Votre modèle de données pour la gestion des contrats

Cet attribut décrit une étape ou un jalon unique au sein du processus de gestion des contrats, tel que 'Contrat rédigé', 'Revue juridique démarrée' ou 'Contrat exécuté'. Ces activités sont les éléments constitutifs de la carte de processus.

L'analyse de la séquence et de la fréquence de ces activités est fondamentale pour le Process Mining. Elle aide à identifier le flux de processus réel, à découvrir les écarts par rapport à la procédure standard et à localiser les activités les plus chronophages ou fréquemment répétées.

Il définit les étapes du processus, permettant la visualisation et l'analyse du workflow de contrat, des goulots d'étranglement et des variations.

Cela est généralement dérivé des données du journal d'événements ou de la piste d'audit dans DocuSign CLM, qui enregistrent les actions effectuées sur un document ou un workflow de contrat.

Cet attribut enregistre la date et l'heure précises d'une activité. Il constitue le fondement temporel du Process Mining, permettant l'analyse des performances des processus dans le temps.

En ordonnant les événements en fonction de leur heure de début, un journal chronologique est créé pour chaque cas. Cela permet le calcul des temps de cycle entre les activités, la durée de chaque étape et la durée globale du processus de bout en bout. C'est crucial pour identifier les goulots d'étranglement, mesurer les temps d'attente et évaluer l'efficacité des processus par rapport aux SLA.

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements chronologiquement et calculer toutes les métriques basées sur le temps, telles que les temps de cycle et les durées.

Cette information fait partie standard de tout journal d'événements ou piste d'audit dans DocuSign CLM, associée à chaque action enregistrée.

L'ID de contrat sert d'identifiant de cas définitif, liant de manière unique tous les événements et activités liés à un contrat spécifique, de sa création à sa résolution. Dans DocuSign CLM, cela peut correspondre à l'ID d'enveloppe ou à un champ d'identification de contrat personnalisé.

Cet attribut est essentiel pour le Process Mining car il permet la reconstruction du parcours de bout en bout pour chaque contrat individuel. En regroupant toutes les activités connexes sous un seul ID de contrat, les analystes peuvent visualiser le flux de processus complet, mesurer les temps de cycle et analyser les variations entre les différents contrats.

C'est la clé primaire qui connecte tous les événements de processus liés, permettant de tracer et d'analyser l'ensemble du cycle de vie d'un seul contrat.

Il s'agit généralement de l'identifiant principal pour un contrat ou un objet enveloppe dans DocuSign CLM. Il peut être étiqueté comme ID d'enveloppe ou comme un champ personnalisé configuré pour l'identification des contrats.

Cet attribut indique la date de la dernière mise à jour de l'ensemble de données. Il fournit un contexte sur la fraîcheur et l'actualité de l'analyse, permettant aux utilisateurs de savoir à quel point les données sont récentes.

Dans les tableaux de bord et les rapports, cette information est vitale pour la gouvernance des données et la confiance des utilisateurs. Elle aide les analystes à comprendre s'ils examinent des informations en temps réel ou un instantané d'un moment précis, ce qui est crucial pour prendre des décisions éclairées et opportunes.

Fournit un contexte crucial sur la fraîcheur des données, garantissant que les utilisateurs comprennent à quel point l'analyse des processus est actuelle.

C'est un attribut de métadonnées, généralement généré et stocké par l'outil ETL (Extraction, Transformation, Chargement) ou le pipeline de données pendant le processus d'ingestion des données.

Cet attribut spécifie l'origine des données de processus. Pour cette vue, la valeur serait systématiquement 'DocuSign CLM' ou un identifiant similaire.

Bien que cela puisse sembler redondant dans une analyse de système unique, c'est une bonne pratique d'inclure ce champ. Il devient critique lors de la fusion de données provenant de plusieurs systèmes, comme la combinaison de données contractuelles d'un CRM avec des données de workflow de DocuSign, assurant une lignée et une traçabilité claires des données.

Assure la traçabilité des données et est essentiel pour les analyses qui combinent des données provenant de plusieurs systèmes d'entreprise.

Il s'agit généralement d'une valeur statique ajoutée lors du processus d'extraction et de transformation des données pour étiqueter l'origine de l'ensemble de données.

Cet attribut identifie l'autre organisation participant à l'accord. Différentes contreparties peuvent avoir des styles de négociation, des exigences légales et des temps de réponse différents, ce qui peut avoir un impact significatif sur le cycle de vie du contrat.

