Uw Record to report - Periodeafsluiting & Reconciliatie datatemplate

SAP ECC
Uw Record to report - Periodeafsluiting & Reconciliatie datatemplate

Uw Record to report - Periodeafsluiting & Reconciliatie datatemplate

Deze template biedt een duidelijke handvaten voor het verzamelen van de benodigde data om uw Record to report - Periodeafsluiting & Afstemmingsproces te analyseren. Het schetst de belangrijke attributen en activiteiten die nodig zijn voor een volledige event log. Je vindt er ook praktische richtlijnen voor het effectief extraheren van deze data uit SAP ECC.
  • Aanbevolen attributen om vast te leggen
  • Belangrijkste activiteiten om te volgen
  • Richtlijnen voor data-extractie
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Record to report - Attributen Periodeafsluiting & Reconciliatie

Dit zijn de aanbevolen velden om op te nemen in uw event log voor een grondige analyse van uw Record to report - periodeafsluiting- en reconciliatieproces.
5 Verplicht 7 Aanbevolen 9 Optioneel
Naam Omschrijving
Financiële periode
FinancialPeriod
Een unieke kenmerk voor de financiële rapportagecyclus, doorgaans een combinatie van het fiscale jaar en de boekingsperiode.
Omschrijving

De financiële periode dient als de primaire case kenmerk, die alle activiteiten groepeert die gerelateerd zijn aan het afsluiten en reconciliëren van accounts voor die specifieke rapportagecyclus, zoals '2023-12' voor december 2023. Dit maakt een grondige analyse van het gehele periodeafsluitingsproces van begin tot eind voor elke afzonderlijke periode mogelijk.

In analyse maakt dit het mogelijk om de end-to-end doorlooptijd voor elke afsluiting te volgen, de prestaties tussen verschillende periodes te vergelijken, en trends of afwijkingen te vinden. Door elke financiële periode als een unieke case te definiëren, is het mogelijk om de efficiëntie, knelpunten en variaties in het afsluitingsproces over tijd te visualiseren en te meten.

Het belang

Het is de essentiële case kenmerk die de analyse kadert, waardoor periode-op-periodevergelijkingen van afsluitcyclustijden, workloads en proces-compliance mogelijk zijn.

Vindplaats

Dit attribuut wordt doorgaans afgeleid door het boekjaar (GJAHR) en de boekingsperiode (MONAT) uit financiële documentkopteksten te concateneren, bijvoorbeeld uit de BKPF-tabel.

Voorbeelden
2023-122024-032023-Q4
Activiteit
ActivityName
De naam van de specifieke bedrijfs-gebeurtenis of taak die is uitgevoerd tijdens het periodeafsluitingsproces.
Omschrijving

Dit attribuut registreert de afzonderlijke stappen die binnen de Record to report-cyclus zijn ondernomen, zoals 'Correctiejournaalpost geboekt' of 'Financiële overzichten gegenereerd'. Dit vormt de basis van de proceskaart, en toont de reeks gebeurtenissen die de periodeafsluiting vormen.

Het analyseren van activiteiten vormt de basis voor process mining. Het helpt de processtroom te visualiseren, de volgorde van taken te vinden, procesvariaties te bekijken en de frequentie en duur van elke stap te meten. Dit is belangrijk voor het opsporen van knelpunten, niet-standaard procespaden en kansen voor standaardisatie of automatisering.

Het belang

Dit attribuut is verplicht voor het construeren van de proceskaart, waardoor de visualisatie en analyse van de volgorde van taken in de periodeafsluiting mogelijk is.

Vindplaats

Dit is afgeleid van een combinatie van SAP-transactiecodes (TCODE), documenttypes (BLART), of specifieke programma-uitvoeringen (bijv. FAGL_FCV voor vreemde valuta waardering).

Voorbeelden
Corrigerende Journaalboekingen GeboektAccount Reconciliation StartedPeriode Afgesloten Voor Boekingen
Bronsysteem
SourceSystem
De identificatie van het bronsysteem waaruit de `data` is opgehaald.
Omschrijving

Dit attribuut specificeert de herkomst van de gebeurtenis data, zoals de specifieke SAP ECC instantienaam of ID. In organisaties met meerdere ERP's of financiële systemen is dit veld belangrijk voor het onderscheiden van data uit verschillende bronnen.

Zelfs in een single-system landschap dient het als een belangrijk stuk metadata voor data governance, auditing en probleemoplossing. Het bevestigt de herkomst van de data, wat belangrijk is voor het opbouwen van vertrouwen in de analyse en het waarborgen van duidelijke data lineage.

Het belang

Biedt benodigde data lineage, bevestigt de herkomst van de data voor governance, en is belangrijk in omgevingen met meerdere systemen om processen te onderscheiden.

