Process Mining İçin Data Kaynağı ve Yapılandırma Yöntemleri

Sistemlerden Veri Çekme ve Process Mining için Yapılandırma

Process mining, iş akışlarınızı mevcut sistemlerinizden veri çıkararak analiz etmenizi ve iyileştirmenizi sağlayan güçlü bir yaklaşımdır. Sürecin en önemli adımlarından biri, doğru verileri almak ve analiz için uygun şekilde yapılandırmaktır. Bu yazıda; SAP, Oracle, ServiceNow gibi sistemlerden veri çekmeyi ve process mining için nasıl hazırlayacağınızı adım adım anlatıyoruz. Ayrıca, belirli sistemlerle entegrasyon hakkında daha fazla bilgi bulabileceğiniz kaynak bağlantılarımızı da paylaşıyoruz.

1. Temeller: Process Mining için Hangi Verilere İhtiyacınız Var?

Veri çıkarmaya başlamadan önce, process mining için hangi veri tiplerinin gerektiğini bilmek önemlidir. Process mining, iş akışlarını analiz etmek ve haritalamak için üç temel unsura dayanır:

• Case ID: Her süreç örneği için benzersiz tanımlayıcı (örn. sipariş numarası, ticket ID, müşteri talep ID’si).
• Activity: Süreçteki adımlar veya işlemler (örn. sipariş oluşturma, talep onaylama, ticket kapama).
• Timestamp: Her işlemin gerçekleştiği tarih ve saat; işlem sırasını ve sürecin zamanla nasıl ilerlediğini gösterir.

Bu üç ana unsur, sürecin nasıl işlediğini haritalamanıza, darboğazları bulmanıza ve verimsizlikleri tespit etmenize yardımcı olur. Ayrıca her adımın sorumlusu, departman veya görev türü gibi ek alanlar da dahil ederek ihtiyacınıza göre daha detaylı analiz yapabilirsiniz.

2. Popüler İş Sistemlerinden Veri Çekme

Çoğu kurum, süreçlerini yönetmek için ERP, CRM, ticket sistemleri gibi birden fazla yazılım kullanır. Aşağıda, en yaygın platformlardan veri çekmenin temel adımlarını bulabilirsiniz:

SAP

SAP, finans ve tedarik zincirinden insan kaynaklarına kadar birçok alanı yöneten yaygın bir ERP sistemidir. Process mining için veri çekmek amacıyla genellikle SAP’nin raporlama veya veri dışa aktarma fonksiyonları kullanılır. Alternatif olarak, SAP Business Connector, SAP Data Services ya da SAP BW (Business Warehouse) araçlarıyla SAP veritabanına bağlanabilirsiniz.

Detaylı bilgi için:

• SAP Business Connector Overview
• How to Export Data from SAP

Oracle

Oracle’ın ERP ve veritabanı çözümleri, process mining için sık kullanılan kaynaklardandır. Oracle SQL sorguları, Oracle Data Integrator (ODI) veya Oracle Business Intelligence (BI) araçlarıyla veri çekebilirsiniz. Oracle genellikle ilişkisel veritabanlarıyla çalışır, bu nedenle SQL sorgusu bilmek büyük avantaj sağlar.

Daha fazla bilgi için:

• Oracle Data Integrator Documentation
• Oracle BI Publisher

ServiceNow

ServiceNow, IT servis yönetiminde (ITSM) sıkça kullanılan bir platformdur ve servis süreçlerini analiz etmek için çok iyi bir veri kaynağıdır. ServiceNow’un raporlama araçları ile veri setleri oluşturabilir veya ServiceNow REST API ile doğrudan veri çekebilirsiniz. Ayrıca ServiceNow verisini dışa aktararak başka analytics platformlarıyla analiz edebilirsiniz.

Daha fazla bilgi için:

• ServiceNow Developer Portal
• ServiceNow Data Extraction Guide

Salesforce

Salesforce, önde gelen bir CRM platformu olarak process mining için çeşitli veri çekme yöntemleri sunar. Salesforce Reports, Salesforce Data Loader veya REST API ile veri elde edebilirsiniz. Salesforce verisi genellikle obje tabanlıdır, bu yüzden satış ve müşteri süreçlerinizin nasıl yapılandığını iyi bilmek doğru veri toplamanıza yardımcı olur.

