Uw Order to Cash - Billing & Invoicing Data Template

De Activity Name beschrijft een specifieke stap of taak binnen het facturatieproces, zoals 'Factuur gegenereerd', 'Factuur naar klant verzonden', of 'Betaling toegepast op factuur'. Elke event in de process log is geassocieerd met een activiteit, en vormt de sequentie van stappen die de processtroom vormen.

Het analyseren van de sequentie van activiteiten is de kern van process mining. Het onthult de werkelijke paden die facturen nemen, en belicht standaardprocedures, afwijkingen, herstel-loops en knelpunten. Het begrijpen welke activiteiten plaatsvinden, in welke volgorde en hoe frequent is fundamenteel voor proces discovery, conformance checking en het identificeren van kansen voor verbetering.

Het definieert de stappen in het proces, waardoor de visualisatie en analyse van het factuurtraject van creatie tot afsluiting mogelijk wordt.

Vaak afgeleid van documentstatuswijzigingen, transactiecodes of specifieke event logs binnen het bronsysteem.

De factuur-ID is een unieke alfanumerieke code die wordt toegewezen aan elke gegenereerde factuur. Het fungeert als de centrale sleutel die alle gerelateerde activiteiten, van creatie en goedkeuring tot betaling en afsluiting, koppelt tot één proces instance of case.

In process mining analyse is de factuur-ID essentieel voor het reconstrueren van het end-to-end traject van elke factuur. Het stelt analisten in staat om processtromen te visualiseren, variaties te identificeren en case-level metrics zoals doorlooptijd te berekenen. Filteren op specifieke factuur-ID's kan ook helpen bij het diepgaand onderzoeken van problematische cases om de grondoorzaken van vertragingen of fouten te begrijpen.

Dit is de unieke sleutel voor het volgen van de volledige levenscyclus van een factuur, waardoor het de essentiële basis is voor elke billing process analysis.

Doorgaans te vinden in de header table van facturatie- of factuurdocumenten in het source ERP of financiële systeem.

Event Time, of timestamp, registreert de exacte datum en tijd dat een activiteit werd uitgevoerd of een statuswijziging plaatsvond. Deze temporele data is cruciaal voor het begrijpen van de timing en duur van processtappen.

In analyse wordt Event Time gebruikt om activiteiten chronologisch te ordenen, de tijd besteed tussen stappen, de duur van activiteiten en de totale end-to-end doorlooptijd van elke case te berekenen. Het vormt de basis voor het identificeren van knelpunten, het meten van prestaties tegen service level agreements en het analyseren van trends over tijd. Zonder accurate timestamps is prestatie- en duur-analyse onmogelijk.

Deze timestamp is cruciaal voor het berekenen van alle tijdsgebaseerde metrics, zoals cycle times en durations, die essentieel zijn voor het identificeren van knelpunten.

Doorgaans te vinden naast activity of status fields in transaction logs, change documents of document header and item tables.

Dit attribute identificeert de originating business application of het systeem waar de event data is gegenereerd, zoals een ERP, CRM of een custom billing platform. In omgevingen met meerdere geïntegreerde systemen helpt dit field om onderscheid te maken tussen data sources.

Het begrijpen van het bronsysteem is belangrijk voor data validation, governance en troubleshooting. Wanneer data van meerdere systemen wordt gecombineerd, biedt dit attribute context en helpt het potentiële verschillen in data granularity of terminologie te verklaren. Het ondersteunt ook een meer gedetailleerde analyse van process variations die mogelijk worden aangestuurd door het systeem dat voor een specifieke transactie wordt gebruikt.

Het biedt cruciale context voor data-oorsprong, wat belangrijk is voor data validation en voor het analyseren van processen die meerdere systemen omvatten.

Deze informatie kan worden opgeslagen als een field in de source tables of worden toegevoegd tijdens het data extraction, transformation, en loading (ETL) proces.

Dit attribute registreert de datum en tijd van de meest recente data extraction of refresh. Het weerspiegelt de actualiteit van de data die wordt geanalyseerd.

In elk process mining project is het kennen van de recentheid van de data cruciaal voor reporting en analyse. Dit attribute helpt users de periode van de analyse te begrijpen en zorgt ervoor dat beslissingen gebaseerd zijn op actuele informatie. Het is ook essentieel voor het monitoren van data pipelines en het waarborgen dat de data extraction processen naar verwachting verlopen.

Het geeft de actualiteit van de data aan, en zorgt ervoor dat analyse en beslissingen gebaseerd zijn op de meest actuele beschikbare informatie.

Deze timestamp wordt doorgaans gegenereerd en toegevoegd aan de dataset tijdens het data extraction, transformation, en loading (ETL) proces.

Het factuurbedrag vertegenwoordigt de totale financiële waarde die een klant naar verwachting zal betalen. Dit is een belangrijke financiële metric geassocieerd met elke factuur case.

