Ihre Record-to-Report-, Periodenabschluss- und Abstimmungs-Datentemplate

SAP ECC
Ihre Record-to-Report-, Periodenabschluss- und Abstimmungs-Datentemplate

Ihre Record-to-Report-, Periodenabschluss- und Abstimmungs-Datentemplate

Diese Vorlage bietet eine klare Anleitung für die Sammlung der wesentlichen Daten zur Analyse Ihres Record-to-Report – Periodenabschluss- und Abstimmungsprozesses. Sie skizziert die entscheidenden Attribute und Aktivitäten, die für einen umfassenden Event Log erforderlich sind. Zudem finden Sie praktische Hinweise zur effektiven Datenextraktion aus SAP ECC.
  • Empfohlene Attribute zur Erfassung
  • Wichtige Aktivitäten zur Verfolgung
  • Extraktionsanleitung
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Record to Report - Period Close & Reconciliation Attribute

Dies sind die empfohlenen Datenfelder, die Sie in Ihr Event Log aufnehmen sollten, um eine umfassende Analyse Ihres Record-to-Report – Period Close & Reconciliation Prozesses durchzuführen.
5 Erforderlich 7 Empfohlen 10 Optional
Name Beschreibung
Finanzperiode
FinancialPeriod
Ein eindeutiger Identifikator für den Finanzberichtszyklus, der typischerweise das Geschäftsjahr und die Buchungsperiode kombiniert.
Beschreibung

Die Finanzperiode dient als primärer Case Identifier und gruppiert alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Abstimmung von Konten für diesen spezifischen Berichtszyklus, z. B. „2023-12“ für Dezember 2023. Dies ermöglicht eine umfassende Analyse des gesamten Periodenabschlussprozesses von Anfang bis Ende für jede einzelne Periode.

In der Analyse ermöglicht dies die Verfolgung der End-to-End-Cycle Time für jeden Abschluss, den Vergleich der Leistung über verschiedene Perioden hinweg und die Identifizierung von Trends oder Anomalien. Durch die Definition jeder Finanzperiode als einzigartigen Case ist es möglich, die Effizienz, Bottlenecks und Variationen im Abschlussprozess im Zeitverlauf zu visualisieren und zu messen.

Bedeutung

Dies ist der essentielle Case Identifier, der die Analyse umrahmt und Vergleiche von Abschluss-Cycle-Zeiten, Workloads und Process Compliance zwischen Perioden ermöglicht.

Datenquelle

Dieses Attribut wird typischerweise durch die Verkettung des Geschäftsjahres (GJAHR) und der Buchungsperiode (MONAT) aus Finanzbelegköpfen abgeleitet, z.B. aus der Tabelle BKPF.

Beispiele
2023-122024-032023-Q4
Aktivität
ActivityName
Der Name des spezifischen Geschäftsereignisses oder der Aufgabe, die während des Periodenabschlussprozesses ausgeführt wurde.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst die einzelnen Schritte im Record-to-Report-Zyklus, wie z.B. „Anpassungsbuchung gebucht“ oder „Finanzberichte erstellt“. Es bildet das Rückgrat der Prozesslandkarte und zeigt die Abfolge der Events, die den Periodenabschluss ausmachen.

Die Analyse von Aktivitäten ist grundlegend für Process Mining. Sie hilft, den Prozess-Flow zu visualisieren, die Abfolge der Aufgaben zu identifizieren, Prozessvariationen zu entdecken und die Häufigkeit und Dauer jedes Schritts zu messen. Dies ist entscheidend, um Bottlenecks, nicht-standardisierte Prozesspfade und Möglichkeiten zur Standardisierung oder Automatisierung zu lokalisieren.

Bedeutung

Dieses Attribut ist obligatorisch für die Erstellung der Prozesslandkarte, da es die Visualisierung und Analyse der Aufgabenabfolge im Periodenabschluss ermöglicht.

Datenquelle

Dies wird aus einer Kombination von SAP Transaktionscodes (TCODE), Belegarten (BLART) oder spezifischen Programmausführungen (z.B. FAGL_FCV für die Fremdwährungsbewertung) abgeleitet.

Beispiele
Korrekturbuchung gebuchtKontenabstimmung gestartetPeriode für Buchungen geschlossen
Ereigniszeit
EventTime
Der timestamp, der angibt, wann eine Aktivität oder ein Event stattgefunden hat.
Beschreibung

Die Event Time liefert das genaue Datum und die Uhrzeit für jede Aktivität im Prozess und dient als chronologische Grundlage für die Analyse. Es handelt sich typischerweise um eine Kombination aus Beleg-Erstellungsdatum und -Uhrzeit.

Dieser Timestamp ist unerlässlich, um Events korrekt zu ordnen und den Prozessablauf zu rekonstruieren. Er wird verwendet, um alle dauernbasierten Metriken zu berechnen, einschließlich der Cycle Times zwischen Aktivitäten, Wartezeiten und der gesamten Period Close Dauer. Die Analyse von Timestamps hilft, Verzögerungen zu identifizieren und die zeitliche Verteilung der Arbeit zu verstehen.

Bedeutung

Als obligatorisches Attribut liefert es die chronologische Reihenfolge der Ereignisse, die für die Berechnung von Zykluszeiten und die Erkennung von Prozessengpässen notwendig ist.

Datenquelle

Diese Daten stammen typischerweise aus dem Belegbuchungsdatum (CPUDT) und der Buchungszeit (CPUTM) in der Tabelle BKPF für Finanzbelege.

