Plantilla de Datos de Gestión de Gastos

La Hora del Evento, o timestamp, registra el momento en que ocurrió una actividad. Proporciona el orden cronológico de los eventos para cada informe de gastos, lo cual es esencial para reconstruir la línea de tiempo del proceso con precisión.

En process mining, los timestamps son la base para todo análisis basado en el tiempo. Se utilizan para calcular indicadores clave de rendimiento (KPIs) como los tiempos de ciclo entre actividades, el tiempo total de procesamiento de extremo a extremo y los tiempos de espera. Al analizar los timestamps, las organizaciones pueden identificar demoras en el proceso de aprobación, medir la eficiencia de la ejecución del reembolso y monitorear el rendimiento según los acuerdos de nivel de servicio.

Este timestamp es crucial para ordenar los eventos cronológicamente y calcular todas las métricas basadas en la duración, como los tiempos de ciclo y los cuellos de botella.

Encontrado en registros de eventos o datos de transacciones, a menudo etiquetado como 'Fecha de Creación', 'Marca de Tiempo' o 'Fecha de Evento'.

El ID del Informe de Gastos es una clave única asignada a cada informe de gastos presentado por un empleado. Actúa como el hilo conductor que conecta todos los pasos del proceso, desde la creación y presentación hasta las aprobaciones, posibles rechazos y el reembolso final.

En process mining, este atributo es fundamental para la reconstrucción de casos. Cada ID del Informe de Gastos único representa una única instancia del proceso de gestión de gastos. Analizar el recorrido de cada ID permite la visualización de los flujos de proceso, el cálculo de los tiempos de ciclo para informes individuales y la identificación de variaciones en la forma en que se manejan los diferentes informes.

Este es el identificador de caso esencial que vincula todos los eventos en el ciclo de vida de un informe de gastos, haciendo posible rastrear el proceso de principio a fin.

Ubicado típicamente en los datos a nivel de encabezado de un informe de gastos o en la tabla de transacciones principal para el proceso de gastos.

El Nombre de la Actividad describe un solo paso o cambio de estado dentro del proceso de gestión de gastos. Ejemplos incluyen 'Informe de Gastos Creado', 'Aprobado por Gerente', 'Violación de Política Marcada' y 'Reembolso Ejecutado'. Esta secuencia de actividades forma el flujo del proceso para cada informe de gastos.

Para el análisis de Process Mining, este atributo es crítico para descubrir el modelo de proceso real. Permite a los analistas visualizar el mapa de procesos, identificar cuellos de botella donde las actividades tardan demasiado, descubrir bucles de reelaboración como 'Informe Enviado para Revisión' y señalar variaciones de procesos no estándar. La claridad y granularidad de los nombres de las actividades impactan directamente la calidad de la información del proceso.

Este atributo define los pasos del proceso, permitiendo la visualización del mapa de proceso y el análisis de los patrones del flujo de trabajo y las desviaciones.

Derivado de registros de eventos, tablas de cambio de estado o registros de transacciones asociados con el informe de gastos.

El atributo Sistema de Origen identifica la procedencia de los datos del proceso. En las empresas modernas, la gestión de gastos puede involucrar múltiples sistemas integrados, por ejemplo, un sistema de RRHH para los datos de empleados, una herramienta de gastos dedicada para las presentaciones y un ERP para el registro financiero. Este campo ayuda a distinguir los datos de estas diferentes fuentes.

Esta información es valiosa para la validación de datos y para comprender el panorama tecnológico del proceso. Si los problemas del proceso se concentran en datos de un sistema específico, puede indicar problemas de integración o problemas dentro de esa aplicación. También proporciona contexto para los datos, asegurando que los analistas comprendan la fuente de verdad para los diferentes pasos del proceso.

Identifica el origen de los datos, lo cual es crucial para la gobernanza de datos, la resolución de problemas y la comprensión de las variaciones del proceso en diferentes plataformas.

Esta información a menudo forma parte del proceso de extracción de datos o metadatos, y puede ser agregada durante la preparación de datos.

El timestamp de Última Actualización de Datos especifica la última vez que los datos fueron extraídos o sincronizados del sistema de origen. Esto proporciona un punto de corte claro para los datos incluidos en cualquier análisis, asegurando que todos los interesados estén al tanto de la actualidad de los datos.

