Szablon danych do procesu obsługi faktur zobowiązań

Czas zdarzenia wskazuje dokładny moment wykonania danego działania w cyklu obsługi faktury. Każde działanie, od „Otrzymano fakturę” po „Rozliczono fakturę”, ma przypisany znacznik czasu.

Ten atrybut jest niezbędny do analizy wyników procesu. Pozwala obliczyć czas między działaniami, na przykład czas zatwierdzania i płatności, oraz całkowity czas obsługi każdej faktury od początku do końca. Analiza tych okresów pomaga wykrywać wąskie gardła, mierzyć wyniki względem umów o gwarantowanym poziomie usług (SLA) i wskazywać możliwości przyspieszenia procesu. Umożliwia też uporządkowanie zdarzeń chronologicznie i dokładne odtworzenie przebiegu procesu.

Jest niezbędny do obliczania czasu realizacji, wykrywania wąskich gardeł i analizy chronologicznej kolejności zdarzeń w procesie.

Można go znaleźć w dziennikach systemowych, polach daty utworzenia lub zmiany transakcji albo rekordach znaczników czasu zdarzeń powiązanych z dokumentami faktur.

Identyfikator faktury to unikalny kod alfanumeryczny przypisany do każdej faktury otrzymanej od dostawcy. Jest głównym punktem odniesienia dla wszystkich działań i danych dotyczących danej faktury, od jej otrzymania po płatność i rozliczenie.

W process mining identyfikator faktury ma podstawowe znaczenie. Pełni funkcję identyfikatora sprawy (Case ID), dzięki czemu oprogramowanie może połączyć zdarzenia, takie jak „Otrzymano fakturę”, „Zatwierdzono” i „Opłacono”, w spójny przebieg procesu dla pojedynczej faktury. Umożliwia to analizę wariantów procesu, czasu realizacji i wąskich gardeł dla każdej faktury oraz pokazuje, jak przebiega jej obsługa.

To najważniejszy atrybut, ponieważ łączy wszystkie powiązane etapy procesu w jedną sprawę i umożliwia analizę oraz wizualizację procesu od początku do końca.

Zwykle znajduje się w danych nagłówka faktury lub tabelach transakcji zobowiązań w systemie źródłowym.

Nazwa działania opisuje konkretną czynność, zmianę statusu lub etap w cyklu obsługi faktury. Każde zarejestrowane zdarzenie dotyczące faktury, takie jak „Zweryfikowano fakturę”, „Przekazano do zatwierdzenia” lub „Zrealizowano płatność”, ma odrębną nazwę działania.

Ten atrybut stanowi podstawę mapy procesu, na której każda unikalna wartość jest osobnym węzłem wizualnego przebiegu procesu. Analiza kolejności, częstotliwości i czasu trwania działań to podstawa process mining. Pomaga wykryć typowe ścieżki, odstępstwa i powtarzające się poprawki oraz zrozumieć, jak proces przebiega w praktyce.

Określa kroki na mapie procesu, umożliwiając wizualizację i analizę przebiegu procesu, wąskich gardeł oraz różnic między jego wariantami.

Zwykle pochodzi z kodów transakcji, dzienników zdarzeń, pól zmiany statusu lub zapisów konkretnych działań użytkownika w systemie źródłowym.

Znacznik czasu ostatniej aktualizacji danych wskazuje, kiedy dane zostały ostatnio wyodrębnione z systemu źródłowego i załadowane do środowiska process mining. Nie określa, kiedy wystąpiło zdarzenie biznesowe, lecz informuje o aktualności analizowanych danych.

Ten atrybut ma znaczenie dla zarządzania danymi i pozwala użytkownikom ocenić, na ile aktualne są dostępne informacje. Pomaga potwierdzić, że analiza opiera się na bieżących danych, a także monitorować stan i częstotliwość działania potoku danych. Dzięki temu osoby korzystające z dashboardów i analiz procesów wiedzą, jak świeże są dane, na których opierają decyzje.

Ma znaczenie dla zarządzania danymi i pozwala użytkownikom ocenić ich aktualność, co zwiększa zaufanie do wyników analizy.

Ten znacznik czasu jest zwykle generowany i dodawany podczas procesu wyodrębniania, przekształcania i ładowania danych (ETL).

