Su Plantilla de Datos de Pedido a Cobro - Facturación

El Tiempo de Evento, o timestamp, registra la fecha y hora exactas en que se ejecutó una actividad o ocurrió un cambio de estado. Estos datos temporales son críticos para comprender el momento y la duración de los pasos del proceso.\n\nEn el análisis, el Tiempo de Evento se utiliza para ordenar las actividades cronológicamente, calculando el tiempo transcurrido entre los pasos, la duración de las actividades y el tiempo de ciclo total de principio a fin de cada case. Es la base para identificar cuellos de botella, medir el rendimiento frente a los acuerdos de nivel de servicio y analizar tendencias a lo largo del tiempo. Sin timestamps precisas, el análisis de rendimiento y duración es imposible.

Este timestamp es fundamental para calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones, elementos clave para identificar cuellos de botella.

Normalmente se encuentra junto a los campos de actividad o estado en los registros de transacciones, documentos de cambio o tablas de cabecera y posiciones de documentos.

El ID de Factura es un código alfanumérico único asignado a cada factura generada. Actúa como la clave central que vincula todas las actividades relacionadas, desde la creación y aprobación hasta el pago y el cierre, en una única instancia de proceso o case.\n\nEn el análisis de Process Mining, el ID de Factura es esencial para reconstruir el recorrido de principio a fin de cada factura. Permite a los analistas visualizar los flujos de proceso, identificar variaciones y calcular métricas a nivel de case como el tiempo de ciclo. Filtrar por ID de Factura específicos también puede ayudar a profundizar en cases problemáticos para comprender las causas raíz de los retrasos o errores.

Esta es la clave única para rastrear todo el ciclo de vida de una factura, lo que la convierte en la base esencial para cualquier análisis del proceso de facturación.

Típicamente se encuentra en la tabla de encabezado de los documentos de facturación o factura en el sistema ERP o financiero de origen.

El Nombre de la Actividad describe un paso o tarea específica dentro del proceso de facturación, como 'Factura Generada', 'Factura Enviada al Cliente' o 'Pago Aplicado a Factura'. Cada evento en el registro de eventos se asocia con una actividad, formando la secuencia de pasos que componen el flujo del proceso.\n\nAnalizar la secuencia de actividades es el núcleo del Process Mining. Revela los caminos reales que toman las facturas, destacando procedimientos estándar, desviaciones, bucles de retrabajo y cuellos de botella. Comprender qué actividades ocurren, en qué orden y con qué frecuencia es fundamental para el descubrimiento de procesos, la verificación de conformidad y la identificación de oportunidades de mejora.

Define los pasos del proceso, permitiendo la visualización y el análisis del recorrido de la factura desde su creación hasta su cierre.

A menudo derivado de cambios de estado de documentos, códigos de transacción o registros de eventos específicos dentro del sistema de origen.

Este atributo identifica la aplicación de negocio o sistema de origen donde se generaron los datos del evento, como un ERP, CRM o una plataforma de facturación personalizada. En entornos con múltiples sistemas integrados, este campo ayuda a distinguir entre fuentes de datos.

Comprender el sistema de origen es importante para la validación de datos, la gobernanza y la resolución de problemas. Cuando se combinan datos de múltiples sistemas, este atributo proporciona contexto y ayuda a explicar posibles diferencias en la granularidad de los datos o la terminología. También apoya un análisis más detallado de las variaciones del proceso que pueden estar impulsadas por el sistema utilizado para una transacción particular.

Proporciona un contexto crucial para el origen de los datos, lo cual es importante para la validación de datos y para analizar procesos que abarcan múltiples sistemas.

Esta información puede almacenarse como un campo en las tablas de origen o agregarse durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción o actualización de datos más reciente, lo que permite conocer la vigencia de la información analizada.

En cualquier proyecto de Process Mining, conocer la actualidad de los datos es fundamental para la elaboración de informes y el análisis. Este atributo ayuda a los usuarios a comprender el periodo de tiempo que abarca el análisis y garantiza que las decisiones se tomen basándose en información al día. También es vital para supervisar los flujos de datos y asegurar que los procesos de extracción funcionen correctamente.

Indica la actualidad de los datos, asegurando que el análisis y las decisiones se basen en la información más actual disponible.

Este timestamp se genera y agrega típicamente al conjunto de datos durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.