Vindplaats

Dit is typically a static waarde added during the data-extractieprocess, identifying the specific SAP client and system ID (e.g., from table T000).

Voorbeelden
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
TijdsTip Gebeurtenis
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of gebeurtenis heeft plaatsgevonden.
Omschrijving

De Event Time geeft de precieze datum en tijd voor elke activiteit in het proces, en dient als de chronologische basis voor de analyse. Het is doorgaans een combinatie van de aanmaakdatum en -tijd van het document.

Deze timestamp is belangrijk voor het correct ordenen van gebeurtenissen om de processtroom te reconstrueren. Het wordt gebruikt om alle op duur gebaseerde meetwaarden te berekenen, inclusief doorlooptijden tussen activiteiten, wachttijden en de totale duur van de periodeafsluiting. Het analyseren van tijdstempels helpt bij het vinden van vertragingen en het begrijpen van de planning en tijdsverloop van de werkzaamheden.

Het belang

Als verplicht attribuut biedt het de chronologische volgorde van gebeurtenissen, wat nodig is voor het berekenen van cyclustijden en het bekijken van procesknelpunten.

Vindplaats

Dit is doorgaans afkomstig van de documentboekingsdatum (CPUDT) en boekingstijd (CPUTM) in de BKPF-tabel voor financiële documenten.

Voorbeelden
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
Tijdstip van extractie
LastDataUpdate
De timestamp waarop de data voor het voor het laatst is bijgewerkt of opgehaald uit het bronsysteem.
Omschrijving

Dit attribuut geeft de relevantie van de geanalyseerde data aan. Het toont de datum en tijd waarop de data pijplijn voor het laatst is uitgevoerd, wat context biedt voor de recentheid van de procesinzichten.

Voor dashboards, met name die de real-time voortgang volgen, is deze timestamp van belangrijk belang voor gebruikers om te begrijpen of ze naar up-to-the-minute Informatie of data van een voorgaande dag kijken. Het beheert gebruikersverwachtingen en is belangrijk voor een correcte interpretatie van de analyse.

Het belang

Informeert gebruikers over de relevantie van de data, wat belangrijk is om ervoor te zorgen dat analyses en dashboards tijdig en relevant zijn.

Vindplaats

Deze timestamp wordt gegenereerd en toegevoegd door de data-extractie- of ETL-tool aan het einde van elk dataloadproces.

Voorbeelden
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
Bedrag In Lokale Valuta
DMBTR
De financiële waarde van een transacpakketegelitem, uitgedrukt in de lokale valuta van de bedrijfscode.
Omschrijving

Dit attribuut vertegenwoordigt de financiële waarde geassocieerd met een financiële boeking. Het is de basis kwantitatieve maatstaf van de impact van een transactie op het grootboek.

Het analyseren van het bedrag is belangrijk voor het prioriteren van problemen en het begrijpen van financieel risico. Het 'Adjusting Entries Volume Analysis' dashboard wordt bijvoorbeeld veel krachtiger wanneer het onderscheid kan maken tussen een groot volume aan correcties met lage waarde en een laag volume aan correcties met hoogwaardige. Het helpt de aandacht te richten op transacties die financieel materieel zijn.

Het belang

Kwantificeert de financiële impact van transacties, waardoor analyse op basis van materialiteit mogelijk is, zoals het vinden van waardevolle correctieboekingen.

Vindplaats

Beschikbaar in de documentregel-tabel, BSEG (DMBTR).

Voorbeelden
1500.75-25000.00123456.00
Bedrijfscode
BUKRS
De onderdeel die een juridische entiteit vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden gegenereerd.
Omschrijving

De bedrijfscode is een fundamentele onderdeel in SAP Financials. Het vertegenwoordigt een onafhankelijke onderneming met een eigen set van gebalanceerde boeken. Alle financiële transacties worden geboekt op bedrijfscodeniveau.

In process mining is filteren op bedrijfscode belangrijk voor het vergelijken van het periodeafsluitingsproces tussen verschillende juridische entiteiten binnen een onderneming. Dit maakt het mogelijk om best practices in goed presterende entiteiten te vinden en entiteiten aan te wijzen die worstelen met vertragingen, hoge correctievolumes of procesafwijkingen. Het is een sleuteldimensie voor het segmenteren van de analyse.

Het belang

Maakt de vergelijking van period close prestaties en compliance mogelijk tussen verschillende juridische entiteiten, wat belangrijk is voor financiële analyse op groepsniveau.

Vindplaats

Dit veld is beschikbaar in bijna alle financiële documenttabellen in SAP, voornamelijk BKPF (Header) en BSEG (Line Item).

Voorbeelden
10002000US01DE01
Documentnummer
BELNR
De unieke ID voor een boekingsdocument binnen een boekjaar en bedrijfscode.
Omschrijving

Het boekingsdocumentnummer is de primary key voor financiële boekingen in SAP. Elk journaalpost, factuur of betalingsdocument krijgt een uniek nummer toegewezen.

