Datasjabloon: verwerking van crediteurenfacturen
Je datasjabloon voor de AP-factuurverwerking
- Aanbevolen attributen om op te nemen
- Belangrijkste activiteiten om te volgen
- Richtlijnen voor data‑extractie uit Oracle Fusion Financials
Attributen van de crediteurenfactuurverwerking
| Naam | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Activiteitsnaam
ActivityName
|
De naam van de specifieke processtap of gebeurtenis die plaatsvond. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut beschrijft één stap in de levenscyclus van de factuurverwerking, zoals 'Invoice Created', 'Approval Initiated' of 'Payment Executed'. Door deze activiteiten in de tijd te ordenen kan de end-to-end procesflow per factuur worden gereconstrueerd. Analyse van activiteiten onthult de meest voorkomende paden, afwijkingen en herwerklussen in het proces.
Waarom het belangrijk is
Dit vormt de kern van de proceskaart: zo kun je de procesflow visualiseren en analyseren, afwijkingen identificeren en de prestaties per stap meten.
Waar te verkrijgen
Dit wordt meestal afgeleid uit statuswijzigingen, event-tabellen of auditlogs binnen Oracle Fusion Financials. Er kan mapping uit verschillende brontabellen en velden nodig zijn.
Voorbeelden
Factuur gevalideerdBlokkade geplaatstFactuur GoedgekeurdBetaling Uitgevoerd
|
|||
|
Factuur
InvoiceId
|
De unieke ID voor elke verwerkte factuur. | ||
|
Beschrijving
De factuur is de primaire case-id en koppelt alle activiteiten vanaf ontvangst tot en met de uiteindelijke betaling. Elke unieke InvoiceId staat voor één end-to-end procesinstantie, waardoor je het volledige traject van een factuur door het crediteurenproces kunt analyseren. Dit is de ruggengraat van de procesanalyse en verbindt alle gerelateerde gebeurtenissen en attributen.
Waarom het belangrijk is
Essentieel om de levenscyclus van elke factuur van begin tot eind te volgen, procesvarianten en bottlenecks te analyseren en de totale doorstroom te meten.
Waar te verkrijgen
Dit is doorgaans de INVOICE_ID of INVOICE_NUM uit de tabel AP_INVOICES_ALL in Oracle Fusion Financials.
Voorbeelden
INV-987657334001APO-INV-2023-005
|
|||
|
Tijdstip Gebeurtenis
EventTime
|
De timestamp waarop de activiteit heeft plaatsgevonden. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut bevat de exacte datum en tijd van elke activiteit in het proces. Het is essentieel om events chronologisch te ordenen en doorlooptijden tussen stappen te berekenen. Zo kun je prestaties analyseren, zoals bottlenecks opsporen via wachttijden, cyclustijden van specifieke fasen (zoals goedkeuringen) berekenen en SLA-naleving monitoren.
Waarom het belangrijk is
Cruciaal voor het berekenen van alle tijdsgebonden kengetallen, waaronder doorlooptijden en wachttijden—onmisbaar om bottlenecks te vinden en procesefficiëntie te meten.
Waar te verkrijgen
Dit correspondeert met aanmaakdatums, laatste wijzigingsdatums of specifieke event-timestamps in diverse Oracle Fusion-tabellen (bijv. LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE, APPROVAL_DATE).
Voorbeelden
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
|
|||
|
Betaaldatum
PaymentDate
|
De datum waarop de betaling voor de factuur is uitgevoerd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut registreert de datum waarop de betaling daadwerkelijk is uitgevoerd. Het bevestigt de afronding van het AP-proces voor een factuur. Het vergelijken van de Payment Date met de Due Date is essentieel om het percentage tijdige betalingen te berekenen en te analyseren of vroegbetalingskortingen worden benut. Dit is een sleutelgegeven voor treasury en liquiditeitsbeheer.
Waarom het belangrijk is
Maakt het berekenen van KPI's voor on-time payment en de analyse van de realisatie van vroegbetaalkortingen mogelijk, met directe impact op cashflowmanagement.
Waar te verkrijgen
Afkomstig uit betalingstabellen zoals AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, bijvoorbeeld een veld als ACCOUNTING_DATE of CHECK_DATE.
