Votre template de données Record to Report - Clôture de période et Rapprochement

SAP ECC
Votre template de données Record to Report - Clôture de période et Rapprochement

Votre template de données Record to Report - Clôture de période et Rapprochement

Ce template fournit une feuille de route claire pour la collecte des données essentielles afin d'analyser votre processus Record to Report - Clôture de période et Rapprochement. Il décrit les attributs et activités cruciaux nécessaires pour un journal d'événements complet. Vous y trouverez également des conseils pratiques pour extraire efficacement ces données de SAP ECC.
  • Attributs recommandés à collecter
  • Activités clés à suivre
  • Guide d'extraction
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Du Bilan au Rapport - Attributs de Clôture Périodique et Rapprochement

Ce sont les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d'événements pour une analyse complète de votre processus Du Bilan au Rapport - Clôture Périodique et Rapprochement.
5 Obligatoire 7 Recommandé 10 Facultatif
Nom Description
Période financière
FinancialPeriod
Un identifiant unique pour le cycle de reporting financier, combinant généralement l'exercice fiscal et la période comptable.
Description

La période financière sert d'identifiant de case principal, regroupant toutes les activités liées à la clôture et au rapprochement des comptes pour ce cycle de reporting spécifique, tel que '2023-12' pour décembre 2023. Cela permet une analyse complète de l'ensemble du processus de clôture périodique du début à la fin pour chaque période distincte.

En analyse, cela permet de suivre le temps de cycle de bout en bout pour chaque clôture, de comparer les performances sur différentes périodes et d'identifier les tendances ou les anomalies. En définissant chaque période financière comme un case unique, il est possible de visualiser et de mesurer l'efficacité, les bottlenecks et les variations du processus de clôture au fil du temps.

Pourquoi c'est important

Il s'agit de l'identifiant de case essentiel qui structure l'analyse, permettant des comparaisons d'un période à l'autre des temps de cycle de clôture, des charges de travail et de la conformité du processus.

Où obtenir

Cet attribut est généralement dérivé en concaténant l'exercice fiscal (GJAHR) et la période comptable (MONAT) des en-têtes de documents financiers, par exemple, de la table BKPF.

Exemples
2023-122024-03T4-2023
Activité
ActivityName
Le nom de l'événement commercial ou de la tâche spécifique effectuée pendant le processus de clôture périodique.
Description

Cet attribut enregistre les étapes distinctes entreprises dans le cycle Du Bilan au Rapport, telles que « Écriture de journal d'ajustement enregistrée » ou « États financiers générés ». Il constitue l'épine dorsale de la process map, montrant la séquence des événements qui constituent la clôture périodique.

L'analyse des activités est fondamentale pour le process mining. Elle aide à visualiser le flux de processus, à identifier la séquence des tâches, à découvrir les variations de processus et à mesurer la fréquence et la durée de chaque étape. Ceci est crucial pour identifier les bottlenecks, les chemins de processus non standard et les opportunités de standardisation ou d'automatisation.

Pourquoi c'est important

Cet attribut est obligatoire pour la construction de la process map, permettant la visualisation et l'analyse de la séquence des tâches dans la clôture périodique.

Où obtenir

Ceci est dérivé d'une combinaison de codes de transaction SAP (TCODE), de types de documents (BLART) ou d'exécutions de programmes spécifiques (par exemple, FAGL_FCV pour l'évaluation des devises étrangères).

Exemples
Écriture de journal d'ajustement enregistréeRapprochement des comptes initiéPériode clôturée pour enregistrement
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
L'horodatage de la dernière actualisation ou extraction des données du système source.
Description

Cet attribut indique la fraîcheur des données analysées. Il affiche la date et l'heure de la dernière exécution du pipeline de données, fournissant un contexte sur la récence des insights process.

Pour les dashboards, en particulier ceux qui suivent les progrès en temps réel, ce timestamp est vital pour que les utilisateurs comprennent s'ils consultent des informations à jour ou des données du jour précédent. Il gère les attentes des utilisateurs et est crucial pour interpréter correctement l'analyse.

Pourquoi c'est important

Informe les utilisateurs sur la fraîcheur des données, ce qui est crucial pour garantir que les analyses et les dashboards sont pertinents et à jour.

Où obtenir

Cet horodatage est généré et ajouté par l'outil d'extraction de données ou ETL à la fin de chaque processus de chargement de données.

Exemples
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
Heure de l'événement
EventTime
L'horodatage indiquant quand une activité ou un événement s'est produit.
Description

L'heure de l'événement fournit la date et l'heure précises de chaque activité du processus, servant de base chronologique à l'analyse. Il s'agit généralement d'une combinaison de la date et de l'heure de création du document.

