Siparişten Tahsilata - Faturalandırma ve Fatura Veri Şablonunuz

Faaliyet Adı, faturalama süreci içinde 'Fatura Oluşturuldu', 'Fatura Müşteriye Gönderildi' veya 'Ödeme Faturaya Uygulandı' gibi belirli bir adımı veya görevi tanımlar. Süreç logundaki her event, bir faaliyetle ilişkilendirilir ve süreç akışını oluşturan adımların sırasını oluşturur.

Faaliyet dizisini analiz etmek, Process Mining'in çekirdeğidir. Faturaların gerçek yollarını ortaya çıkarır, standart prosedürleri, sapmaları, yeniden işleme döngülerini ve bottleneck'leri vurgular. Hangi faaliyetlerin, hangi sırayla ve ne sıklıkta gerçekleştiğini anlamak, süreç keşfi, uyumluluk kontrolü ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için temeldir.

Süreçteki adımları tanımlar, faturanın oluşturulmasından kapanışına kadar olan yolculuğunun görselleştirilmesini ve analizini sağlar.

Genellikle belge durum değişikliklerinden, işlem kodlarından veya kaynak sistemdeki belirli event loglarından türetilmiştir.

Fatura Kimliği, her oluşturulan faturaya atanan benzersiz bir alfanümerik koddur. Oluşturmadan onaya, ödemeden kapanışa kadar tüm ilgili faaliyetleri tek bir süreç örneğine veya case'ine bağlayan merkezi anahtar görevi görür.

Process Mining analizinde, Fatura Kimliği her faturanın uçtan uca yolculuğunu yeniden yapılandırmak için esastır. Analistlerin süreç akışlarını görselleştirmesine, varyasyonları belirlemesine ve döngü süresi gibi case düzeyinde metrikleri hesaplamasına olanak tanır. Belirli Fatura Kimliklerine göre filtreleme yapmak, gecikmelerin veya hataların temel nedenlerini anlamak için sorunlu case'lere derinlemesine dalmaya da yardımcı olabilir.

Bu, bir faturanın tüm yaşam döngüsünü izlemek için benzersiz anahtardır ve herhangi bir faturalandırma süreci analizi için temel bir temel oluşturur.

Tipik olarak, kaynak ERP veya finans sistemindeki faturalandırma veya fatura belgelerinin başlık tablosunda bulunur.

Event Zamanı veya timestamp, bir faaliyetin yürütüldüğü veya bir durum değişikliğinin meydana geldiği kesin tarih ve saati kaydeder. Bu zamansal veri, süreç adımlarının zamanlamasını ve süresini anlamak için kritik öneme sahiptir.

Analizde, Event Zamanı, faaliyetleri kronolojik olarak sıralamak, adımlar arasında harcanan zamanı, faaliyetlerin süresini ve her case'in toplam uçtan uca döngü süresini hesaplamak için kullanılır. Bottleneck'leri belirlemek, hizmet düzeyi anlaşmalarına karşı performansı ölçmek ve zaman içindeki eğilimleri analiz etmek için temeldir. Doğru timestamp'ler olmadan, performans ve süre analizi imkansızdır.

Bu zaman damgası, döngü süreleri ve süreler gibi tüm zaman tabanlı metrikleri hesaplamak için çok önemlidir ve bu da darboğazları belirlemek için esastır.

Genellikle işlem günlüklerinde, değişiklik belgelerinde veya belge başlığı ve kalem tablolarında etkinlik veya durum alanlarının yanında bulunur.

Bu öznitelik, olay verilerinin oluşturulduğu orijinal iş uygulamasını veya sistemini (örneğin bir ERP, CRM veya özel bir faturalandırma platformu) tanımlar. Birden fazla entegre sistemin olduğu ortamlarda, bu alan veri kaynakları arasında ayrım yapmaya yardımcı olur.

Kaynak sistemi anlamak, veri doğrulama, yönetişim ve sorun giderme için önemlidir. Birden fazla sistemden gelen veriler birleştirildiğinde, bu öznitelik bağlam sağlar ve veri ayrıntı düzeyindeki veya terminolojideki potansiyel farklılıkları açıklamaya yardımcı olur. Ayrıca, belirli bir işlem için kullanılan sistem tarafından yönlendirilebilecek süreç varyasyonlarının daha ayrıntılı analizini de destekler.