El Estado de la Factura indica el estado actual de una factura dentro del proceso general. Proporciona una instantánea de dónde se encuentra la factura en un momento dado, por ejemplo, si está pendiente de aprobación, a la espera de pago, pagada en su totalidad o cancelada.\n\nEste atributo es útil para crear una visión general de alto nivel de la carga de trabajo actual y la posición financiera. Los dashboards a menudo usan este campo para mostrar la distribución de facturas por estado, como el valor total de las facturas abiertas o vencidas. En el Process Mining, analizar las transiciones entre estados puede proporcionar una vista simplificada y de alto nivel del flujo del proceso.

Proporciona una instantánea rápida de la posición de una factura en el proceso, lo cual es útil para dashboards operativos y el seguimiento de estado de alto nivel.

Este es un campo estándar en el encabezado de la mayoría de las tablas de documentos de factura o facturación.

La Fecha de Vencimiento de Pago es una fecha clave calculada a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago acordadas. Establece el plazo para recibir el pago antes de que la factura se considere vencida.

Este atributo es fundamental para monitorear el rendimiento de las cobranzas y gestionar el flujo de caja. Se utiliza para calcular métricas esenciales como los Días de Venta Pendientes (DSO) y la Tasa de Pago a Tiempo. Al comparar la fecha de pago real con la fecha de vencimiento, las empresas pueden identificar pagos atrasados, analizar el comportamiento de pago de diferentes clientes y evaluar la efectividad de sus estrategias de cobranza.

Esta fecha es la línea base para medir el rendimiento de los pagos, calcular el DSO e identificar facturas vencidas, lo que impacta directamente en el flujo de caja.

Se encuentra en los datos del encabezado de la factura. Puede ingresarse directamente o calcularse a partir de la fecha de la factura y los términos de pago.

El Importe de la Factura representa el valor financiero total que se espera que un cliente pague. Esta es una métrica financiera clave asociada con cada case de factura.\n\nEste atributo es fundamental para el análisis financiero dentro del Process Mining. Permite la segmentación de facturas en categorías basadas en el valor, como alto valor frente a bajo valor, para ver si siguen diferentes caminos de proceso o tienen diferentes tiempos de ciclo. También se utiliza para calcular indicadores clave de rendimiento como los Días de Ventas Pendientes de Cobro (DSO) y para analizar el impacto financiero de las ineficiencias del proceso, como retrasos en el cobro de pagos de facturas grandes.

Permite el análisis del impacto financiero, lo que le permite priorizar los problemas basándose en el valor monetario y comprender cómo los diferentes valores de las facturas afectan el proceso.

Típicamente ubicado en el encabezado de la tabla de documentos de factura o facturación en el sistema financiero de origen.

El atributo Moneda especifica la unidad monetaria para el Importe de la Factura. Proporciona el contexto necesario para interpretar los valores financieros, especialmente en organizaciones globales que realizan transacciones en múltiples monedas.\n\nEn el análisis, el campo Moneda es esencial para agregar y comparar correctamente los datos financieros. Antes de calcular valores totales o comparar importes de facturas en diferentes regiones, todos los valores deben convertirse a una moneda común. Este atributo es crítico para una presentación de informes financieros precisa y para segmentar el rendimiento del proceso por moneda o región.

Proporciona un contexto esencial para todos los valores financieros, asegurando un análisis y una presentación de informes monetarios precisos, especialmente en operaciones multinacionales.

Situado en el encabezado de la tabla de facturas o documentos de facturación, normalmente junto a los campos de importe.

Este atributo contiene el nombre legal o comercial del cliente al que se factura. Proporciona un identificador legible para el socio comercial involucrado en la transacción.

Analizar el proceso por Nombre de Cliente ayuda a identificar si ciertos clientes están asociados con desviaciones del proceso, retrasos en los pagos o disputas. Esto puede informar las estrategias de gestión de relaciones con el cliente y conducir a una comunicación personalizada o ajustes de proceso para cuentas específicas. También permite la evaluación comparativa del rendimiento entre diferentes segmentos de clientes.

Permite un análisis centrado en el cliente, ayudando a identificar patrones, retrasos o problemas específicos de ciertos clientes o grupos de clientes.

Obtenido de los datos maestros del cliente y vinculado al documento de factura a través de un ID de cliente.

Este atributo identifica a la persona o agente del sistema automatizado que realizó una tarea específica en el proceso. Podría ser el creador de la factura, el aprobador o la persona que aplicó el pago.

Analizar las actividades por usuario ayuda a comprender la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento individual y las necesidades de capacitación. Puede resaltar qué usuarios o equipos son altamente eficientes y cuáles pueden requerir soporte adicional. Además, es crucial para fines de compliance y auditoría rastrear quién realizó acciones críticas dentro del proceso.

Proporciona visibilidad sobre el rendimiento y la carga de trabajo de los recursos, permitiendo el análisis de la eficiencia del equipo y la identificación de oportunidades de capacitación.