En un contexto de process mining, este atributo es vital para la integridad de los datos y la elaboración de informes. Ayuda a los usuarios a comprender si están viendo información en tiempo real o una instantánea histórica. Esto es particularmente importante para los dashboards de monitoreo continuo donde la puntualidad es crítica. También ayuda a solucionar problemas en los pipelines de datos al confirmar que las actualizaciones de datos se están realizando según lo programado.

Garantiza la transparencia sobre la actualidad de los datos, lo cual es fundamental para la precisión y relevancia de cualquier análisis de procesos o tablero de monitoreo.

Generado y almacenado típicamente por la herramienta de integración de datos o ETL (Extract, Transform, Load) durante el proceso de carga de datos.

El Indicador de Violación de Política es un valor simple de verdadero o falso que señala si un informe de gastos ha sido identificado automática o manualmente como no conforme con las políticas de gasto de la empresa. Las violaciones podrían incluir exceder los límites de gasto, usar proveedores no aprobados o carecer de la documentación adecuada.

Este indicador es un motor clave para el análisis de cumplimiento. Permite a las organizaciones calcular la tasa general de violación de políticas y profundizar para ver qué departamentos, categorías de gastos o empleados tienen la mayor cantidad de violaciones. Comprender la frecuencia y la naturaleza de las violaciones de políticas ayuda a refinar las políticas, mejorar los controles automatizados y proporcionar capacitación dirigida para reducir el gasto no conforme y las excepciones del proceso.

Apoya directamente la supervisión del cumplimiento al marcar informes no conformes, lo que ayuda a medir y reducir las violaciones de políticas.

Una bandera o campo en los datos del encabezado o de las líneas del informe de gastos, a menudo establecido por el motor de reglas del sistema.

Este atributo identifica la unidad organizacional, como 'Ventas', 'Ingeniería' o 'Marketing', a la que pertenece el empleado que presenta el informe. A menudo está vinculado al centro de costos responsable de los gastos.

El Departamento del Empleado es una dimensión principal para el análisis comparativo. Permite una vista del proceso filtrada por departamento, lo que puede resaltar diferencias significativas en el comportamiento. Por ejemplo, un departamento puede tener una tasa de violación de políticas mucho más alta o un tiempo de ciclo de aprobación más largo que otro. Estos insights pueden ayudar a la gerencia a identificar la necesidad de capacitación dirigida, ajustes de procesos o aclaraciones de políticas para equipos específicos.

Permite un potente análisis comparativo entre unidades de negocio, ayudando a identificar comportamientos específicos de departamento, cuellos de botella o problemas de cumplimiento.

Se obtiene típicamente del registro de datos maestros del empleado, que está vinculado al informe de gastos.

El estado del informe ofrece una instantánea de la posición de un informe de gastos en el proceso en un momento dado, o de su resultado final. Los estados suelen cambiar a medida que el informe avanza por diferentes etapas, como envío, aprobación, procesamiento y pago.

Este atributo es útil para filtrar casos y analizar cohortes específicas, por ejemplo, centrándose solo en informes 'Rechazados' para comprender las razones del rechazo, o en informes 'Pendientes de Aprobación' para investigar los cuellos de botella actuales. En los dashboards, proporciona una visión general de alto nivel de la carga de trabajo actual y del estado de todos los informes de gastos en curso. También puede utilizarse para validar la secuencia de actividades generadas para el Process Mining.

Proporciona un resumen de alto nivel del estado de un informe, lo cual es útil para filtrar casos y para crear dashboards operativos sobre la carga de trabajo actual.

Un campo en la tabla principal de encabezado del informe de gastos que se actualiza a medida que el informe avanza en su flujo de trabajo.

El atributo Moneda especifica la unidad de dinero para el Monto Total. En organizaciones globales, los empleados presentan gastos en diversas monedas, y este campo proporciona el contexto necesario para todos los valores monetarios.

Para un análisis financiero preciso, especialmente en un contexto multinacional, este atributo es crítico. Asegura que los valores monetarios puedan interpretarse y convertirse correctamente a una moneda común para informes agregados. Sin él, comparar el 'Monto Total' de un informe en JPY con uno en USD no tendría sentido. Es fundamental para los dashboards que muestran el gasto total, los costos promedio y los KPIs financieros en diferentes regiones.