Voorbeelden
2023-11-132023-12-052024-01-19
|
|||
|
Eindtijd
EndTime
|
De timestamp van de laatste activiteit voor de factuur. | ||
|
Beschrijving
Stelt de tijdstempel voor van het laatste event in de levenscyclus van de factuur, zoals 'Payment Cleared' of 'Invoice Cancelled'. Dit attribuut wordt meestal afgeleid door de laatste 'EventTime' per 'InvoiceId' te bepalen. Het is essentieel om de totale end-to-end doorlooptijd van een factuur te berekenen.
Waarom het belangrijk is
Maakt berekening van de totale end-to-end doorlooptijd per factuur mogelijk - een basis-KPI om de algehele procesefficiëntie te meten.
Waar te verkrijgen
Dit is een berekend attribuut, bepaald door per case (InvoiceId) de maximale EventTime in de dataset te nemen.
Voorbeelden
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
|
|||
|
Factuurbedrag
InvoiceAmount
|
Het totale factuurbedrag. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut is het totale bedrag op de factuur. Het is een basismaatstaf voor financiële analyses en voor het prioriteren van facturen. Analyse van het factuurbedrag laat zien of hoge bedragen anders worden verwerkt of vaker vertraging oplopen dan lage bedragen. Ook onmisbaar voor dashboards rond cashflowprognoses en analyse van dubbele betalingen.
Waarom het belangrijk is
Maakt financiële impactanalyses mogelijk, zoals het prioriteren van facturen met hoge waarde, verwerkingstijd analyseren naar bedrag en het berekenen van de financiële impact van vertragingen.
Waar te verkrijgen
Afkomstig uit het veld INVOICE_AMOUNT in de tabel AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
5400.50125000.00750.25
|
|||
|
Factuurstatus
InvoiceStatus
|
De huidige of definitieve status van de factuur. | ||
|
Beschrijving
Geeft de huidige status van een factuur in het proces aan, zoals 'Validated', 'Pending Approval', 'Paid' of 'Cancelled'. Dit attribuut biedt een momentopname van waar een factuur zich in de lifecycle bevindt, handig voor operationele dashboards. Analyse van de eindstatus helpt om uitkomsten te begrijpen, zoals het aandeel geannuleerde of afgewezen facturen.
Waarom het belangrijk is
Geeft snel inzicht in de uitkomst en actuele status van de factuur, zodat je uitzonderingen (bijv. annuleringen) en procesefficiëntie kunt analyseren.
Waar te verkrijgen
Dit kan worden afgeleid uit het statusveld in de tabel AP_INVOICES_ALL of uit de betalingsstatus in AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Voorbeelden
GevalideerdBetaaldGeannuleerdHervalidatie nodig
|
|||
|
Gebruiker
User
|
De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit uitvoerde. | ||
|
Beschrijving
Geeft aan welke medewerker of systeemgebruiker verantwoordelijk is voor een specifieke processtap. Dat kan de AP‑medewerker zijn die de factuur invoerde, de manager die deze goedkeurde of de betalingsspecialist die de betaling uitvoerde. Analyses per gebruiker helpen trainingsbehoeften, werkverdeling en prestatieverschillen binnen het team te identificeren. Ook essentieel voor compliance en een sluitende audit trail.
Waarom het belangrijk is
Maakt analyse van werkdruk en teamprestaties mogelijk en helpt individuele knelpunten of opleidingsbehoeften te herkennen. Ook essentieel voor controleerbaarheid en audits.
Waar te verkrijgen
Afkomstig uit gebruikersvelden zoals CREATED_BY of LAST_UPDATED_BY in diverse tabellen, of uit specifieke workflow- of goedkeuringshistorietabellen.
Voorbeelden
john.doejane.smithap.clerk1
|
|||
|
Inkoopordernummer
PurchaseOrderNumber
|
Het nummer van de inkooporder die aan de factuur is gekoppeld. | ||
|
Beschrijving
Het unieke nummer van de inkooporder (PO) die de inkoop van goederen of diensten autoriseerde. Dit attribuut is essentieel voor de analyse van het 3-way matching-proces (PO vs. goederenontvangst vs. factuur). Een hoog percentage afwijkingen bij PO-gekoppelde facturen kan wijzen op problemen in inkoop of ontvangst. Analyse van facturen met en zonder PO onthult vaak verschillend procesgedrag.
