Je datatemplate voor inkoopfactuurverwerking (AP)
Je datatemplate voor inkoopfactuurverwerking (AP)
- Aanbevolen attributen om vast te leggen
- Belangrijkste activiteiten om te volgen
- Richtlijnen voor data‑extractie uit Oracle Fusion Financialscials
Attributen voor inkoopfactuurverwerking
| Naam | Omschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Activiteitsnaam
ActivityName
|
De naam van de specifieke processtap of gebeurtenis die plaatsvond. | ||
|
Omschrijving
Dit attribuut beschrijft één stap in de levenscyclus van de factuurverwerking, zoals 'Invoice Created', 'Approval Initiated' of 'Payment Executed'. Door deze activiteiten in de tijd te ordenen kan de end-to-end processtroom per factuur worden gereconstrueerd. Analyse van activiteiten onthult de meest voorkomende paden, afwijkingen en herstelwerk-loops in het proces.
Het belang
Dit vormt de kern van de proceskaart: zo kun je de processtroom visualiseren en analyseren, afwijkingen vinden en de prestaties per stap meten.
Vindplaats
Dit wordt meestal afgeleid uit statuswijzigingen, gebeurtenis-tabellen of auditlogs binnen Oracle Fusion Financialscials. Er kan mapping uit verschillende brontabellen en velden nodig zijn.
Voorbeelden
Factuur gevalideerdBlokkade geplaatstFactuur GoedgekeurdBetaling Uitgevoerd
|
|||
|
Factuur
InvoiceId
|
Het unieke ID voor elke verwerkte factuur. | ||
|
Omschrijving
De factuur is de primaire case-id en koppelt alle activiteiten vanaf ontvangst tot en met de uiteindelijke betaling. Elke unieke InvoiceId staat voor één end-to-end procesinstantie, waardoor je het volledige traject van een factuur door het crediteurenproces kunt analyseren. Dit is de basis van de procesanalyse en verbindt alle gerelateerde gebeurtenissen en attributen.
Het belang
Essentieel om de levenscyclus van elke factuur van begin tot eind te volgen, procesvarianten en knelpunten te analyseren en de totale doorstroom te meten.
Vindplaats
Dit is doorgaans de INVOICE_ID of INVOICE_NUM uit de tabel AP_INVOICES_ALL in Oracle Fusion Financialscials.
Voorbeelden
INV-987657334001APO-INV-2023-005
|
|||
|
TijdsTip Gebeurtenis
EventTime
|
De timestamp waarop de activiteit heeft plaatsgevonden. | ||
|
Omschrijving
Dit attribuut bevat de exacte datum en tijd van elke activiteit in het proces. Het is belangrijk om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en doorlooptijden tussen stappen te berekenen. Zo kun je prestaties analyseren, zoals knelpunten opsporen via wachttijden, cyclustijden van specifieke fasen (zoals goedkeuringen) berekenen en SLA-naleving monitoren.
Het belang
Belangrijk voor het berekenen van alle tijdsgebonden kengetallen, waaronder doorlooptijden en wachttijden, onmisbaar om knelpunten te vinden en procesefficiëntie te meten.
Vindplaats
Dit correspondeert met aanmaakdatums, laatste wijzigingsdatums of specifieke gebeurtenis-tijdstempels in diverse Oracle Fusion-tabellen (bijv. LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE, APPROVAL_DATE).
Voorbeelden
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
|
|||
|
Betaaldatum
PaymentDate
|
De datum waarop de betaling voor de factuur is uitgevoerd. | ||
|
Omschrijving
Dit attribuut registreert de datum waarop de betaling daadwerkelijk is uitgevoerd. Het bevestigt de afronding van het AP-proces voor een factuur. Het vergelijken van de Payment Date met de Due Date is belangrijk om het percentage tijdige betalingen te berekenen en te analyseren of vroegbetalingskortingen worden gebruikt. Dit is een sleutelgegeven voor treasury en liquiditeitsbeheer.
