Process mining dla audytorów

Process mining dla audytorów: sprawdź, jak przebiegała praca

Porównaj dane o zdarzeniach z zakończonych spraw z zatwierdzonym modelem procesu. Znajdź odchylenia, sprawdź historię spraw, których dotyczą, i wyeksportuj dokumentację do przeglądu. Analiza wspiera pracę audytową, ale nie zastępuje osądu audytora ani nie potwierdza zgodności.

Jakie dowody dostarcza process mining?

Test zgodności porównuje zarejestrowany przebieg procesu z określonym standardem. Wyniki pokazują, które sprawy przebiegały zgodnie z oczekiwaną ścieżką, a w których wystąpiły różnice. Wykorzystaj te informacje, aby skupić przegląd na wyjątkach, zamiast ręcznie odtwarzać każdą sprawę.

Dostępne dowody zależą od przekazanych danych o zdarzeniach i standardu procesu. Różnica między zarejestrowanymi czynnościami a określonym mechanizmem kontrolnym nie wyjaśnia przyczyny ani nie dowodzi, że mechanizm zawiódł. To Państwo oceniają znaczenie ustalenia.

Dowiedz się, jak Process Mining wspiera sprawdzanie zgodności.

Jak powiązać ustalenie ze sprawą źródłową?

Zacznij od odchylenia wykrytego w analizie i sprawdź historię procesu dla danej sprawy. Przejdź od podsumowania ustalenia do zarejestrowanych zdarzeń, a następnie przeanalizuj ich kolejność i czas w odpowiednim kontekście.

Aby ułatwić weryfikację wyników, zachowaj w eksporcie istotne identyfikatory spraw i dokumenty źródłowe. Dane o zdarzeniach muszą zawierać czynności, znaczniki czasu i odwołania do spraw potrzebne do prześledzenia przebiegu procesu aż do źródła.

Co można wyeksportować i jakie informacje dołączyć?

Po przejrzeniu odchyleń wyeksportuj ustalenia i dokumentację uzupełniającą do akt audytu. Dołącz do eksportu zatwierdzony model procesu, zakres i okres testu oraz odwołania do danych źródłowych użytych w analizie.

Bez tego kontekstu trudno ocenić listę odchyleń. ProcessMind dostarcza materiał do przeglądu, ale to Państwo decydują, czy wystarczy on na potrzeby audytu.

Jak dokumentować i oceniać wyjątki?

Odchylenie to różnica między zarejestrowanym przebiegiem procesu a modelem, z którym jest on porównywany. Może oznaczać pominiętą czynność, nieoczekiwaną kolejność lub inne odstępstwo od określonej ścieżki.

Osobno udokumentuj wyjątek, dowody dotyczące sprawy i własną ocenę. Analiza pomaga znaleźć i zbadać różnice, ale nie rozstrzyga, czy wyjątek jest uzasadniony, stanowi naruszenie mechanizmu kontrolnego lub problem ze zgodnością. Taka ocena wymaga osądu audytora i uwzględnienia kontekstu organizacji.

Jak przeprowadzić test zgodności?

1. Wybierz proces i pytanie dotyczące kontroli. Określ, co ma zostać sprawdzone, jaki okres obejmuje test i jaki zatwierdzony standard procesu będzie punktem odniesienia.
2. Przygotuj dane o zdarzeniach. Uwzględnij identyfikatory spraw i zapisy czynności potrzebne do prześledzenia przebiegu do spraw źródłowych.
3. Porównaj przebieg ze standardem. Przeprowadź sprawdzenie zgodności i przeanalizuj wykryte odchylenia.
4. Zbadaj wyjątki. Otwórz historię odpowiednich spraw, sprawdź dokumenty źródłowe i udokumentuj swoją ocenę.
5. Wyeksportuj dokumentację. Zestaw ustalenia, odwołania do spraw, model procesu i zakres testu, aby można je było wspólnie przejrzeć.

Przeczytaj przewodnik po zarządzaniu procesami, aby dowiedzieć się, jak określać i utrzymywać standardy procesów.

Jak wygląda test zgodności w praktyce?

Załóżmy, że zatwierdzony proces wymaga złożenia, sprawdzenia i zatwierdzenia wniosku przed dokonaniem płatności. Zamodeluj tę sekwencję, a następnie porównaj ją z danymi o zdarzeniach z zakończonych spraw.

Analiza może wskazać sprawy, w których zarejestrowany przebieg różni się od modelu, na przykład płatność odnotowaną przed zatwierdzeniem. Sprawdź historię sprawy i powiąż ustalenie z dokumentami źródłowymi. Następnie oceń, czy kolejność zdarzeń wynika z wyjątku dotyczącego kontroli, problemu z danymi czy zatwierdzonego odstępstwa, i udokumentuj wniosek do przeglądu.

Wynik stanowi dowód zgodności przebiegu procesu ze standardem, a nie automatyczną decyzję o zgodności.

Jak process mining pomaga przygotować się do audytu?

Process mining może pomóc znaleźć odchylenia w dostępnych sprawach, zamiast ograniczać analizę do ręcznie wybranej próbki. Wykorzystaj wyniki, aby ukierunkować postępowanie, uporządkować dokumentację według historii spraw i powtórzyć ten sam test dla kolejnego okresu.

Zakres analizy zależy od kompletności i jakości danych o zdarzeniach. Brakujące zdarzenia, niespójne identyfikatory spraw lub niepełny model procesu mogą wpłynąć na wyniki. Przed wykorzystaniem ustaleń należy zweryfikować dane i standard.

Jaki jest związek z ISO 9001 i DORA?

W dokumentacji procesów na potrzeby ISO 9001 określony model procesu może służyć jako standard do porównania zarejestrowanego przebiegu. Analiza pomaga znaleźć przypadki, w których rzeczywisty przebieg różni się od modelu. Sama w sobie nie potwierdza, że dokumentacja ani system zarządzania jakością spełniają wymagania ISO 9001.

Dane procesowe mogą pomóc przeanalizować zarejestrowane czynności związane z procesami ICT i incydentami na potrzeby dokumentowania odporności operacyjnej wymaganej przez DORA. To, czy dowody spełniają obowiązujące wymagania, zależy od konkretnego wymogu, dostępnych zapisów i przeprowadzonej oceny. Process mining nie potwierdza zgodności z DORA.

Zobacz, jak analizować procesy w regulowanym środowisku, na przykładzie zastosowania process mining w branży life sciences.

Co sprawdzić przed wykorzystaniem wyników?

Przed wykorzystaniem eksportu podczas audytu należy potwierdzić, że:

• Model procesu odzwierciedla zatwierdzony standard obowiązujący w badanym okresie.
• Dane zdarzeń obejmują analizowane sprawy i działania.
• Identyfikatory spraw pozwalają powiązać ustalenia z dokumentacją źródłową.
• Zakres testu i ograniczenia danych zostały udokumentowane.
• Wyjątki zostały ocenione, zamiast uznawać każde odstępstwo za błąd kontroli.

Warto zacząć od jednego procesu i jasno określonego pytania dotyczącego kontroli. Następnie można ocenić, czy ustalenia dla poszczególnych spraw i eksport dowodów odpowiadają potrzebom audytu.