Template dati Record to Report: Chiusura e Riconciliazione

SAP ECC
Template dati Record to Report: Chiusura e Riconciliazione

Template dati Record to Report: Chiusura e Riconciliazione

Questo template offre una guida chiara per raccogliere i dati essenziali necessari all'analisi del processo Record to Report - Chiusura e Riconciliazione. Definisce gli attributi e le attività fondamentali per creare un event log completo. Troverà anche consigli pratici su come estrarre efficacemente questi dati da SAP ECC.
  • Attributi consigliati da raccogliere
  • Attività chiave da tracciare
  • Guida all'estrazione
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi di Record to Report - chiusura del periodo e riconciliazione

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell'event log per un'analisi completa del processo Record to Report - chiusura del periodo e riconciliazione.
5 Obbligatorio 7 Consigliato 10 Facoltativo
Nome Descrizione
Periodo contabile
FinancialPeriod
Un identificativo univoco per il ciclo di rendicontazione finanziaria, solitamente combinando l'esercizio e il periodo di registrazione.
Descrizione

Il Periodo finanziario funge da identificatore principale del Case, raggruppando tutte le attività relative alla chiusura e alla riconciliazione dei conti per quello specifico ciclo di reporting, ad esempio '2023-12' per dicembre 2023. Ciò consente un'analisi completa dell'intero processo di chiusura, dall'inizio alla fine, per ogni singolo periodo.

In fase di analisi, permette di tracciare il tempo di ciclo end-to-end per ogni chiusura, confrontare le prestazioni tra periodi diversi e identificare tendenze o anomalie. Definendo ogni periodo finanziario come un Case unico, è possibile visualizzare e misurare l'efficienza, i colli di bottiglia e le variazioni nel processo di chiusura nel tempo.

Perché è importante

Rappresenta l'identificatore del Case essenziale che inquadra l'analisi, consentendo confronti tra periodi diversi dei tempi di chiusura, dei carichi di lavoro e della conformità dei processi.

Dove trovare

Questo attributo viene solitamente derivato concatenando l'Esercizio (GJAHR) e il Periodo di registrazione (MONAT) dalle testate dei documenti finanziari, ad esempio dalla tabella BKPF.

Esempi
2023-122024-032023-Q4
Activity
ActivityName
Il nome dell'Event aziendale specifico o del Task eseguito durante il processo di chiusura del periodo.
Descrizione

Questo attributo registra i singoli passaggi compiuti all'interno del ciclo Record to Report, come 'Registrazione scrittura contabile di rettifica' o 'Generazione bilancio'. Costituisce la spina dorsale della mappa del processo, mostrando la sequenza di Event che compongono la chiusura del periodo.

L'analisi delle attività è fondamentale per il Process Mining. Aiuta a visualizzare il flusso del processo, identificare la sequenza dei Task, scoprire le variazioni del processo e misurare la frequenza e la durata di ogni fase. Questo è fondamentale per individuare colli di bottiglia, percorsi di processo non standard e opportunità di standardizzazione o automazione.

Perché è importante

Questo attributo è obbligatorio per costruire la mappa del processo, consentendo la visualizzazione e l'analisi della sequenza di Task nella chiusura del periodo.

Dove trovare

Questo viene derivato da una combinazione di codici transazione SAP (TCODE), tipi di documento (BLART) o esecuzioni di programmi specifici (ad es. FAGL_FCV per la valutazione della valuta estera).

Esempi
Registrazione scrittura di rettificaInizio riconciliazione contoPeriodo chiuso per registrazioni
Sistema di Origine
SourceSystem
L'identificatore del sistema sorgente da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo attributo specifica l'origine dei dati degli Event, come il nome o l'ID della specifica istanza SAP ECC. Nelle organizzazioni con più ERP o sistemi finanziari, questo campo è fondamentale per distinguere i dati provenienti da diverse fonti.

Anche in uno scenario con un unico sistema, funge da metadato cruciale per la data governance, l'audit e la risoluzione dei problemi. Conferma la provenienza dei dati, il che è essenziale per generare fiducia nell'analisi e garantire che il lineage dei dati sia chiaro.

Perché è importante

Garantisce la tracciabilità essenziale dei dati (data lineage), confermandone l'origine per scopi di governance; è fondamentale in scenari multi-sistema per distinguere i processi.

Dove trovare

Questo è tipicamente un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione dei dati, che identifica lo specifico client SAP e l'ID del sistema (ad es. dalla tabella T000).

