Szablon danych dla procesu fakturowania od zamówienia do płatności

SAP ECC
Szablon danych dla procesu fakturowania od zamówienia do płatności

Szablon danych dla procesu fakturowania od zamówienia do płatności

Ten szablon porządkuje najważniejsze dane potrzebne do analizy i usprawnienia procesu wystawiania faktur. Zawiera listę atrybutów do zebrania, czynności do śledzenia oraz praktyczne wskazówki dotyczące ekstrakcji danych. Można go wykorzystać do przygotowania danych do process mining i uzyskania wiarygodnego obrazu procesu od zamówienia do płatności.
  • Zalecane atrybuty do szczegółowej analizy
  • Najważniejsze etapy i punkty kontrolne procesu do śledzenia
  • Praktyczne wskazówki dotyczące ekstrakcji danych z SAP ECC
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty procesu fakturowania od zamówienia do płatności

Poniżej przedstawiono zalecane pola danych, które warto uwzględnić w dzienniku zdarzeń, aby kompleksowo analizować proces fakturowania od zamówienia do płatności w SAP ECC.
3 Wymagane 5 Zalecane 13 Opcjonalne
Nazwa Opis
Czas rozpoczęcia
EventTime
Znacznik czasu wskazujący, kiedy wystąpiło dane działanie lub zdarzenie.
Opis

Czas zdarzenia określa dokładną datę i godzinę każdego działania w cyklu życia faktury. Ten znacznik czasu jest podstawą analiz czasowych w process mining, w tym obliczania czasu cyklu, wykrywania wąskich gardeł i monitorowania wyników procesu względem uzgodnionych poziomów usług.

Atrybut ten zwykle powstaje przez połączenie pola daty, takiego jak data księgowania (BUDAT), z polem czasu (UZEIT) z tabel SAP rejestrujących zmiany lub utworzenie dokumentu. Dokładne znaczniki czasu są niezbędne do zbudowania wiarygodnego dziennika zdarzeń i zapewnienia rzetelności analiz wyników.

Dlaczego to ważne

Ten atrybut stanowi podstawę analizy wyników procesu. Umożliwia obliczanie czasu cyklu, czasu trwania i przerw między kolejnymi krokami.

Skąd pobrać

Wyznaczany na podstawie różnych pól daty i czasu z wielu tabel, takich jak BKPF (BUDAT, CPUTM), VBRK (ERDAT, ERZET) oraz tabele dziennika zmian, na przykład CDHDR (UDATE, UTIME).

Przykłady
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-16T11:00:00Z2023-05-20T09:00:00Z
Działanie
ActivityName
Nazwa zdarzenia biznesowego lub kroku, który wystąpił w cyklu życia faktury.
Opis

Ten atrybut opisuje konkretne działanie lub zmianę statusu w procesie rozliczania, na przykład „Wygenerowano fakturę”, „Zaksięgowano fakturę” lub „Otrzymano płatność od klienta”. Działania te są wyznaczane na podstawie różnych zdarzeń systemowych, zmian statusu dokumentów lub kodów transakcji użytych przez użytkowników.

Sekwencja działań tworzy przebieg procesu i stanowi podstawę analizy process mining. Analiza pozwala ustalić, jakie kroki są wykonywane, w jakiej kolejności i jak często. Dzięki temu można porównać rzeczywisty przebieg procesu z jego założonym modelem.

Dlaczego to ważne

Określa kroki na mapie procesu i umożliwia wizualizację oraz analizę przebiegu procesu, odstępstw i wąskich gardeł.

Skąd pobrać

To atrybut pojęciowy wyznaczany na podstawie wielu źródeł, takich jak kody transakcji (CDHDR-TCODE), zmiany statusu dokumentów (VBUK-FKSTK) i księgowania dokumentów finansowych.

Przykłady
Wystawiono fakturęZaksięgowano fakturęWysłano przypomnienie o płatnościRozliczono fakturę
Numer faktury
InvoiceNumber
Unikalny identyfikator dokumentu rozliczeniowego, używany jako główny identyfikator sprawy w procesie fakturowania.
Opis

Numer faktury, w SAP nazywany numerem dokumentu rozliczeniowego, jednoznacznie identyfikuje każdą fakturę. W process mining pełni funkcję CaseId i łączy powiązane działania, takie jak utworzenie, księgowanie, wysłanie, płatność i rozliczenie, w jedną instancję procesu.

Analiza procesu według numeru faktury pokazuje pełny przebieg każdej transakcji rozliczeniowej, od jej rozpoczęcia do ostatecznego rozliczenia. Dzięki temu można obliczyć wskaźniki, takie jak Days Sales Outstanding (DSO) i całkowity czas obsługi faktury, a następnie wykorzystać je do oceny i usprawnienia procesu.

