BPMN 2.0 ile İş Süreçlerinde Dönüşüm

BPMN 2.0

BPMN 2.0 için nihai rehber: tüm öğeler, faydalar ve kullanım durumları

İş süreçlerinizin karmaşıklığı karşısında bunalmış hissetmek yaygın bir durumdur. Birden fazla görevi yönetmek, çeşitli adımları izlemek ve kesintisiz işlemleri sağlamak zor olabilir. Bu noktada, Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0 devreye girer. BPMN 2.0, iş süreçlerinizi görselleştirmenize, anlamanıza ve düzenlemenize yardımcı olan güçlü bir araçtır. Workflow’larınızı haritalayarak verimsizlikleri belirleyebilir, süreçleri optimize edebilir ve genel verimliliğinizi artırabilirsiniz.

BPMN 2.0 Nedir?

BPMN 2.0’ı iş süreçlerini haritalamak için evrensel bir dil olarak düşünün. Bu tam olarak sunduğu şeydir. Object Management Group (OMG) tarafından oluşturulmuş ve denetlenen, iş operasyonlarınızın net ve basit akış şemalarını oluşturmak için standart bir notasyon sunar. BPMN 2.0’ın gerçek avantajı, satıcıdan bağımsız yapısıdır; kullanılan yazılımdan bağımsız olarak herkesin bir BPMN 2.0 diyagramını anlamasına olanak tanır.

SaaS süreç içgörüleri ürünümüz, BPMN 2.0’ı süreç madenciliği, tasarım ve simülasyonu birleştirerek iş süreçleri yönetimini geliştirir. Bu yazılım ile iş akışlarınızı izleyebilir, değerlendirebilir ve iyileştirebilirsiniz, bu da verimlilik ve üretkenlikte kayda değer gelişmelere yol açar.

Neden BPMN 2.0 Kullanmalı?

BPMN 2.0’ın süreç yönetiminde kullanmanın birçok faydası vardır. İşte bunlardan birkaçı:

• Geliştirilmiş İletişim ve İş Birliği: BPMN 2.0, iş analistleri, geliştiriciler, yöneticiler ve sürece dahil olan tüm paydaşlar arasında ortak bir dil oluşturur. Bu, iletişimi ve takım çalışmasını geliştirir, daha verimli yönetim sağlar.
• Artan Süreç Şeffaflığı: BPMN 2.0 diyagramlarıyla süreçleri görselleştirmek, darboğazları, gereksizlikleri ve iyileştirme fırsatlarını hızlıca tanımlamaya yardımcı olur. Bu açıklık, en yüksek verimlilik için süreç optimizasyonunu sağlar.
• Basitleştirilmiş Dokümantasyon ve Analiz: BPMN 2.0 diyagramları, iş süreçleriniz için merkezi bir gerçek kaynağı olarak hizmet eder. Bu, uzun metin tabanlı dökümanlara olan ihtiyacı ortadan kaldırır ve süreç analizini basitleştirir.
• Artan Verimlilik ve Azaltılmış Hatalar: İyi tanımlanmış süreçler, daha az hata ve daha fazla verimliliğe dönüşür. BPMN 2.0, süreç tasarım ve uygulamalarına yapısal bir çerçeve sunarak bunu başarmaya yardımcı olur.

BPMN 2.0 Diyagramlarının Temel Taşlarını Anlamak

Bir BPMN 2.0 diyagramını, iş süreçlerinizi tasarlamak için oluşturulmuş bir plan olarak düşünebilirsiniz. Bu temel elementlerle süreçlerinizi daha verimli ve net şekilde görselleştirebilirsiniz:

BPMN ile bir iş süreci MAP oluşturmak için dört ana eleman tipi kullanılır:

• Flow Objects: Events, Gateways, Activities
• Connecting Objects: Sequence Flow, Message Flow, Associations
• Swimlanes: Pools, Lanes
• Artifacts: Data Objects, Groups, Annotations

Şimdi bu elemanların süreçlerdeki rollerini birlikte inceleyelim.