Ce timestamp est essentiel pour ordonner correctement les événements afin de reconstruire le flux de processus. Il est utilisé pour calculer toutes les métriques basées sur la durée, y compris les temps de cycle entre les activités, les temps d'attente et la durée globale de la clôture périodique. L'analyse des timestamps aide à identifier les retards et à comprendre la distribution temporelle du travail.

Pourquoi c'est important

En tant qu'attribut obligatoire, il fournit l'ordre chronologique des événements, ce qui est nécessaire pour calculer les temps de cycle et découvrir les goulots d'étranglement du processus.

Où obtenir

Cette information provient généralement de la date de saisie du document (CPUDT) et de l'heure de saisie (CPUTM) dans la table BKPF pour les documents financiers.

Exemples
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
Système source
SourceSystem
L'identifiant du système source d'où les données ont été extraites.
Description

Cet attribut spécifie l'origine des données d'événement, telles que le nom ou l'ID de l'instance SAP ECC spécifique. Dans les organisations dotées de plusieurs ERP ou systèmes financiers, ce champ est essentiel pour distinguer les données provenant de différentes sources.

Même dans une architecture à système unique, il sert de pièce cruciale de métadonnées pour la gouvernance des données, l'audit et le dépannage. Il confirme la provenance des données, ce qui est essentiel pour instaurer la confiance dans l'analyse et garantir la clarté de la lignée des données.

Pourquoi c'est important

Fournit une lignée de données essentielle, confirmant l'origine des données pour la gouvernance, et est critique dans les architectures multi-systèmes pour différencier les processus.

Où obtenir

Il s'agit généralement d'une valeur statique ajoutée pendant le processus d'extraction de données, identifiant le client SAP spécifique et l'ID système (par exemple, à partir de la table T000).

Exemples
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
Code société
BUKRS
L'unité organisationnelle représentant une entité juridique pour laquelle des états financiers sont générés.
Description

Le Code Société est une unité organisationnelle fondamentale dans SAP Financials. Il représente une société indépendante avec sa propre comptabilité. Toutes les transactions financières sont enregistrées au niveau du code société.

En process mining, le filtrage par Code Société est essentiel pour comparer le processus de clôture périodique entre différentes entités juridiques au sein d'une entreprise. Cela permet d'identifier les meilleures pratiques dans les entités performantes et de repérer les entités qui rencontrent des retards, des volumes d'ajustement élevés ou des déviations de processus. C'est une dimension clé pour segmenter l'analyse.

Pourquoi c'est important

Permet la comparaison de la performance et de la conformité de la clôture de période entre différentes entités juridiques, ce qui est crucial pour l'analyse financière au niveau du groupe.

Où obtenir

Ce champ est disponible dans presque toutes les tables de documents financiers dans SAP, principalement BKPF (En-tête) et BSEG (Poste).

Exemples
10002000US01DE01
Compte général
HKONT
Le numéro de compte général auquel un poste est imputé.
Description

Le compte général (GL) est un élément de données de base essentiel en finance qui classe les transactions. Chaque écriture financière est affectée à un ou plusieurs comptes GL.

Dans le contexte de la clôture périodique, l'analyse des activités par compte GL est essentielle pour les dashboards « Bottlenecks de rapprochement de comptes » et « Analyse du volume des écritures d'ajustement ». Cela aide à identifier quels comptes sont les plus difficiles à rapprocher, lesquels nécessitent le plus d'ajustements et où le risque d'anomalie significative peut être le plus élevé. Cette approche permet aux équipes de prioriser leurs efforts sur les comptes problématiques.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse ciblée des rapprochements et des ajustements, aidant à identifier les comptes problématiques qui causent des retards ou nécessitent des corrections fréquentes.

Où obtenir

Disponible dans la table des postes de document financier, BSEG (HKONT).

Exemples
113100400500750000
Montant en devise locale
DMBTR
La valeur financière d'un poste de transaction, exprimée dans la devise locale du code société.
Description

Cet attribut représente la valeur monétaire associée à une écriture financière. C'est la mesure quantitative fondamentale de l'impact d'une transaction sur le grand livre.

L'analyse du montant est cruciale pour prioriser les problèmes et comprendre le risque financier. Par exemple, le dashboard « Analyse du volume des écritures d'ajustement » devient beaucoup plus puissant lorsqu'il peut distinguer entre un volume élevé d'ajustements de faible valeur et un faible volume d'ajustements de forte valeur. Il aide à concentrer l'attention sur les transactions qui sont financièrement significatives.