Dlaczego to ważne

To podstawowy identyfikator, który pozwala śledzić cały przebieg obsługi faktury oraz analizować czas cyklu, wąskie gardła i różnice w poszczególnych transakcjach rozliczeniowych.

Skąd pobrać

Tabela SAP ECC: VBRK, pole: VBELN

Przykłady
90001234900012359000123690001237
Kod spółki
CompanyCode
Identyfikator jednostki prawnej, która wystawiła fakturę.
Opis

Kod spółki oznacza w SAP niezależną jednostkę prawną i księgową. Wszystkie transakcje finansowe, w tym faktury, są księgowane w ramach określonego kodu spółki. To podstawowy element struktury organizacyjnej.

W process mining kod spółki służy do analizy i porównywania wyników procesu rozliczeń w różnych jednostkach prawnych firmy. Pozwala wskazać dobre praktyki, które można zastosować w innych jednostkach, a także dopasować analizę do struktury organizacyjnej firmy.

Dlaczego to ważne

Umożliwia filtrowanie i porównywanie procesów w różnych jednostkach prawnych. Jest to podstawa analiz finansowych i porównań między jednostkami.

Skąd pobrać

Tabela SAP ECC: VBRK, pole: BUKRS

Przykłady
10002000US01DE01
Łączna kwota faktury
TotalInvoiceAmount
Łączna wartość netto dokumentu rozliczeniowego.
Opis

Ten atrybut określa łączną kwotę netto faktury, bez podatków. Kwota faktury to istotna dana finansowa związana z procesem rozliczeń.

Można jej używać do różnych analiz, na przykład podzielić faktury na wysokokwotowe i niskokwotowe, aby sprawdzić, czy ich przebieg się różni. Pomaga też ustalać priorytety działań windykacyjnych i analizować, dlaczego zatwierdzenie lub opłacenie faktur o wysokiej wartości trwa dłużej. Dzięki temu analiza procesu uwzględnia kontekst finansowy.

Dlaczego to ważne

Dostarcza kontekstu finansowego i pozwala analizować proces według wartości faktury, na przykład sprawdzić, czy faktury o wysokiej wartości mają inny przebieg lub dłużej czekają na rozliczenie.

Skąd pobrać

Tabela SAP ECC: VBRK, pole: NETWR

Przykłady
1500.7525000.00500.0012345.67
Nazwa użytkownika
UserName
Identyfikator użytkownika, który wykonał działanie lub utworzył dokument.
Opis

Ten atrybut zawiera identyfikator użytkownika SAP odpowiedzialnego za dane zdarzenie, na przykład utworzenie faktury lub zaksięgowanie płatności. Pozwala analizować udział pracowników w procesie.

Dzięki tym danym można sprawdzać różnice w wynikach pracy użytkowników i zespołów, określać potrzeby szkoleniowe oraz wykrywać potencjalne problemy ze zgodnością. Atrybut pomaga też odróżnić działania ręczne od kroków wykonywanych automatycznie przez użytkowników systemowych lub zadania wsadowe. To ważne przy obliczaniu poziomu automatyzacji.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę wyników pracy użytkowników i rozkładu obciążenia, a także odróżnienie działań ręcznych od automatycznych. Wspiera to inicjatywy związane z automatyzacją i poprawą efektywności.

Skąd pobrać

Tabela SAP ECC: VBRK, pole: ERNAM (utworzył) lub BKPF, pole: USNAM (nazwa użytkownika) lub CDHDR, pole: USERNAME (użytkownik).

Przykłady
JSMITHBW_BATCHLROSSIMKUMAR
Numer klienta
CustomerNumber
Unikalny numer klienta, na którego wystawiono fakturę.
Opis

Numer klienta łączy fakturę z konkretnym klientem lub partnerem biznesowym. Atrybut ten pozwala analizować proces rozliczeń według cech klientów.

Analitycy mogą porównywać Days Sales Outstanding (DSO) dla różnych klientów, ustalać, którzy z nich często płacą po terminie, oraz sprawdzać, czy przestrzegają uzgodnionych warunków płatności. Wiedza o tych wzorcach pomaga zarządzać relacjami z klientami i dostosowywać działania windykacyjne do poszczególnych grup.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę z perspektywy klienta, w tym badanie zachowań płatniczych, ocenę DSO dla poszczególnych klientów i dostosowanie działań windykacyjnych.

Skąd pobrać

Tabela SAP ECC: VBRK, pole: KUNRG (płatnik) lub KUNAG (odbiorca towaru).

