Seu template de dados de gestão de despesas

O ID do Relatório de Despesas é uma chave única atribuída a cada relatório enviado por um colaborador. Ele funciona como o fio condutor que conecta todas as etapas do processo, desde a criação e envio até aprovações, possíveis rejeições e o reembolso final.

No Process Mining, este atributo é fundamental para a reconstrução dos casos. Cada ID de Relatório de Despesas exclusivo representa uma única instância do processo de gestão de despesas. Analisar a jornada de cada ID permite a visualização dos fluxos do processo, o cálculo dos tempos de ciclo para relatórios individuais e a identificação de variações em como diferentes relatórios são tratados.

Este é o identificador de caso essencial que vincula todos os eventos no ciclo de vida de um relatório de despesas, tornando possível rastrear o processo de ponta a ponta.

Geralmente localizado nos dados de nível de cabeçalho de um relatório de despesas ou na tabela de transações principal do processo de despesas.

O Nome da Atividade descreve uma etapa única ou mudança de status no processo. Exemplos incluem 'Relatório Criado', 'Aprovado pelo Gestor', 'Violação Sinalizada' e 'Reembolso Executado'. Essa sequência forma o fluxo de cada relatório.

Para o Process Mining, este atributo é vital para descobrir o modelo real do processo. Ele permite visualizar o mapa, identificar gargalos onde atividades demoram demais, descobrir loops de retrabalho (como 'Enviado para Revisão') e localizar variações fora do padrão. A clareza e o detalhamento desses nomes impactam diretamente a qualidade dos insights gerados.

Este atributo define as etapas do processo, permitindo a visualização do mapa de processos e a análise de padrões de workflow e desvios.

Derivado de Event Logs, tabelas de mudança de status ou registros de transação do relatório de despesas.

O Event Time, ou timestamp, registra o momento em que uma atividade ocorreu. Ele fornece a ordem cronológica dos eventos para cada relatório de despesas, o que é essencial para reconstruir a linha do tempo do processo com precisão.

No Process Mining, os timestamps são a base para todas as análises temporais. Eles são usados para calcular indicadores-chave de desempenho (KPIs), como tempos de ciclo entre atividades, tempo total de processamento de ponta a ponta e tempos de espera. Ao analisar os timestamps, as organizações podem identificar atrasos no processo de aprovação, medir a eficiência da execução do reembolso e monitorar o desempenho em relação aos acordos de nível de serviço (SLAs).

Este timestamp é crucial para ordenar os eventos cronologicamente e calcular todas as métricas baseadas em duração, como tempos de ciclo e gargalos.

Encontrado nos logs ou dados de transação, geralmente com rótulos como 'Data de Criação', 'Timestamp' ou 'Data do Evento'.

O atributo Sistema de Origem identifica a origem dos dados do processo. Em empresas modernas, a gestão de despesas pode envolver múltiplos sistemas integrados: por exemplo, um sistema de RH para dados de colaboradores, uma ferramenta de despesas dedicada para envios e um ERP para lançamentos financeiros. Este campo ajuda a distinguir dados dessas diferentes fontes.

Essa informação é valiosa para a validação de dados e para entender o ecossistema tecnológico do processo. Se os problemas do processo estiverem concentrados em dados de um sistema específico, isso pode indicar problemas de integração ou falhas dentro daquela aplicação. Também fornece contexto para os dados, garantindo que os analistas entendam qual é a fonte da verdade para as diferentes etapas do processo.

Identifica a origem dos dados, o que é crucial para governança, resolução de problemas e compreensão das variações entre diferentes plataformas.

Esta informação costuma fazer parte do processo de extração de dados ou metadados, podendo ser adicionada durante a preparação dos dados.

O timestamp da Última Atualização de Dados especifica a última vez que os dados foram extraídos ou sincronizados do sistema de origem. Isso fornece um ponto de corte claro para os dados incluídos em qualquer análise, garantindo que todos os stakeholders estejam cientes da atualidade das informações.