Ten atrybut wskazuje pierwotny system IT, w którym wygenerowano lub zarejestrowano dane o zdarzeniu, na przykład system ERP, system zarządzania dokumentami lub narzędzie workflow. Jeśli w obsługę zobowiązań zaangażowanych jest kilka systemów, pole to pomaga ustalić, z którego z nich pochodzi dane działanie.

Analiza danych według systemu źródłowego pomaga zrozumieć fragmentację procesu i problemy z integracją danych. Może ujawnić, czy opóźnienia lub problemy wiążą się z przekazywaniem pracy między systemami. Jest też ważna dla zarządzania danymi i ich weryfikacji, ponieważ pozwala sprawdzić, czy obraz procesu prawidłowo uwzględnia dane z każdego systemu.

Informuje o pochodzeniu danych, co pomaga w ich weryfikacji, rozwiązywaniu problemów i analizie różnic w przebiegu procesu między systemami.

Zwykle jest to stała wartość dodawana podczas wyodrębniania danych lub dostępna w nagłówkach dzienników systemowych.

Kod spółki to unikalny identyfikator odrębnego podmiotu prawnego lub spółki w organizacji. Faktury są przetwarzane i księgowane w imieniu konkretnej spółki.

Ten atrybut jest podstawowym wymiarem analizy porównawczej w organizacjach obejmujących wiele podmiotów. Umożliwia porównywanie wyników procesu obsługi zobowiązań w różnych spółkach, jednostkach zależnych i jednostkach biznesowych. Analiza może wykazać, które podmioty działają sprawniej, osiągają wyższy poziom automatyzacji lub częściej blokują płatności. Ułatwia to ujednolicanie dobrych praktyk i wykrywanie problemów charakterystycznych dla danego regionu lub podmiotu.

Umożliwia porównywanie procesów w różnych podmiotach prawnych i jednostkach biznesowych, co pomaga ujednolicać praktyki i wykrywać lokalne problemy.

Znajduje się w nagłówku dokumentu finansowego lub dokumentu transakcji faktury i wskazuje podmiot księgujący.

Kwota faktury oznacza łączną wartość brutto faktury przesłanej przez dostawcę. To ważny wskaźnik finansowy dla każdej sprawy.

Ten atrybut jest szeroko wykorzystywany w analizach finansowych i operacyjnych. Umożliwia filtrowanie procesów według wartości faktur, na przykład osobną analizę faktur o wysokiej wartości, wskazywanie wąskich gardeł w zatwierdzaniu faktur przekraczających określony próg oraz obliczanie finansowych skutków nieefektywności procesu. Można go użyć do oszacowania wartości zablokowanych faktur lub ustalenia priorytetów automatyzacji dla dużej liczby faktur o niskiej wartości. To podstawowy wymiar niemal każdego dashboardu zobowiązań.

Umożliwia analizę skutków finansowych, na przykład oszacowanie wartości zablokowanych płatności, oraz pomaga ustalać priorytety faktur według ich wartości.

Zazwyczaj znajduje się w nagłówku lub wierszach danych transakcji faktury.

Nazwa dostawcy wskazuje jego nazwę prawną lub handlową. Ten atrybut dostarcza ważnego kontekstu biznesowego dla każdej faktury.

Podział procesu według dostawcy pozwala ocenić wyniki i relacje z poszczególnymi dostawcami. Pomaga odpowiedzieć na pytania: „W przypadku których dostawców zatwierdzanie trwa najdłużej?”, „Czy faktury od niektórych dostawców często zawierają rozbieżności?” oraz „Czy skutecznie wykorzystujemy rabaty za wcześniejszą płatność u naszych głównych dostawców?”. Taka analiza jest ważna dla zakupów i zarządzania relacjami z dostawcami.

Umożliwia analizę wyników według dostawcy, pomagając wykryć problemy w relacjach z dostawcami, ocenić zgodność z warunkami płatności i porównać przebieg procesu dla poszczególnych dostawców.

Znajduje się w tabelach danych podstawowych dostawców i jest powiązany z danymi transakcji faktur za pomocą identyfikatora dostawcy.