Pourquoi c'est important

Quantifie l'impact financier des transactions, permettant une analyse basée sur la matérialité, comme l'identification d'écritures d'ajustement de grande valeur.

Où obtenir

Disponible dans la table des postes de document, BSEG (DMBTR).

Exemples
1500.75-25000.00123456.00
Numéro de document
BELNR
L'identifiant unique d'un document comptable au sein d'un exercice fiscal et d'un code société.
Description

Le numéro de document comptable est la clé primaire des écritures financières dans SAP. Chaque écriture de journal, facture ou document de paiement se voit attribuer un numéro unique.

Bien que n'étant pas généralement utilisé pour l'analyse de processus de haut niveau, le numéro de document est inestimable pour les capacités de drill-down. À partir d'un dashboard de process mining, les analystes peuvent utiliser le numéro de document pour naviguer directement vers la transaction spécifique dans SAP afin d'enquêter en détail sur les anomalies, telles qu'une écriture d'ajustement importante ou un élément de rapprochement retardé. Il fournit un lien direct de l'insight à la transaction source.

Pourquoi c'est important

Fournit un lien direct vers la transaction source dans SAP, permettant une analyse drill-down détaillée depuis la vue processus vers des écritures comptables spécifiques.

Où obtenir

Situé dans la table BKPF (BELNR) en tant que clé primaire.

Exemples
100000456719000001233000008901
Type d'écriture de journal
JournalEntryType
Une classification des écritures de journal, telles que 'Standard', 'Ajustement', 'Régularisation' ou 'Annulation'.
Description

Il s'agit d'un attribut dérivé qui catégorise les documents financiers en fonction de leur objectif commercial dans le processus de clôture. Il est souvent déterminé par une combinaison du type de document (BLART), du motif d'annulation (STGRD) ou des comptes GL spécifiques utilisés.

Cette classification est fondamentale pour le dashboard « Analyse du volume des écritures d'ajustement » et les KPI associés. En identifiant explicitement les écritures d'ajustement ou de provision, les analystes peuvent mesurer leur volume et leur valeur, suivre les tendances au fil du temps et enquêter sur les causes profondes de leur nécessité. Cela aide à différencier les écritures opérationnelles de routine des ajustements de fin de période.

Pourquoi c'est important

Catégorise les enregistrements pour une analyse ciblée, permettant le suivi et la mesure des types d'écritures clés comme les ajustements et les régularisations, qui sont des indicateurs de la santé du processus.

Où obtenir

Ceci est un champ dérivé. La logique doit être définie sur la base de règles métier, généralement en utilisant des champs comme le type de document (BLART) de BKPF.

Exemples
AjustementProvisionContrepassationStandard
Type de document
BLART
Un code qui classifie différents types de documents comptables.
Description

Le type de document est utilisé dans SAP pour distinguer diverses transactions commerciales, telles que les factures fournisseurs (KR), les paiements clients (DZ) et les écritures de compte général (SA). Il contrôle également des propriétés comme la plage de numéros de document.

Pour l'analyse de clôture de fin de période, le type de document est un filtre puissant. Il peut être utilisé pour isoler des types d'activités spécifiques, telles que les provisions, les dotations ou les écritures d'annulation. Cela aide à analyser le volume et l'impact financier des différentes transactions liées à la clôture et peut être utilisé pour définir des activités spécifiques dans le modèle de processus.

Pourquoi c'est important

Aide à classer et filtrer les transactions, rendant possible l'isolation et l'analyse d'activités spécifiques comme les régularisations, les annulations ou les enregistrements inter-sociétés.

Où obtenir

Situé dans la table d'en-tête de document, BKPF (BLART).

Exemples
SAABKR
Utilisateur responsable
USNAM
L'ID utilisateur SAP de la personne qui a créé ou exécuté la transaction.
Description

Ce champ capture l'utilisateur qui a enregistré un document, exécuté un rapport ou un programme lié à la clôture. Il identifie l'individu responsable d'une activité donnée.

L'analyse par utilisateur est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, identifier les besoins en formation et enquêter sur les déviations de processus. Les dashboards montrant les activités par utilisateur peuvent mettre en évidence les membres de l'équipe surchargés ou les individus qui peuvent suivre des procédures non standard. Cela aide également à la gestion des performances et à l'allocation des ressources au sein de l'équipe financière.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse de la répartition de la charge de travail, de la performance des équipes et l'identification des déviations de processus liées à des individus spécifiques.