Przykłady
100023200541CUST-A487910345
Rodzaj dokumentu rozliczeniowego
BillingDocumentType
Kod określający rodzaj dokumentu rozliczeniowego, na przykład fakturę, notę uznaniową lub notę obciążeniową.
Opis

Rodzaj dokumentu rozliczeniowego klasyfikuje transakcje według ich celu biznesowego. Na przykład „F2” oznacza standardową fakturę dla klienta, a „G2” notę uznaniową. Klasyfikacja jest skonfigurowana w SAP i określa sposób przetwarzania poszczególnych dokumentów rozliczeniowych.

W process mining atrybut ten służy do filtrowania i porównywania różnych scenariuszy rozliczeń. Można osobno analizować proces obsługi standardowych faktur i not uznaniowych, aby poznać ich przebieg, czas cyklu i problemy. Ułatwia to lepsze ukierunkowanie działań usprawniających.

Dlaczego to ważne

Umożliwia podział i analizę różnych procesów rozliczeniowych, na przykład obsługi standardowych faktur i not uznaniowych, które często przebiegają zupełnie inaczej.

Skąd pobrać

Tabela SAP ECC: VBRK, pole: FKART

Przykłady
F2G2L2IV
Data dokumentu
DocumentDate
Data na dokumencie źródłowym, podana przez dostawcę lub osobę, która go utworzyła.
Opis

Data dokumentu to dzień wystawienia dokumentu źródłowego. W procesie rozliczeń jest to zwykle data utworzenia faktury i często stanowi podstawę do wyznaczenia terminu płatności.

Data ta ma znaczenie przy raportowaniu finansowym i obliczaniu wskaźników, takich jak Days Sales Outstanding (DSO). Z perspektywy klienta wyznacza początek okresu oczekiwania na płatność. Analiza różnic między datą dokumentu a datą księgowania może ujawnić opóźnienia w wewnętrznej obsłudze dokumentów rozliczeniowych.

Dlaczego to ważne

Stanowi punkt odniesienia przy obliczaniu wieku faktury i DSO oraz analizie finansowej i warunków płatności.

Skąd pobrać

Tabela SAP ECC: VBRK, pole: FKDAT (data rozliczenia)

Przykłady
2023-04-152023-04-162023-05-20
Data księgowania
PostingDate
Data zaksięgowania dokumentu w księgach rachunkowych.
Opis

Data księgowania określa okres obrachunkowy, w którym transakcja jest ujmowana w księdze głównej. Ma zasadnicze znaczenie dla księgowości i sprawozdawczości finansowej. Opóźnienie między utworzeniem dokumentu a jego zaksięgowaniem może wskazywać na problemy z wewnętrzną obsługą dokumentów rozliczeniowych.

W analizie process mining data księgowania oznacza ważny etap cyklu życia faktury. Czas między wygenerowaniem a zaksięgowaniem faktury może służyć jako wskaźnik efektywności działu rozliczeń.

Dlaczego to ważne

Oznacza ważny etap finansowy i ma zasadnicze znaczenie dla księgowości. Czas między utworzeniem a zaksięgowaniem faktury mierzy efektywność jej wewnętrznej obsługi.

Skąd pobrać

Tabela SAP ECC: BKPF, pole: BUDAT

Przykłady
2023-04-152023-04-172023-05-21
Data rozliczenia
ClearingDate
Data otrzymania płatności i rozliczenia faktury w należnościach.
Opis

Data rozliczenia to dzień, w którym pozycja otwarta, na przykład faktura, zostaje oznaczona w systemie finansowym jako opłacona lub rozliczona. Oznacza moment, w którym środki uznaje się za otrzymane i uzgodnione.

To jedna z najważniejszych dat w cyklu Order to Cash. Wyznacza koniec okresu używanego do obliczenia Days Sales Outstanding (DSO) i całkowitego czasu od wystawienia faktury do otrzymania płatności. Analiza tej daty pomaga ocenić skuteczność procesu windykacji.

Dlaczego to ważne

Oznacza końcowy etap cyklu życia faktury. Wyznacza datę końcową przy obliczaniu DSO i całkowitego czasu cyklu, a także odzwierciedla skuteczność odzyskiwania należności.

Skąd pobrać

Tabela SAP ECC: BSAD, pole: AUGDT

Przykłady
2023-05-142023-06-012023-06-25
Kod transakcji
TransactionCode
Kod transakcji SAP użyty do wykonania działania.
Opis

Kod transakcji, czyli T-Code, to unikalny identyfikator funkcji lub programu w SAP, na przykład „VF01” służący do utworzenia dokumentu rozliczeniowego. Rejestrowanie T-Code dla każdego zdarzenia pokazuje techniczny, systemowy przebieg procesu.

