Uw data template voor crediteurenbeheer en betalingsverwerking

Dit attribuut definieert het event dat plaatsvond op een specifiek tijdstip en de levenscyclus van de factuur vertegenwoordigt. Voorbeelden zijn Factuur Aangemaakt, Goedkeuring Aangevraagd, Betalingsblokkade Toegepast of Betaling Uitgevoerd.

In process mining bepaalt dit veld de knooppunten in de process map. Het is essentieel voor het visualiseren van de workflow en het identificeren van de reeks handelingen die een factuur doorloopt voordat deze wordt vereffend.

Het definieert de processtroom en is noodzakelijk om de volgorde van stappen in de proceskaart te visualiseren.

Afgeleid van transactielogs, statuswijzigingsgeschiedenistabellen of audittrails binnen het bronsysteem.

Dit attribuut identificeert welk ERP- of financieel systeem de data heeft gegenereerd. In complexe omgevingen kunnen organisaties meerdere instanties van SAP, Oracle of legacy-systemen tegelijkertijd gebruiken.

Het wordt gebruikt om analyses te filteren op systeeminstantie en om potentiële data-conflicten af te handelen als factuurnummers niet uniek zijn in verschillende systemen. Dit maakt een vergelijkende analyse van procesprestaties over verschillende technische omgevingen mogelijk.

Het maakt differentiatie van datastromen in multi-systeemomgevingen mogelijk.

Gewoonlijk een statische string toegevoegd tijdens het data-extractie- of transformatieproces.

Dit attribuut dient als de centrale sleutel voor het koppelen van alle events binnen het crediteurenproces. In de context van AP is dit vrijwel uitsluitend het factuurnummer of een samenvoeging van leveranciersnummer en factuurnummer om uniciteit in de dataset te waarborgen.

Het maakt de reconstructie mogelijk van de end-to-end procesflow voor elk afzonderlijk factuurdocument. Analisten gebruiken dit veld om onderscheid te maken tussen verschillende transactie-instanties, wat de berekening van case-level metrics zoals cyclustijden en rework-aantallen mogelijk maakt.

Het is de fundamentele analyseenheid voor process mining, waardoor individuele facturen van ontvangst tot uiteindelijke betaling kunnen worden gevolgd.

Typisch te vinden in de factuurheadertabel of het hoofddocumentjournaal van het ERP-systeem.

Dit attribuut geeft de recentheid van de data aan die in de analyse wordt gebruikt. Het is doorgaans een metadata-veld dat is gegenereerd door de extractietool, in plaats van een veld dat in het bronsysteem zelf aanwezig is.

Analisten gebruiken dit om de latentie van het dashboard te begrijpen en te verifiëren dat de data de meest actuele staat van het bedrijfsproces weerspiegelt. Het is bijzonder belangrijk bij het oplossen van problemen met ontbrekende recente transacties.

Het waarborgt de actualiteit van de data en helpt bij het identificeren van synchronisatieproblemen.

Gegenereerd door de ETL-pipeline of data connector tijdens de extractie-uitvoering.

Dit attribuut registreert de exacte datum en tijd waarop een specifiek event plaatsvond. Het biedt de temporele dimensie die nodig is om activiteiten correct te sequentieren en de duur tussen stappen te berekenen.

Nauwkeurigheid in dit veld is cruciaal voor het bepalen van doorlooptijden, het identificeren van knelpunten en het analyseren van de doorvoer. Het dient als basis voor alle tijdgebonden KPI's, zoals de tijd die nodig is om een factuur goed te keuren of de totale duur van factuurontvangst tot betaling.

Het is vereist om events chronologisch te ordenen en alle op duur gebaseerde metrics te berekenen.

Gevonden in systeem logs, transactie-invoer timestamps of wijzigingsdatums.

Dit attribuut registreert wanneer de gelden zijn overgemaakt of de cheque is uitgegeven. In sommige systemen kan dit verschillen van de clearingdatum waarop de bank de transactie verwerkt.

Het markeert het einde van de crediteurenverplichting voor de specifieke factuur. Analisten gebruiken dit om de uiteindelijke doorlooptijd te berekenen en te verifiëren of kortingen voor vroegtijdige betaling succesvol zijn benut.

Het markeert de voltooiing van de cyclus en wordt gebruikt om kortingsbenutting te verifiëren.

Gevonden in de betalings- of afhandelingstabellen die aan de factuur zijn gekoppeld.

Dit attribuut vertegenwoordigt de brutowaarde van de factuur die betaald moet worden. Deze wordt gewoonlijk opgeslagen in de documentvaluta en kan conversie vereisen voor geaggregeerde rapportage.

Het is cruciaal voor financiële impactanalyse, waardoor gebruikers procesverbeteringen kunnen prioriteren op basis van de impact op het werkkapitaal in plaats van alleen het aantal cases. Facturen met een hoge waarde kunnen andere goedkeuringsworkflows doorlopen dan items met een lage waarde.

Het maakt waardegebaseerde analyse van procesinefficiënties en de impact op het werkkapitaal mogelijk.

Gevonden in de factuurkoptabel, doorgaans aangeduid als brutobedrag of totaalbedrag.

Dit attribuut geeft de documentdatum weer zoals vermeld op de fysieke of digitale factuur. Deze verschilt van de invoerdatum of de boekingsdatum in het systeem.

