Votre modèle de données pour le traitement des paiements de comptes fournisseurs
Votre modèle de données pour le traitement des paiements de comptes fournisseurs
Ceci est notre modèle de données générique de Process Mining pour Traitement des paiements des comptes fournisseurs. Utilisez nos modèles spécifiques au système pour des directives plus précises.
Sélectionnez un système spécifique- Schéma de données standardisé compatible avec tout système financier
- Jalons d'activité essentiels pour le suivi des paiements de bout en bout
- Liste complète des attributs pour une analyse approfondie de la performance et de la conformité
Attributs de traitement des paiements des comptes fournisseurs
| Nom | Description | ||
|---|---|---|---|
| Activité Activity | L'étape de processus spécifique ou le changement de statut qui s'est produit. | ||
| Description Cet attribut définit l'événement qui a eu lieu à un moment précis, représentant le cycle de vie de la facture. Les exemples incluent Facture Créée, Approbation Demandée, Blocage de Paiement Appliqué ou Paiement Émis. En Process Mining, ce champ détermine les nœuds dans la cartographie des processus. Il est essentiel pour visualiser le flux de travail et identifier la séquence des opérations qu'une facture subit avant d'être soldée. Pourquoi c'est important Il définit le flux de processus et est nécessaire pour visualiser la séquence des étapes dans la carte de processus. Où obtenir Dérivé des journaux de transactions, des tables d'historique de changement de statut ou des pistes d'audit au sein du système source. Exemples Facture crééeFacture approuvéeBlocage de paiement activéLancement de paiement crééPaiement compensé | |||
| Dernière mise à jour des données LastDataUpdate | L'horodatage du moment où les données ont été extraites ou rafraîchies. | ||
| Description Cet attribut indique la fraîcheur des données utilisées dans l'analyse. Il s'agit généralement d'un champ de métadonnées généré par l'outil d'extraction plutôt que d'un champ résidant dans le système source lui-même. Les analystes l'utilisent pour comprendre la latence du dashboard et pour vérifier que les données reflètent l'état le plus actuel du processus métier. C'est particulièrement important lors de la résolution de problèmes liés à des transactions récentes manquantes. Pourquoi c'est important Il assure l'actualité des données et aide à identifier les problèmes de synchronisation. Où obtenir Généré par le pipeline ETL ou le connecteur de données pendant l'exécution de l'extraction. Exemples 2023-11-10T23:59:59Z2023-11-11T06:00:00Z2023-11-11T12:00:00Z2023-11-11T18:00:00Z2023-11-12T00:00:00Z | |||
| Heure de l'événement StartTime | L'horodatage indiquant le moment où l'activité spécifique s'est produite. | ||
| Description Cet attribut enregistre la date et l'heure exactes d'un événement spécifique. Il fournit la dimension temporelle nécessaire pour séquencer correctement les activités et calculer la durée entre les étapes. La précision de ce champ est essentielle pour déterminer les temps de cycle, identifier les goulots d'étranglement et analyser le débit. Il sert de base pour tous les KPI basés sur le temps, tels que le temps nécessaire pour approuver une facture ou la durée totale entre la réception de la facture et le paiement. Pourquoi c'est important Il est nécessaire de séquencer les événements chronologiquement et de calculer toutes les métriques basées sur la durée. Où obtenir Trouvé dans les journaux système, les horodatages d'entrée de transaction ou les dates de modification de changement. Exemples 2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-10-16T09:15:00Z2023-11-01T10:00:00Z2023-11-05T16:20:00Z | |||
| ID du dossier CaseId | L'identifiant unique de la facture spécifique en cours de traitement. | ||
| Description Cet attribut sert de clé centrale pour relier tous les événements au sein du processus des comptes fournisseurs. Dans le contexte des AP, il s'agit presque exclusivement du numéro de facture ou d'une concaténation du numéro de fournisseur et du numéro de facture pour assurer l'unicité à travers l'ensemble de données. Il permet la reconstruction du flux de processus de bout en bout pour chaque document de facture individuel. Les analystes utilisent ce champ pour distinguer les différentes instances de transaction, permettant le calcul de métriques au niveau du cas, telles que les temps de cycle et les nombres de reprises. Pourquoi c'est important C'est l'unité d'analyse fondamentale pour le process mining, permettant de suivre les factures individuelles de la réception au paiement final. Où obtenir Généralement trouvé dans la table d'en-tête de facture ou le journal principal des documents du système ERP. Exemples INV-2023-0019988776655VEND01-INV500AC-9928120231025-44 | |||
