Plantilla de Datos: Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar
Su Plantilla de Datos para el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar
- Atributos recomendados para recopilar
- Actividades clave a monitorizar
- Guía de extracción para Oracle Fusion Financials
Atributos de Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Factura
InvoiceId
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El identificador único para cada factura procesada. | ||
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Descripción
'Factura' es el identificador principal del caso, vinculando actividades desde su recepción hasta el pago final. Cada 'InvoiceId' representa una instancia de proceso de extremo a extremo, clave para un análisis completo del recorrido de cada factura en AP. Es la columna vertebral del análisis.
Por qué es importante
Es esencial para el seguimiento del ciclo de vida de cada factura de principio a fin, permitiendo el análisis de variantes de proceso, cuellos de botella y el rendimiento general.
Dónde obtener
Este es típicamente el INVOICE_ID o INVOICE_NUM de la tabla AP_INVOICES_ALL en Oracle Fusion Financials.
Ejemplos
INV-987657334001APO-INV-2023-005
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Hora del evento
EventTime
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El timestamp que indica cuándo ocurrió la actividad. | ||
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Descripción
Este atributo proporciona la fecha y hora exactas para cada actividad en el proceso. Es fundamental para ordenar los eventos cronológicamente y calcular las duraciones entre los pasos. Estos datos permiten el análisis de rendimiento, como la identificación de cuellos de botella mediante la medición de los tiempos de espera, el cálculo de los tiempos de ciclo para etapas específicas (como aprobaciones) y el monitoreo del cumplimiento de los SLA.
Por qué es importante
Es crucial para el cálculo de todas las métricas basadas en tiempo, incluyendo los tiempos de ciclo y los tiempos de espera, que son esenciales para identificar cuellos de botella y medir la eficiencia del proceso.
Dónde obtener
Esto corresponde a fechas de creación, fechas de última actualización o timestamps de eventos específicos en varias tablas de Oracle Fusion (ej., LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE, APPROVAL_DATE).
Ejemplos
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
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Nombre de Actividad
ActivityName
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El nombre del paso de proceso o evento específico que ocurrió. | ||
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Descripción
Este atributo describe un solo paso en el ciclo de vida del procesamiento de facturas, como 'Invoice Created', 'Approval Initiated' o 'Payment Executed'. Al secuenciar estas actividades en el tiempo, las herramientas de Process Mining pueden reconstruir el flujo de proceso de principio a fin para cada factura. El análisis de las actividades ayuda a identificar las rutas más frecuentes, las desviaciones y los bucles de retrabajo dentro del proceso.
Por qué es importante
Constituye el núcleo del mapa de procesos, permitiendo la visualización y el análisis del flujo del proceso, la identificación de desviaciones y la medición del rendimiento específico de cada paso.
Dónde obtener
Esto se deriva típicamente de cambios de estado, tablas de eventos o registros de auditoría dentro de Oracle Fusion Financials. Podría requerir un mapeo desde diversas tablas y campos de origen.
Ejemplos
Factura ValidadaRetención impuestaFactura AprobadaPago Realizado
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Estado de la Factura
InvoiceStatus
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El estado actual o final de la factura. | ||
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Descripción
Indica el estado actual de una factura dentro del proceso, como 'Validada', 'Pendiente de Aprobación', 'Pagada' o 'Cancelada'. Este atributo ofrece una instantánea de la etapa de la factura en su ciclo de vida, lo cual es útil para los dashboards operativos. Analizar el estado final ayuda a comprender los resultados del proceso, como la tasa de facturas canceladas o rechazadas.
Por qué es importante
Permite ver el resultado y estado de la factura rápidamente, analizando las tasas de excepción (ej., cancelaciones) y la eficiencia del proceso.
Dónde obtener
Esto puede derivarse del campo de estado en la tabla AP_INVOICES_ALL o del estado de pago en AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Ejemplos
ValidadoPagadoCanceladaRequiere Revalidación
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Fecha de Pago
PaymentDate
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La fecha en que se realizó el pago de la factura. | ||
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Descripción
Este atributo registra la fecha en la que se realizó el pago. Se utiliza para confirmar la finalización del proceso de Cuentas por Pagar para una factura. Comparar la Fecha de Pago con la Fecha de Vencimiento es fundamental para calcular la tasa de pagos a tiempo y analizar el aprovechamiento de descuentos por pronto pago. Este es un dato clave para la tesorería y la gestión del flujo de caja.