Beispiele
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdate
Der Timestamp, wann die Daten zuletzt aktualisiert oder aus dem Quellsystem extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt die Aktualität der analysierten Daten an. Es zeigt Datum und Uhrzeit des letzten Datenpipeline-Laufs und liefert Kontext für die Aktualität der Process Erkenntnisse.

Für Dashboards, insbesondere solche, die den Fortschritt in Echtzeit verfolgen, ist dieser Timestamp entscheidend, damit Benutzer verstehen, ob sie aktuelle Informationen oder Daten vom Vortag betrachten. Er steuert die Erwartungen der Benutzer und ist entscheidend für die korrekte Interpretation der Analyse.

Bedeutung

Informiert die Nutzer über die Aktualität der Daten, was entscheidend ist, um sicherzustellen, dass Analysen und Dashboards zeitnah und relevant sind.

Datenquelle

Dieser Timestamp wird am Ende jedes Datenladeprozesses vom Datenextraktions- oder ETL-Tool erzeugt und hinzugefügt.

Beispiele
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
Quellsystem
SourceSystem
Der Identifikator des Quellsystems, aus dem die Daten extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt den Ursprung der Event Daten an, z.B. den spezifischen SAP ECC Instanznamen oder die ID. In Organisationen mit mehreren ERPs oder Finanzsystemen ist dieses Feld entscheidend, um Daten aus verschiedenen Quellen zu unterscheiden.

Selbst in einer Single-System-Landschaft dient es als wichtiges Metadatenstück für Data Governance, Auditing und Troubleshooting. Es bestätigt die Herkunft der Daten, was für den Aufbau von Vertrauen in die Analyse und die Gewährleistung einer klaren Data Lineage unerlässlich ist.

Bedeutung

Bietet essentielle Data Lineage, bestätigt die Herkunft der Daten für die Governance und ist in Multi-System-Landschaften entscheidend, um Prozesse zu differenzieren.

Datenquelle

Dies ist typischerweise ein statischer Wert, der während des Datenextraktionsprozesses hinzugefügt wird und den spezifischen SAP-Mandanten und die System-ID identifiziert (z.B. aus Tabelle T000).

Beispiele
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
Belegnummer
BELNR
Der eindeutige Identifikator für einen Buchungsbeleg innerhalb eines Geschäftsjahres und Buchungskreises.
Beschreibung

Die Buchungsbelegnummer ist der Primärschlüssel für Finanzbuchungen in SAP. Jeder Journaleintrag, jede Rechnung oder jede Zahlungsbeleg wird mit einer eindeutigen Nummer versehen.

Obwohl nicht typischerweise für eine übergeordnete Prozessanalyse verwendet, ist die Belegnummer für Drill-Down-Funktionen von unschätzbarem Wert. Von einem Process Mining Dashboard aus können Analysten die Belegnummer verwenden, um direkt zur spezifischen Transaktion in SAP zurückzukehren und Anomalien, wie z. B. eine große Anpassungsbuchung oder einen verzögerten Abstimmungsposten, detailliert zu untersuchen. Sie bietet eine direkte Verbindung vom Einblick zur Quelltransaktion.

Bedeutung

Bietet einen direkten Link zur Quelltransaktion in SAP, der eine detaillierte Drill-Down-Analyse von der Prozessansicht in spezifische Buchungssätze ermöglicht.

Datenquelle

Befindet sich in der Tabelle BKPF (BELNR) als Primärschlüssel.

Beispiele
100000456719000001233000008901
Betrag in lokaler Währung
DMBTR
Der finanzielle Wert eines Transaktionspostens, ausgedrückt in der Hauswährung des Buchungskreises.
Beschreibung

Dieses Attribut repräsentiert den monetären Wert, der mit einer Finanzbuchung verbunden ist. Es ist das zentrale quantitative Maß für die Auswirkung einer Transaktion auf das Hauptbuch.

Die Analyse des Betrags ist entscheidend, um Probleme zu priorisieren und finanzielle Risiken zu verstehen. Zum Beispiel wird das Dashboard „Adjusting Entries Volume Analysis“ viel leistungsfähiger, wenn es zwischen einem hohen Volumen an geringwertigen Anpassungen und einem geringen Volumen an hochwertigen Anpassungen unterscheiden kann. Es hilft, die Aufmerksamkeit auf finanziell wesentliche Transaktionen zu lenken.

Bedeutung

Quantifiziert die finanziellen Auswirkungen von Transaktionen und ermöglicht eine Analyse basierend auf der Wesentlichkeit, wie z. B. die Identifizierung von hochvolumigen Anpassungsbuchungen.

Datenquelle

Verfügbar in der Belegpositionstabelle BSEG (DMBTR).

Beispiele
1500.75-25000.00123456.00
Buchungskreis
BUKRS
Die Organisationseinheit, die eine juristische Person repräsentiert, für die Finanzberichte erstellt werden.
Beschreibung

Der Buchungskreis ist eine grundlegende Organisationseinheit in SAP Financials. Er repräsentiert ein eigenständiges Unternehmen mit eigener Bilanz. Alle Finanztransaktionen werden auf Buchungskreisebene gebucht.

Im Process Mining ist die Filterung nach Buchungskreis unerlässlich, um den Periodenabschlussprozess über verschiedene rechtliche Einheiten innerhalb eines Konzerns hinweg zu vergleichen. Dies ermöglicht es, Best Practices in leistungsstarken Einheiten zu identifizieren und Einheiten zu lokalisieren, die mit Verzögerungen, hohem Anpassungsvolumen oder Prozessabweichungen zu kämpfen haben. Es ist eine Schlüsseldimension zur Segmentierung der Analyse.