Hoewel doorgaans niet gebruikt voor procesanalyse op hoog niveau, is het documentnummer zeer waardevol voor drill-down mogelijkheden. Vanaf een process mining dashboard kunnen analysesten het documentnummer gebruiken om direct terug te navigeren naar de specifieke transactie in SAP voor gedetailleerd onderzoek van afwijkingen, zoals een grote correctieboeking of een vertraagd reconciliatie-item. Het biedt een directe link van het inzicht naar de brontransactie.

Het belang

Biedt een directe link naar de brontransactie in SAP, wat gedetailleerde drill-down analyse vanuit de procesweergave naar specifieke boekhoudkundige entries mogelijk maakt.

Vindplaats

Te vinden in de BKPF-tabel (BELNR) als de primary key.

Voorbeelden
100000456719000001233000008901
Documenttype
BLART
Een code die verschillende typen boekingsdocumenten classificeert.
Omschrijving

Het documenttype wordt in SAP gebruikt om te onderscheiden tussen diverse bedrijfstransacties, zoals leveranciersfacturen (KR), klantbetalingen (DZ) en grootboekboekingen (SA). Het controleert ook eigenschappen zoals het documentnummerseries.

Voor analyse van de periodeafsluiting is het documenttype een krachtig filter. Het kan worden gebruikt om specifieke soorten activiteiten te isoleren, zoals opboekingen, voorzieningen of omkeringsboekingen. Dit helpt bij het analyseren van het volume en de financiële impact van verschillende afsluitingsgerelateerde transacties en kan worden gebruikt om specifieke activiteiten in het procesmodel te definiëren.

Het belang

Helpt bij het classificeren en filteren van transacties, waardoor het mogelijk wordt om specifieke activiteiten zoals overlopende posten, terugboekingen of intercompany-boekingen te isoleren en te analyseren.

Vindplaats

Te vinden in de documentkopteksttabel, BKPF (BLART).

Voorbeelden
SAABKR
Grootboekrekening
HKONT
Het grootboekrekeningnummer waarnaar een regelitem wordt geboekt.
Omschrijving

De grootboekrekening (GL Account) is een kernstamdata-element in finance dat transacties classificeert. Elke financiële boeking wordt toegewezen aan één of meerdere grootboekrekeningen.

In de context van de periodeafsluiting is het analyseren van activiteiten per grootboekrekening belangrijk voor de dashboards 'Account Reconciliation Bottlenecks' en 'Adjusting Entries Volume Analysis'. Het helpt te vinden welke rekeningen het moeilijkst te reconciliëren zijn, welke de meeste aanpassingen vereisen, en waar het risico op materiële afwijkingen het hoogst kan zijn. Deze focus stelt teams in staat hun inspanningen te prioriteren op problematische rekeningen.

Het belang

Maakt gerichte analyse van reconciliaties en aanpassingsboekingen mogelijk, wat helpt bij het vinden van problematische accounts die vertragingen veroorzaken of frequente correcties vereisen.

Vindplaats

Beschikbaar in de financiële documentregel-tabel, BSEG (HKONT).

Voorbeelden
113100400500750000
Journaalboekingentype
JournalEntryType
Een classificatie van journaalboekingen, zoals 'Standaard', 'Adjusting', 'Accrual', of 'Reversal'.
Omschrijving

Dit is een afgeleid attribuut dat financiële documenten categoriseert op basis van hun bedrijfsdoel binnen het afsluitingsproces. Het wordt vaak bepaald door een combinatie van documenttype (BLART), omkeringsreden (STGRD), of specifieke grootboekrekeningen die worden gebruikt.

Deze classificatie is onmisbaar voor het 'Adjusting Entries Volume Analysis' dashboard en gerelateerde KPI's. Door expliciet aanpassings- of opboekingsboekingen te vinden, kunnen analysesten hun volume en waarde meten, trends over tijd volgen en de grondoorzaken van hun noodzaak onderzoeken. Het helpt routine operationele boekingen te onderscheiden van einde-periode aanpassingen.

Het belang

Categoriseert boekingen voor gerichte analyse, waardoor het mogelijk is om belangrijke boekingstypen zoals aanpassingen en accruals te volgen en te meten, welke indicatoren zijn voor procesgezondheid.

Vindplaats

Dit is een afgeleid veld. Logica moet worden gedefinieerd op basis van bedrijfsregels, doorgaans met behulp van velden zoals Document Type (BLART) uit BKPF.