Waarom het belangrijk is
Essentieel voor analyse van de 3-way match, het opsporen van matchafwijkingen en het begrijpen van verschillen tussen PO-gebaseerde en non-PO-facturen.
Waar te verkrijgen
Deze informatie is doorgaans beschikbaar door factuurregeltabellen (bijv. AP_INVOICE_LINES_ALL) te koppelen aan PO-tabellen (bijv. PO_HEADERS_ALL).
Voorbeelden
PO-10056982347null
|
|||
|
Naam Leverancier
VendorName
|
De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend. | ||
|
Beschrijving
Geeft de leverancier aan die bij de factuur hoort. Dit is een belangrijke analysedimensie, omdat je zo de procesprestaties per leverancier kunt segmenteren. Zo kun je zien welke leveranciers de meeste blokkades hebben, de langste doorlooptijden kennen of het vaakst matchingsafwijkingen veroorzaken. Dit helpt bij leveranciersmanagement en het opsporen van structurele problemen bij specifieke leveranciers.
Waarom het belangrijk is
Maakt prestatieanalyse per leverancier mogelijk, zodat je problemen ziet die specifiek zijn voor bepaalde leveranciers, zoals frequente vertragingen, afwijkingen of blokkeringen.
Waar te verkrijgen
Komt doorgaans uit het veld VENDOR_NAME in POZ_SUPPLIERS of gerelateerde leverancierstabellen, gekoppeld via VENDOR_ID in AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
|
|||
|
Vervaldatum
DueDate
|
De datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn. | ||
|
Beschrijving
De berekende datum waarop de factuur betaald moet zijn om boetes te voorkomen en een goede leveranciersrelatie te behouden, op basis van factuurdatum en betalingsvoorwaarden. Cruciaal om prestaties rond tijdige betaling te monitoren en de cashflow te beheren. De KPI 'On-Time Payment Rate' wordt direct bepaald door de 'Payment Date' met deze 'Due Date' te vergelijken.
Waarom het belangrijk is
Essentieel om het percentage tijdige betalingen te meten, cashflow te sturen en boetes voor te late betaling te voorkomen. Dit is een sleutelveld voor naleving van het betalingsbeleid.
Waar te verkrijgen
Dit kan een direct veld zijn in een payment schedule-tabel (bijv. AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL) of worden berekend op basis van INVOICE_DATE en betalingsvoorwaarden.
Voorbeelden
2023-11-142023-12-012024-01-19
|
|||
|
Bedrijfseenheid
BusinessUnit
|
De bedrijfseenheid of operationele eenheid die verantwoordelijk is voor de factuur. | ||
|
Beschrijving
Geeft de business unit, afdeling of kostenplaats aan die de uitgave heeft gemaakt. Dit is een cruciale dimensie voor organisatie‑analyse, omdat je procesprestaties zo kunt vergelijken tussen onderdelen van het bedrijf. Zo zie je of problemen zoals lange doorlooptijden voor goedkeuring of veel uitzonderingen geconcentreerd zijn in specifieke business units, wat gerichte verbeteringen mogelijk maakt.
Waarom het belangrijk is
Maakt prestatiebenchmarking tussen organisatieonderdelen mogelijk en helpt afdelingsspecifieke knelpunten of complianceproblemen te identificeren.
Waar te verkrijgen
Deze informatie staat vaak in de tabel AP_INVOICES_ALL als ORG_ID, die je kunt koppelen aan HR-organisatietabellen voor de naam van de business unit.
Voorbeelden
North America SalesEuropese activiteitenFinance hoofdkantoor
|
|||
|
Betalingstermijnen
PaymentTerms
|
De afgesproken betalingsvoorwaarden met de leverancier. | ||
|
Beschrijving
Bepaalt onder welke voorwaarden een leverancier wordt betaald, zoals 'Net 30' of '2% 10, Net 30'. Dit veld vormt de basis voor het berekenen van de vervaldatum en het herkennen van kansen op vroegbetalingskorting. Analyse van betalingsvoorwaarden helpt bij de cashflowplanning en is cruciaal voor het dashboard 'Vroegbetalingskorting' om te meten hoe effectief het bedrijf beschikbare kortingen benut.
