Six Sigma nedir? DMAIC için uygulamalı rehber

Six Sigma nedir? Hem bir hedef hem de bir yöntemdir: Kusur sayılan durumları tanımlayın, ne sıklıkta ortaya çıktıklarını ölçün, değişkenliğe neyin yol açtığını bulun, nedeni ortadan kaldırın ve elde edilen kazanımı korumak için süreci izlemeyi sürdürün. DMAIC, İngilizce Define, Measure, Analyse, Improve ve Control aşamalarının baş harflerinden oluşur. Bu döngü, sorunu tanımlamaktan süreci istikrarlı hâle getirmeye kadar çalışmaya yön verir.

Six Sigma itibarını yıllar içinde kazandı; bu yöntemi uygulayanların çoğu, işe yarayıp yaramadığı üzerine tartışmak istemiyor. İyileşmenin kanıtlanabilir olmasını ve bunu kanıtlamanın bir yıl değil, haftalar sürmesini istiyorlar. Bu rehber, uygulamaya dönük bu soruyu yanıtlıyor: Six Sigma nedir, DMAIC’in her aşamasında ne yapılır ve süreç zekâsı döngüyü zayıflatmadan daha hızlı yürütmeye nasıl yardımcı olur?

Six Sigma nedir?

Six Sigma, kusurları seyrekleştirmek ve sonuçları daha öngörülebilir kılmak için değişkenliği azaltma yöntemidir. Bir süreç her seferinde aynı sonucu aynı şekilde verdiğinde kaliteyi korumak kolaylaşır. Benzer vakalar farklı sonuçlandığında ise yöntem bu farkın nedenini araştırır.

Motorola bu yaklaşımı 1986’da geliştirdi, General Electric ise 1990’larda benimsedi. “Kalite” kavramını sayılabilir hâle getirdiği için üretim, sağlık, finansal hizmetler ve ortak hizmetler alanlarında yaygınlaştı.

Adı, standart sapmanın istatistiksel simgesinden gelir. Six Sigma, bir performans hedefini ifade eder: Sürecin doğal dağılımı spesifikasyon sınırlarının altı standart sapma içinde kaldığında kusurlar seyrekleşir.

Bu rakamlar yöntemde yaygın olarak kullanılır, ancak önemli bir noktaya da işaret eder: Kusur oranının doğruluğu, fırsatın nasıl tanımlandığına ve arkasındaki verilerin ne kadar eksiksiz olduğuna bağlıdır. Bu nedenle DMAIC’in ilk aşaması istatistikle değil, netlikle ilgilidir.

DMAIC süreci nasıl işler?

DMAIC, mevcut bir süreci iyileştirmek için kullanılan beş aşamalı bir döngüdür. Her aşama farklı bir soruyu yanıtlar ve sonraki aşamada kullanılacak kanıtları ortaya koyar. Böylece Six Sigma ile süreç iyileştirme, tek seferlik bir proje olmaktan çıkar ve tekrarlanabilir hâle gelir.

Beş aşamayı doğrusal bir süreç olarak değil, döngü olarak düşünün. Bu aşamalar, neredeyse her iyileştirme döngüsünün temelini oluşturur: Süreci anlayın, ölçün, ölçüm sonuçlarını açıklayın, bir değişiklik yapın ve bu değişikliği kalıcı kılın. Aşamaların adlarından çok, zor geldiği için hiçbirini atlamamak önemlidir.

Verilerden önce dokümantasyon neden gelir?

DMAIC projesinin başarısı Define aşamasında belli olur; burada istatistikten çok netlik önem taşır. Bir kusuru ölçmeden önce sürecin ne olduğunu, nerede başlayıp bittiğini, kimin sorumluluğunda olduğunu ve iyi sonucun neye benzediğini belirlemeniz gerekir.

Projelerde bu aşama çoğu kişinin kabul ettiğinden daha sık atlanır. Ekip, bir atölye çalışmasında sorun üzerinde anlaşır, doğrudan veri çıkarmaya geçer ve ancak o zaman sistemlerin herkesin darboğaz sandığı adımı kaydetmediğini ya da üç departmanın aynı adla farklı süreçleri tanımladığını fark eder. Üzerinde uzlaşılmamış bir süreç, ölçümle düzeltilemez.