Por qué es importante
Facilita el cálculo de KPI de pagos a tiempo y análisis de descuentos por pago anticipado, impactando la gestión del flujo de caja.
Dónde obtener
Obtenido de tablas de pago como AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, específicamente de un campo como ACCOUNTING_DATE o CHECK_DATE.
Ejemplos
2023-11-132023-12-052024-01-19
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Fecha de Vencimiento
DueDate
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La fecha de vencimiento del pago de la factura. | ||
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Descripción
Fecha límite de pago (según fecha de factura y condiciones) para evitar recargos por mora y mantener buenas relaciones. Es clave para monitorear pagos a tiempo y gestionar el flujo de caja. El KPI 'Tasa de Pagos a Tiempo' se calcula comparando 'Payment Date' con 'Due Date'.
Por qué es importante
Esencial para medir las tasas de pago a tiempo, gestionar el flujo de caja y evitar penalizaciones por pagos tardíos. Es un campo clave para el cumplimiento de la política de pagos.
Dónde obtener
Puede ser un campo directo en una tabla de calendario de pagos (ej., AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL) o calculado en función de INVOICE_DATE y las condiciones de pago.
Ejemplos
2023-11-142023-12-012024-01-19
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Hora de fin
EndTime
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El timestamp de la actividad final para la factura. | ||
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Descripción
Fecha y hora del último evento de la factura (ej. 'Pago Realizado' o 'Cancelada'). Derivada de la 'EventTime' más reciente por 'InvoiceId', es esencial para calcular el tiempo total de procesamiento.
Por qué es importante
Permite el cálculo del tiempo de ciclo total de extremo a extremo para cada factura, un KPI fundamental para medir la eficiencia global del proceso.
Dónde obtener
Este es un atributo calculado, derivado al encontrar el EventTime máximo para cada caso (InvoiceId) en el dataset.
Ejemplos
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
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Importe de la Factura
InvoiceAmount
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El importe total de la factura. | ||
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Descripción
Este atributo representa el importe total adeudado en la factura. Es una métrica fundamental para el análisis financiero y para priorizar facturas. Analizar el importe de la factura puede revelar si las facturas de alto valor se procesan de manera diferente o experimentan más retrasos que las de bajo valor. También es clave para los dashboards relacionados con la previsión de flujo de caja y el análisis de pagos duplicados.
Por qué es importante
Facilita el análisis de impacto financiero: priorización de facturas de alto valor, análisis del tiempo de procesamiento por valor y cálculo del impacto de los retrasos.
Dónde obtener
Obtenido del campo INVOICE_AMOUNT en la tabla AP_INVOICES_ALL.
Ejemplos
5400.50125000.00750.25
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Nombre del Proveedor
VendorName
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El nombre del proveedor que presentó la factura. | ||
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Descripción
Identifica al proveedor asociado con la factura. Esta es una dimensión clave para el análisis, ya que permite segmentar el rendimiento del proceso por proveedor. Por ejemplo, se puede analizar qué proveedores tienen la tasa más alta de retenciones de factura, los tiempos de procesamiento más largos o están más a menudo asociados con discrepancias de conciliación. Esto ayuda a gestionar las relaciones con los proveedores y a identificar problemas sistémicos con proveedores específicos.
Por qué es importante
Permite el análisis del rendimiento por proveedor, ayudando a identificar problemas específicos de ciertos proveedores, como retrasos frecuentes, discrepancias o retenciones.
Dónde obtener
Normalmente se obtiene del campo VENDOR_NAME en las tablas POZ_SUPPLIERS o tablas de proveedores relacionadas, unido a través de VENDOR_ID en AP_INVOICES_ALL.
Ejemplos
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesCompañía de Logística Confiable
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Número de Orden de Compra
PurchaseOrderNumber
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El identificador de la orden de compra asociada a la factura. | ||
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Descripción
El número único de la orden de compra (PO) que autorizó la adquisición de bienes o servicios. Este atributo es fundamental para analizar el proceso de conciliación de tres vías (PO vs. Recepción de Mercancía vs. Factura). Una alta tasa de discrepancias en facturas vinculadas a PO puede indicar problemas en los departamentos de adquisiciones o recepción. El análisis de facturas con y sin PO también puede revelar diferentes comportamientos del proceso.