Het belang
Maakt het berekenen van KPI's voor on-time payment en de analyse van de realisatie van vroegbetaalkortingen mogelijk, met directe impact op cashflowmanagement.
Vindplaats
Afkomstig uit betalingstabellen zoals AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, bijvoorbeeld een veld als ACCOUNTING_DATE of CHECK_DATE.
Voorbeelden
2023-11-132023-12-052024-01-19
|
|||
|
Eindtijd
EndTime
|
De timestamp van de laatste activiteit voor de factuur. | ||
|
Omschrijving
Stelt de tijdstempel voor van het laatste stap in het proces van de factuur, zoals 'Payment Cleared' of 'Invoice Annulerenled'. Dit attribuut wordt meestal afgeleid door de laatste 'EventTime' per 'InvoiceId' te bepalen. Het is belangrijk om de totale end-to-end doorlooptijd van een factuur te berekenen.
Het belang
Maakt berekening van de totale end-to-end doorlooptijd per factuur mogelijk - een basis-KPI om de algehele procesefficiëntie te meten.
Vindplaats
Dit is een berekend attribuut, bepaald door per case (InvoiceId) de maximale EventTime in de dataset te nemen.
Voorbeelden
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
|
|||
|
Factuurbedrag
InvoiceAmount
|
Het totale factuurbedrag. | ||
|
Omschrijving
Dit attribuut is het totale bedrag op de factuur. Het is een basismaatstaf voor financiële analyses en voor het prioriteren van facturen. Analyse van het factuurbedrag laat zien of hoge bedragen anders worden verwerkt of vaker vertraging oplopen dan lage bedragen. Ook onmisbaar voor dashboards rond cashflowprognoses en analyse van dubbele betalingen.
Het belang
Maakt financiële impactanalyses mogelijk, zoals het prioriteren van facturen met hoogwaardige, verwerkingstijd analyseren naar bedrag en het berekenen van de financiële impact van vertragingen.
Vindplaats
Afkomstig uit het veld INVOICE_AMOUNT in de tabel AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
5400.50125000.00750.25
|
|||
|
Factuurstatus
InvoiceStatus
|
De huidige of definitieve status van de factuur. | ||
|
Omschrijving
Geeft de huidige status van een factuur in het proces aan, zoals 'Validated', 'Pending Approval', 'Paid' of 'Annulerenled'. Dit attribuut biedt een momentopname van waar een factuur zich in de levenscyclus bevindt, handig voor operationele dashboards. Analyse van de eindstatus helpt om uitkomsten te begrijpen, zoals het aandeel geannuleerde of afgewezen facturen.
Het belang
Geeft snel inzicht in de uitkomst en actuele status van de factuur, zodat je uitzonderingen (bijv. annuleringen) en procesefficiëntie kunt analyseren.
Vindplaats
Dit kan worden afgeleid uit het statusveld in de tabel AP_INVOICES_ALL of uit de betalingsstatus in AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Voorbeelden
GevalideerdBetaaldGeannuleerdHervalidatie nodig
|
|||
|
Gebruiker
User
|
De gebruikers-id of naam van de persoon die de activiteit uitvoerde. | ||
|
Omschrijving
Geeft aan welke medewerker of systeemgebruiker verantwoordelijk is voor een specifieke processtap. Dat kan de AP‑medewerker zijn die de factuur invoerde, de manager die deze goedkeurde of de betalingsspecialist die de betaling uitvoerde. Analyses per gebruiker helpen trainingsbehoeften, werkverdeling en prestatieverschillen binnen het team te vinden. Ook belangrijk voor compliance en een sluitende audit trail.
Het belang
Maakt analyse van werkdruk en teamprestaties mogelijk en helpt individuele knelpunten of opleidingsbehoeften te herkennen. Ook belangrijk voor controleerbaarheid en audits.
Vindplaats
Afkomstig uit gebruikersvelden zoals CREATED_BY of LAST_UPDATED_BY in diverse tabellen, of uit specifieke workflow- of goedkeuringshistorietabellen.