Où obtenir

Disponible dans la table BKPF (USNAM) pour la création de documents. Pour les jobs batch, il peut être trouvé dans TBTCO (SDLUNAME).

Exemples
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
Date d'achèvement cible
TargetCompletionDate
La date limite ou d'échéance prévue pour une activité ou pour l'ensemble de la clôture périodique.
Description

La date cible d'achèvement représente le calendrier par rapport auquel le processus de clôture périodique est mesuré. C'est la date limite à laquelle des jalons spécifiques ou la clôture finale doivent être achevés.

Cet attribut est essentiel pour toute analyse liée à la performance ou à la conformité. Il est utilisé pour calculer le KPI « Taux de clôture périodique à temps » et pour alimenter le dashboard « Conformité de la clôture et tâches en retard ». En comparant l'heure réelle de l'événement à cette date cible, le système peut déterminer si les tâches sont en cours, en retard ou à risque de l'être, permettant une gestion proactive du processus de clôture.

Pourquoi c'est important

Permet la surveillance de la conformité et des performances en fournissant une base de référence pour mesurer si les activités de clôture sont terminées à temps, soutenant les KPI de livraison à temps.

Où obtenir

Il s'agit typiquement de données de base gérées dans un calendrier séparé, un outil de cockpit de clôture (tel que SAP Financial Closing cockpit) ou une feuille de calcul. Ce n'est pas une partie des données transactionnelles.

Exemples
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
Département
Department
Le département fonctionnel ou le centre de coûts responsable de l'activité ou de la transaction.
Description

Cet attribut identifie le département commercial, tel que « Finance », « Ventes » ou « Logistique », associé à une transaction. Il est souvent dérivé des données de base du centre de coûts liées à une écriture ou des données de base de l'utilisateur.

L'analyse par département soutient le dashboard « Répartition de la charge de travail de l'équipe de clôture ». Elle aide à comprendre comment les différentes fonctions commerciales contribuent à la charge de travail de fin de période, en particulier en termes d'initiatives de transactions pouvant nécessiter des ajustements ou des rapprochements ultérieurement. Elle peut mettre en évidence des domaines en dehors de l'équipe financière centrale qui impactent le processus de clôture.

Pourquoi c'est important

Aide à analyser la charge de travail et le respect des processus entre les différentes fonctions métier, révélant comment les divers départements impactent l'efficacité de la clôture financière.

Où obtenir

Souvent dérivé du Centre de Coût (KOSTL) dans BSEG ou des données de base RH de l'utilisateur responsable. Cela peut nécessiter de joindre plusieurs tables.

Exemples
Finance d'entrepriseComptabilité FournisseursFP&A
Est Automatisé
IsAutomated
Un indicateur signalant si une activité a été réalisée par un utilisateur humain ou un système automatisé.
Description

Cet attribut booléen distingue les tâches manuelles de celles exécutées automatiquement par le système, comme un job batch planifié pour l'évaluation des devises étrangères ou un bot enregistrant des écritures récurrentes. Cela est souvent déterminé en analysant le nom d'utilisateur associé à la transaction (par exemple, « BATCHUSER »).

Comprendre le niveau d'automatisation est essentiel pour identifier les opportunités de gains d'efficacité. L'analyse de cet attribut aide à visualiser quelles parties du processus sont manuelles et potentiellement prêtes à être automatisées. Elle aide également à évaluer précisément la charge de travail humaine en excluant les activités générées par le système.

Pourquoi c'est important

Distingue les activités manuelles des activités système, ce qui est essentiel pour identifier les opportunités d'automatisation et mesurer avec précision les charges de travail manuelles.

Où obtenir

Il s'agit d'un attribut dérivé. La logique est généralement basée sur le nom d'utilisateur (USNAM), où une liste d'ID d'utilisateurs système ou de batch connus indique une tâche automatisée.

Exemples
truefaux
Est en souffrance
IsOverdue
Un indicateur calculé signalant si une activité a été achevée après sa date cible prévue.
Description

Cet attribut booléen compare l'heure d'achèvement réelle d'une activité (EventTime) avec sa date limite planifiée (TargetCompletionDate). Si l'heure de l'événement est postérieure à la date cible, le flag est défini sur true.

Cet attribut supporte directement le dashboard « Conformité de la clôture et tâches en retard » et le KPI « Taux de clôture périodique à temps ». Il fournit un signal clair et immédiat des déviations de planning, permettant aux managers d'identifier rapidement les tâches en retard, de comprendre l'impact sur le calendrier global et de responsabiliser les équipes quant au respect des délais.