Por qué es importante
Crucial para analizar el proceso de conciliación de tres vías (3-way matching), identificar discrepancias de conciliación y comprender las diferencias entre facturas con y sin orden de compra (PO).
Dónde obtener
Esta información suele estar disponible al unir tablas de líneas de factura (ej., AP_INVOICE_LINES_ALL) con tablas de PO (ej., PO_HEADERS_ALL).
Ejemplos
PO-10056982347null
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Usuario
User
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El ID de usuario o el nombre de la persona que realizó la actividad. | ||
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Descripción
Identifica al empleado o usuario del sistema responsable de ejecutar un paso de proceso particular. Podría ser el analista de Cuentas por Pagar que introdujo la factura, el gerente que la aprobó o el especialista de pagos que ejecutó el pago. El análisis por usuario ayuda a identificar necesidades de formación, distribución de la carga de trabajo y variaciones de rendimiento entre los miembros del equipo. También es crucial para fines de cumplimiento y auditoría.
Por qué es importante
Permite el análisis de la carga de trabajo, el rendimiento del equipo y la identificación de cuellos de botella individuales u oportunidades de formación. También es vital para fines de auditoría.
Dónde obtener
Obtenido de campos relacionados con el usuario como CREATED_BY o LAST_UPDATED_BY en varias tablas, o de tablas específicas de historial de workflow o aprobación.
Ejemplos
john.doejane.smithap.clerk1
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Aprobador
Approver
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La persona que aprobó la factura para su pago. | ||
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Descripción
Identifica al usuario o gerente que otorgó la aprobación final o una aprobación clave para la factura. Este atributo es esencial para el dashboard de 'Tiempo de Ciclo de Aprobación de Facturas', que segmenta los tiempos de aprobación por aprobador. Analizar estos datos puede revelar cuellos de botella en la jerarquía de aprobación, destacar a individuos con alta carga de trabajo y asegurar el cumplimiento de las políticas de delegación de autoridad.
Por qué es importante
Fundamental para analizar el workflow de aprobación, identificar cuellos de botella causados por aprobadores específicos y auditar el cumplimiento de las políticas de aprobación.
Dónde obtener
Esta información suele almacenarse en las tablas de workflow de Oracle (ej., relacionadas con el motor de gestión de aprobaciones - AME) o en tablas de historial de auditoría.
Ejemplos
s.jonesm.riverad.chen
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Condiciones de Pago
PaymentTerms
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Los términos acordados para el pago de la factura con el proveedor. | ||
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Descripción
Define las condiciones bajo las cuales se debe pagar a un proveedor, como 'Net 30' o '2% 10, Net 30'. Este atributo es la base para calcular la Fecha de Vencimiento de la factura e identificar oportunidades de descuentos por pronto pago. Analizar las condiciones de pago ayuda en la planificación del flujo de caja y es crucial para el dashboard de 'Realización de Descuentos por Pronto Pago' para medir la eficacia con la que la empresa está capturando los descuentos disponibles.
Por qué es importante
Impacta directamente el flujo de caja y la rentabilidad al determinar los cronogramas de pago y la elegibilidad para descuentos por pronto pago.
Dónde obtener
Disponible en las tablas AP_TERMS_TL o AP_TERMS_B, vinculado desde la tabla AP_INVOICES_ALL.
Ejemplos
Neto 30Neto 602% 10, Net 30
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Es Pago a Tiempo
IsOnTimePayment
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Un indicador de si la factura se pagó en o antes de su fecha de vencimiento. | ||
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Descripción
Indica (V/F) si el pago fue puntual (Fecha de Pago ≤ Fecha de Vencimiento). Esencial para el KPI 'Pagos a Tiempo', el cumplimiento de políticas y la gestión de proveedores.
Por qué es importante
Mide directamente el cumplimiento de las condiciones de pago, lo cual es crítico para las relaciones con los proveedores, la planificación financiera y para evitar cargos por mora.
