souvent contenir plusieurs catégories si elle inclut plusieurs postes.

L'analyse du processus par Catégorie de Dépense aide les organisations à comprendre les modèles de dépenses et à identifier les comportements de processus spécifiques à chaque catégorie. Par exemple, les dépenses de « Voyages Internationaux » peuvent avoir un processus d'approbation plus complexe et plus long que les « Fournitures de Bureau ». Cet attribut permet une analyse plus granulaire de la Conformité, montrant si certaines catégories sont plus sujettes aux violations de politique. C'est un champ clé pour la planification financière et la budgétisation.

Permet d'analyser les modèles de dépenses et d'identifier si différents types de dépenses suivent des chemins de processus distincts ou ont des taux de conformité différents.

Généralement trouvé au niveau du poste de détail d'une note de frais. Pour l'analyse au niveau du cas, il peut être agrégé ou la catégorie dominante peut être utilisée.

La Méthode de Paiement indique comment la dépense initiale a été payée par l'employé. Il s'agit généralement soit d'une carte d'entreprise émise par la société, soit de fonds personnels, appelés « hors-poche » (out-of-pocket), ce qui nécessite un remboursement direct.

Cet attribut aide à différencier deux variantes majeures du processus. Les transactions par carte d'entreprise ont souvent un processus de vérification plus rationalisé car les données proviennent directement du fournisseur de carte. Les dépenses hors-poche, en revanche, exigent un examen plus approfondi et un paiement direct à l'employé. L'analyse du processus par méthode de paiement peut révéler des différences dans les temps de cycle, les taux de Conformité et les coûts de traitement entre ces deux voies, mettant potentiellement en évidence des opportunités d'encourager l'utilisation de la carte d'entreprise pour améliorer l'efficacité.

Distingue les principales variantes de processus (carte d'entreprise vs. fonds personnels), qui ont souvent des niveaux de risque, d'efficacité et de contrôle différents.

Généralement spécifié au niveau du poste de dépense et indique la source des fonds pour la transaction.

Le Résultat d'Audit enregistre les conclusions d'une étape d'audit au sein du processus. Il peut s'agir d'un audit système automatisé vérifiant les règles de Conformité ou d'une revue manuelle par une équipe financière ou d'audit. Les résultats incluent généralement « Réussi », « Échoué » ou « Réussi avec exceptions ».

Cet attribut fournit une mesure directe de l'efficacité du contrôle interne. En analysant les résultats d'audit, une entreprise peut évaluer son exposition aux risques et la qualité des soumissions. Il aide à identifier les domaines où les contrôles sont défaillants ou où les politiques sont systématiquement mal interprétées. Le Process Mining peut corréler les résultats d'audit avec d'autres attributs pour découvrir, par exemple, si certaines catégories de dépenses ou départements ont un taux d'échec d'audit plus élevé.

Fournit une mesure directe de la conformité et des contrôles internes, aidant à évaluer les risques et l'efficacité des règles d'audit.

Un champ mis à jour par un moteur de règles automatisé ou par un utilisateur de l'équipe d'audit ou des finances une fois leur examen terminé.