流程映射软件：类型、符号与示例

什么是流程映射？含义、类型与示例

**流程映射是将流程中的活动、决策和交接按顺序可视化呈现。**它帮助每个人清楚了解工作如何从明确的起点推进到预期结果。

流程映射可以简单到在研讨会上绘制一张流程图，也可以细致到绘制BPMN 2.0流程图。合适的形式取决于您要说明什么、读者是谁，以及流程需要呈现多少细节。本指南将比较九种流程图类型，介绍常见符号，并说明实用的六步绘制方法。

为您熟悉的流程绘制第一张流程图

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为什么需要流程映射？

流程图能让流程步骤和职责一目了然。在变更流程、培训团队或选择系统之前，它有助于发现各方理解不一致之处。

流程图可用于：

• **统一流程认知。**让相关人员围绕相同的步骤顺序、决策和交接达成共识。
• **明确范围。**设定清晰的起点和终点，让分析聚焦于目标流程。
• **明确职责。**标明每项活动由哪个角色、团队或系统执行。
• **发现潜在延误和返工。**检查排队等待、重复步骤、决策不清和不必要的交接。
• **支持培训和入职。**为相关人员提供可视化的流程参考。
• **记录当前状态。**在提出变更之前，记录当前对流程的理解。
• **为系统或组织变更做准备。**识别可能受到影响的步骤、角色和依赖关系。
• **为改进工作明确起点。**借助流程图梳理问题，并确定接下来需要哪些证据。

流程图是有用的流程呈现方式，但不能证明每个案例都遵循相同路径。请与实际执行工作的人员核实。如果您需要了解某条路径出现的频率或步骤耗时，还需要流程数据，而不仅是一张图。

流程映射的符号和标记法是什么？

流程映射符号是一套可视化约定，用于表示活动、决策、事件和流转方向。统一使用符号有助于读者理解流程图，不必猜测每种形状的含义。

基本流程图通常使用以下符号：

符号	常见含义	用途
椭圆或圆角形	起点或终点	表示流程从哪里开始或结束
矩形	活动或任务	表示某个步骤中执行的工作
菱形	决策	表示路径取决于某个条件的位置
箭头	流向	表示步骤之间的顺序
平行四边形	输入或输出	表示进入或离开某个步骤的信息或材料

不同团队和工具采用的约定可能有所不同。如果读者可能对符号有不同理解，请添加简短的图例。

BPMN 2.0提供了一套更规范的元素，用于记录流程行为，包括事件、活动、网关和顺序流。当不同团队需要使用统一标记法，或流程图需要呈现比基本流程图更多的细节时，这套标准会很有用。BPMN元素和标记法可参阅BPMN 2.0指南。

什么是业务流程建模？

业务流程建模是以结构化方式呈现流程，便于理解、分析、沟通或改进。模型可以展示活动、角色、决策、事件及其相互关系。

流程映射和流程建模相关，有时会被混用。本指南中，流程映射指以可视化方式记录流程，流程建模则指以足够的结构和细节呈现流程，以支持分析或其他用途。两者的区别在于目的和细节程度，并非截然分开的两类工作。

模型可以是非正式的，也可以采用BPMN 2.0等标准。使用规范标记法并不能保证流程图准确。您仍需确定范围、听取熟悉流程的人员的意见，并核实最终结果。

流程映射和流程建模有什么区别？

流程映射通常从一个实际问题出发：流程中发生了什么、顺序如何、涉及哪些人？流程建模可以进一步呈现更多细节，例如事件、数据、异常，以及流程元素之间的关系。

方面	流程映射	流程建模
主要目的	让流程更易于理解和讨论	以结构化方式呈现流程，用于分析或其他用途
常见细节	步骤、决策、顺序和职责	可包括事件、数据、异常和更规范的关系
常见形式	流程图、泳道图、SIPOC图、价值流图	BPMN 2.0和其他结构化建模标记法
适用场景	研讨会、统一认知和记录当前状态	详细分析、规范记录和跨团队沟通
单独使用无法确定的事项	流程图是否适用于所有实际案例	模型是否准确或反映实际表现

