UiPath Process Mining a ProcessMind: które rozwiązanie pasuje do zespołu?

UiPath Process Mining może być częścią szerszej platformy automatyzacji. ProcessMind to obszar roboczy, w którym architektura procesów i dane z process mining są ze sobą powiązane. Obejmuje process mining, modelowanie BPMN i symulację. Wybór zależy od tego, czego potrzebują Państwo od analizy procesów: informacji wspierających automatyzację w używanym już środowisku UiPath czy wspólnego sposobu rozumienia i ulepszania procesów w różnych zespołach i systemach. Porównując pakiet z samodzielnym narzędziem, warto oszacować liczbę potrzebnych licencji i funkcji, a następnie zestawić roczne koszty.

Krótka odpowiedź

Wybierzcie UiPath, jeśli organizacja już korzysta z UiPath RPA i chce prowadzić process mining w tym samym ekosystemie. Task mining może również rejestrować aktywność na komputerze, której nie widać w serwerowych dziennikach zdarzeń.

Wybierzcie ProcessMind, jeśli potrzebują Państwo wspólnego miejsca do analizy, modelowania i symulacji procesów bez wdrażania platformy automatyzacji. ProcessMind publikuje ceny za licencję. Żadne z rozwiązań nie jest z góry tańsze. Koszt zależy od liczby licencji, potrzebnych funkcji i zakresu wykorzystania pozostałych elementów platformy.

Czym właściwie są te platformy?

UiPath Process Mining

UiPath przedstawia process mining jako sposób na zrozumienie przebiegu procesów i wsparcie automatyzacji. Uzupełniają go task mining, który rejestruje aktywność na komputerze, oraz analiza komunikacji. UiPath opisuje też integrację z funkcjami automatyzacji, w tym orkiestracją w UiPath Maestro.

Dokumentacja UiPath opisuje natywne ekstraktory dla SAP, Oracle, Salesforce, ServiceNow i Workday. Zawiera też informacje o maskowaniu danych osobowych (PII) w danych z task mining. Te funkcje mogą mieć znaczenie, jeśli chcą Państwo analizować te systemy lub rejestrować aktywność na komputerze w środowisku UiPath. Wyniki analizy mogą wspierać automatyzację w tym ekosystemie, a to połączenie stanowi istotną część wartości całego pakietu.

ProcessMind

ProcessMind łączy process mining, modelowanie BPMN i symulację „co, jeśli” w jednym obszarze roboczym. Można analizować dzienniki zdarzeń wyeksportowane z systemów, porównywać rzeczywisty przebieg procesu z modelem i sprawdzać proponowane zmiany. Korzystanie z platformy automatyzacji nie jest konieczne.

Platforma zapewnia właścicielom procesów, analitykom i zespołom operacyjnym wspólny obraz tego, jak przebiega praca. Można zacząć od wyeksportowanych danych, a następnie dokumentować i doskonalić proces w tym samym obszarze roboczym.

Porównanie funkcji

Poniższe informacje o UiPath pochodzą z materiałów produktowych tej firmy. Nie są wynikiem bezpośredniego testu porównawczego obu platform na tych samych danych.

Ceny i czas do uzyskania efektów

UiPath oferuje plan Community oraz płatne plany. Na stronie z cennikiem podano, że ceny niektórych planów ustala się dla konkretnego zakresu. Aktualne ceny i warunki warto sprawdzić bezpośrednio w UiPath. Całkowity koszt zależy od pakietu, sposobu wdrożenia i potrzebnych funkcji.

ProcessMind publikuje trzy plany z ceną za licencję: Foundation, Architecture i Intelligence. W ramach subskrypcji na każdą licencję Architecture lub Intelligence przypada dziesięć bezpłatnych licencji do przeglądania w portalu. SSO jest dostępne w każdym planie. Można też skorzystać z 14-dniowego okresu próbnego. Aktualne ceny w Państwa walucie podano na stronie cennika ProcessMind.

Aby porównać koszty, należy przyjąć ten sam zakres i okres:

1. Policzcie licencje. Oddzielcie osoby, które tworzą analizy lub modele, od tych, które tylko przeglądają wyniki.
2. Wypiszcie potrzebne funkcje. Uwzględnijcie pozyskiwanie danych, task mining, modelowanie, zarządzanie procesami i symulację, jeśli mają zastosowanie.
3. Oszacujcie koszt roczny. Pomnóżcie ceny za licencję przez liczbę licencji i miesięcy. W przypadku platformy wycenianej indywidualnie poproście o ofertę dla tego samego zakresu i okresu.
4. Uwzględnijcie wdrożenie i bieżącą obsługę. Weźcie pod uwagę przygotowanie danych, administrację i czas potrzebny zespołowi na utrzymanie analizy.