Bedeutung

Ermöglicht den Vergleich der Periodenabschluss-Performance und Compliance über verschiedene juristische Einheiten hinweg, was für die Finanzanalyse auf Gruppenebene entscheidend ist.

Datenquelle

Dieses Feld ist in fast allen Finanzbelegtabellen in SAP verfügbar, hauptsächlich BKPF (Kopf) und BSEG (Einzelposten).

Beispiele
10002000US01DE01
Buchungssatztyp
JournalEntryType
Eine Klassifizierung von Buchungen, wie 'Standard', 'Korrektur', 'Abgrenzung' oder 'Storno'.
Beschreibung

Dies ist ein abgeleitetes Attribut, das Finanzdokumente basierend auf ihrem Geschäftszweck innerhalb des Abschlussprozesses kategorisiert. Es wird oft durch eine Kombination aus Belegart (BLART), Stornogrund (STGRD) oder verwendeten Sachkonten bestimmt.

Diese Klassifizierung ist fundamental für das Dashboard „Adjusting Entries Volume Analysis“ und verwandte KPIs. Durch die explizite Identifizierung von Anpassungs- oder Abgrenzungsbuchungen können Analysten deren Volumen und Wert messen, Trends im Zeitverlauf verfolgen und die Ursachen für deren Notwendigkeit untersuchen. Es hilft, routinemäßige operative Buchungen von Periodenend-Anpassungen zu unterscheiden.

Bedeutung

Kategorisiert Buchungen für eine gezielte Analyse, wodurch die Verfolgung und Messung wichtiger Buchungsarten wie Korrekturen und Abgrenzungen ermöglicht wird, die Indikatoren für die Prozessgesundheit sind.

Datenquelle

Dies ist ein abgeleitetes Feld. Die Logik muss basierend auf Geschäftsregeln definiert werden, typischerweise unter Verwendung von Feldern wie Belegart (BLART) aus BKPF.

Beispiele
KorrekturAbgrenzungStornierungStandard
Dokumententyp
BLART
Ein Code, der verschiedene Arten von Buchhaltungsbelegen klassifiziert.
Beschreibung

Der Belegart wird in SAP verwendet, um zwischen verschiedenen Geschäftstransaktionen zu unterscheiden, wie z.B. Kreditorenrechnungen (KR), Kunden_Zahlungen (DZ) und Sachkontenbuchungen (SA). Sie steuert auch Eigenschaften wie den Belegnummernkreis.

Für die Analyse des Periodenabschlusses ist der Belegart ein leistungsstarker Filter. Er kann verwendet werden, um spezifische Aktivitätstypen zu isolieren, wie z.B. Abgrenzungen, Rückstellungen oder Stornobuchungen. Dies hilft bei der Analyse des Volumens und der finanziellen Auswirkungen verschiedener abschlussrelevanter Transaktionen und kann zur Definition spezifischer Aktivitäten im Prozessmodell verwendet werden.

Bedeutung

Hilft bei der Klassifizierung und Filterung von Transaktionen, wodurch es möglich wird, spezifische Aktivitäten wie Abgrenzungen, Stornierungen oder Intercompany-Buchungen zu isolieren und zu analysieren.

Datenquelle

Befindet sich in der Belegkopftabelle BKPF (BLART).

Beispiele
SAABKR
Hauptbuchkonto
HKONT
Die Sachkontonummer, auf die ein Einzelposten gebucht wird.
Beschreibung

Das Sachkonto (GL-Konto) ist ein zentrales Stammdatenelement im Finanzwesen, das Transaktionen klassifiziert. Jede Finanzbuchung wird einem oder mehreren Sachkonten zugeordnet.

Im Kontext des Periodenabschlusses ist die Analyse von Aktivitäten nach Sachkonto für die Dashboards „Account Reconciliation Bottlenecks“ und „Adjusting Entries Volume Analysis“ unerlässlich. Es hilft zu identifizieren, welche Konten am schwierigsten abzustimmen sind, welche die meisten Anpassungen erfordern und wo das Risiko einer wesentlichen Falschdarstellung am höchsten sein könnte. Dieser Fokus ermöglicht es Teams, ihre Anstrengungen auf problematische Konten zu konzentrieren.

Bedeutung

Ermöglicht eine gezielte Analyse von Abstimmungen und Korrekturbuchungen, um problematische Konten zu identifizieren, die Verzögerungen verursachen oder häufige Korrekturen erfordern.

Datenquelle

Verfügbar in der Finanzbelegpositionstabelle BSEG (HKONT).

Beispiele
113100400500750000
Verantwortlicher Benutzer
USNAM
Die SAP Benutzer-ID der Person, die die Transaktion erstellt oder ausgeführt hat.
Beschreibung

Dieses Feld erfasst den Benutzer, der ein Dokument gebucht, einen Bericht ausgeführt oder ein abschlussrelevantes Programm gestartet hat. Es identifiziert die für eine bestimmte Aktivität verantwortliche Person.

