Process Mining için Veri Kaynağı ve Yapılandırma

Sistemlerden Veri Alımı ve Process Mining için Yapılandırılması

Process mining, işletmelerin mevcut sistemlerinden veri çıkararak iş akışlarını analiz edip iyileştirmelerine yardımcı olan güçlü bir tekniktir. Ancak, process mining’de en kritik adımlardan biri doğru veriyi elde etmek ve analiz için uygun şekilde yapılandırmaktır. Bu blogda, SAP, Oracle, ServiceNow ve diğer sistemlerden nasıl veri toplayacağınızı ve bu verileri process mining için nasıl etkili bir şekilde hazırlayacağınızı anlatacağız. Ayrıca, belirli sistemlerin entegrasyonu hakkında daha ayrıntılı bilgi bulabileceğiniz ek kaynak bağlantılarını paylaşacağız.

1. Temel Bilgilerin Anlaşılması: Process Mining için Hangi Verilere İhtiyacınız Var?

Veri çıkarmaya başlamadan önce, process mining için hangi tür verilere ihtiyaç duyulduğunu anlamak önemlidir. Process mining, iş akışlarını yeniden yapılandırmak ve analiz etmek için üç temel unsura dayanır:

Case ID: Her süreç örneği için benzersiz bir tanımlayıcı (örn. sipariş numarası, bilet ID, müşteri talep ID).
Activity: Süreç içindeki bireysel adımlar veya eylemler (örn. sipariş oluşturma, talep onaylama, bilet kapatma).
Timestamp: Her bir etkinliğin gerçekleşme tarihi ve saati, bu da eylemleri sıralamaya ve sürecin zamanla nasıl geliştiğini anlamaya yardımcı olur.

Bu üç bileşene sahip olmak, bir sürecin nasıl çalıştığını haritalandırmanıza, tıkanıklıkları belirlemenize ve verimsizlikleri keşfetmenize olanak tanır. Bu temel veri noktalarına ek olarak, her eylemden sorumlu kişi, departman veya görev türü gibi başka bilgileri de eklemek isteyebilirsiniz; bu, elde etmeyi hedeflediğiniz içgörülere bağlıdır.

2. Popüler İş Sistemlerinden Veri Çıkarma

Çoğu organizasyon, iş süreçlerinin farklı yönlerini yönetmek için ERP, CRM ve biletleme sistemleri gibi birden fazla yazılım sistemini kullanır. İşte en popüler platformlardan nasıl veri çıkarabileceğiniz:

SAP

SAP, finansal işlemlerden tedarik zinciri yönetimine kadar her şeyi ele alan geniş çapta kullanılan bir kurumsal kaynak planlaması (ERP) sistemidir. Process mining için veri çıkarmak amacıyla genellikle SAP’nin raporlama ve veri ihracatı özelliklerini kullanırsınız. Alternatif olarak, SAP Business Connector, SAP Data Services veya SAP BW (Business Warehouse) gibi araçlarla SAP veritabanlarına bağlanabilirsiniz.

Daha ayrıntılı talimatlar için bu kaynaklara göz atın:

Oracle

Oracle’ın ERP ve veritabanı çözüm paketleri, process mining için yaygın bir başka veri kaynağıdır. Oracle SQL sorguları, Oracle Data Integrator (ODI) veya Oracle Business Intelligence (BI) araçlarını kullanarak veri çıkarabilirsiniz. Oracle ile genellikle ilişkisel veritabanları üzerinde çalışırsınız, bu yüzden SQL sorguları yazmayı bilmek faydalı olacaktır.

Daha fazla rehberlik için ziyaret edin:

ServiceNow

ServiceNow, BT hizmet yönetimi (ITSM) için geniş çapta kullanılır ve hizmet süreçlerini analiz etmek için mükemmel bir veri kaynağı olabilir. ServiceNow’un raporlama araçlarını kullanarak veri setleri oluşturabilir veya doğrudan veri çekmek için ServiceNow REST APIs kullanabilirsiniz. ServiceNow verilerini ihraç edip analiz etmek için diğer analitik araçlarla entegre olmak da mümkündür.

Daha fazla bilgi edinin:

Salesforce

Salesforce, önde gelen bir CRM platformu olarak, process mining için veri çıkarımı yapabileceğiniz çeşitli yollar sunar. Salesforce Reports, Salesforce Data Loader veya REST APIs kullanarak veri çekebilirsiniz. Salesforce verileri genellikle objeler etrafında yapılandırılmıştır, bu yüzden satış ve müşteri hizmetleri süreçlerinizin nasıl yapılandırıldığını anlamak, doğru bilgiyi yakalamak için önemlidir.

