Nástroje BPMN: jak vybrat správný modeler

Nástroj BPMN umí mnohem víc než jen nakreslit diagram procesu. Některé nástroje ověřují notaci BPMN 2.0, jiné podporují společnou práci na workshopu, propojují model s procesem, který bude provozovat systém, nebo spravují celou architekturu a porovnávají model s daty zaznamenanými vašimi systémy. Vybírejte podle toho, k čemu model potřebujete, ne podle počtu tvarů v paletě.

Náklady se také mohou postupně zvyšovat, ale začít můžete zdarma. Platný model BPMN 2.0 můžete uchovávat ve sdíleném katalogu bez placené licence a přejít na vyšší tarif, až budete potřebovat architekturu, správu modelů nebo procesní data. V tomto průvodci najdete pět typů nástrojů, sedm kontrolních bodů, podle kterých je odlišíte, přehled jejich funkcí i limity bezplatných možností.

K čemu slouží nástroj BPMN?

Tento pojem zahrnuje pět typů nástrojů pro modelování podnikových procesů. Všechny dokážou vytvářet diagramy, ale každý řeší jiný problém.

• Modelery pro práci s notací vytvářejí a ověřují diagramy BPMN 2.0. Patří sem například Camunda Modeler, knihovna bpmn.io, na které je postavený, Bizagi Modeler a Signavio Process Manager, pokud ho používáte jako modeler.
• Nástroje pro tvorbu diagramů se hodí pro společnou práci na workshopech a vizuální komunikaci. Patří sem Visio, Lucidchart, Miro a draw.io. Jejich tvary můžete používat volně, ale nemusí odpovídat pravidlům BPMN.
• BPM suites propojují modely s provozem procesů. Patří sem například Camunda Platform, Appian, Pega a Bizagi Suite. Model se stává předpisem pro procesní engine.
• Sady nástrojů pro podnikovou architekturu zahrnují procesy do širší architektury. Patří sem například ARIS, SAP Signavio, LeanIX a Bizzdesign. Pokrývají správu modelů i širší portfolio kolem procesů.
• Platformy process intelligence uchovávají model, architekturu i podklady na jednom místě. Patří sem například ProcessMind, Celonis a Signavio Process Intelligence. Model můžete porovnat s tím, co zaznamenaly vaše systémy.

Při výběru se často stává, že zvolíte nástroj pro jednu činnost a čekáte, že zvládne jinou. Pokud potřebujete spravovat procesní krajinu, v nástroji pro kreslení diagramů vám může zůstat jen složka s obrázky. Pokud potřebujete rychle uspořádat workshop, může vám podniková sada přidat práci s nasazením, kterou tento úkol nevyžaduje.

Druhou častou chybou je platit za podnikovou sadu, i když můžete začít zdarma. ProcessMind patří do poslední kategorie, ale zvládne i první: modelovat a ověřovat BPMN 2.0, ukládat modely do katalogu a přidávat úrovně architektury a data událostí podle toho, co vaše práce vyžaduje.

Co si ověřit před výběrem softwaru BPMN?

Při porovnávání nástrojů pro modelování BPMN použijte těchto sedm kontrolních bodů. To, čemu dáte přednost, závisí na tom, jak budete model po vytvoření používat.

1. Shoda s BPMN 2.0. Ověřuje editor notaci už při kreslení? Začněte právě tím, protože na tom závisí vše ostatní. Model, který neprojde ověřením, nelze exportovat jako smysluplné BPMN XML, simulovat ani porovnat se záznamem událostí. Bez shody máte jen obrázek, který náhodou připomíná proces.
2. Spolupráce. Mohou lidé společně upravovat model, komentovat ho a kontrolovat? Mohou si ho prohlížet nebo upravovat i bez plné licence?
3. Architektura. Můžete procesy uspořádat do úrovní s nadřazenými a podřízenými procesy, nebo je každý diagram uložený v samostatném souboru? Tím se modeler liší od úložiště modelů.
4. Simulace. Můžete otestovat navrhovanou změnu, například upravit dobu služby nebo přidat kontrolora, a zjistit její vliv na celkovou dobu procesu?
5. Procesní data. Můžete porovnat model se záznamem událostí a zjistit, zda proces probíhá podle dokumentace?
6. Propojitelnost. Můžete importovat a exportovat standardní BPMN XML? Je k dispozici API? Ověřte, že si můžete soubory odnést s sebou. I to ukazuje, zda jde skutečně o BPMN 2.0.
7. Správa modelů. Můžete sledovat verze, určovat vlastníky a rozhodovat, kdo smí provádět změny? Díky správě zůstává architektura užitečná i při vývoji procesů.

Na ceně záleží, ale licence bývá jen malou částí nákladů. Víc stojí práce, kterou za vás nástroj neudělá. Proto se dva nástroje se stejným seznamem funkcí mohou při každodenním používání výrazně lišit. Nejdřív porovnejte, co jednotlivé typy nástrojů skutečně umí.