Te informacje pomagają ustalić przyczyny problemów. Jeśli często występują błędy, analitycy mogą sprawdzić, czy używany jest niestandardowy kod transakcji. Kod ułatwia też określenie nazwy działania i ustalenie, z jakich funkcji systemu korzystano w procesie.

Dlaczego to ważne

Dostarcza technicznego kontekstu wykonania działania, ułatwia analizę przyczyn odstępstw od procesu i pomaga wykrywać niestandardowe działania użytkowników.

Skąd pobrać

Tabela SAP ECC: CDHDR, pole: TCODE

Przykłady
VF01VF02FB01F-28
Numer dokumentu sprzedaży
SalesDocumentNumber
Identyfikator pierwotnego zamówienia sprzedaży, na podstawie którego wystawiono fakturę.
Opis

Ten atrybut bezpośrednio łączy fakturę z zamówieniem sprzedaży, które zapoczątkowało transakcję. Taka możliwość śledzenia jest niezbędna do pełnej analizy procesu Order to Cash.

Połączenie procesu rozliczeń z poprzedzającym go procesem obsługi zamówienia pozwala analizować całkowity czas od złożenia zamówienia przez klienta do otrzymania płatności. Ułatwia ustalenie, czy opóźnienia w rozliczeniach wynikają z problemów w sprzedaży, realizacji zamówienia czy samym dziale rozliczeń. Dzięki temu można spojrzeć na proces z szerszej perspektywy.

Dlaczego to ważne

Łączy proces rozliczeń z zamówieniem sprzedaży, umożliwia pełną analizę Order to Cash i pomaga wykrywać opóźnienia między działami.

Skąd pobrać

Tabela SAP ECC: VBRP, pole: VGBEL

Przykłady
100000451000004610000047
Organizacja sprzedaży
SalesOrganization
Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za sprzedaż produktów lub usług.
Opis

Organizacja sprzedaży to jednostka w SAP odpowiedzialna za dystrybucję towarów i usług oraz ustalanie warunków sprzedaży. Stanowi element struktury sprzedaży i dystrybucji.

W process mining atrybut ten pozwala analizować proces rozliczeń z perspektywy struktury sprzedaży. Umożliwia porównanie wyników różnych organizacji sprzedaży i wskazanie regionów lub linii biznesowych, w których rozliczenia przebiegają sprawniej. Pomaga też upowszechniać sprawdzone praktyki.

Dlaczego to ważne

Umożliwia porównywanie wyników różnych działów sprzedaży lub regionów, co pomaga wskazywać dobre praktyki i obszary wymagające usprawnienia.

Skąd pobrać

Tabela SAP ECC: VBRK, pole: VKORG

Przykłady
1000NA01EU01AP01
Ostatnia aktualizacja danych
LastDataUpdate
Znacznik czasu ostatniego odświeżenia danych lub ich ekstrakcji z systemu źródłowego.
Opis

Ten atrybut wskazuje, kiedy dane zostały ostatnio zaktualizowane z systemu źródłowego. Dostarcza kontekstu potrzebnego do oceny aktualności analizowanych danych.

W dashboardach i raportach znacznik czasu informuje odbiorców, na ile aktualne są dane, i pozwala określić, czy uwzględniają najnowsze transakcje. Zwykle jest generowany po zakończeniu ekstrakcji danych.

Dlaczego to ważne

Informuje o aktualności danych, co ma znaczenie przy podejmowaniu decyzji operacyjnych na podstawie analizy.

Skąd pobrać

Generowany i zapisywany podczas procesu ekstrakcji, transformacji i ładowania danych (ETL).

Przykłady
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Ponowne wykonanie
IsRework
Flaga wskazująca, czy działanie jest etapem ponownej obsługi lub korekty.
Opis

Ten obliczany atrybut wskazuje działania oznaczające ponowną obsługę, takie jak „Skorygowano fakturę” lub odwrócenie księgowania dokumentu. Zwykle ma postać wartości logicznej i jest wyznaczany na podstawie nazwy działania lub kodów transakcji związanych z korektami i anulowaniem, takich jak „VF11” służący do anulowania dokumentu rozliczeniowego.

W process mining flaga ta pozwala określić skalę ponownej obsługi w procesie rozliczeń. Bezpośrednio wspiera wskaźniki KPI, takie jak wskaźnik korekt faktur, i pomaga wizualizować pętle poprawek na mapie procesu. Ujawnia nieefektywność i problemy z jakością, które zwiększają koszty operacyjne i opóźniają płatności.