Pourquoi c'est important

Fournit un indicateur clair de non-conformité aux plannings, permettant une identification rapide des tâches en retard et la mesure de la performance dans les délais.

Où obtenir

Il s'agit d'un attribut calculé, déterminé dans l'outil de process mining en comparant le EventTime à la TargetCompletionDate.

Exemples
truefaux
Est un retravail
IsRework
Un indicateur calculé qui identifie les activités représentant un retravail, comme une annulation ou un rapprochement rejeté.
Description

Cet attribut booléen signale les événements ou séquences d'événements qui indiquent des boucles inefficaces ou des corrections dans le processus. Par exemple, une activité « Rapprochement examiné » suivie d'une autre « Écriture de journal d'ajustement enregistrée » sur le même compte pourrait être signalée comme retravail.

Cet attribut est essentiel pour quantifier le gaspillage de processus et supporte le dashboard « Instances de retravail de rapprochement » et le KPI « Taux de retravail de rapprochement ». En isolant le retravail, les équipes peuvent enquêter sur les causes profondes, mesurer l'impact sur le temps de cycle et suivre l'efficacité des initiatives d'amélioration des processus visant à bien faire du premier coup.

Pourquoi c'est important

Quantifie l'inefficacité du processus en signalant les activités qui sont des corrections ou des répétitions, aidant à mesurer et à réduire les efforts inutiles.

Où obtenir

Il s'agit d'un attribut calculé. La logique est définie dans l'outil de process mining en fonction de séquences d'activités spécifiques (par exemple, des boucles) ou d'attributs (par exemple, ReversalReason n'est pas nul).

Exemples
truefaux
Exercice fiscal
GJAHR
L'exercice fiscal au cours duquel la transaction a été enregistrée.
Description

L'exercice fiscal est un élément fondamental pour l'organisation des données financières. Il s'agit d'un composant clé de l'ID de case de la période financière et fournit un contexte essentiel pour toutes les transactions.

Bien que souvent partie de l'ID de case, avoir l'exercice fiscal comme attribut distinct est utile pour l'analyse des tendances à long terme. Cela permet des comparaisons d'une année sur l'autre des temps de cycle de clôture, des volumes d'ajustement ou d'autres KPI, aidant à identifier les améliorations ou les dégradations des performances sur plusieurs années.

Pourquoi c'est important

Fournit un contexte temporel essentiel et permet des comparaisons de performance du processus de clôture d'une année sur l'autre.

Où obtenir

Disponible dans la table d'en-tête de document, BKPF (GJAHR).

Exemples
202320242022
Partenaire commercial
VBUND
L'identifiant de la société du groupe affiliée impliquée dans une transaction intersociétés.
Description

L'ID du partenaire commercial est utilisé pour identifier l'autre code société participant à une transaction intersociétés. Ceci est essentiel pour le rapprochement des comptes entre entités juridiques liées.

Cet attribut supporte directement le dashboard « Flux de rapprochement intersociétés » et le KPI « Temps de cycle de rapprochement intersociétés ». En filtrant les transactions où un partenaire commercial est présent, l'analyse peut se concentrer spécifiquement sur l'efficacité et la ponctualité du processus de rapprochement intersociétés, qui est souvent un point douloureux majeur pendant la clôture périodique.

Pourquoi c'est important

Identifie spécifiquement les transactions intersociétés, permettant une analyse ciblée du processus de rapprochement intersociétés, souvent complexe et chronophage.

Où obtenir

Trouvé dans la table des postes de document, BSEG (VBUND).

Exemples
1000US013000
Raison de l'annulation
ReversalReason
Un code indiquant la raison pour laquelle un document financier a été annulé.
Description

Lorsqu'un document est annulé dans SAP, un code motif peut être attribué pour expliquer la raison de l'annulation, par exemple, 'Annulation dans la période en cours' ou 'Saisie incorrecte'.

Cet attribut fournit un contexte critique expliquant pourquoi des reprises sont nécessaires. L'analyse des motifs d'annulation aide à identifier les schémas d'erreurs, telles que des saisies de données incorrectes ou des dates erronées. Cette compréhension peut être utilisée pour mettre en œuvre des mesures préventives, améliorer la formation ou renforcer les contrôles système afin de réduire le nombre d'erreurs et les annulations subséquentes, menant ainsi à une clôture plus efficace.

Pourquoi c'est important

Fournit une vision directe des causes profondes des erreurs et du retravail, aidant à identifier les opportunités d'amélioration des processus et de prévention des erreurs.