Dónde obtener
Este es un atributo calculado, derivado de otros campos. La lógica es: IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Ejemplos
truefalso
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Es Retrabajo
IsRework
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Un indicador de si la factura ha pasado por retrabajo. | ||
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Descripción
Identifica (V/F) facturas con retrabajo (ej., validación repetida o retroceso de etapa). Clave para la 'Tasa de Retrabajo' y detectar ineficiencias del proceso.
Por qué es importante
Cuantifica retrabajos ineficientes, ayudando a identificar sus causas raíz, excepciones del proceso y el esfuerzo desperdiciado.
Dónde obtener
Este es un atributo calculado. Se deriva al analizar la secuencia de actividades para cada caso para detectar pasos repetidos o movimientos hacia atrás en el flujo del proceso.
Ejemplos
truefalso
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Estado de Conciliación
MatchingStatus
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Indica el resultado del proceso de conciliación de facturas. | ||
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Descripción
Muestra la conciliación de 3 vías (factura, OC, albarán): 'Conciliado', 'Parcialmente' o 'Fallido'. Base del KPI 'Tasa de Fallos en Conciliación de 3 Vías' y dashboard. Ayuda a diagnosticar el ciclo aprovisionamiento-pago.
Por qué es importante
Mide directamente el éxito del proceso de conciliación automatizada, destacando las discrepancias que conducen a retrabajos manuales y retrasos en los pagos.
Dónde obtener
Este estado se encuentra a menudo a nivel de encabezado o línea de factura dentro de tablas como AP_INVOICES_ALL o AP_INVOICE_LINES_ALL.
Ejemplos
ÉxitoFallo - Discrepancia de precioFallo - Discrepancia de cantidadNo Requerido
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Fecha de Factura
InvoiceDate
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La fecha indicada en la factura del proveedor. | ||
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Descripción
Esta es la fecha en que el proveedor emitió la factura. Es el punto de partida para determinar la fecha de vencimiento de pago según las condiciones acordadas. Al comparar la Fecha de Factura con la fecha en que se registró en el sistema (actividad 'Creación de Factura'), se revelan retrasos en la presentación o procesamiento de la factura. Este análisis ayuda a identificar cuellos de botella iniciales que pueden afectar los pagos puntuales y la obtención de descuentos.
Por qué es importante
Base para calcular vencimientos de pago y detectar retrasos entre la emisión de la factura y su entrada en el proceso de AP.
Dónde obtener
Obtenido del campo INVOICE_DATE en la tabla AP_INVOICES_ALL.
Ejemplos
2023-10-152023-11-012023-12-20
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Moneda de la Factura
InvoiceCurrency
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La moneda del importe de la factura. | ||
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Descripción
Moneda de la factura (ej. USD, EUR, GBP). Esencial para análisis con múltiples países o monedas. Proporciona contexto al Monto de la Factura y asegura la correcta interpretación de métricas. Clave para filtrar datos financieros globales.
Por qué es importante
Aporta contexto esencial para el 'Monto de la Factura', permitiendo análisis financieros e informes precisos, clave en operaciones multinacionales.
Dónde obtener
Obtenido del campo INVOICE_CURRENCY_CODE en la tabla AP_INVOICES_ALL.
Ejemplos
USDEURGBPJPY
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Motivo de retención
HoldReason
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El motivo por el que se retuvo una factura. | ||
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Descripción
Cuando se impide que una factura proceda al pago, se le aplica una retención. Este atributo captura el motivo específico de dicha retención, como 'Discrepancia de Precio', 'Discrepancia de Cantidad' o 'Esperando Recepción de Mercancías'. Analizar los motivos de retención es clave para identificar las causas raíz de las interrupciones y retrasos del proceso. Apoya directamente los dashboards que monitorean excepciones y reelaboración.
Por qué es importante
Identifica las causas raíz de los retrasos en los pagos y las excepciones de facturación, proporcionando información útil para la mejora de procesos y la comunicación con proveedores.
Dónde obtener
Obtenido de tablas como AP_HOLDS_ALL, que se vincula a la factura y contiene un motivo o código de retención.
