Process Mining para auditores

Process Mining para auditoría: descubra qué ocurrió realmente

Compare los datos de los casos completados con un modelo de proceso aprobado. Detecte desviaciones, revise el historial de cada caso y exporte pruebas para su análisis. Esta información respalda su trabajo de auditoría, pero no sustituye su criterio ni certifica el cumplimiento.

¿Qué evidencia genera Process Mining?

Una comprobación de conformidad compara la ejecución registrada del proceso con el estándar que usted define. Los resultados muestran qué casos siguieron el recorrido previsto y en qué puntos se apartaron de él. Use esta evidencia de conformidad del proceso para centrar la revisión en las excepciones, en lugar de reconstruir cada caso manualmente.

La evidencia depende de los datos de eventos y del estándar del proceso que usted proporcione. Una diferencia entre la actividad registrada y el control definido no explica por qué se produjo ni demuestra que haya fallado un control. Le corresponde evaluar qué significa el hallazgo.

Descubra cómo Process Mining facilita la comprobación de conformidad.

¿Cómo rastrear un hallazgo hasta el caso de origen?

Empiece por una desviación detectada en el análisis y examine el historial del proceso del caso correspondiente. Pase del hallazgo resumido a los eventos registrados para ese caso y revise su secuencia y sus tiempos en contexto.

Para facilitar la revisión de los resultados, conserve los identificadores de casos pertinentes y los registros de origen junto con la exportación. Sus datos de eventos deben incluir los registros de actividades, las marcas de tiempo y las referencias a los casos necesarias para rastrear la ejecución hasta el origen.

¿Qué puede exportar y qué debe conservar junto con la exportación?

Después de revisar las desviaciones, exporte los hallazgos y la evidencia que los respalda para el expediente de auditoría. Conserve la exportación junto con el modelo de proceso aprobado, el alcance y el período de la prueba, y las referencias a los datos de origen utilizados en el análisis.

Sin este contexto, es difícil evaluar una lista de desviaciones. ProcessMind proporciona evidencia para su revisión; usted decide si es suficiente para la auditoría.

¿Cómo registrar y evaluar las excepciones?

Una desviación es una diferencia entre la ejecución registrada y el modelo de proceso que se está usando como referencia. Puede indicar que se omitió una actividad, que se siguió una secuencia inesperada o que hubo otro apartamiento del recorrido definido.

Registre por separado la excepción, la evidencia del caso y su evaluación. El análisis puede ayudarle a encontrar e investigar variaciones, pero no puede determinar si una excepción está justificada, si se incumplió un control o si hay un problema de cumplimiento. Esa evaluación requiere su criterio y el contexto pertinente de la organización.

¿Cómo realizar una comprobación de conformidad?

1. Elija el proceso y la pregunta de control. Defina qué desea comprobar, el período incluido y el estándar de proceso aprobado.
2. Prepare los datos de eventos. Incluya los identificadores de casos y los registros de actividades necesarios para rastrear la ejecución hasta los casos de origen.
3. Compare la ejecución con el estándar. Realice una comprobación de conformidad y revise las desviaciones que detecte.
4. Investigue las excepciones. Abra los historiales de los casos pertinentes, compruebe los registros de origen y documente su evaluación.
5. Exporte la evidencia. Conserve juntos los hallazgos, las referencias a los casos, el modelo de proceso y el alcance de la prueba para su revisión.

Lea la guía de gobernanza de procesos para saber cómo definir y mantener estándares de procesos.

¿Cómo es una comprobación de conformidad en la práctica?

Suponga que el proceso aprobado exige que una solicitud se envíe, se revise y se apruebe antes del pago. Modele esa secuencia y compárela con los datos de eventos de casos completados.

El análisis puede señalar casos en los que la actividad registrada difiere del modelo, como un pago registrado antes de la aprobación. Examine el historial del caso y rastree el hallazgo hasta los registros de origen. Después, evalúe si la secuencia refleja una excepción de control, un problema de datos o una variación aprobada, y documente su conclusión para que pueda revisarse.

El resultado es evidencia de conformidad del proceso, no una decisión automática sobre el cumplimiento.

¿Cómo puede ayudar Process Mining a preparar una auditoría?

Process Mining puede ayudarle a detectar desviaciones en los casos disponibles, en lugar de depender únicamente de una muestra seleccionada manualmente. Use los resultados para centrar la investigación, organizar la evidencia en torno al historial de los casos y repetir la misma prueba al revisar otro período.

La cobertura depende de que los datos de eventos sean completos y de buena calidad. La falta de eventos, los identificadores de casos incoherentes o un modelo de proceso incompleto pueden afectar los resultados. Valide los datos y el estándar antes de basarse en los hallazgos.

¿Qué relación tiene esto con ISO 9001 y DORA?

Para documentar procesos conforme a ISO 9001, un modelo de proceso definido puede servir como estándar para comparar la ejecución registrada. El análisis puede ayudarle a detectar dónde difieren los casos reales de ese modelo. Por sí solo, no demuestra que su documentación o sistema de gestión de calidad cumpla los requisitos de ISO 9001.

Para obtener evidencia de resiliencia operativa conforme a DORA, los datos de procesos pueden ayudarle a examinar la actividad registrada relacionada con procesos e incidentes de TIC. Que la evidencia cumpla sus obligaciones depende del requisito, los registros disponibles y su evaluación. Process Mining no certifica el cumplimiento de DORA.

Consulte el caso de uso de cumplimiento en ciencias de la vida para ver otro ejemplo de análisis de procesos en un entorno regulado.

¿Qué debería comprobar antes de basarse en los resultados?

Antes de usar una exportación en una auditoría, confirme lo siguiente:

• El modelo de proceso refleja el estándar aprobado para el período revisado.
• Los datos de eventos cubren los casos y las actividades incluidos en el alcance.
• Los identificadores de casos permiten rastrear los hallazgos hasta los registros de origen.
• Ha documentado el alcance de la prueba y las limitaciones de los datos.
• Ha evaluado las excepciones, en lugar de tratar cada desviación como un fallo de control.

Empiece por un proceso y una pregunta de control claramente definida. Después, evalúe si los hallazgos por caso y la exportación de evidencia responden a sus necesidades de auditoría.