Où obtenir

Situé dans la table d'en-tête de document, BKPF (STGRD).

Exemples
010205
Statut du rapprochement
ReconciliationStatus
Le statut actuel d'un rapprochement de compte, tel que « Ouvert », « En revue » ou « Approuvé ».
Description

Cet attribut suit l'état d'un rapprochement de compte au fur et à mesure de son progression dans son workflow. Il indique si un rapprochement a été démarré, soumis pour revue, approuvé ou rejeté.

C'est un attribut clé pour le monitoring en temps réel de l'avancement des activités de rapprochement. Il aide à identifier quels rapprochements sont bloqués et pendant combien de temps, supportant des KPI comme le « Temps de cycle de rapprochement de comptes ». Il offre une visibilité sur le processus d'approbation et est crucial pour les dashboards qui suivent les bottlenecks de rapprochement et la charge de travail de l'équipe.

Pourquoi c'est important

Offre une visibilité sur le workflow de rapprochement, permettant de suivre la progression, d'identifier les bottlenecks et de mesurer les temps de revue et d'approbation.

Où obtenir

Cette information réside souvent dans un outil de rapprochement séparé (par exemple, SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine) ou un champ de statut personnalisé. Ce n'est généralement pas un champ standard dans BKPF/BSEG.

Exemples
Non démarréEn coursApprouvéRejeté
Temps de cycle de clôture périodique
PeriodCloseCycleTime
Le temps total écoulé du début à la fin du processus de clôture périodique pour une seule période financière.
Description

Cette métrique calculée mesure la durée de bout en bout de l'intégralité de la clôture périodique pour une période financière. Elle est généralement calculée comme la différence de temps entre la première et la dernière activité enregistrée au cours de cette période.

Il s'agit d'un indicateur clé de performance (KPI) principal pour le processus Du Bilan au Rapport. Il fournit une mesure de haut niveau de l'efficacité globale de la clôture. Les dashboards visualisant cette métrique au fil du temps sont essentiels pour suivre les progrès vers des objectifs stratégiques tels que l'accélération de la clôture.

Pourquoi c'est important

Il s'agit d'un KPI critique qui mesure l'efficacité et la rapidité globales de la clôture financière, soutenant directement les objectifs stratégiques de raccourcissement des cycles de clôture.

Où obtenir

Il s'agit d'une métrique calculée, déterminée au sein de l'outil de process mining en prenant la différence entre le EventTime maximum et minimum pour chaque FinancialPeriod (CaseId).

Exemples
5 jours 4 heures 30 minutes6,2 jours120,5 heures
Obligatoire Recommandé Facultatif

Du Bilan au Rapport - Activités de Clôture Périodique et Rapprochement

Ce sont les étapes de processus et les jalons clés à capturer dans votre journal d'événements pour une découverte et une optimisation précises de vos activités de clôture périodique.
6 Recommandé 6 Facultatif
Activité Description
Écriture de journal d'ajustement enregistrée
Une écriture de journal d'ajustement est enregistrée pour corriger les soldes de compte après que le traitement initial des transactions est terminé pour la période. Cet événement est capturé comme un enregistrement de document financier standard dans SAP.
Pourquoi c'est important

Ceci est essentiel pour l'analyse du volume des écritures de régularisation. Un volume élevé de régularisations suggère des problèmes de précision des processus en amont et constitue une cible clé pour les initiatives d'amélioration des processus.

Où obtenir

Trouvé dans les tables BKPF et BSEG. Ces écritures sont généralement identifiées par un type de document spécifique (BKPF-BLART) réservé aux ajustements, ou par leur enregistrement dans des périodes de clôture spéciales, telles que 13 à 16.

Capture

Filtrez BKPF pour les documents enregistrés dans des périodes spéciales ou avec des types de documents d'ajustement.

Type d'événement explicit
États financiers générés
Ceci représente le moment où les états financiers officiels, tels que le compte de résultat et le bilan, sont générés. Cette activité est généralement capturée en suivant l'exécution d'un programme de reporting spécifique.
Pourquoi c'est important

Il s'agit d'un jalon majeur qui marque la fin du traitement des données et le début de la phase finale de revue et d'approbation. Le temps écoulé entre cet événement et l'approbation est un KPI clé.

Où obtenir

Inférence des journaux d'audit système, tels que STAD, qui enregistrent l'exécution du programme de génération des états financiers, le plus souvent la transaction F.01.

Capture

À partir des journaux système (STAD) suivant l'exécution de la transaction d'états financiers F.01.