Em um contexto de Process Mining, este atributo é vital para a integridade dos dados e relatórios. Ele ajuda os usuários a entenderem se estão olhando para informações em tempo real ou para um retrato histórico. Isso é particularmente importante para Dashboards de monitoramento contínuo, onde a pontualidade é crítica. Também auxilia na resolução de problemas em pipelines de dados, confirmando se as atualizações estão ocorrendo conforme o agendado.

Garante transparência sobre a atualização dos dados, o que é vital para a precisão de qualquer análise de processo ou Dashboard.

Geralmente gerado e armazenado pela ferramenta de integração de dados ou ETL (Extração, Transformação e Carga) durante o processo de carregamento de dados.

O Solicitante é o colaborador que incorreu nas despesas e iniciou o processo de reembolso ao criar o relatório de despesas. Este atributo costuma ser consistente para todos os eventos relacionados a um único caso de relatório de despesas.

Enquanto o atributo geral 'Usuário' identifica quem realizou cada etapa, o 'Solicitante' fornece um atributo de nível de caso consistente para analisar o comportamento do proprietário do relatório. Ele permite análises focadas na experiência do colaborador, como identificar aqueles que frequentemente têm seus relatórios rejeitados ou que violam políticas constantemente. Isso pode orientar iniciativas de comunicação ou treinamento direcionadas para melhorar a eficiência e a conformidade do processo desde o início.

Identifica o dono do relatório, permitindo análises de comportamento, como identificar violações recorrentes ou fontes de retrabalho.

Encontrado nos dados de cabeçalho do relatório, vinculado ao funcionário que criou o registro.

Este atributo identifica a unidade organizacional, como 'Vendas', 'Engenharia' ou 'Marketing', à qual o colaborador solicitante pertence. Geralmente está vinculado ao centro de custo responsável pelas despesas.

O Departamento do Colaborador é uma dimensão primária para análises comparativas. Ele permite uma visão do processo filtrada por departamento, o que pode destacar diferenças significativas de comportamento. Por exemplo, um departamento pode ter uma taxa de violação de política muito maior ou um tempo de ciclo de aprovação mais longo que outro. Esses insights podem ajudar a gerência a identificar a necessidade de treinamentos direcionados, ajustes de processos ou esclarecimentos de políticas para equipes específicas.

Permite realizar análises comparativas poderosas entre unidades de negócio, ajudando a identificar comportamentos específicos, gargalos ou problemas de conformidade por departamento.

Normalmente proveniente do registro de dados mestre do colaborador, que está vinculado ao relatório de despesas.

A Flag de Violação de Política é um valor simples de verdadeiro ou falso que indica se um relatório de despesas foi identificado, automática ou manualmente, como não estando em conformidade com as políticas de gastos da empresa. As violações podem incluir exceder limites de gastos, usar fornecedores não aprovados ou falta de documentação adequada.

Esta flag é um motor essencial para a análise de conformidade. Ela permite que as organizações calculem a taxa geral de violação de políticas e façam buscas detalhadas para ver quais departamentos, categorias de despesas ou colaboradores possuem mais violações. Entender a frequência e a natureza das violações ajuda a refinar as políticas, melhorar as verificações automáticas e fornecer treinamentos direcionados para reduzir gastos fora da conformidade e exceções de processo.

Ajuda no monitoramento da conformidade ao sinalizar relatórios irregulares, auxiliando na medição e redução de violações.

Um campo ou marcador no cabeçalho do relatório ou nos itens de despesa, geralmente definido pelo mecanismo de regras do sistema.

O atributo Moeda especifica a unidade monetária do Valor Total. Em organizações globais, os colaboradores enviam despesas em várias moedas, e este campo fornece o contexto necessário para todos os valores monetários.

Para uma análise financeira precisa, especialmente em um contexto multinacional, este atributo é crítico. Ele garante que os valores monetários possam ser interpretados corretamente e convertidos para uma moeda comum em relatórios agregados. Sem ele, comparar o 'Valor Total' de um relatório em JPY com um em USD não faria sentido. É fundamental para Dashboards que mostram gastos totais, custos médios e KPIs financeiros em diferentes regiões.