您可以从简单的流程图开始，再根据读者或用途补充细节。模型并非越详细越好：流程简单时，过多的符号反而会让图更难理解。

如需进一步了解流程建模和流程挖掘如何相辅相成，请阅读流程映射与流程挖掘如何结合。

应该使用哪种流程图？

根据您要回答的问题选择流程图。流程图展示顺序；泳道图明确职责和交接；SIPOC图用于界定流程的大致范围。其他形式则侧重客户价值、项目进度或问题的潜在原因。

1. 流程图

流程图按顺序展示活动和决策。如果您需要快速、清晰地了解步骤数量适中的流程，它是不错的起点。

**适用场景：**说明简单的流程、讨论当前状态，或找出会改变流程路径的决策点。

2. BPMN 2.0流程图

BPMN 2.0流程图采用标准化标记法呈现流程步骤、事件、决策和顺序流。它比基本流程图包含更多细节，同时为读者提供统一的视觉语言。

**适用场景：**需要不同团队都能阅读和讨论的详细标准化模型。ProcessMind使用BPMN 2.0标记法。详情请参阅BPMN 2.0指南。

3. 价值流图

价值流图展示产品、服务或请求如何经过流程，并重点呈现创造客户价值的步骤及步骤之间的耗时。

**适用场景：**希望分析流程、等待时间和价值交付，尤其适用于精益改进项目。请参阅价值流映射指南。

4. SIPOC图

SIPOC是供应方、输入、流程、输出和客户的缩写。该图可概览由谁提供输入、流程产出什么，以及谁接收输出。

**适用场景：**需要商定流程边界，或在记录详细步骤前协调相关方的认知。

5. 泳道图

泳道图将流程划分为多个泳道，每个泳道代表一个角色、团队、部门或系统。步骤体现顺序和职责，跨泳道的连线则让交接一目了然。

**适用场景：**流程涉及多个角色或系统，您需要了解各方职责或工作交接的位置。在BPMN 2.0中，这种结构由Participant和Lane表示。请参阅池和泳道参考。

6. 甘特图

甘特图将活动放在时间轴上，展示计划开始日期、持续时间和依赖关系。它主要用于安排进度，并不详细呈现可重复业务流程的运行方式。

**适用场景：**需要规划和跟踪进度明确、存在依赖关系的项目活动。

7. PERT图

PERT图展示项目活动及其依赖关系，帮助您了解各项工作的先后顺序。它侧重项目规划，而非记录重复发生的运营流程。

**适用场景：**需要了解项目计划中的依赖关系和可能路径。

8. 因果图（鱼骨图）

鱼骨图围绕一个核心问题，按类别整理可能的原因，帮助团队有条理地讨论某种结果可能如何产生。

**适用场景：**正在调查可能的原因，需要在验证之前整理思路。鱼骨图无法证明具体原因。

9. 工作流图

工作流图展示任务和信息如何在流程中流转。这个术语含义较广，因此细节程度和标记法可能各不相同。

**适用场景：**需要实用地呈现任务顺序和交接，但不需要采用更正式的标记法。

流程图类型	参考资料
流程图	概览
BPMN 2.0流程图	概览
价值流图	概览
SIPOC图	概览
泳道图	概览
甘特图	概览
PERT图	概览
鱼骨图	概览
工作流图	概览

您可能还会遇到的其他图表类型

流程工作中还会用到另外三种形式。它们不如上述九种常见，所回答的问题也有所不同：

• **思维导图。**采用放射状布局，在梳理流程结构前收集流程范围相关信息。
• **组织结构图。**展示汇报关系，而非流程顺序；当您需要了解某个步骤由谁负责时很有用。
• **决策树。**以分支形式展示决策背后的规则，可与流程图中的决策节点配合使用。

了解哪种流程图适合您的流程

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什么是泳道流程图？

泳道流程图按负责人、团队或系统划分流程步骤。顺序流展示活动的先后次序，泳道则标明执行方。顺序流从一个泳道进入另一个泳道的位置，就是交接点。

以采购申请为例：

步骤	泳道	交接至
提交申请	申请人	采购员
核查预算并选择供应商	采购员	审批人
审批超出限额的申请	审批人	返回采购员
创建采购订单	采购员	财务
将发票与订单匹配	财务	如有差异，返回采购员

借助这种视图，您可以提出具体问题：工作在哪些角色之间等待？谁负责决策？某个步骤是否应该归入当前泳道？

当流程涉及多个角色或系统，且职责或交接很重要时，可以使用泳道。如果流程只由一个角色处理，简单的流程图可能更易读。如果两个泳道之间从不交互，可以考虑是否将两个独立流程误画在同一张图中。

保持泳道划分标准一致。如果有些泳道代表部门，有些代表个人，还有些代表系统，流程图就会难以理解。流程中的异常路径也应纳入图中，尤其是会影响流程运行方式的情况。只展示预期路径，可能会遗漏最容易引发疑问的案例。