Waarom het belangrijk is
Heeft directe impact op cashflow en winstgevendheid doordat het de betalingsschema's bepaalt en of een factuur in aanmerking komt voor vroegbetalingskorting.
Waar te verkrijgen
Beschikbaar in de tabellen AP_TERMS_TL of AP_TERMS_B, gekoppeld vanuit de tabel AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
Netto 30Netto 602% binnen 10 dagen, netto 30 dagen
|
|||
|
Bronsysteem
SourceSystem
|
Het systeem waaruit de data is gehaald. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft de herkomst van de data aan; voor dit proces is dat meestal 'Oracle Fusion Financials'. In omgevingen met meerdere systemen (bijv. een afzonderlijk OCR-scansysteem) helpt dit veld de bron van verschillende events te onderscheiden. Zo blijft de data lineage en context helder, zeker wanneer data uit meerdere platforms wordt geïntegreerd.
Waarom het belangrijk is
Biedt cruciale context over de herkomst van data, zorgt voor traceerbaarheid en ondersteunt het beheer van data-integratie uit meerdere systemen.
Waar te verkrijgen
Dit is meestal een statische waarde die wordt vastgelegd tijdens de inrichting van de data-extractie.
Voorbeelden
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
|
|||
|
Factuurdatum
InvoiceDate
|
De datum die op de leveranciersfactuur staat. | ||
|
Beschrijving
Dit is de datum waarop de factuur door de leverancier is uitgegeven. Dit is het startpunt om de vervaldatum te bepalen op basis van de afgesproken betalingsvoorwaarden. Door de Invoice Date te vergelijken met de datum waarop de factuur in het systeem is ingevoerd (activiteit 'Invoice Created') zie je vertragingen in aanlevering of registratie. Zo spoor je front-end knelpunten op die tijdige betalingen en het benutten van vroegbetalingskortingen kunnen beïnvloeden.
Waarom het belangrijk is
Vormt de basis voor het berekenen van vervaldata en het identificeren van vertragingen tussen het uitreiken van een factuur en het moment waarop die het crediteurenproces ingaat.
Waar te verkrijgen
Afkomstig uit het veld INVOICE_DATE in de tabel AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
2023-10-152023-11-012023-12-20
|
|||
|
Factuurvaluta
InvoiceCurrency
|
De valuta van het factuurbedrag. | ||
|
Beschrijving
Geeft de valuta aan waarin de factuur luidt (bijv. USD, EUR, GBP). Essentieel voor analyses met meerdere landen of valuta's. Biedt noodzakelijke context bij het factuurbedrag en zorgt dat financiële KPI's correct worden geïnterpreteerd. Voor internationale organisaties is dit een sleutelattribuut om financiële data te filteren en te segmenteren.
Waarom het belangrijk is
Biedt essentiële context bij 'Invoice Amount', voor nauwkeurige financiële analyse en rapportage - zeker in internationale omgevingen.
Waar te verkrijgen
Afkomstig uit het veld INVOICE_CURRENCY_CODE in de tabel AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
USDEURGBPJPY
|
|||
|
Factuurverwerkingstijd
InvoiceProcessingTime
|
De totale doorlooptijd van de factuur, van start tot en met afronding. | ||
|
Beschrijving
Deze berekende metriek meet de doorlooptijd van het eerste event (bijv. 'Invoice Created') tot het laatste event ('EndTime') per factuur. Dit is de primaire KPI voor end-to-end procesefficiëntie. Analyse hiervan toont welke factuurtypen (bijv. per leverancier, bedrag of business unit) het langst duren om te verwerken en vormt het startpunt voor verbeterinitiatieven.
Waarom het belangrijk is
Meet direct de end-to-end efficiëntie van het AP-proces, helpt knelpunten te kwantificeren en het effect van verbeteringen in de tijd te volgen.
Waar te verkrijgen
Berekend als (laatste EventTime - vroegste EventTime) per InvoiceId.