Dlaczego to ważne

Pomaga określić skalę nieefektywności i problemów z jakością, pokazując nakład pracy potrzebny na poprawianie błędów. Wspiera też wskaźniki KPI dotyczące ponownej obsługi.

Skąd pobrać

Wyznaczany na podstawie nazwy działania lub kodu transakcji. Na przykład: IF ActivityName = 'Invoice Corrected' OR TransactionCode = 'VF11' THEN true ELSE false.

Przykłady
truefalse
System źródłowy
SourceSystem
Wskazuje system, z którego wyodrębniono dane.
Opis

Ten atrybut określa system, w którym pierwotnie zapisano dane. W firmach korzystających z wielu instancji ERP lub zintegrowanych systemów pozwala rozróżnić dane pochodzące z różnych źródeł.

W process mining jest niezbędny do walidacji danych i porównywania procesów między systemami lub jednostkami organizacyjnymi. Zwykle przypisuje się go jako stałą wartość podczas ekstrakcji danych, aby oznaczyć zbiór danych.

Dlaczego to ważne

Informuje o pochodzeniu danych. Ma to znaczenie w środowiskach z wieloma systemami, ponieważ pomaga zachować integralność danych i prowadzić analizy dla poszczególnych systemów.

Skąd pobrać

Zwykle jest to stała wartość dodawana podczas procesu ekstrakcji, transformacji i ładowania danych (ETL), która wskazuje konkretną instancję SAP ECC, na przykład „ECC_PROD_NA”.

Przykłady
SAP_ECC_PRODECC_EU_100SAP_US_FIN
Termin płatności faktury
InvoiceDueDate
Data, do której klient powinien dokonać płatności.
Opis

Termin płatności faktury to data, do której należy uregulować należność zgodnie z warunkami płatności. Ma zasadnicze znaczenie dla zarządzania należnościami i rozpoczynania działań windykacyjnych.

Atrybut ten służy do obliczania wskaźnika KPI terminowych płatności przez porównanie terminu z faktyczną datą płatności. Analiza faktur według terminu płatności pomaga prognozować przepływy pieniężne i ustalać priorytety działań dotyczących płatności zbliżających się do terminu lub już przeterminowanych. Termin jest zwykle wyznaczany na podstawie daty bazowej i warunków płatności.

Dlaczego to ważne

Stanowi punkt odniesienia przy ocenie terminowości płatności i jest niezbędny do zarządzania należnościami oraz prognozowania przepływów pieniężnych.

Skąd pobrać

Obliczany na podstawie daty bazowej (BSEG-ZFBDT) i warunków płatności (BSEG-ZTERM). Nie zawsze jest zapisany w osobnym polu.

Przykłady
2023-05-152023-05-302023-06-20
Waluta
Currency
Kod waluty, w której podano kwoty na fakturze.
Opis

Ten atrybut wskazuje walutę transakcji, na przykład USD, EUR lub JPY. Pozwala prawidłowo interpretować kwoty, takie jak łączna kwota faktury.

Podczas analizy danych z międzynarodowej firmy pole waluty jest niezbędne do poprawnej interpretacji i przeliczania kwot. Umożliwia spójne raportowanie i zapobiega sumowaniu kwot bez właściwego przeliczenia walut, które prowadziłoby do błędnych wniosków finansowych.

Dlaczego to ważne

Zapewnia kontekst dla wszystkich kwot i pozwala rzetelnie analizować dane finansowe, zwłaszcza w środowisku wielowalutowym.

Skąd pobrać

Tabela SAP ECC: VBRK, pole: WAERK

Przykłady
USDEURGBPJPY
Warunki płatności
PaymentTerms
Uzgodnione zasady sprzedaży, w tym harmonogram płatności.
Opis

Warunki płatności określają termin uregulowania należności, na przykład „30 dni netto” lub „60 dni netto”. Są uzgadniane z klientem i wpływają na przepływy pieniężne.

Analiza procesu według warunków płatności może wykazać, czy niektóre z nich wiążą się z dłuższym cyklem płatności lub częstszymi opóźnieniami. Te informacje mogą pomóc w negocjowaniu korzystniejszych warunków z klientami i planowaniu finansowym. Warunki płatności są też jednym z danych wykorzystywanych do obliczenia terminu płatności faktury.

Dlaczego to ważne

Pomaga analizować zachowania płatnicze klientów i wpływ uzgodnionych warunków na przepływy pieniężne, dostarczając informacji przydatnych przy optymalizacji umów handlowych.

