Zlepšování procesů pomocí process mining

Zlepšování procesů vám poskytne jasný způsob, jak v celé organizaci řídit odpovědnosti za procesy, jejich stav a správu. V ProcessMind můžete zdokumentovat role v procesech, porovnat skutečný průběh se zdokumentovanými procesy a pomocí pokrytí rolí a hodnocení stavu zjistit, na co se má váš tým zaměřit.

Co musí tým pro zlepšování procesů řídit?

Tým zaměřený na zlepšování procesů potřebuje víc než jen knihovnu diagramů. Musíte vědět, kdo za každý proces odpovídá, zda jsou zastoupeny potřebné role, jak si proces vede a zda změny procházejí schvalováním.

Tyto informace bývají rozptýlené v dokumentech, provozních systémech a znalostech lidí. Jak se práce mění, dokumentace může zastarat. Process mining vám pomůže porovnat data událostí se zdokumentovanými procesy. Modely procesů zase poskytují týmu společný přehled rolí, schvalování a požadavků na kvalitu.

Co vám říká pokrytí rolí a hodnocení stavu?

Pokrytí rolí ukazuje, zda proces zahrnuje potřebné role, například vlastníka procesu, účastníky a osoby odpovědné za schvalování. Pomáhá odhalit chybějící nebo nejasně určené odpovědnosti v procesu. Nehodnotí výkonnost jednotlivců.

Hodnocení stavu shrnuje kvalitu procesu v pěti oblastech podle rámce CURES. Pomáhá určit procesy, které mohou vyžadovat kontrolu, jeho přínos však závisí na použitých ukazatelích a podkladových datech. Využijte ho jako vodítko pro další zkoumání, ne jako náhradu za pochopení příčin výsledku.

Jak odhalit nejasné vlastnictví procesu nebo problémy s jeho stavem?

Začněte procesem, za který už váš tým odpovídá. Projděte zdokumentované role a schvalovací kroky a porovnejte je s dostupnými provozními údaji.

Může se ukázat, že proces nemá jasně určeného vlastníka, v modelu chybí schvalovací role nebo se skutečný průběh liší od zdokumentovaného. Ukazatel stavu může proces označit k revizi také tehdy, když jeho KPI nebo ukazatele kvality neodpovídají vašim očekáváním.

Process Mining vám pomůže prozkoumat odchylky, přepracování, úzká místa a rozdíly v době průchodu. Zjištění ukážou, na co se zaměřit. O změnách rozhoduje váš tým.

Jak odstranit nedostatky a zachovat řízení procesů?

Na základě zjištění se dohodněte na konkrétní změně. Aktualizujte model procesu, vyjasněte role a schvalovací postupy a zaznamenejte příslušné požadavky na kvalitu a KPI. Poté změnu projednejte v rámci svého řízení procesů.

Pomocí Process Simulation můžete před zavedením porovnat navrhované scénáře. Simulace podporuje rozhodování, změny ale nezavádí ani nezaručuje výsledek.

Praktický rámec pro odpovědnosti a rozhodovací pravomoci najdete v příručce RACI. Širší postupy pro schvalování a řízení změn popisuje příručka řízení procesů.

Jak process mining podporuje excelenci procesů?

Process Mining využívá data z event logu, aby ukázal, jak práce probíhá ve skutečnosti. Můžete prozkoumat průběh procesů, odhalit odchylky a úzká místa a porovnat provozní údaje se zdokumentovanými procesy.

Analytikovi nebo konzultantovi pro excelenci procesů to poskytne konkrétní podklady pro spolupráci s vlastníky procesů a týmy. Místo spoléhání pouze na rozhovory nebo zastaralá schémata můžete pomocí dostupných dat zjistit, kde se skutečný průběh liší a kterým KPI je třeba věnovat pozornost.

Další informace o Process Mining. Postup kontroly stavu procesu popisuje dokumentace ke stavu procesů.

Jak řídit procesy napříč odděleními?

Sdílená procesní architektura pomáhá udržovat jednotné informace o vlastnictví, modelech a řízení procesů napříč odděleními. ProcessMind propojuje dokumentaci procesů s provozními údaji, takže vaše týmy získají společný přehled o rolích, schvalování, modelech a změnách.

Začněte jedním procesem a stejný přístup postupně uplatněte i v dalších oblastech, jak se bude rozvíjet váš model řízení. Každé oddělení může přispět ke společnému porozumění tomu, jak práce probíhá, aniž byste všechny procesy považovali za stejné.

Jak začít?

Vyberte proces od začátku do konce, u kterého není jasné vlastnictví, výkon kolísá nebo se obtížně řídí změny. Určete vlastníka procesu, hlavní role, schvalovací kroky a důležitá KPI. Poté projděte dostupná data z event logu a porovnejte skutečný průběh se zdokumentovaným procesem.

Na základě zjištění napravte jeden konkrétní nedostatek: vyjasněte roli, upravte schvalovací postup nebo prověřte ukazatel stavu. Stanovte výchozí hodnoty, zdokumentujte dohodnutou změnu a pokud potřebujete před zavedením porovnat scénáře, využijte simulaci. ProcessMind vám poskytne sdílené prostředí pro správu vlastnictví procesů, kvality, schvalování, sledování výkonu a průběžného zlepšování.

Přečtěte si příručku řízení procesů a zjistěte, jak vlastnictví a schvalování zapadají do širšího přístupu k řízení.

Co můžete sledovat v čase?

Při rozšiřování tohoto přístupu na další procesy používejte jednotné ukazatele a sledujte:

• Zda má každý proces jasně určeného vlastníka a potřebné role
• Zda schvalovací postupy a dokumentace procesů odpovídají dohodnutému řízení
• Jak se v čase mění KPI procesů a ukazatele kvality
• Kde se skutečný průběh liší od zdokumentovaného procesu
• Které procesy vyžadují další analýzu nebo zlepšení

Výsledky závisí na rozsahu procesu, kvalitě dat a na tom, jak důsledně vaše týmy udržují informace o procesech. Začněte cílenou kontrolou a rozšiřte ji tam, kde pomůže vyjasnit vlastnictví a stav procesů.

Určete vlastnictví a stav jednoho procesu