Nazwa użytkownika wskazuje pracownika lub użytkownika systemu odpowiedzialnego za dany etap procesu, na przykład wprowadzenie, zatwierdzenie lub zaksięgowanie faktury. W przypadku czynności zautomatyzowanych może to być identyfikator użytkownika systemowego lub wsadowego.

Ten atrybut pozwala analizować proces z perspektywy osób, które go wykonują. Służy do badania rozkładu obciążenia pracą i wyników poszczególnych osób lub zespołów, a także do wskazywania potrzeb szkoleniowych. Analiza czynności według użytkownika pomaga wykrywać pętle poprawek związane z konkretnymi osobami, ustalać, na którym etapie zatrzymują się zatwierdzenia, oraz sprawdzać prawidłowy podział obowiązków. To ważny atrybut pozwalający zrozumieć rolę ludzi w procesie obsługi zobowiązań.

Umożliwia analizę wyników zespołów i poszczególnych osób oraz rozkładu obciążenia pracą, a także pomaga wskazywać potrzeby szkoleniowe i problemy ze zgodnością.

Zazwyczaj znajduje się w dziennikach zdarzeń lub w polach „Zmienione przez” / „Utworzone przez” w tabelach transakcji.

Numer zamówienia zakupu to identyfikator dokumentu, który pierwotnie zatwierdził zakup towarów lub usług od dostawcy. Faktury mogą być powiązane z zamówieniem zakupu lub nie.

Ten atrybut ma zasadnicze znaczenie dla analizy procesu uzgadniania faktur. Pozwala rozróżnić faktury powiązane z zamówieniem zakupu od tych, które nie są z nim powiązane. Zwykle przechodzą one różnymi ścieżkami procesu. Analiza może obejmować sprawność uzgadniania trójstronnego (zamówienie zakupu, potwierdzenie odbioru towarów i faktura), przyczyny niezgodności oraz wskaźnik KPI skuteczności uzgodnień przy pierwszej próbie. Brak numeru zamówienia zakupu na fakturze, która powinna go zawierać, często wskazuje na problem ze zgodnością procesu.

Niezbędny do analizy sprawności uzgadniania faktur, rozróżniania procesów obsługi faktur powiązanych z zamówieniem zakupu i bez takiego powiązania oraz wykrywania problemów ze zgodnością.

Znajduje się w danych transakcji faktur, często w polu referencyjnym łączącym fakturę z modułem zakupowym.

Termin płatności faktury to wyliczona data, do której należy zapłacić dostawcy, aby płatność została uznana za terminową i nie wiązała się z opłatami ani karami za opóźnienie. Zazwyczaj wynika z daty faktury i uzgodnionych warunków płatności, na przykład 30 dni.

Ten atrybut jest niezbędny do pomiaru terminowości płatności. Stanowi podstawę obliczania wskaźnika KPI terminowości płatności i wykrywania opóźnień. Porównanie terminu płatności z faktyczną datą zapłaty pozwala analizować terminowość, poprawiać relacje z dostawcami, unikać kar i lepiej zarządzać przepływami pieniężnymi.

Jest niezbędny do pomiaru terminowości płatności, zarządzania przepływami pieniężnymi i unikania kar za opóźnienia.

Datę tę często wylicza system źródłowy na podstawie daty faktury i warunków płatności, a następnie zapisuje w nagłówku faktury.

Ten atrybut logiczny wskazuje, czy dany etap procesu wykonał użytkownik systemowy, na przykład automatyzacja, workflow lub zadanie wsadowe, czy człowiek. Pozwala rozróżnić czynności ręczne i zautomatyzowane.

Analiza tego atrybutu jest niezbędna do oceny poziomu automatyzacji procesu obsługi zobowiązań i wyników inicjatyw transformacji cyfrowej. Ułatwia obliczanie wskaźnika przetwarzania bezobsługowego (STP), ponieważ pozwala wskazać faktury obsłużone bez ręcznej ingerencji. Porównanie ścieżek zautomatyzowanych i ręcznych może uzasadnić dalsze inwestycje w automatyzację, pokazując oszczędności czasu i kosztów.

Umożliwia pomiar poziomu automatyzacji, na przykład wskaźnika przetwarzania bezobsługowego, oraz ocenę wpływu automatyzacji na sprawność procesu.