Skąd pobrać

Tabela SAP ECC: VBRK, pole: ZTERM

Przykłady
Z030Z060Z001
Wykonywane automatycznie
IsAutomated
Flaga wskazująca, czy działanie wykonał użytkownik systemowy lub czy zostało zautomatyzowane.
Opis

Ten obliczany atrybut ma postać wartości logicznej i odróżnia działania ręczne od automatycznych. Zwykle jest wyznaczany przez porównanie atrybutu „Nazwa użytkownika” z listą znanych identyfikatorów użytkowników systemowych lub wsadowych, takich jak „BATCHUSER” lub „SAPSYSTEM”.

Flaga ta pozwala mierzyć poziom automatyzacji procesu rozliczeń, do którego wiele firm dąży, aby zwiększyć efektywność i ograniczyć koszty. Na jej podstawie bezpośrednio oblicza się wskaźnik KPI automatyzacji rozliczeń, który pomaga śledzić postępy inicjatyw automatyzacyjnych.

Dlaczego to ważne

Bezpośrednio wspiera obliczanie wskaźnika automatyzacji rozliczeń, pomaga mierzyć efektywność procesu i oceniać wpływ projektów automatyzacyjnych.

Skąd pobrać

Wyznaczany na podstawie atrybutu „Nazwa użytkownika”. Logika może wyglądać następująco: IF UserName IN ('BATCH', 'SYSTEM', 'RFCUSER') THEN true ELSE false.

Przykłady
truefalse
Wymagane Zalecane Opcjonalne

Czynności w procesie fakturowania od zamówienia do płatności

To najważniejsze etapy i punkty kontrolne, które warto rejestrować w dzienniku zdarzeń, aby dokładnie odkrywać przebieg procesu i monitorować jego wyniki.
5 Zalecane 8 Opcjonalne
Działanie Opis
Otrzymano płatność od klienta
Otrzymano płatność od klienta i zaksięgowano ją w systemie jako wpływ gotówki lub wpłatę bankową. Powstaje osobny dokument płatności, który nie został jeszcze przypisany do konkretnej faktury.
Dlaczego to ważne

To ważny etap cyklu konwersji gotówki. Czas od wysłania faktury do otrzymania płatności stanowi główną składową Days Sales Outstanding (DSO).

Skąd pobrać

Płatność jest rejestrowana jako nowy dokument w tabelach BKPF i BSEG, zwykle z typem dokumentu oznaczającym płatność od klienta, na przykład „DZ”. Zdarzenie oznacza data księgowania (BUDAT).

Rejestrowanie

Na podstawie daty księgowania dokumentu płatności od klienta w tabeli BKPF.

Typ zdarzenia explicit
Rozliczono fakturę
Końcowy status opłaconej faktury. Oznacza, że otwarta pozycja została zamknięta po otrzymaniu płatności lub noty uznaniowej. Faktura jest w pełni rozliczona.
Dlaczego to ważne

Zdarzenie oznacza pomyślne zakończenie cyklu Order to Cash dla faktury. Jest głównym zdarzeniem końcowym używanym do pomiaru średniego czasu realizacji całego cyklu faktury.

Skąd pobrać

Zdarzenie występuje po uzupełnieniu pól dokumentu rozliczenia (AUGBL) i daty rozliczenia (AUGDT) dla pozycji faktury w tabeli BSEG.

Rejestrowanie

Zdarzenie występuje w dniu rozliczenia (AUGDT) zapisanym w tabeli BSEG dla pozycji faktury.

Typ zdarzenia explicit
Wysłano fakturę do klienta
Oznacza wysłanie faktury do klienta za pośrednictwem określonego kanału, takiego jak druk, e-mail lub EDI. Zdarzenie jest zwykle rejestrowane w dziennikach systemu zarządzania wydrukami i komunikatami.
Dlaczego to ważne

To ważny etap, od którego zaczyna biec termin płatności klienta. Opóźnienie na tym etapie bezpośrednio wpływa na przewidywany termin otrzymania płatności i efektywność odzyskiwania należności.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z daty i godziny przetworzenia zapisanych w tabeli statusów komunikatów (NAST) dla typu komunikatu odpowiadającego fakturze.

Rejestrowanie

Zdarzenie można wywnioskować z wpisu w tabeli NAST ze statusem przetwarzania „1” (przetworzono pomyślnie).

Typ zdarzenia inferred
Wystawiono fakturę
Oznacza utworzenie dokumentu rozliczeniowego w systemie. Zdarzenie jest rejestrowane po dodaniu nowego wpisu do tabeli nagłówków dokumentów księgowych (BKPF) z typem dokumentu właściwym dla faktur.
Dlaczego to ważne

To początek całego procesu fakturowania. Analiza czasu od tego zdarzenia pozwala mierzyć czas wystawiania faktury i stanowi podstawę do obliczania Days Sales Outstanding (DSO).