L'analyse de la performance du processus par contrepartie aide à identifier les partenaires avec lesquels il est facile de travailler et ceux qui causent constamment des retards. Ces informations peuvent être utilisées pour améliorer la gestion des relations et fixer des attentes réalistes pour les futures négociations. C'est une dimension clé pour l'analyse de la 'Fréquence de reprise et de révision des contrats'.

Aide à analyser comment les interactions avec différentes parties externes affectent les temps de négociation, les nombres de révisions et les temps de cycle globaux.

Cette information est un élément fondamental de l'enregistrement du contrat, souvent stockée dans un champ dédié 'Nom de la contrepartie' ou 'Entreprise'.

Cet attribut stocke la date d'expiration contractuelle. C'est une information de métadonnée cruciale pour gérer proactivement le portefeuille de contrats, en particulier pour les revenus récurrents ou les accords de service à long terme.

Cette date est le principal moteur du tableau de bord 'Perspectives de renouvellement et d'expiration des contrats'. En surveillant les contrats approchant de leur date d'expiration, les organisations peuvent déclencher les workflows de renouvellement en temps voulu. C'est également une entrée clé pour le calcul du KPI 'Taux de renouvellement de contrat dans les délais', aidant à prévenir les fuites de revenus et les interruptions de service.

Crucial pour une gestion proactive des contrats, permettant des renouvellements en temps voulu et évitant les expirations de contrat involontaires.

C'est un champ de métadonnées standard qui doit être capturé pour tout contrat avec une durée définie dans DocuSign CLM.

Cet attribut enregistre la date et l'heure précises de la fin d'une activité. Tandis que l'heure de début marque le début, l'heure de fin marque l'achèvement, permettant des calculs de durée précis pour les activités individuelles.

L'analyse de l'heure de fin est cruciale pour calculer le temps de traitement des activités, qui est le temps de travail actif passé sur une tâche. Cela aide à différencier le travail actif du temps d'attente, offrant des informations plus approfondies sur l'efficacité des ressources et le coût réel des retards. Par exemple, il peut être utilisé pour calculer la durée exacte d'une activité de 'Revue juridique'.

Permet le calcul précis des durées d'activités individuelles, aidant à distinguer le temps de traitement actif du temps d'attente inactif.

Dans des systèmes comme DocuSign CLM, cela peut être enregistré explicitement dans la piste d'audit ou peut nécessiter d'être inféré de l'heure de début de l'événement ultérieur.

Le responsable de contrat est le principal point de contact et la personne responsable de la progression d'un contrat. Il s'agit généralement de la personne qui a initié la demande de contrat ou qui est responsable de la relation commerciale.

L'analyse des performances par responsable de contrat peut révéler des schémas d'efficacité, de taux de reprise et de temps de cycle. Cette analyse aide à identifier les individus ou les équipes très performants, ainsi que ceux qui pourraient avoir besoin de formation ou de soutien supplémentaire. C'est une dimension clé pour segmenter les données dans des tableaux de bord comme l'« Analyse du temps de cycle des contrats ».

Permet une analyse des performances par individu ou par équipe, aidant à identifier les meilleures pratiques et les domaines d'amélioration dans les activités pilotées par l'utilisateur.

Il s'agit généralement d'un champ utilisateur associé à l'objet contrat, souvent renseigné avec le nom de l'utilisateur qui a créé ou est propriétaire du workflow.

Cet attribut indique le statut général du contrat à un moment donné, par exemple, 'Brouillon', 'En revue', 'En attente de signature' ou 'Exécuté'. Il fournit un résumé de haut niveau de l'avancement du contrat.

Dans le Process Mining, l'analyse du statut est utile pour filtrer les cas et construire des tableaux de bord qui suivent le volume de contrats à différentes étapes. Le tableau de bord 'Suivi du statut des contrats en temps réel' s'appuie directement sur cet attribut pour offrir une visibilité sur le portefeuille de contrats actifs et identifier où le travail s'accumule.

Fournit un aperçu de l'avancement du contrat, essentiel pour le suivi du statut, la gestion de la charge de travail et l'identification des goulots d'étranglement.

Cette information est généralement disponible en tant qu'attribut principal sur l'objet contrat ou workflow au sein de DocuSign CLM.

Cet attribut mesure la durée de bout en bout pour chaque cas de contrat. Il est calculé comme la différence de temps entre le premier événement (par exemple, 'Demande de contrat initiée') et le dernier événement (par exemple, 'Contrat stocké dans le référentiel').