Veri kaynağı için kritik bağlam sağlar; bu da veri doğrulaması ve birden fazla sistemi kapsayan süreçleri analiz etmek için önemlidir.

Bu bilgi, kaynak tablolarda bir alan olarak saklanabilir veya veri çekme, dönüştürme ve yükleme (ETL) süreci sırasında eklenebilir.

Bu öznitelik, en son veri çekiminin veya yenilemenin tarih ve saatini kaydeder. Analiz edilen verinin güncelliğini yansıtır.

Herhangi bir süreç madenciliği projesinde, verinin güncelliğini bilmek raporlama ve analiz için çok önemlidir. Bu öznitelik, kullanıcıların analizin kapsadığı zaman dilimini anlamalarına yardımcı olur ve kararların güncel bilgilere dayanmasını sağlar. Ayrıca, veri boru hatlarını izlemek ve veri çekim süreçlerinin beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için de hayati öneme sahiptir.

Verinin güncelliğini gösterir, analiz ve kararların mevcut en güncel bilgilere dayanmasını sağlar.

Bu zaman damgası tipik olarak veri çekme, dönüştürme ve yükleme (ETL) süreci sırasında oluşturulur ve veri kümesine eklenir.

Fatura Durumu, genel süreç içindeki bir faturanın mevcut durumunu gösterir. Faturanın herhangi bir zamanda nerede olduğuna dair, örneğin onay bekliyor, ödeme bekliyor, tamamen ödendi veya iptal edildi gibi, anlık bir görüntü sağlar.

Bu nitelik, mevcut iş yükü ve finansal pozisyonun üst düzey bir genel bakışını oluşturmak için kullanışlıdır. Dashboardlar genellikle bu alanı, açık veya vadesi geçmiş faturaların toplam değeri gibi, faturaların duruma göre dağılımını göstermek için kullanır. Process Mining'de, durumlar arasındaki geçişleri analiz etmek, süreç akışının basitleştirilmiş, üst düzey bir görünümünü sağlayabilir.

Bir faturanın süreçteki konumunun hızlı bir anlık görüntüsünü sağlar; bu da operasyonel dashboardlar ve üst düzey durum takibi için kullanışlıdır.

Bu, çoğu fatura veya faturalandırma belgesi tablosunun başlığında standart bir alandır.

Fatura Tutarı, müşterinin ödemesi beklenen toplam finansal değeri temsil eder. Bu, her fatura case'iyle ilişkili anahtar bir finansal metriktir.

Bu nitelik, Process Mining içindeki finansal analiz için temeldir. Faturaların yüksek değerliye karşı düşük değerli gibi değere dayalı kategorilere ayrılmasına olanak tanır ve böylece farklı süreç yollarını izleyip izlemediğini veya farklı döngü sürelerine sahip olup olmadığını gösterir. Ayrıca, Tahsilat Süresi (DSO) gibi anahtar performans göstergelerini hesaplamak ve büyük faturalarda ödeme tahsilatındaki gecikmeler gibi süreç verimsizliklerinin finansal etkisini analiz etmek için de kullanılır.

Finansal etki analizini mümkün kılar; bu da sorunları parasal değere göre önceliklendirmenize ve farklı fatura değerlerinin süreci nasıl etkilediğini anlamanıza olanak tanır.

Tipik olarak, kaynak finansal sistemdeki fatura veya faturalandırma belgesi tablosunun başlığında bulunur.

Bu öznitelik, süreçte belirli bir görevi gerçekleştiren kişiyi veya otomatik sistem aracısını tanımlar. Bu kişi, faturayı oluşturan, onaylayan veya ödemeyi uygulayan kişi olabilir.

Etkinlikleri kullanıcıya göre analiz etmek, iş yükü dağılımını, bireysel performansı ve eğitim ihtiyaçlarını anlamaya yardımcı olur. Hangi kullanıcıların veya ekiplerin çok verimli olduğunu ve hangilerinin ek desteğe ihtiyaç duyabileceğini vurgulayabilir. Ayrıca, süreç içindeki kritik eylemleri kimin gerçekleştirdiğini izlemek için uyumluluk ve denetim amaçları için de çok önemlidir.

Kaynak performansı ve iş yüküne ilişkin görünürlük sağlayarak, ekip verimliliği analizini ve eğitim fırsatlarının belirlenmesini mümkün kılar.