Voorbeelden
john.doejane.smithap.clerk1
|
|||
|
Inkoopordernummer
PurchaseOrderNumber
|
Het nummer van de inkooporder die aan de factuur is gekoppeld. | ||
|
Omschrijving
Het unieke nummer van de inkooporder (PO) die de inkoop van goederen of diensten autoriseerde. Dit attribuut is belangrijk voor de analyse van het 3-way matching-proces (PO vs. goederenontvangst vs. factuur). Een hoog percentage afwijkingen bij PO-gekoppelde facturen kan wijzen op problemen in inkoop of ontvangst. Analyse van facturen met en zonder PO onthult vaak verschillend procesgedrag.
Het belang
Essentieel voor analyse van de 3-way match, het opsporen van matchafwijkingen en het begrijpen van verschillen tussen PO-gebaseerde en non-PO-facturen.
Vindplaats
Deze Informatie is doorgaans beschikbaar door factuurregeltabellen (bijv. AP_INVOICE_LINES_ALL) te koppelen aan PO-tabellen (bijv. PO_HEADERS_ALL).
Voorbeelden
PO-10056982347null
|
|||
|
Naam Leverancier
VendorName
|
De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend. | ||
|
Omschrijving
Geeft de leverancier aan die bij de factuur hoort. Dit is een belangrijke analysedimensie, omdat je zo de procesprestaties per leverancier kunt segmenteren. Zo kun je zien welke leveranciers de meeste blokkades hebben, de langste doorlooptijden kennen of het vaakst matchingsafwijkingen veroorzaken. Dit helpt bij leveranciersmanagement en het opsporen van structurele problemen bij specifieke leveranciers.
Het belang
Maakt prestatieanalyse per leverancier mogelijk, zodat je problemen ziet die specifiek zijn voor bepaalde leveranciers, zoals frequente vertragingen, afwijkingen of blokkeringen.
Vindplaats
Komt doorgaans uit het veld VENDOR_NAME in POZ_SUPPLIERS of gerelateerde leverancierstabellen, gekoppeld via VENDOR_ID in AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
Wereldwijd Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
|
|||
|
Vervaldatum
DueDate
|
De datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn. | ||
|
Omschrijving
De berekende datum waarop de factuur betaald moet zijn om boetes te voorkomen en een goede leveranciersrelatie te behouden, op basis van factuurdatum en betalingsvoorwaarden. Cruciaal om prestaties rond tijdige betaling te monitoren en de cashflow te beheren. De KPI 'On-Time Payment Rate' wordt direct bepaald door de 'Payment Date' met deze 'Due Date' te vergelijken.
Het belang
Essentieel om het percentage tijdige betalingen te meten, cashflow te sturen en boetes voor te late betaling te voorkomen. Dit is een sleutelveld voor naleving van het betalingsbeleid.
Vindplaats
Dit kan een direct veld zijn in een payment schedule-tabel (bijv. AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL) of worden berekend op basis van INVOICE_DATE en betalingsvoorwaarden.
Voorbeelden
2023-11-142023-12-012024-01-19
|
|||
|
Bedrijfseenheid
BusinessUnit
|
De bedrijfseenheid of operationele eenheid die verantwoordelijk is voor de factuur. | ||
|
Omschrijving
Geeft de businessunit, afdeling of kostenplaats aan die de uitgave heeft gemaakt. Dit is een belangrijke dimensie voor organisatie‑analyse, omdat je procesprestaties zo kunt vergelijken tussen onderdelen van het bedrijf. Zo zie je of problemen zoals lange doorlooptijden voor goedkeuring of veel uitzonderingen geconcentreerd zijn in specifieke bedrijfsonderdelen, wat gerichte verbeteringen mogelijk maakt.
Het belang
Maakt prestatiebenchmarking tussen organisatieonderdelen mogelijk en helpt afdelingsspecifieke knelpunten of complianceproblemen te vinden.
Vindplaats
Deze Informatie staat vaak in de tabel AP_INVOICES_ALL als ORG_ID, die je kunt koppelen aan HR-organisatietabellen voor de naam van de businessunit.
