Industrie: Zorgaanbieders Optimalisatie

Use case: Procesverbetering in de Zorgsector

Introductie

De zorgsector, die ziekenhuizen, klinieken en medische praktijken omvat, is essentieel voor het leveren van patiëntenzorg en medische diensten. Ondanks de vooruitgang in medische technologie en praktijken, kampen veel zorgaanbieders met operationele inefficiënties, hoge kosten en uitdagingen in de levering van patiëntenzorg. Om deze problemen aan te pakken, hebben vooraanstaande zorgaanbieders wereldwijd procesverbeteringsprojecten uitgevoerd, waarbij ze gebruik maken van process mining, process design en process simulation technieken.

Probleemstelling

De zorgsector ondervond verschillende veelvoorkomende problemen binnen instellingen:

• Lange Patiëntwachttijden: Verlengde wachttijden voor afspraken en behandelingen hadden een negatief effect op patiënttevredenheid en -uitkomsten.
• Hoge Operationele Kosten: Inefficiënties in administratieve en klinische processen leidden tot verhoogde operationele uitgaven.
• Nalevingsuitdagingen: Complexe en veranderende regelgevende vereisten maakten nalevingsbeheer tijdrovend.
• Beperkte Zichtbaarheid van Processen: Onvoldoende zichtbaarheid in operationele workflows hinderde effectieve besluitvorming en procesoptimalisatie.

Methodologie

De initiatieven voor procesverbetering volgden een uitgebreide methodologie over meerdere zorgaanbieders, bestaande uit de volgende stappen:

1. Process Mining:

• Implementeerde process mining tools om verschillende processen zoals patiëntopname, behandeling, ontslag en facturatie te analyseren.
• Gegevens verzameld uit Elektronische Patiëntendossiers (EPD) systemen, Ziekenhuisinformatiesystemen (ZIS) en operationele logs om huidige processen in kaart te brengen.
• Knelpunten, afwijkingen en inefficiënties in kritieke workflows geïdentificeerd.

2. Process Design:

• Workshops gehouden met belangrijke stakeholders om inzichten te verzamelen en verbeterpunten te identificeren.
• Processen herontworpen om workflows te stroomlijnen, handmatige interventie te verminderen en automatisering te introduceren.
• Gestandaardiseerde procesmodellen ontwikkeld die best practices uit de industrie en nalevingsvereisten bevatten.

3. Process Simulation:

• De herontworpen processen gesimuleerd met geavanceerde software om prestatie-uitkomsten te voorspellen en potentiële problemen te identificeren.
• Verschillende scenario’s getest om de impact van voorgestelde veranderingen op belangrijke prestatiestatistieken zoals patiëntwachttijden, operationele kosten en naleving van regelgeving te evalueren.
• De procesmodellen verfijnd op basis van simulatie-resultaten om optimale efficiëntie en effectiviteit te verzekeren.

Resultaat

De implementatie van procesverbeteringsinitiatieven binnen de zorgsector leverde aanzienlijke voordelen op:

• Verminderde Patiëntwachttijden: De gemiddelde patiëntwachttijd voor afspraken en behandelingen daalde met 35%, wat de patiënttevredenheid en -uitkomsten aanzienlijk verbeterde.
• Lagere Operationele Kosten: Gestroomlijnde administratieve en klinische processen en automatisering leidden tot een kostenverlaging van 25% in operationele uitgaven.
• Verbeterde Naleving van Regelgeving: Gestandaardiseerde processen en verbeterde monitoringsmogelijkheden resulteerden in een verbetering van 50% in naleving van regelgeving.
• Verhoogde Zichtbaarheid van Processen: Process mining tools boden realtime inzichten in operationele workflows, wat betere besluitvorming en continue verbetering mogelijk maakte.
• Verbeterde Efficiëntie: Automatisering en geoptimaliseerde workflows verminderden de handmatige inspanningen met 40%, waardoor zorgpersoneel zich meer kon richten op patiëntenzorg.

Door gebruik te maken van process mining, process design en process simulation transformeerde de zorgsector met succes haar operaties, wat leidde tot aanzienlijke operationele efficiënties, kostenbesparingen en verbeterde patiëntenzorg. Deze use case laat het transformerende potentieel zien van business process management technieken in het optimaliseren van functies van zorgaanbieders en het ondersteunen van de algehele efficiëntie van het zorgsysteem.