Voorbeelden
CorrigerendAccrualTerugboekingStandaard
Verantwoordelijke Gebruiker
USNAM
De SAP-gebruikers-ID van de persoon die de transactie heeft aangemaakt of uitgevoerd.
Omschrijving

Dit veld registreert de gebruiker die een document heeft geboekt, een rapport heeft uitgevoerd of een afsluitingsgerelateerd programma heeft gestart. Het identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor een bepaalde activiteit.

Analyseren per gebruiker is belangrijk voor het begrijpen van de werkbelastingverdeling, het vinden van trainingsbehoeften en het onderzoeken van procesafwijkingen. Dashboards die activiteiten per gebruiker tonen, kunnen overbelaste teamleden of individuen die niet-standaard procedures volgen, benadrukken. Het helpt ook bij prestatiebeheer en toewijzing van middelen binnen het finance-team.

Het belang

Maakt analyse mogelijk van werklastverdeling, teamprestaties en de identificatie van procesafwijkingen gekoppeld aan specifieke individuen.

Vindplaats

Beschikbaar in de BKPF-tabel (USNAM) voor het aanmaken van documenten. Voor batchjobs is het te vinden in TBTCO (SDLUNAME).

Voorbeelden
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
Afdeling
Department
De functionele afdeling of kostenplaats die verantwoordelijk is voor de activiteit of transactie.
Omschrijving

Dit attribuut identificeert de bedrijfsafdeling, zoals 'Finance', 'Sales' of 'Logistics', die aan een transactie is gekoppeld. Dit wordt vaak afgeleid van de kostenplaats stamdata die gekoppeld is aan een boeking of de stamdata van de gebruiker.

Analyseren per afdeling ondersteunt het 'Close Team Workload Distribution' dashboard. Het helpt te begrijpen hoe verschillende bedrijfsfuncties bijdragen aan de workload aan het einde van de periode, met name in termen van het initiëren van transacties die later aanpassingen of reconciliaties kunnen vereisen. Het kan gebieden buiten het kern finance-team belichten die impact hebben op het afsluitingsproces.

Het belang

Helpt bij het analyseren van workload en procesnaleving binnen verschillende bedrijfsfuncties, en onthult hoe diverse afdelingen de efficiëntie van de financiële afsluiting beïnvloeden.

Vindplaats

Vaak afgeleid van het Kostenplaats (KOSTL) in BSEG of van de HR-stamdata van de verantwoordelijke gebruiker. Dit kan het koppelen van meerdere tabellen vereisen.

Voorbeelden
Corporate FinanceCrediteurenFP&A
Annuleringsreden
ReversalReason
Een code die de reden aangeeft waarom een financieel document werd reversed.
Omschrijving

Wanneer een document in SAP wordt geannuleerd, kan een redencode worden toegewezen om het doel van de annulering uit te leggen, bijvoorbeeld 'Annulering in huidige periode' of 'Onjuiste invoer'.

Dit attribuut biedt belangrijke context voor de reden waarom rework plaatsvindt. Het analyseren van annuleringsredenen helpt patronen in fouten te vinden, zoals incorrecte data-invoer of verkeerde datums. Dit inzicht kan worden gebruikt om preventieve maatregelen te implementeren, training te verbeteren of systeemcontroles te versterken om het aantal fouten en daaropvolgende annuleringen te verminderen, leidend tot een efficiëntere afsluiting.

Het belang

Biedt direct inzicht in de grondoorzaken van fouten en rework, wat helpt bij het vinden van kansen voor procesverbetering en foutpreventie.

Vindplaats

Te vinden in de documentkopteksttabel, BKPF (STGRD).

Voorbeelden
010205
Beoogde Afrondingsdatum
TargetCompletionDate
De geplande deadline of vervaldatum voor een activiteit of de gehele periodeafsluiting.
Omschrijving

De Target Completion Date vertegenwoordigt het schema waartegen het periodeafsluitingsproces wordt gemeten. Het is de deadline waartegen specifieke mijlpalen of de uiteindelijke afsluiting voltooid moeten zijn.

Dit attribuut is belangrijk voor elke prestatie- of compliance-gerelateerde analyse. Het wordt gebruikt om de 'On-Time Period Close Rate' KPI te berekenen en het 'Close Compliance & Overdue Tasks' dashboard aan te drijven. Door de daadwerkelijke gebeurtenis time te vergelijken met deze target date, kan het systeem bepalen of taken op schema liggen, te laat zijn, of het risico lopen te laat te zijn, wat proactief management van het afsluitingsproces mogelijk maakt.

Het belang

Maakt compliance en prestatiesmonitoring mogelijk door een basislijn te bieden om te meten of afsluitingsactiviteiten op tijd worden voltooid, ter ondersteuning van on-time delivery KPI's.

Vindplaats

Dit zijn doorgaans stamdata die worden bijgehouden in een aparte kalender, een closing cockpit tool (zoals SAP Financial Closing cockpit), of een spreadsheet. Het maakt geen deel uit van transactionele data.