Type d'événement inferred
Exécution de l'évaluation des devises étrangères
Ceci représente l'exécution d'un programme de réévaluation des postes ouverts et des soldes enregistrés en devises étrangères en utilisant les taux de change de fin de période. Cette opération est généralement exécutée sous forme de tâche par lots dans le cadre des étapes de clôture de fin de période.
Pourquoi c'est important

Il s'agit d'une étape critique pour garantir des rapports financiers précis dans les organisations multinationales. L'analyse de son timing et de sa durée permet d'identifier des opportunités d'automatisation et d'optimisation des performances.

Où obtenir

Capturé à partir des logs d'exécution du programme d'évaluation des devises étrangères, tel que FAGL_FCV ou F.05. Les détails des jobs batch des tables comme TBTCO et TBTCP fournissent les horodatages d'exécution.

Capture

À partir des journaux de jobs batch (table TBTCO) pour le programme FAGL_FC_VALUATION ou SAPF100.

Type d'événement explicit
Période clôturée pour enregistrement
Représente la clôture formelle d'une période d'enregistrement, ce qui empêche d'autres écritures de journal opérationnelles. Cela garantit l'intégrité des données financières pour la période clôturée et constitue un changement de configuration explicite.
Pourquoi c'est important

Ceci est l'événement de fin définitif du processus de clôture de période. Il est essentiel pour calculer précisément le temps de cycle total de clôture de période et mesurer la performance dans les délais impartis.

Où obtenir

La clôture des périodes via la transaction OB52 est enregistrée. Ces modifications peuvent être trouvées en analysant les documents de modification (tables CDHDR et CDPOS) pour la table de configuration T001B.

Capture

Extraire des documents de modification (CDHDR/CDPOS) pour la table T001B.

Type d'événement explicit
Période ouverte pour enregistrement
Ceci marque le début officiel d'une période financière, permettant l'enregistrement des transactions dans le grand livre. Il s'agit d'une modification de configuration explicite, effectuée par un utilisateur autorisé pour ouvrir une période spécifique aux écritures dans un ou plusieurs codes société.
Pourquoi c'est important

Cette activité sert d'événement de début définitif pour le case du processus de clôture périodique. L'analyse du temps à partir de ce point aide à comprendre le cycle de vie complet de la période financière.

Où obtenir

Les modifications des périodes comptables via la transaction OB52 sont enregistrées. Ces modifications peuvent être extraites en analysant les documents de modification de la table de configuration sous-jacente T001B, généralement en utilisant les tables CDHDR et CDPOS.

Capture

Extraire des documents de modification (CDHDR/CDPOS) pour la table T001B.

Type d'événement explicit
Rapprochement des comptes initié
Représente le début du processus de rapprochement pour un ensemble de comptes GL pour la période. Dans SAP ECC standard, il ne s'agit pas d'un événement discret et est généralement déduit d'activités connexes, telles que l'exécution d'un rapport clé pour la première fois.
Pourquoi c'est important

Cette activité établit un jalon clé pour mesurer la durée de l'intégralité de la phase de rapprochement. Comprendre quand le rapprochement commence est essentiel pour le KPI « Temps de cycle de rapprochement de comptes ».

Où obtenir

Cet événement n'est pas explicitement journalisé. Il doit être déduit d'autres sources de données, telles que le journal d'audit système (transaction STAD) pour la première exécution d'un rapport d'affichage de solde comme FAGLB03 ou FS10N.

Capture

Inférer de la première exécution des transactions de rapport pertinentes (par exemple, FAGLB03) dans les journaux système.

Type d'événement inferred
Document intersociétés compensé
Cette activité marque la compensation d'un poste non soldé entre deux codes société différents, signifiant qu'une transaction intersociétés a été réglée ou rapprochée. Ceci est enregistré comme une écriture financière explicite dans SAP, typiquement un document de compensation.
Pourquoi c'est important

Les retards dans la compensation des éléments inter-sociétés sont un goulot d'étranglement courant dans le processus de clôture. Le suivi de cette activité est essentiel pour mesurer et améliorer le temps de cycle de rapprochement inter-sociétés.

Où obtenir

Identifié à partir des documents financiers dans BKPF et BSEG. Un document de compensation relie et ferme les postes non soldés, et sa date de compensation (BSEG-AUGDT) sert d'horodatage d'événement. Les transactions inter-sociétés sont identifiées par les champs du partenaire commercial.

Capture

Identifier les documents de compensation dans BKPF/BSEG qui impliquent des postes avec des partenaires commerciaux.