Dokümantasyon, döngünün geri kalanını mümkün kılar:

• Ekibin bugün anladığı şekliyle adımları, kararları ve devir teslimleri gösteren bir süreç modeli. Bunu bir slaytta değil, BPMN 2.0 ile belgeleyin.
• Bu modele bağlı bir kusur tanımı oluşturun; böylece Measure aşamasında, Define aşamasında üzerinde uzlaşılan aynı şey sayılır.
• Etkinliklerin rolleri ve sorumluları belli olsun; böylece Improve aşamasında değişikliği onaylayabilecek biri bulunur.
• İş sırasında gerçekten kullanılan belgeleri ilgili etkinliğe ekleyin: prosedürler, politikalar, şablonlar ve ekran adımları.

ProcessMind, bu dokümantasyonu zamanla eskiyen bir klasörde tutmak yerine modelin yanında güncel tutar. Ekipler yapay zekâ destekli süreç oluşturma ile ilk taslağı hazırlayabilir, modelleme alanında düzenleyebilir, ilgili prosedürü veya ekran adımını artefakt olarak ekleyebilir ve süreci sürüm geçmişi üzerinden incelemeye gönderebilir. Yayımlanan sürüm, işi yapan kişilerin görebileceği Process Portal içinde yer alır. Böylece projenin ölçtüğü süreç, herkesin görebildiği süreç olur. Süreç dokümantasyonunu ve modeli aynı çalışma alanında tutmak, ikisinin birbirinden uzaklaşmasını önler.

DMAIC’in her aşamasında ne yapılır?

Her aşamanın belirli bir çıktısı vardır. Tablonun gerçekçi olması için çalışmanın genellikle nerede zaman aldığını da belirtmek gerekir. Süreç zekâsının değiştirdiği nokta, bu son sütundur.

Çoğu programda darboğaz Measure aşamasıdır. Başlangıç ölçümü elle hazırlanırsa haftalar sürer, yalnızca birilerinin incelemeye vakit bulduğu vakaları kapsar ve Analyse başlamadan eskiyebilir. Process Mining, DMAIC’in bu aşamasını değiştirir.

Process Mining, DMAIC’i nasıl destekler?

Process Mining, sistemlerinizin zaten kaydettiği olay verilerinden vakaların süreçte gerçekte nasıl ilerlediğini ortaya çıkarır. Vaka kimliği, etkinlik ve zaman damgası içeren bir günlük; gerçek yolları, varyantları, bekleme süresini ve yeniden çalışmayı göstermek için yeterlidir.

Bu kanıtlar anlatıma değil ölçüme dayandığı için döngüye üç somut katkı sağlar:

• Measure: İncelemeye vakit bulunan vakalardan örnek almak yerine, kaydedilmiş tüm vakaları kullanarak başlangıç ölçümünü oluşturun.
• Analyse: Gecikmelerin ve yeniden çalışmanın nerede yoğunlaştığını görmek için varyantları karşılaştırın. Ardından açıklamaları, odadaki en yüksek sesli kişinin görüşüne göre değil, verilerle sınayın.
• Control: Proje sona erdikten sonra da aynı ölçümü sürdürün; böylece eski çalışma biçimine dönüşü erkenden fark edin.

Process Mining, Six Sigma’nın ya da Define ve Improve aşamalarındaki düşünme sürecinin yerini almaz. Measure aşamasını yavaşlatan ve Control aşamasını kırılganlaştıran elle veri toplama ve inceleme işini ortadan kaldırır. Özellikleri Process Mining sayfasında görebilir veya akışın nasıl ortaya çıkarıldığını Process Mining dokümantasyonunda okuyabilirsiniz. Analiz için DMAIC ekiplerinin ilk başvurduğu iki görünüm süreç varyantları ve uyumluluk kontrolüdür.

Süreç analitiği ve Dashboardlar kazanımın korunmasına nasıl yardımcı olur?