Ejemplos
Discrepancia de PrecioLa cantidad facturada supera la cantidad recibidaFactura Duplicada
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Sistema Origen
SourceSystem
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El sistema del cual se extrajeron los datos. | ||
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Descripción
Este atributo identifica el origen de los datos, que suele ser 'Oracle Fusion Financials' para este proceso. En entornos con múltiples sistemas (ej., un sistema de escaneo OCR independiente), este campo ayuda a distinguir la fuente de los diferentes eventos. Garantiza la trazabilidad de los datos y proporciona contexto, especialmente al integrar datos de varias plataformas.
Por qué es importante
Ofrece contexto clave sobre el origen de los datos, lo que garantiza trazabilidad y facilita la integración desde múltiples sistemas.
Dónde obtener
Este suele ser un valor estático definido durante la configuración de la extracción de datos.
Ejemplos
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
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Tiempo de Procesamiento de Factura
InvoiceProcessingTime
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El tiempo total empleado en procesar una factura de principio a fin. | ||
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Descripción
Esta métrica calculada mide la duración desde el primer evento (ej., 'Invoice Created') hasta el último evento ('EndTime') para cada factura. Es el KPI principal para medir la eficiencia del proceso de principio a fin. Analizar esta duración ayuda a identificar qué tipos de facturas (ej., por proveedor, importe o unidad de negocio) tardan más en procesarse y proporciona una línea base para iniciativas de mejora.
Por qué es importante
Mide directamente la eficiencia de extremo a extremo del proceso de Cuentas por Pagar, ayudando a cuantificar cuellos de botella y a seguir el impacto de los esfuerzos de mejora a lo largo del tiempo.
Dónde obtener
Calculado restando el EventTime más temprano del EventTime más reciente (EndTime) para cada InvoiceId.
Ejemplos
10 días 4 horas35 días y 11 horas5 días y 2 horas
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Última Actualización de Datos
LastUpdateDate
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El timestamp de la última actualización de datos. | ||
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Descripción
Este atributo indica la hora más reciente en que los datos para este proceso fueron extraídos del sistema de origen. Es un campo de metadatos aplicado a todo el dataset durante cada actualización. Esta información es crucial para que los usuarios comprendan la actualidad de los datos y la ventana de tiempo cubierta por el análisis. Garantiza la transparencia y ayuda a interpretar los hallazgos correctamente.
Por qué es importante
Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos, asegurando que comprendan el período cubierto por el análisis y cuándo se realizó la última actualización.
Dónde obtener
Este valor se genera y se registra en el conjunto de datos en el momento de la extracción.
Ejemplos
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
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Unidad de Negocio
BusinessUnit
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La unidad de negocio o unidad operativa responsable de la factura. | ||
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Descripción
Identifica la unidad de negocio, departamento o centro de costes específico que incurrió en el gasto. Esta es una dimensión crítica para el análisis organizacional, permitiendo comparar el rendimiento del proceso entre diferentes áreas de la empresa. Ayuda a identificar si los problemas del proceso, como largos tiempos de aprobación o altas tasas de excepción, se concentran en unidades de negocio específicas, lo que guía los esfuerzos de mejora dirigidos.
Por qué es importante
Permite la evaluación comparativa del rendimiento entre diferentes unidades organizativas, ayudando a identificar cuellos de botella específicos de cada departamento o problemas de cumplimiento normativo.
Dónde obtener
Esta información se encuentra a menudo en la tabla AP_INVOICES_ALL como ORG_ID, que se puede unir con las tablas de organización de Recursos Humanos para obtener el nombre de la unidad de negocio.
Ejemplos
Ventas NorteaméricaOperaciones EuropeasFinanzas Sede Corporativa
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Actividades de Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Factura Aprobada
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Aprobación final de la factura, que la autoriza para el pago. Hito clave inferido de la actualización del estado del workflow a 'aprobado final'. | ||
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Por qué es importante
Hito clave que cierra el ciclo de aprobación. Esencial para calcular el 'Tiempo de Ciclo de Aprobación de Facturas' y detectar cuellos de botella.
Dónde obtener
Se infiere del cambio de la columna WFAPPROVAL_STATUS en la tabla AP_INVOICES_ALL a 'Manually Approved', 'Workflow Approved' o un estado de aprobación final similar.
Capturar
Cambio en AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS a un estado de aprobación.