Type d'événement explicit
Écriture d'annulation enregistrée
Cette activité capture l'enregistrement d'un document qui annule une écriture de journal précédemment enregistrée, souvent pour corriger une erreur. SAP crée un lien explicite entre le document d'annulation et le document original.
Pourquoi c'est important

Un nombre élevé d'annulations indique des problèmes potentiels de précision de saisie des données ou de contrôles de processus. Le suivi de ces événements aide à mesurer les taux de réussite du premier coup et à identifier les domaines nécessitant des améliorations.

Où obtenir

Les documents d'annulation se trouvent dans la table BKPF. Ils sont souvent créés avec la transaction FB08 et contiennent une référence au numéro du document annulé dans le champ BKPF-STBLG.

Capture

Identifier les documents où BKPF-STBLG est renseigné ou créé via des codes de transaction d'annulation.

Type d'événement explicit
Exécution de la compensation GR/IR
L'exécution du programme de compensation automatisée pour le compte Réception de Marchandises/Réception de Factures (GR/IR). Ce programme rapproche les réceptions de marchandises et les réceptions de factures correspondantes et compense les éléments les uns par rapport aux autres.
Pourquoi c'est important

Le compte GR/IR est une source fréquente de problèmes de rapprochement. Le monitoring de cette activité garantit que l'étape automatisée s'exécute correctement et aide à quantifier le volume d'exceptions nécessitant un suivi manuel.

Où obtenir

L'exécution est capturée dans les journaux de jobs batch (transaction SM37). Le programme est généralement SAPF124, exécuté via la transaction F.13. Les tables de journaux de jobs comme TBTCO fournissent les horodatages nécessaires.

Capture

À partir des journaux de jobs batch (table TBTCO) pour le programme de compensation SAPF124.

Type d'événement explicit
Rapport de balance généré
Marque l'exécution d'un rapport pour générer la balance des comptes. Il s'agit d'une étape clé pour vérifier que le total des débits est égal au total des crédits avant de créer les états financiers officiels.
Pourquoi c'est important

Il s'agit d'une étape de contrôle qualité critique avant la publication finale. Des exécutions répétées de ce rapport peuvent indiquer que des problèmes de données sous-jacents sont détectés et corrigés, ce qui pourrait entraîner des retards.

Où obtenir

Inférence des journaux d'audit système, comme la transaction STAD, qui peut enregistrer l'exécution des transactions de reporting de balance telles que S_ALR_87012277 ou F.01.

Capture

À partir des journaux système (STAD) suivant l'exécution des codes de transaction de reporting.

Type d'événement inferred
Rapprochement examiné
Indique qu'un rapprochement pour un compte spécifique ou un groupe de comptes a été examiné et confirmé. Dans SAP ECC standard, ce n'est pas un événement explicitement enregistré et il est souvent géré par des contrôles hors ligne ou des solutions personnalisées.
Pourquoi c'est important

Le suivi du calendrier des révisions est important pour comprendre les goulots d'étranglement dans les étapes de contrôle et de supervision du processus de clôture. Il peut mettre en évidence les retards causés par la disponibilité de la direction ou les reprises.

Où obtenir

Cette information n'est pas disponible dans les tables ECC standard. Elle nécessiterait une solution personnalisée, telle qu'un champ de statut dans une table Z personnalisée, un workflow simple ou une intégration avec un outil de rapprochement tiers spécialisé.

Capture

Capturer le changement de statut à partir d'un workflow personnalisé ou d'une table Z si implémenté.

Type d'événement inferred
Régularisation ou provision enregistrée
Ceci représente l'enregistrement d'une écriture de journal pour une charge à payer, un produit à recevoir ou une provision, qui sont généralement comptabilisées vers la fin d'une période. Ce n'est pas un type d'événement distinct dans SAP, mais il est inféré en identifiant des écritures de journal spécifiques en fonction de leurs caractéristiques.
Pourquoi c'est important

L'isolement de ces écritures permet d'analyser le sous-processus de gestion des estimations. Un volume élevé ou des ajustements fréquents des provisions peuvent indiquer des domaines d'amélioration du processus.

Où obtenir

Déduit des tables de documents financiers BKPF et BSEG. Les écritures peuvent être identifiées en filtrant sur un type de document spécifique (BKPF-BLART), un compte général (GL) unique (BSEG-HKONT) ou des mots-clés dans le texte d'en-tête (BKPF-BKTXT).

Capture

Filtrez les tables BKPF/BSEG sur le type de document, les comptes GL spécifiques ou les champs de texte.

Type d'événement inferred
Recommandé Facultatif

Guides d'extraction

Comment récupérer vos données de SAP ECC