Die Analyse nach Benutzer ist entscheidend, um die Workload-Verteilung zu verstehen, Schulungsbedarfe zu identifizieren und Prozessabweichungen zu untersuchen. Dashboards, die Aktivitäten pro Benutzer anzeigen, können überlastete Teammitglieder oder Personen hervorheben, die nicht-standardisierte Verfahren befolgen. Es hilft auch beim Performance Management und der Ressourcenallokation innerhalb des Finanzteams.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse der Arbeitslastverteilung, der Team-Performance und die Identifizierung von Prozessabweichungen, die an bestimmte Personen gebunden sind.

Datenquelle

Verfügbar in der BKPF-Tabelle (USNAM) für die Belegerstellung. Für Batch-Jobs ist es in TBTCO (SDLUNAME) zu finden.

Beispiele
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
Abstimmungsstatus
ReconciliationStatus
Der aktuelle Status einer Kontenabstimmung, z.B. „Offen“, „In Prüfung“ oder „Genehmigt“.
Beschreibung

Dieses Attribut verfolgt den Status einer Kontenabstimmung während ihres Workflows. Es zeigt an, ob eine Abstimmung gestartet, zur Überprüfung eingereicht, genehmigt oder abgelehnt wurde.

Dies ist ein Schlüsselattribut für die Echtzeitüberwachung des Fortschritts von Abstimmungsaktivitäten. Es hilft zu identifizieren, welche Abstimmungen feststecken und wie lange, und unterstützt KPIs wie die „Account Reconciliation Cycle Time“. Es bietet Transparenz über den Genehmigungsprozess und ist entscheidend für Dashboards, die Abstimmungs-Bottlenecks und die Team-Workload verfolgen.

Bedeutung

Bietet Transparenz über den Abstimmungs-Workflow und ermöglicht die Verfolgung des Fortschritts, die Identifizierung von Bottlenecks und die Messung von Überprüfungs- und Genehmigungszeiten.

Datenquelle

Diese Informationen befinden sich oft in einem separaten Abstimmungstool (z.B. SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine) oder einem benutzerdefinierten Statusfeld. Es ist typischerweise kein Standardfeld in BKPF/BSEG.

Beispiele
Nicht gestartetIn BearbeitungGenehmigtAbgelehnt
Abteilung
Department
Die funktionale Abteilung oder der Kostenplatz, die/der für die Aktivität oder Transaktion verantwortlich ist.
Beschreibung

Dieses Attribut identifiziert die Geschäftsbereiche, wie z. B. „Finance“, „Sales“ oder „Logistics“, die mit einer Transaktion verbunden sind. Dies wird oft aus den Kostenstellen-Stammdaten, die mit einer Buchung verknüpft sind, oder aus den Stammdaten des Benutzers abgeleitet.

Die Analyse nach Abteilungen unterstützt das Dashboard „Close Team Workload Distribution“. Sie hilft zu verstehen, wie verschiedene Geschäftsfunktionen zur Periodenend-Workload beitragen, insbesondere in Bezug auf die Initiierung von Transaktionen, die später Anpassungen oder Abstimmungen erfordern können. Es kann Bereiche außerhalb des Kernfinanzteams hervorheben, die den Abschlussprozess beeinflussen.

Bedeutung

Hilft bei der Analyse der Arbeitslast und Prozesskonformität über verschiedene Geschäftsfunktionen hinweg und zeigt auf, wie verschiedene Abteilungen die Effizienz des Finanzabschlusses beeinflussen.

Datenquelle

Oft abgeleitet vom Kostenplatz (KOSTL) in BSEG oder von den HR-Stammdaten des verantwortlichen Benutzers. Dies kann das Verknüpfen mehrerer Tabellen erfordern.

Beispiele
UnternehmensfinanzierungKreditorenbuchhaltungFP&A
Geschäftsjahr
GJAHR
Das Geschäftsjahr, in dem die Transaktion gebucht wurde.
Beschreibung

Das Geschäftsjahr ist ein fundamentales Element zur Organisation von Finanzdaten. Es ist eine Schlüsselkomponente der Finanzperiode als Case ID und bietet wesentlichen Kontext für alle Transaktionen.

Obwohl oft Teil der Case ID, ist das Geschäftsjahr als separates Attribut nützlich für die langfristige Trendanalyse. Es ermöglicht jährliche Vergleiche von Abschluss-Cycle Times, Anpassungsvolumen oder anderen KPIs und hilft, Verbesserungen oder Leistungsabnahmen über mehrere Jahre hinweg zu identifizieren.

Bedeutung

Bietet wesentlichen zeitlichen Kontext und ermöglicht jährliche Leistungsvergleiche des Abschlussprozesses.

Datenquelle

Verfügbar in der Belegkopftabelle BKPF (GJAHR).

Beispiele
202320242022
Handelspartner
VBUND
Der Identifikator des verbundenen Konzernunternehmens, das an einer Intercompany-Transaktion beteiligt ist.
Beschreibung

Die Trading Partner ID wird verwendet, um den anderen Buchungskreis zu identifizieren, der an einer Intercompany-Transaktion beteiligt ist. Dies ist unerlässlich für die Abstimmung von Konten zwischen verbundenen rechtlichen Einheiten.

Dieses Attribut unterstützt direkt das Dashboard „Intercompany Reconciliation Flow“ und den KPI „Intercompany Recon. Cycle Time“. Durch das Filtern nach Transaktionen, bei denen ein Trading Partner vorhanden ist, kann sich die Analyse speziell auf die Effizienz und Pünktlichkeit des Intercompany-Abstimmungsprozesses konzentrieren, der oft einen großen Schmerzpunkt während des Periodenabschlusses darstellt.