İyileştirme, Control aşamasında sessizce etkisini yitirir. Proje bittikten sonra ölçülmeyen bir değişikliği savunmak mümkün değildir; kimsenin açmadığı bir Dashboard da kontrol sağlamaz.

Süreç analitiği, ölçüm sonuçlarını süreç sahibinin kullanabileceği hâle getirir: başlangıç ölçümüne göre çevrim süresi ve kusur eğilimleri, belgelenmiş modele göre uyumluluk ve yalnızca sayı bildirmekle kalmayıp ne zaman müdahale gerektiğini gösteren eşikler. ProcessMind’de yer imleri incelemede kullanılan filtreleri ve ölçümleri saklar, süreç sağlığı her gösterge için bir referans aralığı belirler, Dashboardlar ve KPI’lar da sonuçları sorumlunun görebileceği yerde sunar. Özel Dashboardlar dokümantasyonu bu görünümlerin nasıl oluşturulduğunu açıklar.

Herhangi bir kontrol grafiğini değerlendiren bir uzmanın soracağı soru şudur: Sorumlu kişi, bu görünüm ve eşik sayesinde sürecin geçen aydan bu yana değişip değişmediğini anlayabiliyor mu? Yanıt hayırsa Control aşaması kontrol değil, yalnızca bir belgedir.

Six Sigma kuşak rolleri ne anlama gelir?

Kuşak adları, Six Sigma programındaki rolleri tanımlar ve hangi projeyi kimin yönetebileceğini kısaca anlatır. Sorumluluklar kuruluşlara göre değişse de roller genellikle şöyle dağılır:

• Champion veya sponsor: Kaynak sağlayan ve engelleri kaldıran yönetici.
• Master Black Belt: Proje ekiplerine koçluk yapan ve yöntemin doğru uygulanmasını gözeten deneyimli uzman.
• Black Belt: DMAIC çalışmalarını yürüten proje lideri.
• Green Belt: Genellikle tek bir departmanda, asıl işinin yanında proje yürüten uzman.
• Yellow veya White Belt: Süreç bilgisi ya da veri sağlayan ekip üyesi.

Veriye dayalı DMAIC döngüsünde kuşak renginin bir önemi yoktur. Projenin değişikliği onaylayabilecek bir süreç sahibine, kanıtları değerlendirebilecek birine ve ölçümlere dürüstçe bakmaya istekli bir ekibe ihtiyacı vardır. Unvan, bu özelliklerin göstergesi olabilir; asıl önemli olan yapılan iştir.

Lean ve Six Sigma arasındaki fark nedir?

Lean ve Six Sigma farklı soruları yanıtlar. Aralarındaki karışıklığın çoğu, adlandırmadan kaynaklanır.

• Lean İsrafı azaltır ve akışı iyileştirir. İş akışındaki beklemeyi, devir teslimleri, gereğinden fazla işlemi, envanteri, gereksiz hareketi ve kusurları ele alır.
• Six Sigma Değişkenliği ve kusurları azaltır. Benzer iki vakanın neden farklı sonuçlandığını anlamak için ölçüm ve analizden yararlanır.

Lean Six Sigma, lean 6 sigma olarak da yazılır ve iki yaklaşımı birleştirir: Lean iş akışını iyileştirir, Six Sigma ise sonucu öngörülebilir kılar. Kafa karıştırıcı biçimde, “lean and six sigma” ile “six sigma and lean six sigma” çoğu zaman ayrı yöntemlermiş gibi anılır. Oysa ikisi de aynı birleşimi anlatır; hangi sırayla uygulanacakları soruna bağlıdır. Yavaş ama istikrarlı bir süreçte önce Lean yaklaşımı gerekir. Hızlı ama tutarsız bir süreçte ise önce değişkenliği azaltmaya odaklanın. Değer akışı haritalama rehberi Lean tarafını açıklar; süreç iyileştirme teknikleri listesi ise her iki yaklaşımı Process Mining ve simülasyonla karşılaştırır.

DMAIC neden etrafında döngüyü kurduğumuz temel yaklaşımdır?

Çünkü yeniden kullanılabilen parça bu döngüdür. Kuşaklar, istatistikler ve proje belgeleri, her ekibin her süreçte uygulayabileceği döngüyü destekler. Döngü her tamamlandığında sonraki iyileştirme daha az maliyetli olur.