Voorbeelden
North America SalesEuropase activiteitenFinance hoofdkantoor
|
|||
|
Betalingstermijnen
PaymentTerms
|
De overeengekomen betalingsvoorwaarden met de leverancier. | ||
|
Omschrijving
Bepaalt onder welke voorwaarden een leverancier wordt betaald, zoals 'Net 30' of '2% 10, Net 30'. Dit veld vormt de basis voor het berekenen van de vervaldatum en het herkennen van kansen op vroegbetalingskorting. Analyse van betalingsvoorwaarden helpt bij de cashflowplanning en is belangrijk voor het dashboard 'Vroegbetalingskorting' om te meten hoe effectief het bedrijf beschikbare kortingen gebruik.
Het belang
Heeft directe impact op cashflow en winstgevendheid doordat het de betalingsschema's bepaalt en of een factuur in aanmerking komt voor vroegbetalingskorting.
Vindplaats
Beschikbaar in de tabellen AP_TERMS_TL of AP_TERMS_B, gekoppeld vanuit de tabel AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
Netto 30Netto 602% binnen 10 dagen, netto 30 dagen
|
|||
|
Bronsysteem
SourceSystem
|
Het systeem waaruit de data is opgehaald. | ||
|
Omschrijving
Dit attribuut geeft de herkomst van de data aan; voor dit proces is dat meestal 'Oracle Fusion Financialscials'. In omgevingen met meerdere systemen (bijv. een afzonderlijk OCR-scansysteem) helpt dit veld de bron van verschillende gebeurtenissen te onderscheiden. Zo blijft de data lineage en context helder, zeker wanneer data uit meerdere platforms wordt geïntegreerd.
Het belang
Biedt belangrijke context over de herkomst van data, zorgt voor traceerbaarheid en ondersteunt het beheer van data-integratie uit meerdere systemen.
Vindplaats
Dit is meestal een statische waarde die wordt vastgelegd tijdens de inrichting van de data-extractie.
Voorbeelden
Oracle Fusion FinancialscialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
|
|||
|
Factuurdatum
InvoiceDate
|
De datum die op de leveranciersfactuur staat. | ||
|
Omschrijving
Dit is de datum waarop de factuur door de leverancier is uitgegeven. Dit is het startpunt om de vervaldatum te bepalen op basis van de afgesproken betalingsvoorwaarden. Door de Invoice Date te vergelijken met de datum waarop de factuur in het systeem is ingevoerd (activiteit 'Invoice Created') zie je vertragingen in aanlevering of registratie. Zo spoor je front-end knelpunten op die tijdige betalingen en het gebruiken van vroegbetalingskortingen kunnen beïnvloeden.
Het belang
Vormt de basis voor het berekenen van vervaldata en het vinden van vertragingen tussen het uitreiken van een factuur en het moment waarop die het crediteurenproces ingaat.
Vindplaats
Afkomstig uit het veld INVOICE_DATE in de tabel AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
2023-10-152023-11-012023-12-20
|
|||
|
Factuurvaluta
InvoiceCurrency
|
De valuta van het factuurbedrag. | ||
|
Omschrijving
Geeft de valuta aan waarin de factuur luidt (bijv. USD, EUR, GBP). Essentieel voor analyses met meerdere landen of valuta's. Biedt noodzakelijke context bij het factuurbedrag en zorgt dat financiële KPI's correct worden geïnterpreteerd. Voor internationale organisaties is dit een sleutelattribuut om financiële data te filteren en te segmenteren.
Het belang
Biedt essentiële context bij 'Invoice Bedrag', voor nauwkeurige financiële analyse en rapportage - zeker in internationale omgevingen.
Vindplaats
Afkomstig uit het veld INVOICE_CURRENCY_CODE in de tabel AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
USDEURGBPJPY
|
|||
|
Goedkeurder
Approver
|
De persoon die de factuur ter betaling heeft goedgekeurd. | ||
|
Omschrijving
Geeft de gebruiker of manager aan die de definitieve of een belangrijke goedkeuring heeft gegeven. Dit attribuut is belangrijk voor het 'Invoice Approval Cycle Time' dashboard, dat goedkeuringstijden per goedkeurder segmenteert. Analyse van deze data onthult knelpunten in de goedkeuringshiërarchie, wijst op personen met een hoge werklast en borgt naleving van de mandaatregeling.