Voorbeelden
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
Boekjaar
GJAHR
Het boekjaar waarin de transactie werd geboekt.
Omschrijving

Het boekjaar is een fundamenteel element voor het organiseren van financiële data. Het is een sleutelcomponent van de Financial Period case ID en biedt essentiële context voor alle transacties.

Hoewel vaak onderdeel van de case ID, is het hebben van Fiscal Year als een apart attribuut nuttig voor lange termijn trendanalyse. Het maakt jaar-op-jaar vergelijkingen mogelijk van close doorlooptijden, adjustment volumes of andere KPI's, wat helpt bij het vinden van verbeteringen of verslechteringen in prestaties over meerdere jaren.

Het belang

Biedt essentiële tijdscontext en maakt jaar-op-jaar prestatievergelijkingen van het afsluitingsproces mogelijk.

Vindplaats

Beschikbaar in de documentkoptabel, BKPF (GJAHR).

Voorbeelden
202320242022
Handelspartner
VBUND
De identificatie van de gelieerde groepsmaatschappij betrokken bij een intercompany-transactie.
Omschrijving

De Trading Partner ID wordt gebruikt om de andere bedrijfscode te vinden die deelneemt aan een intercompany-transactie. Dit is belangrijk voor de reconciliatie van rekeningen tussen gerelateerde juridische entiteiten.

Dit attribuut ondersteunt direct het 'Intercompany Reconciliation Flow' dashboard en de 'Intercompany Recon. Cycle Time' KPI. Door te filteren op transacties waarbij een Trading Partner aanwezig is, kan de analyse zich specifiek richten op de efficiëntie en tijdigheid van het intercompany-reconciliatieproces, wat vaak een belangrijk pijnpunt is tijdens de periodeafsluiting.

Het belang

Identificeert specifiek intercompany-transacties, waardoor een gerichte analyse van het vaak complexe en tijdrovende intercompany-reconciliatieproces mogelijk is.

Vindplaats

Gevonden in de documentregel-tabel, BSEG (VBUND).

Voorbeelden
1000US013000
Is Geautomatiseerd
IsAutomated
Een indicator die aangeeft of een activiteit werd uitgevoerd door een menselijke gebruiker of een geautomatiseerd systeem.
Omschrijving

Dit boolean attribuut onderscheidt handmatige taken van taken die automatisch door het systeem worden uitgevoerd, zoals een geplande batch job voor vreemde valuta waardering of een bot die terugkerende entries boekt. Dit wordt vaak bepaald door de user name geassocieerd met de transactie te analyseren (bijv. 'BATCHUSER').

Het begrijpen van de mate van automatisering is belangrijk voor het vinden van kansen voor efficiëntiewinsten. Het analyseren van dit attribuut helpt visualiseren welke delen van het proces handmatig zijn en potentieel rijp zijn voor automatisering. Het helpt ook bij het nauwkeurig inschatten van de menselijke workload door systeem-gegenereerde activiteiten uit te sluiten.

Het belang

Onderscheidt handmatige en systeemgestuurde activiteiten, wat belangrijk is voor het vinden van automatiseringsmogelijkheden en het nauwkeurig meten van handmatige workloads.

Vindplaats

Dit is een afgeleid attribuut. De logica is doorgaans gebaseerd op de Gebruiker Naam (USNAM), waarbij een lijst van bekende systeem- of batch user ID's een geautomatiseerde taak aangeeft.

Voorbeelden
truefalse
Is herstelwerk
IsRework
Een berekende vlag die activiteiten identificeert die herstelwerk vertegenwoordigen, zoals een reversal of een afgekeurde reconciliatie.
Omschrijving

Dit boolean attribuut markeert gebeurtenissen of volgordes van gebeurtenissen die inefficiënte loops of correcties in het proces aangeven. Bijvoorbeeld, een 'Reconciliation Reviewed' activiteit gevolgd door nog een 'Adjusting Journal Entry Posted' op dezelfde rekening kan als herstelwerk worden gemarkeerd.

Dit attribuut is belangrijk voor het kwantificeren van procesverspilling en ondersteunt het 'Reconciliation Rework Instances' dashboard en de 'Reconciliation Rework Rate' KPI. Door herstelwerk te isoleren, kunnen teams de grondoorzaken onderzoeken, de impact op doorlooptijd meten en de effectiviteit van procesverbeteringsinitiatieven volgen die gericht zijn op het direct goed doen.

Het belang

Kwantificeert procesinefficiëntie door activiteiten te markeren die correcties of herhalingen zijn, wat helpt om verspilde inspanning te meten en te verminderen.

Vindplaats

Dit is een berekend attribuut. De logica wordt gedefinieerd in de process mining-tool op basis van specifieke activiteitenvolgordes (bijv. loops) of attributen (bijv. ReversalReason is niet nul).