Daha fazla bilgi için:

• Salesforce Reports and Dashboards
• Salesforce Data Loader Guide

3. Process Mining için Veri Yapılandırma: En İyi Uygulamalar

Verileri çıkardıktan sonra, etkili process mining için doğru şekilde yapılandırmak çok önemlidir. İşte bazı öneriler:

a. Veriyi Temizleyin ve Formatlayın

Ham verilerde genellikle tekrar eden kayıtlar, eksik bilgiler veya tutarsız formatlar olabilir. Düzgün bir veri seti için:

• Çift kayıtları silin; analiz sonuçları sapmasın.
• Tarih, isim gibi alanları standart formata getirin.
• Eksik değerleri doldurun veya tamamlanamayan girişleri hariç bırakın.

b. Tek Bir Event Log Oluşturun

Event log, process mining’in temelidir. Her satırı bir sürecin içindeki event veya activity’yi temsil eden bir tablodur. Temel alanlar şunlardır:

• Case ID: Aynı süreç örneğine ait event’leri gruplar.
• Activity Name: Gerçekleştirilen işlemin adı.
• Timestamp: Aktiviteleri doğru sıralamanızı sağlar.

Sürecin karmaşıklığına göre şunları da ekleyebilirsiniz:

• Resource: İşlemi yapan kişi veya ekip.
• Department: İlgili organizasyon birimi.
• Duration: Her adımın süresi.

Yapılandırılmış bir event log örneği:

c. Sistemler Arası Veri Tutarlılığını Sağlayın

Birden fazla sistemden veri çekiyorsanız, tutarlılık şarttır. Örneğin, bir sistemdeki case ID mutlaka diğer sistemdekiyle aynı yapıda olmalı. Böylelikle veri kaynaklarını birleştirip genel analizi bozmadan çalışabilirsiniz. Ayrıca, activity isimlerinin standart olması da kafa karışıklığını önler.

d. Veri Gizliliği ve Güvenliğini Yönetin

Veri çıkarırken ve yapılandırırken, veri gizliliği ile güvenliğine dikkat edin. Hassas bilgileri anonimleştirin ya da kaldırın, sadece yetkili kişilerin erişimini sağlayın. Müşteri verileriyle çalışıyorsanız GDPR gibi regülasyonlara uyun.

4. ProcessMind’e Veri Aktarma

Verinizi yapılandırdıktan sonra sıradaki adım ProcessMind’e yüklemektir. ProcessMind, farklı dosya formatlarında veri içeri aktarmanıza olanak tanır  ve iş akışlarınızı analiz etmeye başlamanızı sağlar. Kullandığınız araca göre, çeşitli sistemlerden veri aktarmayı kolaylaştıran farklı entegrasyon seçenekleri de vardır.

Örneğin, ProcessMind ile veri alanlarını platformun süreç tasarım ekranıyla uyumlu şekilde eşleştirebilirsiniz. Eğer verinizde eksikler varsa, process design özelliklerini kullanarak eksik adımları tamamlayabilir ve süreçlere daha geniş açıdan bakabilirsiniz.

5. Veri Çıkarma ve Entegrasyon için Ek Kaynaklar

Birden fazla sistem ya da büyük veri setleriyle çalışırken veri çıkarmak ve yapılandırmak bazen karmaşık olabilir. İşte size yardımcı olabilecek ek kaynaklar:

• ETL Araçları (Extract, Transform, Load): Talend, Informatica ve Alteryx gibi araçlarla veri çekme ve dönüştürme işlemlerini otomatikleştirebilirsiniz.
• SQL’e Giriş: İlişkisel veritabanlarından veri çekmek için SQL sorguları yazmayı öğrenin.
• Process Mining Rehberi: Verinin nasıl yapılandırılacağı dahil process mining yaklaşımına dair kapsamlı bir rehber.

Sonuç: Etkili Process Mining için Veri Hazırlığı

Sistemlerinizden veri almak ve process mining için yapılandırmak, iş süreçlerinizde değerli içgörüler elde etmenin önemli adımıdır. Hangi verilerin gerektiğini bilmek, uygun araçlarla çekmek ve en iyi yapılandırma uygulamalarını takip etmek, process mining projelerinizin başarılı olmasını sağlar. ProcessMind ve benzeri platformlar, veriyi içeri aktarıp analiz etmeyi ve iş akışlarınızı kolayca optimize etmeyi sağlar; böylece daha verimli, veriye dayalı iş kararları alabilirsiniz.