Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs
Votre modèle de données pour le traitement des factures fournisseurs
- Attributs recommandés à collecter
- Activités clés à suivre
- Guide d'extraction pour Oracle Fusion Financials
Attributs du traitement des factures fournisseurs
| Nom | Descriptionn | ||
|---|---|---|---|
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Facture
InvoiceId
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L'identifiant unique de chaque facture traitée. | ||
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Descriptionn
La « Facture » sert d'identifiant de dossier principal, regroupant toutes les étapes, de la réception de la facture au paiement final. Chaque InvoiceId unique représente une instance de processus complet, pour une analyse complète du parcours de chaque facture à travers le processus de comptabilité fournisseurs. C'est le pilier de l'analyse des processus, reliant tous les événements et attributs associés.
Pourquoi est-ce important ? :
Il est indispensable pour suivre le cycle de vie de chaque facture du début à la fin, permettant l'analyse des variantes de processus, des points de blocage et du débit global.
Source des données :
Il s'agit généralement de l'INVOICE_ID ou de l'INVOICE_NUM de la table AP_INVOICES_ALL dans Oracle Fusion Financials.
Exemples
INV-987657334001APO-INV-2023-005
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Heure de l'événement
EventTime
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L'horodatage indiquant quand l'activité a eu lieu. | ||
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Descriptionn
Cet attribut fournit la date et l'heure exactes pour chaque activité du processus. Il est indispensable pour ordonner les événements chronologiquement et calculer les durées entre les étapes. Ces données permettent une analyse des performances, telle que l'identification des points de blocage en mesurant les temps d'attente, le calcul des temps de cycles pour des étapes spécifiques (comme les approbations) et le suivi de la conformité aux SLA.
Pourquoi est-ce important ? :
Il est indispensable pour le calcul de toutes les métriques temporelles, y compris les temps de cycle et les temps d'attente, qui sont essentiels à identifier les points de blocage et mesurer l'efficacité des processus.
Source des données :
Ceci correspond aux dates de création, aux dates de dernière mise à jour ou aux event horodatages spécifiques dans diverses tables Oracle Fusion (par exemple, LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE, APPROVAL_DATE).
Exemples
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
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Nom de l'activité
ActivityName
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Le nom de l'étape de processus spécifique ou de l'événement survenu. | ||
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Descriptionn
Cet attribut décrit une étape unique dans le cycle de vie du traitement des factures, telle que « Invoice Created », « Approval Initiated » ou « Payment Executed ». En séquençant ces activités dans le temps, les outils de Process Mining peuvent reconstruire le flux de processus complet pour chaque facture. L'analyse des activités aide à identifier les chemins les plus fréquents, les écarts et les boucles de reprise au sein du processus.
Pourquoi est-ce important ? :
Il est le pilier de la cartographie des processus, pour visualiser et l'analyse du flux de processus, l'identification des écarts et la mesure des performances spécifiques à chaque étape.
Source des données :
Il est généralement dérivé des changements de statut, des tables d'événements ou des journaux d'audit au sein d'Oracle Fusion Financials. Cela peut nécessiter un mappage à partir de diverses tables et champs sources.
Exemples
Facture validéeBlocage mis en placeFacture approuvéePaiement effectué
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Date d'échéance
DueDate
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La date d'échéance du paiement de la facture. | ||
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Descriptionn
La date calculée à laquelle la facture doit être payée pour éviter les frais de retard et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs, basée sur la date de la facture et les conditions de paiement. Cet attribut est indispensable pour suivre la performance des paiements à temps et gérer la trésorerie. Le KPI « Taux de paiement ponctuel » est directement calculé en comparant la « Date de paiement » à cette « Date d'échéance ».
Pourquoi est-ce important ? :
Primordial pour mesurer les taux de paiement à temps, gérer les flux de trésorerie et éviter les pénalités de retard. C'est un champ clé pour la conformité aux politiques de paiement.