Esempi
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
Timestamp Evento
EventTime
Il timestamp che indica quando si è verificata un'attività o un evento.
Descrizione

L'Event Time fornisce la data e l'ora precise di ogni attività del processo, fungendo da base cronologica per l'analisi. Di solito è una combinazione della data e dell'ora di creazione del documento.

Questo timestamp è fondamentale per ordinare correttamente gli Event e ricostruire il flusso del processo. Viene utilizzato per calcolare tutte le metriche basate sulla durata, inclusi i tempi di ciclo tra le attività, i tempi di attesa e la durata complessiva della chiusura del periodo. L'analisi dei timestamp aiuta a identificare i ritardi e a comprendere la distribuzione temporale del lavoro.

Perché è importante

In quanto attributo obbligatorio, fornisce l'ordine cronologico degli eventi, necessario per calcolare i tempi di ciclo e individuare i colli di bottiglia del processo.

Dove trovare

Questo dato viene solitamente estratto dalla data di inserimento del documento (CPUDT) e dall'ora di inserimento (CPUTM) nella tabella BKPF per i documenti contabili.

Esempi
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
Ultimo `Data Update`
LastDataUpdate
Il timestamp di quando i dati sono stati aggiornati o estratti l'ultima volta dal sistema di origine.
Descrizione

Questo attributo indica quanto siano aggiornati i dati analizzati. Mostra la data e l'ora dell'ultima esecuzione della data pipeline, fornendo il contesto sulla recenza dei dati del processo.

Per le dashboard, specialmente quelle che tracciano i progressi in tempo reale, questo timestamp è vitale affinché gli utenti capiscano se stanno visualizzando informazioni aggiornate al minuto o dati del giorno precedente. Gestisce le aspettative degli utenti ed è fondamentale per interpretare correttamente l'analisi.

Perché è importante

Informa gli utenti sull'aggiornamento dei dati, un aspetto fondamentale per garantire che le analisi e le dashboard siano tempestive e pertinenti.

Dove trovare

Questo timestamp viene generato e aggiunto dallo strumento di estrazione dati o ETL al termine di ogni processo di caricamento dei dati.

Esempi
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
Codice Società
BUKRS
L'unità organizzativa che rappresenta un'entità legale per la quale viene generato il bilancio d'esercizio.
Descrizione

La Società (Company Code) è un'unità organizzativa fondamentale in SAP Financials. Rappresenta una società indipendente con una propria contabilità. Tutte le transazioni finanziarie vengono registrate a livello di società.

Nel Process Mining, filtrare per Società è essenziale per confrontare il processo di chiusura tra diverse entità legali all'interno di un gruppo. Ciò consente di identificare le best practice nelle entità con prestazioni elevate e di individuare quelle che presentano ritardi, volumi elevati di rettifiche o deviazioni di processo. È una dimensione chiave per segmentare l'analisi.

Perché è importante

Permette di confrontare le prestazioni di chiusura e la conformità tra diverse entità legali, un aspetto cruciale per l'analisi finanziaria a livello di gruppo.

Dove trovare

Questo campo è disponibile in quasi tutte le tabelle dei documenti finanziari in SAP, principalmente BKPF (Testata) e BSEG (Riga).

Esempi
10002000US01DE01
Conto Co.Ge.
HKONT
Il numero del conto di contabilità generale su cui viene registrata una riga.
Descrizione

Il Conto di contabilità generale (CoGe) è un elemento anagrafico centrale nel settore finanziario che classifica le transazioni. Ogni registrazione finanziaria è assegnata a uno o più conti CoGe.

Nel contesto della chiusura del periodo, l'analisi delle attività per conto CoGe è fondamentale per le dashboard 'Colli di bottiglia della riconciliazione dei conti' e 'Analisi del volume delle scritture di rettifica'. Aiuta a identificare quali conti sono più difficili da riconciliare, quali richiedono il maggior numero di rettifiche e dove il rischio di errori materiali potrebbe essere più elevato. Questo focus consente ai team di dare priorità agli sforzi sui conti problematici.

Perché è importante

Consente un'analisi mirata delle riconciliazioni e delle rettifiche, aiutando a identificare i conti problematici che causano ritardi o richiedono correzioni frequenti.

Dove trovare

Disponibile nella tabella delle posizioni del documento contabile, BSEG (HKONT).

Esempi
113100400500750000
Importo in valuta locale
DMBTR
Il valore finanziario di una riga di transazione, espresso nella valuta locale della società.
Descrizione

Questo attributo rappresenta il valore monetario associato a una registrazione finanziaria. È la misura quantitativa principale dell'impatto di una transazione sulla contabilità generale.