Pokud chcete vědět, jak modely uspořádat a udržovat, přečtěte si o správě procesů. O samotné notaci se dočtete v článcích Co vyžaduje BPMN 2.0 a Jakou notaci potřebujete pro svou práci.

Který nástroj pro modelování BPMN se hodí pro vaši práci?

Software pro modelování podnikových procesů porovnávejte podle úkolů, které potřebujete řešit, ne podle počtu tvarů, které nabízí. V následující tabulce je sedm kontrolních bodů v řádcích a pět typů nástrojů ve sloupcích.

Tabulku čtěte po sloupcích. Pokud v některém sloupci vidíte „Ne“, neznamená to, že je nástroj špatný. Je určený pro jiný úkol.

• Modelery pro práci s notací (Camunda Modeler, bpmn.io, Bizagi Modeler). Jsou zdarma a dobře slouží ke kreslení platných diagramů BPMN. Nemají úložiště modelů, architekturu ani procesní data. To nevadí, pokud jeden člověk spravuje několik diagramů. Pokud už některý z nich používáte, můžete modely přenést, protože jde o standardní BPMN XML.
• Nástroje pro tvorbu diagramů (Visio, Lucidchart, Miro, draw.io). Jde o univerzální nástroje pro modelování, které už má většina týmů v počítači. Hodí se pro workshopy i pro vysvětlení procesu lidem, kteří modeler nikdy neotevřou. Tvary ale nezajišťují dodržení standardu, takže výsledný soubor zůstává jen obrázkem. Právě v tom spočívá hlavní rozdíl při přechodu z nástroje založeného na šablonách.
• BPM suites (Camunda Platform, Appian, Pega, Bizagi Suite). Vyberte si je, pokud potřebujete modely také provozovat. Model pak běží v provozním prostředí dodavatele. To je jiné rozhodnutí než výběr místa, kde budete spravovat znalosti o procesech, jak vysvětluje článek Co je BPMS.
• Sady nástrojů pro podnikovou architekturu (ARIS, SAP Signavio, LeanIX, Bizzdesign). Hodí se, pokud vaše architektura zahrnuje víc než procesy, protože spravují také portfolia aplikací a schopností. Než naplánujete takový projekt, přečtěte si srovnání nástrojů pro podnikovou architekturu.
• Platformy process intelligence (ProcessMind). Model, související architektura i data událostí z vašich systémů jsou v jednom pracovním prostoru. Při kreslení ověřujete BPMN 2.0, model se automaticky rozvrhne a můžete vytvořit návrh pomocí AI. Procesy uspořádáte do úrovní, určíte jejich vlastníky a schvalování a model pak otestujete simulací i process miningem. Pokud se věnujete procesům, ne celé aplikační krajině, tento sloupec pokrývá vše, co potřebujete.

Užitečné srovnání nástrojů BPMN vám pomůže rozhodnout se, ne jen sečíst funkce. Pokud se váš tým věnuje procesům, najdete vše potřebné v posledním sloupci. Začněte s tarifem Process Individual a přidávejte funkce podle toho, jak se vaše práce rozšiřuje. Později tak nemusíte přecházet na jiný nástroj.

Co by měl nástroj BPMN dělat za vás?

Ať už vám vyhovuje kterýkoli sloupec tabulky, o tom, kolik času vám nástroj ušetří, rozhodují tři činnosti. Opakují se při každé změně modelu a nástroj je zvládne lépe než vy ručně.

Kvalita. Ověření shody vám řekne, zda je notace správná. Další otázka zní, zda je model dobře zpracovaný: jsou gateways správně vyvážené, mají všechny prvky popisek, vede tok až ke konci a obsahuje proces potřebnou dokumentaci i role? Funkce Kvalita modelu vám na tyto otázky odpoví už při kreslení. Ukazatel na plátně model ohodnotí, vypíše neúspěšné kontroly a přejde k příslušnému prvku. Budete tak přesně vědět, co opravit, místo abyste dostali jen obecné upozornění. Ověření shody vám takové doporučení neposkytne, protože správná notace sama o sobě neříká, zda se v modelu vyzná někdo další.

Figure 1 — Ukazatel kvality model při kreslení ohodnotí a vypíše neúspěšné kontroly. Source: ProcessMind, plátno pro modelování BPMN 2.0

Rozvržení. Přidání prvku, přejmenování úkolu nebo přesunutí gateway posune okolní části modelu. Někdo pak musí tvary znovu ručně rozmístit. Modelování se tím zpomaluje a diagram, který byl minulý měsíc přehledný, se může stát nepřehledným. Funkce Automatické rozvržení po každé změně rozmístí prvky znovu, takže diagram zůstane čitelný i pro kontrolu.