Bedeutung

Identifiziert spezifisch Intercompany-Transaktionen und ermöglicht eine fokussierte Analyse des oft komplexen und zeitaufwändigen Intercompany-Abstimmungsprozesses.

Datenquelle

Gefunden in der Belegpositionstabelle BSEG (VBUND).

Beispiele
1000US013000
Ist automatisiert
IsAutomated
Ein Flag, das anzeigt, ob eine Aktivität von einem menschlichen Benutzer oder einem automatisierten System durchgeführt wurde.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut unterscheidet zwischen manuellen Aufgaben und solchen, die automatisch vom System ausgeführt werden, z. B. ein geplanter Batch-Job für die Fremdwährungsbewertung oder ein Bot, der wiederkehrende Einträge bucht. Dies wird oft durch Analyse des mit der Transaktion verbundenen Benutzernamens (z. B. „BATCHUSER“) bestimmt.

Das Verständnis des Automatisierungsgrads ist entscheidend, um Möglichkeiten für Effizienzsteigerungen zu identifizieren. Die Analyse dieses Attributs hilft zu visualisieren, welche Teile des Prozesses manuell sind und potenziell für die Automatisierung reif sind. Es hilft auch bei der genauen Bewertung der menschlichen Workload, indem systemgenerierte Aktivitäten ausgeschlossen werden.

Bedeutung

Unterscheidet zwischen manuellen und systemgesteuerten Aktivitäten, was entscheidend ist, um Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren und den manuellen Arbeitsaufwand genau zu messen.

Datenquelle

Dies ist ein abgeleitetes Attribut. Die Logik basiert typischerweise auf dem Benutzernamen (USNAM), wobei eine Liste bekannter System- oder Batch-Benutzer-IDs auf eine automatisierte Aufgabe hinweist.

Beispiele
truefalsch
Ist Nacharbeit
IsRework
Ein berechnetes Flag, das Aktivitäten identifiziert, die Nacharbeit darstellen, wie z.B. eine Stornierung oder eine abgelehnte Abstimmung.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut kennzeichnet Events oder Eventsequenzen, die ineffiziente Schleifen oder Korrekturen im Prozess anzeigen. Zum Beispiel könnte eine „Reconciliation Reviewed“-Aktivität, gefolgt von einer weiteren „Adjusting Journal Entry Posted“ auf demselben Konto, als Nacharbeit gekennzeichnet werden.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Quantifizierung von Prozessverschwendung und unterstützt das Dashboard „Reconciliation Rework Instances“ und den KPI „Reconciliation Rework Rate“. Durch die Isolierung von Nacharbeit können Teams die Ursachen untersuchen, die Auswirkungen auf die Cycle Time messen und die Wirksamkeit von Prozessverbesserungsinitiativen verfolgen, die darauf abzielen, es beim ersten Mal richtig zu machen.

Bedeutung

Quantifiziert die Prozessineffizienz, indem Aktivitäten als Korrekturen oder Wiederholungen gekennzeichnet werden, was hilft, verschwendeten Aufwand zu messen und zu reduzieren.

Datenquelle

Dies ist ein berechnetes Attribut. Die Logik wird im Process Mining Tool basierend auf spezifischen Aktivitätssequenzen (z.B. Schleifen) oder Attributen (z.B. ReversalReason ist nicht null) definiert.

Beispiele
truefalsch
Ist überfällig
IsOverdue
Ein berechnetes Flag, das anzeigt, ob eine Aktivität nach ihrem geplanten Zieldatum abgeschlossen wurde.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut vergleicht die tatsächliche Abschlusszeit einer Aktivität (EventTime) mit ihrer geplanten Frist (TargetCompletionDate). Wenn die Event Time später als das Ziel ist, wird das Flag auf true gesetzt.

Dieses Attribut unterstützt direkt das Dashboard „Close Compliance & Overdue Tasks“ und den KPI „On-Time Period Close Rate“. Es liefert ein klares und sofortiges Signal für Zeitplanabweichungen, wodurch Manager verspätete Aufgaben schnell identifizieren, die Auswirkungen auf den gesamten Zeitplan verstehen und Teams für die Einhaltung von Fristen verantwortlich machen können.

Bedeutung

Bietet einen klaren Indikator für die Nichteinhaltung von Zeitplänen, was eine schnelle Identifizierung verspäteter Aufgaben und die Messung der pünktlichen Leistung ermöglicht.

Datenquelle

Dies ist ein berechnetes Attribut, das im Process Mining Tool durch den Vergleich der EventTime mit dem TargetCompletionDate ermittelt wird.

Beispiele
truefalsch
Period Closing Cycle Time
PeriodCloseCycleTime
Die gesamte vergangene Zeit vom Beginn bis zum Ende des Periodenabschlussprozesses für eine einzelne Finanzperiode.
Beschreibung

Diese berechnete Metrik misst die End-to-End-Dauer des gesamten Periodenabschlusses für eine Finanzperiode. Sie wird typischerweise als Zeitdifferenz zwischen der ersten und letzten aufgezeichneten Aktivität innerhalb dieser Periode berechnet.

Dies ist ein primärer Key Performance Indicator (KPI) für den Record-to-Report-Prozess. Er liefert ein hochrangiges Maß für die Gesamteffizienz des Abschlusses. Dashboards, die diese Metrik im Zeitverlauf visualisieren, sind unerlässlich, um den Fortschritt bei strategischen Zielen wie der Beschleunigung des Abschlusses zu verfolgen.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer KPI, der die Gesamteffizienz und Geschwindigkeit des Finanzabschlusses misst und strategische Ziele zur Verkürzung der Abschlusszyklen direkt unterstützt.