Jeśli planują Państwo korzystać z process mining, ale nie z task mining ani innych funkcji automatyzacji, w porównaniu należy uwzględnić tylko licencje i funkcje potrzebne do tej pracy. Jeśli zespół korzysta już z szerszej platformy UiPath, warto uwzględnić korzyści z prowadzenia analizy w tym środowisku. Następnie należy porównać roczny koszt dla tej samej liczby osób i tego samego zakresu prac.

Takie porównanie jest bardziej miarodajne niż zestawienie ceny pakietu z ceną katalogową samodzielnego narzędzia. Pakiet może się sprawdzić, jeśli już korzystają Państwo z jego szerszych funkcji. Samodzielne narzędzie może być lepszym wyborem, gdy najważniejsza jest analiza procesów. Nie twierdzimy, że ProcessMind kosztuje mniej niż UiPath. Warto porównać rzeczywisty zakres i ofertę dla swojej organizacji.

Przed podjęciem decyzji o potrzebnych funkcjach i rolach mogą Państwo obliczyć koszt ProcessMind za licencję.

Kiedy lepszym wyborem jest UiPath

UiPath może być lepszym wyborem w kilku sytuacjach:

• Automatyzacja w Państwa organizacji opiera się już na UiPath. Prowadzenie process mining na tej samej platformie może ograniczyć potrzebę współpracy z kolejnym dostawcą i przekazywania danych między narzędziami.
• Głównym celem jest znalezienie możliwości automatyzacji. UiPath przedstawia swoje funkcje process mining jako sposób na identyfikowanie zadań do automatyzacji i łączenie wyników analizy ze środowiskiem automatyzacji.
• Potrzebne są szczegółowe dane o pracy na komputerze. Task mining może rejestrować aktywność, której nie ma w dziennikach zdarzeń z systemów serwerowych. ProcessMind nie oferuje task mining.
• Chcą Państwo korzystać z udokumentowanych natywnych ekstraktorów. UiPath opisuje ekstraktory dla SAP, Oracle, Salesforce, ServiceNow i Workday. Warto sprawdzić dokumentację pod kątem potrzebnych systemów i danych.
• Potrzebne jest maskowanie danych osobowych (PII) w task mining. Dokumentacja UiPath opisuje maskowanie danych z task mining.

Jeśli te funkcje pasują do obecnego środowiska i planów, pakiet może być praktyczniejszym rozwiązaniem niż dodanie samodzielnego narzędzia.

Kiedy ProcessMind lepiej odpowiada potrzebom zespołów procesowych

Gdy process mining jest częścią pakietu, a nie głównym produktem

Jeśli process mining otrzymali Państwo w pakiecie RPA, warto najpierw określić, na jakie pytania ma odpowiadać. Czy chodzi o znalezienie zadań do automatyzacji, czy o zrozumienie przebiegu procesu w różnych zespołach, systemach i punktach przekazania pracy?

Znajdowanie możliwości automatyzacji to jedno z zastosowań process mining. Zespoły procesowe mogą jednak potrzebować także dokumentacji obecnego procesu, uzgodnienia stanu docelowego, przypisania odpowiedzialności i oceny skutków proponowanych zmian. Samodzielne narzędzie może lepiej odpowiadać tym potrzebom, jeśli są ważniejsze niż prowadzenie analizy w ramach platformy automatyzacji.

Praktyczną metodę identyfikowania zadań do automatyzacji opisujemy w poradniku jak znaleźć możliwości automatyzacji dzięki process mining.

Modelowanie, dokumentacja i zarządzanie procesami w jednym miejscu

ProcessMind opiera się na jednym połączeniu, a nie na jednym module: architektura procesów i dane z process mining znajdują się w tym samym obszarze roboczym. Na platformie automatyzacji mining i modelowanie to odrębne funkcje. Jedna pomaga znaleźć zadania do automatyzacji, druga służy do dokumentowania procesu w innym miejscu. W ProcessMind model jest weryfikowany na podstawie dziennika zdarzeń za pomocą analizy zgodności, animowany z użyciem rzeczywistych spraw i symulowany na podstawie danych z process mining. Parametry symulacji pochodzą z własnych danych. Dzięki temu dokumentacja procesu staje się cyfrowym bliźniakiem, a nie diagramem aktualizowanym ręcznie.

Obszar roboczy obsługuje też hierarchię procesów, strumienie wartości, katalogi procesów, przypisywanie właścicieli i wersjonowanie. Zespół może rozwijać wiedzę o procesach razem z analizą, zamiast polegać na osobnych dokumentach i diagramach.