| Système source SourceSystem | Le nom de l'application ou de la base de données où l'enregistrement a pris naissance. | ||
| Description Cet attribut identifie le système ERP ou financier qui a généré les données. Dans des environnements complexes, les organisations peuvent exécuter plusieurs instances de SAP, Oracle ou de systèmes hérités simultanément. Il est utilisé pour filtrer l'analyse par instance de système et pour gérer les collisions de données potentielles si les numéros de facture ne sont pas uniques entre les différents systèmes. Cela permet une analyse comparative de la performance des processus à travers différents environnements techniques. Pourquoi c'est important Il permet la différenciation des flux de données dans des environnements multi-systèmes. Où obtenir Généralement une chaîne statique ajoutée lors du processus d'extraction ou de transformation des données. Exemples SAP_ECC_NAOracle_Fusion_EUDynamics365_ProdNetSuite_GlobalLegacy_AS400 | |||
| Date d'échéance DueDate | La date à laquelle le paiement est contractuellement requis. | ||
| Description Cet attribut spécifie la date limite de paiement au fournisseur. Il est généralement calculé par le système en ajoutant les jours de délai de paiement à la date de référence. La comparaison de la date de paiement réelle avec cet attribut permet de calculer les taux de paiement dans les délais et les métriques de paiement en retard. C'est essentiel pour gérer la trésorerie et éviter les frais de retard ou la tension dans les relations avec les fournisseurs. Pourquoi c'est important Il est essentiel pour calculer les taux de paiement à temps et gérer les pénalités de retard. Où obtenir Trouvé dans l'en-tête de la facture ou dans les tables d'échéancier de paiement. Exemples 2023-10-312023-11-152023-11-302023-12-012023-12-15 | |||
| Date de la facture InvoiceDate | La date d'émission de la facture par le fournisseur. | ||
| Description Cet attribut reflète la date du document telle qu'elle est imprimée sur la facture physique ou numérique. Elle diffère de la date de saisie ou de la date de comptabilisation dans le système. Cette date est le point de départ pour calculer l'ancienneté de la facture et est souvent utilisée comme référence pour calculer les dates d'échéance de paiement basées sur les conditions de paiement convenues. Elle est essentielle pour analyser le décalage entre l'émission de la facture et sa réception/saisie. Pourquoi c'est important Il sert de référence pour les calculs de vieillissement et la conformité aux conditions de paiement. Où obtenir Trouvé dans l'en-tête de la facture, représentant la date du document. Exemples 2023-10-012023-10-102023-10-152023-10-202023-10-31 | |||
| Date de paiement PaymentDate | La date à laquelle le paiement a été effectivement exécuté ou compensé. | ||
| Description Cet attribut enregistre le moment où les fonds ont été transférés ou le chèque a été émis. Dans certains systèmes, cela peut être distinct de la date de compensation lorsque la banque traite la transaction. Il marque la fin de l'obligation des comptes fournisseurs pour la facture spécifique. Les analystes l'utilisent pour calculer le temps de cycle final et pour vérifier si les escomptes pour paiement anticipé ont été correctement saisis. Pourquoi c'est important Il marque l'achèvement du cycle et est utilisé pour vérifier la capture des remises. Où obtenir Trouvé dans les tables de documents de paiement ou de compensation liées à la facture. Exemples 2023-10-282023-11-142023-11-282023-12-052023-12-10 | |||
| Montant de la facture InvoiceAmount | La valeur monétaire totale associée à la facture. | ||
| Description Cet attribut représente la valeur brute de la facture qui nécessite un paiement. Il est généralement stocké dans la devise du document et peut nécessiter une conversion pour les rapports agrégés. Il est essentiel pour l'analyse de l'impact financier, permettant aux utilisateurs de prioriser les améliorations de processus en fonction de l'impact sur le fonds de roulement plutôt que du simple volume de cas. Les factures de grande valeur peuvent suivre des workflows d'approbation différents de ceux des articles de faible valeur. Pourquoi c'est important Il permet une analyse basée sur la valeur des inefficacités de processus et de l'impact sur le fonds de roulement. Où obtenir Trouvé dans la table d'en-tête de la facture, généralement étiqueté comme montant brut ou montant total. Exemples 1500.00250.5010000.0045.99500000.00 | |||
| Nom du fournisseur VendorName | Le nom du fournisseur ou de l'entité émettant la facture. | ||