Source des données :
Il peut s'agir d'un champ direct dans une table des échéanciers de paiement (par exemple, AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL) ou calculé à partir de l'INVOICE_DATE et des conditions de paiement.
Exemples
2023-11-142023-12-012024-01-19
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Date de paiement
PaymentDate
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La date à laquelle le paiement de la facture a été exécuté. | ||
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Descriptionn
Cet attribut enregistre la date à laquelle le paiement a été effectivement effectué. Il est utilisé pour confirmer l'achèvement du processus AP pour une facture. La comparaison de la date de paiement avec la date d'échéance est clée pour calculer le taux d'efficacité.x de paiement à temps et analyser la capture d'escomptes pour paiement anticipé. C'est un point de données clé pour la trésorerie et la gestion des flux de trésorerie.
Pourquoi est-ce important ? :
Permet le calcul des KPI de paiement dans les délais et l'analyse de la concrétisation des escomptes pour paiement anticipé, impactant directement la gestion des flux de trésorerie.
Source des données :
Provient des tables de paiement telles que AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, spécifiquement d'un champ comme ACCOUNTING_DATE ou CHECK_DATE.
Exemples
2023-11-132023-12-052024-01-19
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Heure de fin
EndTime
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L'horodatage de la dernière activité pour la facture. | ||
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Descriptionn
Représente l'horodatage de l'événement terminal dans le cycle de vie de la facture, tel que « Paiement effectué » ou « Facture annulée ». Cet attribut est généralement dérivé en trouvant le dernier « (EventTime) » pour chaque « InvoiceId ». Il est indispensable pour calculer le temps total de traitement complet d'une facture.
Pourquoi est-ce important ? :
Permet le calcul du temps de cycle total complet pour chaque facture, un KPI clé pour mesurer l'efficacité globale du processus.
Source des données :
C'est un attribut calculé, dérivé en recherchant le (EventTime) maximum pour chaque cas (InvoiceId) dans le jeu de données.
Exemples
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
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Montant de la facture
InvoiceAmount
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La valeur monétaire totale de la facture. | ||
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Descriptionn
Cet attribut représente le montant total dû sur la facture. C'est une métrique clée pour l'analyse financière et la priorisation des factures. L'analyse du montant des factures peut révéler si les factures de grande valeur sont traitées différemment ou subissent plus de retards que celles de faible valeur. C'est également un élément clé pour les dashboards liés à la prévision des flux de trésorerie et à l'analyse des paiements en double.
Pourquoi est-ce important ? :
Permet l'analyse de l'impact financier, notamment la priorisation des factures de grande valeur, l'analyse du temps de traitement selon leur valeur et le calcul de l'impact financier des retards.
Source des données :
Provient du champ INVOICE_AMOUNT de la table AP_INVOICES_ALL.
Exemples
5400.50125000.00750.25
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Nom du fournisseur
VendorName
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Le nom du fournisseur qui a soumis la facture. | ||
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Descriptionn
Identifie le fournisseur associé à la facture. Il s'agit d'une dimension d'analyse cruciale, car elle permet de ventiler la performance du processus par fournisseur. Par exemple, on peut analyser quels fournisseurs présentent le taux le plus élevé de blocages de factures, les délais de traitement les plus longs, ou sont le plus souvent associés à des écarts de rapprochement. Cela facilite la gestion des relations fournisseurs et l'identification des problèmes systémiques avec certains prestataires.
Pourquoi est-ce important ? :
Permet une analyse de la performance par fournisseur, aidant à identifier les problèmes spécifiques à certains fournisseurs, tels que les retards fréquents, les divergences ou les blocages.
Source des données :
Généralement issu du champ VENDOR_NAME dans les tables POZ_SUPPLIERS ou des tables fournisseurs associées, joint via le VENDOR_ID dans AP_INVOICES_ALL.
Exemples
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesFiable Logistique Cie.