L'analisi dell'importo è fondamentale per dare priorità ai problemi e comprendere il rischio finanziario. Ad esempio, la dashboard 'Analisi del volume delle scritture di rettifica' diventa molto più efficace quando può distinguere tra un volume elevato di rettifiche di basso valore e un volume ridotto di rettifiche di valore elevato. Aiuta a focalizzare l'attenzione sulle transazioni finanziariamente rilevanti.

Perché è importante

Quantifica l'impatto finanziario delle transazioni, consentendo analisi basate sulla materialità, come l'identificazione di scritture di rettifica di valore elevato.

Dove trovare

Disponibile nella tabella delle posizioni documento, BSEG (DMBTR).

Esempi
1500.75-25000.00123456.00
Numero Documento
BELNR
L'identificatore univoco per un documento contabile all'interno di un esercizio e di una società.
Descrizione

Il numero del documento contabile è la chiave primaria per le registrazioni finanziarie in SAP. A ogni prima nota, fattura o documento di pagamento viene assegnato un numero univoco.

Sebbene non venga utilizzato solitamente per l'analisi di processo ad alto livello, il numero del documento è prezioso per le funzionalità di drill-down. Da una dashboard di Process Mining, gli analisti possono usare il numero del documento per tornare direttamente alla transazione specifica in SAP per un'indagine dettagliata delle anomalie, come una scrittura di rettifica di importo elevato o una voce di riconciliazione ritardata. Fornisce un collegamento diretto dall'insight alla transazione di origine.

Perché è importante

Offre un collegamento diretto alla transazione di origine in SAP, consentendo un'analisi drill-down dettagliata dalla vista di processo alle singole voci contabili.

Dove trovare

Situato nella tabella BKPF (BELNR) come chiave primaria.

Esempi
100000456719000001233000008901
Tipo Documento
BLART
Un codice che classifica i diversi tipi di documenti contabili.
Descrizione

Il Tipo documento viene utilizzato in SAP per distinguere tra varie transazioni aziendali, come fatture fornitori (KR), pagamenti clienti (DZ) e registrazioni di contabilità generale (SA). Controlla anche proprietà come l'intervallo di numerazione dei documenti.

Per l'analisi di chiusura di fine periodo, il tipo documento è un filtro potente. Può essere utilizzato per isolare tipi specifici di attività, come ratei, accantonamenti o scritture di storno. Ciò aiuta ad analizzare il volume e l'impatto finanziario di diverse transazioni legate alla chiusura e può essere utilizzato per definire attività specifiche nel modello di processo.

Perché è importante

Aiuta a classificare e filtrare le transazioni, rendendo possibile isolare e analizzare attività specifiche come ratei, storni o registrazioni intercompany.

Dove trovare

Situato nella tabella di testata del documento, BKPF (BLART).

Esempi
SAABKR
Tipo registrazione contabile
JournalEntryType
Una classificazione delle scritture contabili, come 'Standard', 'Rettifica', 'Rateo' o 'Storno'.
Descrizione

Si tratta di un attributo derivato che categorizza i documenti finanziari in base allo scopo aziendale all'interno del processo di chiusura. Viene spesso determinato da una combinazione di Tipo documento (BLART), Motivo storno (STGRD) o specifici conti CoGe utilizzati.

Questa classificazione è fondamentale per la dashboard 'Analisi del volume delle scritture di rettifica' e i relativi KPI. Identificando esplicitamente le voci di rettifica o i ratei, gli analisti possono misurarne il volume e il valore, tracciare le tendenze nel tempo e indagarne le cause. Aiuta a distinguere le normali registrazioni operative dalle rettifiche di fine periodo.

Perché è importante

Categorizza le registrazioni per analisi mirate, consentendo il tracciamento e la misurazione di tipi di voci chiave come rettifiche e ratei, che sono indicatori dello stato di salute del processo.

Dove trovare

Si tratta di un campo derivato. La logica deve essere definita in base alle regole aziendali, in genere utilizzando campi come il Tipo documento (BLART) da BKPF.

Esempi
RettificaRateoStornoStandard
Utente Responsabile
USNAM
L'ID utente SAP della persona che ha creato o eseguito la transazione.
Descrizione

Questo campo acquisisce l'utente che ha registrato un documento, eseguito un report o lanciato un programma legato alla chiusura. Identifica l'individuo responsabile di una determinata attività.

L'analisi per utente è fondamentale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, identificare le esigenze di formazione e indagare le deviazioni dal processo. Le dashboard che mostrano le attività per utente possono evidenziare membri del team sovraccarichi o persone che potrebbero seguire procedure non standard. Aiuta inoltre nella gestione delle prestazioni e nell'allocazione delle risorse all'interno del team finanziario.

