Transformation/Rôle: Productivité des équipes

Cas d’usage : Amélioration des processus pour la productivité des équipes

Introduction

Les professionnels de la productivité des équipes jouent un rôle essentiel dans l’optimisation des performances, de l’engagement et de l’efficacité globale des employés au sein des organisations. Ils se concentrent sur la rationalisation des workflows, la réduction des inefficacités et la promotion d’un environnement de travail productif. Malgré divers projets, de nombreuses organisations rencontrent des défis pour maintenir des niveaux de productivité élevés, gérer les coûts et assurer la satisfaction des employés. Pour relever ces défis, les entreprises de premier plan dans le monde ont entrepris des projets d’amélioration des processus en utilisant des techniques de Process Mining, de design de processus et de simulation des processus.

Énoncé du problème

Les professionnels de la productivité des équipes ont rencontré plusieurs défis communs dans les organisations :

• Workflows inefficaces : Des processus inefficaces et des tâches redondantes ont entraîné une baisse de la productivité et de la frustration chez les employés.
• Coûts opérationnels élevés : Des inefficacités dans les workflows et l’allocation des ressources ont entraîné une augmentation des dépenses opérationnelles.
• Problèmes d’engagement des employés : L’absence de processus rationalisés et de canaux de communication clairs a eu un impact négatif sur l’engagement et la satisfaction des employés.
• Visibilité limitée des processus : Une visibilité inadéquate des processus du personnel a entravé la prise de décision efficace et l’optimisation.

Méthodologie

Les initiatives d’amélioration des processus ont suivi une méthodologie structurée à travers plusieurs organisations, pilotées par leurs équipes de productivité du personnel et comprenant les étapes suivantes :

1. Process Mining :

• Utilisation d’outils de Process Mining pour analyser divers processus liés au personnel tels que la gestion des tâches, la communication et le suivi des performances.
• Collecte de data à partir des systèmes de gestion des ressources humaines (HRMS), des outils de gestion de projet et des journaux opérationnels pour cartographier les processus actuels.
• Identification des goulots d’étranglement, des écarts et des inefficacités dans les workflows critiques.

2. Design de processus :

• Organisation d’ateliers avec les parties prenantes clés et les employés pour recueillir des idées et identifier les domaines communs d’amélioration.
• Refonte des processus pour rationaliser les workflows, réduire l’intervention manuelle et optimiser l’efficacité.
• Développement de modèles de processus standardisés qui intègrent les meilleures pratiques de l’industrie et les exigences de conformité.

3. Simulation de processus :

• Simulation des processus refondus à l’aide d’un logiciel avancé pour prédire les résultats en termes de performances et identifier les problèmes potentiels.
• Test de divers scénarios pour évaluer l’impact des changements proposés sur des indicateurs de performance clés comme le temps d’achèvement des tâches, les coûts opérationnels et la satisfaction des employés.
• Affinement des modèles de processus en fonction des résultats de simulation pour assurer une efficacité et une efficacité optimales.

Résultat

La mise en œuvre des initiatives d’amélioration des processus dirigées par les équipes de productivité du personnel au sein des organisations a généré des avantages significatifs :

• Efficacité des workflows améliorée : Des workflows rationalisés et des tâches redondantes réduites ont augmenté la productivité globale de 35 %.
• Réduction des coûts opérationnels : Des processus optimisés et une allocation des ressources efficace ont conduit à une réduction de 25 % des coûts opérationnels.
• Engagement des employés renforcé : Des processus plus clairs et des canaux de communication améliorés ont entraîné une augmentation de 30 % de l’engagement et de la satisfaction des employés.
• Visibilité des processus accrue : Les outils de Process Mining ont fourni des insights en temps réel sur les processus, facilitant une meilleure prise de décision et une amélioration continue.
• Efficacité améliorée : Les workflows optimisés ont réduit les efforts manuels de 40 %, libérant des ressources pour des initiatives stratégiques et améliorant l’efficacité globale.

En utilisant le Process Mining, le design de processus et la simulation de processus, les professionnels de la productivité du personnel ont transformé leurs opérations, obtenant des gains d’efficacité conséquents, des économies et une satisfaction améliorée des employés. Ce cas d’usage souligne le potentiel transformateur des techniques de gestion des processus métiers pour optimiser la productivité des équipes et soutenir la performance organisationnelle globale.