| Description Cet attribut identifie le partenaire externe impliqué dans la transaction. Il est souvent lié à un enregistrement de données de base contenant des détails supplémentaires comme les conditions de paiement et les informations bancaires. L'analyse de cet attribut permet d'identifier les fournisseurs qui sont à l'origine de fréquentes exceptions de processus, telles que des écarts de prix ou des informations manquantes. Elle permet de calculer les temps de cycle et les taux de reprise spécifiques aux fournisseurs. Pourquoi c'est important Il permet la segmentation de la performance des processus par fournisseur pour identifier les relations fournisseurs problématiques. Où obtenir Trouvé dans l'en-tête de la facture ou en joignant avec la table maître des fournisseurs. Exemples Acme CorpGlobal Services LtdOffice Supplies CoTech Solutions IncPartenaires logistiques | |||
| Numéro de commande PurchaseOrderNumber | Le numéro de référence du bon de commande associé à la facture. | ||
| Description Cet attribut relie la facture au processus d'approvisionnement. S'il est renseigné, il indique une facture basée sur un bon de commande (PO), qui suit généralement un processus de rapprochement à 2 ou 3 voies. Il est utilisé pour calculer le taux de factures avec et sans PO. Les divergences entre les données du PO et les données de la facture sont une source fréquente de blocages de paiement et de reprises. Pourquoi c'est important Il permet l'analyse de l'efficacité du rapprochement des bons de commande et différencie les flux avec et sans bon de commande. Où obtenir Trouvé dans l'en-tête de la facture ou dans les tables de postes. Exemples PO-450001450009922P100200ORD-5521PUR-2023-88 | |||
| Code société CompanyCode | L'identifiant de l'entité juridique ou de la filiale. | ||
| Description Cet attribut sépare les données par unité organisationnelle, telle qu'une filiale spécifique, un pays ou une entité juridique. Il est crucial pour les grandes entreprises opérant dans plusieurs régions. Il permet de comparer les performances entre différentes unités commerciales. Des variations de processus existent souvent entre les codes d'entreprise en raison des réglementations locales ou des maturités opérationnelles différentes. Pourquoi c'est important Il permet le benchmarking et le filtrage entre différentes unités organisationnelles. Où obtenir Trouvé dans la table d'en-tête de la facture. Exemples US01DE0110002000UK_OPS | |||
| Conditions de paiement PaymentTerms | Le code ou la description définissant le calendrier de paiement et les remises convenus. | ||
| Description Cet attribut définit les conditions contractuelles de paiement, telles que Net 30 ou 2/10 Net 30. Il régit l'échéance de la facture et l'application d'éventuels escomptes pour paiement anticipé. L'analyse de ce champ aide les organisations à optimiser leur trésorerie en s'assurant qu'elles ne paient ni trop tôt (perte de fonds de roulement) ni trop tard (pénalités), et en maximisant les escomptes obtenus. Pourquoi c'est important Il définit les règles pour les dates d'échéance et les remises, essentielles pour l'optimisation des flux de trésorerie. Où obtenir Trouvé dans l'en-tête de la facture, souvent hérité du maître des fournisseurs. Exemples NT302 % sous 10 jours, net à 30 joursIMMÉDIATZ001Net 60 | |||
| Motif de blocage de paiement PaymentBlockReason | Le code ou la raison pour laquelle une facture est bloquée pour paiement. | ||
| Description Cet attribut indique la raison spécifique empêchant le paiement d'une facture, telle qu'un écart de prix, un écart de quantité ou un récépissé de marchandises manquant. C'est un indicateur clé de la friction du processus. L'analyse de la fréquence et de la durée des raisons de blocage spécifiques aide à identifier les causes profondes des retards de paiement. La réduction de ces blocages est souvent le moyen le plus rapide d'améliorer les taux de traitement sans intervention humaine. Pourquoi c'est important Il identifie les causes profondes spécifiques des frictions de processus et des retards de paiement. Où obtenir Trouvé dans l'en-tête de la facture ou dans les tables de postes. Exemples Écart de prixÉcart de quantitéRéception de marchandises manquanteBlocage manuelAudit requis | |||
| Type de document DocumentType | La classification du document de facture. | ||
| Description Cet attribut catégorise la transaction, distinguant les factures standard, les avoirs, les acomptes ou les débits subséquents. Chaque type peut déclencher des règles de workflow différentes. Comprendre la variété des types de documents est essentiel pour interpréter les métriques de processus. Par exemple, les avoirs suivent souvent un flux inversé ou un chemin d'approbation spécifique, ce qui peut fausser les temps de cycle moyens s'ils ne sont pas segmentés. Pourquoi c'est important Il distingue entre les factures, les notes de crédit et les autres documents financiers. Où obtenir Trouvé dans la table d'en-tête de la facture. Exemples Facture standardNote de créditAcompteFacture sans bon de commandeFacture récurrente | |||
