เทมเพลตข้อมูลสำหรับกระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้
เทมเพลตข้อมูลสำหรับกระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้
นี่คือเทมเพลตข้อมูล process mining ทั่วไปสำหรับ การประมวลผลการชำระเงินเจ้าหนี้ หากต้องการคำแนะนำเฉพาะเจาะจง โปรดใช้เทมเพลตสำหรับระบบนั้น.
เลือกระบบที่ต้องการ- โครงสร้างข้อมูลมาตรฐานที่ใช้ได้กับระบบการเงินทุกประเภท
- จุดสำคัญของกิจกรรมที่จำเป็นสำหรับติดตามการชำระเงินตั้งแต่ต้นจนจบ
- รายการแอตทริบิวต์ที่จำเป็นสำหรับวิเคราะห์ผลการดำเนินงานและการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างละเอียด
แอตทริบิวต์ของกระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้
| ชื่อ | คำอธิบาย | ||
|---|---|---|---|
| กิจกรรม Activity | ขั้นตอนหรือการเปลี่ยนสถานะที่เกิดขึ้นในกระบวนการ. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ณ เวลาหนึ่ง และแสดงวงจรชีวิตของใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น สร้างใบแจ้งหนี้ ส่งคำขออนุมัติ ระงับการชำระเงิน หรือออกคำสั่งจ่ายเงิน ใน process mining ฟิลด์นี้ใช้กำหนดโหนดในแผนผังกระบวนการ ซึ่งจำเป็นต่อการแสดงลำดับงานและระบุขั้นตอนที่ใบแจ้งหนี้ผ่านก่อนเคลียร์รายการ. เหตุผลที่สำคัญ ฟิลด์นี้กำหนดลำดับกระบวนการ และจำเป็นต่อการแสดงขั้นตอนต่างๆ ในแผนผังกระบวนการ. แหล่งข้อมูล ดึงข้อมูลได้จากบันทึกธุรกรรม ตารางประวัติการเปลี่ยนสถานะ หรือบันทึกการตรวจสอบในระบบต้นทาง. ตัวอย่าง สร้างใบแจ้งหนี้อนุมัติใบแจ้งหนี้แล้วตั้งค่าระงับการชำระเงินสร้างรอบการจ่ายเงินเคลียร์การชำระเงินแล้ว | |||
| รหัสกรณี CaseId | รหัสเฉพาะของใบแจ้งหนี้ที่กำลังดำเนินการ. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้เป็นคีย์หลักที่ใช้เชื่อมโยงเหตุการณ์ทั้งหมดในกระบวนการเจ้าหนี้การค้า โดยทั่วไปจะใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้ หรือหมายเลขผู้ขายรวมกับหมายเลขใบแจ้งหนี้ เพื่อให้แต่ละรายการในชุดข้อมูลมีรหัสไม่ซ้ำกัน ข้อมูลนี้ช่วยสร้างภาพกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบของใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ นักวิเคราะห์ใช้ฟิลด์นี้แยกธุรกรรมแต่ละรายการออกจากกัน และคำนวณตัวชี้วัดระดับกรณี เช่น ระยะเวลาดำเนินการและจำนวนครั้งที่ต้องทำงานซ้ำ. เหตุผลที่สำคัญ นี่คือหน่วยพื้นฐานที่ใช้วิเคราะห์ด้วย process mining โดยติดตามใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับได้ตั้งแต่รับเอกสารจนถึงชำระเงินเสร็จสิ้น. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปจะอยู่ในตารางส่วนหัวใบแจ้งหนี้หรือสมุดรายการเอกสารหลักของระบบ ERP. ตัวอย่าง INV-2023-0019988776655VEND01-INV500AC-9928120231025-44 | |||