Deze attribute is fundamenteel voor financiële analyse binnen process mining. Het maakt de segmentatie van facturen in waardegerelateerde categorieën mogelijk, zoals hoogwaardig versus laagwaardig, om te zien of ze verschillende procespaden volgen of verschillende doorlooptijden hebben. Het wordt ook gebruikt om belangrijke prestatie-indicatoren zoals Days Sales Outstanding (DSO) te berekenen en de financiële impact van procesinefficiënties te analyseren, zoals vertragingen bij het innen van betalingen op grote facturen.

Het maakt financiële impactanalyse mogelijk, waardoor u problemen kunt prioriteren op basis van monetaire waarde en kunt begrijpen hoe verschillende factuurwaarden het proces beïnvloeden.

Doorgaans gelegen in de header van de factuur- of billing document table in het source financial system.

De factuurstatus geeft de huidige staat van een factuur binnen het algehele proces aan. Het biedt een snapshot van waar de factuur zich op een bepaald moment bevindt, bijvoorbeeld of deze in afwachting van goedkeuring is, wacht op betaling, volledig betaald is of geannuleerd.

Deze attribute is nuttig voor het creëren van een high-level overzicht van de huidige workload en financiële positie. Dashboards gebruiken dit veld vaak om de verdeling van facturen per status te tonen, zoals de totale waarde van openstaande of achterstallige facturen. In process mining kan het analyseren van de transities tussen statussen een vereenvoudigd, high-level beeld van de processtroom geven.

Het biedt een snelle snapshot van de positie van een factuur in het proces, wat nuttig is voor operationele dashboards en high-level status tracking.

Dit is een standaard field in de header van de meeste factuur- of billing document tables.

Dit attribute identificeert de persoon of geautomatiseerde systeemagent die een bepaalde taak in het proces heeft uitgevoerd. Dit kan de maker van de factuur zijn, de goedkeurder, of de persoon die de betaling heeft toegepast.

Het analyseren van activities per user helpt bij het begrijpen van de werklastverdeling, individuele prestaties en trainingsbehoeften. Het kan benadrukken welke users of teams zeer efficiënt zijn en welke extra ondersteuning nodig hebben. Bovendien is het cruciaal voor compliance en audit doeleinden om te traceren wie kritieke acties binnen het proces heeft uitgevoerd.

Het biedt inzicht in resourceprestaties en workload, wat analyse van team-efficiëntie en identificatie van trainingsmogelijkheden mogelijk maakt.

Doorgaans te vinden in change logs of document history tables, geassocieerd met elke geregistreerde event of transactie.

Dit attribute bevat de wettelijke of handelsnaam van de klant die gefactureerd wordt. Het biedt een menselijk leesbare identificatie voor de zakelijke partner die betrokken is bij de transactie.

Het analyseren van het proces per klantnaam helpt te identificeren of bepaalde klanten geassocieerd zijn met procesdeviaties, betalingsvertragingen of geschillen. Dit kan customer relationship management-strategieën informeren en leiden tot op maat gemaakte communicatie of procesaanpassingen voor specifieke accounts. Het maakt ook performance benchmarking mogelijk over verschillende klantsegmenten heen.

Het maakt klantgerichte analyse mogelijk, en helpt patronen, vertragingen of problemen te identificeren die specifiek zijn voor bepaalde klanten of klantgroepen.

Afkomstig van de klantstamdata en gekoppeld aan het factuurdocument via een klant-ID.

De uiterste betaaldatum is een cruciale datum, berekend op basis van de factuurdatum en de overeengekomen betalingsvoorwaarden. Het is de deadline voor het ontvangen van betaling, zodat de factuur niet over de vervaldatum gaat.

Dit attribute is essentieel voor het monitoren van collections performance en het beheren van de cash flow. Het wordt gebruikt om belangrijke metrics zoals Days Sales Outstanding (DSO) en On-Time Payment Rate te berekenen. Door de daadwerkelijke betaaldatum te vergelijken met de vervaldatum, kunnen bedrijven late betalingen identificeren, het betaalgedrag van verschillende klanten analyseren en de effectiviteit van hun incassostrategieën beoordelen.

Deze datum is de baseline voor het meten van payment performance, het berekenen van DSO en het identificeren van achterstallige facturen, wat direct de cash flow beïnvloedt.

Gevonden in de factuur header data. Het kan direct worden ingevoerd of berekend uit de factuurdatum en betalingstermijnen.

De Currency attribute specificeert de munteenheid voor het factuurbedrag. Het biedt de nodige context voor het interpreteren van financiële waarden, vooral in wereldwijde organisaties die transacties uitvoeren in meerdere valuta's.

In analyse is het Currency veld essentieel voor het correct aggregeren en vergelijken van financiële data. Voordat totale waarden worden berekend of factuurbedragen over verschillende regio's worden vergeleken, moeten alle waarden worden omgezet naar een gemeenschappelijke valuta. Deze attribute is cruciaal voor accurate financiële rapportage en voor het segmenteren van procesprestaties per valuta of regio.