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Numéro de commande d'achat
PurchaseOrderNumber
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L'identifiant du bon de commande associé à la facture. | ||
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Descriptionn
Le numéro unique du bon de commande (BC) qui a autorisé l'acquisition de biens ou de services. Cet attribut est indispensable pour l'analyse du processus de rapprochement tripartite (PO vs. Goods Receipt vs. Invoice). Un taux élevé de divergences pour les factures liées à des PO peut indiquer des problèmes danss services d'approvisionnement ou de réception. L'analyse des factures avec et sans PO peut également révéler des comportements de processus distincts.
Pourquoi est-ce important ? :
Primordial pour analyser le processus de rapprochement tripartite, identifier les écarts de rapprochement et comprendre les différences entre les factures basées sur un bon de commande et celles sans bon de commande.
Source des données :
Cette information est généralement disponible en joignant les tables de lignes de facture (par exemple, AP_INVOICE_LINES_ALL) avec les tables PO (par exemple, PO_HEADERS_ALL).
Exemples
PO-10056982347null
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Statut de la facture
InvoiceStatus
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Le statut actuel ou final de la facture. | ||
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Descriptionn
Indique l'état actuel d'une facture dans le processus, tel que 'Validée', 'En attente d'approbation', 'Payée' ou 'Annulée'. Cet attribut offre un aperçu de l'étape de la facture dans son cycle de vie, ce qui est utile pour les dashboards opérationnels. L'analyse du statut final aide à comprendre les résultats du processus, comme le taux de factures annulées ou rejetées.
Pourquoi est-ce important ? :
Offre un aperçu rapide du résultat et de l'état actuel de la facture, aidant ainsi à analyser les taux d'exception (par ex. les annulations) et l'efficacité du processus.
Source des données :
Ceci peut être dérivé du champ de statut dans la table AP_INVOICES_ALL ou du statut de paiement dans AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Exemples
ValidéPayéAnnuléNécessite une revalidation
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Utilisateur
User
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L'identifiant ou le nom de l'utilisateur qui a effectué l'activité. | ||
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Descriptionn
Identifie l'employé ou l'utilisateur système responsable de l'exécution d'une étape de processus particulière. Il peut s'agir du commis aux comptes fournisseurs qui a saisi la facture, du gestionnaire qui l'a approuvée, ou du spécialiste des paiements qui a exécuté le règlement. L'analyse par utilisateur aide à identifier les besoins en formation, la répartition de la charge de travail et les variations de performance entre les membres de l'équipe. Elle est également cruciale pour la conformité et les pistes d'audit.
Pourquoi est-ce important ? :
Permet d'analyser la charge de travail, la performance des équipes et d'identifier les points de blocage individuels ou les opportunités de formation. C'est également essentiel pour l'auditabilité.
Source des données :
Provient des champs liés aux utilisateurs tels que CREATED_BY ou LAST_UPDATED_BY dans diverses tables, ou des tables spécifiques d'historique de workflow ou d'approbation.
Exemples
john.doejane.smithap.clerk1
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Approbateur
Approver
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La personne ayant approuvé la facture pour paiement. | ||
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Descriptionn
Identifie l'utilisateur ou le responsable ayant accordé l'approbation finale ou une approbation clé pour la facture. Cet attribut est indispensable pour le tableau de bord 'Délai de cycle d'approbation des factures', qui ventile les durées d'approbation par approbateur. L'analyse de ces données permet de détecter les points de blocage dans la hiérarchie d'approbation, de mettre en évidence les personnes avec une charge de travail importante et de garantir la conformité aux politiques de délégation d'autorité.
Pourquoi est-ce important ? :
Indispensable pour l'analyse du workflow d'approbation, l'identification des points de blocage causés par des approbateurs spécifiques et l'audit de conformité aux politiques d'approbation.
Source des données :
Cette information est généralement stockée dans les tables de workflow d'Oracle (par exemple, liées au moteur de gestion des approbations - AME) ou dans les tables d'historique d'audit.