Voorbeelden
10 dagen 4 uur35 dagen 11 uur5 dagen 2 uur
|
|||
|
Goedkeurder
Approver
|
De persoon die de factuur ter betaling heeft goedgekeurd. | ||
|
Beschrijving
Geeft de gebruiker of manager aan die de definitieve of een cruciale goedkeuring heeft gegeven. Dit attribuut is essentieel voor het 'Invoice Approval Cycle Time' dashboard, dat goedkeuringstijden per goedkeurder segmenteert. Analyse van deze data onthult knelpunten in de goedkeuringshiërarchie, wijst op personen met een hoge werklast en borgt naleving van de mandaatregeling.
Waarom het belangrijk is
Cruciaal voor het analyseren van de goedkeuringsworkflow, het vinden van knelpunten door specifieke goedkeurders en het controleren van naleving van het goedkeuringsbeleid.
Waar te verkrijgen
Deze informatie staat meestal in de workflow-tabellen van Oracle (bijv. gerelateerd aan de approval management engine - AME) of in audit history-tabellen.
Voorbeelden
s.jonesm.riverad.chen
|
|||
|
Is herstelwerk
IsRework
|
Een indicator of de factuur opnieuw is verwerkt. | ||
|
Beschrijving
Een True/False-indicator die facturen markeert die herverwerkingslussen hebben doorlopen, zoals herhaalde validatiestappen of teruggaan van een latere fase naar een eerdere (bijv. van 'Pending Approval' naar 'Needs Revalidation'). Dit wordt meestal afgeleid door de volgorde van activiteiten te analyseren. Essentieel om de 'Invoice Rework Rate' te meten en procesinefficiënties bloot te leggen.
Waarom het belangrijk is
Maakt inzichtelijk hoe vaak inefficiënte herwerklussen voorkomen, zodat je de hoofdoorzaken van uitzonderingen en verspilde inspanning kunt achterhalen.
Waar te verkrijgen
Dit is een berekend attribuut. Het wordt afgeleid door de volgorde van activiteiten per case te analyseren om herhaalde stappen of terugstappen in de procesflow te detecteren.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Laatste gegevensupdate
LastUpdateDate
|
De timestamp van de laatste dataverversing. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan wanneer de data voor dit proces het laatst uit het bronsysteem is geëxtraheerd. Het is metadata die bij elke refresh op de volledige dataset wordt toegepast. Deze informatie is cruciaal om de actualiteit van de data en het tijdsvenster van de analyse te begrijpen. Dit zorgt voor transparantie en helpt de uitkomsten correct te interpreteren.
Waarom het belangrijk is
Informeert gebruikers over de actualiteit van de data, zodat zij begrijpen over welke periode de analyse gaat en wanneer de laatste update heeft plaatsgevonden.
Waar te verkrijgen
Deze waarde wordt gegenereerd en op de dataset vastgelegd op het moment van data-extractie.
Voorbeelden
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
|
|||
|
Matchingstatus
MatchingStatus
|
Geeft de uitkomst van het matchingproces voor facturen aan. | ||
|
Beschrijving
Toont het resultaat van de validatie waarbij de factuur wordt gematcht met een inkooporder en goederenontvangst (3-way matching). Mogelijke statussen: 'Matched', 'Partially Matched' of 'Failed'. Dit attribuut vormt de basis voor de KPI '3-Way Matching Failure Rate' en het bijbehorende dashboard voor afwijkingsanalyse. Het helpt problemen in de procure-to-pay-keten op te sporen.
Waarom het belangrijk is
Meet direct het succes van de automatische matching en legt afwijkingen bloot die leiden tot handmatig herstelwerk en betaalvertragingen.
Waar te verkrijgen
Deze status staat vaak op factuurheader- of regelniveau in tabellen als AP_INVOICES_ALL of AP_INVOICE_LINES_ALL.
Voorbeelden
SuccesFout - prijsafwijkingFout - hoeveelheidsafwijkingNiet vereist
|
|||
|
Op tijd betaald
IsOnTimePayment
|
Een indicator of de factuur op of vóór de vervaldatum is betaald. | ||
|
Beschrijving
Een True/False-indicator die is gebaseerd op een vergelijking tussen 'Payment Date' en 'Due Date'. Als de betaaldatum op of vóór de vervaldatum ligt, is de waarde True. Dit attribuut ondersteunt direct de berekening van de KPI 'On-Time Payment Rate' en is cruciaal voor het bewaken van de naleving van het betalingsbeleid en het beheren van leveranciersrelaties.