Tipo de evento
inferred
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Factura Creada
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Creación inicial de una factura en el sistema (manual, OCR o EDI). Se registra al insertar un nuevo registro en la tabla principal de facturas. | ||
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Por qué es importante
Este es el inicio definitivo del ciclo de vida del procesamiento de facturas. Analizar el tiempo desde este evento hasta otros revela retrasos en las etapas previas y la duración total del proceso.
Dónde obtener
Este es un evento explícito capturado a partir del timestamp de creación del registro de la factura en la tabla AP_INVOICES_ALL, típicamente utilizando la columna CREATION_DATE.
Capturar
Fecha y hora de creación del registro en la tabla AP_INVOICES_ALL.
Tipo de evento
explicit
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Factura Validada
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Esta actividad marca la finalización exitosa de las verificaciones de validación automatizadas del sistema sobre los datos de la factura, como la corrección del formato y la correspondencia con un proveedor. Se captura rastreando los cambios en el campo de estado de validación de la factura. | ||
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Por qué es importante
Indica que la factura está lista para su posterior procesamiento, como la conciliación o aprobación. Retrasos antes de este paso sugieren problemas de entrada de datos, lo que apoya el dashboard de 'Análisis de Errores en la Entrada de Datos de Facturas'.
Dónde obtener
Se infiere del cambio de la columna VALIDATION_STATUS en la tabla AP_INVOICES_ALL a 'Validated'. Un registro de auditoría o tabla de historial en este campo proporciona el timestamp.
Capturar
Cambio en AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS a 'Validated'.
Tipo de evento
inferred
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Pago Compensado
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La actividad final del proceso, que confirma que el pago ha sido compensado por el banco. Este evento suele capturarse mediante actualizaciones de estado desde Oracle Cash Management tras la conciliación bancaria. | ||
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Por qué es importante
Este es el fin real del proceso de principio a fin, proporcionando los datos más precisos para el 'Tiempo Promedio de Ciclo de Factura'. Cierra el ciclo completo de la transacción financiera.
Dónde obtener
Se infiere de la actualización del estado de pago a 'CLEARED' en la tabla AP_CHECKS_ALL. La columna CLEARED_DATE proporciona el timestamp para este evento.
Capturar
CLEARED_DATE se rellena en la tabla AP_CHECKS_ALL.
Tipo de evento
inferred
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Pago Programado
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Marca el punto en que una factura aprobada se incluye en una Solicitud de Proceso de Pago (PPR) o un lote de pago, pero aún no se ha pagado. Se registra al finalizar los registros del cronograma de pagos. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad cierra la brecha entre la aprobación y el pago real. Analizar el tiempo dedicado a esta etapa es importante para la previsión y gestión del flujo de caja.
Dónde obtener
Se infiere del checkrun_id que se registra en la tabla AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL para la factura. La fecha de creación de la Solicitud de Proceso de Pago (PPR) puede servir como timestamp.
Capturar
Asociación de la factura con una Solicitud de Proceso de Pago (PPR).
Tipo de evento
inferred
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Pago Realizado
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Creación y emisión del pago al proveedor. Evento explícito capturado al generar un registro de pago vinculado a la factura. | ||
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Por qué es importante
Hito crucial para 'Tasa de Pagos a Tiempo' y 'Rendimiento de Facturas de Extremo a Extremo'. Confirma el cumplimiento de la obligación financiera.
Dónde obtener
Este es un evento explícito registrado por la creación de un registro de enlace en la tabla AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. La ACCOUNTING_DATE o CREATION_DATE pueden usarse como el timestamp.
Capturar
Creación de registro en AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL que vincula una factura a un pago.
Tipo de evento
explicit
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Aprobación Iniciada
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Factura en workflow de aprobación, enviada al primer aprobador. Se infiere de un cambio en el estado de su workflow. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad inicia el conteo para el KPI de 'Tiempo de Ciclo de Aprobación de Facturas'. Ayuda a diferenciar el tiempo de espera por datos del tiempo de espera por el aprobador.
Dónde obtener
Se infiere del cambio del WFAPPROVAL_STATUS en la tabla AP_INVOICES_ALL de un estado previo al workflow a 'Initiated' o un estado pendiente similar.
Capturar
Cambio en AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS a 'Initiated'.
