Usprawnianie procesów HR

Usprawnij rekrutację i wdrożenie nowych pracowników

Sprawdź, gdzie sprawy rekrutacyjne i wdrożeniowe napotykają opóźnienia, które przekazania między HR, menedżerami rekrutującymi i IT wydłużają proces oraz jak zmiana kolejności działań może wpłynąć na czas rekrutacji i zakończenie wdrożenia. Prześlij dziennik zdarzeń i użyj Process Mining, aby zobaczyć rzeczywisty przebieg pracy, w tym wąskie gardła, warianty i ponowną pracę. Skup się na istotnych etapach i opóźnieniach.

Gdzie sprawy rekrutacyjne i wdrożeniowe napotykają opóźnienia?

Rekrutacja i wdrożenie nowych pracowników często obejmują system ATS, HRIS i inne systemy. Udokumentowany workflow pokazuje planowaną kolejność działań, ale nie informuje, jak długo sprawy czekają między czynnościami, gdzie wracają do wcześniejszych etapów ani które przekazania spowalniają postęp.

Process mining w rekrutacji pozwala porównywać ścieżki i czas obsługi spraw oraz sprawdzać, gdzie kandydaci czekają na weryfikację, akceptację lub informacje. Analizując usprawnienia procesu wdrożenia, warto szukać powtarzających się etapów, opóźnień między HR a IT oraz różnic między udokumentowanym procesem a przebiegiem widocznym w danych o zdarzeniach.

Jak analizować dane HR z poszanowaniem prywatności?

Dane HR są wrażliwe. Przed analizą należy skonsultować się z zespołami ds. prywatności i prawnym oraz przestrzegać zasad organizacji i obowiązujących umów. Na początek warto użyć danych na poziomie sprawy, zawierających znaczniki czasu i nazwy czynności, ale bez tożsamości kandydatów. Pozwala to analizować przebieg i czas procesu bez oceny pracy poszczególnych osób.

Przed pierwszą analizą określ potrzebne pola: identyfikator sprawy, czynność i znacznik czasu. Dodawaj inne atrybuty tylko wtedy, gdy są niezbędne do uzyskania odpowiedzi na konkretne pytanie dotyczące procesu i zatwierdzono ich użycie.

Które przekazania spraw powodują opóźnienia?

Sprawa może czekać, nawet jeśli każda czynność jest wykonywana szybko. Zmierz czas między czynnościami, aby sprawdzić, gdzie sprawy rekrutacyjne czekają na weryfikację przez rekrutera, opinię menedżera rekrutującego lub akceptację. W procesie wdrożenia przeanalizuj przekazania między HR a IT, w tym czynności potrzebne do przygotowania nowej osoby do rozpoczęcia pracy.

ProcessMind pozwala porównywać warianty procesu i mierzyć czas oczekiwania, ponowną pracę oraz całkowity czas obsługi. Wykorzystaj wyniki, aby zadać konkretne pytania: Czy akceptacja wydłuża oczekiwanie? Czy sprawy wracają do wcześniejszego etapu? Czy rzeczywista kolejność działań różni się od oczekiwanej?

Jak analizować czas rekrutacji?

Analizę czasu rekrutacji należy zacząć od określenia sprawy oraz uzgodnienia jej początku i końca. Użyj znaczników czasu z danych o zdarzeniach w systemie ATS, aby obliczyć czas obsługi spraw, a następnie porównaj ścieżki procesu i sprawdź, które czynności oraz okresy oczekiwania wiążą się z dłuższym czasem.

Można również porównywać czas zakończenia wdrożenia na podstawie danych o zdarzeniach z systemu HRIS. Porównania należy prowadzić na poziomie procesu lub sprawy i uwzględniać tylko atrybuty potrzebne do uzyskania odpowiedzi na dane pytanie.

Co sprawdzić przed zmianą procesu?

Porównaj rzeczywiste ścieżki z udokumentowanym workflow. Zamodeluj obecny i proponowany przebieg za pomocą modelowania BPMN, a następnie omów wyniki z zespołami HR, menedżerami rekrutującymi, IT oraz osobami odpowiedzialnymi za prywatność i zgodność.

Użyj symulacji procesów, aby porównać proponowane scenariusze przed wdrożeniem. Można na przykład sprawdzić, jak zmiana kolejności działań lub ograniczenie liczby przekazań wpłynie na czas obsługi spraw. Symulacja pomaga ocenić proponowaną zmianę, ale jej nie wdraża.

Jak zacząć?

Wybierz jeden proces rekrutacji lub wdrożenia i pytanie, na które można odpowiedzieć na podstawie danych o zdarzeniach. Eksport z systemu ATS może posłużyć do pierwszej analizy, jeśli zawiera identyfikator sprawy, nazwy czynności i znaczniki czasu. Przed przesłaniem danych uzgodnij ich zakres z zespołami ds. prywatności i prawnym.

Następnie przeanalizuj ścieżki procesu, czas oczekiwania i powtarzające się czynności. Na podstawie wyników określ konkretną zmianę do oceny, zamiast zakładać, że każda sprawa powinna przebiegać tak samo. Wskazówki dotyczące przygotowania dziennika zdarzeń znajdą Państwo w wymaganiach dotyczących danych do process mining.

Przeczytaj wprowadzenie do mapowania procesów

Jakie wskaźniki można mierzyć w czasie?

Po ustaleniu wartości bazowych można monitorować KPI na poziomie procesu, takie jak czas rekrutacji, czas zakończenia wdrożenia, oczekiwanie między ważnymi czynnościami i częstotliwość powtarzania etapów. Dashboardy pokazują, czy wskaźniki zmieniają się po wdrożeniu usprawnień przez zespół. Więcej informacji na temat ciągłego monitorowania procesu.

Uzgodnij zakres procesu, pola danych i definicje KPI z osobami odpowiedzialnymi za proces. Analiza powinna dotyczyć przebiegu pracy, a nie rankingu poszczególnych pracowników.

Przeanalizuj jeden proces rekrutacji lub wdrożenia

Wykorzystaj eksport z systemu ATS i dane na poziomie sprawy, aby sprawdzić jedno zagadnienie dotyczące procesu. Rozpocznij okres próbny i zobacz, gdzie sprawy rekrutacyjne lub wdrożeniowe czekają.