Het biedt essentiële context voor alle financiële waarden, en zorgt voor accurate monetaire analyse en rapportage, vooral in multinationale operaties.

Bevindt zich in de header van de factuur- of factuurdocumenttabel, meestal naast de bedragvelden.

Betalingstermijnen definiëren de regels die zijn overeengekomen tussen de verkoper en de koper voor de betaling van een factuur. Dit omvat de toegestane betalingstermijn en eventuele kortingen voor vroegtijdige betaling.

Het analyseren van het proces op basis van betalingstermijnen kan onthullen of bepaalde termijnen geassocieerd zijn met langere betalingscycli of hogere percentages van late betalingen. Deze informatie kan bedrijven helpen hun betalingstermijnstrategie te optimaliseren om de cashflow te verbeteren. Het biedt ook belangrijke context bij het onderzoeken waarom bepaalde facturen achterstallig worden.

Dit attribute beïnvloedt de payment due date en het customer payment behavior, waardoor het essentieel is voor het begrijpen en verbeteren van on-time payment rates.

Doorgaans opgeslagen in zowel customer master data als in de individual invoice document header.

IsRework is een boolean flag die waar is als een factuur één of meer herstel-loops heeft doorlopen. Herstelwerk omvat activiteiten die fouten corrigeren of een stap herhalen die idealiter slechts één keer zou moeten worden uitgevoerd, zoals het opnieuw indienen van een factuur voor goedkeuring nadat deze is afgewezen.

Deze attribute meet direct procesinefficiëntie. Door te filteren op cases waarbij IsRework waar is, kunnen analisten onmiddellijk problematische facturen isoleren en de grondoorzaken van het herstelwerk onderzoeken. Het berekenen van het herstelpercentage, wat het percentage cases met herstelwerk is, is een belangrijke KPI voor het meten van proceskwaliteit en het identificeren van kansen om operaties te stroomlijnen en verspilde inspanning te verminderen.

Het markeert direct procesinefficiëntie, wat een gemakkelijke identificatie en analyse mogelijk maakt van cases die extra, niet-waardetoevoegende werkzaamheden vereisten.

Dit attribute is doorgaans niet beschikbaar in bronsystemen en moet worden afgeleid tijdens data transformation door sequenties van activities te identificeren die rework aanduiden.

Klantregio specificeert de geografische locatie van de klant. Dit kan op verschillende niveaus worden gedefinieerd, zoals land, staat of een op maat gedefinieerde verkoopregio.

Dit is een krachtige attribute voor segmentatie. Het analyseren van het facturatieproces per regio kan geografische variaties in prestaties belichten, zoals verschillen in betalingstijden, geschillenpercentages of proces compliance. Deze inzichten kunnen regionaal specifieke strategieën voor incasso en klantenservice informeren, en helpen bij het identificeren van best practices in goed presterende regio's die elders kunnen worden gerepliceerd.

Het maakt geografische analyse mogelijk, en onthult regionale verschillen in betalingsgedrag, procesefficiëntie en compliance.

Afgeleid van de klantstamdata, vaak gebaseerd op het adres van de klant.

Dit attribute identificeert de specifieke interne entiteit binnen het bedrijf die de factuur heeft uitgegeven of verantwoordelijk is voor de transactie. Voorbeelden zijn een bedrijfscode, business unit of verkooporganisatie.

Het analyseren van het proces per Organizational Unit maakt interne benchmarking en prestatievergelijking tussen verschillende delen van het bedrijf mogelijk. Het helpt te identificeren welke business units het meest efficiënt zijn, welke de hoogste rework rates hebben, of welke het meest worstelen met late betalingen. Dit is essentieel voor het verantwoordelijk houden van eenheden en voor het standaardiseren van processen binnen de onderneming.

Het maakt interne prestatievergelijking tussen verschillende business units mogelijk, wat helpt bij het identificeren van best practices en gebieden voor verbetering.

Dit is een fundamenteel organizational data field dat te vinden is in de header van bijna alle financiële documenten in een ERP-systeem.

Het verkoopordernummer is een referentie naar het voorafgaande document in de Order-to-Cash-keten dat de aanmaak van de factuur heeft geactiveerd. Het verbindt het facturatieproces terug met het verkoopproces.

Dit attribute is cruciaal voor het realiseren van een echt end-to-end inzicht in het Order-to-Cash proces. Door facturen te koppelen aan verkooporders, kunnen organisaties de volledige levenscyclus van klantorder tot uiteindelijke betaling analyseren. Dit maakt een meer holistische analyse mogelijk, die helpt te identificeren hoe problemen in het verkoop- of uitleveringsproces de facturatie en incasso kunnen beïnvloeden.

Het koppelt het facturatieproces aan het upstream verkoopproces, wat een complete end-to-end Order to Cash analyse mogelijk maakt.

Deze referentie wordt doorgaans opgeslagen in de invoice document header of line items, en koppelt deze aan de sales document table.