Waarom het belangrijk is
Meet direct de naleving van betalingsvoorwaarden - cruciaal voor leveranciersrelaties, financiële planning en het voorkomen van boetes voor te late betaling.
Waar te verkrijgen
Dit is een berekend attribuut op basis van andere velden. Logica: IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Reden blokkade
HoldReason
|
De reden waarom een factuur is geblokkeerd. | ||
|
Beschrijving
Als een factuur niet kan doorgaan naar betaling, komt er een hold op te staan. Dit attribuut registreert de specifieke reden, zoals 'Prijsverschil', 'Hoeveelheidsverschil' of 'Wachten op goederenontvangst'. Het analyseren van deze redenen is cruciaal om de oorzaken van procesonderbrekingen en vertragingen te achterhalen. Deze inzichten voeden rechtstreeks dashboards die uitzonderingen en rework monitoren.
Waarom het belangrijk is
Achterhaalt de oorzaken van betaalvertragingen en factuurafwijkingen en vertaalt ze naar concrete verbeteracties en betere leverancierscommunicatie.
Waar te verkrijgen
Afkomstig uit tabellen zoals AP_HOLDS_ALL, die is gekoppeld aan de factuur en een blokkadereden of -code bevat.
Voorbeelden
PrijsafwijkingGefactureerde hoeveelheid overschrijdt ontvangen hoeveelheidDubbele factuur
|
|||
Activiteiten binnen de crediteurenfactuurverwerking
| Activiteit | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Betaling gecleared
|
De laatste activiteit in het proces, ter bevestiging dat de betaling door de bank is verwerkt. Dit event wordt meestal vastgelegd via statusupdates vanuit Oracle Cash Management na bankafstemming. | ||
|
Waarom het belangrijk is
Dit is het echte einde van het end-to-end proces en levert de meest nauwkeurige data voor 'Average Invoice Cycle Time'. Hiermee wordt de volledige financiële transactie afgerond.
Waar te verkrijgen
Afgeleid doordat de betalingsstatus is bijgewerkt naar 'CLEARED' in de tabel AP_CHECKS_ALL. De kolom CLEARED_DATE levert de tijdstempel voor dit event.
Vastleggen
CLEARED_DATE wordt gevuld in de tabel AP_CHECKS_ALL.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Betaling ingepland
|
Markeert het moment waarop een goedgekeurde factuur is opgenomen in een Payment Process Request (PPR) of betaalbatch, maar nog niet is betaald. Dit wordt vastgelegd zodra de records van het betalingsschema zijn afgerond. | ||
|
Waarom het belangrijk is
Deze activiteit overbrugt de periode tussen goedkeuring en daadwerkelijke betaling. Analyse van de tijd in deze fase is belangrijk voor cashflowprognoses en -beheer.
Waar te verkrijgen
Afgeleid uit het feit dat checkrun_id is ingevuld in de tabel AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL voor de factuur. De aanmaakdatum van de PPR kan als tijdstempel dienen.
Vastleggen
Koppeling van de factuur met een Payment Process Request (PPR).
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Betaling Uitgevoerd
|
Stelt het moment voor waarop de betaling wordt aangemaakt en uitgegeven aan de leverancier. Dit is een expliciet event dat ontstaat bij het aanmaken van een betalingsrecord dat aan de factuur is gekoppeld. | ||
|
Waarom het belangrijk is
Een belangrijke mijlpaal voor het meten van 'On-Time Payment Rate' en 'End-to-End Invoice Throughput'. Hiermee staat vast dat de organisatie aan haar financiële verplichting heeft voldaan.
Waar te verkrijgen
Dit is een expliciet event, vastgelegd wanneer een koppelrecord wordt aangemaakt in de tabel AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. ACCOUNTING_DATE of CREATION_DATE kan als timestamp worden gebruikt.