| Utilisateur User | L'identifiant de la personne ou du compte système effectuant l'activité. | ||
| Description Cet attribut enregistre qui a exécuté l'étape de processus spécifique. Il permet de distinguer entre les utilisateurs humains et l'automatisation du système (bots ou tâches par lots). Il est utilisé pour calculer le taux d'automatisation (taux sans contact) et pour analyser la conformité à la séparation des tâches. Il aide également à identifier les besoins en formation si des utilisateurs spécifiques déclenchent constamment des reprises ou des erreurs. Pourquoi c'est important Il permet l'analyse de la Séparation des Tâches et le calcul des Taux d'Automatisation. Où obtenir Trouvé dans les journaux de transactions ou les pistes d'audit système. Exemples JSMITHSYSTEM_BATCHK_DOEAP_BOT_01WORKFLOW_SYS | |||
Activités de traitement des paiements des comptes fournisseurs
| Activité | Description | ||
|---|---|---|---|
| Blocage de paiement appliqué | La mise en suspens de la facture, l'empêchant d'être incluse dans une exécution de paiement. Cela peut être fait manuellement pour les litiges ou automatiquement en raison d'écarts. | ||
| Pourquoi c'est important Impacte directement les taux de paiement à temps et les relations avec les fournisseurs en mettant le processus en pause. Où obtenir Identifié en surveillant les changements apportés au champ de blocage de paiement ou aux drapeaux de statut de suspension. Capture Suivre les mises à jour qui définissent l'indicateur de "Blocage de paiement" ou "En attente" à vrai Type d'événement explicit | |||
| Facture approuvée | L'autorisation finale accordée par un approbateur désigné ou une règle système. Cette étape libère la facture pour la publication financière et le paiement ultérieur. | ||
| Pourquoi c'est important Une étape clé qui met fin au temps de cycle d'approbation et libère généralement la facture pour paiement. Où obtenir Enregistré dans les tables d'historique de workflow lorsque l'action d'approbation finale est exécutée. Capture Extraire l'horodatage de l'action d'approbation finale des journaux de workflow Type d'événement explicit | |||
| Facture créée | L'enregistrement initial des données de facture fournisseur dans le système ERP. Cet événement marque le début du cycle de vie numérique du passif, qu'il soit saisi manuellement ou importé via une interface. | ||
| Pourquoi c'est important Établit l'horodatage de base pour le calcul du temps de cycle total du processus des comptes fournisseurs. Où obtenir Généralement trouvé dans l'horodatage de création de la table d'en-tête de facture ou la première entrée du journal des modifications du document. Capture Extraire l'horodatage de création de l'enregistrement d'en-tête de facture Type d'événement explicit | |||
| Facture enregistrée au grand livre | L'engagement de la transaction financière au Grand Livre Général. Cette action crée le passif officiel dans le système comptable. | ||
| Pourquoi c'est important Représente le point de non-retour pour l'enregistrement financier et met à jour le solde du fournisseur. Où obtenir Trouvé dans la table d'entrée du grand livre général ou par l'affectation d'une date de publication. Capture Extraire la date de publication ou l'horodatage d'entrée de la table du grand livre général Type d'événement explicit | |||
| Facture rapprochée du bon de commande | L'association réussie des postes de facture à un bon de commande ou un reçu de marchandises correspondant. Cette étape de validation confirme que les marchandises ont été commandées et reçues avant le traitement du paiement. | ||
| Pourquoi c'est important Essentiel pour mesurer le taux sans contact et l'efficacité du processus de rapprochement à trois voies. Où obtenir Trouvé dans les tables d'historique des bons de commande ou en identifiant un changement de statut indiquant une correspondance réussie. Capture Suivre l'événement où un lien est établi entre la ligne de facture et la ligne de commande Type d'événement explicit | |||
| Paiement émis | La génération de l'instrument de paiement, tel qu'une impression de chèque, un virement bancaire ou un fichier TEF. Cela réduit le passif ouvert sur le compte fournisseur. | ||
| Pourquoi c'est important La fin définitive du processus interne des comptes fournisseurs pour la facture spécifique. Où obtenir Capturé lorsque le document de paiement est généré ou que le statut de paiement est mis à jour vers Envoyé. Capture Extraire l'horodatage de création du document de paiement lié à la facture Type d'événement explicit | |||
| Approbation de facture demandée | La soumission de la facture à un moteur de workflow pour autorisation de gestion. Cela marque la transition de la saisie des données et de la validation à la phase d'approbation. | ||