| ระบบต้นทาง SourceSystem | ชื่อแอปพลิเคชันหรือฐานข้อมูลที่เป็นแหล่งที่มาของระเบียน. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุว่าระบบ ERP หรือระบบการเงินใดเป็นผู้สร้างข้อมูล ในองค์กรที่มีระบบซับซ้อน อาจใช้ SAP, Oracle หรือระบบเดิมหลายชุดพร้อมกัน ใช้กรองผลวิเคราะห์ตามระบบ และจัดการข้อมูลซ้ำที่อาจเกิดขึ้นเมื่อหมายเลขใบแจ้งหนี้ไม่ซ้ำกันระหว่างระบบ นอกจากนี้ยังช่วยเปรียบเทียบประสิทธิภาพกระบวนการในสภาพแวดล้อมทางเทคนิคที่แตกต่างกัน. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยแยกชุดข้อมูลจากระบบต่างๆ ในสภาพแวดล้อมที่มีหลายระบบ. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปเป็นข้อความคงที่ที่เพิ่มเข้ามาระหว่างการดึงหรือแปลงข้อมูล. ตัวอย่าง SAP_ECC_NAOracle_Fusion_EUDynamics365_ProdNetSuite_GlobalLegacy_AS400 | |||
| เวลาที่เกิดเหตุการณ์ StartTime | วันและเวลาที่กิจกรรมเกิดขึ้น. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้บันทึกวันและเวลาที่เกิดเหตุการณ์อย่างแม่นยำ ช่วยจัดเรียงกิจกรรมตามลำดับเวลาและคำนวณระยะเวลาระหว่างขั้นตอน ข้อมูลที่ถูกต้องมีความสำคัญต่อการคำนวณระยะเวลาดำเนินการ การระบุคอขวด และการวิเคราะห์ปริมาณงาน ฟิลด์นี้เป็นฐานคำนวณ KPI ด้านเวลา เช่น ระยะเวลาอนุมัติใบแจ้งหนี้ หรือเวลาตั้งแต่รับใบแจ้งหนี้จนถึงชำระเงิน. เหตุผลที่สำคัญ จำเป็นต่อการเรียงเหตุการณ์ตามลำดับเวลาและคำนวณตัวชี้วัดด้านระยะเวลาทั้งหมด. แหล่งข้อมูล ดูได้จากบันทึกระบบ เวลาที่บันทึกธุรกรรม หรือวันที่แก้ไขข้อมูล. ตัวอย่าง 2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-10-16T09:15:00Z2023-11-01T10:00:00Z2023-11-05T16:20:00Z | |||
| อัปเดตข้อมูลล่าสุด LastDataUpdate | วันและเวลาที่ดึงหรือรีเฟรชข้อมูล. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้บอกว่าข้อมูลที่ใช้วิเคราะห์เป็นข้อมูลล่าสุดเพียงใด โดยทั่วไปเป็นฟิลด์เมทาดาทาที่เครื่องมือดึงข้อมูลสร้างขึ้น ไม่ได้อยู่ในระบบต้นทาง นักวิเคราะห์ใช้ข้อมูลนี้ตรวจสอบความล่าช้าของแดชบอร์ด และยืนยันว่าข้อมูลสะท้อนสถานะล่าสุดของกระบวนการทางธุรกิจ โดยเฉพาะเมื่อตรวจสอบปัญหาธุรกรรมล่าสุดที่หายไป. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยตรวจสอบความเป็นปัจจุบันของข้อมูลและระบุปัญหาการซิงโครไนซ์. แหล่งข้อมูล สร้างโดยไปป์ไลน์ ETL หรือตัวเชื่อมต่อข้อมูลขณะดึงข้อมูล. ตัวอย่าง 2023-11-10T23:59:59Z2023-11-11T06:00:00Z2023-11-11T12:00:00Z2023-11-11T18:00:00Z2023-11-12T00:00:00Z | |||
| ชื่อผู้ขาย VendorName | ชื่อผู้จัดหาสินค้าหรือบริการ หรือหน่วยงานที่ออกใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุคู่ค้าภายนอกที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม โดยมักเชื่อมโยงกับระเบียนข้อมูลหลักซึ่งมีรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น เงื่อนไขการชำระเงินและข้อมูลธนาคาร การวิเคราะห์ข้อมูลนี้ช่วยระบุผู้ขายที่ทำให้เกิดข้อยกเว้นในกระบวนการบ่อยครั้ง เช่น ราคาไม่ตรงหรือข้อมูลไม่ครบ และคำนวณระยะเวลาดำเนินการกับอัตราการทำงานซ้ำแยกตามผู้ขายได้. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยเปรียบเทียบประสิทธิภาพของกระบวนการตามผู้ขาย เพื่อระบุความสัมพันธ์กับผู้ขายที่มีปัญหา. แหล่งข้อมูล ดูได้จากส่วนหัวใบแจ้งหนี้ หรือเชื่อมตารางผู้ขายหลักเข้าด้วยกัน. ตัวอย่าง Acme CorpGlobal Services LtdOffice Supplies CoTech Solutions IncLogistics Partners | |||