Figure 2 — Automatické rozvržení po úpravě: prvky modelu se přemístí samy, nemusíte je přesouvat ručně. Source: ProcessMind, plátno pro modelování BPMN 2.0

První návrh. Začínat na prázdném plátně je další zdlouhavá práce. Funkce Generování procesů pomocí AI převede písemný popis procesu na první návrh, který můžete upravit. AI asistent navrhne další kroky v modelu, na kterém už pracujete. O podobě procesu stále rozhoduje tým. Nástroj vám jen pomůže začít.

Figure 3 — První návrh podle popisu, který může tým upravit. Source: ProcessMind, generování procesů pomocí AI

Kdy vám stačí bezplatný nástroj BPMN?

Bezplatný modeler je dobrá volba, když jeden správce vytváří několik diagramů, o které se nikdo další nestará. Získáte ověřování notace a standardní BPMN XML zdarma. Pokud jsou modely vývojovými podklady pro tým, který pracuje s kódem, bezplatný modeler pro BPMN vám bude stačit.

Omezení se projeví, když mají modely vydržet déle než samotný soubor. Diagram skončí ve složce Stažené soubory, nikdo neví, která verze je aktuální, a model postupně přestane odpovídat skutečnému procesu. To je problém s úložištěm modelů, který nevyřeší ani pravidla pro pojmenování souborů.

Zároveň to neznamená, že si musíte pořídit podnikovou sadu dřív, než budete mít procesní krajinu. ProcessMind nabízí tarif Process Individual, na který můžete přejít po skončení 14denní zkušební verze. Modely i data vám zůstanou a jeden uživatel může pokračovat v modelování. Placené tarify jsou dalším krokem, ne skokem do neznáma. První rozhodnutí tak můžete později změnit.

Pokud se vás týkají dva nebo více těchto bodů, potřebujete úložiště modelů. Nemusí to ale znamenat, že si musíte pořídit podnikovou licenci.

Jaký je rozdíl mezi modelováním procesů a procesní architekturou?

Diagram procesu ukazuje, jak funguje jeden proces. Procesní architektura znázorňuje, které procesy organizace má, jak spolu souvisejí a kam každý z nich patří.

Procesní architektura vyžaduje víc než jen sadu diagramů:

• Úrovně: Uspořádejte podnikové procesy, subprocesses a aktivity tak, abyste mohli přecházet mezi úrovněmi bez vytváření duplicit.
• Vztahy: Ukažte, které procesy navazují na jiné, jaké schopnosti podporují a kde se sdílejí jednotlivé kroky.
• Společný zdroj: Pro každý proces udržujte jeden záznam, aby se stejný proces neobjevoval pod různými názvy.

Pokud váš nástroj neumí znázornit hierarchii, nezbývá než používat složky a pravidla pro pojmenování. Může to fungovat, ale jen pokud všichni dodržují stejná pravidla. Stačí, aby se připojil někdo nový, a systém se může rozpadnout.

ProcessMind vám pomůže spravovat i tuto část práce. Nabízí nastavitelné úrovně architektury, vztahy mezi procesy, odpovědnosti podle RACI, workflow pro správu modelů od návrhu po zveřejnění a portál, kde si uživatelé najdou potřebné procesy. Přečtěte si, jak podniková procesní architektura udržuje aktuální procesní krajinu v jediném katalogu a jak role RACI propojují lidi s procesy.

Sada nástrojů pro podnikovou architekturu se zaměřuje na širší oblast kolem procesů, například na portfolia aplikací a schopností. Jde o širší záběr než procesní architektura, nikoli o její nezbytnou součást. Tým zaměřený na procesy ji proto obvykle nepotřebuje, aby měl o procesech jasno.

Jak vybrat nástroj BPMN?

Nejdřív si ujasněte, k čemu budete model po vytvoření používat. Pak se rozhodněte, jak daleko v nabídce tarifů chcete zajít.

• Jeden diagram na schůzku nebo do dokumentu: může vám stačit plátno pro tvorbu diagramů nebo bezplatný modeler, který už používáte.
• Model budou používat vývojáři nebo provozní engine: vyberte si modeler, který ověřuje notaci, nebo použijte BPM suite, kterou už provozujete.
• Model musí zůstat aktuální a sloužit k rozhodování: hledejte ověřování BPMN 2.0, úložiště modelů, hierarchii a možnost porovnat modely s daty ze systémů.

ProcessMind je navržený jako soustava navazujících tarifů. V každém z nich můžete pokračovat v práci, kterou už jste odvedli:

Můžete začít na kterémkoli plánu a postupně přidávat další možnosti. Tým, který začne s plánem Process Individual a ověřeným modelem, nemusí práci opakovat, až bude potřebovat úrovně architektury nebo process mining. Model zůstává na stejném místě. Právě proto se vyplatí zvolit platformu už teď, místo abyste dnes používali kreslicí nástroj a příští rok přecházeli na sadu nástrojů.

Na stránce plány a ceny najdete přehled toho, co jednotlivé tarify zahrnují. Stránka modelování v BPMN ukazuje samotný editor.