Voorbeelden
truefalse
Is te laat
IsOverdue
Een berekende vlag die aangeeft of een activiteit is voltooid na de geplande streefdatum.
Omschrijving

Dit boolean attribuut vergelijkt de daadwerkelijke voltooiingstijd van een activiteit (EventTime) met de geplande deadline (TargetCompletionDate). Als de gebeurtenis time later is dan de target, wordt de vlag op 'true' gezet.

Dit attribuut ondersteunt direct het 'Close Compliance & Overdue Tasks' dashboard en de 'On-Time Period Close Rate' KPI. Het geeft een duidelijk en onmiddellijk signaal van afwijkingen in het schema, waardoor managers snel te late taken kunnen vinden, de impact op de algehele tijdlijn kunnen begrijpen en teams verantwoordelijk kunnen houden voor het nakomen van deadlines.

Het belang

Biedt een duidelijke indicator van non-naleving van schema's, waardoor late taken snel kunnen worden geïdentificeerd en de on-time prestatie gemeten kan worden.

Vindplaats

Dit is een berekend attribuut, gecomputeerd in de process mining-tool door de EventTime te vergelijken met de TargetCompletionDate.

Voorbeelden
truefalse
Reconciliatiestatus
ReconciliationStatus
De huidige status van een rekeningreconciliatie, zoals 'Open', 'Ter beoordeling' of 'Goedgekeurd'.
Omschrijving

Dit attribuut volgt de status van een rekeningreconciliatie naarmate deze door de workflow beweegt. Het geeft aan of een reconciliatie is gestart, ingediend ter beoordeling, goedgekeurd of afgewezen.

Dit is een sleutelattribuut voor het real-time monitoren van de voortgang van reconciliatieactiviteiten. Het helpt te vinden welke reconciliaties vastzitten en hoe lang, en ondersteunt KPI's zoals 'Account Reconciliation Cycle Time'. Het biedt zichtbaarheid in het goedkeuringsproces en is belangrijk voor dashboards die reconciliatie knelpunten en team workload volgen.

Het belang

Biedt inzicht in de reconciliatieworkflow, waardoor de voortgang kan worden gevolgd, knelpunten kunnen worden geïdentificeerd en beoordelings- en goedkeuringstijden gemeten kunnen worden.

Vindplaats

Deze Informatie bevindt zich vaak in een aparte reconciliatietool (bijv. SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine) of een custom statusveld. Het is doorgaans geen standaardveld in BKPF/BSEG.

Voorbeelden
Niet gestartIn uitvoeringGoedgekeurdAfgewezen
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Record to report - Activiteiten Periodeafsluiting & Reconciliatie

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die u in uw event log moet vastleggen voor een nauwkeurige bekijkking en optimalisatie van uw periodeafsluitingsactiviteiten.
6 Aanbevolen 6 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Account Reconciliation Started
Vertegenwoordigt het begin van het reconciliatieproces voor een reeks grootboekrekeningen voor de periode. In standaard SAP ECC is dit geen afzonderlijke gebeurtenis en wordt het doorgaans afgeleid uit gerelateerde activiteiten, zoals het voor de eerste keer uitvoeren van een belangrijk rapport.
Het belang

Deze activiteit vestigt een belangrijke mijlpaal om de duur van de gehele reconciliatiefase te meten. Begrijpen wanneer reconciliatie begint is belangrijk voor de Account Reconciliation Cycle Time KPI.

Vindplaats

Deze gebeurtenis wordt niet expliciet gelogd. Het moet worden afgeleid uit andere databronnen, zoals de systeemauditlog (transactie STAD) voor de eerste uitvoering van een saldoweergave rapport zoals FAGLB03 of FS10N.

Vastleggen

Afleiden uit de eerste uitvoering van relevante rapporttransacties (bijv. FAGLB03) in systeemlogs.

Gebeurtenistype inferred
Corrigerende Journaalboekingen Geboekt
Een corrigerende journaalboeking wordt geboekt om accountsaldi te corrigeren nadat de initiële transactieverwerking voor de periode is voltooid. Dit gebeurtenis wordt vastgelegd als een standaard financiële documentboeking in SAP.
Het belang

Dit is belangrijk voor de 'Adjusting Entries Volume Analysis'. Een hoog volume aan correcties duidt op problemen met de nauwkeurigheid van upstream-processen en is een belangrijk doelwit voor procesverbeteringsinitiatieven.

Vindplaats

Gevonden in tabellen BKPF en BSEG. Deze boekingen worden doorgaans geïdentificeerd door een specifiek documenttype (BKPF-BLART) gereserveerd voor aanpassingen, of door te zijn geboekt in speciale afsluitperioden, zoals 13 t/m 16.

Vastleggen

Filter BKPF op documenten die in speciale perioden zijn geboekt of met aanpassingsdocumenttypen.