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane w tabeli BKPF. Oznaczają je data utworzenia (CPUDT) i godzina (CPUTM) dla danego numeru dokumentu (BELNR). Typ dokumentu (BLART) wskazuje, że jest to faktura.

Rejestrowanie

Na podstawie znacznika czasu utworzenia (CPUDT) dokumentu faktury w tabeli BKPF.

Typ zdarzenia explicit
Zaksięgowano fakturę
Faktura została formalnie ujęta w księdze pomocniczej należności i księdze głównej. Zdarzenie nadaje jej moc prawną i odzwierciedla zadłużenie klienta.
Dlaczego to ważne

To ważny etap, który oficjalnie rozpoczyna bieg terminu płatności. Czas między wystawieniem a zaksięgowaniem faktury może ujawnić opóźnienia w obsłudze wewnętrznej wpływające na przepływy pieniężne.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane w tabeli BKPF. Oznacza je data księgowania (BUDAT) dla numeru dokumentu (BELNR). W przypadku dokumentu zapisanego wstępnie jest to moment jego przekształcenia w dokument zaksięgowany.

Rejestrowanie

Na podstawie daty księgowania (BUDAT) dokumentu faktury w tabeli BKPF.

Typ zdarzenia explicit
Nadszedł termin płatności faktury
Zdarzenie wyliczane, które oznacza dzień, w którym zgodnie z warunkami płatności należy uregulować fakturę. Nie jest to czynność wykonywana przez użytkownika ani system, lecz ważny moment w czasie.
Dlaczego to ważne

Zdarzenie jest niezbędne do analizy zachowań płatniczych i zgodności z warunkami. Stanowi punkt odniesienia przy ustalaniu, czy płatność była terminowa, oraz obliczaniu KPI terminowości płatności.

Skąd pobrać

Zdarzenie wylicza się, porównując bieżącą datę z terminem płatności netto. Termin znajduje się w polu BSEG-ZFBDT lub jest obliczany na podstawie daty bazowej i warunków płatności.

Rejestrowanie

Porównaj datę systemową z terminem płatności netto w pozycji faktury (BSEG).

Typ zdarzenia calculated
Odpisano fakturę
Alternatywny status końcowy, w którym fakturę uznaje się za nieściągalną, a należną kwotę rozlicza na koncie należności nieściągalnych. Faktura zostaje zamknięta bez płatności od klienta.
Dlaczego to ważne

Zdarzenie oznacza niekorzystny wynik procesu i utratę przychodów. Śledzenie takich przypadków pomaga analizować przyczyny powstawania należności nieściągalnych i usprawniać zasady zarządzania ryzykiem kredytowym.

Skąd pobrać

Ustalane na podstawie analizy transakcji rozliczenia faktury. Jeśli dokument rozliczeniowy jest księgowany na określonym koncie księgi głównej dla należności nieściągalnych, fakturę uznaje się za odpisaną.

Rejestrowanie

Ustalane, gdy transakcja rozliczenia obejmuje księgowanie na wyznaczonym koncie księgi głównej dla należności nieściągalnych.

Typ zdarzenia inferred
Przypisano płatność do faktury
Otrzymana płatność od klienta została dopasowana do konkretnej otwartej faktury i przypisana do niej, co oznacza pozycję jako rozliczaną. Ten etap uzgadniania łączy płatność z należnością.
Dlaczego to ważne

Ta czynność jest niezbędna do pomiaru czasu rozliczania płatności. Opóźnienia w przypisywaniu wpłat mogą zniekształcać obraz należności i ukrywać dostępne środki.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z transakcji rozliczenia, na przykład F-32, która uzupełnia pola rozliczenia w pozycji faktury. Znacznikiem czasu zdarzenia jest data rozliczenia.

Rejestrowanie

Zdarzenie można wywnioskować na podstawie uzupełnienia daty rozliczenia (AUGDT) w tabeli pozycji faktury (BSEG).

Typ zdarzenia inferred
Skorygowano fakturę
Oznacza poprawkę po wykryciu błędu w pierwotnej fakturze i jej późniejszym odwróceniu. Zdarzenie wykrywa się na podstawie dokumentów korygujących powiązanych z pierwotną fakturą.
Dlaczego to ważne

Zdarzenie wskazuje nieefektywność procesu i problemy z jakością. Częste korekty sygnalizują problemy z danymi sprzedażowymi lub fakturowaniem na wcześniejszych etapach. Informacje te wspierają dashboard dotyczący poprawek i błędów na fakturach.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wykryć, znajdując dokument korygujący, w którym pole BKPF-STBLG wskazuje dokument pierwotny. Zdarzeniem jest utworzenie dokumentu korygującego.