Exemples
s.jonesm.riverad.chen
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Conditions de paiement
PaymentTerms
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Les modalités de paiement convenues avec le fournisseur pour la facture. | ||
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Descriptionn
Définit les conditions de paiement d'un fournisseur, telles que 'Net 30' ou '2% 10, Net 30'. Cet attribut est la base du calcul de la date d'échéance de la facture et de l'identification des opportunités d'escompte pour paiement anticipé. L'analyse des conditions de paiement aide à la planification de la trésorerie et est indispensablele pour le tableau de bord 'Réalisation des escomptes pour paiement anticipé' afin de mesurer l'efficacité avec laquelle l'entreprise saisit les escomptes disponibles.
Pourquoi est-ce important ? :
Impacte directement la trésorerie et la rentabilité en déterminant les calendriers de paiement et l'éligibilité aux escomptes pour paiement anticipé.
Source des données :
Disponible dans les tables AP_TERMS_TL ou AP_TERMS_B, en lien avec la table AP_INVOICES_ALL.
Exemples
Net 30Net 602% 10, Net 30
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Date de la facture
InvoiceDate
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La date figurant sur la facture du fournisseur. | ||
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Descriptionn
C'est la date à laquelle la facture a été émise par le fournisseur. C'est le point de départ pour déterminer la date d'échéance de paiement, en fonction des conditions de paiement convenues. La comparaison de la Date de la Facture (Invoice Date) avec la date d'enregistrement dans le système (activité 'Invoice Created') révèle des retards dans la soumission ou le traitement de la facture. Cette analyse aide à identifier les points de blocage en amont qui peuvent affecter les paiements ponctuels et la capture des escomptes.
Pourquoi est-ce important ? :
Sert de référence pour le calcul des dates d'échéance de paiement et l'identification des retards entre l'émission d'une facture et son entrée dans le processus de comptabilité fournisseurs.
Source des données :
Provient du champ INVOICE_DATE de la table AP_INVOICES_ALL.
Exemples
2023-10-152023-11-012023-12-20
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Dernière mise à jour des données
LastUpdateDate
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L'horodatage de la dernière actualisation des données. | ||
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Descriptionn
Cet attribut indique l'heure la plus récente à laquelle les données de ce processus ont été extraites du système source. C'est un champ metadata appliqué à l'ensemble du dataset lors de chaque actualisation. Cette information est indispensablele pour que les utilisateurs comprennent la la réactualisation des données et la période couverte par l'analyse. Elle assure la transparence et aide à interpréter correctement les résultats.
Pourquoi est-ce important ? :
Informe les utilisateurs de la réactualisation des données, en s'assurant qu'ils comprennent la période couverte par l'analyse et la date de la dernière mise à jour.
Source des données :
Cette valeur est générée et horodatée sur le jeu de données au moment de l'extraction des données.
Exemples
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
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Devise de la facture
InvoiceCurrency
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La devise du montant de la facture. | ||
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Descriptionn
Spécifie la devise dans laquelle la facture est libellée (par ex. USD, EUR, GBP). Ceci est indispensable pour les analyses impliquant plusieurs pays ou devises. Il fournit le contexte nécessaire au montant de la facture et garantit que les indicateurs financiers sont interprétés correctement. Pour les organisations mondiales, c'est un attribut clé pour le filtrage et la segmentation des données financières.
Pourquoi est-ce important ? :
Offre un contexte essentiel pour le « Montant de la facture », permettant une analyse financière et un reporting précis, en particulier dans les opérations multinationales.
Source des données :
Provient du champ INVOICE_CURRENCY_CODE de la table AP_INVOICES_ALL.