Six Sigma’nın süreç iyileştirmenin tek yolu olduğunu ya da yöntemin savunulması gerektiğini düşünmüyoruz. Bize göre temel yaklaşım DMAIC döngüsüdür ve araçlar bu döngüyü hızlandırmalıdır.

Platformun yaklaşımı bu temele dayanır: Six Sigma’ya karşı çıkmak yerine ekiplerin gerçekten ihtiyaç duyduğu şeyin döngü olduğuna ve döngüdeki ölçümlerin kuruluşun zaten sahip olduğu verilerden gelmesi gerektiğine inanıyoruz. Bu nedenle Lean Six Sigma ve DMAIC rehberi her aşamayı bir veri çıktısıyla ilişkilendirir.

Six Sigma hangi durumlarda uygun değildir?

Six Sigma; kusuru tanımlayabildiğiniz, güvenilir biçimde ölçebildiğiniz ve azaltmaya değer ölçüde değişkenlik bulduğunuz durumlarda en iyi sonucu verir. Yüksek işlem hacimli, tekrarlayan süreçlerde ve kalite standartlarının mevzuatla belirlendiği sektörlerde bu yaklaşım uygundur. Temel sorun değişkenlikten çok akışsa, süreç yeniyse ya da henüz yeterli veri yoksa daha az uygun olabilir.

Bunların hiçbiri DMAIC’ten vazgeçmeniz için neden değildir. Döngü yine uygulanabilir: Sorunu tanımlayın, ölçebildiğinizi ölçün, nedenleri araştırın, bir değişiklik yapın ve bunu kalıcı kılın. Değişen, ne kadar istatistiksel araç kullanacağınızdır. İşe alıştırma sürecini, satış hattını veya hizmet masasını iyileştiren bir ekibin deney tasarımına ihtiyacı olmayabilir; üretim hattındaki kusurları azaltan bir ekibin ise büyük olasılıkla ihtiyacı vardır. Süreç bozuk değil de yeniyse Design for Six Sigma (DMADV) yaklaşımını değerlendirin. Sorun değişkenlikten çok beklemeyse Lean araçları daha fazla ilerleme sağlar.

Six Sigma projesine nasıl başlayabilirsiniz?

En hızlı başlangıç, aylar değil haftalar içinde kanıt üreten başlangıçtır.

1. Sürecin ne olduğunu yazılı olarak belirtin

   Sürecin başlangıcını, bitişini ve sorumlusunu, ayrıca önem verdiğiniz kusuru belirleyin. Süreci tartışmak için model, toplantıdan daha uygun bir ortamdır.

2. Örneklem almadan önce verileri bulun

   Sistemlerinizin bu süreç için vaka kimliği, etkinlik ve zaman damgası kaydedip kaydetmediğini kontrol edin. Kaydediyorlarsa Measure aşamasına Event Log ile başlayın.

3. Varyantları da dahil ederek gerçek akışı ölçün

   Beklenmedik yolu izleyen vakaları sayın. Konu değişkenliktir; vakaların ortalamasını almak, bu konuyu araştırma nedeninizi gizler.

4. Her seferinde tek bir değişikliği sınayın

   Uygulamaya geçmeden önce seçenekleri simülasyonla karşılaştırın. Ardından kanıtların desteklediği değişikliği pilot olarak deneyin ve nelerin değiştiğini ölçün.

5. Kontrolü bir sürecin sorumlusuna devredin

   Başlangıç ölçümünü, ölçümü ve eşiği süreç sahibinin çalıştığı yerde gösterin. İnceleme kazanımın korunduğunu doğruladığında izlemeyi sonlandırın.

Tüm bunların temelindeki ilke, ilk Six Sigma projesinden bu yana değişmedi: Süreci iyileştirmeye karar vermeden önce ölçün. Değişen, ölçümün artık elle yapılmasının gerekmemesidir. Yöntemin tamamı için veriye dayalı DMAIC rehberini okuyun. İzleme aşaması içinse sürecinizi sürekli nasıl izleyeceğinizi görün.