Datenquelle

Dies ist eine berechnete Metrik, die im Process Mining Tool durch die Differenz zwischen der maximalen und minimalen EventTime für jede Finanzperiode (CaseId) berechnet wird.

Beispiele
5 Tage 4 Stunden 30 Minuten6,2 Tage120,5 Stunden
Stornogrund
ReversalReason
Ein Code, der den Grund angibt, warum ein Finanzbeleg storniert wurde.
Beschreibung

Wird ein Beleg in SAP storniert, kann ein Stornierungsgrund hinterlegt werden, um den Zweck der Stornierung zu erläutern, z. B. „Stornierung in aktueller Periode“ oder „Falscheingabe“.

Dieses Attribut liefert entscheidenden Kontext, warum Nacharbeit anfällt. Die Analyse von Stornierungsgründen hilft, Fehlermuster wie inkorrekte Dateneingaben oder falsche Daten zu identifizieren. Diese Erkenntnis kann genutzt werden, um präventive Maßnahmen zu implementieren, Schulungen zu verbessern oder Systemkontrollen zu erweitern, um die Anzahl der Fehler und nachfolgenden Stornierungen zu reduzieren, was zu einem effizienteren Abschluss führt.

Bedeutung

Bietet direkten Einblick in die Ursachen von Fehlern und Nacharbeit und hilft dabei, Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und Fehlervermeidung zu identifizieren.

Datenquelle

Befindet sich in der Belegkopftabelle BKPF (STGRD).

Beispiele
010205
Ziel-Abschlussdatum
TargetCompletionDate
Die geplante Frist oder der Fälligkeitstermin für eine Aktivität oder den gesamten Periodenabschluss.
Beschreibung

Das Target Completion Date stellt den Zeitplan dar, nach dem der Periodenabschlussprozess gemessen wird. Es ist die Frist, bis zu der bestimmte Meilensteine oder der endgültige Abschluss abgeschlossen sein sollten.

Dieses Attribut ist für jede Performance- oder Compliance-bezogene Analyse unerlässlich. Es wird verwendet, um den KPI „On-Time Period Close Rate“ zu berechnen und das Dashboard „Close Compliance & Overdue Tasks“ zu betreiben. Durch den Vergleich der tatsächlichen Event Time mit diesem Zieldatum kann das System feststellen, ob Aufgaben im Zeitplan liegen, verspätet sind oder Gefahr laufen, verspätet zu sein, was ein proaktives Management des Abschlussprozesses ermöglicht.

Bedeutung

Ermöglicht Compliance- und Performance-Überwachung durch Bereitstellung einer Basislinie, um zu messen, ob Abschlussaktivitäten pünktlich abgeschlossen werden, und unterstützt On-Time-Delivery KPIs.

Datenquelle

Hierbei handelt es sich typischerweise um Stammdaten, die in einem separaten Kalender, einem Abschlusscockpit-Tool (wie dem SAP Financial Closing Cockpit) oder einer Tabellenkalkulation gepflegt werden. Sie sind nicht Teil der Transaktionsdaten.

Beispiele
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
Erforderlich Empfohlen Optional

Record to Report - Period Close & Reconciliation Aktivitäten

Dies sind die wichtigsten Prozessschritte und Meilensteine, die Sie in Ihrem Event Log erfassen sollten, um Ihre Periodenabschlussaktivitäten präzise zu entdecken und zu optimieren.
6 Empfohlen 6 Optional
Aktivität Beschreibung
Finanzberichte erstellt
Dies stellt den Zeitpunkt dar, zu dem offizielle Finanzberichte, wie die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz, erstellt werden. Diese Aktivität wird typischerweise durch die Nachverfolgung der Ausführung eines spezifischen Berichtsprogramms erfasst.
Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der das Ende der Datenverarbeitung und den Beginn der finalen Überprüfungs- und Genehmigungsphase markiert. Die Zeit von diesem Event bis zur Genehmigung ist ein Schlüssel-KPI.

Datenquelle

Abgeleitet aus System-Audit-Protokollen, wie STAD, die die Ausführung des Programms zur Erstellung von Finanzberichten aufzeichnen, am häufigsten Transaktion F.01.

Erfassen

Aus Systemprotokollen (STAD), die die Ausführung der Finanzberichtstransaktion F.01 verfolgen.

Ereignistyp inferred
Fremdwährungsbewertungslauf
Dies stellt die Ausführung eines Programms zur Neubewertung offener Posten und Salden dar, die in Fremdwährungen unter Verwendung von Stichtagskursen erfasst wurden. Dies wird typischerweise als Batch-Job im Rahmen der Abschlussschritte zum Periodenende ausgeführt.
Bedeutung

Dies ist ein entscheidender Schritt zur Sicherstellung einer genauen Finanzberichterstattung in multinationalen Organisationen. Die Analyse des Zeitpunkts und der Dauer hilft, Möglichkeiten zur Automatisierung und Leistungsoptimierung zu identifizieren.

Datenquelle

Erfasst aus den Ausführungsprotokollen des Fremdwährungsbewertungsprogramms, wie FAGL_FCV oder F.05. Batch-Job-Details aus Tabellen wie TBTCO und TBTCP liefern Ausführungszeitstempel.

Erfassen

Aus Batch-Job-Protokollen (Tabelle TBTCO) für das Programm FAGL_FC_VALUATION oder SAPF100.