Exemples
USDEURGBPJPY
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Est un reprises
IsRework
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Un indicateur signalant si la facture a fait l'objet d'un reprises. | ||
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Descriptionn
Un indicateur booléen (Vrai/Faux) identifiant les factures ayant fait l'objet de boucles de reprise, comme des étapes de validation répétées ou un retour d'une phase ultérieure à une phase antérieure du processus (par exemple, de 'En attente d'approbation' à 'Nécessite une nouvelle validation'). Sa valeur est généralement déterminée par l'analyse de la séquence des activités. Il est indispensable pour quantifier le 'Taux de reprises des factures' et comprendre les inefficacités du processus.
Pourquoi est-ce important ? :
Quantifie la fréquence des boucles de reprise inefficaces, aidant à identifier les causes profondes des exceptions de processus et des efforts gaspillés.
Source des données :
C'est un attribut calculé. Il est dérivé en analysant la séquence des activités pour chaque cas afin de détecter les étapes répétées ou les mouvements rétrogrades dans le flux de processus.
Exemples
truefaux
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Paiement dans les délais
IsOnTimePayment
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Un indicateur signalant si la facture a été payée à sa date d'échéance. | ||
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Descriptionn
Un indicateur booléen (Vrai/Faux) obtenu en comparant la 'Date de paiement' à la 'Date d'échéance'. La valeur est Vrai si la date de paiement est égale ou antérieure à la date d'échéance. Cet attribut est indispensable pour le calcul du KPI 'Taux de paiement dans les délais', la surveillance de la conformité aux politiques de paiement et la gestion des relations avec les fournisseurs.
Pourquoi est-ce important ? :
Mesure directement le respect des conditions de paiement, ce qui est indispensable pour les relations avec les fournisseurs, la planification financière et l'évitement des pénalités de retard.
Source des données :
C'est un attribut calculé dérivé d'autres champs. La logique est la suivante : IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Exemples
truefaux
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Raison du blocage
HoldReason
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La raison pour laquelle une facture a été mise en attente. | ||
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Descriptionn
Lorsqu'une facture ne peut pas être payée, une retenue lui est appliquée. Cet attribut capture la raison spécifique de cette retenue, comme 'Price Mismatch', 'Quantity Discrepancy' ou 'Awaiting Goods Receipt'. L'analyse des raisons de retenue est indispensablele pour identifier les causes profondes des interruptions et des retards de processus. Elle contribue directement au les dashboards qui surveillent les exceptions et les retouches.
Pourquoi est-ce important ? :
Identifie les causes profondes des retards de paiement et des exceptions de facture, offrant des pistes d'amélioration concrètes pour l'amélioration des processus et la communication avec les fournisseurs.
Source des données :
Provient de tables comme AP_HOLDS_ALL, qui est liée à la facture et contient un motif ou un code de blocage.
Exemples
Écart de prixQuantité facturée supérieure à la quantité reçueFacture en double
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Statut de rapprochement
MatchingStatus
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Indique le résultat du processus de rapprochement des factures. | ||
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Descriptionn
Affiche le résultat du processus de validation où la facture est rapprochée d'un bon de commande et d'un accusé de réception (pour le rapprochement tripartite). Les statuts possibles incluent « Rapproché », « Partiellement rapproché » ou « Échoué ». Cet attribut est la base du KPI « Taux d'échec du rapprochement tripartite » et du tableau de bord d'analyse des écarts associé. Il aide à diagnostiquer les problèmes dans le cycle achats-paiement.
Pourquoi est-ce important ? :
Mesure directement le succès du processus de rapprochement automatisé, mettant en évidence les écarts qui entraînent des retouches manuelles et des retards de paiement.
Source des données :
Ce statut se trouve souvent au niveau de l'en-tête ou de la ligne de facture dans des tables comme AP_INVOICES_ALL ou AP_INVOICE_LINES_ALL.
Exemples
SuccèsÉchec - Discordance de prixÉchec - Discordance de quantitéNon requis
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Système source
SourceSystem
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Le système d'où les données ont été extraites. | ||
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Descriptionn
Cet attribut identifie l'origine des données, qui est généralement « Oracle Fusion Financials » pour ce processus. Dans les environnements multi-systèmes (par exemple, un système de numérisation OCR séparé), ce champ aide à distinguer la source des différents events. Il assure la traçabilité des données et fournit un contexte, particulièrement lors de l'intégration de données provenant de diverses plateformes.