Het belang
Belangrijk voor het analyseren van de goedkeuringsworkflow, het vinden van knelpunten door specifieke goedkeurders en het controleren van naleving van het goedkeuringsbeleid.
Vindplaats
Deze Informatie staat meestal in de workflow-tabellen van Oracle (bijv. gerelateerd aan de approval management engine - AME) of in audit history-tabellen.
Voorbeelden
s.jonesm.riverad.chen
|
|||
|
Is herstelwerk
IsRework
|
Een indicator of de factuur opnieuw is verwerkt. | ||
|
Omschrijving
Een True/False-indicator die facturen markeert die herverwerkingslussen hebben doorlopen, zoals herhaalde validatiestappen of teruggaan van een latere fase naar een eerdere (bijv. van 'Pending Approval' naar 'Needs Revalidation'). Dit wordt meestal afgeleid door de volgorde van activiteiten te analyseren. Essentieel om de 'Invoice Rework Rate' te meten en procesinefficiënties bloot te leggen.
Het belang
Maakt inzichtelijk hoe vaak inefficiënte herstelwerk-loops voorkomen, zodat je de hoofdoorzaken van uitzonderingen en verspilde inspanning kunt achterhalen.
Vindplaats
Dit is een berekend attribuut. Het wordt afgeleid door de volgorde van activiteiten per case te analyseren om herhaalde stappen of terugstappen in de processtroom te detecteren.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Matchingstatus
MatchingStatus
|
Geeft de uitkomst van het matchingproces voor facturen aan. | ||
|
Omschrijving
Toont het resultaat van de validatie waarbij de factuur wordt gematcht met een inkooporder en goederenontvangst (3-way matching). Mogelijke statussen: 'Matched', 'Partially Matched' of 'Failed'. Dit attribuut vormt de basis voor de KPI '3-Way Matching Failure Rate' en het bijbehorende dashboard voor afwijkingsanalyse. Het helpt problemen in de procure-to-pay-keten op te sporen.
Het belang
Meet direct het succes van de automatische matching en legt afwijkingen bloot die leiden tot handmatig herstelwerk en betaalvertragingen.
Vindplaats
Deze status staat vaak op factuurheader- of regelniveau in tabellen als AP_INVOICES_ALL of AP_INVOICE_LINES_ALL.
Voorbeelden
SuccesFout - prijsafwijkingFout - hoeveelheidsafwijkingNiet vereist
|
|||
|
Op tijd betaald
IsOnTimePayment
|
Een indicator of de factuur op of vóór de vervaldatum is betaald. | ||
|
Omschrijving
Een True/False-indicator die is gebaseerd op een vergelijking tussen 'Payment Date' en 'Due Date'. Als de betaaldatum op of vóór de vervaldatum ligt, is de waarde True. Dit attribuut ondersteunt direct de berekening van de KPI 'On-Time Payment Rate' en is belangrijk voor het bewaken van de naleving van het betalingsbeleid en het beheren van leveranciersrelaties.
Het belang
Meet direct de naleving van betalingsvoorwaarden - belangrijk voor leveranciersrelaties, financiële planning en het voorkomen van boetes voor te late betaling.
Vindplaats
Dit is een berekend attribuut op basis van andere velden. Logica: IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Reden van blokkade
HoldReason
|
De reden waarom een factuur is geblokkeerd. | ||
|
Omschrijving
Als een factuur niet kan doorgaan naar betaling, komt er een hold op te staan. Dit attribuut registreert de specifieke reden, zoals 'Prijsverschil', 'Hoeveelheidsverschil' of 'Wachten op goederenontvangst'. Het analyseren van deze redenen is belangrijk om de oorzaken van procesonderbrekingen en vertragingen te achterhalen. Deze inzichten voeden rechtstreeks dashboards die uitzonderingen en herstelwerk monitoren.