Perché è importante

Consente l'analisi della distribuzione del carico di lavoro, delle prestazioni del team e l'identificazione di deviazioni di processo legate a singoli individui.

Dove trovare

Disponibile nella tabella BKPF (USNAM) per la creazione dei documenti. Per i job batch, si trova in TBTCO (SDLUNAME).

Esempi
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
Anno Fiscale
GJAHR
L'esercizio in cui la transazione è stata registrata.
Descrizione

L'Esercizio è un elemento fondamentale per l'organizzazione dei dati finanziari. È un componente chiave dell'ID Case del periodo finanziario e fornisce il contesto essenziale per tutte le transazioni.

Sebbene faccia spesso parte dell'ID Case, avere l'Esercizio come attributo separato è utile per l'analisi dei trend a lungo termine. Consente confronti anno su anno dei tempi di ciclo della chiusura, dei volumi di rettifica o di altri KPI, aiutando a identificare miglioramenti o peggioramenti delle prestazioni su più anni.

Perché è importante

Fornisce il contesto temporale essenziale e consente confronti delle prestazioni anno su anno del processo di chiusura.

Dove trovare

Disponibile nella tabella di testata documento, BKPF (GJAHR).

Esempi
202320242022
Data di Completamento Prevista
TargetCompletionDate
La scadenza pianificata o la data di scadenza per un'attività o per l'intera chiusura del periodo.
Descrizione

La Data di completamento prevista rappresenta il programma rispetto al quale viene misurato il processo di chiusura del periodo. È la scadenza entro cui completare milestone specifiche o la chiusura finale.

Questo attributo è essenziale per qualsiasi analisi relativa alle prestazioni o alla conformità. Viene utilizzato per calcolare il KPI 'Tasso di chiusura del periodo puntuale' e per alimentare la dashboard 'Conformità della chiusura e Task scaduti'. Confrontando l'Event Time effettivo con questa data target, il sistema può determinare se i Task sono in corso, in ritardo o a rischio ritardo, consentendo una gestione proattiva del processo di chiusura.

Perché è importante

Consente il monitoraggio della conformità e delle prestazioni fornendo una baseline per misurare se le attività di chiusura vengono completate puntualmente, supportando i KPI di consegna puntuale.

Dove trovare

Si tratta solitamente di anagrafiche gestite in un calendario separato, in uno strumento di closing cockpit (come SAP Financial Closing cockpit) o in un foglio di calcolo. Non fa parte dei dati transazionali.

Esempi
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
Dipartimento
Department
Il dipartimento funzionale o il centro di costo responsabile dell'attività o della transazione.
Descrizione

Questo attributo identifica il dipartimento aziendale, come 'Finance', 'Sales' o 'Logistics', associato a una transazione. Spesso deriva dai dati anagrafici del Centro di costo collegati a una registrazione o dai dati anagrafici dell'utente.

L'analisi per dipartimento supporta la dashboard 'Distribuzione del carico di lavoro del team di chiusura'. Aiuta a capire come le diverse funzioni aziendali contribuiscono al carico di lavoro di fine periodo, in particolare per quanto riguarda l'avvio di transazioni che potrebbero richiedere rettifiche o riconciliazioni in seguito. Può evidenziare aree al di fuori del team finanziario centrale che influiscono sul processo di chiusura.

Perché è importante

Aiuta ad analizzare il carico di lavoro e l'aderenza ai processi nelle diverse funzioni aziendali, rivelando come i vari dipartimenti influenzano l'efficienza della chiusura finanziaria.

Dove trovare

Spesso derivato dal Centro di costo (KOSTL) in BSEG o dai dati anagrafici HR dell'utente responsabile. Potrebbe richiedere il join di più tabelle.

Esempi
Finanza aziendaleContabilità FornitoriFP&A
È Automatizzato
IsAutomated
Un indicatore che specifica se un'attività è stata eseguita da un utente o da un sistema automatizzato.
Descrizione

Questo attributo booleano distingue tra i Task manuali e quelli eseguiti automaticamente dal sistema, come un job batch pianificato per la valutazione della valuta estera o un bot che registra scritture ricorrenti. Questo viene spesso determinato analizzando il nome utente associato alla transazione (ad es. 'BATCHUSER').

Comprendere il livello di automazione è fondamentale per identificare opportunità di miglioramento dell'efficienza. L'analisi di questo attributo aiuta a visualizzare quali parti del processo sono manuali e potenzialmente adatte all'automazione. Aiuta inoltre a valutare accuratamente il carico di lavoro umano escludendo le attività generate dal sistema.