Pourquoi est-ce important ? :
Fournit un contexte essentiel sur l'origine des données, assurant la traçabilité et facilitant la gestion de l'intégration des données provenant potentiellement de plusieurs systèmes.
Source des données :
Il s'agit généralement d'une valeur statique définie lors de la configuration de l'extraction des données.
Exemples
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
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Unité commerciale
BusinessUnit
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L'unité commerciale ou l'unité opérationnelle responsable de la facture. | ||
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Descriptionn
Identifie l'unité commerciale spécifique, le département ou le centre de coûts qui a engagé la dépense. C'est une dimension majeure pour l'analyse organisationnelle, permettant de comparer la performance des processus entre les différentes entités de l'entreprise. Cela aide à déterminer si des problèmes de processus, tels que des délais d'approbation longs ou des taux d'exception élevés, sont concentrés dans des unités commerciales spécifiques, orientant ainsi les efforts d'amélioration ciblés.
Pourquoi est-ce important ? :
Permet une analyse comparative des performances entre différentes unités organisationnelles, aidant à identifier les points de blocage spécifiques à un département ou les problèmes de conformité.
Source des données :
Cette information est souvent trouvée dans la table AP_INVOICES_ALL sous le nom ORG_ID, qui peut être jointe avec les tables d'organisation HR pour obtenir le nom de l'unité commerciale.
Exemples
Ventes Amérique du NordOpérations européennesDirection financière du siège social
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Activités de traitement des factures fournisseurs
| Activité | Descriptionn | ||
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Facture approuvée
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Représente l'approbation finale de la facture, l'autorisant pour paiement. Cette étape clé est déduite de la mise à jour du champ de statut du workflow vers un état approuvé final. | ||
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Pourquoi est-ce important ? :
Un jalon critique qui marque la fin du cycle d'approbation. Il est indispensable pour calculer le 'Temps de cycle d'approbation des factures' et identifier les points de blocage liés aux approbateurs.
Source des données :
Déduit du changement de la colonne WFAPPROVAL_STATUS dans la table AP_INVOICES_ALL à 'Manually Approved', 'Workflow Approved', ou un statut d'approbation finale similaire.
Capture
Changement du AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS vers un état approuvé.
Type d'événement
inferred
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Facture créée
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Représente la création initiale d'un enregistrement de facture dans le système, soit par saisie manuelle, numérisation (OCR) ou échange de données informatisé (EDI). Cet événement est capturé lorsqu'un nouvel enregistrement est inséré dans la table principale des factures. | ||
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Pourquoi est-ce important ? :
C'est le début définitif du cycle de vie du traitement des factures. L'analyse du temps écoulé entre cet événement et les suivants révèle les retards en amont et la durée globale du processus.
Source des données :
C'est un event explicite capturé à partir du horodatage de création de l'enregistrement de la facture dans la table AP_INVOICES_ALL, généralement en utilisant la colonne CREATION_DATE.
Capture
Horodatage de création de l'enregistrement dans la table AP_INVOICES_ALL.
Type d'événement
explicit
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Facture validée
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Cette activité marque l'achèvement réussi des contrôles de validation automatisés du système sur les données de la facture, tels que la conformité du format et le rapprochement avec un fournisseur. Elle est capturée par le suivi des modifications dans le champ de statut de validation de la facture. | ||
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Pourquoi est-ce important ? :
Indique que la facture est prête pour un traitement ultérieur, comme le rapprochement ou l'approbation. Des retards avant cette étape suggèrent des problèmes de saisie de données, soutenant ainsi l'analyse du tableau de bord 'Analyse des erreurs de saisie des factures'.