Rejestrowanie

Zdarzenie jest rejestrowane po utworzeniu dokumentu korygującego, na przykład za pomocą FB08.

Typ zdarzenia explicit
Utworzono sprawę sporną
Do faktury zarejestrowano formalny spór, zwykle w związku z reklamacją klienta. Informacja jest zapisywana w systemie SAP Dispute Management.
Dlaczego to ważne

Zdarzenie wskazuje faktury zagrożone opóźnieniem płatności i ujawnia problemy leżące u podstaw niezadowolenia klienta. Oznacza początek ważnego procesu obsługi wyjątków.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane po utworzeniu sprawy w tabeli spraw spornych (UDM_CASE) powiązanej z dokumentem księgowym faktury.

Rejestrowanie

Zdarzenie jest rejestrowane, gdy użytkownik tworzy sprawę sporną za pomocą transakcji UDM_DISPUTE.

Typ zdarzenia explicit
Wysłano przypomnienie o płatności
System wygenerował i wysłał do klienta wezwanie do zapłaty lub przypomnienie dotyczące przeterminowanej faktury. Zdarzenie jest rejestrowane w historii monitów.
Dlaczego to ważne

Zdarzenie pomaga ocenić skuteczność strategii odzyskiwania należności. Analiza czasu od wysłania przypomnienia do otrzymania płatności jest ważna przy obliczaniu KPI skuteczności przypomnień o płatności.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane w tabelach danych dotyczących monitów, w szczególności MHNK (nagłówki danych monitów) i MHND (pozycje danych monitów), generowanych podczas przebiegu monitów (transakcja F150).

Rejestrowanie

Zdarzenie jest rejestrowane po wykonaniu przebiegu monitów (F150) dla przeterminowanej pozycji.

Typ zdarzenia explicit
Zaakceptowano fakturę
Oznacza formalną akceptację faktury, która umożliwia jej zaksięgowanie lub wysłanie do klienta. Zdarzenie jest często wnioskowane na podstawie przekształcenia dokumentu zapisanego wstępnie w dokument zaksięgowany.
Dlaczego to ważne

Zdarzenie pozwala śledzić wewnętrzny workflow akceptacji, w którym często występują wąskie gardła. Analiza tej czynności wspiera dashboard analizy obiegu akceptacji faktur i pomaga wskazać osoby, które opóźniają akceptację.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany statusu dokumentu z wstępnego (w VBKPF) na zaksięgowany (w BKPF). Jeśli używany jest system workflow, może ono być też zapisane bezpośrednio w jego dziennikach.

Rejestrowanie

Porównaj datę utworzenia dokumentu wstępnego (VBKPF) z datą zaksięgowania dokumentu końcowego (BKPF).

Typ zdarzenia inferred
Zapisano fakturę wstępnie
Dokument faktury został zapisany wstępnie, ale nie zaksięgowano go jeszcze w księdze głównej. Ten sposób zapisu stosuje się często, gdy brakuje informacji lub dokument wymaga sprawdzenia przed ostatecznym zaksięgowaniem.
Dlaczego to ważne

Zdarzenie pozwala śledzić etapy przed zaksięgowaniem i wykrywać opóźnienia. Długi czas w statusie wstępnym może wskazywać na problemy z jakością danych lub wąskie gardła w procesie wstępnej akceptacji.

Skąd pobrać

Dokumenty zapisane wstępnie są przechowywane w tabeli VBKPF. Czynność oznacza utworzenie w niej dokumentu, który zostaje później zaksięgowany.

Rejestrowanie

Zdarzenie jest rejestrowane po zapisaniu dokumentu wstępnego za pomocą transakcji, takiej jak FV70.

Typ zdarzenia explicit
Zalecane Opcjonalne

Instrukcje ekstrakcji danych

Jak pobrać dane z SAP ECC

Gotowi do rozpoczęcia?

Skorzystaj z tego szablonu, aby usprawnić przygotowanie danych i lepiej poznać proces wystawiania faktur. Rozpocznij analizę, która pomoże przyspieszyć wpływ należności.

Przyspiesz przepływ środków: usprawnij fakturowanie już dziś!

Ogranicz nieefektywności, skróć czas realizacji procesu o 30% i popraw przepływy pieniężne.

Rozpocznij okres próbny

Nie trzeba podawać danych karty płatniczej. Pierwsze usprawnienia można rozpocząć w kilka minut.