Het belang
Achterhaalt de oorzaken van betaalvertragingen en factuurafwijkingen en vertaalt ze naar concrete verbeteracties en betere leverancierscommunicatie.
Vindplaats
Afkomstig uit tabellen zoals AP_HOLDS_ALL, die is gekoppeld aan de factuur en een blokkadereden of -code bevat.
Voorbeelden
PrijsafwijkingGefactureerde hoeveelheid overschrijdt ontvangen hoeveelheidDubbele factuur
|
|||
|
Tijdstip van extractie
LastUpdateDate
|
De timestamp van de laatste dataverversing. | ||
|
Omschrijving
Dit attribuut geeft aan wanneer de data voor dit proces het laatst uit het bronsysteem is opgehaald. Het is metadata die bij elke refresh op de volledige dataset wordt toegepast. Deze Informatie is belangrijk om de relevantie van de data en het tijdsvenster van de analyse te begrijpen. Dit zorgt voor transparantie en helpt de uitkomsten correct te interpreteren.
Het belang
Informeert gebruikers over de relevantie van de data, zodat zij begrijpen over welke periode de analyse gaat en wanneer de laatste update heeft plaatsgevonden.
Vindplaats
Deze waarde wordt gegenereerd en op de dataset vastgelegd op het moment van data-extractie.
Voorbeelden
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
|
|||
Activiteiten voor inkoopfactuurverwerking
| Activiteit | Omschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Betaling ingepland
|
Markeert het moment waarop een goedgekeurde factuur is opgenomen in een Payment Process Request (PPR) of betaalbatch, maar nog niet is betaald. Dit wordt vastgelegd zodra de records van het betalingsschema zijn afgerond. | ||
|
Het belang
Deze activiteit overbrugt de periode tussen goedkeuring en daadwerkelijke betaling. Analyse van de tijd in deze fase is belangrijk voor cashflowprognoses en -beheer.
Vindplaats
Afgeleid uit het feit dat checkrun_id is ingevuld in de tabel AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL voor de factuur. De aanmaakdatum van de PPR kan als tijdstempel dienen.
Vastleggen
Koppeling van de factuur met een Payment Process Request (PPR).
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Betaling uitgevoerd
|
De laatste activiteit in het proces, ter bevestiging dat de betaling door de bank is verwerkt. Dit gebeurtenis wordt meestal vastgelegd via statusupdates vanuit Oracle Cash Management na bankafstemming. | ||
|
Het belang
Dit is het echte einde van het end-to-end proces en levert de meest nauwkeurige data voor 'Average Invoice Cycle Time'. Hiermee wordt de volledige financiële transactie afgerond.
Vindplaats
Afgeleid doordat de betalingsstatus is bijgewerkt naar 'CLEARED' in de tabel AP_CHECKS_ALL. De kolom CLEARED_DATE levert de tijdstempel voor dit gebeurtenis.
Vastleggen
CLEARED_DATE wordt gevuld in de tabel AP_CHECKS_ALL.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Betaling Uitgevoerd
|
Stelt het moment voor waarop de betaling wordt aangemaakt en uitgegeven aan de leverancier. Dit is een expliciet gebeurtenis dat ontstaat bij het aanmaken van een betalingsrecord dat aan de factuur is gekoppeld. | ||
|
Het belang
Een belangrijke mijlpaal voor het meten van 'On-Time Payment Rate' en 'End-to-End Invoice Throughput'. Hiermee staat vast dat de organisatie aan haar financiële verplichting heeft voldaan.
Vindplaats
Dit is een expliciet gebeurtenis, vastgelegd wanneer een koppelrecord wordt aangemaakt in de tabel AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. ACCOUNTING_DATE of CREATION_DATE kan als timestamp worden gebruikt.