Perché è importante

Distingue tra attività manuali e di sistema, fondamentale per identificare opportunità di automazione e misurare accuratamente i carichi di lavoro manuali.

Dove trovare

Si tratta di un attributo derivato. La logica si basa solitamente sul nome utente (USNAM), in cui un elenco di ID utente di sistema o batch noti indica un Task automatizzato.

Esempi
truefalse
È Scaduta
IsOverdue
Un indicatore calcolato che segnala se un'attività è stata completata oltre la data target pianificata.
Descrizione

Questo attributo booleano confronta l'ora di completamento effettiva di un'attività (EventTime) con la sua scadenza pianificata (TargetCompletionDate). Se l'Event Time è successivo al target, il flag è impostato su true.

Questo attributo supporta direttamente la dashboard 'Conformità della chiusura e Task scaduti' e il KPI 'Tasso di chiusura del periodo puntuale'. Fornisce un segnale chiaro e immediato delle deviazioni dal programma, consentendo ai manager di identificare rapidamente i Task in ritardo, comprenderne l'impatto sulla cronologia complessiva e responsabilizzare i team sul rispetto delle scadenze.

Perché è importante

Fornisce un indicatore chiaro della non conformità alle scadenze, consentendo di identificare rapidamente i Task in ritardo e di misurare le prestazioni in termini di puntualità.

Dove trovare

Si tratta di un attributo calcolato, elaborato nello strumento di Process Mining confrontando l'Event Time con la Data di completamento prevista.

Esempi
truefalse
È una Rilavorazione
IsRework
Un indicatore calcolato che identifica le attività che rappresentano una rilavorazione, come uno storno o una riconciliazione respinta.
Descrizione

Questo attributo booleano contrassegna Event o sequenze di Event che indicano cicli inefficienti o correzioni nel processo. Ad esempio, un'attività di 'Revisione riconciliazione' seguita da un'altra 'Registrazione scrittura contabile di rettifica' sullo stesso conto potrebbe essere contrassegnata come rifacimento.

Questo attributo è essenziale per quantificare gli sprechi di processo e supporta la dashboard 'Casi di rifacimento nelle riconciliazioni' e il KPI 'Tasso di rifacimento nelle riconciliazioni'. Isolando i rifacimenti, i team possono indagarne le cause profonde, misurare l'impatto sul tempo di ciclo e tracciare l'efficacia delle iniziative di miglioramento del processo volte a fare le cose bene al primo tentativo.

Perché è importante

Quantifica l'inefficienza del processo contrassegnando le attività che costituiscono correzioni o ripetizioni, aiutando a misurare e ridurre gli sforzi sprecati.

Dove trovare

Si tratta di un attributo calcolato. La logica viene definita nello strumento di Process Mining in base a sequenze di attività specifiche (ad es. loop) o attributi (ad es. ReversalReason non è nullo).

Esempi
truefalse
Motivo dello Storno
ReversalReason
Un codice che indica il motivo per cui un documento contabile è stato stornato.
Descrizione

Quando un documento viene stornato in SAP, è possibile assegnare un codice motivo per spiegare la causa dello storno, ad esempio 'Storno nel periodo corrente' o 'Inserimento errato'.

Questo attributo fornisce un contesto fondamentale sul perché si verificano le rilavorazioni. L'analisi dei motivi di storno aiuta a identificare schemi ricorrenti negli errori, come l'inserimento errato di dati o date sbagliate. Queste informazioni possono essere utilizzate per implementare misure preventive, migliorare la formazione o potenziare i controlli di sistema per ridurre il numero di errori e i conseguenti storni, rendendo la chiusura più efficiente.

Perché è importante

Fornisce una visione diretta delle cause profonde di errori e rifacimenti, aiutando a identificare opportunità di miglioramento del processo e prevenzione degli errori.

Dove trovare

Situato nella tabella di testata del documento, BKPF (STGRD).

Esempi
010205
Partner Commerciale
VBUND
L'identificatore della società del gruppo affiliata coinvolta in una transazione intercompany.
Descrizione

L'ID Trading Partner viene utilizzato per identificare l'altra società del gruppo che partecipa a una transazione intercompany. Questo è essenziale per la riconciliazione dei conti tra entità legali correlate.

Questo attributo supporta direttamente la dashboard 'Flusso di riconciliazione intercompany' e il KPI 'Tempo di ciclo riconciliazione intercompany'. Filtrando le transazioni in cui è presente un Trading Partner, l'analisi può concentrarsi specificamente sull'efficienza e sulla puntualità del processo di riconciliazione intercompany, che spesso rappresenta un punto critico durante la chiusura del periodo.

