Transformation/Rôle: Productivité des équipes avec Process Mining

Optimisation des processus de productivité

Introduction

Les professionnels de la productivité jouent un rôle clé dans l’optimisation de la performance, de l’engagement et de l’efficacité des équipes au sein des organisations. Leur mission est de simplifier les workflows, réduire les inefficacités et encourager un environnement de travail productif. Malgré de nombreuses initiatives, les organisations se heurtent souvent à des difficultés pour garder une forte productivité, maîtriser les coûts et assurer la satisfaction des collaborateurs. Pour répondre à ces enjeux, les leaders mondiaux mènent des projets d’amélioration continue grâce au process mining, au process design et à la simulation de processus.

Problématique

Les experts productivité rencontrent des défis communs dans la plupart des organisations :

• Workflows inefficaces : Processus désorganisés et tâches redondantes nuisent à la productivité et créent de la frustration.
• Coûts élevés : Les inefficacités dans la gestion des workflows et des ressources augmentent les dépenses.
• Manque d’engagement : L’absence de processus fluides et de communication claire réduit l’engagement et la satisfaction des collaborateurs.
• Visibilité limitée : Une faible visibilité sur les processus bloque la prise de décision et l’optimisation continue.

Méthodologie

Les initiatives d’amélioration continue reposent sur une méthodologie structurée, commune à plusieurs organisations, menée par les équipes productivité :

1. Process Mining :

• Utilisation d’outils de process mining pour analyser les processus RH comme la gestion des tâches, la communication et le suivi des performances.
• Collecte de data via les HRMS, outils de gestion de projet et logs opérationnels pour MAP les processus existants.
• Identification des goulots d’étranglement, écarts et inefficacités dans les workflows critiques.

2. Process Design :

• Ateliers avec parties prenantes et équipes pour identifier les axes d’amélioration clés.
• Redesign des processus pour simplifier les workflows, réduire la saisie manuelle et optimiser l’efficacité.
• Création de modèles de processus standards intégrant les best practices du secteur et les exigences de conformité.

3. Process Simulation :

• Simulation des nouveaux processus avec des logiciels avancés pour anticiper les résultats et détecter les points faibles.
• Tests de scénarios variés pour mesurer l’impact sur les KPIs : délais des tâches, coûts, engagement, satisfaction.
• Optimisation itérative des modèles selon les retours de simulation pour garantir la performance.

Résultats

La mise en œuvre de ces projets d’amélioration a permis d’obtenir des bénéfices tangibles :

• Efficacité accrue des workflows : Les processus optimisés et la suppression des tâches inutiles ont augmenté la productivité globale de 35 %.
• Réduction des coûts : Une meilleure allocation des ressources et l’optimisation des processus ont permis de baisser les coûts de 25 %.
• Engagement renforcé : Des processus simplifiés et une meilleure communication ont augmenté l’engagement et la satisfaction de 30 %.
• Visibilité en temps réel : Les outils de process mining donnent une vision instantanée des processus, pour une prise de décision facilitée.
• Réduction de la charge manuelle : Les workflows automatisés ont permis de réduire de 40 % les efforts manuels, libérant du temps pour des projets stratégiques.

En misant sur le process mining, le process design et la simulation, les experts en productivité ont transformé leur organisation, avec des économies, plus d’efficacité et une meilleure satisfaction collaborateur. Ce cas d’usage montre le potentiel des solutions de business process management pour dynamiser la productivité et la performance des équipes.