Często ustala się to, sprawdzając, czy pole „UserName” dla danej czynności zawiera znany identyfikator użytkownika systemowego lub wsadowego.

Data płatności to znacznik czasu wskazujący, kiedy środki za daną fakturę zostały przekazane dostawcy. To ważny etap, który często oznacza koniec głównego przebiegu procesu.

W analizie process mining datę tę porównuje się z terminem płatności faktury, aby ustalić, czy płatność nastąpiła przed terminem, w terminie czy po terminie. Jest ona podstawą obliczania ważnych wskaźników KPI, takich jak terminowość płatności, oraz analizy możliwości skorzystania ze skonta za wcześniejszą zapłatę. Różnica między zatwierdzeniem faktury a datą płatności może też ujawnić nieefektywności w realizacji płatności lub zarządzaniu środkami.

Niezbędna do obliczania terminowości płatności, analizy zachowań płatniczych i wykrywania możliwości skorzystania ze skonta za wcześniejszą zapłatę.

Znajduje się w danych płatności lub dokumentu rozliczeniowego, powiązanych z pierwotną transakcją faktury.

Przyczyna blokady to kod lub opis wyjaśniający, dlaczego faktura została celowo zatrzymana przed etapem płatności. Typowe przyczyny to niezgodność ilości lub ceny, brak potwierdzenia odbioru towarów albo wymagana kontrola jakości.

Ten atrybut jest niezbędny do analizy przyczyn wyjątków i poprawek. Analiza częstotliwości i skutków poszczególnych przyczyn blokad pozwala wskazać najczęstsze źródła nieefektywności w procesie obsługi zobowiązań. Na tej podstawie można zaplanować konkretne usprawnienia, takie jak poprawa dokładności zamówień zakupu u dostawców lub uproszczenie procesu potwierdzania odbioru towarów. Ograniczenie blokad płatności pomaga zwiększyć wskaźnik przetwarzania bezobsługowego (STP).

Niezbędna do analizy przyczyn blokad płatności oraz wskazywania głównych źródeł nieefektywności i poprawek w procesie.

Znajduje się w dokumencie faktury lub powiązanej tabeli statusów. Często jest uzupełniana po wystąpieniu czynności „Zablokowano”.

Waluta faktury określa jednostkę pieniężną, w której podano kwotę faktury. Ma to szczególne znaczenie dla międzynarodowych organizacji współpracujących z dostawcami z różnych krajów.

W analizie ten atrybut jest niezbędny do prawidłowej interpretacji kwoty faktury i wykonywania dokładnych obliczeń finansowych. Umożliwia filtrowanie procesu według waluty, aby analizować różnice regionalne lub problemy związane z konkretną walutą. Po połączeniu z danymi o kursach wymiany pozwala przeliczyć wartości finansowe na jedną walutę raportową i prowadzić spójną analizę globalną.

Zapewnia kontekst niezbędny do prawidłowej analizy finansowej i podziału procesów według waluty w organizacjach działających na wielu rynkach.

Zazwyczaj znajduje się w nagłówku tabeli transakcji faktur, obok kwoty faktury.

Warunki płatności określają zasady opłacania faktury. Obejmują między innymi liczbę dni do terminu płatności, na przykład 30 dni, oraz ewentualne skonto za wcześniejszą zapłatę, na przykład 2% przy płatności w ciągu 10 dni.

Ten atrybut zapewnia kontekst niezbędny do analizy wyników finansowych. Służy do obliczania terminu płatności faktury i wykrywania możliwości skorzystania ze skonta za wcześniejszą zapłatę. Analiza wyników procesu według warunków płatności pozwala sprawdzić, czy długi czas obsługi wewnętrznej powoduje systematyczną utratę takich możliwości. Dzięki temu można bezpośrednio powiązać sprawność procesu z oszczędnościami.

Pozwala obliczyć termin płatności faktury i analizować, jak często udaje się skorzystać ze skonta za wcześniejszą zapłatę, łącząc sprawność procesu z oszczędnościami.

Zazwyczaj pochodzi z danych podstawowych dostawcy i jest kopiowany do nagłówka transakcji faktury podczas jej tworzenia.