Le temps de cycle est un KPI maître pour l'efficacité des processus. Il offre une vue holistique du temps nécessaire pour finaliser un contrat. Cette métrique calculée est la base du KPI 'Temps de cycle moyen des contrats' et du tableau de bord 'Analyse du temps de cycle des contrats', permettant des analyses approfondies sur les facteurs, tels que le type ou la valeur du contrat, qui influencent la vitesse globale.

C'est un KPI primaire pour l'efficacité globale du processus, indiquant le temps total nécessaire pour traiter un contrat du début à la fin.

Cette métrique n'est pas présente dans le système source mais est calculée dans l'outil de Process Mining basé sur les timestamps de début et de fin d'un cas.

Cet attribut catégorise les contrats en fonction de leur objectif juridique ou commercial. Différents types de contrats suivent souvent des workflows différents, ont des exigences d'approbation distinctes et varient en complexité.

La segmentation de l'analyse des processus par type de contrat est fondamentale pour comprendre les variations de performance. Elle permet aux analystes de comparer les temps de cycle, les taux de conformité et les schémas de négociation pour différents types d'accords. Par exemple, un NDA devrait avoir un temps de cycle beaucoup plus court qu'un contrat-cadre de services complexe, et cet attribut rend cette comparaison possible.

Permet la comparaison des performances des processus entre différentes catégories de contrats, qui ont souvent des workflows et des niveaux de complexité uniques.

Il s'agit d'un champ de métadonnées clé, généralement sélectionné dans une liste déroulante lors de la création d'un contrat dans DocuSign CLM.

Cet attribut représente la valeur financière de l'accord, qui peut être un montant unique ou une valeur récurrente. La valeur d'un contrat dicte souvent le niveau de contrôle requis et la complexité du chemin d'approbation.

L'analyse du processus basée sur la valeur du contrat est cruciale pour prioriser les transactions de grande valeur et identifier si elles sont inutilement retardées. Elle peut également être utilisée pour vérifier la conformité, par exemple, en s'assurant que les contrats dépassant un certain seuil ont reçu l'approbation du DAF. Cet attribut aide à concentrer les efforts d'optimisation sur les contrats les plus importants financièrement.

Permet la priorisation et l'évaluation des risques, car les contrats de plus grande valeur exigent souvent une révision plus rigoureuse et ont un impact commercial plus important.

Il s'agit généralement d'un champ numérique ou monétaire dans les métadonnées du contrat au sein de DocuSign CLM.

Cet attribut identifie la personne spécifique du service juridique qui est responsable de la révision et de l'approbation du contrat. Ceci est distinct du responsable de contrat, qui est généralement du côté commercial.

L'attribution des revues à un conseiller juridique spécifique permet une analyse détaillée des performances de l'étape de revue juridique. Cela aide à construire le tableau de bord 'Performance de la revue juridique' pour mesurer et comparer le débit et les temps de cycle des différents membres de l'équipe juridique, ce qui peut éclairer la répartition de la charge de travail et identifier les opportunités d'efficacité au sein du service juridique.

Permet une analyse détaillée de l'étape de révision juridique, aidant à équilibrer les charges de travail et à mesurer la performance de l'équipe juridique.

Ceci serait issu des données d'affectation des tâches au sein d'un workflow DocuSign CLM, précisant la personne à qui la tâche de 'Revue légale' a été assignée.

Cet attribut spécifie le département interne, tel que Ventes, Marketing ou TI, qui a initié ou est responsable du contrat. Les processus et besoins au niveau des départements peuvent varier, conduisant à différents modèles de gestion des contrats.

La segmentation de l'analyse par département est essentielle pour comprendre comment différentes parties de l'entreprise utilisent le processus de gestion des contrats. Elle aide à créer des rapports ciblés, tels que le 'Rapport sur les goulots d'étranglement des approbations de contrats', pour identifier si les retards sont concentrés dans des unités commerciales spécifiques et permet d'adapter les améliorations de processus aux besoins départementaux.

Permet la comparaison des performances entre différentes unités commerciales, mettant en évidence les variations d'efficacité, de conformité et de charge de travail.

Cela peut être un champ de métadonnées sur le contrat ou dérivé du département de l'utilisateur Propriétaire du Contrat.

Cette métrique calcule la durée totale qu'un contrat passe dans la phase d'approbation, depuis le moment où il est envoyé pour la première approbation interne jusqu'à l'obtention de l'approbation finale requise. Elle peut être calculée en additionnant les durées de toutes les activités liées à l'approbation ou en prenant le temps entre le début de la première activité d'approbation et la fin de la dernière.