Source des données :
Déduit du changement de la colonne VALIDATION_STATUS dans la table AP_INVOICES_ALL à 'Validated'. Un journal d'audit ou une table d'historique sur ce champ fournit l'horodatage.
Capture
Changement du AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS à 'Validated'.
Type d'événement
inferred
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Paiement compensé
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La dernière activité du processus, confirmant que le paiement a été validé par la banque. Cet event est généralement capturé via les mises à jour de statut d'Oracle Cash Management après rapprochement bancaire. | ||
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Pourquoi est-ce important ? :
C'est la véritable fin du processus complet, fournissant les données les plus précises pour le 'Délai moyen de traitement des factures'. Cela clôture l'ensemble de la transaction financière.
Source des données :
Déduit de la mise à jour du statut de paiement à 'CLEARED' dans la table AP_CHECKS_ALL. La colonne CLEARED_DATE fournit l'horodatage pour cet événement.
Capture
CLEARED_DATE est renseignée dans la table AP_CHECKS_ALL.
Type d'événement
inferred
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Paiement effectué
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Représente le moment où le paiement est créé et émis au fournisseur. Il s'agit d'un événement explicite capturé par la création d'un enregistrement de paiement lié à la facture. | ||
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Pourquoi est-ce important ? :
Un jalon essentiel pour mesurer le 'Taux de paiement dans les délais' et le 'Débit des factures complet'. Il signifie que l'entreprise s'est acquittée de son obligation financière.
Source des données :
C'est un event explicite enregistré par la création d'un enregistrement de liaison dans la table AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. Le ACCOUNTING_DATE ou le CREATION_DATE peut être utilisé comme horodatage.
Capture
Création de l'enregistrement dans AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL liant une facture à un paiement.
Type d'événement
explicit
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Paiement planifié
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Indique le moment où une facture approuvée est intégrée à une demande de processus de paiement (PPR) ou à un lot de paiement, sans être encore réglée. Cet événement est enregistré lors de la finalisation des échéanciers de paiement. | ||
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Pourquoi est-ce important ? :
Cette activité assure la liaison entre l'approbation et le paiement effectif. L'analyse du temps passé à cette étape est indispensablele pour la prévision et la gestion des flux de trésorerie.
Source des données :
Déduit du renseignement du checkrun_id dans la table AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL pour la facture. La date de création du PPR peut servir de horodatage.
Capture
Association d'une facture à une Demande de Traitement des facturess factures fournisseurs factures fournisseursurse Paiement (PPR).
Type d'événement
inferred
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Approbation initiée
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Indique que la facture est entrée dans le workflow d'approbation et a été acheminée vers le premier approbateur. Ceci est déduit d'un changement dans le statut du workflow de la facture. | ||
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Pourquoi est-ce important ? :
Cette activité déclenche le calcul du KPI « Invoice Approval Cycle Time ». Elle aide à distinguer le temps d'attente lié aux data de celui lié à l'approbateur.
Source des données :
Déduit du changement du WFAPPROVAL_STATUS dans la table AP_INVOICES_ALL d'un statut pré-workflow à 'Initiated' ou un état en attente similaire.
Capture
Changement du AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS à 'Initiated'.
Type d'événement
inferred
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Blocage mis en place
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Indique qu'un blocage a été appliqué à la facture, l'empêchant d'être payée. Cet événement est explicitement enregistré lors de la création d'un dossier de blocage associé à la facture, souvent en raison de divergences ou de violations de politique. | ||
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Pourquoi est-ce important ? :
Identifie directement les exceptions de processus et les points de blocage. L'analyse des motifs et durées de blocage est indispensablele pour comprendre et résoudre les problèmes de traitement courants.
Source des données :
Il s'agit d'un événement explicite, enregistré par la création d'une nouvelle entrée dans la table AP_HOLDS_ALL et lié à l'INVOICE_ID spécifique.
Capture
Horodatage de création de l'enregistrement dans la table AP_HOLDS_ALL.
