Su Plantilla de Datos para el Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar

Este atributo define el evento que ocurrió en un momento específico, representando el ciclo de vida de la factura. Algunos ejemplos son Factura Creada, Aprobación Solicitada, Bloqueo de Pago Aplicado o Pago Emitido.

En Process Mining, este campo determina los nodos en el mapa del proceso. Es esencial para visualizar el flujo de trabajo e identificar la secuencia de operaciones por las que pasa una factura antes de ser liquidada.

Define el flujo del proceso y es necesario para visualizar la secuencia de pasos en el mapa de procesos.

Derivado de transaction logs, tablas de historial de cambio de estado o pistas de auditoría dentro del sistema de origen.

Este atributo registra la fecha y hora exactas en que ocurrió un evento específico. Proporciona la dimensión temporal necesaria para secuenciar las actividades correctamente y calcular la duración entre pasos.

La precisión en este campo es crítica para determinar los tiempos de ciclo, identificar bottlenecks y analizar el rendimiento. Sirve como base para todos los KPIs basados en el tiempo, como el tiempo que tarda en aprobarse una factura o la duración total desde la recepción hasta el pago de la misma.

Es necesario para secuenciar events cronológicamente y calcular todas las métricas basadas en la duración.

Se encuentra en los system logs, transaction entry timestamps o fechas de modificación de cambios.

Este atributo sirve como clave central para vincular todos los eventos dentro del proceso de Cuentas por Pagar. En el contexto de AP, es casi exclusivamente el Número de Factura o una concatenación del Número de Proveedor y el Número de Factura para asegurar la unicidad en todo el dataset.

Habilita la reconstrucción del flujo de proceso de principio a fin para cada documento de factura individual. Los analistas utilizan este campo para distinguir entre diferentes instancias de transacción, permitiendo el cálculo de métricas a nivel de caso como los tiempos de ciclo y los recuentos de reprocesos.

Es la unidad fundamental de análisis para Process Mining, lo que permite rastrear facturas individuales desde la recepción hasta el pago final.

Normalmente se encuentra en la tabla de cabecera de la factura o en el diario principal de documentos del sistema ERP.

Este atributo identifica qué sistema ERP o financiero generó los datos. En entornos complejos, las organizaciones pueden operar múltiples instancias de SAP, Oracle o sistemas heredados simultáneamente.

Se utiliza para filtrar el análisis por instancia del sistema y para manejar posibles colisiones de datos si los números de factura no son únicos en los distintos sistemas. Esto permite un análisis comparativo del rendimiento del proceso en diferentes entornos técnicos.

Permite la diferenciación de data streams en entornos multi-sistema.

Normalmente, una cadena estática añadida durante el proceso de extracción o transformación de datos.

Este atributo indica la actualidad de los datos utilizados en el análisis. Generalmente, es un campo de metadata generado por la herramienta de extracción, no un campo que resida en el propio sistema de origen.

Los analistas lo utilizan para comprender la latencia del dashboard y verificar que los datos reflejen el estado más actual del proceso de negocio. Es particularmente importante al solucionar problemas de transacciones recientes faltantes.

Garantiza la actualidad de los data y ayuda a identificar synchronization issues.

Generado por el pipeline ETL o el data connector durante la ejecución de la extracción.

Este atributo refleja la fecha del documento tal como aparece impresa en la factura física o digital. Difiere de la fecha de entrada o la fecha de contabilización en el sistema.

Esta fecha es el punto de partida para calcular la antigüedad de la factura y a menudo se utiliza como base para determinar las fechas de vencimiento de pago según los términos acordados. Es esencial para analizar el retraso entre la emisión y la recepción/entrada de la factura.

Sirve como línea base para los cálculos de antigüedad y el compliance de los términos de pago.

Se encuentra en el encabezado de la factura, representando la fecha del documento.

Este atributo registra cuándo se transfirieron los fondos o se emitió el cheque. En algunos sistemas, esto puede ser distinto de la fecha de compensación en la que el banco procesa la transacción.

Marca el fin de la obligación de cuentas por pagar para la factura específica. Los analistas lo utilizan para calcular el tiempo de ciclo final y verificar si los descuentos por pronto pago se aprovecharon con éxito.

Marca la finalización del ciclo y se utiliza para verificar la Captura de Descuentos.

Se encuentra en las tablas de payment o clearing document vinculados a la factura.

Este atributo especifica la fecha límite de pago al proveedor. Generalmente, el sistema lo calcula sumando los días del término de pago a la fecha base.

Comparar la fecha de pago real con este atributo permite calcular las tasas de pago a tiempo y las métricas de pago atrasado. Es fundamental para gestionar el flujo de caja y evitar recargos por mora o tensiones en la relación con los proveedores.