| มูลค่าใบแจ้งหนี้ InvoiceAmount | มูลค่ารวมของใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้แสดงยอดรวมของใบแจ้งหนี้ที่ต้องชำระ โดยปกติจะบันทึกเป็นสกุลเงินของเอกสาร และอาจต้องแปลงสกุลเงินเมื่อนำไปรวมในรายงาน ข้อมูลนี้สำคัญต่อการวิเคราะห์ผลกระทบทางการเงิน ช่วยให้ผู้ใช้จัดลำดับความสำคัญของการปรับปรุงกระบวนการตามผลกระทบต่อเงินทุนหมุนเวียน ไม่ใช่ดูเพียงจำนวนกรณี ใบแจ้งหนี้มูลค่าสูงอาจผ่านเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่ต่างจากรายการมูลค่าต่ำ. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์มูลค่าความสูญเปล่าในกระบวนการและผลกระทบต่อเงินทุนหมุนเวียน. แหล่งข้อมูล ดูได้จากตารางส่วนหัวใบแจ้งหนี้ โดยมักใช้ชื่อยอดรวมก่อนหักหรือยอดรวมทั้งหมด. ตัวอย่าง 1500.00250.5010000.0045.99500000.00 | |||
| วันครบกำหนดชำระ DueDate | วันที่ต้องชำระเงินตามสัญญา. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุกำหนดเวลาชำระเงินให้ผู้ขาย โดยปกติระบบจะคำนวณจากวันที่ฐานบวกจำนวนวันตามเงื่อนไขการชำระเงิน เมื่อนำวันที่ชำระเงินจริงมาเปรียบเทียบกับวันที่นี้ จะคำนวณอัตราการชำระตรงเวลาและตัวชี้วัดการชำระล่าช้าได้ ข้อมูลนี้สำคัญต่อการบริหารกระแสเงินสดและช่วยหลีกเลี่ยงค่าปรับหรือผลกระทบต่อความสัมพันธ์กับผู้ขาย. เหตุผลที่สำคัญ จำเป็นต่อการคำนวณอัตราการชำระตรงเวลาและจัดการค่าปรับกรณีชำระล่าช้า. แหล่งข้อมูล ดูได้จากส่วนหัวใบแจ้งหนี้หรือตารางกำหนดการชำระเงิน. ตัวอย่าง 2023-10-312023-11-152023-11-302023-12-012023-12-15 | |||
| วันที่ชำระเงิน PaymentDate | วันที่ดำเนินการชำระเงินจริงหรือวันที่เคลียร์รายการ. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้บันทึกวันที่โอนเงินหรือวันที่ออกเช็ค ในบางระบบ วันที่นี้อาจต่างจากวันที่เคลียร์รายการ ซึ่งเป็นวันที่ธนาคารดำเนินการธุรกรรม วันที่นี้เป็นจุดสิ้นสุดของหนี้เจ้าหนี้การค้าสำหรับใบแจ้งหนี้นั้น นักวิเคราะห์ใช้คำนวณระยะเวลาดำเนินการทั้งหมด และตรวจสอบว่าได้รับส่วนลดจากการชำระเงินก่อนกำหนดหรือไม่. เหตุผลที่สำคัญ ใช้ระบุว่ากระบวนการเสร็จสิ้นแล้ว และตรวจสอบการได้รับส่วนลด. แหล่งข้อมูล ดูได้จากตารางเอกสารการชำระเงินหรือเอกสารเคลียร์รายการที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้. ตัวอย่าง 2023-10-282023-11-142023-11-282023-12-052023-12-10 | |||