Cet attribut est la mesure principale du KPI 'Durée moyenne de la phase d'approbation'. Il aide à isoler les retards spécifiquement dus au processus d'approbation, plutôt qu'à la rédaction ou à la négociation. En suivant cette durée, les organisations peuvent mieux comprendre l'impact de leur matrice d'approbation et identifier les opportunités de la rationaliser.

Isole le temps passé en approbations, facilitant l'identification et la résolution des goulots d'étranglement spécifiquement au sein de la chaîne d'approbation.

Calculé dans l'outil de Process Mining en identifiant tous les événements liés aux approbations (par exemple, "Approbation interne envoyée", "Approbation interne reçue") et en mesurant le temps entre le premier et le dernier de ces événements pour chaque cas.

Cet attribut permet de savoir si un contrat a été signé à l'aide d'un outil de signature électronique intégré comme DocuSign eSignature, ou s'il a été exécuté via une méthode hors ligne (par exemple, signature manuscrite et scan).

Cet attribut soutient directement le KPI 'Taux d'adoption de la signature électronique'. En analysant la proportion de contrats signés électroniquement, une entreprise peut mesurer le succès de ses initiatives de transformation numérique. Un taux d'adoption plus élevé est généralement corrélé à des temps d'exécution plus rapides, des coûts administratifs réduits et une conformité et un suivi des documents améliorés.

Mesure l'adoption des processus numériques et aide à quantifier les gains d'efficacité liés à l'utilisation des capacités de signature électronique intégrées.

Cela peut être déterminé en vérifiant si l'événement 'Contrat exécuté' provient du service intégré DocuSign eSignature.

Cet attribut calculé identifie les contrats ayant fait l'objet de reprises de travail, comme un renvoi pour annotation après qu'une approbation interne ait déjà été reçue. Il est généralement dérivé en recherchant des séquences d'activités spécifiques et indésirables.

Ce drapeau simplifie l'analyse des inefficacités de processus. Il permet le calcul direct du KPI 'Taux de reprise des contrats' et facilite le filtrage et l'analyse des seuls contrats qui ont nécessité un effort supplémentaire. Cela aide à identifier les causes profondes des reprises de travail, telles que des exigences initiales peu claires ou des points de négociation difficiles.

Aide à quantifier et à analyser la fréquence du retravail, un indicateur clé de l'inefficacité des processus et des coûts cachés.

Cet attribut est calculé au sein de l'outil de Process Mining en définissant des règles qui identifient les boucles de reprise de travail, telles qu'un événement 'Contrat annoté' se produisant après un événement 'Approbation interne reçue'.

Cet attribut fournit un statut granulaire spécifique à la phase d'approbation du cycle de vie du contrat. Alors que le statut du contrat est un statut de cas de haut niveau, le statut d'approbation suit le résultat des activités d'approbation individuelles.

Ceci est essentiel pour le 'Rapport sur les goulots d'étranglement de l'approbation des contrats' et le 'Suivi du statut des contrats en temps réel'. Il permet une vue claire des contrats en attente d'approbation, de ceux qui ont été rejetés et nécessitent une reprise, et de ceux qui ont passé avec succès la phase d'approbation. L'analyse des transitions entre ces statuts aide à identifier les points spécifiques de défaillance ou de retard dans la chaîne d'approbation.

Fournit un aperçu détaillé de la phase d'approbation, permettant d'identifier quels contrats sont bloqués et pourquoi.

Ceci serait le résultat d'une tâche d'approbation ou d'une étape de workflow au sein de DocuSign CLM.

Cet attribut suit l'itération du document contractuel au fur et à mesure des révisions et des annotations. Chaque fois qu'une nouvelle version est téléchargée ou enregistrée, ce nombre devrait s'incrémenter.

Le suivi de la version du document est un moyen direct de mesurer les reprises de travail et la complexité des négociations. Un nombre élevé de versions pour un contrat indique des allers-retours importants entre les parties. Cet attribut est une entrée principale pour le calcul du KPI 'Nombre moyen de révisions de documents' et l'analyse du tableau de bord 'Fréquence de reprise et de révision des contrats'.

Mesure directement la quantité de retravail et d'effort de négociation en suivant le nombre de fois qu'un document a été révisé.

DocuSign CLM dispose d'un contrôle de version intégré pour les documents. Cet attribut serait extrait de l'historique des versions du document.