Perché è importante

Identifica in modo specifico le transazioni intercompany, consentendo un'analisi focalizzata sul processo di riconciliazione intercompany, spesso complesso e dispendioso in termini di tempo.

Dove trovare

Si trova nella tabella delle posizioni documento, BSEG (VBUND).

Esempi
1000US013000
Stato riconciliazione
ReconciliationStatus
Lo stato attuale della riconciliazione di un conto, ad esempio 'Aperto', 'In revisione' o 'Approvato'.
Descrizione

Questo attributo traccia lo stato della riconciliazione di un conto mentre attraversa il suo workflow. Indica se una riconciliazione è stata avviata, inviata per la revisione, approvata o rifiutata.

Si tratta di un attributo chiave per monitorare l'avanzamento delle attività di riconciliazione in tempo reale. Aiuta a identificare quali riconciliazioni sono bloccate e per quanto tempo, supportando KPI come 'Tempo di ciclo riconciliazione dei conti'. Fornisce visibilità sul processo di approvazione ed è fondamentale per le dashboard che tracciano i colli di bottiglia della riconciliazione e il carico di lavoro del team.

Perché è importante

Garantisce visibilità sul workflow di riconciliazione, consentendo di tracciare i progressi, identificare i colli di bottiglia e misurare i tempi di revisione e approvazione.

Dove trovare

Queste informazioni risiedono spesso in uno strumento di riconciliazione separato (ad es. SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine) o in un campo di stato personalizzato. Non è solitamente un campo standard in BKPF/BSEG.

Esempi
Non avviatoIn CorsoApprovatoRifiutato
Tempo di ciclo chiusura periodo
PeriodCloseCycleTime
Il tempo totale trascorso dall'inizio alla fine del processo di chiusura per un singolo periodo finanziario.
Descrizione

Questa metrica calcolata misura la durata end-to-end dell'intera chiusura per un singolo periodo finanziario. In genere viene calcolata come differenza di tempo tra la prima e l'ultima attività registrata in quel periodo.

Si tratta di un indicatore chiave di prestazione (KPI) primario per il processo Record to Report. Fornisce una misura ad alto livello dell'efficienza complessiva della chiusura. Le dashboard che visualizzano questa metrica nel tempo sono essenziali per monitorare i progressi verso obiettivi strategici come l'accelerazione della chiusura.

Perché è importante

Si tratta di un KPI fondamentale che misura l'efficienza e la rapidità complessive della chiusura finanziaria, supportando direttamente gli obiettivi strategici di abbreviare i cicli di chiusura.

Dove trovare

Si tratta di una metrica calcolata, elaborata nello strumento di Process Mining calcolando la differenza tra l'Event Time massimo e minimo per ogni periodo finanziario (CaseId).

Esempi
5 giorni, 4 ore e 30 minuti6,2 giorni120,5 ore
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Record to Report - chiusura del periodo e riconciliazione

Questi sono i passaggi chiave e le milestone del processo da acquisire nell'event log per una corretta scoperta e ottimizzazione delle attività di chiusura del periodo.
6 Consigliato 6 Facoltativo
Activity Descrizione
Bilancio d'esercizio generato
Indica il momento in cui vengono generati i bilanci ufficiali, come il Conto Economico e lo Stato Patrimoniale. Questa attività viene solitamente rilevata monitorando l'esecuzione di uno specifico programma di reporting.
Perché è importante

Questa è una milestone importante che segna la fine dell'elaborazione dei dati e l'inizio della fase finale di revisione e approvazione. Il tempo trascorso da questo Event all'approvazione è un KPI fondamentale.

Dove trovare

Dedotto dai log di audit di sistema, come STAD, che registrano l'esecuzione del programma di generazione del bilancio d'esercizio, solitamente tramite la transazione F.01.

Acquisisci

Dai log di sistema (STAD) che tracciano l'esecuzione della transazione di bilancio F.01.

Tipo di evento inferred
Esecuzione valutazione valuta estera
Rappresenta l'esecuzione di un programma per rivalutare le partite aperte e i saldi registrati in valuta estera utilizzando i tassi di cambio di fine periodo. Viene solitamente eseguito come job batch tra le fasi di chiusura del periodo.
Perché è importante

Si tratta di un passaggio fondamentale per garantire un reporting finanziario accurato nelle organizzazioni multinazionali. L'analisi dei tempi e della durata aiuta a identificare opportunità di automazione e ottimizzazione delle prestazioni.