| วันที่ในใบแจ้งหนี้ InvoiceDate | วันที่ผู้ขายออกใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้แสดงวันที่บนเอกสารใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารกระดาษหรือดิจิทัล ซึ่งต่างจากวันที่บันทึกหรือวันที่ลงรายการในระบบ วันที่นี้ใช้เป็นจุดเริ่มต้นในการคำนวณอายุของใบแจ้งหนี้ และมักใช้เป็นฐานคำนวณวันครบกำหนดชำระตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน นอกจากนี้ยังจำเป็นต่อการวิเคราะห์ช่วงเวลาระหว่างวันที่ออกใบแจ้งหนี้กับวันที่ได้รับหรือบันทึกใบแจ้งหนี้. เหตุผลที่สำคัญ ใช้เป็นฐานคำนวณอายุใบแจ้งหนี้และตรวจสอบการปฏิบัติตามเงื่อนไขการชำระเงิน. แหล่งข้อมูล ดูได้จากส่วนหัวใบแจ้งหนี้ ซึ่งระบุวันที่บนเอกสาร. ตัวอย่าง 2023-10-012023-10-102023-10-152023-10-202023-10-31 | |||
| หมายเลขใบสั่งซื้อ PurchaseOrderNumber | หมายเลขอ้างอิงของใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้เชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับกระบวนการจัดซื้อ หากมีข้อมูล แสดงว่าใบแจ้งหนี้อ้างอิงใบสั่งซื้อ และโดยทั่วไปจะผ่านการจับคู่แบบ 2 ทางหรือ 3 ทาง ใช้คำนวณสัดส่วนใบแจ้งหนี้ที่มีและไม่มีใบสั่งซื้อ ความคลาดเคลื่อนระหว่างข้อมูลใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้มักทำให้เกิดการระงับการชำระเงินและต้องทำงานซ้ำ. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์ประสิทธิภาพการจับคู่ใบสั่งซื้อ และแยกกระบวนการที่มีใบสั่งซื้อออกจากกระบวนการที่ไม่มี. แหล่งข้อมูล ดูได้จากส่วนหัวใบแจ้งหนี้หรือตารางรายการสินค้า. ตัวอย่าง PO-450001450009922P100200ORD-5521PUR-2023-88 | |||
| เงื่อนไขการชำระเงิน PaymentTerms | รหัสหรือคำอธิบายที่ระบุระยะเวลาชำระเงินและส่วนลดที่ตกลงกัน. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินตามสัญญา เช่น Net 30 หรือ 2/10 Net 30 ซึ่งระบุวันครบกำหนดชำระและส่วนลดกรณีชำระก่อนกำหนด การวิเคราะห์ฟิลด์นี้ช่วยให้องค์กรบริหารกระแสเงินสดได้ดีขึ้น โดยไม่ชำระเร็วเกินไปจนเสียเงินทุนหมุนเวียน หรือช้าเกินไปจนต้องเสียค่าปรับ พร้อมทั้งใช้ประโยชน์จากส่วนลดให้ได้มากที่สุด. เหตุผลที่สำคัญ กำหนดหลักเกณฑ์วันครบกำหนดและส่วนลด ซึ่งจำเป็นต่อการบริหารกระแสเงินสด. แหล่งข้อมูล ดูได้จากส่วนหัวใบแจ้งหนี้ โดยมักรับค่ามาจากข้อมูลหลักของผู้ขาย. ตัวอย่าง NT302/10 Net 30IMMEDIATEZ001Net 60 | |||
| ประเภทเอกสาร DocumentType | การจัดประเภทเอกสารใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้จัดหมวดหมู่ธุรกรรม เช่น ใบแจ้งหนี้ทั่วไป ใบลดหนี้ เงินจ่ายล่วงหน้า หรือรายการเรียกเก็บเพิ่มเติม เอกสารแต่ละประเภทอาจใช้กฎเวิร์กโฟลว์ต่างกัน การเข้าใจสัดส่วนของเอกสารแต่ละประเภทช่วยให้ตีความตัวชี้วัดกระบวนการได้ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ใบลดหนี้มักมีลำดับงานย้อนกลับหรือเส้นทางอนุมัติเฉพาะ ซึ่งอาจทำให้ระยะเวลาดำเนินการเฉลี่ยคลาดเคลื่อนหากไม่แยกวิเคราะห์. เหตุผลที่สำคัญ ใช้แยกใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้ และเอกสารทางการเงินประเภทอื่นๆ. แหล่งข้อมูล ดูได้จากตารางส่วนหัวใบแจ้งหนี้. ตัวอย่าง ใบแจ้งหนี้ทั่วไปใบลดหนี้เงินจ่ายล่วงหน้าใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อใบแจ้งหนี้ประจำ | |||