Suele encontrarse en los registros de cambios o en las tablas de historial de documentos, vinculados a cada evento o transacción registrada.

IsRework es un indicador booleano que es verdadero si una factura ha pasado por uno o más bucles de retrabajo. El retrabajo incluye actividades que corrigen errores o repiten un paso que idealmente solo debería hacerse una vez, como volver a enviar una factura para aprobación después de haber sido rechazada.\n\nEste atributo mide directamente la ineficiencia del proceso. Al filtrar por cases donde IsRework es verdadero, los analistas pueden aislar inmediatamente las facturas problemáticas e investigar las causas raíz del retrabajo. Calcular la tasa de retrabajo, que es el porcentaje de cases con retrabajo, es un KPI clave para medir la calidad del proceso e identificar oportunidades para optimizar las operaciones y reducir el esfuerzo desperdiciado.

Señala directamente la ineficiencia del proceso, permitiendo una fácil identificación y análisis de los cases que requirieron trabajo extra y sin valor añadido.

Este atributo normalmente no está disponible en los sistemas de origen y debe derivarse durante la transformación de datos identificando secuencias de actividades que indican retrabajo.

Las Condiciones de Pago definen las reglas acordadas entre el vendedor y el comprador para el pago de una factura. Esto incluye el período de tiempo permitido para el pago y cualquier descuento por pago anticipado.\n\nAnalizar el proceso por condiciones de pago puede revelar si ciertas condiciones están asociadas con ciclos de pago más largos o tasas más altas de pagos atrasados. Esta información puede ayudar a las empresas a optimizar su estrategia de condiciones de pago para mejorar el flujo de efectivo. También proporciona un contexto importante al investigar por qué ciertas facturas se vencen.

Este atributo influye en la fecha de vencimiento del pago y el comportamiento de pago del cliente, lo que lo convierte en clave para comprender y mejorar las tasas de pago a tiempo.

Típicamente almacenado tanto en los datos maestros de cliente como en el encabezado individual del documento de factura.

El Número de Pedido de Venta es una referencia al documento precedente en la cadena Pedido a Cobro que desencadenó la creación de la factura. Vincula el proceso de facturación con el proceso de ventas.

Este atributo es crucial para lograr una visión integral de punta a punta del proceso Pedido a Cobro. Al vincular las facturas con los pedidos de venta, las organizaciones pueden analizar el ciclo de vida completo desde el pedido del cliente hasta el pago final. Esto permite un análisis más holístico, ayudando a identificar cómo los problemas en el proceso de ventas o cumplimiento podrían afectar la facturación y las cobranzas.

Vincula el proceso de facturación con el proceso de ventas ascendente, permitiendo un análisis completo de Pedido a Cobro de principio a fin.

Esta referencia se almacena típicamente en el encabezado del documento de factura o en las partidas, vinculándolo a la tabla de documentos de venta.

La Región del Cliente especifica la ubicación geográfica del cliente. Esto se puede definir a varios niveles, como país, estado o una región de ventas definida a medida.\n\nEste es un atributo potente para la segmentación. Analizar el proceso de facturación por región puede resaltar variaciones geográficas en el rendimiento, como diferencias en los tiempos de pago, las tasas de disputa o el Cumplimiento del proceso. Estos conocimientos pueden informar estrategias específicas por región para cobros y servicio al cliente, y ayudar a identificar las mejores prácticas en regiones de alto rendimiento que pueden replicarse en otros lugares.

Permite el análisis geográfico, revelando diferencias regionales en el comportamiento de pago, la eficiencia del proceso y el Cumplimiento.

Derivado de los datos maestros del cliente, a menudo basado en la dirección del cliente.

Este atributo identifica la entidad interna específica dentro de la empresa que emitió la factura o es responsable de la transacción. Los ejemplos incluyen un código de empresa, unidad de negocio u organización de ventas.

Analizar el proceso por Unidad Organizacional permite la evaluación comparativa interna y la comparación de rendimiento entre diferentes partes del negocio. Ayuda a identificar qué unidades de negocio son más eficientes, cuáles tienen las tasas de retrabajo más altas o cuáles tienen mayores dificultades con los pagos atrasados. Esto es esencial para responsabilizar a las unidades y para estandarizar los procesos en toda la empresa.

Permite la comparación del rendimiento interno entre diferentes unidades de negocio, ayudando a identificar las mejores prácticas y áreas de mejora.

Este es un campo de datos organizacional fundamental que se encuentra en el encabezado de casi todos los documentos financieros en un sistema ERP.