Dove trovare

Acquisito dai log di esecuzione del programma di valutazione valuta estera, come FAGL_FCV o F.05. I dettagli dei job batch dalle tabelle come TBTCO e TBTCP forniscono i timestamp di esecuzione.

Acquisisci

Dai log dei job batch (tabella TBTCO) per il programma FAGL_FC_VALUATION o SAPF100.

Tipo di evento explicit
Inizio riconciliazione conto
Rappresenta l'inizio del processo di riconciliazione per un set di conti CoGe del periodo. In SAP ECC standard, questo non è un Event discreto e viene solitamente dedotto da attività correlate, come la prima esecuzione di un report chiave.
Perché è importante

Questa attività stabilisce una milestone fondamentale per misurare la durata dell'intera fase di riconciliazione. Capire quando inizia la riconciliazione è essenziale per il KPI 'Tempo di ciclo riconciliazione dei conti'.

Dove trovare

Questo Event non viene registrato in modo esplicito. Deve essere dedotto da altre fonti di dati, come l'audit log di sistema (transazione STAD) per la prima esecuzione di un report di visualizzazione saldi come FAGLB03 o FS10N.

Acquisisci

Dedotto dalla prima esecuzione delle transazioni di reportistica pertinenti (es. FAGLB03) nei log di sistema.

Tipo di evento inferred
Periodo aperto per registrazioni
Segna l'inizio ufficiale di un periodo contabile, consentendo la registrazione delle transazioni nel libro giornale. Si tratta di una modifica di configurazione esplicita eseguita da un utente autorizzato per aprire un periodo specifico alle registrazioni in uno o più codici società.
Perché è importante

Questa attività funge da start event definitivo per ogni caso del processo di chiusura del periodo. Analizzare le tempistiche a partire da questo punto permette di comprendere l'intero ciclo di vita del periodo finanziario.

Dove trovare

Le modifiche ai periodi di registrazione tramite la transazione OB52 vengono registrate. È possibile estrarle analizzando i documenti di modifica per la tabella di configurazione sottostante T001B, solitamente utilizzando le tabelle CDHDR e CDPOS.

Acquisisci

Estrazione dai documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) per la tabella T001B.

Tipo di evento explicit
Periodo chiuso per registrazioni
Rappresenta la chiusura formale di un periodo di registrazione, che impedisce ulteriori scritture contabili operative. Garantisce l'integrità dei dati finanziari per il periodo chiuso ed è una modifica di configurazione esplicita.
Perché è importante

Rappresenta l'evento finale del processo di chiusura del periodo. È indispensabile per calcolare con precisione il tempo di ciclo totale della chiusura contabile e misurare il rispetto delle scadenze.

Dove trovare

La chiusura dei periodi tramite la transazione OB52 viene registrata. Queste modifiche possono essere rilevate analizzando i documenti di modifica (tabelle CDHDR e CDPOS) per la tabella di configurazione T001B.

Acquisisci

Estrazione dai documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) per la tabella T001B.

Tipo di evento explicit
Registrazione scrittura di rettifica
Viene registrata una scrittura di rettifica per correggere i saldi dei conti al termine dell'elaborazione iniziale delle transazioni del periodo. Questo evento viene acquisito come una normale registrazione di documento contabile in SAP.
Perché è importante

Questo elemento è fondamentale per l'analisi del volume delle scritture di rettifica. Un numero elevato di rettifiche indica spesso problemi di accuratezza nei processi a monte ed è un obiettivo primario per le iniziative di ottimizzazione.

Dove trovare

Si trovano nelle tabelle BKPF e BSEG. Queste voci sono solitamente identificate da un tipo documento specifico (BKPF-BLART) riservato alle rettifiche, o dalla registrazione in periodi di chiusura speciali (da 13 a 16).

Acquisisci

Filtrare BKPF per documenti registrati in periodi speciali o con tipi documento di rettifica.

Tipo di evento explicit
Bilancio di verifica generato
Indica l'esecuzione di un report per generare il bilancio di verifica. È un passaggio fondamentale per verificare che il totale dei dare corrisponda al totale dei avere prima di creare il bilancio ufficiale.
Perché è importante

Rappresenta un controllo di qualità critico prima del reporting finale. Le esecuzioni ripetute di questo report possono indicare che problemi nei dati sottostanti vengono rilevati e corretti, causando potenzialmente ritardi.

Dove trovare

Dedotto dai log di audit di sistema, come la transazione STAD, che registra l'esecuzione di transazioni di reportistica del bilancio di verifica come S_ALR_87012277 o F.01.

Acquisisci

Dai log di sistema (STAD) che tracciano l'esecuzione dei codici transazione di reportistica.