Proporciona un contexto esencial para todos los valores monetarios, permitiendo una contabilidad financiera precisa y la comparación entre diferentes regiones o países.

Se almacena generalmente junto con los campos de monto en los datos del encabezado del informe de gastos.

El Monto Total representa la suma de todas las líneas de gasto individuales incluidas en un único informe de gastos. Este es el valor total sujeto a aprobación y reembolso.

Este atributo es esencial para el análisis financiero dentro de process mining. Permite la segmentación de los informes de gastos en rangos de valor, como alto valor frente a bajo valor, que a menudo siguen diferentes rutas de aprobación. Los analistas pueden usar este atributo para calcular el costo promedio por informe, investigar el impacto financiero de la reelaboración y los rechazos, e identificar tendencias de gasto. Correlacionar el monto total con los tiempos de ciclo puede revelar si los informes de mayor valor tardan más en aprobarse.

Permite el análisis del impacto financiero, ayuda a identificar patrones de gasto y permite segmentar el proceso según el valor del informe.

Disponible a nivel de encabezado en los datos del informe de gastos, a menudo calculado como la suma de todos los montos de las líneas.

El Motivo de Rechazo es un campo de texto o un código predefinido que explica por qué un informe de gastos no superó un paso de aprobación. Las razones comunes incluyen 'Recibo Faltante', 'Categoría Incorrecta' o 'Gasto Fuera de Política'.

Este atributo es invaluable para el análisis de causa raíz de la reelaboración del proceso. Al analizar los motivos de rechazo más comunes, una empresa puede identificar problemas sistémicos. Por ejemplo, si 'Recibo Faltante' es el motivo principal, la empresa podría necesitar mejorar la comunicación sobre los requisitos de documentación o facilitar el proceso de adjuntar recibos. Estos insights conducen a mejoras de proceso dirigidas que aumentan la tasa de aprobación en el primer intento, reducen la reelaboración y acortan el tiempo de ciclo general.

Explica el 'porqué' de la reelaboración del proceso, lo que permite mejoras dirigidas para reducir las tasas de rechazo y aumentar el rendimiento en el primer intento.

Capturado en un campo de comentario o una lista de selección cuando un aprobador realiza una acción de 'Rechazar' o 'Devolver'.

El Solicitante es el empleado que incurrió en los gastos e inició el proceso de reembolso creando el informe de gastos. Este atributo suele ser consistente para todos los eventos relacionados con un solo caso de informe de gastos.

Mientras que el atributo general Usuario identifica al actor de cada paso, el Solicitante proporciona un atributo consistente a nivel de caso para analizar el comportamiento del propietario del informe. Permite un análisis centrado en la experiencia del empleado, como identificar a los empleados que frecuentemente ven sus informes rechazados o que violan consistentemente las políticas. Esto puede informar iniciativas de comunicación o capacitación dirigidas para mejorar la eficiencia general del proceso y el cumplimiento desde el principio.

Identifica al propietario del informe de gastos, lo que permite un análisis basado en el comportamiento del empleado, como la identificación de infractores frecuentes de políticas o fuentes de reelaboración.

Encontrado en los datos de encabezado del informe de gastos, vinculado al empleado que creó el registro.

El atributo Usuario identifica a la persona o agente automatizado responsable de ejecutar un paso específico del proceso. Podría ser el empleado que presenta el informe, el gerente que lo aprueba o un miembro del equipo de finanzas que procesa el reembolso.

Analizar el proceso por usuario es esencial para comprender la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento individual y para identificar actores específicos que puedan estar causando demoras. Por ejemplo, puede revelar si un gerente en particular es un cuello de botella en la cadena de aprobación. También apoya el análisis de asignación de recursos y ayuda a garantizar la rendición de cuentas y la auditabilidad en todo el proceso.

Identifica al actor de cada paso, lo que permite el análisis de la carga de trabajo, la comparación del rendimiento y la identificación de cuellos de botella vinculados a individuos o equipos específicos.

Disponible en el registro de eventos o historial de transacciones, a menudo vinculado a una ID de usuario o ID de empleado.