| Pourquoi c'est important Sépare le temps de traitement technique du temps de prise de décision de la direction dans le cycle. Où obtenir Capturé à partir des journaux d'historique de workflow lorsque le statut passe à En attente d'approbation ou similaire. Capture Identifier l'événement d'initiation du workflow dans la table d'historique des approbations Type d'événement explicit | |||
| Blocage de paiement levé | La levée d'une suspension précédemment appliquée, rendant la facture éligible à la sélection de paiement. Cela signifie généralement la résolution d'un litige ou d'un écart. | ||
| Pourquoi c'est important Indique la gestion réussie d'une exception et la reprise du flux de processus standard. Où obtenir Capturé lorsqu'un champ de blocage de paiement est effacé ou qu'un statut de suspension est passé à actif. Capture Suivre les mises à jour qui changent l'indicateur de "Blocage de paiement" ou "En attente" à nul ou faux Type d'événement explicit | |||
| Date d'échéance de la facture dépassée | Un événement calculé indiquant que la date actuelle a dépassé la date d'échéance nette de la facture alors qu'elle demeure impayée. Cela signale la facture comme étant en retard. | ||
| Pourquoi c'est important Critique pour l'analyse de la performance des paiements à temps et des éventuelles pénalités de retard. Où obtenir Calculé en comparant la date d'échéance de la facture à la date de paiement ou à la date actuelle. Capture Calculer quand la date d'échéance est inférieure à l'horodatage actuel pour les éléments ouverts Type d'événement calculated | |||
| Données de facture mises à jour | Toute modification apportée à l'en-tête ou aux postes de la facture après la création initiale. Les occurrences fréquentes signalent souvent un remaniement manuel, des erreurs d'extraction OCR ou des inexactitudes de données de base. | ||
| Pourquoi c'est important Des fréquences élevées de mises à jour indiquent des inefficacités de processus et des opportunités d'amélioration de l'automatisation. Où obtenir Généralement enregistré dans les journaux de modifications du système ou les pistes d'audit associés à l'objet facture. Capture Identifier les mises à jour de champs spécifiques tels que Montant, Fournisseur ou Date dans le journal d'audit Type d'événement explicit | |||
| Échec du rapprochement de facture | Une erreur de validation survenant lorsque les détails de la facture ne correspondent pas au bon de commande ou au reçu de marchandises dans les tolérances définies. Cela déclenche généralement un workflow de gestion des exceptions. | ||
| Pourquoi c'est important Identifie les causes profondes des frictions de processus, telles que les écarts de prix ou les écarts de quantité. Où obtenir Souvent déduit des journaux d'erreurs, des codes de blocage spécifiques ou des drapeaux de statut indiquant un écart. Capture Déduire de l'application de codes de suspension spécifiques aux écarts ou de messages d'erreur Type d'événement inferred | |||
| Facture annulée | L'annulation ou l'inversion d'un enregistrement de facture, mettant fin au processus sans paiement. Cela se produit généralement en raison d'une double saisie ou d'erreurs fondamentales. | ||
| Pourquoi c'est important La mise en évidence des annulations aide à identifier les échecs de processus en amont et les efforts gaspillés. Où obtenir Capturé lorsque le statut du document passe à Annulé ou qu'un document d'annulation est lié. Capture Suivre les changements de statut vers "Annulé" ou la création d'une écriture d'annulation Type d'événement explicit | |||
| Paiement compensé | La confirmation de la banque que les fonds ont été transférés avec succès. Cela est rapproché du relevé bancaire dans le système. | ||
| Pourquoi c'est important Confirme l'impact sur les flux de trésorerie et clôture la boucle de la transaction financière. Où obtenir Trouvé dans les tables de rapprochement bancaire ou lorsque le statut de paiement passe à Compensé. Capture Identifier l'horodatage lorsque la date de compensation est renseignée sur l'enregistrement de paiement Type d'événement explicit | |||
| Proposition de paiement créée | La sélection de la facture dans un lot de paiement préliminaire ou un journal. Cela indique l'intention de payer et réserve la facture des autres exécutions de paiement. | ||
| Pourquoi c'est important Marque le début de la phase d'exécution du paiement et aide à analyser l'efficacité des lots de paiement. Où obtenir Enregistré lorsqu'une facture est liée à un en-tête de proposition de paiement ou à une ligne de journal de paiement. Capture Identifier quand l'ID de facture est ajouté à une table de proposition d'exécution de paiement Type d'événement explicit | |||
Guides d'extraction
Les méthodes d'extraction varient selon le système. Pour des instructions détaillées,