Fornece o contexto essencial para valores monetários, permitindo relatórios financeiros precisos e comparações entre diferentes regiões.

Normalmente armazenado ao lado dos campos de valor nos dados de cabeçalho do relatório de despesas.

O Motivo da Rejeição é um campo de texto ou um código predefinido que explica por que um relatório de despesas não passou por uma etapa de aprovação. Motivos comuns incluem 'Falta de Recibo', 'Categoria Incorreta' ou 'Despesa Fora da Política'.

Este atributo é inestimável para a análise de causa raiz de retrabalhos no processo. Ao analisar os motivos de rejeição mais comuns, a empresa pode identificar problemas sistêmicos. Por exemplo, se 'Falta de Recibo' for o principal motivo, a empresa pode precisar melhorar a comunicação sobre os requisitos de documentação ou facilitar o processo de anexar recibos. Esses insights levam a melhorias direcionadas no processo que aumentam a taxa de aprovação de primeira, reduzem o retrabalho e encurtam o tempo de ciclo total.

Explica o 'porquê' dos retrabalhos, permitindo melhorias focadas para reduzir taxas de rejeição e aumentar a eficiência na primeira tentativa.

Capturado em um campo de comentário ou lista de seleção quando o aprovador executa uma ação de 'Rejeitar' ou 'Devolver'.

O Status do Relatório fornece uma visão instantânea de onde uma despesa está no processo ou seu resultado final. Os status mudam conforme o relatório avança pelas fases de envio, aprovação, processamento e pagamento.

Este atributo é útil para filtrar casos e analisar grupos específicos — como focar apenas em relatórios 'Rejeitados' para entender os motivos, ou em 'Pendentes' para investigar gargalos. Nos Dashboards, ele oferece uma visão geral da carga de trabalho e do estado dos relatórios em andamento. Também serve para validar a sequência de atividades gerada para o Process Mining.

Fornece um resumo do estado do relatório, útil para filtrar casos e criar Dashboards operacionais sobre a carga de trabalho atual.

Um campo na tabela principal de cabeçalho do relatório de despesas que é atualizado conforme o relatório avança no Workflow.

O atributo Usuário identifica a pessoa ou agente automatizado responsável por executar uma etapa específica do processo. Pode ser o colaborador que envia o relatório, o gerente que o aprova ou um membro da equipe financeira que processa o reembolso.

Analisar o processo por usuário é essencial para entender a distribuição da carga de trabalho, o desempenho individual e identificar atores específicos que possam estar causando atrasos. Por exemplo, pode revelar se um gerente específico é um gargalo na cadeia de aprovação. Também apoia a análise de alocação de recursos e ajuda a garantir a responsabilidade e a auditabilidade em todo o processo.

Identifica o responsável por cada etapa, permitindo analisar carga de trabalho, comparar performance e localizar gargalos ligados a pessoas ou equipes específicas.

Disponível no Event Log ou no histórico de transações, geralmente vinculado ao ID do usuário ou funcionário.

O Valor Total representa a soma de todas as linhas de despesas individuais incluídas em um único relatório. Este é o valor total sujeito a aprovação e reembolso.

Este atributo é essencial para a análise financeira dentro do Process Mining. Ele permite a segmentação dos relatórios de despesas em faixas de valor, como alto valor versus baixo valor, que muitas vezes seguem caminhos de aprovação diferentes. Os analistas podem usar este atributo para calcular o custo médio por relatório, investigar o impacto financeiro de retrabalhos e rejeições, e identificar tendências de gastos. Correlacionar o valor total com os tempos de ciclo pode revelar se os relatórios de maior valor demoram mais para serem aprovados.

Permite analisar o impacto financeiro, identificar padrões de gastos e segmentar o processo pelo valor do relatório.

Disponível no nível de cabeçalho dos dados do relatório, geralmente calculado como a soma de todos os itens.