Gebeurtenistype explicit
Financiële overzichten gegenereerd
Dit vertegenwoordigt het moment waarop officiële financiële overzichten, zoals de winst- en verliesrekening en balans, worden gegenereerd. Deze activiteit wordt doorgaans vastgelegd door de uitvoering van een specifiek rapportageprogramma te volgen.
Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal die het einde van de dataverwerking en het begin van de uiteindelijke beoordelings- en goedkeuringsfase markeert. De tijd vanaf deze gebeurtenis tot goedkeuring is een belangrijke KPI.

Vindplaats

Afgeleid uit systeem auditlogs, zoals STAD, die de uitvoering van het financiële overzicht generatieprogramma vastleggen, meestel transactie F.01.

Vastleggen

Uit systeemlogs (STAD) die de uitvoering van financiële overzichtstransactie F.01 volgen.

Gebeurtenistype inferred
Periode Afgesloten Voor Boekingen
Vertegenwoordigt de formele afsluiting van een boekingsperiode, wat verdere operationele journaalboekingen voorkomt. Dit waarborgt de integriteit van de financiële data voor de afgesloten periode en is een expliciete configuratiewijziging.
Het belang

Dit is de definitieve eind gebeurtenis voor het periodeafsluitingsproces. Het is belangrijk voor het nauwkeurig berekenen van de totale Period Close Cycle Time en het meten van on-time prestaties.

Vindplaats

De afsluiting van periodes via transactie OB52 wordt vastgelegd. Deze wijzigingen zijn te vinden door de wijzigingsdocumenten (tabellen CDHDR en CDPOS) te analyseren voor configuratietabel T001B.

Vastleggen

Extraheer uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor tabel T001B.

Gebeurtenistype explicit
Periode Geopend Voor Boekingen
Dit markeert de officiële start van een financiële periode, waardoor transacties naar het grootboek kunnen worden geboekt. Dit is een expliciete configuratiewijziging die wordt uitgevoerd door een geautoriseerde gebruiker om een specifieke periode voor boekingen in één of meerdere bedrijfscodes te openen.
Het belang

Deze activiteit dient als de definitieve start gebeurtenis voor de periodeafsluitingscase. Het analyseren van de tijd vanaf dit punt helpt bij het begrijpen van de volledige levenscyclus van de financiële periode.

Vindplaats

Wijzigingen in boekingsperioden via transactie OB52 worden gelogd. Deze wijzigingen kunnen worden opgehaald door de wijzigingsdocumenten voor de onderliggende configuratietabel T001B te analyseren, doorgaans met behulp van tabellen CDHDR en CDPOS.

Vastleggen

Extraheer uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor tabel T001B.

Gebeurtenistype explicit
Valutawaarderun
Dit vertegenwoordigt de uitvoering van een programma om openstaande posten en saldi, vastgelegd in vreemde valuta, opnieuw te waarderen met behulp van einde-periode wisselkoersen. Dit wordt doorgaans als een batch job uitgevoerd als onderdeel van de einde-periode afsluitingsstappen.
Het belang

Dit is een belangrijke stap om nauwkeurige financiële rapportage in multinationale organisaties te waarborgen. Het analyseren van de timing en duur helpt bij het vinden van automatiserings- en prestatieoptimalisatiemogelijkheden.

Vindplaats

Vastgelegd vanuit de uitvoeringslogs van het programma voor waardering vreemde valuta, zoals FAGL_FCV of F.05. Batch job details uit tabellen zoals TBTCO en TBTCP bieden uitvoerings tijdstempels.

Vastleggen

Uit batch job logs (tabel TBTCO) voor programma FAGL_FC_VALUATION of SAPF100.

Gebeurtenistype explicit
GR/IR Vereffeningsrun Uitgevoerd
De uitvoering van het geautomatiseerde afstemmingsprogramma voor de rekening Goederenontvangst/Factuurontvangst (GR/IR). Dit programma koppelt overeenkomstige goederenontvangsten en factuurontvangsten en boekt de items tegen elkaar af.
Het belang

De GR/IR-rekening is een frequente bron van reconciliatieproblemen. Het monitoren van deze activiteit zorgt ervoor dat de geautomatiseerde stap correct verloopt en helpt het volume van uitzonderingen die handmatige opvolging vereisen te kwantificeren.

Vindplaats

Uitvoering wordt vastgelegd in batch job logs (transactie SM37). Het programma is doorgaans SAPF124, uitgevoerd via transactie F.13. Job log tabellen zoals TBTCO bieden de benodigde tijdstempels.

Vastleggen

Uit batch job logs (tabel TBTCO) voor clearing programma SAPF124.