应该使用哪些流程映射软件和工具？

流程映射工具包括白板和便利贴、绘图软件以及BPMN建模工具。选择时应考虑要绘制哪种图、需要多少人审核，以及是否需要长期维护。

如果您要选择业务流程映射软件，而不是通用绘图画布，可以根据以下几点评估。适合团队的流程映射软件，应将流程图与负责人和版本关联，而不只是保存为文件。能够导出BPMN 2.0的业务流程映射工具，还能让流程图成为后续分析的模型，这是静态图表做不到的。

实用的工具应便于您：

• 添加和调整步骤、决策及连接。
• 涉及多个角色时，标明各自职责。
• 与需要审核的人员共享流程图。
• 流程发生变化时，清楚记录版本和负责人。
• 需要跨团队解读图表时，使用统一的标注规范。

流程映射模板可以节省准备时间，但不应限制流程设计。先选择符合图表类型的模板，再根据范围调整标签和结构。流程图模板不能替代SIPOC图，项目进度表也不是流程图。

本页的现有示例可帮助您在选择模板前比较不同格式。如需更规范的绘图环境，了解建模工作空间。ProcessMind还提供流程文档功能，帮助您整理流程信息。

如何用六个步骤绘制流程图？

绘制实用流程图，首先要明确问题和流程边界。与熟悉流程的人员一起完成以下六个步骤，再核实结果并将其作为参考资料分享。

1. **选择流程并明确目的。**说明您希望通过流程图了解什么。例如，明确职责、记录当前状态或分析交接。
2. **设定起点和终点。**定义流程的触发事件和结束结果。明确边界可避免流程图扩展到所有相关活动。
3. **选择合适的图表类型。**简单的顺序可用流程图，涉及角色和交接可用泳道图，商定范围可用SIPOC图，需要标准化的详细模型时可用BPMN 2.0。
4. **向相关人员了解流程步骤。**请实际执行工作的人员说明流程，包括决策、异常、输入和输出。不要只依赖过程文档或管理人员的描述。
5. **绘制并审核流程图。**按顺序排列步骤，清楚标注决策，并统一使用符号。将草稿分享给流程执行者和负责人，询问其中是否有遗漏、表述不清或与实际不符之处。
6. **指定负责人和审核时间。**记录由谁维护流程图，以及何时需要审核。流程变更时及时更新，并将当前版本保存在目标读者能够找到的位置。

首版流程图应聚焦重点。只有在有助于回答目标问题时，才补充更多细节。如果读者必须听完长篇解释才能看懂流程图，请简化布局或澄清标签。

流程映射的局限在哪里？

流程图记录的是某个时间点对流程的理解。它可以说明预期或被描述的步骤顺序，但无法单独展示每条路径出现的频率、案例等待时长，或流程在实际运行中是否符合图示。

当流程频繁变化、异常情况很多或横跨多个系统时，这些局限尤为明显。如果无人负责维护或根据当前实践进行核对，流程图就会过时。即使近期审核过，也可能只描述预期路径，而未涵盖所有实际路径。

流程映射有助于统一认知，并记录人们对流程的理解。如果系统记录了相关事件，流程挖掘便可分析这些记录，展示流程的实际运行方式。将流程图与流程数据进行比较，有助于发现偏差，并确定哪些问题需要进一步调查。

两种方法用途不同。流程图为团队提供可视化参考；流程挖掘则基于记录的事件提供证据。结合使用，有助于让文档与观察到的流程行为保持一致。了解详情，请阅读什么是流程挖掘或如何分析流程。

流程挖掘厂商有时会说，白板研讨会已经过时。我们的看法不同。用纸笔开展讨论，能让大家交流并达成共识，值得投入时间。不过，讨论应聚焦于流程本身；涉及具体细节时，使用系统会更合适。

将一个已绘制流程图的流程与其事件日志进行比较

上传已绘制流程图的流程所对应的事件日志，查看实际记录的案例包含哪些步骤、交接和绕行路径。

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从一个流程和一个问题开始。选择适合读者的图表类型，商定流程边界，并请实际执行工作的人员审核草稿。指定负责人，以便流程变更时有人安排审核。

如果您只需要快速了解流程概况，可以先画流程图。如果职责划分和交接是重点，可以使用泳道图。如果需要符合标准、细节完整的流程图，可以了解BPMN建模工作空间。

流程图可以帮助团队形成共同认识，但不会自动保持更新。了解如何让流程图持续反映实际情况，看看流程数据如何帮助您核对文档中的流程与实际执行情况。