Es fundamental para calcular las tasas de pago a tiempo y gestionar las multas por retraso.

Se encuentra en las tablas de encabezado de factura o de calendario de pagos.

Este atributo representa el valor bruto de la factura que requiere pago. Normalmente se almacena en la moneda del documento y puede requerir conversión para informes agregados.

Es vital para el análisis de impacto financiero, permitiendo a los usuarios priorizar mejoras de procesos basándose en el impacto en el capital de trabajo, y no solo en el volumen de casos. Las facturas de alto valor pueden seguir workflows de aprobación diferentes a las de bajo valor.

Permite el análisis basado en valores de las ineficiencias del proceso y el impacto en el capital de trabajo.

Se encuentra en la tabla de encabezado de la factura, típicamente etiquetado como monto bruto o monto total.

Este atributo identifica al socio externo involucrado en la transacción. A menudo está vinculado a un registro de master data que contiene detalles adicionales como condiciones de pago e información bancaria.

Analizar este atributo ayuda a identificar proveedores que causan excepciones frecuentes en el proceso, como diferencias de precio o información faltante. Permite el cálculo de tiempos de ciclo específicos por proveedor y tasas de reproceso.

Permite la segmentación del rendimiento del proceso por supplier para identificar relaciones problemáticas con los vendors.

Se encuentra en el encabezado de la factura o al unirse con la tabla maestra de vendors.

Este atributo vincula la factura con el proceso de compras. Si está completado, indica una factura respaldada por una orden de compra (PO), que generalmente sigue un proceso de conciliación de 2 o 3 vías.

Se utiliza para calcular la proporción de facturas con PO frente a las que no la tienen. Las discrepancias entre los datos de la PO y los datos de la factura son una fuente común de bloqueos de pago y reprocesos.

Permite el análisis de la eficiencia de la conciliación de órdenes de compra (PO-matching) y diferencia los flujos con PO de los sin PO.

Se encuentra en las tablas de encabezado o de líneas de la factura.

Este atributo define las condiciones contractuales de pago, como Net 30 o 2/10 Net 30. Determina cuándo vence la factura y si aplican descuentos por pronto pago.

Analizar este campo ayuda a las organizaciones a optimizar el flujo de caja, asegurándose de no pagar demasiado pronto (perdiendo capital de trabajo) o demasiado tarde (incurriendo en penalizaciones), y maximizando el aprovechamiento de los descuentos.

Define las reglas para fechas de vencimiento y descuentos, esenciales para la optimización del flujo de caja.

Se encuentra en el encabezado de la factura, a menudo heredado del maestro de vendors.

Este atributo indica la razón específica que impide el pago de una factura, como Discrepancia de Precio, Discrepancia de Cantidad o Recepción de Mercancías Faltante. Es un indicador clave de la fricción en el proceso.

Analizar la frecuencia y duración de las razones de bloqueo específicas ayuda a identificar las causas raíz de los retrasos en los pagos. Reducir estos bloqueos suele ser la forma más rápida de mejorar las tasas de procesamiento sin intervención.

Identifica las causas raíz específicas de la fricción en el proceso y los retrasos en los pagos.

Se encuentra en las tablas de encabezado o de líneas de la factura.

Este atributo separa los datos por unidad organizacional, como una subsidiaria específica, país o entidad legal. Es crucial para grandes empresas con operaciones en múltiples regiones.

Permite comparar el rendimiento entre diferentes unidades de negocio. Las variaciones en los procesos a menudo existen entre los códigos de empresa debido a regulaciones locales o a diferentes madureces operativas.

Permite el benchmarking y el filtrado entre diferentes unidades organizativas.

Se encuentra en la tabla de encabezado de la factura.

Este atributo clasifica la transacción, diferenciando entre facturas estándar, notas de crédito, anticipos o débitos posteriores. Cada tipo puede activar reglas de workflow diferentes.

Comprender la variedad de tipos de documentos es crucial para interpretar las métricas del proceso. Por ejemplo, las notas de crédito suelen seguir un flujo inverso o una ruta de aprobación específica que puede distorsionar los tiempos de ciclo promedio si no se segmentan.

Distingue entre Facturas, Notas de Crédito y otros documentos financieros.

Se encuentra en la tabla de encabezado de la factura.

Este atributo registra quién ejecutó el paso específico del proceso. Puede distinguir entre usuarios humanos y automatización del sistema (bots o trabajos por lotes).

Se utiliza para calcular la tasa de automatización (Touchless Rate) y para analizar el compliance en la segregación de funciones. También ayuda a identificar necesidades de capacitación si usuarios específicos provocan constantemente reprocesos o errores.

Permite el análisis de la Segregación de Funciones y el cálculo de las Tasas de Automatización.

Se encuentra en transaction logs o system audit trails.