Aşağıdakilere göz atın:

3. Process Mining için Veri Yapılandırma: En İyi Uygulamalar

Veriyi çıkardıktan sonra, etkili bir process mining sağlamak için doğru şekilde yapılandırmak çok önemlidir. İşte en iyi uygulamalar:

a. Veriyi Temizleme ve Formatlama Ham veri genellikle tekrar eden, eksik değerler veya tutarsız formatlar içerir. Veriyi temizlemek şunları içerir:

Çift kayıtları kaldırma analizinizin eğrilmesini önlemek için.
Tarih, isim ve diğer öznitelikler için tutarlı format sağlama.
Mümkün olduğunda eksik değerleri doldurarak veya eksik kayıtları hariç tutarak eksik değerlerle başa çıkma.

b. Birleştirilmiş Bir Olay Günlüğü Oluşturma Olay günlüğü, process mining’in temelidir. Temel olarak, her satırın bir süreç içindeki bir olayı (veya aktiviteyi) temsil ettiği bir tablodur. Temel alanlar şunları içermelidir:

Case ID: Aynı süreç örneğine ait olayları gruplamak için.
Activity Name: Hangi spesifik eylemin yapıldığını belirtmek için.
Timestamp: Etkinlikleri doğru sıraya koymak için.

Sürecinizin karmaşıklığına bağlı olarak ekleyebilecekleriniz:

Kaynak: Aktiviteden sorumlu kişi veya ekip.
Departman: Hangi organizasyon bölümünün sürece dahil olduğunu anlamak için.
Süre: Her adımın ne kadar sürdüğünü hesaplamak için.

İşte yapılandırılmış bir olay günlüğü örneği:

Case ID	Activity	Timestamp	Resource	Department
1001	Order Created	2024-10-10 08:15:00	John Doe	Satış
1001	Order Approved	2024-10-10 09:30:00	Jane Smith	Satış
1002	Ticket Opened	2024-10-11 10:00:00	Lisa Ray	IT Destek

c. Sistemler Arasında Veri Tutarlılığını Sağlayın Birden fazla sistemden veri çekiyorsanız, tutarlılığı sağlamak önemlidir. Örneğin, bir sistemde kullanılan bir case ID’nin başka bir sistemdeki tanımlayıcı ile eşleştiğinden emin olun. Bu, veri kaynaklarını kaybetmeden birleştirmenizi sağlayacak ve daha kapsamlı bir analiz yapmanıza izin verecektir. Ayrıca, aktivitelerin nasıl adlandırılacağını standartlaştırmak da kafa karışıklığını önlemek için faydalıdır.

d. Veri Gizliliği ve Güvenliğini Yönetin Process mining için veri çıkarırken ve yapılandırırken her daim veri gizliliği ve güvenliğini düşünün. Hassas bilgilerin anonimleştirildiğinden veya kaldırıldığından emin olun ve yalnızca yetkilendirilmiş personelin verilere erişimi olduğundan emin olun. Müşteri verilerini ele alıyorsanız GDPR gibi uyumluluk gereksinimlerini göz önünde bulundurun.

4. ProcessMind’e Veri Aktarma

Verinizi yapılandırdıktan sonra, bir sonraki adım onu ProcessMind’e yüklemektir. ProcessMind, farklı dosya formatlarında veri aktarımına izin verir ve bu da iş akışlarınızı analiz etmeye başlamanızı sağlar. Kullandığınız araca bağlı olarak, çeşitli sistemlerden veri getirme sürecini sadeleştirebilecek ek entegrasyon seçenekleriniz olabilir.

Örneğin, ProcessMind, veri alanlarını platformun süreç tasarım kanvası ile doğru hizalanmasını sağlamak için haritalamanıza olanak tanır. Veriniz eksikse, süreç tasarım özelliklerini kullanarak eksik adımları doldurabilir ve süreçlerinize daha kapsamlı bir bakış açısı yaratabilirsiniz.

5. Veri Çıkarma ve Entegrasyon için Ek Kaynaklar

Verileri çıkarmak ve yapılandırmak bazen karmaşık olabilir, özellikle birden fazla sistemle veya büyük veri kümeleriyle çalışıyorsanız. İşte size yardımcı olabilecek bazı ek kaynaklar:

ETL Araçları (Extract, Transform, Load): Talend, Informatica ve Alteryx gibi araçlar, veri çıkarma ve dönüştürmeyi otomatikleştirmenize yardımcı olabilir.
Yeni Başlayanlar için SQL: İlişkisel veritabanlarından veri çekmek için SQL sorguları yazmayı öğrenin.
Process Mining Rehberi: Process mining yaklaşımına yönelik kapsamlı bir rehber, veri yapılandırmayı da içerir.

Sonuç: Etkili Process Mining için Veri Hazırlığı

Sistemlerinizden veri almak ve bu veriyi process mining için yapılandırmak, işletme süreçleriniz hakkında değerli içgörüler elde etmenin kritik bir adımıdır. Hangi verilerin gerektiğini anlayarak, doğru araçları kullanarak ve yapılandırma için en iyi uygulamaları takip ederek, process mining projelerinizi başarıya taşıyabilirsiniz. ProcessMind ve diğer platformlar, iş akışlarını kolayca içe aktarmanızı, analiz etmenizi ve optimize etmenizi sağlar, bu da daha verimli ve veri odaklı iş kararları almanıza yol açar.