Vastleggen
Aanmaak van een record in AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL dat een factuur aan een betaling koppelt.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Factuur aangemaakt
|
Stelt de initiële aanmaak van een factuurrecord in het systeem voor, via handmatige invoer, scannen (OCR) of electronic data interchange (EDI). Dit event wordt vastgelegd wanneer een nieuw record in de primaire factuurtabel wordt ingevoegd. | ||
|
Waarom het belangrijk is
Dit is de officiële start van de factuurverwerkingscyclus. Door de tijd vanaf dit event tot andere events te analyseren, zie je upstream-vertragingen en de totale doorlooptijd.
Waar te verkrijgen
Dit is een expliciet event, vastgelegd via de aanmaaktimestamp van het factuurrecord in de tabel AP_INVOICES_ALL, doorgaans met de kolom CREATION_DATE.
Vastleggen
Tijdstempel van recordaanmaak in tabel AP_INVOICES_ALL.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Factuur gevalideerd
|
Deze activiteit markeert de succesvolle afronding van de geautomatiseerde validatiecontroles op de factuurdata, zoals formatcontrole en koppeling aan een leverancier. Dit wordt vastgelegd door wijzigingen in het validatiestatusveld van de factuur te volgen. | ||
|
Waarom het belangrijk is
Geeft aan dat de factuur klaar is voor verdere verwerking, zoals matching of goedkeuring. Vertragingen vóór deze stap wijzen op invoerproblemen en ondersteunen het 'Invoice Data Entry Error Analysis' dashboard.
Waar te verkrijgen
Afgeleid doordat de kolom VALIDATION_STATUS in de tabel AP_INVOICES_ALL wijzigt naar 'Validated'. Een audit trail of historietabel op dit veld levert de tijdstempel.
Vastleggen
Wijziging van AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS naar 'Validated'.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Factuur Goedgekeurd
|
Stelt de definitieve goedkeuring van de factuur voor, waarmee betaling wordt toegestaan. Deze mijlpaal wordt afgeleid wanneer het workflowstatusveld is bijgewerkt naar een eindstatus 'Approved'. | ||
|
Waarom het belangrijk is
Een cruciale mijlpaal die de goedkeuringscyclus afrondt. Essentieel voor het berekenen van 'Invoice Approval Cycle Time' en het opsporen van knelpunten bij goedkeuring.
Waar te verkrijgen
Afgeleid doordat de kolom WFAPPROVAL_STATUS in de tabel AP_INVOICES_ALL wijzigt naar 'Manually Approved', 'Workflow Approved' of een vergelijkbare definitieve goedkeuringsstatus.
Vastleggen
Wijziging van AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS naar een goedgekeurde status.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Blokkade geplaatst
|
Geeft aan dat een blokkade op de factuur is gezet, waardoor betaling wordt voorkomen. Dit is een expliciet event dat wordt vastgelegd wanneer een blokkaderecord is aangemaakt en aan de factuur is gekoppeld, vaak wegens afwijkingen of beleidsovertredingen. | ||
|
Waarom het belangrijk is
Identificeert direct procesuitzonderingen en knelpunten. Het analyseren van redenen voor blokkeringen en de duur ervan is essentieel om veelvoorkomende verwerkingsproblemen te begrijpen en op te lossen.
Waar te verkrijgen
Dit is een expliciet event, vastgelegd zodra een nieuw record in de tabel AP_HOLDS_ALL wordt aangemaakt voor de betreffende INVOICE_ID.
Vastleggen
Tijdstempel van recordaanmaak in tabel AP_HOLDS_ALL.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Blokkade opgeheven
|
Markeert de oplossing van een probleem en het verwijderen van een hold, waardoor de factuur door kan naar het betaalproces. Dit wordt vastgelegd wanneer het holdrecord is bijgewerkt met vrijgave-informatie. | ||
|
Waarom het belangrijk is
Meet de tijd die nodig is om afwijkingen op te lossen. In combinatie met 'Hold geplaatst' helpt dit de duur en impact van herwerk en uitzonderingsafhandeling te kwantificeren.
Waar te verkrijgen
Afgeleid uit de kolommen RELEASE_LOOKUP_CODE en LAST_UPDATE_DATE waarin waarden zijn ingevuld in de tabel AP_HOLDS_ALL voor een bestaand holdrecord.