Vastleggen
Aanmaak van een record in AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL dat een factuur aan een betaling koppelt.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Factuur aangemaakt
|
Stelt de initiële aanmaak van een factuurrecord in het systeem voor, via handmatige invoer, scannen (OCR) of electronic data interchange (EDI). Dit gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een nieuw record in de primaire factuurtabel wordt ingevoegd. | ||
|
Het belang
Dit is de officiële start van de factuurverwerkingscyclus. Door de tijd vanaf dit gebeurtenis tot andere gebeurtenissen te analyseren, zie je upstream-vertragingen en de totale doorlooptijd.
Vindplaats
Dit is een expliciet gebeurtenis, vastgelegd via de aanmaaktimestamp van het factuurrecord in de tabel AP_INVOICES_ALL, doorgaans met de kolom CREATION_DATE.
Vastleggen
Tijdstempel van recordaanmaak in tabel AP_INVOICES_ALL.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Factuur gevalideerd
|
Deze activiteit markeert de succesvolle afronding van de geautomatiseerde validatiecontroles op de factuurdata, zoals formatcontrole en koppeling aan een leverancier. Dit wordt vastgelegd door wijzigingen in het validatiestatusveld van de factuur te volgen. | ||
|
Het belang
Geeft aan dat de factuur klaar is voor verdere verwerking, zoals matching of goedkeuring. Vertragingen vóór deze stap wijzen op invoerproblemen en ondersteunen het 'Invoice Data Entry Error Analysis' dashboard.
Vindplaats
Afgeleid doordat de kolom VALIDATION_STATUS in de tabel AP_INVOICES_ALL wijzigt naar 'Validated'. Een audit trail of historietabel op dit veld levert de tijdstempel.
Vastleggen
Wijziging van AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS naar 'Validated'.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Factuur Goedgekeurd
|
Stelt de definitieve goedkeuring van de factuur voor, waarmee betaling wordt toegestaan. Deze mijlpaal wordt afgeleid wanneer het workflowstatusveld is bijgewerkt naar een eindstatus 'Approved'. | ||
|
Het belang
Een belangrijke mijlpaal die de goedkeuringscyclus afrondt. Essentieel voor het berekenen van 'Invoice Approval Cycle Time' en het opsporen van knelpunten bij goedkeuring.
Vindplaats
Afgeleid doordat de kolom WFAPPROVAL_STATUS in de tabel AP_INVOICES_ALL wijzigt naar 'Manually Approved', 'Workflow Approved' of een vergelijkbare definitieve goedkeuringsstatus.
Vastleggen
Wijziging van AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS naar een goedgekeurde status.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Blokkade geplaatst
|
Geeft aan dat een blokkade op de factuur is gezet, waardoor betaling wordt voorkomen. Dit is een expliciet gebeurtenis dat wordt vastgelegd wanneer een blokkaderecord is aangemaakt en aan de factuur is gekoppeld, vaak wegens afwijkingen of beleidsovertredingen. | ||
|
Het belang
Identificeert direct procesuitzonderingen en knelpunten. Het analyseren van redenen voor blokkeringen en de duur ervan is belangrijk om veelvoorkomende verwerkingsproblemen te begrijpen en op te lossen.
Vindplaats
Dit is een expliciet gebeurtenis, vastgelegd zodra een nieuw record in de tabel AP_HOLDS_ALL wordt aangemaakt voor de betreffende INVOICE_ID.
Vastleggen
Tijdstempel van recordaanmaak in tabel AP_HOLDS_ALL.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Blokkade opgeheven
|
Markeert de oplossing van een probleem en het verwijderen van een hold, waardoor de factuur door kan naar het betaalproces. Dit wordt vastgelegd wanneer het holdrecord is bijgewerkt met vrijgave-Informatie. | ||
|
Het belang
Meet de tijd die nodig is om afwijkingen op te lossen. In combinatie met 'Hold geplaatst' helpt dit de duur en impact van rework en uitzonderingsafhandeling te kwantificeren.
Vindplaats
Afgeleid uit de kolommen RELEASE_LOOKUP_CODE en LAST_UPDATE_DATE waarin waarden zijn ingevuld in de tabel AP_HOLDS_ALL voor een bestaand holdrecord.