Ereignistyp explicit
Kontenabstimmung gestartet
Stellt den Beginn des Abstimmungsprozesses für eine Reihe von Hauptbuchkonten für die Periode dar. Im Standard SAP ECC ist dies kein diskretes Event und wird typischerweise aus verwandten Aktivitäten abgeleitet, wie z.B. dem erstmaligen Ausführen eines Schlüsselberichts.
Bedeutung

Diese Aktivität stellt einen wichtigen Meilenstein dar, um die Dauer der gesamten Abstimmungsphase zu messen. Das Verständnis, wann die Abstimmung beginnt, ist essenziell für den KPI Account Reconciliation Cycle Time.

Datenquelle

Dieses Event wird nicht explizit protokolliert. Es muss aus anderen Datenquellen abgeleitet werden, wie z.B. dem System-Audit Log (Transaktion STAD) für die erste Ausführung eines Saldendarstellungsberichts wie FAGLB03 oder FS10N.

Erfassen

Aus dem ersten Lauf relevanter Berichtstransaktionen (z.B. FAGLB03) in Systemprotokollen ableiten.

Ereignistyp inferred
Korrekturbuchung gebucht
Eine Korrekturbuchung wird vorgenommen, um Kontensalden zu korrigieren, nachdem die initiale Transaktionsverarbeitung für die Periode abgeschlossen ist. Dieses Ereignis wird als standardmäßige Finanzbelegbuchung in SAP erfasst.
Bedeutung

Dies ist unerlässlich für die Adjusting Entries Volume Analysis. Ein hohes Volumen an Anpassungen deutet auf Probleme mit der Genauigkeit des vorgelagerten Prozesses hin und ist ein wichtiges Ziel für Prozessverbesserungsinitiativen.

Datenquelle

Gefunden in den Tabellen BKPF und BSEG. Diese Einträge werden typischerweise durch eine spezifische Belegart (BKPF-BLART) identifiziert, die für Anpassungen reserviert ist, oder durch Buchungen in speziellen Abschlussperioden, wie 13 bis 16.

Erfassen

Filtern Sie BKPF nach Belegen, die in Sonderperioden oder mit Korrekturbelegarten gebucht wurden.

Ereignistyp explicit
Periode für Buchungen geöffnet
Dies kennzeichnet den offiziellen Beginn einer Finanzperiode, wodurch Transaktionen im Hauptbuch gebucht werden können. Es handelt sich um eine explizite Konfigurationsänderung, die von einem autorisierten Benutzer vorgenommen wird, um eine spezifische Periode für Buchungen in einem oder mehreren Buchungskreisen zu öffnen.
Bedeutung

Diese Aktivität dient als das definitive Start Event für den Period Close Prozess Case. Die Analyse der Zeit ab diesem Punkt hilft, den gesamten Lebenszyklus der Finanzperiode zu verstehen.

Datenquelle

Änderungen an Buchungsperioden über Transaktion OB52 werden protokolliert. Diese Änderungen können durch Analyse der Änderungsbelege für die zugrunde liegende Konfigurationstabelle T001B extrahiert werden, typischerweise unter Verwendung der Tabellen CDHDR und CDPOS.

Erfassen

Aus Änderungsbelegen (CDHDR/CDPOS) für Tabelle T001B extrahieren.

Ereignistyp explicit
Periode für Buchungen geschlossen
Stellt den formellen Abschluss einer Buchungsperiode dar, der weitere operative Journaleinträge verhindert. Dies gewährleistet die Integrität der Finanzdaten für die abgeschlossene Periode und ist eine explizite Konfigurationsänderung.
Bedeutung

Dies ist das endgültige Endereignis für den Periodenabschlussprozess. Es ist entscheidend für die genaue Berechnung der gesamten Zykluszeit des Periodenabschlusses und die Messung der Termintreue.

Datenquelle

Die Schließung von Perioden über die Transaktion OB52 wird protokolliert. Diese Änderungen können durch Analyse der Änderungsbelege (Tabellen CDHDR und CDPOS) für die Konfigurationstabelle T001B gefunden werden.

Erfassen

Aus Änderungsbelegen (CDHDR/CDPOS) für Tabelle T001B extrahieren.

Ereignistyp explicit
Abgrenzung oder Rückstellung gebucht
Dies stellt die Buchung eines Journaleintrags für eine Abgrenzung, einen Rechnungsabgrenzungsposten oder eine Rückstellung dar, die typischerweise gegen Ende einer Periode erfolgen. Dies ist kein eindeutiger Ereignistyp in SAP, wird aber durch die Identifizierung spezifischer Journaleinträge auf Basis ihrer Merkmale abgeleitet.
Bedeutung

Die Isolierung dieser Einträge hilft bei der Analyse des Teilprozesses zur Verwaltung von Schätzungen. Ein hohes Volumen oder häufige Anpassungen von Abgrenzungen können auf Bereiche zur Prozessverbesserung hinweisen.

Datenquelle

Abgeleitet aus den Finanzbelegtabellen BKPF und BSEG. Einträge können durch Filterung nach einer spezifischen Belegart (BKPF-BLART), einem eindeutigen Hauptbuchkonto (BSEG-HKONT) oder Stichwörtern im Kopftext (BKPF-BKTXT) identifiziert werden.

Erfassen

Filtern Sie BKPF/BSEG-Tabellen nach Belegart, spezifischen Hauptbuchkonten oder Textfeldern.