Vastleggen
Werk de timestamp bij op het AP_HOLDS_ALL-record met vrijgavedetails.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Factuur afgewezen
|
Geeft aan dat een goedkeurder de factuur heeft afgewezen, waardoor het proces stopt en meestal correctie en herindiening nodig zijn. Dit wordt vastgelegd als een statuswijziging binnen de goedkeuringsworkflow. | ||
|
Waarom het belangrijk is
Wijst op een duidelijke herwerklus in het proces. Door de afkeuringsfrequentie en -redenen te analyseren, ontdek je beleidsmisverstanden of structurele dataproblemen.
Waar te verkrijgen
Afgeleid doordat de kolom WFAPPROVAL_STATUS in de tabel AP_INVOICES_ALL wijzigt naar 'Rejected'. Workflow-historietabellen kunnen meer details bieden.
Vastleggen
Wijziging van AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS naar 'Rejected'.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Factuur geannuleerd
|
Stelt het beëindigen van het factuurproces vóór betaling voor. Dit is een expliciete actie die wordt vastgelegd wanneer een gebruiker de factuur annuleert en er een annuleringsdatum wordt ingevuld. | ||
|
Waarom het belangrijk is
Een eindstatus waarbij de factuur niet succesvol wordt afgehandeld. Analyse van de frequentie en redenen voor annuleringen legt problemen eerder in het proces bloot, bijvoorbeeld in inkoop of leveranciersbeheer.
Waar te verkrijgen
Afgeleid uit de kolom CANCELLED_DATE in de tabel AP_INVOICES_ALL. De datum zelf fungeert als tijdstempel van het event.
Vastleggen
CANCELLED_DATE wordt gevuld in de tabel AP_INVOICES_ALL.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Goedkeuring gestart
|
Geeft aan dat de factuur de goedkeuringsworkflow is ingegaan en naar de eerste goedkeurder is doorgestuurd. Dit wordt afgeleid uit een wijziging in de workflowstatus van de factuur. | ||
|
Waarom het belangrijk is
Deze activiteit start de klok voor de KPI 'Invoice Approval Cycle Time'. Zo kun je wachttijd door ontbrekende data onderscheiden van wachttijd op een goedkeurder.
Waar te verkrijgen
Afgeleid doordat de WFAPPROVAL_STATUS in de tabel AP_INVOICES_ALL verandert van een pre-workflowstatus naar 'Initiated' of een vergelijkbare status in afwachting.
Vastleggen
Wijziging van AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS naar 'Initiated'.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Matching uitgevoerd
|
Stelt de systeem- of gebruikersactie voor waarbij de factuur wordt gematcht met een Purchase Order (PO) en/of Goods Receipt Note (GRN). Dit event wordt vastgelegd zodra de matchingstatus op de factuur wordt bijgewerkt. | ||
|
Waarom het belangrijk is
Een cruciale stap voor facturen op basis van een inkooporder (PO) die direct invloed heeft op de analyse 'Three-Way Matching Discrepancy Trends'. Fouten of vertragingen hier zijn een belangrijke bron van procesknelpunten.
Waar te verkrijgen
Afgeleid uit het bijwerken van WFAPPROVAL_STATUS of een vergelijkbaar matchingstatusveld in AP_INVOICES_ALL, dat aangeeft dat een matchingpoging heeft plaatsgevonden.
Vastleggen
Timestamp van de statuswijziging met betrekking tot PO-matching.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Vroegtijdige Betaling Genomen
|
Een berekend event dat aangeeft dat een betaling vroegtijdig is uitgevoerd om een korting te benutten. Dit wordt afgeleid door de daadwerkelijke betaaldatum te vergelijken met de kortingsvoorwaarden in het betalingsschema. | ||
|
Waarom het belangrijk is
Ondersteunt direct het 'Early Payment Discount Realization'-dashboard. Het kwantificeert de financiële baten van een efficiënt AP-proces en laat gemiste kansen zien.
Waar te verkrijgen
Berekend door de betaaldatum (uit AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL) te vergelijken met de kortingsdatumvelden (DISCOUNT_DATE) in de tabel AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Vastleggen
Vergelijk de uitvoeringsdatum van de betaling met de datum waarop de korting geldt.
Gebeurtenistype
calculated
|
|||