Deze datum is het startpunt voor het berekenen van de ouderdom van de factuur en wordt vaak gebruikt als basis voor het berekenen van de uiterste betaaldata op basis van overeengekomen betalingstermijnen. Het is essentieel voor het analyseren van de vertraging tussen het opstellen en het ontvangen/invoeren van de factuur.

Het dient als basis voor ouderdomsberekeningen en naleving van betalingstermijnen.

Gevonden in de factuurkop, en geeft de documentdatum weer.

Dit attribuut koppelt de factuur terug aan het inkoopproces. Indien ingevuld, duidt het op een aan inkooporder gekoppelde factuur, die doorgaans een 2-weg of 3-weg matching proces volgt.

Het wordt gebruikt om het percentage facturen met en zonder inkooporder (PO vs Non-PO) te berekenen. Verschillen tussen de PO-data en de factuurdata zijn een veelvoorkomende bron van betalingsblokkades en rework.

Het maakt analyse van de efficiëntie van PO-matching mogelijk en differentieert tussen PO- en non-PO-stromen.

Gevonden in de factuurkop- of regelposttabellen.

Dit attribuut identificeert de externe partner die betrokken is bij de transactie. Het is vaak gekoppeld aan een master data record dat verdere details bevat, zoals betalingstermijnen en bankinformatie.

Het analyseren van dit attribuut helpt leveranciers te identificeren die frequent procesafwijkingen veroorzaken, zoals prijsverschillen of ontbrekende informatie. Het maakt de berekening mogelijk van leveranciersspecifieke cycle times en rework rates.

Het maakt segmentatie van procesprestaties per leverancier mogelijk om problematische leveranciersrelaties te identificeren.

Gevonden in de factuurkop of door koppeling met de leveranciersstamgegevens.

Dit attribuut specificeert de uiterste betaaldatum aan de leverancier. Deze wordt gewoonlijk door het systeem berekend door de betalingstermijndagen op te tellen bij de basisdatum.

Door de daadwerkelijke betaaldatum met dit attribuut te vergelijken, kunnen de percentages van tijdige betalingen en statistieken over late betalingen worden berekend. Het is cruciaal voor het beheren van de cashflow en het vermijden van boetes voor te late betalingen of spanningen in de leveranciersrelatie.

Het is cruciaal voor het berekenen van het percentage tijdige betalingen en het beheren van boetes voor te late betaling.

Gevonden in de factuurkop- of betalingsschematabellen.

Dit attribuut scheidt data op basis van organisatorische eenheid, zoals een specifieke dochteronderneming, land of juridische entiteit. Dit is cruciaal voor grote ondernemingen met activiteiten in meerdere regio's.

Het maakt benchmarking van prestaties tussen verschillende bedrijfseenheden mogelijk. Procesvariaties komen vaak voor tussen bedrijfscodes vanwege lokale regelgeving of verschillende operationele volwassenheidsniveaus.

Het maakt benchmarking en filtering mogelijk over verschillende organisatie-eenheden.

Gevonden in de factuurkoptabel.

Dit attribuut definieert de contractuele voorwaarden voor betaling, zoals Netto 30 of 2/10 Netto 30. Het bepaalt wanneer de factuur betaalbaar wordt en of er kortingen voor vroegtijdige betaling van toepassing zijn.

Het analyseren van dit veld helpt organisaties hun cashflow te optimaliseren door ervoor te zorgen dat ze niet te vroeg betalen (verlies van werkkapitaal) of te laat (oplopende boetes), en maximale kortingsbenutting realiseren.

Het definieert de regels voor vervaldatums en kortingen, essentieel voor cashflow-optimalisatie.

Gevonden in de factuurkop, vaak overgenomen uit de leveranciersstamgegevens.

Dit attribuut categoriseert de transactie, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen standaardfacturen, creditnota's, aanbetalingen of latere debetboekingen. Elk type kan verschillende workflow-regels activeren.

Het begrijpen van de mix van documenttypen is belangrijk voor het interpreteren van procesmetrics. Creditnota's volgen bijvoorbeeld vaak een omgekeerde stroom of een specifiek goedkeuringstraject dat gemiddelde doorlooptijden kan vertekenen als ze niet gesegmenteerd zijn.

Het onderscheidt facturen, creditnota's en andere financiële documenten.

Gevonden in de factuurkoptabel.

Dit attribuut registreert wie de specifieke processtap heeft uitgevoerd. Het kan onderscheid maken tussen menselijke gebruikers en systeemautomatisering (bots of batch jobs).

Het wordt gebruikt om de automatiseringsgraad (Touchless Rate) te berekenen en de compliance met functiescheiding te analyseren. Het helpt ook bij het identificeren van trainingsbehoeften als specifieke gebruikers consequent rework of fouten veroorzaken.

Het maakt analyse van functiescheiding en berekening van automatiseringspercentages mogelijk.

Gevonden in transactie logs of systeem audit trails.

Dit attribuut geeft de specifieke reden aan waarom een factuur niet kan worden betaald, zoals Prijsverschil, Kwantiteitsverschil of Ontbrekende Goederenontvangst. Het is een belangrijke indicator van procesfrictie.

Het analyseren van de frequentie en duur van specifieke blokkades helpt de hoofdoorzaken van betalingsvertragingen te identificeren. Het verminderen van deze blokkades is vaak de snelste manier om de touchless processing rates te verbeteren.

Het identificeert de specifieke hoofdoorzaken van proceswrijving en betalingsvertragingen.

Gevonden in de factuurkop- of regelposttabellen.