Ereignistyp inferred
Abstimmung überprüft
Zeigt an, dass eine Abstimmung für ein spezifisches Konto oder eine Kontengruppe überprüft und bestätigt wurde. Im Standard-SAP ECC ist dies kein explizit protokolliertes Ereignis und wird oft über Offline-Kontrollen oder kundenspezifische Lösungen verwaltet.
Bedeutung

Die Nachverfolgung des Zeitpunkts von Überprüfungen ist wichtig, um Engpässe in den Kontroll- und Überwachungsphasen des Abschlussprozesses zu verstehen. Sie kann Verzögerungen aufzeigen, die durch die Verfügbarkeit des Managements oder Nacharbeiten verursacht werden.

Datenquelle

Diese Informationen sind in Standard-ECC-Tabellen nicht verfügbar. Sie würden eine benutzerdefinierte Lösung erfordern, wie z.B. ein Statusfeld in einer benutzerdefinierten Z-Tabelle, einen einfachen Workflow oder die Integration mit einem spezialisierten Drittanbieter-Abstimmungstool.

Erfassen

Erfassen Sie Statusänderungen aus einem benutzerdefinierten Workflow oder einer Z-Tabelle, falls implementiert.

Ereignistyp inferred
Intercompany-Beleg ausgeglichen
Diese Aktivität markiert den Ausgleich eines offenen Postens zwischen zwei verschiedenen Buchungskreisen und signalisiert, dass eine Intercompany-Transaktion verrechnet oder abgestimmt wurde. Dies wird als explizite Finanzbuchung in SAP erfasst, typischerweise als Ausgleichsbeleg.
Bedeutung

Verzögerungen bei der Klärung von Intercompany-Positionen sind ein häufiger Engpass im Abschlussprozess. Die Verfolgung dieser Aktivität ist entscheidend für die Messung und Verbesserung der Intercompany-Abstimmungszykluszeit.

Datenquelle

Identifiziert aus Finanzbelegen in BKPF und BSEG. Ein Ausgleichsbeleg verknüpft und schließt offene Posten, und sein Ausgleichsdatum (BSEG-AUGDT) dient als Event-Zeitstempel. Intercompany-Transaktionen werden anhand von Handelspartnerfeldern identifiziert.

Erfassen

Ausgleichsbelege in BKPF/BSEG identifizieren, die Posten mit Handelspartnern betreffen.

Ereignistyp explicit
Saldenlistenbericht erstellt
Markiert die Ausführung eines Berichts zur Erstellung der Saldenliste. Dies ist ein wichtiger Schritt, um zu überprüfen, ob die Summe der Sollbuchungen der Summe der Habenbuchungen entspricht, bevor die offiziellen Finanzberichte erstellt werden.
Bedeutung

Dies ist eine kritische Qualitätskontrolle vor dem finalen Reporting. Wiederholte Ausführungen dieses Berichts können darauf hindeuten, dass zugrunde liegende Datenprobleme gefunden und korrigiert werden, was potenziell zu Verzögerungen führt.

Datenquelle

Abgeleitet aus System-Audit-Protokollen, wie Transaktion STAD, die die Ausführung von Saldenlisten-Berichtstransaktionen wie S_ALR_87012277 oder F.01 aufzeichnen kann.

Erfassen

Aus Systemprotokollen (STAD), die die Ausführung von Berichts-Transaktionscodes verfolgen.

Ereignistyp inferred
Stornobuchung gebucht
Diese Aktivität erfasst die Buchung eines Belegs, der einen zuvor gebuchten Journaleintrag storniert, oft zur Korrektur eines Fehlers. SAP erstellt eine explizite Verknüpfung zwischen dem Stornobeleg und dem Originalbeleg.
Bedeutung

Eine hohe Anzahl von Stornierungen deutet auf potenzielle Probleme bei der Datenerfassungsgenauigkeit oder den Prozesskontrollen hin. Die Verfolgung dieser Ereignisse hilft, die First-Time-Right-Raten zu messen und verbesserungsbedürftige Bereiche zu identifizieren.

Datenquelle

Stornobelege finden sich in der Tabelle BKPF. Sie werden oft mit der Transaktion FB08 erstellt und enthalten einen Verweis auf die stornierte Belegnummer im Feld BKPF-STBLG.

Erfassen

Belege identifizieren, bei denen BKPF-STBLG gefüllt ist oder die über Storno-Transaktionscodes erstellt wurden.

Ereignistyp explicit
WE/RE-Verrechnungslauf ausgeführt
Die Ausführung des automatisierten Clearing-Programms für das Wareneingang/Rechnungseingang-Konto. Dieses Programm gleicht entsprechende Wareneingänge und Rechnungseingänge ab und verrechnet die Posten miteinander.
Bedeutung

Das WE/RE-Konto ist eine häufige Quelle für Abstimmungsprobleme. Die Überwachung dieser Aktivität stellt sicher, dass der automatisierte Schritt korrekt ausgeführt wird und hilft, das Volumen der Ausnahmen zu quantifizieren, die eine manuelle Nachverfolgung erfordern.

Datenquelle

Die Ausführung wird in Batch-Job-Protokollen (Transaktion SM37) erfasst. Das Programm ist typischerweise SAPF124, ausgeführt über Transaktion F.13. Job-Log-Tabellen wie TBTCO liefern die notwendigen Zeitstempel.

Erfassen

Aus Batch-Job-Protokollen (Tabelle TBTCO) für das Clearing-Programm SAPF124.

Ereignistyp explicit
Empfohlen Optional

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