Events

Events, iş sürecinin başlamasını, değişmesini veya tamamlanmasını sağlayan önemli tetikleyicilerdir. İçlerinde farklı semboller olan dairelerle gösterilirler. Her sembol, belirli bir event tipini ifade eder:

• Başlangıç event ince çizgili daireyle gösterilir.
• Bitiş event kalın çizgili daire ile gösterilir.
• Ara event ise çift kenarlı bir daireyle gösterilir.

Start Event

BPMN diyagramlarına birden fazla start event eklenebilir. Sadece ilgili start event’e bağlı olaylar süreci başlatır. Örneğin, bir sipariş başlatma süreci website, telefon veya yüz yüze alma yöntemine göre tetiklenebilir. İlgili start event süreci başlatır.

End Event

Bir end event, diyagramdaki tüm adımlar tamamlandıktan sonra sürecin bittiğini gösterir. İş süreçlerinde, örneğin başarı veya başarısızlık gibi farklı sonuçlar ortaya çıkabilir; bu nedenle farklı olasılıkları göstermek için birden fazla end event kullanılabilir. Örneğin, başarılı şekilde işlenen bir sipariş başarılı bir event ile sona ererken, yanlış kart bilgisi girilen başarısız işlem, başarısız sipariş ile sonuçlanır.

Bu örnek, end event kategorileri içinde farklı sonuçların görselleştirilebildiğini gösteriyor. Birden fazla end event kullanılan süreçlerde, karışıklık olmaması için isimlerin açıkça belirtilmesi gerekir.

Start ve end noktaları arasında yer alan intermediate event, bilgiyi yakalayan veya gönderen (“atılan”) ara noktadır. Yakalama mı yoksa gönderme işlevi olduğunu diyagramdaki bağlantıları inceleyerek görebilirsiniz.

Diyagramda mesaj alınması süreci başlatır. Sonraki task’ler stok kontrolü yapar ve stok uygunsa bir intermediate event ile onay linki gönderilir. Sipariş işlemleri sadece onay linki geldikten sonra ilerler ve süreç bir end event ile tamamlanır.

Intermediate event; message, timer, error, compensation, conditional flow, signal, multiple event, escalation ve paralel süreçler gibi sembollerle event akışını etkiler. Her tetikleyici, belirli bir etkileşim veya koşulu temsil eder.

Aktiviteler

BPMN’de aktiviteler, bir süreç içinde tamamlanması gereken belirli görevleri temsil eder, örneğin bir siparişi doğrulamak veya bir ürünü göndermek gibi. Bu aktiviteler, döngüler gibi tekrar eden eylemleri belirtmek için daha ayrıntılı hale getirilebilir.

Tasks

Tasks, katılımcıların süreçteki rolüne ve kullandığı ya da ürettiği objelere göre sınıflandırılır.

Generic Task

Süreç modelinizde temel bir başlangıç noktasıdır. Generic task’ler kolayca eklenip, sonra daha özelleşmiş alt tiplere dönüştürülebilir.

Manual Task

Manual task, kişiler tarafından süreç motoru ile doğrudan bağlantı olmadan yapılan işlerdir. Örn. evrak düzenleme, telefonda fatura çözmek, gişede müşteriyle ilgilenmek gibi.

User Task

User task, süreç motoru tarafından bir kullanıcıya atanır ve tamamlandığında genellikle veri girişiyle veya butona tıklayarak onay gerektirir. Bu task’ler Human Workflow Management sistemlerinin temel özelliğidir. Örn. fatura kontrolü, izin onayı, destek talebi yönetimi.

Receive Task

Receive task, mesaj alımının süreçte ayrı bir görev olarak modellenmesidir. BPMN 2.0’da boş zarf ile gösterilen event’in alternatifi olarak da kullanılabilir.