Vastleggen
Werk de timestamp bij op het AP_HOLDS_ALL-record met vrijgavedetails.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Factuur afgewezen
|
Geeft aan dat een goedkeurder de factuur heeft afgewezen, waardoor het proces stopt en meestal correctie en herindiening nodig zijn. Dit wordt vastgelegd als een statuswijziging binnen de goedkeuringsworkflow. | ||
|
Het belang
Wijst op een duidelijke reworklus in het proces. Door de afkeuringsfrequentie en -redenen te analyseren, bekijk je beleidsmisverstanden of structurele dataproblemen.
Vindplaats
Afgeleid doordat de kolom WFAPPROVAL_STATUS in de tabel AP_INVOICES_ALL wijzigt naar 'Rejected'. Workflow-historietabellen kunnen meer details bieden.
Vastleggen
Wijziging van AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS naar 'Rejected'.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Factuur geannuleerd
|
Stelt het beëindigen van het factuurproces vóór betaling voor. Dit is een expliciete actie die wordt vastgelegd wanneer een gebruiker de factuur annuleert en er een annuleringsdatum wordt ingevuld. | ||
|
Het belang
Een eindstatus waarbij de factuur niet succesvol wordt afgehandeld. Analyse van de frequentie en redenen voor annuleringen legt problemen eerder in het proces bloot, bijvoorbeeld in inkoop of leveranciersbeheer.
Vindplaats
Afgeleid uit de kolom CANCELLED_DATE in de tabel AP_INVOICES_ALL. De datum zelf fungeert als tijdstempel van het gebeurtenis.
Vastleggen
CANCELLED_DATE wordt gevuld in de tabel AP_INVOICES_ALL.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Goedkeuring gestart
|
Geeft aan dat de factuur de goedkeuringsworkflow is ingegaan en naar de eerste goedkeurder is doorgestuurd. Dit wordt afgeleid uit een wijziging in de workflowstatus van de factuur. | ||
|
Het belang
Deze activiteit start de klok voor de KPI 'Invoice Approval Cycle Time'. Zo kun je wachttijd door ontbrekende data onderscheiden van wachttijd op een goedkeurder.
Vindplaats
Afgeleid doordat de WFAPPROVAL_STATUS in de tabel AP_INVOICES_ALL verandert van een pre-workflowstatus naar 'Initiated' of een vergelijkbare status in afwachting.
Vastleggen
Wijziging van AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS naar 'Initiated'.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Matching uitgevoerd
|
Stelt de systeem- of gebruikersactie voor waarbij de factuur wordt gematcht met een Purchase Order (PO) en/of Goods Receipt Note (GRN). Dit gebeurtenis wordt vastgelegd zodra de matchingstatus op de factuur wordt bijgewerkt. | ||
|
Het belang
Een belangrijke stap voor facturen op basis van een inkooporder (PO) die direct invloed heeft op de analyse 'Three-Way Matching Discrepancy Trends'. Fouten of vertragingen hier zijn een belangrijke bron van procesknelpunten.
Vindplaats
Afgeleid uit het bijwerken van WFAPPROVAL_STATUS of een vergelijkbaar matchingstatusveld in AP_INVOICES_ALL, dat aangeeft dat een matchingpoging heeft plaatsgevonden.
Vastleggen
Timestamp van de statuswijziging voor PO-matching.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Vroegtijdige Betaling Genomen
|
Een berekend gebeurtenis dat aangeeft dat een betaling vroegtijdig is uitgevoerd om een korting te gebruiken. Dit wordt afgeleid door de daadwerkelijke betaaldatum te vergelijken met de kortingsvoorwaarden in het betalingsschema. | ||
|
Het belang
Ondersteunt direct het 'Early Payment Discount Realization'-dashboard. Het kwantificeert de financiële baten van een efficiënt AP-proces en laat gemiste kansen zien.
Vindplaats
Berekend door de betaaldatum (uit AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL) te vergelijken met de kortingsdatumvelden (DISCOUNT_DATE) in de tabel AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Vastleggen
Vergelijk de uitvoeringsdatum van de betaling met de datum waarop de korting geldt.
Gebeurtenistype
calculated
|
|||