El atributo Aprobador identifica a la persona que realiza un paso de aprobación o rechazo en el flujo de trabajo. En muchos procesos, puede haber múltiples niveles de aprobación, como un gerente directo seguido de un jefe de departamento o un miembro del equipo de finanzas.

Similar al atributo Usuario, el Aprobador es especialmente útil para analizar la etapa de aprobación del proceso, que a menudo es una fuente importante de demoras. Permite medir los tiempos de aprobación por cada aprobador individual, ayudando a identificar cuellos de botella. Se pueden crear dashboards para mostrar la carga de trabajo y el rendimiento de los diferentes aprobadores, lo que puede informar la gestión de recursos y resaltar las necesidades de formación adicional sobre las políticas de gastos.

Identifica al individuo específico responsable de las aprobaciones, lo que permite el análisis de los retrasos en la aprobación, las cargas de trabajo y la consistencia de las decisiones.

Capturado en el registro de eventos o historial de transacciones para actividades relacionadas con la aprobación.

La Categoría de Gasto es una dimensión utilizada para clasificar el tipo de gasto en un informe de gastos. Un informe de gastos a menudo puede contener múltiples categorías si incluye varios elementos de línea.

Analizar el proceso por Categoría de Gasto ayuda a las organizaciones a comprender los patrones de gasto e identificar comportamientos de proceso específicos de cada categoría. Por ejemplo, los gastos de 'Viajes Internacionales' podrían tener un proceso de aprobación más complejo y prolongado que los de 'Suministros de Oficina'. Este atributo permite un análisis más granular del cumplimiento, mostrando si ciertas categorías son más propensas a violaciones de políticas. Es un campo clave para la planificación financiera y la elaboración de presupuestos.

Permite el análisis de los patrones de gasto y ayuda a identificar si los diferentes tipos de gastos siguen rutas de proceso distintas o tienen diferentes tasas de cumplimiento.

Se encuentra típicamente a nivel de línea de detalle de un informe de gastos. Para el análisis a nivel de caso, puede agregarse o usarse la categoría dominante.

El Método de Pago indica cómo el empleado pagó el gasto original. Esto suele ser con una tarjeta corporativa emitida por la empresa o con fondos personales, conocidos como 'De Bolsillo' (Out-of-Pocket), lo que requiere un reembolso directo.

Este atributo ayuda a diferenciar entre dos variantes importantes del proceso. Las transacciones con tarjeta corporativa a menudo tienen un proceso de verificación más ágil, ya que los datos provienen directamente del proveedor de la tarjeta. Los gastos 'De Bolsillo', sin embargo, requieren un mayor escrutinio y un pago directo al empleado. Analizar el proceso por método de pago puede revelar diferencias en los tiempos de ciclo, las tasas de cumplimiento y los costos de procesamiento entre estas dos vías, destacando potencialmente oportunidades para fomentar el uso de tarjetas corporativas y mejorar la eficiencia.

Distingue entre las principales variantes del proceso (tarjeta corporativa frente a fondos personales), que a menudo tienen diferentes niveles de riesgo, eficiencia y control.

Se especifica generalmente a nivel de línea de detalle del gasto e indica la fuente de fondos para la transacción.

El Resultado de la Auditoría registra los hallazgos de un paso de auditoría dentro del proceso. Puede ser una auditoría de sistema automatizada que verifica las reglas de cumplimiento o una revisión manual por parte de un equipo de finanzas o auditoría. Los resultados suelen incluir 'Aprobado', 'Rechazado' o 'Aprobado con Excepciones'.

Este atributo proporciona una medida directa de la efectividad del control interno. Al analizar los resultados de la auditoría, una empresa puede evaluar su exposición al riesgo y la calidad de las presentaciones. Ayuda a identificar áreas donde los controles están fallando o donde las políticas se malinterpretan constantemente. Process mining puede correlacionar los resultados de la auditoría con otros atributos para descubrir, por ejemplo, si ciertas categorías de gastos o departamentos tienen una tasa de fallos de auditoría más alta.

Proporciona una medida directa del cumplimiento y los controles internos, ayudando a evaluar el riesgo y la efectividad de las reglas de auditoría.

Un campo actualizado por un motor de reglas automatizado o por un usuario del equipo de auditoría o finanzas una vez completada su revisión.