Receive Task (Instantiating)

Sol üstteki küçük event ikonu ile gösterilir. Mesaj ile süreç başlatmak için kullanılır; start event yerine geçer.

Send Task

Süreç motoru tarafından çalıştırılan send task, web servisi veya mesaj kuyruğu üzerinden teknik iletişim işlemlerini otomatik yürütür.

Script Task

Script task, süreç motorunda otomatik olarak çalışan ve motorun anlayabildiği bir programlama dili ile yazılan kodlardır.

Service Task

Service task, yazılım uygulamaları tarafından otomatik yürütülen aktiviteleri simgeler; genellikle web servisler ile çalışır. Service-Oriented Architecture (SOA) ile tam uyum sağlar ve süreç entegrasyonunun ana aracı olarak öne çıkar.

Business Rule Task

BPMN 2.0 ile gelen business rule task, süreç içinde belirlenen kuralların otomatik yürütülmesini sağlar.

Diğer Aktivite Tipleri

Süreçlerinizin netliği için collapsed sub-process, multi-instance ve ad-hoc sub-task gibi ana aktivite tiplerini keşfedin.

Collapsed Sub-Process

Collapsed sub-process, birden fazla görevi tek adımda sunar ve süreçlerinizi sadeleştirir. Bu alt süreç, ana diyagramda tek simgeyle görünür, detayları ise başka bir bölümde gösterilir. BPMN diyagramlarının anlaşılır ve düzenli olmasını sağlar.

Ad-hoc Sub-Process

Ad-hoc sub-process, önceden belirlenmiş bir sıra olmadan esnek şekilde görevleri uygulamanıza olanak tanır. Görevler istenilen sırayla yapılabilir veya bazı görevler tamamen atlanabilir. Bu özellik değişken ve esnek iş akışları için idealdir.

Loop Task

Loop task, programlamadaki “do while” döngüsüne benzer şekilde, belirli bir şart sağlanana dek tekrarlanır. Görev önce bir kez yapılır, sonra koşul kontrol edilir. Koşul karşılanmazsa tekrar devam eder, şart gerçekleşince bir sonraki adıma geçilir.

Multi-instance

Multi-instance aktivitelerde, aynı görev veya alt süreç, belirli bir nesne listesine her biri için ayrı instance olarak uygulanır. Yani for-each mantığıyla, her öğe kendi instance’ında işlenir ve tüm instance’lar bitince aktivite tamamlanmış olur. Dikey çizgiler görevlerin paralel, yatay çizgiler ise ardışık çalıştığını gösterir.

Compensation

Compensation task, workflow’da oluşan sorunlar sonrası telafi işlemlerinin yapılmasını sağlar. Bu görevler süreç diyagramına Association ile bağlanır, Sequence Flow kullanılmaz.

Compensation Combined

Compensation task; loop ve multi-instance ile birleştirilebilir. Böyle durumlarda compensation ve döngü işaretleri yan yana kullanılır. Ayrıca compensation, diğer tüm tanıtılan task tipleriyle entegre olabilir. Örneğin; bir manual compensation task başarıya kadar tekrarlanabilir veya uygun olduğunda paralel şekilde çalışabilir.

Gateways

Gateways, bir süreçte karar veren ve yönlendiren temel noktalardır. Akışı, belirli koşul veya eventlere göre yönetirler. BPMN diyagramlarında baklava şeklinde gösterilir ve inclusive, exclusive, parallel, complex gibi türleri vardır. Ayrıca, data veya event tetikleyiciyle de çalışabilirler.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Bir elmas simgeyle gösterilen, içinde “X” olan veya olmayan Exclusive Gateway, process flow’u sadece bir çıkış yoluna yönlendirir.

Inclusive Gateway

Ortası yuvarlak bir elmasla simgelenen Inclusive Gateway, süreç akışının aynı anda birden fazla dala ayrılmasını sağlar. Başlatılan bütün yollar tamamlanmadan sonraki gateway’de birleşemez.