| ผู้ใช้ User | รหัสของบุคคลหรือบัญชีระบบที่ดำเนินกิจกรรม. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้บันทึกผู้ที่ดำเนินการในขั้นตอนนั้น โดยแยกผู้ใช้ที่เป็นบุคคลออกจากระบบอัตโนมัติ เช่น บอตหรืองานประมวลผลแบบกลุ่มได้ ใช้คำนวณอัตราการทำงานอัตโนมัติ (อัตราการดำเนินการโดยไม่ต้องทำด้วยตนเอง) และวิเคราะห์การแบ่งแยกหน้าที่ตามข้อกำหนด นอกจากนี้ยังช่วยระบุความต้องการในการฝึกอบรม หากผู้ใช้บางรายทำให้เกิดงานซ้ำหรือข้อผิดพลาดอยู่บ่อยครั้ง. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์การแบ่งแยกหน้าที่และคำนวณอัตราการทำงานอัตโนมัติ. แหล่งข้อมูล ดูได้จากบันทึกธุรกรรมหรือบันทึกการตรวจสอบของระบบ. ตัวอย่าง JSMITHSYSTEM_BATCHK_DOEAP_BOT_01WORKFLOW_SYS | |||
| รหัสบริษัท CompanyCode | รหัสนิติบุคคลหรือบริษัทย่อย. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ใช้แยกข้อมูลตามหน่วยงาน เช่น บริษัทย่อย ประเทศ หรือนิติบุคคล เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่ดำเนินงานในหลายภูมิภาค ช่วยเปรียบเทียบผลการดำเนินงานระหว่างหน่วยธุรกิจต่างๆ กระบวนการอาจแตกต่างกันในแต่ละรหัสบริษัท เนื่องจากข้อกำหนดในท้องถิ่นหรือระดับความพร้อมในการปฏิบัติงานที่ไม่เท่ากัน. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยเปรียบเทียบและกรองข้อมูลระหว่างหน่วยงานต่างๆ. แหล่งข้อมูล ดูได้จากตารางส่วนหัวใบแจ้งหนี้. ตัวอย่าง US01DE0110002000UK_OPS | |||
| เหตุผลที่ระงับการชำระเงิน PaymentBlockReason | รหัสหรือเหตุผลที่ระงับการชำระเงินของใบแจ้งหนี้. | ||
| คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุสาเหตุที่ทำให้ชำระใบแจ้งหนี้ไม่ได้ เช่น ราคาคลาดเคลื่อน จำนวนไม่ตรง หรือไม่มีหลักฐานรับสินค้า เป็นตัวชี้วัดสำคัญที่บอกถึงปัญหาในกระบวนการ การวิเคราะห์ความถี่และระยะเวลาของเหตุผลที่ระงับการชำระเงินช่วยระบุต้นตอของความล่าช้าได้ การลดการระงับเหล่านี้มักเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการเพิ่มอัตราการประมวลผลโดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยระบุสาเหตุของปัญหาในกระบวนการและความล่าช้าในการชำระเงิน. แหล่งข้อมูล ดูได้จากส่วนหัวใบแจ้งหนี้หรือตารางรายการสินค้า. ตัวอย่าง ราคาคลาดเคลื่อนจำนวนคลาดเคลื่อนไม่มีหลักฐานรับสินค้าระงับด้วยตนเองต้องตรวจสอบ | |||
กิจกรรมในกระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้
| กิจกรรม | คำอธิบาย | ||
|---|---|---|---|