Tipo de evento
inferred
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Conciliación Realizada
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Conciliación de la factura con OC y/o GRN. El evento se captura al actualizar su estado de conciliación. | ||
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Por qué es importante
Paso crucial en facturas PO. Afecta 'Tendencias de Discrepancias en Conciliación a Tres Vías'. Retrasos o fallos: fuente de cuellos de botella.
Dónde obtener
Se infiere de la actualización del WFAPPROVAL_STATUS o de un campo de estado de conciliación similar en AP_INVOICES_ALL que indica que se ha producido un intento de conciliación.
Capturar
Timestamp del cambio de estado relacionado con la conciliación de la Orden de Compra.
Tipo de evento
inferred
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Descuento por Pronto Pago Aplicado
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Evento calculado que indica pago anticipado para descuento. Compara fecha de pago real con términos de descuento del calendario. | ||
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Por qué es importante
Apoya directamente el dashboard de 'Realización de Descuentos por Pronto Pago'. Ayuda a cuantificar los beneficios financieros de un proceso de Cuentas por Pagar eficiente e identifica oportunidades perdidas.
Dónde obtener
Calculado comparando la fecha de pago (de AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL) con los campos de fecha de descuento (DISCOUNT_DATE) en la tabla AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Capturar
Compare la fecha de ejecución del pago con la fecha de elegibilidad para el descuento.
Tipo de evento
calculated
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Factura Cancelada
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Finalización del proceso de factura antes del pago. Acción explícita: el usuario la cancela y se registra la fecha. | ||
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Por qué es importante
Estado final no exitoso de factura. Analizar frecuencia y causas de cancelación puede revelar problemas en gestión de compras o proveedores.
Dónde obtener
Se infiere de que la columna CANCELLED_DATE se registra en la tabla AP_INVOICES_ALL. La fecha en sí sirve como timestamp del evento.
Capturar
CANCELLED_DATE se rellena en la tabla AP_INVOICES_ALL.
Tipo de evento
inferred
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Factura Rechazada
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Indica que un aprobador ha rechazado la factura, deteniendo el proceso y, por lo general, **requiriendo** corrección y reenvío. Esto se registra como un cambio de **estado** dentro del workflow de aprobación. | ||
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Por qué es importante
Destaca un ciclo de reelaboración significativo en el proceso. Analizar la frecuencia y los motivos de rechazo puede revelar malentendidos de políticas o problemas de datos sistémicos.
Dónde obtener
Se infiere del cambio de la columna WFAPPROVAL_STATUS en la tabla AP_INVOICES_ALL a 'Rejected'. Las tablas de historial del workflow pueden ofrecer más detalles.
Capturar
Cambio en AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS a 'Rejected'.
Tipo de evento
inferred
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Retención impuesta
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Indica que se ha aplicado una retención a la factura, impidiendo su pago. Este es un **evento** explícito capturado cuando se crea un registro de retención asociado a la factura, a menudo debido a discrepancias o violaciones de políticas. | ||
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Por qué es importante
Identifica directamente las excepciones y cuellos de botella del proceso. Analizar los motivos y la duración de las retenciones es clave para comprender y resolver problemas comunes de procesamiento.
Dónde obtener
Este es un evento explícito registrado mediante la creación de una nueva entrada en la tabla AP_HOLDS_ALL vinculada al INVOICE_ID específico.
Capturar
Fecha y hora de creación del registro en la tabla AP_HOLDS_ALL.
Tipo de evento
explicit
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Retención liberada
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Indica la resolución de un problema y la eliminación de una retención, permitiendo que la factura avance en el proceso de pago. Esto se registra cuando el registro de retención se actualiza con la información de liberación. | ||
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Por qué es importante
Mide el tiempo necesario para resolver discrepancias. Combinado con 'Hold Placed', este indicador ayuda a cuantificar la duración y el impacto del retrabajo y la gestión de excepciones.
Dónde obtener
Se infiere de las columnas RELEASE_LOOKUP_CODE y LAST_UPDATE_DATE que se registran en la tabla AP_HOLDS_ALL para un registro de retención existente.
Capturar
Actualizar el timestamp en el registro de AP_HOLDS_ALL con los detalles de liberación.
Tipo de evento
inferred
|
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