O atributo Aprovador identifica o indivíduo que realiza a etapa de aprovação ou rejeição no workflow. Em muitos processos, podem existir múltiplos níveis de aprovação, como um gerente direto seguido por um diretor de departamento ou membro da equipe financeira.

Semelhante ao atributo 'Usuário', o 'Aprovador' é especialmente útil para analisar a fase de aprovação do processo, que costuma ser uma das maiores fontes de atrasos. Ele permite medir o tempo de aprovação por cada aprovador individual, ajudando a identificar gargalos. Dashboards podem ser criados para mostrar a carga de trabalho e o desempenho de diferentes aprovadores, o que auxilia na gestão de recursos e destaca a necessidade de treinamentos adicionais sobre políticas de despesas.

Identifica o indivíduo responsável pelas aprovações, permitindo analisar atrasos, carga de trabalho e consistência nas decisões.

Capturado no Event Log ou no histórico de transações para atividades relacionadas a aprovações.

A Categoria de Despesa é uma dimensão usada para classificar o tipo de gasto em um relatório de despesas. Um relatório pode conter várias categorias se incluir diversos itens de linha.

Analisar o processo por Categoria de Despesa ajuda as organizações a entender os padrões de gastos e identificar comportamentos de processo específicos por categoria. Por exemplo, despesas de 'Viagem Internacional' podem ter um processo de aprovação mais complexo e longo do que 'Suprimentos de Escritório'. Este atributo permite uma análise mais detalhada da conformidade, mostrando se certas categorias são mais propensas a violações de políticas. É um campo essencial para o planejamento financeiro e orçamentário.

Permite analisar padrões de gastos e ajuda a identificar se diferentes tipos de despesas seguem fluxos distintos ou têm taxas de conformidade variadas.

Normalmente encontrado no nível de item de linha de um relatório de despesas. Para análise em nível de caso, ele pode ser agregado ou a categoria dominante pode ser utilizada.

O Método de Pagamento indica como a despesa original foi paga pelo colaborador. Geralmente, isso ocorre por meio de um cartão corporativo emitido pela empresa ou com recursos pessoais (conhecido como 'Out-of-Pocket'), o que exige reembolso direto.

Este atributo ajuda a diferenciar duas grandes variantes do processo. Transações com cartão corporativo costumam ter um processo de verificação mais ágil, já que os dados vêm diretamente do provedor do cartão. Já as despesas do próprio bolso exigem mais escrutínio e um pagamento direto ao colaborador. Analisar o processo por método de pagamento pode revelar diferenças nos tempos de ciclo, taxas de conformidade e custos de processamento entre esses dois caminhos, destacando oportunidades para incentivar o uso do cartão corporativo e melhorar a eficiência.

Diferencia as principais variantes do processo (cartão corporativo vs. recursos próprios), que geralmente possuem diferentes níveis de risco e controle.

Geralmente especificado no nível de item de linha da despesa, indica a fonte de recursos da transação.

O Resultado da Auditoria registra as conclusões de uma etapa de auditoria dentro do processo. Pode ser uma auditoria de sistema automatizada verificando regras de conformidade ou uma revisão manual feita por uma equipe de finanças ou auditoria. Os resultados geralmente incluem 'Aprovado', 'Reprovado' ou 'Aprovado com Ressalvas'.

Este atributo fornece uma medida direta da eficácia dos controles internos. Ao analisar os resultados da auditoria, a empresa pode avaliar sua exposição a riscos e a qualidade das solicitações. Ele ajuda a identificar áreas onde os controles estão falhando ou onde as políticas são constantemente interpretadas de forma errada. O Process Mining pode correlacionar resultados de auditoria com outros atributos para descobrir, por exemplo, se certas categorias de despesas ou departamentos possuem uma taxa maior de falha em auditorias.

Oferece uma medida direta de conformidade e controles internos, ajudando a avaliar riscos e a eficácia das regras de auditoria.

Um campo atualizado por um mecanismo de regras automático ou por um usuário da equipe de auditoria ou finanças após a conclusão da revisão.