Różnice w praktyce

• Zacznijcie od wyeksportowanych danych. ProcessMind analizuje dzienniki zdarzeń wyeksportowane z systemów, więc można rozpocząć pracę bez wdrażania platformy automatyzacji.
• Zaplanujcie budżet na podstawie opublikowanych planów z ceną za licencję. ProcessMind podaje ceny według licencji i planu. Na stronie z cennikiem można dobrać plan do potrzebnych osób i funkcji.
• Traktujcie model i dane jako jeden zasób. Modele BPMN, hierarchia procesów i dziennik zdarzeń z process mining znajdują się w tym samym obszarze roboczym. Dzięki temu projekt i dane pozostają spójne.
• Sprawdźcie skutki zmian przed ich wprowadzeniem. Symulacja pozwala ocenić proponowane zmiany na podstawie danych z process mining. Nie wprowadza ich w życie.

Informacje o tym, jak ProcessMind obsługuje połączenia z danymi, znajdą Państwo w artykule czego celowo nie robimy.

Najlepsze zastosowania obu platform

Jeśli oceniają Państwo możliwości automatyzacji, najpierw warto ustalić, jak faktycznie przebiega proces. Ten poradnik o znajdowaniu możliwości automatyzacji dzięki process mining wyjaśnia, jak wykorzystać dane o procesie, by zdecydować, co warto zautomatyzować.

Migracja i równoległe korzystanie z platform

Nie trzeba wybierać jednej platformy do wszystkich zadań. ProcessMind może służyć do analizy i modelowania procesów, podczas gdy UiPath obsługuje automatyzacje. Obie platformy mogą korzystać z tego samego dziennika zdarzeń, a modele BPMN 2.0 można przenosić między narzędziami w formacie XML.

Przed przeniesieniem modelu warto sprawdzić, które elementy zostaną przeniesione, a które trzeba będzie odtworzyć. Proces opisano w dokumentacji importu i eksportu BPMN. W praktyce można najpierw przeanalizować obecny proces, uzgodnić model stanu docelowego, a następnie przekazać go zespołowi odpowiedzialnemu za wdrożenie.

Co sprawdzić w materiałach UiPath

UiPath publikuje informacje potrzebne do zaplanowania tych prac. Warto się z nimi zapoznać przed rozmową handlową:

• Dokumentacja. Dokumentacja UiPath dotycząca process mining zawiera listę obsługiwanych ekstraktorów, wymagania dotyczące danych i model obiektów, na którym opierają się analizy. Warto sprawdzić, czy odpowiada potrzebom systemów, które mają zostać podłączone.
• Okres próbny i prezentacja. Prezentacja UiPath Process Mining lub okres próbny narzędzia pozwala sprawdzić jego działanie na przygotowanym zbiorze danych. To przydatne przy ocenie interfejsu, ale dane demonstracyjne są zwykle lepiej uporządkowane niż te, które będą Państwo analizować.
• Instalacja. Sposób instalacji UiPath Process Mining różni się w zależności od tego, czy wdrożenie odbywa się w chmurze, czy lokalnie. Warto ustalić, który wariant będzie używany w organizacji i jakie wymagania stawia infrastrukturze.
• Szersza platforma. UiPath RPA obejmuje odkrywanie procesów, roboty, orkiestrację i monitorowanie. Jeśli rozważają Państwo alternatywy dla UiPath, warto najpierw ustalić, czy potrzebne jest wyłącznie process mining, czy ma ono być etapem na drodze do automatyzacji.

W tej kategorii konkurencyjne produkty UiPath porównuje się zwykle pod kątem modułu, którego faktycznie potrzebuje kupujący. Jeśli chodzi o analizę procesów, a nie automatyzację, wybór sprowadza się do samodzielnej platformy lub pakietu, którego głównym elementem jest program UiPath RPA. Oba rozwiązania mogą być uzasadnione, ale prowadzą do różnych decyzji zakupowych.

Podsumowanie

UiPath Process Mining sprawdzi się, jeśli korzystają już Państwo z UiPath i chcą wspierać automatyzację za pomocą process mining w tym środowisku. Task mining i udokumentowane ekstraktory mogą też odpowiadać potrzebom związanym z danymi i analizą.

ProcessMind sprawdzi się, gdy potrzebują Państwo architektury procesów i danych z process mining w jednym miejscu, a także modelowania BPMN i symulacji na tych samych danych oraz opublikowanych cen za licencję. Może uzupełniać platformę RPA, zamiast ją zastępować.

Decyzję warto oprzeć na zadaniach, które platforma ma obsługiwać, oraz na kosztach licencji i funkcji, z których będą Państwo korzystać. Najpierw należy przeanalizować proces, a następnie zdecydować, co warto zautomatyzować i która platforma ma wspierać te działania.