| จับคู่ใบแจ้งหนี้กับ PO แล้ว | เชื่อมโยงรายการในใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อหรือใบรับสินค้าที่เกี่ยวข้องได้สำเร็จ ขั้นตอนตรวจสอบนี้ยืนยันว่ามีการสั่งซื้อและรับสินค้าแล้วก่อนดำเนินการชำระเงิน. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ จำเป็นต่อการวัดสัดส่วนรายการที่ดำเนินการโดยไม่ต้องทำด้วยตนเองและประสิทธิภาพของการจับคู่สามทาง. แหล่งข้อมูล ดูได้จากตารางประวัติใบสั่งซื้อ หรือระบุจากการเปลี่ยนสถานะที่แสดงว่าจับคู่สำเร็จ. บันทึก ติดตามเหตุการณ์ที่เชื่อมโยงรายการใบแจ้งหนี้กับรายการ PO ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| บันทึกใบแจ้งหนี้ลงบัญชีแยกประเภท | บันทึกรายการทางการเงินลงในบัญชีแยกประเภททั่วไป การดำเนินการนี้สร้างหนี้สินอย่างเป็นทางการในระบบบัญชี. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ เป็นจุดที่ไม่สามารถย้อนกลับรายการทางการเงินได้ และทำให้ยอดคงเหลือของผู้ขายเปลี่ยนแปลง. แหล่งข้อมูล ดูได้จากตารางรายการบัญชีแยกประเภททั่วไป หรือจากการกำหนดวันที่บันทึกบัญชี. บันทึก ดึงวันที่บันทึกบัญชีหรือเวลาที่ลงรายการจากตารางบัญชีแยกประเภททั่วไป ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| ระงับการชำระเงิน | ระงับใบแจ้งหนี้ไม่ให้รวมอยู่ในรอบการชำระเงิน อาจดำเนินการด้วยตนเองเมื่อมีข้อพิพาท หรือระงับโดยอัตโนมัติเมื่อพบค่าคลาดเคลื่อน. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ การหยุดกระบวนการส่งผลโดยตรงต่ออัตราการชำระเงินตรงเวลาและความสัมพันธ์กับผู้ขาย. แหล่งข้อมูล ระบุได้จากการติดตามการเปลี่ยนแปลงฟิลด์ระงับการชำระเงินหรือสถานะระงับ. บันทึก ติดตามการอัปเดตที่ตั้งค่า Payment Block หรือ On Hold เป็น true ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| ส่งการชำระเงินแล้ว | สร้างเครื่องมือชำระเงิน เช่น พิมพ์เช็ค โอนเงินผ่านธนาคาร หรือสร้างไฟล์ EFT การดำเนินการนี้ลดยอดหนี้คงค้างในบัญชีผู้ขาย. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ เป็นจุดสิ้นสุดที่ชัดเจนของกระบวนการเจ้าหนี้การค้าภายในสำหรับใบแจ้งหนี้รายการนั้น. แหล่งข้อมูล บันทึกเมื่อสร้างเอกสารการชำระเงิน หรือเมื่อสถานะการชำระเงินเปลี่ยนเป็น Sent. บันทึก ดึงเวลาที่สร้างเอกสารการชำระเงินซึ่งเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| สร้างใบแจ้งหนี้ | บันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้จากผู้ขายลงในระบบ ERP เป็นครั้งแรก เหตุการณ์นี้เป็นจุดเริ่มต้นของวงจรดิจิทัลสำหรับหนี้สิน ไม่ว่าจะป้อนข้อมูลด้วยตนเองหรือนำเข้าผ่านระบบเชื่อมต่อ. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ ใช้เป็นเวลาตั้งต้นในการคำนวณระยะเวลารวมของกระบวนการเจ้าหนี้การค้า. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปดูได้จากเวลาที่สร้างรายการในตารางส่วนหัวใบแจ้งหนี้ หรือรายการแรกในบันทึกการเปลี่ยนแปลงเอกสาร. บันทึก ดึงเวลาที่สร้างระเบียนส่วนหัวใบแจ้งหนี้ ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| อนุมัติใบแจ้งหนี้แล้ว | การอนุมัติขั้นสุดท้ายจากผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมายหรือจากกฎของระบบ ขั้นตอนนี้ทำให้ใบแจ้งหนี้พร้อมบันทึกบัญชีและดำเนินการชำระเงินต่อ. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ หมุดหมายสำคัญที่สิ้นสุดรอบการอนุมัติ และโดยทั่วไปจะปล่อยใบแจ้งหนี้ให้ชำระเงินได้. แหล่งข้อมูล บันทึกไว้ในตารางประวัติเวิร์กโฟลว์เมื่อดำเนินการอนุมัติขั้นสุดท้าย. บันทึก ดึงเวลาที่อนุมัติขั้นสุดท้ายจากบันทึกเวิร์กโฟลว์ ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| เคลียร์การชำระเงินแล้ว | ธนาคารยืนยันว่าโอนเงินสำเร็จแล้ว และมีการกระทบยอดกับรายการเดินบัญชีธนาคารในระบบ. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ ยืนยันผลกระทบต่อกระแสเงินสดและปิดรายการธุรกรรมทางการเงิน. แหล่งข้อมูล ดูได้จากตารางกระทบยอดธนาคาร หรือเมื่อสถานะการชำระเงินเปลี่ยนเป็น Cleared. บันทึก ระบุเวลาที่บันทึกวันที่เคลียร์การชำระเงินในระเบียนการชำระเงิน ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| จับคู่ใบแจ้งหนี้ไม่สำเร็จ | ข้อผิดพลาดในการตรวจสอบที่เกิดขึ้นเมื่อรายละเอียดใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกับใบสั่งซื้อหรือใบรับสินค้าตามค่าความคลาดเคลื่อนที่กำหนด โดยปกติจะทำให้เริ่มเวิร์กโฟลว์จัดการข้อยกเว้น. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ ช่วยระบุสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาในกระบวนการ เช่น ราคาไม่ตรงหรือจำนวนไม่ตรงกัน. แหล่งข้อมูล มักอนุมานได้จากบันทึกข้อผิดพลาด รหัสระงับเฉพาะ หรือสถานะที่ระบุว่ามีค่าคลาดเคลื่อน. บันทึก อนุมานจากการใช้รหัสระงับที่ระบุค่าคลาดเคลื่อนหรือข้อความแสดงข้อผิดพลาด ประเภทเหตุการณ์ inferred | |||
| ยกเลิกการระงับการชำระเงิน | ยกเลิกการระงับที่ตั้งไว้ก่อนหน้า ทำให้ใบแจ้งหนี้มีสิทธิ์ได้รับเลือกเพื่อชำระเงิน โดยทั่วไปหมายถึงข้อพิพาทหรือค่าคลาดเคลื่อนได้รับการแก้ไขแล้ว. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ แสดงว่าจัดการข้อยกเว้นสำเร็จและกระบวนการกลับมาดำเนินตามเส้นทางปกติ. แหล่งข้อมูล บันทึกเมื่อเคลียร์ฟิลด์ระงับการชำระเงิน หรือเปลี่ยนสถานะระงับเป็น active. บันทึก ติดตามการอัปเดตที่เปลี่ยน Payment Block หรือ On Hold เป็น null หรือ false ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| ยกเลิกใบแจ้งหนี้ | ยกเลิกหรือกลับรายการใบแจ้งหนี้ ทำให้กระบวนการสิ้นสุดโดยไม่มีการชำระเงิน โดยทั่วไปเกิดจากการบันทึกซ้ำหรือข้อผิดพลาดสำคัญ. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ การติดตามรายการยกเลิกช่วยระบุปัญหาที่เกิดขึ้นในขั้นตอนก่อนหน้าและงานที่สูญเปล่า. แหล่งข้อมูล บันทึกเมื่อสถานะเอกสารเปลี่ยนเป็น Voided หรือมีการเชื่อมโยงเอกสารกลับรายการ. บันทึก ติดตามการเปลี่ยนสถานะเป็น Voided หรือการสร้างรายการกลับรายการ ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| เลยวันครบกำหนดชำระใบแจ้งหนี้ | เหตุการณ์ที่คำนวณขึ้นเมื่อวันที่ปัจจุบันเลยวันครบกำหนดสุทธิของใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ ระบบจะระบุใบแจ้งหนี้ว่าเกินกำหนด. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ สำคัญต่อการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการชำระเงินตรงเวลาและค่าปรับที่อาจเกิดขึ้น. แหล่งข้อมูล คำนวณโดยเปรียบเทียบวันครบกำหนดของใบแจ้งหนี้กับวันที่ชำระเงินหรือวันที่ปัจจุบัน. บันทึก คำนวณเมื่อวันครบกำหนดน้อยกว่าเวลาปัจจุบันสำหรับรายการที่ยังเปิดอยู่ ประเภทเหตุการณ์ calculated | |||
| ส่งคำขออนุมัติใบแจ้งหนี้ | ส่งใบแจ้งหนี้เข้าสู่ระบบเวิร์กโฟลว์เพื่อขออนุมัติจากผู้บริหาร เป็นจุดเปลี่ยนจากการป้อนและตรวจสอบข้อมูลเข้าสู่ขั้นตอนอนุมัติ. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ ช่วยแยกเวลาประมวลผลทางเทคนิคออกจากเวลาที่ใช้ตัดสินใจของผู้บริหารในรอบการทำงาน. แหล่งข้อมูล บันทึกจากประวัติเวิร์กโฟลว์เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น Pending Approval หรือสถานะที่มีความหมายใกล้เคียงกัน. บันทึก ระบุเหตุการณ์เริ่มเวิร์กโฟลว์ในตารางประวัติการอนุมัติ ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| สร้างข้อเสนอการชำระเงิน | เลือกใบแจ้งหนี้เข้าเป็นชุดการชำระเงินหรือสมุดรายวันเบื้องต้น แสดงว่าตั้งใจจะชำระเงินและกันใบแจ้งหนี้ออกจากรอบการชำระเงินอื่น. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ เป็นจุดเริ่มต้นของขั้นตอนดำเนินการชำระเงิน และช่วยวิเคราะห์ประสิทธิภาพของชุดการชำระเงิน. แหล่งข้อมูล บันทึกเมื่อเชื่อมใบแจ้งหนี้กับส่วนหัวข้อเสนอการชำระเงินหรือรายการในสมุดรายวันการชำระเงิน. บันทึก ระบุเวลาที่เพิ่มรหัสใบแจ้งหนี้ลงในตารางข้อเสนอรอบการชำระเงิน ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
| อัปเดตข้อมูลใบแจ้งหนี้ | การแก้ไขส่วนหัวหรือรายการสินค้าในใบแจ้งหนี้หลังจากสร้างครั้งแรก หากเกิดบ่อยอาจบ่งชี้ว่าต้องแก้ไขงานด้วยตนเอง มีข้อผิดพลาดจากการดึงข้อมูล OCR หรือข้อมูลหลักไม่ถูกต้อง. | ||
| เหตุผลที่สำคัญ การอัปเดตที่เกิดขึ้นบ่อยบ่งชี้ว่ากระบวนการไม่มีประสิทธิภาพและมีโอกาสปรับปรุงระบบอัตโนมัติ. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปบันทึกไว้ในบันทึกการเปลี่ยนแปลงของระบบหรือประวัติการตรวจสอบที่เชื่อมโยงกับรายการใบแจ้งหนี้. บันทึก ระบุการอัปเดตฟิลด์เฉพาะ เช่น Amount, Vendor หรือ Date ในบันทึกการตรวจสอบ ประเภทเหตุการณ์ explicit | |||
คู่มือการดึงข้อมูล
วิธีดึงข้อมูลแตกต่างกันไปตามระบบ หากต้องการคำแนะนำโดยละเอียด
พร้อมเริ่มต้นหรือยัง?
คุณเริ่มโครงการได้ทันทีโดยใช้โครงสร้างทั่วไปนี้ หรือเลือกคู่มือเฉพาะระบบเพื่อดูวิธีดึงข้อมูลจากแอปพลิเคชันธุรกิจที่คุณใช้.
ปรับปรุงกระบวนการเจ้าหนี้ได้ตั้งแต่วันนี้
เห็นคอขวดได้ชัดเจนและใช้ส่วนลดจากการชำระเงินล่วงหน้าได้มากขึ้น
ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ตั้งค่าเสร็จภายในไม่กี่นาที