部门

采购到付款：梳理并审视流程

年份

NaN

地点

全球

公司规模

不限规模

免责声明

本资料库中的应用场景指南基于常见的流程改进项目，提供实践参考。所列数据和结果仅为通常预期，并非特定客户经核实的成果，也不构成对未来结果的承诺。

采购到付款：发现并审阅流程异常

订单到付款流程涵盖采购申请、审批、供应商选择、采购订单和发票处理等环节。记录各方认可的流程，与相关人员共同审阅，再对照事件数据，找出实际采购与既定流程的差异。这有助于调查合同外支出、拆分订单和缺少审批的采购。ProcessMind可呈现这些情况，但不会强制执行采购政策。

为什么要记录采购流程？

采购知识往往散落在文档、电子表格、邮件往来和少数员工的经验中。工作方式变化后，这些信息可能逐渐不一致。团队也可能无法确定当前有效的流程版本，或由谁负责决策。

共享模型为流程负责人、审批人和团队提供统一参考，涵盖标准流程、决策点、角色和异常情况。审批记录和版本历史有助于审阅变更并确认已批准的版本。可分享的链接也让团队更容易找到最新文档。

如需了解如何分配职责，请参阅这份流程RACI矩阵。流程负责人对流程负最终责任，审批人则负责相关控制决策。

可以调查哪些采购异常？

将共同认可的模型与采购到付款事件数据进行比较，查看实际案例有哪些差异。您可以调查以下规律：

**合同外支出：**可能绕过预期合同或供应商路径的采购。
**拆分订单：**可能需要依据采购规则审查的多笔采购。
**缺少审批：**事件数据中未出现预期审批活动的案例。
**审批路径不同：**不同团队、地区、供应商或采购类型所采用的审批路径存在差异。
**返工和延迟：**重复活动、交接或长时间等待。

这些规律是需要审阅的信号，并不能证明存在违规。每项异常的含义和后续行动由您的团队判断。

如何将模型与实际采购流程进行比较？

先准备已记录的流程和合适的事件日志。流程挖掘利用事件数据展示案例实际经过的路径，包括周期时间、交接、返工、审批路径以及偏离模型的情况。

与流程负责人和审批人共同审阅差异。确认某种变体属于已批准的例外、文档缺失，还是需要进一步调查的流程问题。了解更多关于如何将流程数据与模型进行比较。

了解流程挖掘的工作原理。

如何确保已批准的流程保持最新？

创建BPMN模型，记录标准流程、角色、决策、系统和已知异常。发布变更前，请流程负责人和相关审批人参与审阅并完成审批。

通过可分享的链接引导团队查看共同认可的文档，并利用版本历史跟踪变更。这样，政策、供应商或工作方式发生变化时，您就有了审阅模型的实用依据。

阅读流程文档相关内容。

记录您实际采用的采购流程

与流程负责人和审批人共同创建共享模型，再与采购数据进行比较，检查例外情况。

立即开始免费试用

RFP流程、RFQ流程和报价流程分别适用于哪些环节

您可以将RFP流程、RFQ流程和报价流程记录在更广泛的采购流程中；如果更符合组织的实际运作方式，也可以将它们记录为相互关联的流程。记录重要的决策节点、职责和交接，再将记录的流程路径与相关活动的事件数据进行比较。

这三个名称回答的问题各不相同，但常被混用。信息征询（RFI）用于了解供应商能提供什么；方案征询（RFP）针对尚未完全明确的工作，征求解决方案和报价；报价征询（RFQ）则针对已确定的规格征求报价。标准商品可能只需RFQ，服务则可能先经过RFI和RFP。请按组织实际采用的顺序建模，并标明等待供应商回复的环节。

您也可以将合同管理流程与采购流程一并记录，帮助团队了解合同相关步骤如何与需求、审批和订单衔接。