Tipo di evento inferred
Documento intercompany compensato
Questa attività contrassegna la chiusura di una partita aperta tra due diverse società, a indicare che una transazione intercompany è stata regolata o riconciliata. Viene registrata come una scrittura finanziaria esplicita in SAP, solitamente un documento di compensazione.
Perché è importante

I ritardi nella compensazione delle partite intercompany sono un collo di bottiglia comune. Monitorare questa attività è fondamentale per misurare e migliorare i tempi di ciclo della riconciliazione intercompany.

Dove trovare

Identificato dai documenti contabili in BKPF e BSEG. Un documento di compensazione collega e chiude le partite aperte; la sua data di compensazione (BSEG-AUGDT) funge da timestamp dell'evento. Le transazioni intercompany sono identificate dai campi del partner commerciale.

Acquisisci

Identificare i documenti di compensazione in BKPF/BSEG relativi a partite con partner commerciali.

Tipo di evento explicit
Esecuzione compensazione GR/IR effettuata
L'esecuzione del programma di compensazione automatica per il conto Entrata merci/Entrata fattura (EM/EF). Questo programma abbina le entrate merci e le entrate fatture corrispondenti e compensa le partite tra loro.
Perché è importante

Il conto EM/EF è una fonte frequente di problemi di riconciliazione. Il monitoraggio di questa attività garantisce che la fase automatica venga eseguita correttamente e aiuta a quantificare il volume delle eccezioni che richiedono un follow-up manuale.

Dove trovare

L'esecuzione viene acquisita nei log dei job batch (transazione SM37). Il programma è solitamente SAPF124, eseguito tramite la transazione F.13. Le tabelle dei log dei job come TBTCO forniscono i timestamp necessari.

Acquisisci

Dai log dei job batch (tabella TBTCO) per il programma di compensazione SAPF124.

Tipo di evento explicit
Registrazione rateo o accantonamento
Rappresenta la registrazione di un movimento contabile per ratei, risconti o accantonamenti, solitamente inseriti verso la fine del periodo. Non è un tipo di evento distinto in SAP, ma viene dedotto identificando specifiche registrazioni in base alle loro caratteristiche.
Perché è importante

Isolare queste voci aiuta ad analizzare il sottoprocesso di gestione delle stime. Un volume elevato o frequenti rettifiche ai ratei possono indicare aree in cui è necessario migliorare i processi.

Dove trovare

Ricavato dalle tabelle dei documenti contabili BKPF e BSEG. Le voci possono essere identificate filtrando per uno specifico tipo di documento (BKPF-BLART), un conto CoGe univoco (BSEG-HKONT) o parole chiave nel testo della testata (BKPF-BKTXT).

Acquisisci

Filtrare le tabelle BKPF/BSEG per tipo documento, conti Co.Ge. specifici o campi di testo.

Tipo di evento inferred
Riconciliazione revisionata
Indica che la riconciliazione di un conto o di un gruppo di conti è stata revisionata e confermata. In SAP ECC standard, questo evento non è registrato esplicitamente e viene spesso gestito tramite controlli offline o soluzioni personalizzate.
Perché è importante

Monitorare la tempistica delle revisioni è importante per comprendere i colli di bottiglia nelle fasi di controllo e supervisione del processo di chiusura. Può evidenziare ritardi causati dalla disponibilità del management o dalla necessità di rilavorazioni.

Dove trovare

Queste informazioni non sono disponibili nelle tabelle ECC standard. Sarebbe necessaria una soluzione personalizzata, come un campo di stato in una tabella Z personalizzata, un semplice workflow o l'integrazione con uno strumento di riconciliazione di terze parti specializzato.

Acquisisci

Acquisizione del cambio di stato da un workflow personalizzato o da una tabella Z, se implementati.

Tipo di evento inferred
Scrittura di storno registrata
Questa attività rileva la registrazione di un documento che storna una prima nota precedentemente registrata, spesso per correggere un errore. SAP crea un collegamento esplicito tra il documento di storno e il documento originale.
Perché è importante

Un numero elevato di storni indica potenziali problemi di accuratezza nell'inserimento dati o nei controlli di processo. Monitorare questi eventi aiuta a misurare i tassi di "buona la prima" e a individuare le aree da migliorare.

Dove trovare

I documenti di storno si trovano nella tabella BKPF. Sono spesso creati con la transazione FB08 e contengono un riferimento al numero del documento stornato nel campo BKPF-STBLG.

Acquisisci

Identificare i documenti in cui BKPF-STBLG è popolato o creati tramite codici transazione di storno.

Tipo di evento explicit
Consigliato Facoltativo

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