Tipik olarak, her kaydedilen olay veya işlemle ilişkili olarak değişiklik günlüklerinde veya belge geçmişi tablolarında bulunur.

Bu öznitelik, faturalanan müşterinin yasal veya ticari adını içerir. İşlemde yer alan iş ortağı için okunabilir bir tanımlayıcı sağlar.

Müşteri Adına göre süreci analiz etmek, belirli müşterilerin süreç sapmaları, ödeme gecikmeleri veya anlaşmazlıklarla ilişkili olup olmadığını belirlemeye yardımcı olur. Bu, müşteri ilişkileri yönetimi stratejilerini bilgilendirebilir ve belirli hesaplar için özel iletişim veya süreç ayarlamalarına yol açabilir. Ayrıca, farklı müşteri segmentleri arasında performans karşılaştırması yapılmasına da olanak tanır.

Müşteri odaklı analizlere olanak tanır, belirli müşterilere veya müşteri gruplarına özgü kalıpları, gecikmeleri veya sorunları belirlemeye yardımcı olur.

Müşteri ana verilerinden alınmıştır ve bir müşteri kimliği aracılığıyla fatura belgesine bağlanmıştır.

Para Birimi niteliği, Fatura Tutarı için para birimini belirtir. Özellikle birden fazla para biriminde işlem yapan küresel kuruluşlarda, finansal değerleri yorumlamak için gerekli bağlamı sağlar.

Analizde, Para Birimi alanı finansal verileri doğru bir şekilde toplamak ve karşılaştırmak için esastır. Toplam değerleri hesaplamadan veya farklı bölgelerdeki fatura tutarlarını karşılaştırmadan önce, tüm değerler ortak bir para birimine dönüştürülmelidir. Bu nitelik, doğru finansal raporlama ve süreç performansını para birimine veya bölgeye göre segmentlere ayırmak için kritik öneme sahiptir.

Tüm finansal değerler için temel bağlam sağlar; özellikle çok uluslu operasyonlarda doğru parasal analiz ve raporlama sağlar.

Fatura veya faturalama belgesi tablosunun başlığında, genellikle tutar alanlarının yanında bulunur.

Ödeme Vadesi, fatura tarihi ve üzerinde anlaşılan ödeme koşullarına göre hesaplanan kritik bir tarihtir. Faturanın vadesi geçmeden ödemenin alınması için son tarihi belirler.

Bu öznitelik, tahsilat performansını izlemek ve nakit akışını yönetmek için temeldir. Ortalama Tahsilat Süresi (DSO) ve Zamanında Ödeme Oranı gibi temel metrikleri hesaplamak için kullanılır. Gerçek ödeme tarihini vade tarihiyle karşılaştırarak, işletmeler gecikmiş ödemeleri tespit edebilir, farklı müşterilerin ödeme davranışlarını analiz edebilir ve tahsilat stratejilerinin etkinliğini değerlendirebilir.

Bu tarih, ödeme performansını ölçmek, DSO'yu hesaplamak ve nakit akışını doğrudan etkileyen vadesi geçmiş faturaları belirlemek için temel oluşturur.

Fatura başlık verilerinde bulunur. Doğrudan girilebilir veya fatura tarihi ve ödeme koşullarından hesaplanabilir.

Müşteri Bölgesi, müşterinin coğrafi konumunu belirtir. Bu, ülke, eyalet veya özel tanımlanmış bir satış bölgesi gibi çeşitli düzeylerde tanımlanabilir.

Bu, segmentasyon için güçlü bir niteliktir. Faturalama sürecini bölgeye göre analiz etmek, ödeme sürelerindeki farklılıklar, anlaşmazlık oranları veya süreç uyumluluğu gibi performanstaki coğrafi varyasyonları vurgulayabilir. Bu içgörüler, tahsilat ve müşteri hizmetleri için bölgeye özel stratejileri bilgilendirebilir ve başka yerlerde tekrarlanabilecek yüksek performanslı bölgelerdeki en iyi uygulamaları belirlemeye yardımcı olabilir.

Coğrafi analizi mümkün kılar, ödeme davranışı, süreç verimliliği ve uyumluluktaki bölgesel farklılıkları ortaya çıkarır.

Müşteri ana verilerinden türetilmiştir, genellikle müşterinin adresine dayanır.