Parallel Gateway

İçinde artı (”+”) işareti bulunan bir elmas şeklinde temsil edilen Parallel Gateway, flow’u böldüğünde tüm çıkış yollarını aynı anda başlatır. Yollar birleşirken ise, tüm giriş yolları tamamlanmadan süreç devam etmez.

Event Gateway

Bir elmas üzerinde çift kenarlı bir daire ve içeride altıgen ile gösterilen Event Gateway, event tabanlı karar noktasıdır. Bu gateway, workflow’u ilk gerçekleşen event veya task (örneğin bir mesaj alımı gibi) ile yönlendirir.

Bağlantı Elemanları

Sequence Flow

Message Flow

Association

Bu elemanlar, süreçteki önemli bağlantıları gösterir. 3 tip bağlantı elemanını tanıyın: Sequence Flow, Message Flow, Association.

Sequence Flow

Görevlerin yapılma sırasını gösterir. Ok ucu ile biten düz bir çizgiyle gösterilir. Koşullu veya varsayılan yol olabilir.

Message Flow

Message Flow, farklı havuzlar ya da organizasyon birimleri (ör. departmanlar) arasında iletişimi gösterir. Aynı havuzda event veya aktivite bağlamak için kullanılmaz. Bu eleman, daireyle başlayan ve açık ok ucu ile biten kesik çizgidir.

Association

Aktivite ile artifactler arasındaki bağlantıyı noktalı çizgilerle simgeler; süreç sırasını değiştirmez, sadece diyagramı netleştirir.

Pool ve Swimlane’ler

Pool’lar, süreçte temel katılımcı gruplarını (ör. şirket ya da departmanlar) temsil eder. Pool içindeki Swimlane’ler, aktiviteleri roller veya sorumluluklara göre düzenler ve iş akışının anlaşılır olmasını sağlar. Swimlane, sadece departman/rol değil; bir sistem veya uygulama da olabilir.

Collapsed Pool

BPMN 2.0’da collapsed pool, sürece dahil olan dış katılımcı veya kuruluşları simgeler ve bu katılımcının iç süreçleri diyagramda gösterilmez. Pool, çoğunlukla bir organizasyon, departman veya sistem gibi süreçte rol alan katılımcıyı temsil eder.

• Collapsed Pool: Bu pool’un içindeki iş akışları ve aktiviteler gösterilmez; sadece pool’un çerçevesi görünür. Katılımcının detaylı süreçlerine gerek olmadığında, ancak süreçteki varlığı önemliyse tercih edilir.

• Kullanım Alanı: Birden fazla katılımcı arasında etkileşimi göstermek, bazı katılımcıların süreç ayrıntılarına yer vermeden diyagram oluşturmak için kullanılır.

Kısacası, BPMN 2.0’da collapsed pool, katılımcıların birbiriyle olan etkileşimine odaklanmak ve süreci sade tutmak isteyenler için idealdir.

Artifacts

Artifacts, BPMN diyagramlarını önemli detaylar sağlayarak, data object’ler, gruplar ve annotasyonlar olarak bölerek zenginleştirir, böylece katılımcıların süreci anlamasını artırır.

Data Objects

Bu objeler, süreç aktivitelerinde gerekli olan data’nın tanımlanmasında önemlidir. Data store, süreç bitiminde bilginin güvenle saklanmasını sağlayan merkezi bir repository’dir. Data toplama, Data Input (ihtiyaç duyulan veri) ve Data Output (üretilen/verilen data) olarak ikiye ayrılır ve ayrıntılandırılır.

Group

Aktivitelerin mantıksal olarak gruplandırılmasını sağlar, diyagramı daha anlaşılır ve sade kılar. Akış mantığında bir değişiklik yaratmaz.