Gebeurtenistype explicit
Intercompany Document Afgestemd
Deze activiteit markeert het afboeken van een openstaand item tussen twee verschillende bedrijfscodes, wat aangeeft dat een intercompany-transactie is afgewikkeld of gereconcilieerd. Dit wordt vastgelegd als een expliciete financiële boeking in SAP, doorgaans een afboekingsdocument.
Het belang

Vertragingen bij het afstemmen van intercompany items zijn een veelvoorkomend knelpunt in het afsluitproces. Het volgen van deze activiteit is belangrijk voor het meten en verbeteren van de intercompany reconciliatie cyclustijd.

Vindplaats

Geïdentificeerd uit financiële documenten in BKPF en BSEG. Een clearing document koppelt en sluit openstaande items, en de clearingdatum (BSEG-AUGDT) dient als de gebeurtenis timestamp. Intercompany transacties worden geïdentificeerd door trading partner velden.

Vastleggen

Identificeer clearing documenten in BKPF/BSEG die items met trading partners betreffen.

Gebeurtenistype explicit
Proef- en Saldibalans Rapport Gegenereerd
Markeert de uitvoering van een rapport om de proef- en saldibalans te genereren. Dit is een essentiële stap om te verifiëren dat het totaal van debet gelijk is aan het totaal van credit, alvorens de officiële financiële overzichten op te stellen.
Het belang

Dit is een belangrijke kwaliteitscontrole vóór de definitieve rapportage. Herhaalde uitvoeringen van dit rapport kunnen erop duiden dat onderliggende data-issues worden gevonden en gecorrigeerd, wat mogelijk vertragingen veroorzaakt.

Vindplaats

Afgeleid uit systeem auditlogs, zoals transactie STAD, die de uitvoering van proefbalansrapportagetransacties zoals S_ALR_87012277 of F.01 kunnen vastleggen.

Vastleggen

Uit systeemlogs (STAD) die de uitvoering van rapportage transactiecodes volgen.

Gebeurtenistype inferred
Reconciliatie Beoordeeld
Geeft aan dat een reconciliatie voor een specifieke account of groep accounts is beoordeeld en bevestigd. In standaard SAP ECC is dit geen expliciet gelogd gebeurtenis en wordt het vaak beheerd via offline controles of custom oplossingen.
Het belang

Het monitoren van de timing van reviews is belangrijk voor het vinden van knelpunten in de controle- en toezichtfasen van het afsluitingsproces. Het kan vertragingen inzichtelijk maken die worden veroorzaakt door de beschikbaarheid van management of rework.

Vindplaats

Deze Informatie is niet beschikbaar in standaard ECC-tabellen. Het zou een custom solution vereisen, zoals een statusveld in een custom Z-tabel, een eenvoudige workflow of integratie met een gespecialiseerde third-party reconciliatietool.

Vastleggen

Leg statuswijziging vast vanuit een custom workflow of Z-tabel indien geïmplementeerd.

Gebeurtenistype inferred
Tegenboeking Geboekt
Deze activiteit legt de boeking vast van een document dat een eerder geplaatste journaalpost omkeert, vaak om een fout te corrigeren. SAP creëert een expliciete link tussen het omkeringsdocument en het herkomstele document.
Het belang

Een groot aantal reversals wijst op potentiële problemen met de datanauwkeurigheid of procescontroles. Het volgen van deze gebeurtenissen helpt om first-time-right rates te meten en gebieden te vinden die verbetering behoeven.

Vindplaats

Omkeringsdocumenten zijn te vinden in de BKPF-tabel. Ze worden vaak aangemaakt met transactie FB08 en bevatten een verwijzing naar het omgekeerde documentnummer in het veld BKPF-STBLG.

Vastleggen

Identificeer documenten waarbij BKPF-STBLG is gevuld of gemaakt via reversal T-codes.

Gebeurtenistype explicit
Transitorische Post of Voorziening Geboekt
Dit vertegenwoordigt het vastleggen van een journaalpost voor een opboeking, uitstelpost of voorziening, die doorgaans aan het einde van een periode worden geboekt. Dit is geen afzonderlijk gebeurtenis type in SAP, maar wordt afgeleid door specifieke journaalposten te vinden op basis van hun kenmerken.
Het belang

Het isoleren van deze boekingen helpt bij het analyseren van het subproces voor het beheren van schattingen. Een hoog volume of frequente aanpassingen aan accruals kunnen duiden op gebieden voor procesverbetering.

Vindplaats

Afgeleid uit de financiële documenttabellen BKPF en BSEG. Boekingen kunnen worden geïdentificeerd door te filteren op een specifiek documenttype (BKPF-BLART), een unieke grootboekrekening (BSEG-HKONT), of keywords in de koptekst (BKPF-BKTXT).

Vastleggen

Filter BKPF/BSEG tabellen op documenttype, specifieke grootboekrekeningen of tekstvelden.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit SAP ECC