Ödeme Koşulları, satıcı ve alıcı arasında bir faturanın ödenmesi için üzerinde anlaşmaya varılan kuralları tanımlar. Bu, ödeme için izin verilen süreyi ve erken ödeme indirimlerini içerir.

Süreci ödeme koşullarına göre analiz etmek, belirli koşulların daha uzun ödeme döngüleriyle mi yoksa daha yüksek geç ödeme oranlarıyla mı ilişkili olduğunu ortaya çıkarabilir. Bu bilgi, işletmelerin nakit akışını iyileştirmek için ödeme koşulları stratejilerini optimize etmelerine yardımcı olabilir. Ayrıca, belirli faturaların neden vadesi geçtiğini araştırırken önemli bir bağlam sağlar.

Bu öznitelik, ödeme vadesini ve müşteri ödeme davranışını etkileyerek zamanında ödeme oranlarını anlamak ve iyileştirmek için anahtar rol oynar.

Tipik olarak hem müşteri ana verilerinde hem de bireysel fatura belgesi başlığında saklanır.

Bu öznitelik, şirketin içinde faturayı düzenleyen veya işlemden sorumlu olan belirli dahili birimi tanımlar. Örnekler arasında bir şirket kodu, iş birimi veya satış organizasyonu yer alır.

Süreci Organizasyon Birimine göre analiz etmek, işin farklı bölümleri arasında iç kıyaslama ve performans karşılaştırması yapılmasına olanak tanır. Hangi iş birimlerinin en verimli olduğunu, hangilerinin en yüksek yeniden işleme oranlarına sahip olduğunu veya hangilerinin gecikmiş ödemelerle en çok mücadele ettiğini belirlemeye yardımcı olur. Bu, birimleri sorumlu tutmak ve süreçleri işletme genelinde standartlaştırmak için temeldir.

Farklı iş birimleri arasında dahili performans karşılaştırmasını mümkün kılarak, en iyi uygulamaları ve iyileştirme alanlarını belirlemeye yardımcı olur.

Bu, bir ERP sistemindeki hemen hemen tüm finansal belgelerin başlığında bulunan temel bir organizasyonel veri alanıdır.

Satış Sipariş Numarası, faturanın oluşturulmasını tetikleyen Siparişten Tahsilata zincirindeki önceki belgeye bir referanstır. Faturalandırma sürecini satış sürecine bağlar.

Bu öznitelik, Siparişten Tahsilata sürecinin gerçek bir uçtan uca görünümünü elde etmek için çok önemlidir. Faturaları satış siparişlerine bağlayarak, kuruluşlar müşteri siparişinden nihai ödemeye kadar tüm yaşam döngüsünü analiz edebilir. Bu, satış veya yerine getirme sürecindeki sorunların faturalandırma ve tahsilatları nasıl etkileyebileceğini belirlemeye yardımcı olan daha bütünsel bir analiz sağlar.

Faturalama sürecini yukarı akış satış sürecine bağlar, eksiksiz bir uçtan uca Siparişten Nakite analizini mümkün kılar.

Bu referans tipik olarak fatura belgesi başlığında veya kalemlerinde saklanır ve satış belgesi tablosuna bağlanır.

IsRework, bir fatura bir veya daha fazla yeniden işleme döngüsüne tabi tutulduysa doğru olan bir boolean bayraktır. Yeniden işleme, hataları düzelten veya ideal olarak sadece bir kez yapılması gereken, örneğin reddedildikten sonra bir faturayı onay için yeniden göndermek gibi faaliyetleri içerir.

Bu nitelik, süreç verimsizliğini doğrudan ölçer. IsRework'ün doğru olduğu case'leri filtreleyerek, analistler sorunlu faturaları hemen izole edebilir ve yeniden işlemenin temel nedenlerini araştırabilir. Yeniden işleme olan case'lerin yüzdesi olan yeniden işleme oranını hesaplamak, süreç kalitesini ölçmek ve operasyonları kolaylaştırmak ve boşa harcanan çabayı azaltmak için fırsatları belirlemek için anahtar bir KPI'dır.

Süreç verimsizliğini doğrudan işaretleyerek, ekstra, katma değeri olmayan çalışma gerektiren case'lerin kolayca belirlenmesine ve analiz edilmesine olanak tanır.

Bu öznitelik tipik olarak kaynak sistemlerde mevcut değildir ve yeniden işleme olduğunu gösteren etkinlik dizileri belirlenerek veri dönüşümü sırasında türetilmelidir.