Text Annotation

Text annotation, diyagramdaki belirli noktalara ve süreç detaylarına dair ek açıklamalar sunar, anlaşılabilirliğini artırır.

BPMN Diyagramı Oluşturma

BPMN’nin temel ilkesi, süreç kavramı etrafında döner. Etkili bir BPMN diyagramı taslağı oluşturmak için, öncelikle süreci temel adımlarda kavrayın ve süreci genişletmek için aşamalı olarak ek detaylar ekleyin.

İşte bir BPMN diyagramı oluşturmaya yönelik başlangıç dostu, adım adım bir kılavuz:

1. Temel Adımları Belirleyin: Başlangıç ve bitiş noktalarıyla birlikte çekirdek adımları belirleyerek işe başlayın. Örneğin, bir sipariş verildiğinde, sipariş alma, krediyi doğrulama, siparişi tamamlama ve fatura kesme gibi önemli işlemleri belirleyin.

2. Alternatif Yolları Keşfedin: Sonra, sipariş tamamlama gibi farklı sonuçlara yol açabilecek herhangi bir alternatif yolu araştırın. Bu, alternatif süreçler ve yönler sağlamak için çeşitli gateway’leri entegre etmeyi içerir.

3. Havuzları ve Yüzme Şeritlerini Uygulayın: Bu aşama, her bir varlık içindeki kilit paydaşları, departmanları ve rolleri tanımayı ve aktiviteleri ilgili havuzlara ve yüzme şeritlerine organize etmeyi içerir.

4. Mesaj İletişimini Kolaylaştırın: Farklı havuzlar arasında veya aynı havuz içinde herhangi bir gerekli mesaj değişimini tanıtarak bilgi akışının kesintisiz olmasını sağlayın.

5. Artifacts ve Detaylar Ekleyin: Gerekli artifacts’ları, belgeleri ve aktör rolleri dahil edin. Karmaşık görevleri alt süreçlere ayırın.

6. Hataları Ele Alın: Son olarak, sürecin parçası olarak ortaya çıkabilecek herhangi bir potansiyel hatayı yönetmek için mekanizmaları tanımlayın ve entegre edin.

Özet

• Events: Sürecin başlangıç ve bitiş noktalarını ya da önemli actions’ı belirtir (ör. sipariş oluşturma, ödeme onayı).
• Activities: Süreçteki belirli işleri simgeler (ör. sipariş kontrolü, ürün gönderimi).
• Gateways: Akışı koşullara göre yönlendiren karar noktalarıdır (ör. sipariş tutarı kontrolü).
• Sequence Flows: Aktivitelerin sırasını oklarla gösterir.
• Data Objects: Kullanılan/üretilen bilgiler; ör. müşteri data, sipariş detayı.

Bu temel elemanları ve aralarındaki etkileşimi bilmek, BPMN 2.0 ile iş süreçlerinizi doğru biçimde modellemenize olanak tanır.

BPMN 2.0, iş süreçlerini yönetmek için standart ve görsel bir yaklaşım sunar; iletişimi, şeffaflığı ve verimliliği artırır.

BPMN 2.0’ı detaylı incelemenizi öneriyoruz. Resmi BPMN sitesi (https://www.bpmn.org/) gibi çevrim içi kaynakları inceleyebilirsiniz.

ProcessMind ile process mining, tasarım ve simülasyon bir araya gelir; süreçlerinizi izleyin, analiz edin ve optimize edin, maksimum verim ve dijital dönüşüm sağlayın.

BPMN 2.0 İş Süreci Modelleme ve Notasyonu

BPMN 2.0 Poster’ını Kendi Dilinde İndir

İş süreçlerinizi daha verimli hale getirmek için çok dilli BPMN 2.0 kaynaklarına ulaşın. Aşağıdan dil seçin:

EnglishDutchDeutscheFrançaiseEspañolRussianSwedishItalianPortuguesePolishHebrewUkrainianChineseHungarianPersianEnglish