Type d'événement
explicit
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Facture annulée
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Représente la fin du processus de facturation avant paiement. Il s'agit d'une action explicite capturée lorsqu'un utilisateur annule la facture, renseignant une date d'annulation. | ||
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Pourquoi est-ce important ? :
Un état final non abouti pour une facture. L'analyse de la fréquence et des raisons des annulations peut révéler des problèmes en amont dans la gestion des achats ou des fournisseurs.
Source des données :
Déduit du renseignement de la colonne CANCELLED_DATE dans la table AP_INVOICES_ALL. La date elle-même sert de horodatage de l'événement.
Capture
CANCELLED_DATE est renseignée dans la table AP_INVOICES_ALL.
Type d'événement
inferred
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Facture rejetée
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Indique qu'un approbateur a rejeté la facture, interrompant le processus et exigeant généralement une correction et une nouvelle soumission. Cet événement est enregistré comme un changement de statut au sein du workflow d'approbation. | ||
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Pourquoi est-ce important ? :
Met en évidence une boucle de reprises significative dans le processus. L'analyse de la fréquence et des raisons des rejets peut révéler des incompréhensions des politiques ou des problèmes de données systémiques.
Source des données :
Déduit du changement de la colonne WFAPPROVAL_STATUS dans la table AP_INVOICES_ALL à 'Rejected'. Les tables d'historique du workflow peuvent fournir plus de détails.
Capture
Changement du AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS à 'Rejected'.
Type d'événement
inferred
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Paiement anticipé pris
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Un événement calculé indiquant qu'un paiement a été effectué de manière anticipée afin de bénéficier d'un escompte. Il est déterminé en comparant la date de paiement réelle aux conditions d'escompte définies dans l'échéancier de paiement. | ||
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Pourquoi est-ce important ? :
Facilite le tableau de bord 'Réalisation des escomptes pour paiement anticipé'. Il aide à quantifier les avantages financiers d'un processus des comptes fournisseurs efficace et identifie les opportunités manquées.
Source des données :
Calculé en comparant la date de paiement (provenant de AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL) avec les champs de date d'escompte (DISCOUNT_DATE) de la table AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Capture
Comparer la date d'exécution du paiement à la date d'éligibilité à l'escompte.
Type d'événement
calculated
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Rapprochement effectué
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Représente l'action du système ou de l'utilisateur de rapprochement de la facture avec un bon de commande (BC) et/ou un avis de réception de marchandises (GRN). Cet événement est capturé lorsque le statut de rapprochement de la facture est mis à jour. | ||
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Pourquoi est-ce important ? :
Une étape cruciale pour les factures basées sur un bon de commande (BC), impactant directement l'analyse des 'Tendances d'écarts de rapprochement triple'. Les échecs ou retards à ce stade constituent une source majeure de points de blocage du processus.
Source des données :
Déduit de la mise à jour du WFAPPROVAL_STATUS ou d'un champ de statut de rapprochement similaire dans AP_INVOICES_ALL indiquant qu'une tentative de rapprochement a eu lieu.
Capture
Horodatage du changement de statut lié au rapprochement de PO.
Type d'événement
inferred
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Suspension levée
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Marque la résolution d'un problème et la levée d'un blocage, ce qui permet à la facture de poursuivre son processus de paiement. Cet événement est capturé lorsque l'enregistrement de blocage est mis à jour avec les informations de déblocage. | ||
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Pourquoi est-ce important ? :
Mesure le temps nécessaire pour résoudre les écarts. Couplé à l'événement 'Blocage mis en place', cette mesure permet de quantifier la durée et l'impact des reprises et de la gestion des exceptions.
Source des données :
Déduit du renseignement des colonnes RELEASE_LOOKUP_CODE et LAST_UPDATE_DATE dans la table AP_HOLDS_ALL pour un enregistrement de blocage existant.
Capture
Mettre à jour l'horodatage de l'enregistrement AP_HOLDS_ALL avec les détails de la libération.
Type d'événement
inferred
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